MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

COMPONENTE: ADMINISTRATIVO LÍDER DEL PROCESO:

PROCESO: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Laura A Severiche Calderón

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECIFICOS PÚBLICOS ACCIONES Y ESTRATEGIAS RESPONSABLES PERIODICIDAD

Comunicación interna y externa

A través de los correos institucionales, como herramienta de
comunicación interna, informar a los miembros de la empresa,
Definir escenarios de comunicación e
Difundir las gestiones y contribuyendo a la estrategia de cero papel: Boletines y
información y recursos necesarios que
proyectos que se vayan Empleados del Hospital San comunicados internos. Cartelera institucionales, uso de las
permitan a la E.S.E Hospital San Rafael nivel Comunicación Organizacional
generando a partir de las Rafael y comunidad en Tics. Externa: Boletines y comunicados de prensa 1 diario. Diario
II, de San Juan del Cesar, La Guajira, Prensa
acciones y plan de general Actualización Pagina web.Campañas publicitarias y de
fortalecer su imagen Institucional e identidad
desarrollo de la institución sensibilización. Uso de los medios de información y redes
corporativa
sociales.

Elaborar el Manual de Comunicaciones de la Aprobar y socializar a los Comunicador Organizacional

Personal
E.S.E, con el fin de lograr mejor comunicación diferentes clientes que Diseñar las políticas y/o lineamientos de la comunicación. prensa 1 mes
administrativo/asistencial
entre las áreas de la institución. conforman la E.S.E

Elaborar con los líderes el contenido y organización de la Comunicador organizacional

Informarclientes internos y
Crear la revista Institucional de la E.S.E como
externos, avances y logros
herramienta de información externa e interna
de la institución.
Empleados del Hospital San
revista. Dicho producto debe ser revisado por el líder de prensa
Rafael y comunidad en anual
comunicación Organizacional y aprobado por la gerencia para Gerente
general
su respectiva divulgación.

Sensibilizar y comunicar a la
población referente a las
El programa radial se realiza 8 veces al mes, cuya finalidad es
Informar a través de la radio, a toda la actividades desarrolladas
comunicar los logros y objetivos servicios, campañas, jornadas
comunidad, las acciones que realiza la dentro de sus planes Comunidad en general Prensa 2 veces a la semana
e inquietudes de los usuarios y temas de salud. de la E.S.E;
institución. institucionales.
entre otros.

Asignar y verificar que los
Crear correos institucionales a líderes de
líderes tengan su
procesos
respectivos correos
Crear los usuarios de las diferentes dependencias y el correo
Personal administrativo y Sistemas
institucional de la E.S.E 1 mes
asistencial Gestión documental

Crear la estrategia de cero
Implementar la Estrategia Cero Papel como
papel, para reducir el
política institucional
consumo del mismo.
Líderes de procesos
Personal administrativo y Asesora de Calidad
asistencial Hospital San Comunicador Organizacional 2 meses
Diseñar, aprobar y socializar el manual de buenas prácticas
Rafael Prensa
para reducir el consumo del papel.
Gestión documental
Implementar medidas de comunicación
bidireccional del gerente hacía los líderes de
proceso para el seguimiento y evaluación de
las actividades
Lograr que el gerente de la
1. Reunión todos los miércoles, cada 8 días, líderes de Gerencia
institución tenga contacto
Líderes de procesos procesos. Comunicación Organizacional semanal
con los líderes de procesos
(comunicación horizontal)

Lograr que el gerente de la Gerente

Implementar medidas de comunicación institución tenga contacto Comunicador Organizacional
Personal administrativo y Reuniones 1 vez al mes con los áreas más críticos a través del
bidireccional del gerente y sus subalternos para con sus subalternos Asesor MECI mensual
asistencial proceso autoevaluacion.
el seguimiento y evaluación de las actividades (comunicación descendente Asesor de control interno
y ascendente)

Lograr que los líderes de

procesos de la institución
Implementar medidas de comunicación de los
tenga contacto con sus Líderes de procesos y equipo Líderes de procesos y equipos
líderes hacia sus equipos de trabajo para el 3. Reunión todos los lunes, planificación del trabajo. semanal
equipos de trabajos de trabajo de trabajo.
seguimiento y evaluación de las actividades
(comunicación descendente
y ascendente)

Lograr que la gerente tenga

contacto con los directivos
Implementar medidas de comunicación gerente
de las empresas
y directivos empresas contratistas para el
contratistas, pues ellos, se
seguimiento y evaluación de las actividades
encuentran involucrados
con la institución.
4. Agendar reuniones mensuales con empresas contratistas
Directivos empresas Comunicador Organizacional
con que cuente la E.S.E, con la que se amerite de acuerdo a lo mensual
contratistas Gerente
requerido por el supervisor de contrato

Organizar las reuniones

Crear agenda gerencial como estrategia de Planificar cada una de las actividades de la gerencia y hacer el Asistente de Gerencia
externas e internas de la Gerente mensual
planificación del trabajo. respectivo seguimiento Comunicador Organizacional
Gerencia

Delegar en cada área un líder de información,

Enviar diaramente por vía electrónica, si la información Líderes de información
aquel que, de manera constante, envíe o Líderes de información/
Lograr mayor fluidez en la amerita ser difundida, la noticia generada en las áreas. ( Comunicador Organizacional
suministre información de sus dependencia a usuarios y comunidad en Diario
información para difusión logros, eventos destacados, investigaciones, campañas Prensa
la parte encargada de comunicación de la general
sociales, comunitarias)
institución

Actualización de las 9 carteleras que tiene la institución, con

Lograr con los líderes de
Actualizar la red de carteleras, con que cuenta
proceso el uso constante de
el hospital como herramienta importante de
las carteleras de la
comunicación informativa
institución
los logros, avances, campañas sociales, brigadas de salud,
talleres; entre otros.
Líder del proceso
Personal administrativo y De las carteleras habrá líderes estipulados por cada área,
Comunicador Organizacional semanal
asistencial responsables de las mismas. Posteriormente, se la hará su
Subgerencias
respectivo seguimiento y quedará expreso en acta radicada en
las subgerencias de la institución.

Llevar a cabo talleres y jornadas de asimilación al cambio, en

Sensibilizar a los cientes internos y externos donde se explique a los clientes internos el porqué la
Lograr coherencia visual y Personal administrativo y
sobre la importancia de la imagen corporativa importancia de cambiar la imagen corporativa. Crear la Comunicador Organizacional 3 meses
gráfica asistencial
para la institución coherencia visual comunicativa. Elaboración del Manual
Identidad Corporativa.

Realizar Proceso de inducción y reinducción al Ejecutar y socializar proceso de inducción y reinducción al

Talento Humano 1 mes
personal de la institución personal.

Involucrar a las empresas contratistas en los *Hacer parte de los procesos de reinducción e inducción a los
procesos de inducción y reinducción de la gerentes de las empresas contratistas y a su respectivo Talento Humano 1 mes
E.S.E personal.

*Evaluar los perfiles de los empleados de la institución y

reubicarlos de acuerdo a sus habilidades y aptitudes, de
Talento Humano
Crear espacios de desarrollo y talento humano seguro, el empleado se sentirá mejor y será beneficioso para la
Gerencia 3 meses
y reubicación del personal empresa. Equilibrar cargas laborales y ajustar horarios.
Subgerencia Administrativa
Muchos talentos se pierden al tener colaboradores
sobrecalificados en puestos básicos para la institución.

*Reportar las empresas contratistas al área del Talento

Informar los cambios de personal de las
empresas contratistas de manera formal a la
Lograr el campo de
institución
desarrollo organizacional de
la E.S.E, funcionamiento y
efectividad para un fin
común.
Talento Humano
Humano, los cambios de personal, y éste, a su vez, informar a
Gerentes empresas
la Gerencia y a los líderes de las dependencias donde se Cada vez que lo amerite
Clientes internos, contratistas
efectuaron los cambios.
intermedios y externos. Supervisores contratos
 Lograr el campo de
desarrollo organizacional de
la E.S.E, funcionamiento y
efectividad para un fin
común.
Incentivar al área que mejor asimile el cambio,
de acuerdo a los procesos que se vayan
implementando.
Socializar Manual de funciones y plan de
incentivos
Recepcionar el envío de hojas de vida de
clientes externos a través de correo
institucional
Mantener actualizada la
página, con el fin de difundir
las actividades y subir las
Re-diseñar y ajustar la página web con los
documentaciones
respectivos requisitos que solicita gobierno en
necesarias, previamente
línea y los diferentes entes de control.
aprobadas. Promocionar
sus servicios
Clientes internos,
intermedios y externos.
Gerente y Comunicador
*Implementar incentivos para el área que se adapte mejor a los Anual
Organizacional
procesos de cambio. Esto será pactado con la Gerencia.
Dar a conocer a la institución el plan de incentivos y manual de
Talento Humano 1 mes
funciones de la E.S.E
Implementar la recepción de las hojas de vidas de postulantes.
La dirección electrónica deberá ser divulgado para Talento Humano Diario
conocimiento del cliente externo e interno.
Comunicación externa
Mantener actualizada la página web de la institución.
El comunicador social encargado de la comunicación externa
deberá recolectar la información generadas de las áreas para el
proceso de divulgación. Asimismo, toda comunicación interna Sistemas
Personal administrativo y
(Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos Comunicador Organizacional
asistencial/ usuarios, Actualizaciones diarias
necesarios para la gestión de los procesos, de fácil acceso y Prensa
comunidad general
sistematizados) antes de subirse a la página deberá ser
supervisado por la comunicadora organizacional.
*Crear los perfiles de los miembros de la institución para la
página web.