MANUAL

CLIENTE: FOLHA:
ROSTO

PROGRAMA: C.C:

ÁREA: SEP:

TÍTULO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS
DOC Nº: RESPONSÁVEL:

ANTONIO FERNANDO NAVARRO

ARQ. ELETR.: Nº CONTRATO: REG. CREA:

42.758-D

ÍNDICE DE REVISÕES

REV. DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS

0 PARA INFORMAÇÃO

A PARA UTILIZAÇÃO

DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H
DATA
PROJETO
EXECUÇÃO NAVARRO
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO NAVARRO
As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia..

A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o
autor.
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Cliente:

Escopo: .

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Elaborado por: Analisado por: Aprovado por: Aprovação do cliente:

(quando requisito contratual)

NAVARRO NAVARRO
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

ÍNDICE

1. OBJETIVO 3

2. REFERÊNCIAS 3

3. ABRANGÊNCIA 3

4. TERMOS E DEFINIÇÕES 4

5. RESPONSABILIDADES 5

6. MÉTODO OPERACIONAL 6

7 CONTROLE DOS DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA 11

8 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS 11

9 ANEXOS 11

10 HISTÓRICO DAS REVISÕES 11

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Título:

CONTROLE DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Estabelecer as diretrizes específicas para o controle de documentos vinculados ao

Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da SMS, de modo a
assegurar que estejam disponíveis, atualizados e válidos em todos os locais onde são
necessários no projeto.

2. REFERÊNCIAS

− Manual de Gestão da Qualidade do Empreendimento.

− Manual do Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

− Elaboração de Procedimentos dos Sistemas de Gestão.
− Controle de Registros.
− Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos.
− Codificação, Geração e Controle de Arquivos em Meio Computacional.
− Recebimento e Distribuição de Documentos de Referência para Projeto.
− Arquivamento de Documentos Técnicos.
− Controle de Documentos de Fornecedores Recebidos para Análise e Aceite da
Certificação.
− Controle das Modificações de Projeto.

3. ABRANGÊNCIA

Este procedimento abrange todos os serviços executados no Empreendimento ... em

todas as fases necessárias à implantação do Empreendimento ... .

Este Procedimento se aplica aos seguintes tipos de documentos:

a) Documentos de origem Interna

− Documentos-produto de projeto;
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

− Manual de Gestão da Qualidade, Manual do Sistema de Gestão Integrada da SMS e

Procedimentos dos Sistemas de Gestão da QSMS - PSG’s,
− Procedimentos Operacionais do Sistema – POS’s,
- Registros.

b) Documentos de Origem Externa

− Documentos do cliente ou terceiros utilizados como referência para a engenharia de

projetos e execução de atividades no empreendimento;

− Documentos de fornecedores recebidos para análise e aceite da certificação;

− Manuais de softwares adquiridos externamente;
− Normas técnicas;
− Normas legais e regulamentos.

4. TERMOS E DEFINIÇÕES

4.1 Manual de Gestão da Qualidade / Manual do Sistema de Gestão Integrada da

SMS

Documento que específica o Sistema de Gestão da Qualidade ou Sistema de Gestão

Integrada da SMS de uma Organização.

4.2 Procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão

Integrada da SMS – PSG

Descrevem sistemáticas, seqüências técnicas e administrativas das atividades de cada

processo / sub processo do Empreendimento ... .

4.3 Procedimentos Operacionais do Sistema – POS

Descrevem as atividades relativas aos processos produtivos inerentes à execução,

fabricação, montagem e/ou construção de produtos / serviços. São aplicáveis também
a atividades administrativas.
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

Para os empreendimentos, apresenta-se como parte do plano da qualidade / plano da

SMS e desmembram-se em: planos e procedimentos complementares à documentação
de 2º nível, procedimentos / instruções de execução, procedimentos / Instruções de
inspeção, normas de engenharia e demais documentos técnicos que formam a
padronização técnica do Empreendimento ... .

4.4 Registros

São documentos que apresentam resultados obtidos ou fornece evidências de

atividades realizadas.

4.5 Abreviaturas

− CDA - Centro de Documentação e Arquivo.

− GED - Guia de Emissão e Distribuição.

− GRD - Guia de Remessa de Documentos.
− PSG – Procedimento dos Sistemas de Gestão da QSMS.
− POS – Procedimento Operacional do Sistema.
− QSMS – Qualidade, Segurança, Meio-Ambiente e Saúde.
- SMS – Segurança, Meio Ambiente e Saúde.

5. RESPONSABILIDADES

Cabe aos responsáveis pelos Órgãos envolvidos com os documentos abrangidos neste
procedimento assegurar que:

a) Os documentos sejam aprovados quanto à sua adequação, antes da sua emissão;

b) Os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário,
mediante novas aprovações;
c) As alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas;
d) Os documentos estejam disponíveis em todos os locais de uso, conforme
estabelecido pelos responsáveis pela elaboração dos mesmos;
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

e) Os documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja

controlada;
f) A distribuição das revisões subseqüentes seja feita nos mesmos Órgãos que
receberam a revisão anterior, a menos que o próprio responsável pela emissão do
documento venha a alterar a lista de distribuição estabelecida;
g) O cancelamento de um determinado documento seja notificado às pessoas ou
órgãos que os possuem. As revisões superadas de documentos cancelados devem
ser prontamente recolhidas ou identificadas como tal através de carimbos próprios
nas cópias distribuídas;
h) Originais ou cópias de versões ou revisões anteriores retidos por motivos legais ou
de preservação de memória técnica, a critério dos Órgãos responsáveis, sejam
identificados através de carimbos tais como: superado, obsoleto, cópia superada,
edição superada, versão superada, etc., visando evitar o uso não intencional destes
documentos;
i) Os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis.

6. MÉTODO OPERACIONAL

6.1 Documentos-produto de projeto

6.1.1 Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Os documentos-produto de projeto devem ser elaborados, verificados e aprovados,

pelos responsáveis designados no Plano de Execução do projeto.

6.1.2 Emissão, distribuição e controle

Conforme Procedimentos MA-5230-00-9100-912-QGI-053 e MA-5230-00-9100-912-

QGI-056.

6.1.3 Alterações nos Documentos

Conforme procedimento MA-5230-00-9100-912-QGI-210.

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CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.2 Manual de Gestão da Qualidade / Manual do Sistema de Gestão Integrada da

Segurança, Meio Ambiente e Saúde

As diretrizes para o controle dos Manuais estão estabelecidas nos Manuais de Gestão
da QSMS.

6.3 Procedimentos dos Sistemas de Gestão da QSMS (PSG)

6.3.1 Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Conforme Procedimento XXXX.

6.3.2 Emissão, distribuição, recolhimento e controle

a) Emissão

Os documentos originais dos PSG’s, elaborados conforme procedimento XXXX e

devidamente assinados conforme sub-item 6.1.1, deverão ser encaminhados à área da
qualidade para proceder a emissão final dos documentos, divulgando-os a todos que
deles necessitem e providenciando para que todos estejam de posse de versões
atualizadas. Estes originais deverão ficar sob a guarda da área da qualidade.

b) Distribuição

Os PSG’s estão disponíveis na rede de microcomputadores, em diretório específico,

acessíveis a todos os colaboradores, somente para leitura. O controle de acesso
exercido pela área de tecnologia de Informação impede a impressão e cópia dos
arquivos do PSG.

Quando for necessário ou conveniente, a distribuição de cópia física a área da

qualidade deve manter uma lista dos profissionais, representativos dos órgãos da
estrutura organizacional do Empreendimento ... , que deverão receber os PSG’s.
A distribuição de cópias dos PSG’s será feita pela área da qualidade que deverá
manter em seu poder uma listagem atualizada dos profissionais destinatários,
observando as eventuais alterações na estrutura organizacional do Empreendimento ...
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

Todos os PSG’s distribuídos pela área da qualidade deverão ser numerados para
identificação do responsável pela guarda do documento. A área da qualidade ou o
profissional designado para elaboração/revisão do PSG pode solicitar cópia adicional
com o carimbo “CÓPIA MASTER”, mesmo que não estejam incluídos na lista de
distribuição. Essa cópia será utilizada para agrupar os possíveis comentários advindos
dos órgãos receptores dos PSG’s ressalvando o disposto no sub-item 7.3.3.
Os exemplares dos PSG’s sejam novos ou revisados, serão distribuídos através de
memos de encaminhamento contendo a lista dos profissionais destinatários. A Lista
visa padronizar a distribuição dos PSG’s, de forma a permitir o controle para fins de
divulgação de informações ou de revisões.

c) Recolhimento de Cópia Superada

No memo de encaminhamento dos PSG’s será requerido à devolução dos documentos

superados, de forma a evitar a utilização de documentos desatualizados. O controle
será assegurado pela Área da Qualidade que dará baixa nos registros que atestam a
devolução dos documentos superados, emitindo e-mail de cobrança aos profissionais
que assim não procederem.

Os responsáveis pela guarda dos documentos recebidos deverão proceder a troca dos
documentos, retirando o desatualizado (para devolução à área da qualidade), de forma
que as consultas sejam sempre feitas em documentos atualizados.
Cabe à área da qualidade manter o diretório específico dos PSG’s atualizado na rede
de microcomputadores.

d) Controle

Todas os PSG’s emitidos deverão ser cadastrados no Índice Geral de Procedimentos

vinculados ao Sistema de Gestão da Qualidade e Sistema de Gestão Integrada da
SMS.
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Mensalmente, a área da qualidade deverá emitir, via memorando, o índice geral de

procedimentos, salvo se no período não houver revisão de PSG. Neste caso, quando
houver a primeira revisão de PSG, o índice deverá ser emitido.
O Índice Geral deverá conter, no mínimo, o número do PSG, a revisão, a data de
emissão e o título do documento.
O Índice Geral de Procedimentos deve ser disponibilizado na rede de
microcomputadores e deve ser mantido atualizado. Para consulta, deve ser acessado
o arquivo correspondente.

6.3.3 Alterações nos PSG’S

Qualquer modificação de um PSG requer um processo de reavaliação e novas

aprovações sempre que possível, pelas mesmas pessoas ou órgãos que realizaram
estas ações na emissão original.

As pessoas ou Órgãos responsáveis por modificar o documento devem ter acesso às

informações que serviram de base para as modificações, visando subsidiar sua análise
crítica e aprovação. A natureza (motivos) das modificações deverá ser identificada no
documento, em campo próprio, denominado "Histórico das Revisões".
Nenhuma anotação manuscrita em qualquer documento distribuído será considerada
válida, devendo, portanto, ser desconsiderada para efeito de aplicação do documento.
Caso seja detectada a necessidade de validação das anotações manuscritas, o
detector deverá comunicá-las ao responsável pela elaboração do documento, para
emissão imediata da revisão formal do documento, ou de adenda, ou memo validando
os mesmos.

6.3.4 Salvaguarda dos PSG’S

Os PSG devem ser tratados com sigilo, em relação às pessoas que não forem
funcionários, clientes ou parceiros do consórcio e com os cuidados necessários à sua
preservação e conservação.
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Revisão: A
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Cabe à Área da Qualidade guardar os originais (papéis) rubricados pelos responsáveis

pela sua elaboração, análise crítica e aprovação, bem como os respectivos arquivos
em meio computacional.
Cabe aos profissionais que receberam cópia dos PSG, zelar pela sua salvaguarda.
Portanto, é de sua inteira responsabilidade garantir a preservação do "know-how" e
tecnologia desenvolvidos pelo Empreendimento ... coibindo a reprodução e extravio
desses documentos. A reprodução dos documentos só poderá ser efetuada e
providenciada pela área da qualidade, mediante solicitação.
A fiscalização do cumprimento do descrito neste item (salvaguarda), de um modo geral,
é responsabilidade de todos os níveis de chefia do Empreendimento ... , e
especificadamente, da Área da Qualidade.
Quando ocorrerem alterações na estrutura do Empreendimento ... que impliquem em
supressão de órgãos, seus titulares são obrigados a devolver todos os PSG’s que
estiverem sob sua responsabilidade.

6.4 Procedimentos Operacionais do Sistema

6.4.1 Elaboração, verificação (análise crítica) e aprovação

Conforme Procedimento XXXX.

6.4.2 Emissão, distribuição e controle

Os órgãos responsáveis pela elaboração dos documentos devem proceder a emissão e

divulgação dos documentos sob sua responsabilidade mediante distribuição controlada,
utilizando, onde aplicável, a mesma metodologia estabelecida para documentos
técnicos, contida nos procedimentos XXXX.

Cada órgão emissor deve manter um índice atualizado de documentos emitidos sob
sua responsabilidade. Este índice deve conter, no mínimo, o número, título e revisão
dos documentos relacionados.
Deve ser mantido o controle das cópias distribuídas e do recolhimento das cópias
superadas, seja através das GED's ou outro controle equivalente.
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Revisão: A
Página: 11/10
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CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.4.3 Alterações nos Documentos

Devem ser adotadas as mesmas diretrizes estabelecidas em 7.3.3.

6.5 Registros

Conforme procedimento XXXX e demais procedimentos referenciados.

7 CONTROLE DOS DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA

7.1 Documentos do cliente ou terceiros utilizados como referência para

engenharia de projetos e execução de atividades no empreendimento

Conforme procedimento XXXX.

7.2 Documentos de fornecedores recebidos para análise e aceite da certificação

Conforme Procedimento XXXX.

7.3 Manuais de softwares adquiridos externamente

Todas as vias dos Manuais de Softwares adquiridos externamente devem ser

encaminhadas à Biblioteca Central para inclusão no acervo técnico e controle.

8 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

Conforme Procedimento XXXX.

9 ANEXOS

Não aplicável

10 HISTÓRICO DAS REVISÕES

Rev. 0 –Emissão inicial;

Rev. A –Para Utilização.