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Arquivo

Escola Secundaria de Paços de Ferreira

Arquivo

2008/2009

Trabalho realizado por:


Mafalda Neves
11ºS
Discp: Técnicas de Secretariado
Prof.: Adelina Silva
Modulo 15

2
Índice
Índice…………………………………………………………………………………….3
Introdução………………………………………………………………………………..4
Noção e classificação de documento…………………………………………………….5
Normalização e impressos……………………………………………………………….6
Arquivo e sua classificação……………………………………………………………...7
Organização de arquivos………………………………………………………………...8
Posição dos documentos…………………………………………………………………9
Funções do arquivo……………………………………………………………………..10
Fichas e ficheiros……………………………………………………………………….11
Eficácia do arquivo……………………………………………………………………..12
Classificação alfabética………………………………………………………………...13
Classificação numérica…………………………………………………………………14
Classificação ideológica………………………………………………………………..15
Classificações derivadas ou mistas……………………………………………………..16
Codificação e indexação………………………………………………………………..17
Conclusão……………………………………………………………………………....18
Bibliografia……………………………………………………………………………..19

3
Introdução
Este trabalho foi sugerido pela professora Adelina Silva, na disciplina Técnicas
de Secretariado, no módulo 15.
Entre outros tem os seguintes temas: noção e classificação de documento;
normalização e impressos; normas Portuguesas; arquivo e sua classificação;
organização de arquivos; posição dos documentos; funções do arquivo; fichas e
ficheiros; eficácia do arquivo; condicionantes ergonómicas na organização do arquivo;
classificação alfabética; classificação numérica; classificação ideológica; classificações
derivadas ou mistas; codificação; indexação; ficheiros electrónicos e base de dados e
microfilmagem.
Para concluir espero que este trabalho seja útil para quem o ler.

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Noção e classificação de
documento
Um documento é uma finalidade que representa um facto, uma coisa ou uma
pessoa, podendo ser de auxílio de meio de prova ou de confirmação de um
acontecimento, situação ou ocorrência. Frequentemente escrito, pode também ter outro
suporte material além do papel, e ser constituído por um registo em disco, fita gravada,
microfilme ou outro meio técnico.

Documentos Transmissão Informação a transmitir


Posição Informação a conservar

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Normalização e impressos
As normas são um conjunto de regras referentes aos vários sectores de uma
sociedade organizada.
A normalização, no arquivo é particularmente importante, não só no que se
refere ás dimensões do equipamento e acessórios, mas sobretudo aos documentos a
arquivar donde o recurso divulgado aos impressos.
Os impressos são documentos normalizados, dispostos a ser directamente
preenchidos, permitindo um arquivo fácil e uma consulta e leitura rápida.

Impressos Âmbito de Uso geral


aplicação Uso especifico
Uso pontual
Natureza Estáticos
Dinâmicos ou de circulação

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Arquivo e sua classificação
A palavra arquivo resulta do grego “archeion”, que designava o lugar onde os
magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado.

O arquivo na empresa
Significa várias coisas:
▪ O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, certificam a
organização sistematizada da informação/ documentação, a sua conservação e o seu
acesso a consulta;
▪ O conjunto de documentos que são preservados pela empresa segundo métodos de
classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas
vantagens;
▪ O local onde estes documentos são conservados.

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Organização de arquivos
O planeamento e a organização do arquivo devem ser feitos segundo:

● O numero de utilizadores e o pessoal disponível;


● O volume da documentação e o tipo de utilização previsível;
● O espaço físico e a localização estratégica.

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Posição dos documentos
Horizontais: São arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras. Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em
arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que tem como inconveniente o difícil acesso
aos documentos, sendo necessário deslocar todos os dossiers para tirar aquele que se
deseja.

Verticais: Os documentos são colocados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a


ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo. Usam-se para volumes
encadernados dossiers e caixas de cartão, vídeos, etc.

Suspensos: A documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo,


dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que
deslizam numa estrutura lateral, ou encontrarem-se colocadas em gaveta. São muito
usados para arquivos de processos.

Rotativos: Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo. Pode
ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armário próprio.

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Funções do arquivo

As funções do arquivo consistem na recolha, conservação e criação de condições


de segurança e fácil consulta dos documentos.

O arquivista deve:
◘ Seleccionar a documentação recebida e emitida;
◘ Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar;
◘ Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a
sua preservação;
◘ Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados;
◘ Actualizar e apurar o arquivo

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Fichas e ficheiros
As fichas são documentos sintéticos, normalmente dez formato e disposição
gráfica normalizados e em material consistente, que permitem a recolha organizada e
sistematizada da informação essencial e a sua distribuição gráfica, de forma a facilitar a
sua utilização e consulta.
Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de
informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou
móvel próprio.

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Eficácia do arquivo
A eficácia deste é vista pela:
- Rapidez e segurança com que os processos chegam ás mãos dos requisitantes;
- Frequência com que são feitos os pedido

Índices desta eficácia


- O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de
documentos requisitados por um ano e o número de documentos arquivados,
Número de documentos requisitados por ano
Número de documentos arquivados

- A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o número de


documentos procurados com o número de documentos não encontrados.
Número de documentos não encontrados
Número de documentos procurados

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Classificação alfabética
Baseia-se numa sucessão de letras do alfabético, e é usada como classificação de
base ou complemento de outras classificações.

Critérios de ordenação:
◙ Nome a nome ou palavra a palavra;
◙ Por apelido;
◙ Letra a letra

Vantagens e desvantagens
► Possibilidade de confusão
► Dificuldades de expansão
► Regras Fixas e critérios de orientação

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Classificação numérica
É muita utilizada para a ordenação de documentação comercial, atribui-se um
número aos documentos que são recebidos e aos que são despachados.
Este processo é feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador.

Vantagens e desvantagens:
* Codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um
documento
* Fácil leitura e aplicação, fácil controlo e detecção do extravio de um
documento

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Classificação ideológica
Esta também se pode chamar metódica ou analítica, trata-se de uma classificação
por assuntos, temas ou ideias.

Vantagens e desvantagens
° Tem possibilidade de intercalamento e de extensão
° Difícil execução

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Classificações derivadas ou mistas
São sistemas de conjugação de duas ou mais ordenações, utilizando-as
conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitários ou combinados.

Alfanumérico – Combina as vantagens da ordenação alfabética e numérica,


utilizando normalmente a ordem a alfabética para a classificação e a ordem numérica
para a busca.

Geográfico – É um sistema que apresenta uma grande utilidade para as empresas


com várias filiais ou grande número de clientes dispersos por varias zonas geográficas.

Cronológico – É feito com base em datas de emissão, de recepção, de


vencimento, de aquisição, de vendas, etc.

Decimal – É também conhecido por sistema de Dewey, classificação decimal


universal, constitui uma variante do sistema ideológico, método ou analítico.

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Codificação e Indexação
Codificar significa atribuir um código, ou seja, identificar através de um sistema
de símbolos que permita a representação da informação, permitindo a sua transposição
sem alterar o significado da informação a que se refere.
Indexar significa estabelecer o índice, ou seja, a relação ordenada e metódica de
uma matéria.

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Conclusão
Este trabalho foi um pouco complicado faze-lo por ser complexo.
No entanto foi muito interessante e enriquecedor ter estes conhecimentos.
Espero que tenham adquirido todos estes conhecimentos.

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Bibliografia
Nota: folhas entregues pela professora.

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