1.- Normalización en la gestión de documentos.

2.-Importancia de la aplicación de estándares en la

gestión de documentos.
3.-Normalización de la terminología sobre gestión de
documentos.
Introducción
 El proceso normalizador, en su aspecto más global (el
promovido por organismos internacionales), es
relativamente reciente para los archivos y la gestión de
documentos.
 La aprobación y publicación, por parte del CIA de las
normas ISAD(G), supuso un hito al romper el
aislamiento del quehacer archivístico.
 A partir del año 2000, se intensificaron de forma
notable la creación de normas, recomendaciones y
directrices por organismos de ámbito supranacional
 La creación de normas coincide y en parte está
motivado por el auge de las TIC y la problemática que
plantea el documento electrónico.

 En muy poco tiempo, se pasó de una pasividad

normativa a un vertiginoso panorama, en el que se
generaron diversas normas para regular y normar
todos los procesos, actividades y quehaceres
archivísticos.
Vamos a intentar comprender el proceso normalizador
en sí: cómo, porqué y qué organismos generan estas
normas

De está forma es más fácil valorar y aceptar que su

utilización, es necesaria en un mundo cada vez más
interconectado donde es imprescindible utilizar
parámetros, métodos y en definitiva un lenguaje
común.
 ¿Cómo creen o consideran que Costa Rica está
implicada en la aceptación y aplicación de la
normalización (con independencia de la normativa)
en los distintos procesos archivísticos?

 ¿Por qué creemos que nos encontramos en la situación

descrita anteriormente?
Normalización en la Gestión de
Documentos
 Existe una tendencia natural a normalizar, a reglar los
diversos ámbitos de existencia y del conocimiento.
 En el mundo globalizado la normalización se impone
como necesidad.
 Hay múltiples definiciones del término normalizar,
desde las breves y no muy precisas de los diccionarios,
hasta las que aportan especialistas o entidades
normalizadoras.
 Para Sanders, quien fue presidente de ISO-STACO, la
normalización:
“es la forma de aplicar y establecer reglas con el fin de poner
en orden un campo de actividad determinado, con el interés
y concurso de todos los sectores afectados.”

 En la web de ISO se indica lo siguiente:

“La Normalización es la actividad que tiene por objeto
establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el
fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un
contexto dado, que puede ser tecnológico, político o
económico.”
Objetivos que persigue

 Simplificación: trata de reducir los modelos

quedándose únicamente con los más necesarios.
 Unificación: permitir la intercambiabilidad a nivel
internacional.
 Especificación (objetividad): evitar errores de
identificación creando un lenguaje claro y preciso
Características de las Normas (1)
Carácter unificador: imperativo el consenso, su elaboración debe partir
del debate entre un grupo amplio de profesionales y permitir de forma
transparente (mediante los adecuados procedimientos de información
pública) la participación de los colectivos implicados. Sin este acuerdo
amplio, se pueden dar recomendaciones pero no normas.
Así se consiguen normas que faciliten la compatibilidad e
intercambiabilidad, entre sistemas y productos.
Seguridad o fiabilidad: debe partir de principios y métodos universales,
de patrones o modelos probados; para ello debe integrar diversas
experiencias. Por esto los organismos internacionales son los foros más
adecuados para crear normas comunes y estables, al generar así un clima
de fiabilidad.
Necesidad: debe servir para intereses colectivos generales y demandas
de la sociedad; es fundamental que esté orientada a los usuarios.
Características de las Normas (2)
Carácter finalista: la norma debe resolver problemas,
establecer metodologías; en general facilitar la vida
(calidad) y economizar gastos.
Accesibilidad: la norma debe difundirse y conocerse
para poder ser aplicada.
Comprensibilidad (sencillez): el aspecto lingüístico es
un factor esencial en la normalización internacional;
términos precisos con relaciones unívocas entre los
idiomas más extendidos.
Tolerancia: la norma no debe ser inmutable, debe estar
abierta a revisiones y cambios, pero también gozar de
cierta estabilidad.
Tipos de normas (1)
González de Guzmán establecía dos grandes grupos con algunas
subdivisiones, su esquema es aún valido cuando hablamos de
normalización general:

Por su contenido
1. Normas Absolutas o Científicas: definen conceptos
fundamentales de la ciencia o de la técnica, unidades,
símbolos, terminologías, etc. Su carácter es el de la generalidad
y permanencia.
2. Normas Industriales y Técnicas: No deben ser generales ni
permanentes, sino adaptarse a la evolución del progreso
industrial.
2.1. Normas de calidad: determinan propiedades y composición.
2.2. Normas dimensionales: estructuras y tamaños.
2.3. Normas de trabajo: dedicadas a regular métodos y procesos.
2.4. Normas orgánicas o generales: Funcionales.
Las normas que regulan aspectos de los Archivos
y de la Gestión de Documentos, pertenecen al
segundo tipo, que incluirían las actualmente
denominadas normas de conformidad y buenas
prácticas.
Por ejemplo: ISO 15489:2016
Tipos de normas (2)
Por ámbito de aplicación

1. Normas particulares o de empresas: Entes y organismos

aislados para uso propio. Son individuales o institucionales.
2. Normas especiales o industriales: Creadas para resolver las
necesidades de un ámbito técnico afín. Son por tanto
especializadas, ya sean científicas o técnicas.
3. Normas nacionales: Ámbito nacional, pueden ser de
obligado cumplimiento (Código Técnico de la Edificación)
4. Normas regionales (plurinacionales): Varios países,
dependiendo del marco institucional pueden ser de carácter
optativo -lo más frecuente- u obligatorio (Normas Europeas
CEN)
5. Normas internacionales: Destinadas a países miembros de
las organizaciones internacionales que las emiten; son de
aplicación voluntaria (Normas ISO)
Tipos de normas (3)
5. Normas internacionales:
 De iure: Normas aceptadas y ampliamente utilizadas por un
grupo de interesados, son de pago y se basan en un amplio
consenso internacional y tienen autoridad reconocida
(ISO, IEC, ITU)
 De facto: No han sido consensuadas ni legitimadas por un
organismo de estandarización al efecto; sin embargo, se
caracterizan por ser ampliamente utilizadas y gozan de
reconocimiento, muchas son propietarias y las
organizaciones dependen del suministrados (Microsoft,
antes PDF)
 Abiertas: Muy utilizadas en la práctica, tienen autoridad y
están muy extendidas, no son de pago (ejemplo ISAD (G),
ISDF, ISAAR (CPF))
Tipos de normas (4)

Según destinatario:

1. Normas de producción: utilizadas por los sectores

productivos fabricantes, pero también autores.
2. Normas de tratamiento: carácter procesal y se
dirigen a la regulación de métodos y procedimientos
(ejemplo: ISO 15489)
3. Normas de recepción: carácter final destinadas a
usuarios y consumidores.
Normalización internacional:
Historia

El empuje normalizador de organismos internacionales

como ISO o ICA, pretende reunir a las diferentes
organizaciones nacionales, con un afán integrador o
totalizador, ante la necesidad de reglar elementos y
actividades para el beneficio inmediato del comercio y la
industria.
Uno de los primeros ejemplos de normalización lo podemos
observar en la Revolución Industrial ante la necesidad, de
contar con un solo sistema de pesos y medidas universal, se
crea en París la Oficina Internacional de Pesos y Medidas
(BIPM) en 1872.
En ella se construyeron los patrones del metro y el kilogramo
y se definió el Sistema Internacional de Unidades, aceptado
en la Convención del metro de 1875 por Francia, Gran Bretaña
y Estados Unidos; no sin resistencias en varios campos y
como ejemplo de ello, se dan otras medidas que no han
desaparecido de la práctica en los países anglosajones (por
ejemplo: el pie, la pulgada, la yarda o la milla).
Posteriormente, desde las Asociaciones de Ingenieros se plantea la
necesidad de normalizar productos y procesos, para ello contaron
con el apoyo de grandes multinacionales y de las Organizaciones de
Comercio.
De esta forma surgen a principios del siglo XX las primeras
organizaciones, cuya finalidad única es la normalización.
 1908: IEC International Electrotecnic Comission (Comisión
Electrotécnica Internacional), actualmente integrada en ISO, el
objetivo era crear un sistema eléctrico que fuera común a todo el
mundo (ejemplo actual: cargadores de celular).
 1917: NADI / DIN como Normenausschuss der deutschen Industrie
(NADI), poco después renombrado como DIN Deutsches Institut für
Normung (Instituto Alemán de Normalización).
 1918: ASA / ANSI American Standard Association (Asociación
Americana de Normalización). Actualmente denominado ANSI.
 1926/1930: ISA International Standards Association (Asociación
Internacional de Normalización); con sede en Suiza, agrupaba 23 países
y 47 comités técnicos.
 1926/1930: AFNOR Association Française de Normalisation (Asociación
Francesa de Normalización).
Durante la Segunda Guerra Mundial, auspiciada por los países aliados
(germen de las Naciones Unidas), con el objetivo de incrementar la
producción industrial y facilitar la posterior reconstrucción, se crea el
UNSCC (United Nations Standards Coordinating Committee).

- 1943/1944: UNSCC (Comité de Coordinación de Normas de las

Naciones Unidas), tras la Guerra Mundial y de la unión de dos
principales organizaciones internacionales la ISA y la UNSCC se crea
la ISO.
Organización Internacional de Normalización.

- 1946/1947: ISO. International Standard Organization

- Para estas fechas de postguerra y referidas a nuestro ámbito
profesional, no debemos olvidar organizaciones que sin tener
carácter normalizador “per se” han generado normas,
recomendaciones, manuales y guías de interés profesional, como la
UNESCO (1945) y el ICA: International Council on Archives
(1948)
La UNESCO, con una sección dedicada a los Archivos:

• Ha publicado los Informes RAMP (Ramp Studies), un total de 112

entre mediados de los 70´s y 1998.
• De temática muy amplia: infraestructuras de archivos, legislación,
formación, preservación, automatización, e investigación en teoría y
práctica archivística (siempre con carácter de informes técnicos o
recomendaciones).

El ICA, con sus diferentes ramas, secciones y comisiones:

• Destaca por su responsabilidad en la elaboración de normas el ICA-

CBPS (Comité de Buenas Prácticas y Normas): Normas ISDIAH y ISDF
• Órgano heredero del ICA/CDS (Comité de normas de descripción),
que coordinó la elaboración de la ISAD-G (1994 y 2000) e ISAAR (CPF)
(1995 y 2004).
ISO: Organización Internacional de
Normalización
 Organización internacional no gubernamental formada
por representantes de los organismos nacionales de
normalización –actualmente está formado por miembros
de más de 165 países-
 Su finalidad es la de producir normas internacionales
(standard), orientadas principalmente a aspectos
industriales --técnicos y comerciales--, con el objetivo de
coordinación de las diversas normas nacionales para
facilitar el comercio, el intercambio de información y
contribuir con unos estándares comunes para el
desarrollo y transferencia de tecnologías.
El Secretariado Central de la ISO está en Ginebra (Suiza) como su
antecesor la ISA (1926-1942).
Los principios que dirigen la normalización en ISO son:

 Procedimiento democrático de elaboración: cada país un voto

 Aplicación voluntaria: no regula o legisla sólo da bases técnicas o
de referencia para que los estados legislen; de carácter
consultivo, el que las usa es porque encuentra beneficio en
hacerlo.
 Normas dirigidas según la demanda del mercado.
 Consenso, se basan en un consenso internacional de expertos en
el campo, que se asegura con los estrictos procedimientos de
votación, comentarios, control.
 Relevancia global: puedan ser usadas por cualquiera en cualquier
lugar del mundo.
 ISO ha desarrollado más de 20.000 normas
internacionales y otros documentos normativos
(informes técnicos, recomendaciones, etc.) sobre las más
variadas materias, entre ellas: tecnologías de la
información y las comunicaciones, normas para la buena
gestión práctica y de servicios.
 Las normas se agrupan por familias y hay tantas como
aspectos requieran ser regulados; abarcan a todos los
ámbitos de la actividad humana, por ejemplo: seguridad
en los juguetes, confección de ropa, ventanas, emisión de
gases combustibles, calidad del agua, construcción de
edificios, etc.
Según Carlota Bustelo “El Organismo Internacional de
Normalización, es sin duda alguna, uno de los
organismos normalizadores mejor posicionados
internacionalmente”.

La ISO tiene unos estrictos procedimientos de creación,

aprobación y revisión de normas.
¿Cómo se lleva a cabo la elaboración
de normas ISO?
Elaboración de normas ISO
 La organización del trabajo la realizan los Comités técnicos (TC) y los
subcomités (SC), constituidos por delegaciones de los Países miembros, cada
uno de los votos tiene el mismo valor
 Los Comités y subcomités crean grupos de trabajo (WG), formados por grupos
expertos, que los designa cada país miembro y que son los que se encargan de la
redacción de las normas
 Cada país, posee además, un Comité Nacional (por ejemplo AENOR en
España), que se encarga del tratamiento en particular de normas en los
aspectos que su país pueda aportar, los integrantes de estos Comités
Nacionales, son los que conforman además los Subcomités de trabajo.

Para elaborar una norma, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Los Comités Nacionales proponen un nuevo tema, que es de su especial
interés.
2. El tema debe ser aceptado, a los temas se les denomina “elementos de
trabajo “ o “work ítems” (WI)
3. Una vez aceptado y recogidos en el informe anual de ISO, para su
desarrollo, se procede con la elaboración de uno o varios borradores de
propuestas (DP), que son preparados por los Grupos de Trabajo.
4. Los Comités Nacionales involucrados, y que cuentan con la
presencia de un experto en la materia, reciben el borrador
final o borrador de trabajo (Working draft o WD)
5. El borrador, se somete a consideración del Comité Nacional,
y si están de acuerdo, se lleva para ser aprobada ante ISO
6. El proceso de aprobación de las normas ISO, tiene varias
etapas, en las que los distintos niveles pueden hacer
comentarios y propuestas de cambio, para garantizar un
amplio consenso.
7. La votación para la aprobación del borrador, está a cargo de
los Comités Nacionales reconocidos como miembros-P
(miembros participantes); la aprobación del borrador se
rigen por una mayoría simple (un 2/3 de los votos)
8. Una vez aprobado este borrador pasará a denominarse
Borrador del Comité o por sus siglas ISO/CD, este se
distribuye a todos los países miembros ISO para su
aprobación definitiva.
9. Este borrador se analiza en cada país, a partir de sesiones
nacionales informativas (Propuesta de norma internacional
ISO-ISO/DIS).
10. Finalmente se aprueba y se publica: el grupo de trabajo
correspondiente completa la redacción de la norma y pasa a
publicarse en inglés en Ginebra. Cada Comité Nacional se
encargará de la traducción de la norma a su lengua oficial y
de la adaptación a la designación numérica local (AENOR,
AFNOR, DIN, ANSI…), lo cual implica que sea una norma
aprobada como norma nacional.

Aproximadamente se tarda de 3 a 4 años en la elaboración

de una norma ISO.
 Las normas no son gratuitas y están sujetas a
derechos de autor

Las normas ISO que son más vendidas, son las que se
consideran más exitosas, por ejemplo las normas ISO de
calidad o medioambiente; el hecho de que estén
disponibles bajo pago y con un estricto modelo de
copyright, ha sido ampliamente criticado por la
comunidad internacional y los usuarios que reclaman
que la consulta debería ser gratuita
Reflexionemos
Qué piensan?
¿Qué las normas deberían distribuirse gratuitamente, ya
que reporta beneficios finales humanos que no deberían
cuantificarse, y que deberían estar considerados de
alguna manera como un derecho fundamental, para que
todos los ciudadanos con independencia de sus recursos
puedan acceder a ello o por el contrario, que el trabajo y
la propiedad intelectual, derivada del esfuerzo e
inversión de recursos que lleva a la elaboración de la
norma debe ser remunerado?
Categorías de miembros ISO
 Cuerpos miembro: son cuerpos de estandarización
nacionales considerados los más representativos de cada
país. Son los únicos miembros de ISO con derecho a voto.
 Miembros corresponsales: países que no tienen su propia
organización de estandarización. Estos miembros están
informados sobre el trabajo de ISO, pero no participan en
la promulgación de estándares.
 Miembros subscriptores: países con pequeñas economías;
que pagan tarifas reducidas, pero pueden seguir el
desarrollo de los estándares.
 Los miembros participantes son llamados miembros "P",
en contraposición a los miembros observadores, que son
llamados miembros "O".
 ¿Cuál o cuales son los Comités Técnicos
encargados de la elaboración de las normas
que nos interesan a nosotros?
Con responsabilidad sobre el ámbito de la archivística y
gestión de documentos existen dos comités técnicos
de normalización:
 El TC46 Information and Documentation
 El TC 171 Document management applications

En menor medida por su carácter eminentemente

tecnológico, se debe citar el JTC1 Information
technology (Comité común entre ISO y el IEC-
Asociación Electrotécnica Internacional).
Comité técnico 46

Encargado de la elaboración de normas referidas a información y

documentación.

La secretaría de este comité está en manos de AFNOR (Francia) y

su objetivo es la normalización de prácticas relacionadas con:
Bibliotecas, Centros de información y Documentación, Archivos,
Ciencias de la Información y Publicaciones.
ISO/TC46
El total de normas publicadas por este comité son 118, hay 23
normas en elaboración, y actualmente tienen un total de 39
países participantes y 32 países observadores, entre los que
no se encuentra Costa Rica.
Se estructura en cuatro subcomités, cuatro grupos de trabajo
y un grupo de coordinación.
Entre los subcomités está el SC 11 Archives / Record
management, que es el principal generador de normas
archivísticas.

Catálogo de las normas publicadas por el TC 46 /subcomité 11

Entendamos que es el ISO/TC46/SC11
El SC11 orienta su actividad a las prácticas, procesos y funciones
de la gestión de documentos, entendiendo ésta como el "campo
de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la
creación, recepción, mantenimiento, utilización, preservación y
evaluación de documentos, que incluye procesos para la captura y
mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en
forma de documentos, e información sobre éstas".

Su visión incluye la normalización de prácticas con fines de

fiabilidad y evidencia, control sistemático y eficiente de los
documentos en su contexto, y la relación de los documentos
con sus procesos, globalidad de las relaciones contextuales
del documento, perspectivas del continuo, integración de los
procesos de gestión, variedad de usuarios, soportes y
ubicación.
En cuanto a programación estratégica y de actividad, el SC11 se ha
planteado como objetivo la adopción de buenas prácticas de gestión de
documentos en todas las organizaciones, que se consigue:

 Desarrollando normas internacionales de gestión de documentos

 Participando activamente en el desarrollo de la industria de la
información y de la gestión de documentos
 Consiguiendo el reconocimiento de otras entidades nacionales e
internacionales como el mayor referente en lo relacionado con la
gestión de documentos
 Desarrollando normas mediante la colaboración con otras entidades
interesadas (nacionales y/o internacionales)
 Aumentando la concienciación en la importancia de las familias de las
Normas ISO

Para conseguirlo, trabaja en la elaboración de normas

internacionales como Subcomité, programa reuniones, promueve
asociaciones estratégicas y enlaces, inclusive para proyectos específicos.
Su finalidad es tanto el desarrollo de nuevas normas relacionadas con ISO
15489 y la gestión de documentos, como mantener su influencia en el
trabajo de normalización desarrollado por otras organizaciones y comités.
Subcomité 11

Mantiene relaciones con

Su secretariado otros comités técnicos
corresponde a Australia. especialmente el TC171 (SC2
y SC3)

Mantiene relaciones con

organismos internacionales
como el ICA, IFLA, IRTM Se organiza en seis grupos
(International Records de trabajo.
Management Trust) e
InterPares.
ISO/TC171
El TC171 Document management applications, en 1978 se separó
del Comité de Información y Documentación, para hacer normas
específicas para los aparatos de Micrografía, pero ha confluido en
un campo muy cercano al TC46.
Su campo de actividad es la normalización del control de calidad y
mantenimiento de la integridad de la información en el ámbito de
la gestión de documentos.
Se centra en documentos que se gestionen en microformas y el
documento electrónico.
Esto incluye:
• Procesos que impliquen captura, indexado, almacenamiento,
recuperación, distribución y comunicación, presentación,
migración, intercambio, la conservación o eliminación.
• Entrada/salida bajo principios de calidad de documentos
(micrográficos y electrónicos)
ISO/TC171
 Implementación, inspección y control de calidad de los
procedimientos de almacenamiento, uso y conservación de
documentos (micrográficos y electrónicos), incluidos los
metadatos necesarios.
 Aplicaciones que impliquen workflow (gestión de
procesos) en la empresa y en Internet.
 Mantenimiento de la calidad e integridad de la información
durante el intercambio entre sistemas.
 Procedimientos y procesos que soporten la admisibilidad
legal y/o integridad y seguridad.
 Gestión y pista de auditoría sobre el uso de la información.
ISO/TC171

 La secretaría la ostenta el BSI (Reino Unido)

 Cuenta con 91 normas publicadas, 16 normas
actualmente en desarrollo, 16 países participantes y 30
países miembros.
 Costa Rica no forma parte de los países participantes.
¿Por qué creen que países como
Tanzania, Cuba o Sri Lanka,
forman parte de los países
miembros de ISO y Costa Rica
no?
 TC 171/SC 1 Quality (Calidad): Cuestiones técnicas y
de control de calidad de microformas e imagen digital.

TC 171/SC 2 Application issues (aplicaciones):

Se organiza
Aplicaciones relativas a microfilmación y
en tres
subcomités:
digitalización de documentos (interés por los
documentos gráficos).

TC 171/SC 3 General issues (Temas generales): normas

sobre vocabulario de microfotografía e imagen digital,
así como de destrucción de soportes y la conservación
a largo plazo de documentos electrónicos.
 • Se relaciona con el TC46
• Además, con el ICA, IFLA, AIIM
ISO/TC171 (International Association for
Information and Image
Management).
ISO/CT50

La normalización en gestión de documentos en España,

la realiza AENOR (Agencia Española de Normalización);
a través del comité técnico 50 y subcomité de gestión de
documentos y aplicaciones.
En Costa Rica utilizamos las normas y la adaptación que
realiza AENOR.
Su actividad comenzó en 1986, como única entidad
aprobada para desarrollar las tareas de normalización y
certificación.
Posteriormente, en 1995 se la ratificó como responsable
de la elaboración de las normas españolas: Normas UNE.
Es miembro de pleno derecho y representa a España en
los organismos internacionales, europeos y regionales de
normalización (ISO, IEC, CEN, CENELEC, ETSI,
COPANT); posibilitando la participación activa de
expertos españoles en estos foros.
La proyección internacional del Comité 50 se concreta en las
relaciones con ISO/TC 46 - Información y documentación,
ISO/TC 171 - Aplicaciones de gestión documental, y
CEN/BT/TF 179 - Trabajos cinematográficos.

Por su parte, del CT 50 depende el Subcomité 1

(AEN/CTN50/SC1 - Gestión de documentos y aplicaciones),
cuya secretaría ocupa, desde su creación en 2006, la
Subdirección General de los Archivos Estatales.

El Subcomité nació como espejo español de ISO/TC46/SC11, y

actualmente asume también el papel de espejo de los
ISO/TC171/SC2 y 3 (Application issues y General issues),
formando parte de los grupos de trabajo WG2 (aplicaciones
de imagen electrónica), WG5 (PDF/A), WG6 (metadatos),
WG7 (ingeniería/PDF)
Subcomité español: AEN/CT50/SC1
Se estructura en siete grupos de trabajo:

 SC1 GT 1: Metadatos
 SC1 GT 2: Preservación a largo plazo de documentos electrónicos
 SC1 GT 3: Terminología
 SC1 GT 4: Evaluación de resultados
 SC1 GT 5: ISO 15489
 SC1 GT 6: Análisis de los procesos de trabajo
 SC1 GT 7: Digitalización

El Subcomité representa a AENOR en los siguientes subcomités de ISO:

ISO/TC171/SC2 - Document management Applications - Application
Issues (concretamente los WG 5 - PDF/A y WG 6: Metadata),
ISO/TC171/SC3 - Document management Applications - General Issues
(concretamente el WG 2 - Review of imaging and archiving standards).
Logros del subcomité
 Constituido como único Subcomité del Comité 50 (octubre de 2006)
 La jefe de delegación de expertos españoles, Carlota Bustelo, ha coordinado un
grupo de trabajo ad hoc en el Subcomité internacional (concretamente el
relativo a Records Management Systems), y coordina actualmente el SC 11 WG
9 Records management systems - Requirements
 Ha editado entre otras normas UNE-ISO (15489:2001, 15489:2016, 23081, 19005,
15805, 18492, familia de las 30.000, 5127, 26102, 26112…..)
 Tiene avanzadas las ediciones españolas de nuevas normas ISO
 Organizan reuniones internacionales y la coordinadora del grupo de trabajo ha
asistido a Costa Rica en varias ocasiones
 Expertos españoles asisten a reuniones del SC11 (desde 2003)
 Realizado multitud de acciones de difusión de las normas internacionales
 Incrementado significativamente los miembros participantes, observadores y
expertos
 Se ha dotado de una estructura de funcionamiento, con una Presidencia, una
Vicepresidencia y una Secretaría.
Normas ISO más representativas
La publicación de la norma ISO 15489, en 2001 supuso el inicio de un fecundo
período de producción de normas de la denominada “familia ISO 15489”; algunas
normas de especial relevancia desde el punto de vista archivístico:

 ISO 15489-Información y documentación – Gestión de documentos

 ISO 23081-Información y documentación – Procesos de gestión de documentos
– Metadatos para documentos
 ISO 22310- Información y documentación – Guía de aplicación para la
redacción de normas en relación a los requisitos de gestión de documentos en
dichas normas.
 ISO/TR 26122-Información y documentación – Procesos de gestión de docu-
mentos – Análisis del proceso de trabajo para la gestión de documentos.
 ISO/TS 23081-Información y documentación – Procesos de gestión de do-
cumentos – Metadatos para
 ISO/TR 13028- Información y documentación – Guía de implantación para la
digitalización de documentos.
Normas ISO más representativas
 ISO 16175-Información y documentación – Principios y
requisitos funcionales para los documentos en entornos de
oficina electrónicos
 ISO 23081-3:2011 Información y documentación – Procesos
de gestión de documentos - Metadatos para documentos
 ISO 13008:2012 – Información y documentación – Proceso
de migración y conversión de documentos electrónicos.
 ISO/TR 17068– Información y documentación –
Repositorio de tercero de confianza para documentos
electrónicos.
 ISO/TR 18128– Información y documentación – Evaluación
de riesgos para procesos y sistemas de documentos.
Normas ISO más representativas

ISO consideró que el ciclo de buenas prácticas estaba

agotado, por lo que apostó por la certificación de sistemas
de gestión de documentos en el marco de una decisión
estratégica por integrar estos sistemas, entre los sistemas
de gestión más relevantes de las organizaciones,
orientando su mensaje a los directivos. Nacieron así en 2011
las normas ISO 30300 y 30301, posteriormente apareció la
30302, cuyo impacto a hoy sigue en evaluación.
Dato curioso
La media para evaluar el impacto de una norma en una
institución, ronda alrededor de los 5 años, desde que
implementa (en circunstancias que se desarrollen dentro
de la normalidad).
En España (con una población de alrededor de 56
millones de habitantes), encontramos que en el año 2015
únicamente se habían certificado en la ISO 30300 dos
instituciones -una de ellas, una Universidad Catalana
que impartía estudios archivísticos-; es decir, 4 años
después de haberse publicado sólo dos instituciones,
hicieron la apuesta por esta norma.
¿Creen que ese indicador, denota que la creación de una
norma ha sido un fallo, en si misma, o que pueden haber
contribuido algunas otras variables (de tipo técnico,
cultural, social, geográfico, del propio negocio…), que
hagan pensar, que una norma no ha tenido la aceptación
debida y deseada en un determinado encuadre y/o
momento?

Recordemos la frase: “no hay como ser oportuno en la vida”

Manos a la obra
Solución