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CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO

Acta Nº. 001

FECHA: Medellín, 22 de Agosto de 2016

HORA: De 11:00 a 12:00 horas

LUGAR: Administración y negocios nutibara s.a.s.

ASISTENTES: Ejemplo: Calos Londoño Martínez, Presidente

Catalina Orozco Estrada, Vicepresidente.
INVITADOS:

AUSENTES: Roberto Bermúdez C., Tesorero

Guillermo Palacios Reyes, Jefe de sistemas
ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación del quórum.

2. Constitución del comité de archivo.
3. Funciones de comité de archivo.
4. Reuniones del comité de archivo.
5. Verificación y control.

DESARROLLO:

El día 23 de Noviembre de 2018 en las instalaciones de la compañía

Administración y negocios nutibara s.a.s., se reunieron ejemplo: El Jefe de
Personal responsable de Talento Humano, El Jefe de la Oficina Jurídica, El
Jefe de la Oficina de Planeación, El Jefe responsable del área de Sistemas o
de Tecnologías de la Información, El Jefe de Control Interno, Persona
responsable del manejo del archivo, para conformar el comité interno de
archivo cuya funciones es definir en general las políticas, los programas de
trabajo y los planes relativos a la función archivística en la institución de
conformidad con la ley 594 del 14 de julio de 2000 y demás normas
reglamentarias o complementarias.
Se establece el comité de archivo de la empresa Administración y negocios
nutibara s.a.s., será un órgano asesor de alta dirección de la entidad,
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responsable de las políticas, programas y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos en materia de gestión documental.
Conformación del comité de archivo: Ejemplo
El comité de archivo será presidido por el presidente del comité quien
convocara, presidirá y dirigirá las sesiones del comité él o ella definirá los
puntos a tratar en cada sesión, suscribirá las actas de las sesiones donde se
haga constar las decisiones acordadas, estimara desde el punto de vista
jurídico, disciplinario y legal a aquellas decisiones que se tomen sobre la
conservación o no de los documentos y el uso de las tecnologías.
El Jefe de la Oficina Jurídica
El Jefe de la Oficina de Planeación
El Jefe responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
El Jefe de Control Interno
Persona responsable del manejo del archivo.
Podrán asistir también invitados con vos pero sin voto, funcionarios o
particulares que puedan hacer aportes a los tratados del comité especialistas e
historiadores.
Funciones del comité de archivo:
El comité interno de archivo tendrá las siguientes funciones:
Elegir el presidente del comité
Velar por la asistencia de los integrantes al comité
Los integrantes del comité podrán solicitar por escrito y en cualquier tiempo al
presidente del comité, que se convoque a una sesión extraordinaria para tratar
asuntos que por su importancia lo requieran
Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad
archivística.
Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
Revisar, evaluar y aprobar el programa de gestión de documentos físicos y
electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.
Revisar, evaluar y aprobar las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental de la entidad.
Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
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Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la

entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten
la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como
electrónico.
Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales
que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y decisiones tomadas.
Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención y las tablas
de valoración documental.
Formular recomendaciones sobre la conservación y preservación del acervo
documental de la entidad.