DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS Fecha: junio 21 de 2018

Servicios de Sistemas de Información No. 10

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

0. Gestión de Contratos – Requerimiento No. 10

Desarrollos WebService entre los aplicativos de Gestión de Contratos/SAG tendientes a registrar,

contabilizar y controlar de forma general los anticipos pactados con los proveedores de obras y servicios
en las empresas cliente y que son radicadas en la plataforma de Gestión de contratos.

1. PROPÓSITO

Establecer un medio de transferencia de información entre los aplicativos Gestión de Contratos y SAG
facilitando los procesos de generación y asignación de anticipos a ordenes de trabajo.

2. JUSTIFICACIÓN

El requerimiento nace de la necesidad de optimizar el proceso de radicación y registro de los anticipos

generados por Gr Chia y sus empresas usuarias en la contratación de obras y servicios; asegurando la
asociación del anticipo a una orden de trabajo de tal manera que se controle con mayor efectividad lo
pagado a los proveedores.

3. DESCRIPCIÓN SITUACIÓN ACTUAL

1. Actualmente cuando se gira un anticipo por parte del área de Tesorería el registro del mismo es
manual y no se tiene la posibilidad de asociarlo a la OT que se genera desde Gestión de contratos
en SAG.
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4. DEFINICIÓN

Se requiere modificar el formato de anticipo existente y automatizarlo con el fin se incluyan los siguientes
datos:
 Numero de la solicitud GC
 Descripción de anticipos y pagos
 Plazo de ejecución
Adicionalmente los datos relacionados en el siguiente cuadro y enmarcados en círculo rojo deben migrar
de manera automática desde el aplicativo de gestión de contratos:

Dato Imagen fuente

Empresa

Sede

% Anticipo

Tipo Orden Siempre "Orden de servicio"

# Orden
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Si no encuentra proyecto de inversión el registro debe ser N/A

# Proyecto de inversión

Tipo de moneda

Valor

Valor en letras De la imagen anterior

Tipo de beneficiario Siempre "Nacional"

Beneficiario

Tipo de documento Beneficiario

# de documento beneficiario

Información de pólizas
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Plazo de ejecución

El formato resultante de la modificación debe guardarse en archivos importantes dentro del aplicativo
gestión de contratos como soporte.

Esta tarea debe ser remplazada por

"Continuar con el proceso de giro de
anticipo"
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La propuesta del nuevo formato es la siguiente con sus campos debidamente automatizados:
Numero de solicitud gestión de
Dato a ingresar atm desde contratos
gestión de contratos

Plazo de ejecución: 01/01/1999-01/01/2000

Objeto del contrato y

descripción de pólizas
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Al ejecutar la tarea "Continuar con el proceso de giro de anticipo" debe generarse un correo electrónico
a la gerencia de la empresa usuaria en el que se informe el inicio del proceso de giro de anticipo con el
siguiente texto "El giro de anticipo fue aprobado con la firma del contrato" adicionalmente informar la
fecha, hora y el usuario que ejecuto la tarea "Continuar con el proceso de giro de anticipo".

Al mismo tiempo debe registrarse el giro de anticipo automáticamente en SAG por medio de un
webservice desde gestión de contratos por una fuente nueva destinada a los anticipos de obras y
servicios contratados:

Número de orden de
NIT proveedor Objeto del Contrato
servicio

Valor del anticipo

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Desde tesorería deben halar el respectivo anticipo para continuar con el giro del mismo.

La fuente debe tener la misma parametrización de cartera que la fuente actual AC cuya imputación
contable se causa en la cuenta 170105005 Valor 0 tanto Debito como Crédito, la imputación que afecta
balance se realiza desde el Comprobante de Egreso elaborado por STE

El valor efectivamente girado debe aparecer relacionado en la OT respectiva:

Ejemplo:

Debe relacionarse allí el

valor de anticipo
efectivamente girado
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5. MÉTRICAS

6. ALCANCE

Este requerimiento se desarrollará para una mejor gestión y control de los anticipos negociados en las
distintas obras y servicios contratados por todas las empresas del sistema.

7. RIESGOS

7.1. Inestabilidad de la plataforma

7.2. Sin Red
7.3. Incumplimiento del cronograma definido
7.4. Sincronización de la información – pérdida de credibilidad del cliente

8. PROPUESTA DEL ESCENARIO ESPERADO

Se espera que este requerimiento permita realizar en una sola tarea y por un mismo medio (de cara al
usuario) la radicación y contabilización del anticipo tomando datos previamente registrados en varios
pasos dentro de la solicitud, la puesta en producción se propone para a más tardar el 31 de octubre.

9. CRITERIOS DE ACEPTACION

El requerimiento debe permitir la migración de datos desde GC a SAG de tal manera que la
contabilización del anticipo en SAG sea automática.
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10. REFERENCIAS Y ANEXOS

Es importante la entrega de los documentos técnicos por cada ítem desarrollado.

11. EQUIPO DEL PROYECTO

11.1. Sponsor: Luis Suarez

11.2. Director: Oscar Julian Benavides
11.3. Líder: Carlos Andrés Ascencio Castañeda
11.4. Gestión Proyecto:
11.5. Funcional 1: Carlos Andrés Ascencio Castañeda
11.6. Funcional 2: Luz marina Gomez
11.7. Funcional 3:
11.8. Funcional 4:
11.9. Apoyo 1: Giovanny Chitiva
11.10. Apoyo 2: Cecilia Bolivar
11.11. Proveedor 1: Javy Rocks
11.12. Proveedor 2: PyA
11.13. Comité

12. APROBACIONES

ELABORADO/SOLICITADO REVISADO APROBADO

Carlos Andrés Ascencio Juan Francisco Florez Oscar Julian Benavides
Castañeda
Analista gestión documental Jefatura de Gestión Documental Dirección de Servicios
Administrativos