INFORME GESTION VEEDURIA

CONJUNTO QUINTAS DE LA SABANA 3

La Veeduría Conformada y comisionada por la asamblea General de propietarios del conjunto Quintas de la sabana 3 con el fin de ejercer
observancia y vigilancia sobre asuntos de interés comunitarios en el mejoramiento de la gestión de la Administración, consejo de administración y
revisoría fiscal de la copropiedad presenta a continuación el informe correspondiente al periodo Agosto – diciembre de 2018 con las siguientes
Anotaciones:
PROCESO Nº ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS POR MEJORAR CONCLUSION

Asistimos a 7 reuniones realizadas Falta efectividad y enfoque en las

entre el 30 de agosto y el 31 de
diciembre de 2018
Estos espacios permitieron conocer de
primera mano aspectos relacionales
entre las partes.
El número de asistentes para el
consejo fue en promedio de 3
miembros.
En algunos casos no es claro el motivo de
reuniones (no se llegan a acuerdos y
convocatoria de las reuniones.
cuando se llegan se incumplen)
Las actividades propuestas durante las
reuniones requieren seguimiento para
garantizar su ejecución. Por lo que se deben El espacio en insuficiente para tratar
realizar sesiones suficientes para cerrar temas muchos temas al mismo tiempo.
en concreto. (se proponen muchas cosas y no
se cierra ninguna)

El número de asistentes para la

REUNIONES 1
veeduría fue en promedio de 3
miembros.
La revisoría fiscal participó en la
realización de 3 reuniones.
Las reuniones con revisoría fiscal que
tienen acompañamiento del contador
facilitan el acceso a la información
contable, favoreciendo la validación
de datos de manera inmediata.
Se debe considerar que la comunicación
entre las partes debe ser positiva y
constructiva.
La comunicación entre los órganos de dirección
debe ser respetuosa, aunque existan
diferencias de concepto y posición.
Se debe buscar un mecanismo para
mejorar la relación entre los entres
administrativos.

Se debe sensibilizar a los copropietarios

Asistimos a la entrega de funciones
para la nueva firma de abogados
2 encargada del proceso de
recuperación de cartera para el
GESTION DE
conjunto
CARTERA Y
COBRANZA
Frente a la ejecución de obras civiles
se presentan varias solicitudes
3
relacionadas con los soportes de
contratación, garantías y otros
No existe claridad en los roles frente a
procesos como la contratación, ya que
se evidencia que en la actualidad
partes, y dirimir cualquier conflicto o diferencia
administración y consejo intervienen
CONTRATACION
en los procesos de convocatoria,
selección y contratación del personal
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que presta servicios externos en
forma aislada. Evidenciando que el
conjunto quintas de la sabana 3
podría estar siendo coadministrado ya
que no es visible la división de
funciones ni el trabajo colaborativo.
Se debe dar continuidad a las campañas de
sensibilización y normalización de cartera,
Apoyados en la firma contratada para lograr
más acuerdos de pago.
A futuro la documentación relativa a los
contratos debe tener un clausulado más
explícito y contener garantías necesarias para
proteger a la copropiedad.
Aunque no se considera una de las funciones
de la revisoría fiscal, estimamos que el revisor
puede ejercer un rol mediático entre las
externas no es significativo si no existe
que se presente por dudas en la aplicación de
la ley.
El desconocimiento en temas de Propiedad
horizontal puede conllevar a error en los
procesos y/o procedimientos
de la importancia de responder a las
obligaciones económicas que conlleva
vivir en una copropiedad ya que se
evidencia que se han utilizado
mecanismos evasivos para atender a
estas obligaciones.
La falta de comunicación hace que se
incurra en reprocesos.
Pese a los esfuerzos por involucrar a
terceros para negociar las diferencias
entre consejo y administración, el rol
del IDPAC y de otras entidades
voluntad de las partes para conciliar.
Las decisiones respecto a la
contratación deben ser consensuales y
pensadas en el bien de la comunidad.

Se han hecho varias revisiones de los dejar evidencia del propósito y hallazgos de las
contratos de obra correspondientes a misma para justificar su realización; durante las
5 ampliación de parqueaderos,
asignación de concesiones y
remodelación de portería.
CONTRATACION
Durante la revisión documental la
revisoría realizo observaciones
respecto al detalle de la
6 copropiedad para tomar medidas según sea el
documentación y validó que las
garantías por las obras ejecutadas
correspondían a 1 año.
No existe disposición de las partes
7 para coincidir y llegar a acuerdos que
beneficien la copropiedad
COMUNICACIÓN Se gestionan procesos de manera
8 aislada, debido a una falta de
comunicación entre las partes.
Se tiene conocimiento de la
presentación de derechos de petición
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que sustentan diversas solicitudes
entre consejo y administración.
Para la reunión realizada el 30 de
agosto de 2018 la veeduría resaltó en
reunión la importancia de dar
NORMAS DE continuidad al comité de convivencia
CONVIVENCIA Y para dar respuesta a diversas quejas
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COMITÉ DE presentadas por propietarios del
CONVIVENCIA
conjunto en relación a: normas de
convivencia entre vecinos, manejo de comunes, manejo de mascotas y otros asuntos
mascotas, quejas sobre residentes del
conjunto.
La revisión o auditoría documental requiere
reuniones se logró establecer que la intención
a priori es evitar la concurrencia de errores en conveniencia de ampliar las coberturas
los procesos de contratación a futuro
únicamente.
De encontrarse indicios sobre malas prácticas o
conductas inadecuadas se debe informar a la
caso frente a contratos ya ejecutados y/o
futuros.
Como órganos de dirección y administración, el Para desarrollar cualquier iniciativa es
consejo y administrador deben trabajar de
manera conjunta, propositiva y coordinada con caso, consejo y administración trabajen
el fin de llevar a buen término todos los
objetivos de la copropiedad y la ejecución de
proyectos.
Se deben estructurar los procedimientos
enfocados hacia metas concretas
No se encontró evidencia de respuesta por
parte del comité a los residentes, lo cual
denota falta de oportunidad en la atención a
las reclamaciones o comunicaciones de los
copropietarios.
Se deben difundir y promover campañas de
sensibilización que comprometan a los
residentes con el buen manejo de las zonas
que son repetitivos en las quejas por
convivencia. Entendiendo que el conjunto es la
casa de todos
No se encontraron documentos u
observaciones relacionados con la
revisión documental, por lo tanto,
consideramos el proceso no cumple con
las condiciones de una correcta
auditoria.
Respecto al manejo de garantías, la
copropiedad debe evaluar la
en tiempo para los contratos futuros a
través de pólizas de cumplimiento con
el fin de exonerar al conjunto de ser
corresponsables frente a posibles fallas
o daños, entendiendo que esto podría
generar sobrecostos en la ejecución
Se recomienda que las nuevas
ejecuciones de obra tengan contratos
específicos sobre actividades a realizar,
materiales utilizados y análisis de
precios unitarios, lo cual facilitaría
auditorias futuras.
La copropiedad debe elegir un comité
de obras idóneo que realice
seguimiento a la ejecución de nuevos
proyectos y haga las veces de una
interventoría.
fundamental que las partes en este
del mismo lado. No se puede presentar
un mismo proyecto en diferentes
versiones.
Es importante que toda solicitud hecha
de manera formal tenga un sustento
bien sea legal o procedimental.
Es indispensable re conformar el comité
de convivencia para atender estos
requerimientos de la comunidad.
Se debe implementar un debido
proceso para la imposición de multas y
las acciones para corregir no siempre
deben ser monetarias sino educativas.
Las cuales deben ser promovidas y
apoyadas por la administración.
El comité no debe estar inmerso en el
consejo ya que sobrecarga las funciones
del mismo.
las personas que se postulen para esta
labor deben tener facultades para
solucionar y resolver conflictos.
En virtud de lo expuesto y según las conclusiones ya mencionadas la veeduría considera que una de
las acciones a tomar por parte de esta asamblea para dar solución a los diferentes aspectos a
mejorar ya nombrados, será abrir una convocatoria para los cargos de administración, consejo y
revisoría fiscal. En lo posible atender a la recomendación de contratar un equipo externo a la
copropiedad que cuente con la experiencia e idoneidad requeridos.

Los animamos a que iniciemos la conformación de un equipo de trabajo comprometido con la

comunidad en búsqueda del bienestar general de la copropiedad, que tenga disposición para
realizar la labor que la asamblea va a delegar.

Recordemos que realizar esta labor conlleva un compromiso permanente, disposición, actitud y
deseos de aprendizaje continuo

Agradecemos a todo el cuerpo colegiado de esta administración por haber abierto este espacio para
atender a nuestras solicitudes e inquietudes en las diferentes sesiones en las que participamos
facilitándonos el trabajo como grupo veedor y agradecemos a la asamblea la confianza depositada
en nosotros.

Tengamos en cuenta que nuestras acciones muchas veces redundan en el bienestar de otros y que
como individuos pertenecientes a una comunidad tenemos derechos y deberes que cumplir.

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Pedro Luis Jiménez López Casa 134 Luis Alberto Sierra Casa 49

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Jair Mejía Álzate Casa 26 Sandra Mateus Carrillo Casa 27