PROGRAMA DE AUDITORÍA

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA

LA EMPRESA PROMASCOT S.A.S

DIEGO ALEJANDRO CIFUENTES

LIDY TATIANA ACOSTA
ALEX RUIZ MORALES
JUDITH DANIELA SIERRA
LUZ KARIME VERGARA

SENA
CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL
TECNOLOGÍA CONTROL AMBIENTAL
BOGOTÁ D.C
2016
 PROGRAMA DE AUDITORÍA
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN
LA EMPRESA PROMASCOT S.A.S

DIEGO ALEJANDRO CIFUENTES

LIDY TATIANA ACOSTA
ALEX RUIZ MORALES
JUDITH DANIELA SIERRA
LUZ KARIME VERGARA

GRUPO: 27TGCAN

ING. MARÌA ANGÈLICA CÁRDENAS

SENA
CENTRO DE GESTIÓN INDUSTRIAL
TECNOLOGÍA CONTROL AMBIENTAL
BOGOTÁ D.C
2016
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4

JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................................. 5

1. OBJETIVOS. ................................................................................................................................. 6

1.1. GENERAL ........................................................................................................................................... 6

1.2. ESPECÍFICOS ...................................................................................................................................... 6

2. ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA. ................................................................................. 7

3. RESPONSABILIDADES Y RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ........................................... 7

3.1. RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ................................................................................ 7

3.2. RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ...................................................................................... 8
3.3. PRESUPUESTO DE LA AUDITORÍA ...................................................................................................... 8

4. RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ................................................................................... 8

5. PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA. ................................................................. 11

6. CRITERIOS ................................................................................................................................. 12

7. PLANIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE CALENDARIO DE AUDITORÍAS .......................................... 12

8. CRONOGRAMA DE REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS .................................................... 12

9. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR Y LA ASIGNACIÓN DE SUS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES. ................................................................................................................................ 13

10. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS ............................................................................ 16

11. SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ...................... 18

12. COMUNICACIÓN DE LOS LOGROS DEL PROGRAMA A LA ALTA DIRECCIÓN ................................ 18

13. CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA. ...................................... 18

 INTRODUCCIÓN

La empresa PROMASCOT S.A.S es una organización dedicada a la fabricación de

champo para mascotas, está actividad genera ciertos impactos ambientales en las
diferentes áreas, creando un número de problemáticas que deben ser controladas por la
organización; por lo cual se ha implementado el Sistema de gestión Ambiental (SGA)
permitiendo a la organización controlar y mitigar, estos impactos.
Para garantizar la efectividad del SGA, se crea el programa de Auditoría. Este servirá
para evaluar el desempeño ambiental de la organización; permitiendo una mejora
continua y un nivel de crecimiento competente cumpliendo con los estándares de calidad
y cuidado al medio ambiente.
 JUSTIFICACIÓN

Iniciando por una evaluación del desempeño ambiental de la organización se crea la

necesidad de controlar y mitigar los aspectos e impactos ambientales negativos de las
diferentes actividades de la organización por ende se implementó el sistema de gestión
ambiental, siguiendo los estándares de la NTC ISO 14001:2004. A raíz de lo anterior se
creó la necesidad de auditarlo para verificar el cumplimiento de cada detalle establecido,
identificar conformidades y no conformidades y con base en ello tomar las respectivas
acciones preventivas y/o correctivas que permitan mantener y mejorar continuamente el
desempeño ambiental de la organización PROMASCOT S.A.S. haciéndola más
competente y amable con el medio ambiente para lo cual se tomó los estándares
sugeridos por la NTC ISO 19011:2012.
1. OBJETIVOS.

1.1. GENERAL
Evaluar la conformidad y no conformidad del sistema de gestión ambiental frente a los
criterios de auditoría.

1.2. ESPECÍFICOS

Revisar la conformidad de los requisitos de la norma NTC ISO 14001/2004

Verificar resultados obtenidos en auditorías previas

Evaluar la evolución del desempeño del sistema de gestión ambiental de la organización

con el fin de buscar la mejora continua.

Comparar las evidencias frente a los criterios de auditoría

2. ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

El programa de auditoría es aplicable para el Sistema de Gestión Ambiental de la

organización PROMASCOT S.A.S. Con este se podrá revisar y analizar, la eficacia de la
documentación y sus actividades bajo los parámetros establecidos en el Sistema de
Gestión Ambiental, incluye auditorías de segunda parte realizadas a proveedores.

3. RESPONSABILIDADES Y RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Debe existir una persona responsable de la gestión del programa de auditoría quien debe
informar a la alta dirección de los contenidos del programa y cuando sea necesario
solicitar su aprobación, debe encontrarse al tanto de cumplirse lo establecido y asignar
responsabilidades a las demás personas involucradas. Es necesario identificar los
recursos existentes para el programa de auditoría y tenerlos en cuenta al momento de su
establecimiento para minimizar los posibles riesgos.

3.1. RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Debe asignarse un responsable de la gestión del programa de auditoría que cuente con la
competencia para gestionar el programa y sus riesgos de forma eficiente, teniendo en
cuenta que posea conocimientos en diferentes áreas y temas a tratar en un programa de
auditoría, por ende se ha asignado a la coordinadora de gestión ambiental de
PROMASCOT S.A.S. Luz Karime Vergara Vergara que cuenta con las habilidades y
conocimientos en normas de sistema de gestión y documentos de referencia, actividades,
productos y procesos de la organización, requisitos legales para las actividades y
productos de PROMASCOT, clientes, proveedores, entre otros.

Dentro de sus actividades se encuentra encargada de:

 Establecer el alcance del programa

 Establecer objetivos de la auditoría
 Identificar y gestionar los riesgos del programa de auditoría
 Establecer los procedimientos que sean necesarios
 Determinar los recursos con los cuales se cuenta y adecuar el programa a ellos,
para asegurar la implementación del programa de auditoría
 Asegurar que se mantienen y gestionan los registros apropiados y establecidos
cuando se deba
 Realizar evaluación y seguimiento del programa de auditoría Commented [S1]: faltan aún funciones
 3.2. RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos y las actividades a

realizar, la organización dispone de los siguientes recursos:

 Recursos humanos:
o Un auditor líder (Director administrativo y financiero)
o Un auditor acompañante (Director operaciones)
o Un guía (según necesidad)
o Un observador
o Dos expertos técnicos (según necesidad)

 Recursos tecnológicos:
o Dos computadores
o Una impresora
o Un proyector
 Recursos físicos:
o Sala de juntas para capacitaciones

3.3. PRESUPUESTO DE LA AUDITORÍA

La organización ha establecido un presupuesto para la realización de la auditoría interna

de $ 1´650.000 el cual contempla la capacitación del equipo auditor y re entrenamiento
cuando se requiera.

Y un presupuesto para la auditoría interna de $ 5´664.000, por 3 días, los cuales incluyen
la entrega del informe de la auditoría.

4. RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

El responsable del programa de auditoría identifica, evalúa y gestiona los riesgos de la

auditoría, mediante una metodología que permite evaluar dos factores fundamentales
como son probabilidad y consecuencia, con el fin de establecer acciones para cada
riesgo.

- Identificación de riesgos de auditoría

En un programa de auditoría existen diferentes riesgos que pueden afectar el logro de los
objetivos. La coordinadora de gestión ambiental, encargada de la gestión del programa de
auditoría en conjunto con los colaboradores debe considerar los siguientes riesgos
identificados en el desarrollo.
No. POSIBLES RIESGOS DE AUDITORÍA Diminutivo
Se estableció un tiempo determinado para
realizar la auditoría. Puede ocurrir que este Tiempo insuficiente
1 tiempo no sea suficiente y no se logré llevar a para llevar a cabo una
cabo en su totalidad. auditoría

Al momento de seleccionar los procesos a No tener en cuenta

2 auditar, se puede fallar en contemplar la totalidad todos los procesos a
de los mismos auditar
Al seleccionar al equipo auditor pueden que
estos no cumplan con las competencias Equipo auditor
3
necesarias para llevar a cabo el programa de incompetente
auditoría
Puede los recursos monetarios no sean Recursos monetarios
4 suficientes para capacitar al equipo auditor insuficientes para
interno costear un capacitador
Se puede presentar que el control de
No haya seguridad en
documentos y registros existentes sean
5 la protección de la
ineficientes y estos no sean protegidos
información
adecuadamente, extraviándose alguno de estos
Los integrantes del equipo auditor son personas
autónomas con diferentes pensamientos, lo que Intolerancia entre
6 puede llegar a conflictos y a una comunicación integrantes del equipo
ineficaz en la cual no se llegue a un común auditor
acuerdo

- Metodología empleada

Posteriormente debe encargarse de la Evaluación de dichos riesgos empleando una

metodología que permita clasificar el nivel de gravedad que tiene cada riesgo.

La metodología empleada fue diseñada por la organización y consiste en una matriz

donde se listan los riesgos y se valoran teniendo en cuenta los criterios de Probabilidad
de ocurrencia y consecuencia sobre los objetivos de la auditoría como se muestra a
continuación.

La probabilidad de ocurrencia es la posibilidad de que suceda el riesgo, y se clasifica

proporcionando ciertos valores 1, 2 y 3 que corresponden a la definición mencionada a
continuación en frente de cada uno.

Probabilidad de ocurrencia
 Valor Clasificación

1 Poco probable

2 Probable
3 Muy probable

La consecuencia es el resultado o efecto que puede tener la ocurrencia del riesgo, y se

clasifica proporcionando ciertos valores 1, 2 y 3 que corresponden a la definición
mencionada a continuación en frente de cada uno.

Consecuencia

Valor Clasificación

1 Leve

2 Media
3 Grave

Para clasificar el nivel en el cual se encuentra el riesgo, se definió un algoritmo que

involucra la probabilidad y la consecuencia que permite obtener un valor numérico como
resultado de la siguiente manera.

Ecuación

Riesgo = Probabilidad x (2 X
consecuencia)
R = P X (2 X C)

Así los rangos de clasificación están dados de la siguiente forma teniendo en cuenta los
resultados numéricos.

Rangos de
clasificación del riesgo
 Clasificación
Escala
final

2–4 Baja

5 – 12 Intermedia
13 – 18 Alta

- Evaluación de riesgos de auditoría

Teniendo en cuenta la metodología explicada anteriormente se realiza la evaluación para

los riesgos identificados y se obtuvo los resultados evidenciados a continuación,
resultando clasificación de nivel alto para el riesgo No. 5. Commented [S2]: y el plan de acción para cada riesgo….

EVALUACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA

Criterios Probabilidad de
No. Consecuencia Valoración Clasificación del riesgo
Riesgos ocurrencia
Tiempo insuficiente para llevar a
1 3 2 12 Intermedia
cabo una auditoría
No tener en cuenta todos los
2 2 3 12 Intermedia
procesos a auditar
3 Equipo auditor incompetente 2 3 12 Intermedia
Recursos monetarios
4 insuficientes para costear un 2 3 12 Intermedia
capacitador
No haya seguridad en la
5 3 3 18 Alta
protección de la información
Intolerancia entre integrantes
6 2 2 8 Intermedia
del equipo auditor
No contemplar todos los
7 1 3 6 Intermedia
criterios de auditoría

5. PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

Para la realización de las auditoría internas y externas de segunda parte (auditoría a

proveedores) la organización cuenta con un procedimiento escrito PGA-PR-09

Procedimiento
programa de auditoría v4.docx
6. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los criterios que tendremos en cuenta para evaluar el sistema de gestión ambiental de la
organización serán:

 Objetivos, metas y programas

 Política ambiental
 Numerales de la NTC ISO 14001
 Esquema de la organización
 Fichas de caracterización de los procesos
 Normativa legal vigente que rige a la industria (matriz de normatividad actualizada
y comprendida cada una).
 Acuerdos y requisitos que suscriba la empresa.

7. PLANIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE CALENDARIO DE AUDITORÍAS

El calendario de auditorías fue diseñado estratégicamente teniendo en cuenta

disponibilidad de recursos económicos, disponibilidad de personal, equipos e
instalaciones.

La organización estableció que se deberán realizar dos auditorías al año, en los meses de
febrero y septiembre, y que estas tendrán una duración de 3 días, estas auditorías
aplicarán a todos los procesos de la compañía.

Calendario auditoría
Promascot S.A.S. Calendario
auditorías.xlsx

8. CRONOGRAMA DE REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

Las auditorías tendrán espacio los días martes, miércoles y jueves, la revisión de los
procesos se realizará de acuerdo con lo establecido en el siguiente cronograma.

Semana
PROCESO
L M M J V
COMPRAS
OPERACIONES ALMACENES
LOGÍSTICA
 MANTENIMIENTO
PLANTA TRATAMIENTO AGUAS
RESIDUALES
TESORERÍA
GESTIÓN
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA JURÍDICA
SERVICIOS GENERALES
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
PRODUCCIÓN
GESTIÓN TÉCNICA
CONTROL DE CALIDAD
PRESUPUESTOS
GESTIÓN COMERCIAL
VENTAS
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN ESTRATÉGICA
GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN AMBIENTAL

9. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR Y LA ASIGNACIÓN DE SUS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES.

Para la selección del equipo auditor, la persona responsable de la gestión del programa
de auditoría es la que realizó la asignación de funciones y responsabilidades al personal
de la organización de PROMASCOT S.A.S. Incluyendo al auditor líder. El equipo auditor
fue seleccionado teniendo en cuenta tiene los conocimientos y capacidades para realizar
la auditoria en la organización. Commented [S3]: redacción

NOMBRE CARGO COMPETENCIA FUNCIONES

Ético, de mentalidad abierta, Responsable final de todas las

diplomático, observador, perceptivo, fases de la auditoría; debe
versátil, tenaz, decidido, seguro de preparar el plan y presentar el
sí mismo informe de la auditoría. Commented [S4]: estas no son competencias

Contar con la educación primaria y Participar en la selección de

secundaria los miembros del equipo
Daniela AUDITOR
auditor y presentarlos ante el
Sierra LÍDER Tener conocimientos sobre el área auditado.
ambiental (como mínimo tecnólogo
en gestión ambiental) y experiencia Definir los requisitos de cada
de 3 años trabajo de la auditoría. Revisar
la documentación del SGA.
Formación como auditor (40 horas Dar instrucciones al equipo
de formación en auditoría). auditor.

Experiencia de cuatro auditorías al Informar y comunicar al

menos de 20 días auditado, sobre los resultados
de la auditoría, las no
conformidades críticas y los
obstáculos importantes
durante el curso de la auditoría

Planear y gerenciar todos los

pasos de la auditoría.

Participar en la selección del

equipo auditor

Conducir la auditoría.

Acompañar en la selección del

equipo y en su instrucción.

Controlar los conflictos y

propiciar la superación de
situaciones difíciles.

Conducir y controlar todas las

reuniones con el equipo
auditado.

Tomar decisiones de la
auditoría y en el SGA

Comunicar los resultados de

las auditorías sin atraso.

Comunicar los mayores

obstáculos encontrados.
Comunicar inmediatamente las
no conformidades críticas.

Tener habilidades de
comunicación eficaces.

Informar los resultados,

conclusiones
recomendaciones finales de la
auditoría.
 Ético, de mentalidad abierta, Soportar al líder del equipo.
diplomático, observador, perceptivo,
versátil, tenaz, decidido, seguro de Estar preparado para el
sí mismo desarrollo de la auditoría.

Contar con la educación primaria y Participar en las reuniones de

secundaria apertura y cierre.

Tener conocimientos sobre el área Cumplir las tareas designadas

ambiental (como mínimo técnico en por el auditor líder.
gestión ambiental) y experiencia de Mantener la programación y el
2 años
objetivo de la auditoría.
Formación como auditor (24 horas Documentar y apoyar todas
de formación en auditoría). las constataciones.

Tatiana Experiencia de cuatro auditorías al Realizar aportes que

AUDITOR menos de 20 días
Acosta considere necesario para el
mejor desarrollo de la auditoría

Mantener al auditado
informado del desarrollo.

Proteger todos los

documentos.

Mantener confidencialidad.

Ser objetivo y ético.

Apoyar a los demás miembros

del equipo auditor en el
proceso de auditoría.

Para la realización de las auditorías internas de la organización, el auditado seleccionara

un grupo de personas acompañantes o de apoyo al equipo auditor; las cuales no
intervendrán en el proceso de la auditoría.

NOMBRE CARGO COMPETENCIA RESPONSABILIDAD

Persona capacitada Persona que aporta

en la organización conocimientos
EXPERTO que se desempeña específicos (técnicos,
Pedro Blanco
TÉCNICO en algún área de culturales, legales,
está, conoce bien lingüísticos. etc.) al
los procesos equipo auditor para
 productivos e llevar a cabo una
instalaciones. auditoria, este
experto técnico no
tiene obligación de
estar calificado como
auditor en las norma
de referencia.

Será elegido por el Asistir al equipo

auditado según lo auditor
conveniente
Paola Martínez GUÍA (conozca bien las
instalaciones de la
organización y
procesos).

Designado por el Acompañar al equipó

auditado según lo auditor, sin alguna
conveniente, puede intervención.
Juliana Cortez OBSERVADOR
ser alguien
capacitado, para
adquirir experiencia

10. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS

La ejecución de la auditoria se iniciara con el contacto inicial, en el cual se van a

establecer los objetivos y alcance de auditoria, estableciendo agenda e itinerarios. Se Commented [S5]: de las auditorías individuales
acordaran las fechas de informes de la auditoria se designaran función y Commented [S6]: duales
responsabilidades, entrega de las conclusiones de la auditoría e informe final. Para el
seguimiento y control de auditoría, se implementa el siguiente formato:

Ejecución del programa de las auditorias individuales

Actividad Función Observaciones Opciones de Responsables

mejora

Reunión de Confirmar plan Se hará registro Se hará la

apertura de auditoria, sobre la sugerencia
revisan de información para la
actividades, acordada corrección de
presentación no
de las partes y conformidades
resuelven
 inquietudes

Comunicación Se establecen
periódica de las fechas para
partes informes de la
auditoria.

Asignación de Se establecen
responsabilidades las labores que
y tareas. va a realizar
cada integrante
del equipo
auditor y áreas.

Recopilación y Se debe reunir

verificación de las evidencias
información verificables de
la auditoria,
mediante los
métodos ya
establecidos.

Generación de Se deberán
hallazgos revisar las
evidencias
recopiladas
para hallar
conformidades
y no
conformidades
serán
evaluadas
según los
criterios de
auditoria

Realización de Se presentan
reunión de cierre los hallazgos y
conclusiones,
se proponen
opciones de
mejora, si así
lo acordaron
las partes.
11. SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA

El seguimiento del desempeño del programa de auditorías se hará mediante las reuniones
ya establecidas en anterior numeral mediante reuniones, establecimiento de agenda y pre
informes de recopilación de evidencias, hallazgos. En las cuales se informará sobre las
modificaciones que se hallen al sistema de gestión ambiental. También se hará
comunicación sobre cambio de normativa y acuerdos que aplique a la empresa, informe
de evidencias, hallazgo, observaciones y posibles opciones de mejora.

12. COMUNICACIÓN DE LOS LOGROS DEL PROGRAMA A LA ALTA DIRECCIÓN

El auditor y el líder auditor llegaran a acuerdos formales para medios de comunicación

durante la auditoria como: e-mails, pre- informes, reunionés. Con el fin de mantener
informado a la alta dirección. En la cual se le informara a la alta dirección sobre: avance
de auditoria; o si esta no llegase a cumplir los objetivos, abarcar el alcance de la auditoria,
teniendo en cuenta las evidencias y hallazgos encontrados, para tomar decisiones de
seguir con la auditoria o concluir. También si se hacen modificaciones, estas deben ser
aprobadas por el cliente de auditoría.

13. CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

La conservación de los documentos y registros de la auditoría se salvaguardarán o

destruirán según se acuerde con el auditado para dar confidencialidad a la información.

Se guardarán los documentos y registros de la auditoria si así se requiere para dar

soporte del programa de auditoría y se tenga un registro de los objetivos, alcance del
programa de auditoría las conformidades, no conformidades y acciones correctivas.
Teniendo en cuenta la seguridad de estos y la no divulgación de la información a otras
partes.

Registros como:

 Documentos relacionados con la competencia de los integrantes del equipo

auditor.
 Registros que la empresa tenga que suscribir como de (vertimientos, resol, respel
y emisiones).
 Recopilación de datos (listas de chequeo, entrevistas y muestreos).
  Hallazgos
 No conformidades
 Pre-informes
 Informe final (en el informe final se acordará que registros se guardaran para
sustentar el informe final).

14. REVISIÓN Y MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

La revisión del programa de auditoría será llevada a cabo por el responsable de la gestión
del programa de auditoría; está revisión se realizara en periodos de seis meses con el fin
de actualizar, mejorar y optimizar procesos.

Para realizar esta revisión se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

 Los resultados de las anteriores auditorías

 El cumplimiento de los objetivos y alcance
 La progreso de las necesidades y mejoras obtenidas
 Hallazgos y registros
 Métodos (métodos nuevos para actualizar el programa de auditoría).
 Riesgos de auditoría
 Acuerdos de confidencialidad y seguridad
 Competencia de los auditores.