GESTIÓN Y SUPERVISIÓN DE

PROYECTOS Y OBRAS

Áreas de
Conocimiento
Módulo 2
1. Gestión de la
Integración
Grupo de Procesos
INICIO
10. Gestión de los
Interesados

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 Grupo de procesos de Inicio

¿Qué se hace en los procesos de INICIO:

• Se definen los objetivos del proyecto.
• Se identifican a los principales interesados.
• El Patrocinador o el dueño asigna al Gestor
Responsable de la dirección del proyecto.
• Se autoriza formalmente el inicio del proyecto.
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto

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 Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
• Proceso para desarrollar el documento que
autoriza formalmente la existencia del proyecto
y proporciona al director del proyecto la
autoridad para aplicar recursos de la
organización a las actividades del proyecto.

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 Acta de Constitución del Proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto es el documento

formal que autoriza los recursos que se van a
comprometer en el proyecto. Además en él se define:
• El alcance básico del proyecto.
• El cronograma inicial
• El presupuesto general
• Los aspectos organizacionales
• Las consideraciones documentales
• Los elementos de calidad que regulan el proyecto
• La identificación de los interesados
• Los riesgos básicos
• Los aspectos relacionados con la contratación de terceros

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 Entradas del Proceso

¿Qué necesitamos antes de comenzar a desarrollar el acta

de constitución?
• Caso de negocio: Justificación del proyecto por una necesidad,
demanda insatisfecha, cambio tecnológico, requisito legal, etc.
• Plan de gestión de los beneficios: Explicitación de los beneficios que
producirá el proyecto, aunque ocurran después del proceso de cierre.
• Acuerdos: (contratos en caso que existan)

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 Entradas del Proceso

Caso de Negocio
• El caso de negocio o documento similar proporciona la información
necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si el
proyecto es viable o no en términos de la inversión requerida.

El caso de negocio se crea como resultado de una o más de las

siguientes razones:
• Demanda del mercado
• Necesidad de la organización
• Solicitud de un cliente
• Avance tecnológico
• Requisito legal
• Impacto ecológico
• Necesidad social

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 Entradas del Proceso

Acuerdos: Los acuerdos se utilizan para definir las intenciones

iniciales de un proyecto.

Siempre deben estar por escrito.

Pueden adoptar la forma de:

• Contratos
• Memorandos de entendimiento
• Acuerdos de nivel de servicio
• Carta de acuerdos
• Cartas de intención
• Orden de trabajo o servicio Firma primeros contratos de 4G en Colombia
• Otros acuerdos por escrito

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 Salidas del Proceso
a). Acta de Constitución del Proyecto: Documento emitido por el iniciador o el patrocinador del proyecto que
autoriza formalmente su existencia y proporciona al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos
de la organización a las actividades del proyecto.
b). Registro de supuestos: Archivo dónde se van registrando todos los supuestos y restricciones del proyecto

Contenido del Acta:

1. Nombre del proyecto
2. Propósitos o justificación
3. Descripción general del proyecto y sus límites
4. Objetivos medibles y sus criterios de éxito
5. Requisitos generales
6. Supuestos y restricciones iniciales
7. Riesgos preliminares
8. Principales hitos del cronograma
9. Presupuesto preliminar
10. Listado preliminar de los interesados
11. Director del proyecto, responsabilidad y autoridad
12. El nombre y autoridad del patrocinador que
autoriza el Acta del proyecto
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 Identificar a los Interesados
• Identificar a los Interesados es el proceso de
identificar periódicamente a los interesados del
proyecto así como de analizar y documentar
información relevante relativa a sus intereses,
participación, interdependencias, influencia y
posible impacto en el éxito del proyecto.

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 Entradas

¿Qué necesitamos para empezar a identificar a

los interesados?
• Acta de constitución del proyecto: Listado de
interesados clave.
• Caso de negocios: Listado preliminar de interesados.
• Plan de gestión de beneficios: Beneficiarios de los
resultados del proyecto.
• Planes: Gestión de las comunicaciones.
• Documentos: Requisitos, cambios, incidentes.
• Acuerdos: Partes interesadas en las adquisiciones.

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 Herramientas y Técnicas

¿Qué herramientas podemos utilizar?

• Cuestionarios y encuestas: Recolección de datos sobre los
interesados.
• Tormenta de ideas: Recolectar datos de los interesados generando
ideas entre los miembros del equipo u otros expertos.
• Análisis de los interesados: Identificar los cargos, roles en el proyecto,
intereses (afectados por el proyecto), expectativas, derechos (salud,
seguridad, etc.), conocimientos, actitudes, necesidades de
información y poder de influencia de cada interesado.

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 Herramientas y Técnicas
Análisis de documentos: Revisar la documentación del proyecto y lecciones
aprendidas para identificar interesados
Matriz de clasificación de interesados: Categorizar a los interesados según su
poder/interés, poder/influencia e impacto/influencia. Por ejemplo:

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 Herramientas y Técnicas
Matriz de Poder/Interés

CUIDADO
ATENCIÓN

MITIGAR
SIN PROBLEMA

Ventajas
• Ayuda a descubrir dónde se encuentra el poder real sobre
un proyecto y por tanto la toma de mejores decisiones.
• Ayuda a encontrar la correcta comunicación con las partes
interesadas.
Desventajas
• Puede ser subjetiva.
• Debe realizarse de manera regular.
• La ubicación de un interesado en la matriz no muestra su
actitud hacia el proyecto (positiva o negativa).

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 Herramientas y Técnicas

Modelo de prominencia: clasificar a los interesados según su preponderancia o rasgo

sobresaliente considerando su poder, legitimidad y urgencia.
• Poder: Autoridad o habilidad de los interesados para influir sobre el proyecto. Capacidad de imponer su
voluntad.
• Legitimidad: Nivel de involucramiento apropiado de los interesados en el proyecto. Su participación es
apropiada.
• Urgencia: Tiempo de respuesta que esperan los interesados para satisfacer sus expectativas. Necesidad de
atención inmediata

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 Tipos de Interesados

Ejemplo de Interesados del Proyecto

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 Tipos de Interesados

Mapa de Interesados en la Empresa

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 Salidas del Proceso

a). Registro de Interesados: Contiene detalles relacionados con los interesados

identificados, tales como:
• Información de identificación:
• Nombre
• Puesto en la organización
• Ubicación
• Rol en el proyecto
• Información de contacto
• Información de evaluación:
• Requisitos principales
• Expectativas principales
• Influencia potencial en el proyecto
• Fase del ciclo de vida con el mayor interés
• Clasificación de los interesados:
• Interno/Externo
• Partidario/neutral/reticente

El registro de interesados se debe consultar y actualizar de manera regular, ya que

pueden cambiar o identificar nuevos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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 Grupo de Procesos de Iniciación

Tareas que se realizan en los procesos de INICIO:

• 1. Seleccionar el Gestor Responsable de la dirección del Proyecto

• 2. Determinar la cultura de la compañía y los sistemas existentes
• 3. Recolectar los procesos, procedimientos e información histórica
• 4. Dividir los proyectos grandes en fases
• 5. Entender el caso de negocio
• 6. Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales, y
los acuerdos existentes
• 7. Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las
restricciones dadas
• 8. Crear objetivos medibles
• 9. Desarrollar el acta de constitución del proyecto
• 10. Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su
influencia y su impacto
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 Taller: Trabajo en grupo

Desarrollar el Acta de Constitución, el registro

y matriz de análisis de interesados del
proyecto que se va a ejecutar.
• Metodología: Utilizar las Plantilla de Acta de Constitución
y registro de interesados y aplicarla al proyecto que será
desarrollado por cada equipo de trabajo.
• Cada equipo de trabajo presenta su proyecto.
• Fecha de entrega: Agosto 28 de 2019

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