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Arquivo
2008/2009
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Índice
Índice…………………………………………………………………………………….3
Introdução………………………………………………………………………………..4
Noção e classificação de documento…………………………………………………….5
Normalização e impressos……………………………………………………………….6
Arquivo e sua classificação……………………………………………………………...7
Organização de arquivos………………………………………………………………...8
Posição dos documentos…………………………………………………………………9
Funções do arquivo……………………………………………………………………..10
Fichas e ficheiros……………………………………………………………………….11
Eficácia do arquivo……………………………………………………………………..12
Classificação alfabética………………………………………………………………...13
Classificação numérica…………………………………………………………………14
Classificação ideológica………………………………………………………………..15
Classificações derivadas ou mistas……………………………………………………..16
Codificação e indexação………………………………………………………………..17
Conclusão……………………………………………………………………………....18
Bibliografia……………………………………………………………………………..19
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Introdução
Este trabalho foi sugerido pela professora Adelina Silva, na disciplina Técnicas
de Secretariado, no módulo 15.
Entre outros tem os seguintes temas: noção e classificação de documento;
normalização e impressos; normas Portuguesas; arquivo e sua classificação;
organização de arquivos; posição dos documentos; funções do arquivo; fichas e
ficheiros; eficácia do arquivo; condicionantes ergonómicas na organização do arquivo;
classificação alfabética; classificação numérica; classificação ideológica; classificações
derivadas ou mistas; codificação; indexação; ficheiros electrónicos e base de dados e
microfilmagem.
Para concluir espero que este trabalho seja útil para quem o ler.
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Noção e classificação de
documento
Um documento é uma finalidade que representa um facto, uma coisa ou uma
pessoa, podendo ser de auxílio de meio de prova ou de confirmação de um
acontecimento, situação ou ocorrência. Frequentemente escrito, pode também ter outro
suporte material além do papel, e ser constituído por um registo em disco, fita gravada,
microfilme ou outro meio técnico.
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Normalização e impressos
As normas são um conjunto de regras referentes aos vários sectores de uma
sociedade organizada.
A normalização, no arquivo é particularmente importante, não só no que se
refere ás dimensões do equipamento e acessórios, mas sobretudo aos documentos a
arquivar donde o recurso divulgado aos impressos.
Os impressos são documentos normalizados, dispostos a ser directamente
preenchidos, permitindo um arquivo fácil e uma consulta e leitura rápida.
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Arquivo e sua classificação
A palavra arquivo resulta do grego “archeion”, que designava o lugar onde os
magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado.
O arquivo na empresa
Significa várias coisas:
▪ O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, certificam a
organização sistematizada da informação/ documentação, a sua conservação e o seu
acesso a consulta;
▪ O conjunto de documentos que são preservados pela empresa segundo métodos de
classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas
vantagens;
▪ O local onde estes documentos são conservados.
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Organização de arquivos
O planeamento e a organização do arquivo devem ser feitos segundo:
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Posição dos documentos
Horizontais: São arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras. Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em
arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que tem como inconveniente o difícil acesso
aos documentos, sendo necessário deslocar todos os dossiers para tirar aquele que se
deseja.
Rotativos: Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo. Pode
ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armário próprio.
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Funções do arquivo
O arquivista deve:
◘ Seleccionar a documentação recebida e emitida;
◘ Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar;
◘ Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a
sua preservação;
◘ Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados;
◘ Actualizar e apurar o arquivo
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Fichas e ficheiros
As fichas são documentos sintéticos, normalmente dez formato e disposição
gráfica normalizados e em material consistente, que permitem a recolha organizada e
sistematizada da informação essencial e a sua distribuição gráfica, de forma a facilitar a
sua utilização e consulta.
Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de
informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou
móvel próprio.
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Eficácia do arquivo
A eficácia deste é vista pela:
- Rapidez e segurança com que os processos chegam ás mãos dos requisitantes;
- Frequência com que são feitos os pedido
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Classificação alfabética
Baseia-se numa sucessão de letras do alfabético, e é usada como classificação de
base ou complemento de outras classificações.
Critérios de ordenação:
◙ Nome a nome ou palavra a palavra;
◙ Por apelido;
◙ Letra a letra
Vantagens e desvantagens
► Possibilidade de confusão
► Dificuldades de expansão
► Regras Fixas e critérios de orientação
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Classificação numérica
É muita utilizada para a ordenação de documentação comercial, atribui-se um
número aos documentos que são recebidos e aos que são despachados.
Este processo é feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador.
Vantagens e desvantagens:
* Codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um
documento
* Fácil leitura e aplicação, fácil controlo e detecção do extravio de um
documento
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Classificação ideológica
Esta também se pode chamar metódica ou analítica, trata-se de uma classificação
por assuntos, temas ou ideias.
Vantagens e desvantagens
° Tem possibilidade de intercalamento e de extensão
° Difícil execução
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Classificações derivadas ou mistas
São sistemas de conjugação de duas ou mais ordenações, utilizando-as
conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitários ou combinados.
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Codificação e Indexação
Codificar significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema
de símbolos que permita a representação da informação, permitindo a sua transposição
sem alterar o significado da informação a que se refere.
Indexar significa estabelecer o índice, ou seja, a relação ordenada e metódica de
uma matéria.
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Conclusão
Este trabalho foi um pouco complicado faze-lo por ser complexo.
No entanto foi muito interessante e enriquecedor ter estes conhecimentos.
Espero que tenham adquirido todos estes conhecimentos.
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Bibliografia
Nota: folhas entregues pela professora.
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