REPÚBLICA DOMINICANA

UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

(UAPA)

ESCUELA DE NEGOCIOS
Administración de Empresas

“Unidad II”

TEMA:
“Control Interno y Efectivo”

PRESENTADO POR:

Ricky Antonio Contreras Ortiz.

Matrícula No.: 16-0642

ASIGNATURA:
Contabilidad III

FACILITADOR:
Lic. Wilton Andrés Pérez

Fecha de Entrega:
Septiembre 17 del 2019.
UNIDAD II
Realizar un informe destacando las siguientes precisiones:
2.1 Control Interno

El control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las

cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos,
asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones,
salvaguardar sus recursos y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas
y directrices emanadas de la dirección.

Los auditores internos representan un papel importante en la evaluación de la

eficacia de los sistemas de control, y con ellos contribuyen a la eficiencia de la
organización. Por su posición organizacional y su autoridad en una empresa, la
función de auditoría interna debe tener un papel de monitoreo significativo. A
veces, el tener esta tarea a cargo de personal propio puede crear problemas de
independencia. Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o
privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que
garantiza la eficiencia total.

Objetivos del Control Interno:

1.Obtener información financiera oportuna, confiable y suficiente como

herramienta útil para la gestión y el control.

2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no

financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los

recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad
de la entidad.

4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus

objetivos y misión.

5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen

en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Dentro de sus objetivos específicos están:

Autorización: Deben establecerse límites al inicio, continuación o finalización de

una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el
periodo en el cual ocurran.

Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la

entidad.

Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que

realmente se deriva de ellas.

Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no

autorizado de los activos

2.1.1 Concepto e Importancia.

Constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable. Su grado de fortaleza determina si existe una seguridad
razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son
confiables.

No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras

reflejadas en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en los procesos contables. Está orientado a prevenir o
detectar irregularidades.

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en

la conducción de la organización, como en el control e información de la
operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e
información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los
recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en
forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

Explica el propósito y la importancia del control interno para la empresa, como

herramienta administrativa y financiera.

Valora la cuenta bancaria como instrumento de control y su importancia en las

entradas y salidas de efectivo en los negocios.

Prepara una conciliación bancaria, realizando los asientos correspondientes en

los libros contables.

Registra los asientos del fondo de caja chica en el diario, a partir de las
informaciones de gastos suministrada por la empresa.
Elementos del control interno:

Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor
de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran: Planeación,
organización, procedimientos, personal, autorización, sistema de información,
supervisión.

Sub-elementos del control interno

Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las siguientes
características: posibles y razonables, definidos claramente por escrito, útiles,
aceptados y usados, flexibles, comunicado a todo el personal, controlables.

2.1.2 Componentes del Control Interno.

Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las
funciones que desarrollan cada uno de ellos.

Los componentes del control interno son:

Ambiente del control: La organización debe establecer un entorno que permita

el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al
control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se
requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son:
Integridad y valores éticos: Se deben establecer los valores éticos y de conducta
que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeño
de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer
los valores éticos y conductuales con su ejemplo.

Competencia: Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda

persona que pertenezca a la organización, para desempeñar satisfactoriamente
su actividad.

Experiencia y dedicación de la alta administración: Es vital que quienes

determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se
comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente
de control.

Filosofía administrativa y estilo de operación: Es sumamente importante que se

muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de
información que conforman la organización. Aquí tienen gran influencia la
estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidades y políticas
y prácticas del recurso humano. Es vital la determinación actividades para el
cumplimiento de la misión de la empresa, la delegación autoridad en la estructura
jerárquica, la determinación de las responsabilidades a los funcionarios en forma
coordinada para el logro de los objetivos.

Valoración de riesgos: Los factores que pueden incidir interfiriendo el

cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema (organización), se
denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente o de la
organización misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que
identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las áreas de la
organización y de estas con el medio circundante, para así determinar los riesgos
posibles.

Información y comunicación: la capacidad gerencial de una organización está

dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna.
La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a
producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la
normatividad para así lograr su manejo y control.

Los datos pertinentes a cada sistema de información no solamente deben ser

identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser
comunicado al recurso humano en forma oportuna para que así pueda participar
en el sistema de control. La información por lo tanto debe poseer unos
adecuados canales de comunicación que permitan conocer a cada uno de los
integrantes de la organización sus responsabilidades sobre el control de sus
actividades. También son necesarios canales de comunicación externa que
proporcionen información a los terceros interesados en la entidad y a los
organismos estatales.

Monitoreo: Planeado e implementado un sistema de control interno, se debe

vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.

Todo sistema de control interno por perfecto que parezca, es susceptible de

deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su
efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente
para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias
cambiantes del entorno.

La Administración tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar

un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema, aunque sea
fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa periódicamente.
Corresponde a la administración la revisión y evaluación sistemática de los
componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La
evaluación busca identificar las debilidades del control, así como los controles
insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos.
La evaluación puede ser realizada por las personas que diariamente efectúan
las actividades, por personal ajeno a la ejecución de actividades y combinando
estas dos formas.

2.1.3 Procedimientos del Control Interno:

 Delimitación de responsabilidades.
 Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
 Segregación de funciones de carácter incompatible.
 Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
 División del procesamiento de cada transacción.
 Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
 Rotación de deberes.
 Pólizas.
 Instrucciones por escrito.
 Cuentas de control.
 Evaluación de sistemas computarizados.
 Documentos pre numerados.
 Evitar uso de efectivo.
 Uso mínimo de cuentas bancarias.
 Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
 Orden y aseo.
 Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o
ciclo.
 Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
 Actualización de medidas de seguridad.
 Registro adecuado de toda la información.
 Conservación de documentos.
 Uso de indicadores.
 Prácticas de autocontrol.
 Definición de metas y objetivos claros.
 Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.

Algunos procedimientos de control interno en una empresa:

1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean
las correctas.

2. Control de asistencia de los trabajadores.

3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por

personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.

4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.

6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía

es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.

7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma

consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener
información de estos.

8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes

departamentos de la empresa.

9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias,
fiscales y civiles.

10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los
resultados esperados

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le

pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se
acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

2.1.4 Tipos de Controles Internos.

Control interno administrativo

Son mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de

decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la
administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la
observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas
programados.

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad,
eficiencia y economía de los procesos de decisión.

Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que

están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones y la
adhesión a las políticas gerenciales.

Control interno financiero o contable

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a salvaguarda

los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los
registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan,
sobre los activos, pasivos, patrimonio y demás derechos y obligaciones de la
organización. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los
recursos financieros a través de los presupuestos respectivos.

Control interno previo

Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las operaciones

o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que
lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y
oportunidad en función de los fines y programas de la organización.

Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los

distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la
información a producir.
Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los
procedimientos en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control
previo, control concurrente y control posterior interno. No existen unidades
administrativas que se encarguen por separado de este tipo de controles, estos
están incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones; los
controles previos se refieren a actividades simples, quizá como preguntarse
antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe
partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc.

Los controles previos son los que más deben cuidarse porque
son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse
en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no
autorizados, etc. por lo que aquí también juega la conciencia de los empleados
ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior,
las posibilidades de desperdicio y corrupción, son menores.

Control interno concomitante

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo
momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control
de calidad.

Control interno posterior

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se

practica por medio de la auditoría gubernamental; por su aplicación se clasifica
en: control posterior interno y externo.
El control posterior interno es el examen posterior de las operaciones financieras
y administrativas y se practica por medio de la Auditoría Interna de cada
organización.

El control posterior externo es el examen posterior de las operaciones financieras

y administrativas y es responsabilidad exclusiva del organismo superior de
control, a través de la auditoría gubernamental.

2.1.5 Guías para lograr un control interno sólido.

Planear el alcance de su trabajo y preparar el programa relativo.

Revisar el diseño del sistema de control interno, identificando los objetivos

específicos de control de cada ciclo y las técnicas establecidas para cumplir con
dichos objetivos.

Diseñar un programa de trabajo para probar a base de pruebas de cumplimiento

el funcionamiento de las técnicas de control interno establecidas.

Evaluar los resultados de la revisión y preparar el dictamen correspondiente.

2.1.6 Beneficios, limitaciones y costos del control interno.

Las limitaciones del control interno hacen referencia a los sucesos que no
pueden ser controlados por medio de la auditoría interna.

En el momento de establecer el control interno hay que revisar que, así como
conlleva unos objetivos, y lineamientos, también nos podemos encontrar con
limitaciones. Las limitantes son aquellos factores que impiden que el Control
Interno funcione o que el establecimiento sea el más adecuado para la ejecución
de lo planeado, lo cual deberá ser revisado al inicio de cada proceso.

Algunas limitaciones son:

1. Requerimientos de la administración. El control interno no puede costar

más de los beneficios que se reciben, es decir se debe revisar la
pendiente del costo-beneficio.

2. En su mayoría el control interno está dirigido a las cuestiones de rutina y

no a situaciones globales; por tanto, siempre debe ser pensado como un
todo que se desprende de la punta de la pirámide de la empresa, gerencia,
administración y termina en la base y empleados, para evitar esa limitante
del control interno en relación con unas determinadas operaciones de la
compañía y no, unas más globalizadas.
 3. La colusión que se da cuando personas internas o externas se ponen de
acuerdo para hacerle daño a un tercero, por ejemplo, el robo, el fraude,
etc. Esta es una limitante porque puede suceder que desde el Control
Interno haya un gran diseño para el logro de óptimos resultados, pero
imposible resistir la ausencia de principios éticos por parte de las personas
que componen el alma de la empresa.

4. La violación por parte de la administración por abuso de autoridad. Si el

control interno funciona como tal, y se deben cumplir unos parámetros,
éstos deben ser respetados; de lo contrario, los resultados podrían ser
inconclusos. Por ejemplo, la autorización de la salida de mercancía sin
previa revisión.

5. Que el Control Interno se vuelva inadecuado u obsoleto; lo indicado es

que dicho control esté en constante desarrollo de acuerdo con las
necesidades que requiere la empresa y administración para su
prosperidad.

6. Errores humanos, el Control Interno puede obtener fallas cuando hay

errores humanos por falta de información, o sencillamente confusiones
normales propias de la interacción, que puede ser manejadas.

Es función del auditor estar atento a estos posibles sucesos que vienen con
consecuencias quizá no muy positivas, pero manejables si se atienden a tiempo.

El control interno es inerte; por ello, se requiere disciplina por parte de los
empleados y la administración, además de la constante vigilancia, ya que no
implica procesos autónomos.

2.2 EFECTIVO

Se entiende por efectivo que es la moneda de curso legal, emitida por el Estado
y de obligatoria aceptación dentro del territorio nacional. Así como los depósitos
a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa.

El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante, es el

elemento más líquido que posee la empresa, es decir, es el dinero, la empresa
utiliza el efectivo para hacer frente a sus obligaciones inmediatas.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.
2. Monedas.
3. Instrumentos negociables como:
a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.
b-) Giros bancarios no depositados.
c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.
El efectivo en banco incluye:
 Depósitos a la vista en cuentas de cheques.
 Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se
requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.
 Certificados de depósito a la vista.

Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado

para el pago de bienes y servicios y la amortización. El efectivo también sirve
como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos
bienes y servicios. El número de unidades monetarias requeridas para comprar
un bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada
como medida del valor no tiene por qué ser utilizada como medio de cambio.
Durante el periodo en que América del Norte era una colonia, por ejemplo, la
moneda española era un importante medio de cambio mientras que la libra
esterlina británica era el patrón de medida del valor.
En otras palabras, las funciones que el dinero actualmente desempeña son las
siguientes:
1. Medio de intercambio, o medio por el cual se puedan adquirir todos y cada
uno de los bienes y servicios.
2. Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se
quiera para representar los diversos conjuntos de artículos.
3. Depósito de valor y estándar de pagos aplazados, es decir, que permita
conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades
futuras. Un estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en
lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente
aprobado para la entrega de cantidades específicas de poder adquisitivo.

2.2.1 Concepto e importancia

El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines
generalmente; está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios,
depósitos a la vista y deposito a plazos.

El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de

operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; además de que
representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo
normalmente representa una pequeña porción del activo total, ninguna
empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo debido a que éste es
imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma,
básico para su crecimiento.
Dentro de las propiedades básicas del efectivo están:

 Disponibilidad Inmediata.
 Ninguna limitación para su utilización.

Partidas que integran el efectivo:

 Dinero en efectivo en Moneda Nacional.

 Monedas extranjeras.
 Giros Postales.
 Telegráficos o bancarios.
 Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro.
 Oro en Barra y/o Amonedado.
 Cheques de Gerencia, de Viajeros.
 Cheques Devueltos por Errores de Forma.
 Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

No Aceptados como efectivo:

 Cheques con Fecha Adelantada.

 Cheques devueltos por falta de fondo.
 Vales de cajas o adelantos a empleados.
 Depósitos para la creación de fondos.
 Depósitos en Bancos Intervenidos.
 Depósitos en un banco extranjero que de alguna forma establezca
restricciones.
 Depósitos sujetos algún tipo de restricción (plazo fijo)

2.2.2 La cuenta bancaria como instrumento de control.

El nombre de la cuenta Bancaria representa la institución en la cual la empresa

tiene el dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que
lo necesite.

Estas cuentas pueden ser: cuenta corriente o de ahorro.

El dinero es el activo más liquido porque es el medio de intercambio, el efectivo

es fácil de ocultar y relativamente sencillo de robar, como resultados, la mayoría
de las empresas crean controles específicos para el efectivo. Poner el efectivo
es una cuenta bancaria ayuda a controlar el dinero porque tienen practicas
establecidas para la salvaguarda del dinero de los clientes.
Los documentos que son utilizados para controlar la cuantas bancarias son:

Registro de firmas: los bancos requieren que cada persona autorizada para
firmar en una cuenta proporcione un registro de firma, los comprobantes
muestran el monto de cada depósito.

Cheque: para pagar en efectivo, el depositante gira un cheque, el cual es un

documento escrito y pre numerado que indica al banco que debe pagar una
cantidad específica a la parte designada.

Estado de cuenta bancario: los bancos envían mes a mes los estados de cuenta
bancarios a los clientes. Un estado de cuenta bancario informa lo que el banco
hizo con el efectivo del cliente. Dicho documento muestra los saldos inicial y final
de la cuenta, las entradas de efectivo y los pagos efectuados.

Transferencias electrónicas de fondos: las transferencias electrónicas de fondos

(TEF) desplazan el efectivo a través de una comunicación electrónica. Es más
barato pagar sin tener que enviar un cheque, por lo que muchas personas pagan
su hipoteca, su renta y su seguro por medio de TFE.

2.2.3 La conciliación bancaria.

La preparación de una conciliación bancaria se considera un control sobre el

efectivo. La conciliación bancaria ajusta, en una fecha específica, las diferencias
entre el efectivo declarado en los libros de la compañía y el efectivo de acuerdo
con los registros del banco.

Objetivo de la conciliación bancaria

La elaboración de la conciliación tiene como objetivo la justificación de la

diferencia existente entre ambos saldos el del libro de banco contra el estado de
cuenta. La elaboración de la conciliación bancaria pretende justificar los valores
que constituye la diferencia entre los saldos obtenidos al finalizar el periodo, a la
vez que permite encontrar faltante sin justificación que puedan tener su
explicación en malos manejos de los recursos o en acciones indebidas, tales
como robos o malversaciones de fondos.

Importancia de la Conciliación Bancaria

Dado que el efectivo, es el activo circulante más tentado para robos, se debe
llevar un control interno periódico y exacto de este recurso y son las instituciones
bancarias las que brindan las medidas adecuadas para proteger este activo,
manteniendo registros detallados de sus operaciones en efectivo.
Pasos necesarios para elaborar una Conciliación Bancaria

1.- Comparar los cheque emitidos y registrados en el diario de salida de efectivo,

con los cheques pagados y devueltos por el banco, para determinar los cheques
en tránsito.

2.- Comparar los depósitos registrados en el diario de entrada de efectivo, con

los depósitos acreditados en el estado de cuenta bancaria, para determinar los
depósitos en tránsito.

3.- Ordenar las notas de débitos, clasificándolas según su concepto (sobre giro,
comisión bancaria, cheques devueltos, etc.)

4.- Ordenar y clasificar las notas de créditos, según el concepto.

5.- Ordenar las informaciones según aspecto en los libros o en el banco

determinado así un balance conciliado (igualdad).

6.- Registrar mediante una entrada de diario, las informaciones que aún no han
sido contabilizado.

Ejemplo de un modelo de conciliación bancaria

2.2.4 Control interno sobre las entradas de efectivo.

El control interno del efectivo está conformado por una serie de procedimientos
establecidos con el fin de monitorear la mayoría o todas las actividades de los
empleados con la empresa o viceversa, esto con el objetivo de que no afecten el
manejo del efectivo. Su principal objetivo es salvaguardar las finanzas y activos
de la empresa, garantizando la transparencia, integridad y exactitud de sus
cuentas y registros.

Entre estas podemos citar depositar íntegramente y lo antes posibles todas las
entradas de efectivo, realizar cuadre al que recibe el efectivo y al que los custodia
cuando terminen sus turnos y sorpresivos, llevar un registro secuencial de cada
recibo de ingreso, dar seguimiento continuo y online a los depósitos, realizar las
conciliaciones Bancarias

Dentro de las normas para llevar un buen control interno del efectivo
tenemos:

 Segregación adecuada de las funciones.

 Aprobación por parte del gerente general las correspondientes firmas
autorizadas para girar cuentas bancarias.
 Controles adecuados sobre entregas diarias de dinero mediante recibos.
 Depósitos integro e inmediato de la cobranza de cheques nominativos a
nombre de la empresa.
 Autorización previa de la salida de dinero y emisión de cheques
nominativos.
 Arqueo sorpresivo de los fondos.
 Revisión mensual de la conciliación bancaria.
 Valorización de los saldos en moneda extranjera.

2.2.5 Control interno sobre los pagos en efectivo.

En la medida de lo posible realizar los pagos vía cheques o vía electrónica,

establecer quienes son los autorizados a emitir desembolso, separar las
funciones de requisición, compras, recibo, registro y autorización pagos.
Las salidas de efectivo, control y vigilancia.

La comprobación y vigilancia de los egresos es una labor sencilla y práctica, pero

igual es importante su respectivo seguimiento y control, siendo necesario para
esta actividad que exista la autorización respectiva de un ejecutivo de la empresa
y que sea comprobado por un documento que justifique dicha salida.

Para que la administración y control del efectivo posea la eficiencia requerida es

muy importante poder realizar de forma periódica y sin previo aviso un arqueo
de caja general, esto con el único propósito de corroborar y prevenir el buen
manejo del efectivo

2.2.6 El fondo de caja chica.

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone

constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que, si los
hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad
adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es

manejado por medio de cheques. La idea general es que con la creación de este
fondo el custodio o persona encargada de la administración de este fondo lo
administre conforme a las reglas establecidas para ello por la propia empresa.

Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son:

La creación del fondo y El reembolso.

Contablemente y para asuntos prácticos veremos los dos funcionamientos, ya

que en ambos casos se genera no deben realizarse asientos contables distintos.

También pueden surgir situaciones esporádicas en torno al manejo de la caja

chica, como por ejemplo cuando este fondo es insuficiente porque la empresa
tiene muchos gastos, situación en la cual el mismo habrá que aumentarse, o por
lo el contrario cuando el fondo de superior a lo que normalmente se gasta, caso
en el cual se habrá que disminuir, o cuando se decide cancelar dicho fondo, en
todo caso veremos los aspectos contables.
Apertura del Fondo de la Caja Chica

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la
necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y
dinamismo a cada departamento donde sea creado. Cuando nos referimos al
fondo adecuado esto va a depender del movimiento e incluso tamaño de la
empresa. El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a
su utilización, tomando en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento
en cuanto al impuesto pagado y hay que deducirlos en el tiempo que la ley regula.
La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno
por cada departamento, si es que realmente son necesarios. Lo importante en
este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el
responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor
del fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en
el futuro. Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y
equivalente, no tiene que cargarse ni abonarse otra vez, sino hasta que se
modifica el importe del fondo.
Normativas del fondo de la Caja Chica

1-No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo

comprobante. a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para
efectuar las compras, deberá el encargado de obtener un vale de caja chica o
recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá
anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale provisional.

2-Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene
autorizado el jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), según su registro de firma.
3-Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.
4-El encargado del fondo de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

5-El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito
como pagos de caja chica.

6-Los fondos auditados que presenten diferencias no justificadas serán

aplicadas de la siguiente manera:
a) Los faltantes serán cargados al responsable del fondo y los sobrantes serán
remesados a la cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos serán descontados en planilla.
Documentación utilizada en el Fondo de Caja Chica.

Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja
chica debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se
ha entregado. El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.
La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja
chica, debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.

Si todo está correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el

comprobante
Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para que

sea corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por
ningún motivo deberá entregarle el efectivo al solicitante si el comprobante no
está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.

Si todo esta correcto, paga al solicitante la cantidad indicada en el vale de caja

chica, retiene dicho vale y lo sella de cancelado.
Reembolso del Fondo de Caja Chica

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del

total del fondo asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el
reembolso del fondo, el encargado todavía tiene un monto con el cual puede
estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo.

Ejemplo de un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.

El Arqueo de Caja Chica.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y

sin previo aviso se realiza el respectivo control para verificar que los fondos de
la empresa están siendo manejados con absoluta responsabilidad.

Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo puede

generarnos tres alternativas.

1) Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el

saldo del efectivo más los documentos pagados es igual al fondo de caja
chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante.
2) Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los
documentos, es menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante.

3) Que la sumatoria del efectivo más los documentos, sea mayor al saldo del
fondo de caja chica. En este caso se nos da un sobrante.

Formulario de Arqueo de Caja Chica