Manual de Funciones

Gerencia General

Funciones básicas: planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y evaluar todas las
actividades de la empresa.

Tareas gerenciales esenciales son: planeación, organización, integración de personal, dirección

y control.

Planeación: Es la previsión del rumbo de la organización a futuro, es establecer los objetivos

que se deben lograr, es anticiparse y prever los posibles escenarios y las acciones que se han
de adoptar frente a ellos. La planeación puede ser de largo, mediano o corto plazo.

Organización: Es diseñar y determinar la estructura organizacional, prever los requerimientos

de personal, asignar los roles y tareas a la persona, prever la necesidad de materiales,
maquinarias, establecer los procesos de trabajo y asignar los recursos que se requieren.
Integración de personal: Es el proceso de captar, seleccionar, asignar y capacitar al personal,
asimismo asignar la autoridad y las tareas que deben cumplir individualmente y los equipos
para la marcha de la organización.

Dirección: Es la tarea de motivar, guiar, liderar y conducir las actividades del personal, tomar
decisiones y orientar las actividades en dirección de los objetivos de la organización.

Control: Es la medición y la evaluación de las actividades de los subordinados y de toda la

empresa, implica la rentabilidad y la competitividad en general. También se encarga de la
ejecución presupuestal, el análisis de las ventas y la productividad.

Actualmente debido a la globalización y las cambiantes situaciones del entorno empresarial

entre las tareas más importantes del gerente podemos considerar las siguientes:

 Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fija las políticas y los

objetivos de la organización para el largo y mediano plazo, el plan estratégico se
sustenta en un presupuesto y en los estados financieros proyectados.

 Diseña estructuras organizacionales acordes a las demandas del entorno y de los

mercados, organiza la empresa en forma concordante con los objetivos de la
organización y las condiciones del mercado, los cuales se plasman en la estructura
organizacional u organigrama, en los manuales de procesos y en los manuales de
funciones y tareas.

 Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por el
logro de los objetivos de la organización.

 Selecciona, asigna, motiva, integra, promueve y evalúa a las personas dentro de la

estructura organizacional, teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades, destrezas,
competencias, carácter y personalidad.
  Toma decisiones y dirige el rumbo de la empresa hacia sus objetivos, para lo cual
efectúa análisis de la situación y evalúa y sopesa las acciones por adoptar y elige las
más conveniente, estas generalmente son en condiciones de incertidumbre.

 Controla el desempeño de las personas, verifica los logros de la organización, evalúa la

producción y la productividad, mide las ventas, la rentabilidad y las utilidades
alcanzadas y establece las medidas correctivas en caso de que no se estén alcanzando
dichas metas.

 Es el vocero y representante de la organización ante los representantes de otras

entidades ya sea gubernamentales, autoridades locales o nacionales, prensa y medios
de comunicación.

 Es el que realiza las negociaciones y representa los intereses de la organización ante

los proveedores, clientes, grupos de presión, organismos gubernamentales y no
gubernamentales.

 Señala y determina los cambios tecnológicos para lograra innovación, crecimiento y

mejoras de los productos que elabora la empresa y/o los servicios que presta a la
sociedad, así como en los procesos organizacionales.

 Crea climas organizacionales adecuados que permitan el desarrollo de la creatividad, la

motivación y el desarrollo de las personas en la empresa.

Departamento de Producción.

Función General

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si

la actividad de esta sección se interrumpiese, toda la empresa dejaría de ser productiva. En
el departamento de producción se tienen las actividades de:

 Medición del trabajo.

 Métodos del trabajo.

 Ingeniería de producción.

 Análisis y control de fabricación o manufactura.

 Planeación y distribución de instalaciones.

 Administración de salarios.

 Higiene y seguridad industrial.

 Control de la producción y de los inventarios.

 Control de Calidad.
El objetivo de un gerente de fabricación o producción es elaborar un producto de calidad
oportunamente y a menor costo posible, con una inversión mínima de capital y con un máximo
de satisfacción de sus empleados. El gerente de control de calidad centra sus objetivos a fin de
que se cumplan las especificaciones de ingeniería y para que los clientes queden satisfechos
con el nivel de calidad del producto y la confiabilidad del mismo durante su vida. El gerente de
control de producción se encarga principalmente de establecer y mantener programas de
producción, sin perder de vista las necesidades de los clientes y las condiciones económicas
favorables que se obtienen con una programación adecuada. El gerente de métodos, estudio
de tiempos y sistema de salarios se ocupa principalmente de combinar el costo más bajo
posible de la producción con la máxima satisfacción de los empleados. El gerente de
mantenimiento se encarga de reducir al mínimo el tiempo muerto o improductivo de las
instalaciones, debido a descomposturas y reparaciones no previstas.

Presupuesto.

Controlar las actividades en un departamento de la Unidad Central de Presupuesto,

planificando, coordinando y evaluando todas estas actividades y analizando comparativamente
la ejecución de gastos del presupuesto anterior con el presupuesto vigente, a fin de
determinar acciones para el ajuste del presupuesto de las dependencias de acuerdo a los
recursos financieros con que cuenta la Institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

 Planifica y coordina la programación y ejecución del anteproyecto y proyecto de

presupuesto de la Institución.

 Analiza los montos asignados para la elaboración del presupuesto final de la

Institución.

 Realiza conjuntamente con el jefe de la Unidad Central de Presupuesto, la distribución

y asignación de los montos por dependencias.

 Revisa y controla la ejecución presupuestaria.

 Coordina la distribución de la asignación presupuestaria por partidas.

 Coordina conjuntamente con los jefes sectoriales de presupuesto de las distintas

dependencias de la Institución, las actividades que están relacionadas con la ejecución
del presupuesto por cada dependencia a fin de evitar sobregiros, traslados indebidos
en las partidas y mantenerse ajustados a las normas establecidas.

 Asesora a las distintas dependencias de la Institución, a fin de lograr una buena gestión
presupuestaria.

 Colabora con los demás departamentos de la Unidad en la consecución de las metas y

objetivos fijados.

 Verifica a fin de constatar cualquier error o problema al momento de realizar la

ejecución presupuestaria.
  Evalúa el presupuesto final presentado por las dependencias de la Institución.

 Asesora a decanos, directores, coordinadores y demás autoridades de las distintas

dependencias para la correcta ejecución del presupuesto.

 Supervisa la realización del análisis comparativo de la ejecución de gastos de

presupuestos anteriores con el presupuesto vigente.

 Distribuye, coordina y controla las actividades del personal a su cargo.

 Supervisa y controla el personal a su cargo.

 Evalúa el personal a su cargo.

 Asiste a reuniones convocadas por la Unidad Central de Presupuesto a fin de

determinar acciones para el ajuste del presupuesto de la dependencia de acuerdo con
los recursos asignados.

 Opera el microcomputador para acceso información.

 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN:

Economista o carrera afín, más un (1) curso de actualización en los nuevos métodos y prácticas
de la formulación, programación y planificación presupuestaria, de por lo menos seis (6) meses
de duración.

EXPERIENCIA:

Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisora y estratégico en el

área de formulación y planificación y control presupuestario.

Funciones del Departamento De Investigación y Desarrollo

a) Promover actividades de investigación, desarrollo e innovación.

b) Apoyar a los investigadores en las actividades relacionadas con los

Proyectos de investigación, desarrollo e innovación, básicamente proyectos de

Investigaciones relacionadas a las líneas de investigación institucional propuestas.

c) Generar oportunidades de investigación para estudiantes, profesores, técnicos y

Personal profesional.

d) Propiciar la formación de recursos humanos para la investigación y su

Incidencia en la docencia en ingeniería.

e) Vincularse con otras universidades, empresas, entes de financiamiento y centros

De investigación nacionales e internacionales, a fin de favorecer el desarrollo de

Proyectos de investigación.

f) Ejecutar trabajos de investigación, desarrollo e innovación que contribuyan al

Desarrollo de la ingeniería y áreas afines, procurando responder a las necesidades

Del país.

g) Promover la publicación de investigaciones, la difusión y el registro de patentes,

Como resultado de los trabajos de investigación, desarrollo e innovación avalados

La fuerza de ventas

La venta de una empresa es el conjunto de recursos (humanos o materiales) que se dedican

directamente a tareas íntimamente relacionadas con ella. La disciplina administrativa
encargada de organizar esos recursos es la dirección de ventas. Por tanto, la dirección de
ventas se dedica a definir estratégicamente la función y objetivos de la fuerza de ventas,
crear el plan de ventas e implantarlo, seleccionar a las personas del equipo, formarlas,
remunerarlas, ofrecerles incentivos, controlarlas y adoptar las medidas de reconducción
necesarias para la consecución del objetivo, ventas es el conjunto de personas responsables de
contactar y tratar con los clientes de una organización, de una empresa, sean estos:

- Clientes reales (que ya adquieren los productos o servicios de la organización)

- Clientes potenciales (susceptibles de adquirirlos en el futuro)

Estas ventas pueden ser:

- Propia de la organización, formada por personal de la misma

- Externa, Establecida sobre una base contractual, como por ejemplo el caso de la venta a
través de agentes, comisionistas, representantes autónomos, etc. cuya remuneración
habitualmente consiste en una comisión sobre las ventas obtenidas por ellos.

Función de ventas

- La primera de dichas funciones es la de la venta propiamente dicha, es decir, la comunicación

de las características y ventajas de utilización del producto y la obtención de pedidos.

- La segunda función consiste en mantener y desarrollar las relaciones con los clientes y en
mejorar la imagen y posición de la compañía ante ellos.
- La tercera función a llevar a cabo por la fuerza de ventas es la de recoger información y
transmitirla a su central. El vendedor está en disposición de detectar acciones que realizar la
competencia, informar sobre lo que piensan los clientes, los problemas que tienen los
productos o servicios, las perspectivas de futuro que pueda ofrecer el mercado, etc.

Fabrica

Su misión es realizar una fabricación óptima, el perfil debe ser que las personas estén
medianamente capacitadas para fabricar el producto que le corresponda a cada área o sector
en el que se encuentren.

Departamento de Comercialización

Se dedica a conseguir los clientes con los cuales va a trabajar la empresa y se encarga de todo
el proceso de la ubicación del producto o servicio en el mercado.

Misión: Comercializar los productos elaborados.

Perfil: Contar con las personas adecuadas y preparadas para comercializar el producto.

Publicidad

Esta se encarga de promocionar los productos una vez lanzados al mercado, para abarcar in
número más amplio de clientes.

Misión: Tratar de vender en mayor cantidad los productos.

Perfil: Personas especializadas en Marketing.

Departamento de Recursos Humanos

Esta se encarga del reclutamiento y la selección del personal, tiene como estrategia organizar.

Misión: Organizar los recursos de la empresa y selección del personal.

Perfil: Contratar especialistas en Recursos Humanos.

Contabilidad

Su misión es el estudio de las finanzas y pérdidas de la empresa.

Perfil: El que lleve a cabo estas funciones debe ser un contador o un secretario contable.

Investigación de Mercado

Su misión es encargarse de analizar qué es lo que hace falta o es de necesidad primordial en el

mercado para poder cubrir dicha necesidad, que es rentable o no de dicho producto en el
mercado.

Perfil: Deben ser especialistas en Marketing.

 Departamento de Finanzas y Control

Tiene a cargo la planificación y la obtención de los recursos financieros.

Misión: Administrar y controlar los recursos con los que cuenta la empresa.

Perfil: Estudiante especializado en contaduría.

Tesorería

Su misión es encargarse de administrar el dinero de la empresa. Su perfil es un administrador

público administrativo.

Almacenes

Lugares donde se encuentra el producto o materia prima con lo que va a trabajar la empresa
para llevar a cabo su producto final.

Misión: Proteger los productos.

Perfil: Ambientar el lugar para guardar dichos productos, los cual permita que estos estén bien
protegidos.