Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG): instrumento para la modernización en la gestión pública,

una perspectiva del Distrito Capital

Módulo 2. Política de gestión documental

Planeación

El concepto de planeación estratégica se armoniza con lo que plantea el Decreto 2609 de 2012, para lo
correspondiente al Plan Institucional de Archivos –PINAR-, “el cual es un instrumento que permitirá planear,
hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las
necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades”.

En esta etapa la entidad debe acoger la normatividad nacional, es decir, relacionar la gestión documental
distrital con el PINAR, o sea con el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte
del Sistema Integrado de Gestión, y ahora con en el proceso de implementación del MIPG en la dimensión de
información y comunicación, como parte del componente estratégico del Modelo de Gestión Documental y
Administración de Archivos.

Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital: el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos
forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas
como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros.

Función Archivística: para el Decreto 2609 de 2012 se entiende por función archivística el conjunto de
procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el
manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde
la elaboración del documento hasta su disposición final.

Toda entidad de la administración Distrital debe atender las políticas y reglas formuladas por la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través del Archivo de Bogotá, para
desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión
documental.

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la administración Distrital
debe contar con un SIGA. Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y
cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas,
centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la
misión de la entidad.

Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia
encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia.
Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y
procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos.
Adicionalmente, la planeación operativa para la gestión documental, abarca el conjunto de actividades
encaminadas a:

 Elaborar el diagnóstico integral de la gestión documental.

 Formular la política de gestión de documentos: en el marco del SIG, la política de la gestión de
documentos establece las intenciones globales y directrices que una entidad u organismo distrital
deben seguir para la implementación, sostenibilidad y mejora continua del SIGA.
 Definir objetivos específicos, medibles, acordados, realistas y acotados en el tiempo.
 Establecer estrategias para la consecución de los objetivos.
 Fijar actividades que se adelantarán para cumplir con las estrategias definidas.
 Determinar metas, que declaran de forma más concisa el objetivo.
 Definir políticas de operación, para fijar tareas y elementos relacionados con los procesos,
determinando parámetros de medición del desempeño y responsables.

La operación de planeación inicia desde la realización del diagnóstico integral de gestión documental hasta la
verificación del cumplimiento de las metas propuestas.