Versión 1.

1 Marzo 2017
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Prólogo

El sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires, conocido como

GDEBA, es una plataforma que permite la gestión digital de todos los trámites de
la administración central de la Provincia de Buenos Aires. Los objetivos que
persigue la implementación son despapelizar el procedimiento administrativo,
eficientizar la gestión administrativa y facilitar la generación electrónica, registro
y archivo de la documentación. La administración general de GDEBA y su ejecución
está a cargo de la Dirección Provincial de Modernización Administrativa,
perteneciente a la Subsecretaría para la Modernización del Estado de la Jefatura
de Gabinete de Ministros de la Provincia de Buenos Aires.

La plataforma GDEBA, con cada uno de los módulos que la

compone, garantiza la rapidez, inviolabilidad y acceso a la información para cada
trámite del Gobierno Provincial. De esta manera, propicia el acercamiento del
estado al vecino, con mecanismos que agilizan, transparentan y resguardan cada
trámite en pos de una gestión pública eficiente.

El dictado de las capacitaciones en GDEBA, destinadas a todos los agentes

de la administración pública provincial, está a cargo del organismo capacitador
por excelencia de la provincia de Buenos Aires, el Instituto Provincial de la
Administración Pública, IPAP, cuya tarea continua consiste en buscar la
jerarquización de la función pública a través de actividades formativas,
entendiendo a la capacitación como herramienta y recurso que posibilita el
desarrollo humano y organizacional.

Para descargar la última versión del manual, ingresar a www.gdeba.gba.gob.ar

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Índice
Escritorio Único .................................................................................................................................... 3
Datos Personales ............................................................................................................................. 4
Datos personales del usuario ................................................................................................ 4
Gestión período de licencia ..................................................................................................... 6
Configuración de Buzones de Otros Usuarios ................................................................. 8
Configuración de Buzón Pendiente ...................................................................................... 9
Configuración .................................................................................................................................... 9
Configuración de antigüedad de tareas .......................................................................... 11
Inicio ................................................................................................................................................... 12
Mis Tareas................................................................................................................................... 12
Buzón Grupal ............................................................................................................................. 14
Buzones de Otros Usuarios.................................................................................................. 15
Tareas de supervisados ........................................................................................................ 16
Administración de Notificación ............................................................................................... 17
Consulta Usuarios ........................................................................................................................ 19
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Escritorio Único
El módulo de Escritorio Único (EU) es la interfaz diseñada para facilitar el
control y seguimiento de las tareas pendientes de ejecución por parte del usuario
en curso y de su personal supervisado, en los diferentes módulos de la plataforma
GDEBA. A su vez, posibilita la administración de los datos personales del usuario.

Asimismo, el Escritorio Único permite el acceso directo a los módulos de la

plataforma GDEBA, lo que produce una mejora sustancial en la eficacia operativa
del usuario y en la integración de los aplicativos. Muestra un resumen de todas las
tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días.
Además, permite que el superior jerárquico visualice el trabajo del personal a
cargo.

Esta interfaz, brinda la posibilidad de filtrar las alertas y avisos de los

módulos de Comunicaciones Oficiales y el Generador Electrónico de Documentos
Oficiales. Por último, ofrece la posibilidad de consultar los datos de otros usuarios
de GDEBA.

La siguiente pantalla muestra el inicio de Escritorio Único:

En la parte superior derecha de la pantalla, se muestra el nombre de usuario

en curso, y la opción “Salir” de la aplicación.

Cabe destacar que para volver a la pantalla anterior, hay que evitar el uso de
los botones “BACK/ATRAS” o “FORWARD/ADELANTE”, que proveen los
navegadores o la tecla de “BACKSPACE/BORRAR” del teclado.
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Datos Personales

Esta solapa permite la administración de los datos personales del usuario

en curso, permite programar los períodos de licencia, dar de alta a otros usuarios
para que puedan visualizar nuestro usuario o bien aceptar solicitudes de
visualización.

Datos personales del usuario

Al ingresar a GDEBA por primera vez, el sistema va a dirigir al usuario a la

solapa de “Datos Personales”, para que complete los campos obligatorios. El resto
de las solapas se encontrarán grisadas:

Los campos a completar serán:

- Dirección de correo electrónico oficial

- CUIT/CUIL

- Nombre de su superior jerárquico: tiene que ser usuario de GDEBA y

haber completado sus datos personales en la plataforma. Se deben ingresar
las primeras letras del nombre y seleccionar al usuario de la lista que ofrece
el campo. En caso de no encontrar a su superior directo, se deberá ingresar
la palabra “PUESTAINICIAL” en dicho campo. Una vez que el superior haya
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realizado este mismo proceso, será posible su modificación desde esta

misma solapa “Datos Personales”.

- “Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta”: este campo lo deben

completar los usuarios que firmen documentos de firma conjunta en el
módulo GEDO. El Asesor/Revisor debe ser usuario de GDEBA y haber
completado sus datos personales en la plataforma. Antes de enviar la tarea
al usuario firmante, el módulo solicita al Asesor/Revisor la confirmación
para continuar con el proceso de firma.

- Nombre de su privado/a (secret): se debe completar sólo si el sello

del usuario es el de Ministro, Secretario, Subsecretario o Director General.
En este campo se puede indicar un usuario GDEBA al que se le permita tener
acceso a la Bandeja de CO propia. Este agente designado puede leer las
comunicaciones, redirigirlas, eliminarlas y además contestarlas (la firma de
esa comunicación será la del Privado/a).

- Sector Mesa: se debe seleccionar el sector de la repartición del

usuario.

- Sello: indica el cargo de la firma electrónica o digital de los usuarios.

Debe seleccionarse el correspondiente del listado predefinido.

- Contraseña actual: debe colocarse la contraseña que el usuario ha

recibido para el primer ingreso, y luego cambiarla y confirmarla.

- Términos y Condiciones: debe confirmarse la lectura.

Por último, se debe hacer click en “Guardar” para que todos los cambios
queden registrados en la plataforma. A continuación, se presentará una ventana
que confirma la modificación de los datos del usuario.

Luego de realizar el primer ingreso, el agente podrá actualizar el contenido

de la solapa de Datos Personales, ingresando nuevamente su contraseña, cada vez
que realice algún cambio.
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Gestión período de licencia

El módulo permite el registro de licencias programadas. Cuando un usuario

registró su licencia, el módulo redirige las comunicaciones oficiales al usuario
apoderado y además avisa de la licencia cuando otro usuario remite una tarea en
la plataforma.

La siguiente pantalla muestra los datos a ingresar:

- �Fecha y Hora del inicio de la licencia

� - Fecha y Hora de fin de la licencia

� - Apoderado: debe ser usuario de GDEBA

Una vez completados los datos, se debe presionar en el botón “Guardar” para
que queden registrados los cambios.
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Si hubiera alguna modificación en la licencia, el módulo da la opción de

anularla haciendo click en el botón “Cancelar”.

Una vez que comience el período de licencia, el usuario apoderado recibirá

en su “Bandeja CO” todas las comunicaciones dirigidas al agente que lo ha asignado.
Éstas se distinguen de las Comunicaciones Oficiales propias porque se identifican
con un ícono similar a un maletín de fondo en color turquesa, como se puede ver a
continuación:
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Si se selecciona un usuario que se encuentra de licencia para asignarle una

tarea, el módulo avisa de la situación y ofrece la alternativa del usuario apoderado.
La siguiente imagen muestra el aviso:

Si se presiona en el botón “No” permite la selección de otro usuario para

realizar la tarea.

Configuración de Buzones de Otros Usuarios

En esta solapa el agente tendrá la posibilidad de dar de alta a aquellos
usuarios a los cuales les permitirá visualizar su buzón de tareas.

Para llevar adelante esta tarea el usuario deberá hacer click en “Alta de
Buzón”, luego hacer click en la lupa e ingresar el nombre del usuario GDEBA al que
le permitirá ver las tareas de sus módulos (Comunicaciones Oficiales, Generador
Electrónico de Documentos Oficiales y Expediente Electrónico) y finalmente
presionar el botón “Guardar”.
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Configuración de Buzón Pendiente

Cuando a un usuario se le otorga el permiso de visualizar los buzones de

tareas de otro usuario, para finalmente poder llevar adelante esta visualización,
debe acceder a “Configuración de buzón pendiente” y hacer click en “Aceptar” si
desea hacerlo o en “Rechazar” si no le interesa.

Configuración
Una vez que el usuario completó la solapa de Datos Personales, el agente
visualizará un aviso explicativo sobre las utilidades y configuración del módulo de
Escritorio Único:

Si se presiona el botón “OK”, el módulo redirige al usuario a la solapa

“Configuración” donde el usuario puede establecer el perfil de acceso y control de
tareas en el Escritorio Único.
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Configuración de aplicaciones

El sector “Configuración de las aplicaciones” consta de una grilla que

permite al usuario personalizar la manera de visualizar su Escritorio Único:

“Mis Tareas”: permite seleccionar los módulos, de los cuales se desea

visualizar las tareas.

“Mis Sistemas”: permite seleccionar los módulos a los que se desea tener
acceso directo desde el EU.

“Mis Supervisados”: permite seleccionar aquellos módulos de los cuales se

desea ver las tareas pendientes del personal a cargo.

“Buzón Grupal”: permite seleccionar si se desea acceder de manera directa

a los expedientes electrónicos que se están trabajando en el sector.

“Buzón Otros Usuarios”: permite seleccionar si se desea acceder de manera

directa a la visualización de las tareas de aquellos usuarios que nos dieron esa
facultad.

Una vez seleccionado el perfil de trabajo, el usuario debe presionar el botón

“Guardar” para finalizar la tarea.

La configuración puede modificarse cuantas veces se lo requiera. Con ese

fin, se debe reingresar en la solapa “Configuración”, establecer los cambios y
presionar en el botón “Guardar”.
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Configuración de antigüedad de tareas

El sector “Configuración de Antigüedad de Tareas” permite definir la

distribución de las tareas pendientes según los plazos pertinentes para cada
sector.

El campo “Menor antigüedad de días” permite definir el plazo mínimo de las

tareas pendientes. El módulo ofrece la cifra de 15 días como valor predeterminado.
Para modificarlo, se debe ingresar otro número en el campo.

El campo “Antigüedad media de días” permite definir el plazo medio de las

tareas pendientes. El módulo ofrece la cifra de 30 días como valor predeterminado.
Para modificarlo, se debe ingresar otro número en el campo.

El campo “Mayor antigüedad de días” permite definir el plazo máximo de las

tareas pendientes. El módulo ofrece la cifra de 60 días como valor predeterminado.
Para modificarlo, se debe ingresar otro número en el campo.

Si se presiona el botón “Previsualizar”, el módulo muestra una tabla de

tareas de ejemplo.

Una vez configurada la antigüedad de las tareas, se debe presionar en el

botón “Guardar” para registrar los cambios.
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Inicio
Al ingresar en la solapa “Inicio” se muestra, en la parte superior de la
pantalla, el sector de “Tareas” en el que se visualizan las tareas pendientes del
usuario, organizadas por módulos, según los criterios definidos en la solapa de
“Configuración”. También permite el acceso directo a la bandeja de tareas de cada
módulo para ejecutar aquellas tareas pendientes sin reingresar usuario y
contraseña.

Al costado derecho de la pantalla, también se visualiza el acceso directo a

los módulos, que fueron configurados para ser visualizados, en la solapa de
“Configuración”.

El sector “Mis supervisados” permite visualizar las tareas pendientes del

personal a cargo del usuario en curso. Los módulos que se verán disponibles
serán sólo los que hayan sido seleccionados en la columna “Mis supervisados” de
la solapa “Configuración”.

Mis Tareas
En esta solapa se pueden visualizar las tareas pendientes de cada módulo.
Todas las subcolumnas cuentan con una flecha ascendente y una descendente que,
si se presionan, permiten reordenar los módulos del primero al último y viceversa.

La columna “Sistema” permite identificar los distintos módulos de GDEBA.

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La columna “Tareas pendientes” muestra el detalle de las tareas que el

agente aún no realizó organizadas en diferentes subcolumnas, según los criterios
de antigüedad definidos en la solapa “Configuración”.

La subcolumna “Total” muestra la cantidad total de tareas pendientes que

tiene el usuario en cada uno de los módulos.

La subcolumna “<15 días” muestra la cantidad total de tareas que el usuario

tiene pendientes desde hace 0 hasta 14 días, en cada uno de los módulos. La
cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el
campo “Menor antigüedad de días” de la “Configuración de Antigüedad de días” de
la solapa “Configuración”.

La subcolumna “<30 días” muestra la cantidad total de tareas que el usuario

tiene pendientes desde hace 15 hasta 29 días, en cada uno de los módulos. La
cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el
campo “Antigüedad media de días” de la “Configuración de Antigüedad de días” de
la solapa “Configuración”.

La subcolumna “<=60 días” muestra la cantidad total de tareas que el

usuario tiene pendientes desde hace 30 hasta 60 días, en cada uno de los módulos.
La cantidad de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el
campo “Mayor antigüedad de días” de la “Configuración de Antigüedad de días” de
la solapa “Configuración”.

La subcolumna “<60 días” muestra la cantidad total de tareas que el usuario

tiene pendientes desde más de 60 días, en cada uno de los módulos. La cantidad
de días que muestra esta columna varía según el dato ingresado en el campo
“Mayor antigüedad de días” de la “Configuración de Antigüedad de días” de la
solapa “Configuración”.

El recuadro de color verde “Promedio de Tareas en días” ofrece un promedio

de la cantidad de días que se encuentran las tareas pendientes en mi buzón.

Subcolumna “<=60 días”: en este caso se toma como referencia, para

determinar el promedio, a aquellas tareas que se encuentran pendientes desde
hace un período menor o igual a 60 días. La cantidad de días que muestra esta
columna, varía según el dato ingresado en el campo “Mayor antigüedad de días” de
la “Configuración de Antigüedad de días” de la solapa “Configuración”.

Subcolumna “>60 días”: en este caso se toma como referencia, para

determinar el promedio, a aquellas tareas que se encuentran pendientes desde
hace un período superior a los 60 días. La cantidad de días que muestra esta
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columna varía según el dato ingresado en el campo “Mayor antigüedad de días” de

la “Configuración de Antigüedad de días” de la solapa “Configuración”.

La columna “Acción” permite el acceso directo al buzón de tareas de los

módulos GDEBA, sin necesidad de reingresar usuario y contraseña. Se debe
presionar en el triángulo que acompaña la descripción “Ir” de la aplicación
seleccionada.

El recuadro “Módulos GDEBA” permite el acceso directo a cada uno de los

módulos que hayan sido seleccionados en la columna “Mis Sistemas” de la solapa
“Configuración”. Se debe presionar en el triángulo que acompaña la descripción
“Ir” de la aplicación seleccionada.

Buzón Grupal
La solapa muestra el detalle de las tareas pendientes, correspondientes al
módulo de Expediente Electrónico, del sector al que pertenece el usuario. Las
tareas están organizadas en diferentes subcolumnas según los criterios de
antigüedad definidos en la solapa “Configuración”.
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Buzones de Otros Usuarios

En esta solapa el usuario va a poder observar las “Solicitudes Pendientes”.
Es decir, aquellos usuarios a los que todavía no hemos confirmado, para tener la
facultad de visualizar su buzón de tareas (Incluye CCOO, GEDO y EE).

Para poder visualizar el buzón de tareas del usuario que nos ha dado de alta,
se debe ingresar a la solapa de “Datos Personales”, luego hacer click en
“Configuración de Buzón Pendiente” y finalmente “Aceptar” el usuario que deseo
visualizar.
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Tareas de supervisados
En esta solapa el usuario va a poder visualizar las tareas de sus
supervisados, organizadas para cada uno de ellos por módulos.

Si se presiona en la lupa situada junto al número de tareas pendientes, se

puede acceder al detalle de ellas organizadas según la cantidad de días definidos
en la “Configuración de Antigüedad de Tareas”.

La columna “Acción” permite el acceso directo al buzón de tareas

correspondiente al módulo haciendo click en “Ir”.
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Administración de Notificación
La solapa Admin. Notificación permite visualizar todas las alertas de
Comunicaciones Oficiales y los avisos del Generador Electrónico de Documentos
Oficiales.

Para buscar los avisos y alertas, se pueden filtrar por fechas. Para ésto se
deberán cargar las fechas deseadas haciendo click en el ícono del calendario.
También, otro de los criterios de búsqueda está determinado por el texto que
contiene el aviso o alerta.

Una vez cargados los datos se debe hacer click en Filtrar.

En el caso que el usuario desee realizar una nueva búsqueda, deberá hacer
click en “Quitar Filtros” y cargar nueva información.
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Una vez que el usuario obtiene el resultado de los avisos y alertas filtrados,
el sistema detalla en una tabla: firmante, motivo, fecha de envío, fecha de firma,
número GDEBA y las acciones que se pueden llevar adelante con la alerta o aviso.

De cada alerta o aviso el usuario podrá:

 Ver el detalle de la misma

 Redireccionar la alerta o aviso a otro usuario
 Descargar el documento
 Eliminar el resultado

También, este apartado ofrece al usuario la posibilidad de seleccionar todos

los avisos y alertas deseados, y eliminarlos todos juntos haciendo click en “Eliminar
seleccionados”.
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Consulta Usuarios
La solapa de “Consulta Usuarios” permite conocer los datos de un
determinado usuario de GDEBA, de los miembros de una Repartición o Sector, o
bien consultar los supervisados que el usuario de la cuenta tiene a su cargo.

En el apartado de “Datos del Usuario” ingresando nombre, apellido o usuario

y haciendo click en la lupa, se puede acceder a la siguiente información:

- Nombre y apellido
- Nombre de usuario
- Sello
- Correo electrónico
- Repartición
- Sector

Por otra parte, el sistema también permite consultar quiénes son los
miembros de una repartición haciendo click en la lupa y cargando en el apartado
“Buscar”, la repartición deseada. Por otra parte, el usuario también podrá consultar
los usuarios de un determinado sector, siguiendo los mismos pasos, una vez
cargada la repartición. Los datos que brindará el sistema de los usuarios, serán los
mencionados anteriormente.

Por último, el usuario de la cuenta puede consultar los datos de sus

supervisados haciendo click en el botón “Ver supervisados”.
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Ante cualquier duda, contactarse con: