DIAGRAMA DE GANTT

I.CONCEPTO
Un Diagrama de Gantt es la representación gráfica de la planificación de un proyecto concreto
que facilita la organización de la secuencia de las tareas o actividades y el orden en el que estas
deben ser completadas. Es un recurso muy eficiente para esquematizar y programar la
duración global de un proyecto; una herramienta que será de mucha utilidad durante la gestión
de los proyectos en los que estemos involucrados.

El Diagrama de Gantt se representa mediante una tabla. A la izquierda de la tabla se dispone la

lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto y en la parte superior se
fija una escala del tiempo determinado previsto para ese proyecto. Cada tarea o actividad es
representada mediante una barra, de manera que es muy fácil determinar la fecha de inicio,
duración y fecha final de cada una. Además, podemos rellenar las barras a medida que
realizamos las tareas o actividades en cuestión y, de este modo, podremos determinar también
en qué estado se encuentran. El Diagrama de Gantt resulta de mucha utilidad también porque
nos indican la relación de dependencia entre unas y otras tareas o actividades.

II. GRAFICO DE GANTT

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje
horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de
progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales
del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.

III. CARACTERÍSTICAS DE LA GRÁFICA DE GANTT

En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se muestran siempre de manera vertical,
mientras que los tiempos aparecen representados de manera horizontal.

En otras palabras, la gráfica de Gantt no es más que un gráfico de barras, una estrategia de
planeación que puede servir como una especie de guía a la hora de poner en marcha todas las
labores necesarias para ir de un punto A hasta un punto B.

El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie de calendario, conformado por
barras, en el que se establece la fecha de inicio y de culminación de cada actividad
correspondiente a un proyecto, y en donde además pueden incorporarse datos relacionados
con el material, el capital, el personal requerido, entre otros aspectos fundamentales, para
tener una visión más clara de lo que implica el proyecto.

Es lo más parecido a un plan de acción, que puede ser monitoreado de manera gráfica, para
conocer si efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la realización de determinados
ajustes.
IV. VENTAJAS DEL DIAGRAMA DE GANTT
Los Diagramas de Gantt nos facilitan y muestran información sobre las diferentes tareas o fases
de un proyecto, la relación de las tareas entre sí, nos permiten comprobar la evolución de cada
una de ellas, qué recursos son necesarios, etc. Pero veamos con más detalle cuáles son las
ventajas que el Diagrama de Gantt ofrece a día de hoy en el mundo empresarial.

 Toda la información en un mismo lugar

El Diagrama de Gantt nos brinda un marco visual del trabajo que debe llevarse a cabo, lo que
reduce de forma considerable la probabilidad de cometer errores, especialmente cuando
hablamos de tareas complejas. Gracias a ello, todos los miembros implicados en el proyecto
cuentan con la misma información, pueden poner en común sus puntos de vista y ejecutar sus
tareas en base a unas líneas previamente marcadas.

 Mayor transparencia

Como ya hemos visto, el Diagrama de Gantt fue creado para poder organizar proyectos en una
línea cronológica, de fácil visualización, que determine el inicio y el fin de cada tarea que
compone el conjunto. De esta forma, constituye un método más comprensible y fácil de
recordar, independientemente de si se ha establecido un intervalo de tiempo diario, semanal,
mensual o anual.

 Conocimiento de las relaciones entre tareas

Este tipo de gráfico resulta muy interesante también para mostrar de forma más sencilla y
poder comprender las relaciones existentes entre las diferentes tareas o actividades
involucradas en el proyecto; relaciones que muchas veces se establecen para cumplir con unos
objetivos concretos y que tienen un tiempo de ejecución establecido que puede afectar al resto
de tareas del diagrama. La simplicidad y comprensibilidad, en este marco, pueden garantizan
un flujo de trabajo eficiente que nos ayude a incrementar la productividad y a lograr el éxito
del proyecto.

 Visión a largo plazo

Con frecuencia tendemos a centrarnos en exceso en las tareas que realizamos cada día y nos
olvidamos de los objetivos a largo plazo. En este sentido, la visualización del Diagrama de Gantt
ayuda en la toma de decisiones que tendrán repercusiones a nivel global y a mantener
enfocado cada proyecto hacia los objetivos fundamentales de la empresa a largo plazo.

 Distribución eficaz de los recursos

Al poder realizar pronósticos a largo plazo, podemos conocer con mayor claridad en qué
momentos, tareas o actividades debemos anticiparnos y cómo asignarlas para optimizar el uso
de los recursos de la empresa. Cuanto más nos ajustemos al gráfico, mayores serán las
probabilidades de cumplir con los plazos fijados y de mantenernos dentro de los costes que se
establecieron inicialmente.

I. CÓMO ELABORAR UN DIAGRAMA O GRÁFICA DE GANTT

Generalmente se trabaja con dos conjuntos de columnas, uno de ellos se encuentra ubicado
del lado derecho de la tabla y el otro del lado izquierdo.

Las columnas que se encuentran del lado izquierdo contienen información sobre las actividades
a realizar, el material, el personal y demás recursos requeridos para la ejecución del proyecto;
mientras que las columnas que se encuentran del lado derecho reflejan el tiempo requerido
para realizar cada una de las actividades, el cual puede corresponder a días, semanas o meses,
según sea más conveniente.

Para crear una gráfica de Gantt, los pasos básicos que debemos seguir son los siguientes:

1. Lo primero que debemos hacer es dibujar las columnas y filas que formarán parte de
nuestra gráfica, y en las cuales iremos colocando toda la información que consideremos
necesaria. El número de columnas y filas dependerá de la cantidad de datos que se
quiera incluir en el gráfico, pero por lo general puede trabajarse con un conjunto sencillo
de 4 columnas ubicadas al lado izquierdo de la tabla, seguido del número de columnas
que sea necesario para apuntar la cantidad de días, semanas o meses que tomará la
ejecución del proyecto. Por otro lado, el número de filas que dibujaremos dependerá de
la cantidad de actividades involucradas en el plan.

2. En las filas de la primera columna colocaremos todas las actividades que sea necesario
realizar, una debajo de la otra, cada una en una cuadrícula distinta.

3. En las filas de la segunda columna colocaremos la fecha estimada de inicio de cada una
de las actividades.

4. En la tercera columna apuntaremos la fecha estimada de finalización o cierre de cada

tarea.

5. En la cuarta columna colocaremos el tiempo total estimado para la duración de cada una
de las actividades, teniendo en cuenta la unidad de tiempo seleccionada, ya sean días,
semanas o meses. Es muy importante considerar que, aunque no sepamos con total
certeza la cantidad de tiempo que demorará una actividad, debemos colocar parámetros
razonables a los cuales podamos apegarnos para administrar mejor nuestro tiempo y
nuestro esfuerzo.
 6. Lo que haremos a continuación será dibujar un conjunto de columnas que irá del lado
derecho de la tabla, justo después de la cuarta columna en la que ubicamos la duración
total de las actividades. El número de estas columnas dependerá de la cantidad de
tiempo necesaria para culminar el proyecto en su totalidad, y estarán dividas igualmente
en función de la unidad de tiempo con la que se haya decidido trabajar (días, semanas o
meses). En las filas de estas columnas iremos dibujando bloques de color que
representarán el tiempo de duración de cada actividad, lo que nos ayudará a determinar
si existe alguna prelación en el desarrollo de las mismas.

7. Cuando hablamos de una “prelación” nos referimos a una relación de dependencia entre
una actividad y su tarea anterior o posterior. Esto nos permite conocer si es necesario
culminar con el desarrollo de una actividad antes de iniciar con la siguiente, o si por el
contrario ambas pueden ejecutarse de manera simultánea.

8. El siguiente paso será demarcar el momento actual del proyecto, para lo cual trazaremos
una línea vertical que partirá del día, semana o mes correspondiente a la fecha presente,
y rellenaremos con un tono más oscuro las celdas de los días, semanas o meses que
hayan transcurrido. Además, mediremos el progreso de cada una de las actividades
dibujando una línea oscura y fina dentro de los bloques de color que determinan la
duración de cada tarea. Si la actividad ha culminado, la línea de color oscuro tendrá la
misma longitud que el bloque de color correspondiente a su duración, mientras que si
aún se encuentra en proceso, tendrá la longitud que corresponda a su avance o
progresión en el tiempo.

I. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE GANTT

Utilizaremos como referencia el siguiente ejemplo basado en la planificación de la

puesta en marcha de un local de comidas para repasar de forma visual los pasos
necesarios para realizar un diagrama o gráfica de Gantt:
Las actividades a considerar para la puesta en marcha de este proyecto serán:

1. Realización de un estudio de mercado previo.

2. Constitución del negocio.

3. Desarrollo de la inversión.

4. Construcción del lugar.

5. Amoblado del local.

6. Selección del capital humano.

7. Capacitación del capital humano.

8. Alineación administrativa.

9. Inicio de operaciones.

En el lado izquierdo de la gráfica de Gantt, se procede a colocar cada una de las

actividades en la primera columna. En la segunda y tercera columna se colocan el
tiempo estimado de inicio y de culminación para cada una de estas labores, y en la
cuarta columna se fija el tiempo de duración estimado para la ejecución del proyecto en
su totalidad.
El lado derecho de la gráfica funciona como una especie de calendario. Las columnas
que conforman este lado de la gráfica de Gantt corresponden a los meses que tardará en
desarrollarse el proyecto, y éstos a su vez se encuentran divididos en semanas, de
manera que resulte más sencillo a la hora de monitorear el curso de las actividades.

Los bloques de color azul de la gráfica de Gantt indican la duración de cada tarea de una
forma mucho más gráfica, y nos permiten conocer a simple vista si existe alguna relación
de dependencia entre una y otra actividad.

Por ejemplo, vemos que la primera actividad (realización de un estudio de mercado

previo) tardará una semana y que la segunda actividad (constitución del negocio) no
podrá comenzar sino hasta que ese tiempo haya transcurrido y la primera labor se haya
cumplido.
Por otra parte, puede darse el caso de que dos o más tareas se ejecuten de manera
simultánea, tal como ocurre con la tercera actividad (desarrollo de la inversión) y la
cuarta actividad (construcción del lugar).

En este caso, se considera posible que ambas labores se lleven a cabo al mismo tiempo,
ya que a medida que va ejecutándose la inversión, puede procederse con el
levantamiento de la infraestructura, pues se cuenta con parte del capital requerido para
ello.

Por otro lado, el momento actual del proyecto se demarca por una línea vertical de
color rojo. En nuestro ejemplo está ubicada en la cuarta semana del mes enero.
Además de esto, notamos que en los bloques de color de la primera y de la segunda
actividad hay una línea negra en la gráfica de Gantt que va desde el inicio hasta el final
de las celdas correspondientes a la duración de estas tareas, y esto nos indica que
ambas labores ya han sido ejecutadas y cumplidas satisfactoriamente.

Por otro lado, vemos que hay una línea negra que atraviesa el bloque de color
correspondiente a la duración de la tercera actividad, pero que no cubre la longitud
total de éste, lo cual indica que dicha tarea aún se encuentra en ejecución.

Los bloques de color que no muestran ninguna línea horizontal dentro de ellos,
corresponden a aquellas actividades que aún no se han ejecutado. Esta es la forma que
tenemos para monitorear el avance de cada una de las labores del proyecto.