ARCHIVISTICA:

Art 2 – DEFINICIONES: Acuerdo No. 060

-Archivo electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y archivados,
acumulados en un proceso natural en transcurso de su gestión.
-Comunicaciones oficiales: documentos recibidos o producidos en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad.
- Correspondencia: comunicaciones de carácter privado, que llegan a una entidad a título
personal, citando o no, el cargo del funcionario.
-Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, permaneciendo en ellos durante el ciclo
vital. (producida por una persona o entidad)
-Documento original: fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permitan garantizar su autenticidad e integridad.
-Documento Público: producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio del cargo.
-Radicación de comunicaciones oficiales: procedimiento por el cual, las entidades asignan
un numero consecutivo a las comunicaciones, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los vencimientos de ley. El
tramite empieza a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
-Registro de comunicaciones oficiales: procedimiento por el cual las entidades ingresan a
sus sistemas de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibas.
-Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, originados como consecuencia del desarrollo de sus funciones específicas.
-Tabla de retención documental: listado de series y correspondientes tipos documentales,
producidas o recibidas, a los cuales se le asigna el tiempo o permanencia en cada fase del
archivo. Pueden ser: generales: documentos administrativos comunes; Especificas: referente
a documentos característicos a cada organismo.

Art 3 – DEFINICIONES: Acuerdo No. 002

Para facilitar la aplicación se definen algunos términos:
*documento: información generada que es registrada.
*documento de archivo: registro de información generada por una persona o entidad a
razón de sus funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo para su consulta.
*documento electrónico de archivo: registro de información generada por medios
electrónicos que permanece almacenada electrónicamente durante su ciclo de vida, tiene
valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico o cultural y debe ser tratada conforme a
la normatividad de la archivística.
*expediente: conjunto de documentos generados durante el desarrollo de un mismo trámite
acumulado y relacionado entre sí y se conservan en integridad y orden en que fueron
tramitados desde el inicio a la resolución definitiva.
*expediente digital o digitalización: copia exacta de un expediente físico de cuyos originales
tradicionalmente impresos son convertidos a formato electrónico mediante la digitalización.
*expediente electrónico de archivo: conjunto de documentos generados en el desarrollo de
un mismo trámite, acumulados por causa legal y vinculada entre sí, manteniendo la integridad
y orden dado en que se desarrolló el asunto de origen y se conservan electrónicamente
durante su ciclo de vida.
*expediente hibrido: expediente conformado por documentos análogos y electrónicos a la
vez. Forman una sola unidad.
*expediente virtual: conjunto de documentos generados que se conservan en diferentes
sistemas electrónicos.
*foliado electrónico: relación de documentos electrónicos que forman una serie
documental, ordenada conforme a la ley.
¨preservación a largo plazo: conjunto de principios y estrategias que se orientan a asegurar
la estabilidad física, protección del contenido intelectual y la integridad de un documento
independiente del medio.
*unidad documental: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o diferentes formando un expediente (unidad documental
compleja)

ART. 3 – DEFINICIONES GENERALES: Acuerdo No. 003

para la aplicación del presente se tendrá en cuenta las siguientes definiciones:
-medio electrónico: mecanismo electrónico conocido por permitir producir, almacenar o
trasmitir documentos o datos de información.
-expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos que corresponden a un
proceso administrativo.
-archivo electrónico de documentos: almacenamiento electrónico de uno o varios
documentos o expediente.
-gestión documental: actividades administrativas destinadas a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida desde el origen hasta el destino final, para
facilitar el uso y conservación.
-autenticación electrónica: acreditación por medio electrónico de la identidad de una
entidad o persona, para firmar o adelantar trámites y procesos.
-autenticidad: técnica que permite identificar al autor de datos, por lo cual se conserva en
condiciones que permitan garantizar su integridad y seguridad, en busca de asegurar su
valides en tiempo, forma, y distribución. Así mismo garantiza el origen de la información,
validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
-integridad: técnica de seguridad con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la
información y los métodos de procesamiento.
-disponibilidad: garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a
sus recursos relacionados, cuando se requiera.
-foliado electrónico: asociado de un documento electrónico a un índice, en un mismo
expediente con el fin de garantizar la integridad, orden y autenticidad.
-índice electrónico: relación de los documentos electrónicos que forman un expediente o
serie documental, ordenada conforme a la reglamentación.