TALLER #4

MÓDULO: CORRESPONDENCIA

PROGRAMA: AUXILIAR ADMINISTRATIVO EN SALUD

INSTRUCTOR: CARLOS PAZ

INTEGRANTES:

MARIA CAMILA ZULUAGA ARIAS

MARIA PAOLA HINESTROZA

KAREN SIERRA

1. Defina que es un archivo.

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo. Un

archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los
archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en
expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

2. ¿Cómo se pueden clasificar los archivos?

3. ¿Cuáles son las funciones del archivo?

  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
 Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez
posible a la hora de localizarlos
 Cumplir con las disposiciones legales

4. ¿Qué es un archivo físico?

Son tantos los fondos documentales (los conjuntos orgánicos de documentos) como las
instituciones donde se conservan dichos fondos.

Todo soporte que continúe un texto que es el resultado de una actividad administrativa de
una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

5. ¿Cuáles son las formas de archivo físico? Dibuje tres.

GEOGRAFICO

ALFABÉTICO
BANDEJA

6. ¿Cuáles son los métodos de archivo?

 Alfabético
 Numérico
 Geográfico
 Por asunto
 Alfanumérico

7. Nombre tres condiciones ambientales y de seguridad para conservar un

archivo.

Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para
los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos
inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo.

Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínimo 20
años) y, preferentemente, con espacios para ampliaciones más allá de la duración
planificada.

Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología, para

mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.

Donde exista una estrategia global de protección contra incendios, preferentemente con un
sistema de extinción automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las
tres bibliotecas nacionales-la británica, la escocesa y la galesa- se ha instalado rociadores de
agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico)

8. Explique con sus palabras que es el sistema de información.

Es un sistema utilizado para lograr difundir información oportuna, eficaz y eficiente tanto
interna y externamente de las empresas.