Proceso administrativo

Administración

Es un proceso por medio del cual se consigue calidad en el funcionamiento de un

organismo social, a través del correcto aprovechamiento de sus recursos, en pro del logro
de objetivos predeterminados. Se logra la calidad cuando la organización es eficiente
respecto al uso racional y planeado de los recursos, internos y externos, y eficaz cuando
tiende la misión a través del cumplimiento de sus objetivos sociales, técnicos,
tecnológicos, científicos, políticos, religiosos, culturales, deportivos, y académicos.

La administración, como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de

pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en la elaboración de
sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la
práctica.

Proceso

Es un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un
objetivo, es una forma sistemática de hacer las cosas. Hammer y Champy (1994)
menciona que un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y
crea un producto de valor para el cliente.

Proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales

se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral
con el propósito de alcanzar los objetivos que se desean. Otros autores definen al proceso
administrativo como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a
cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han
dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren
al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por
eso, en la actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada
universalmente: planeación, organización, dirección y control. Considerando la
importancia de este instrumento, mencionaremos alguna

Se dice que es un proceso porque cuando se realiza el control se obtienen desviaciones

entre lo planeado y lo realizado, estas sirven de retroalimentación para la nueva
planeación y así sucesivamente.

Según Stoner (1996) en su obra Administración, indica que el Proceso Administrativo es

una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso,
para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o
habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionada con el propósito
de alcanzar las metas que desean. Más adelante se describe cuatro actividades
administrativas básicas, así como las relaciones y el tiempo que involucran siendo ellas:
Planificación, Organización, Dirección y Control. Es más fácil entender un proceso tan
complejo como la administración, si se descompone en partes; y si se identifican las
relaciones básicas entre cada uno de ellos. Este tipo de descripciones, llamados modelos,
ha sido usado por estudiantes y practicantes de la administración, desde hace muchos
decenios. Un Modelo es una descripción usadas, para representar relaciones complejas en
términos fáciles de entender. De hecho, se usó un modelo, cuando se dijo que las
actividades centrales de la administración son las ya mencionadas, estas representan
cuatro etapas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo.

Dubrin, A. (2000) en su obra “Fundamentos de Administración”. Expone que Proceso

Administrativo, es un enfoque útil y una forma de ver el trabajo de los administradores.
Dicho proceso consiste en una serie de pasos, que llevan a alcanzar el éxito total; del cual
se obtiene un producto o servicio excelente, para alcanzar una utilidad rentable. El
administrador y utilizar recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos en forma
adecuada para beneficio de la empresa.

Newman, W. Y Warrean, E (1996) en su obra “Administración Dinámica”. Indica que

Proceso Administrativo, es una serie de acciones importantes y vitales, que son una tarea
interna de la administración de una empresa o institución; y que desarrollados de manera
correcta y equilibrada, se logrará alcanzar el objetivo trazado que es optimizar utilidades
y minimizar costos; ya sea en la elaboración de un artículo o brindando un servicio
satisfactorio. Dentro de este proceso se menciona que las acciones ya mencionadas,
anteriormente no serían exitosas sin la intervención de los recursos de la misma empresa
que son financieros, materiales, humanos y técnicos.

El proceso administrativo en la Historia

El proceso administrativo evolucionó desde la organización primitiva, pasando por los

fenicios, egipcios, griegos, romanos, hebreos y otras civilizaciones, atravesando luego
por periodos como el feudal, abordó las tribus indígenas antes de la conquista y de esto
dan fe los diferentes vestigios encontrados en América en los imperios Aztecas, Mayas,
Caribes, Muiscas, Incas, por mencionar algunas, luego el paso de las grandes
expediciones y conquistas, colonización y guerras, así como todos los avances y procesos
que estuvieron acompañados de toma de decisiones, las diferentes eras de la historia, la
“era de la revolución”, la “era del capital” y la “era del imperio” que dio inicio al siglo
XX, comunicaciones de ideas e identificación, análisis y solución de problemas . A
principios afínales del siglo XIX, Frederick W. Taylor, elaboraba su trabajo sobre
“Administración Científica” y vinculó el método científico a las tareas administrativas,
propuso proceso de adiestramiento de operarios, inspiró procedimientos científicamente
establecidos y dividió el trabajo entre obrero y empresas en partes iguales; con él se inicia
“la Era Científica e la Administración” y da origen a la Ingeniería Industrial, las relaciones
industriales y funciones administrativas de planeación y control, toda esta actividad se
llevó a cabo en Estados Unidos, se consolidó en los primeros años de inicio del siglo XX
(entre 1907 y 1911, cuando sale publicada su obra cumbre).

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue

desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a
partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica
administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la
posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades
de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del
administrador.
Henry Fayol, hace una clasificación en las operaciones de una empresa teniendo en cuenta
“La división del trabajo”, la autoridad en proporción a la responsabilidad, hace énfasis en
la importancia de la unidad de mando, situación está que se oponía a la propuesta de
Taylor, también adoctrina sobre la organización piramidal y el predominio del interés
general sobre el particular. Hay que recordar que Henry Fayol hizo una propuesta inicial
sobre el “Proceso Administrativo” para la empresa, todos estos elementos reseñados
aparecen en su obra, “principios de administración industrial y general” publicada en
1916. Otro investigador que hizo un aporte en torno al proceso administrativo fue Elton
Mayo en 1923, experimentó con una industria de textiles sobre el incremento de la
productividad, posteriormente, se vinculó entre 1927 y hasta 1932 con la experiencia
Hawthorne dirigida por la Universidad de Harvard, como resultado obtuvo la
identificación del “hombre dentro de la organización” detectando los aspectos
emocionales en el trabajo. La segunda Guerra Mundial (1939-1945) provoca
innovaciones estratégicas y métodos militares de investigación operativa. Los aportes de
esta guerra a la administración se ven reflejados en la planeación estratégica, la
programación lineal, programas de ruta crítica (PERT, CPM) modelos realistas de
inventarios, la disciplina conocida como ingeniería humana y el desarrollo sensorial.
Luego en la posguerra, en la década de los 60, Douglas McGregor lanza su teoría del
comportamiento X y; Abraham Maslow propuso la teoría de la motivación y Frederick
Herzberg, sobre los factores higiénicos y motivacionales al trabajo, que coinciden
identificando como motivador central en cualquier labor humana debe ser la auto-
realización. Esta visión limitada de la historia de la administración muestra cómo esta
práctica ha acompañado al hombre desde sus primigenias etapas de racionalidad y cómo
ha evolucionado, hasta convertirse en una profesión que hizo su transición a disciplina y
que estudia el trabajo en todas sus formas y que permite manejar los recursos para el logro
de unos objetivos previamente concebidos.

Son muchos los autores que durante el siglo XX hicieron aportes importantes para el
desarrollo de la administración, tanto así que por cada década se destacaron un sin número
de práctica, técnicas, instrumentos, en mucho de esos casos enriquecieron la práctica
administrativa, en otros fueron un rotundo fracaso. Autores como Harold Koontz, la
describió como la “Jungla de las teorías Administrativas” 13. Dentro de este mar de
autores se destacaron Alvin Toffler y Peter Drucker quienes hacen un intento por mostrar
una era de cambio en la administración; sus libros se convirtieron en Bestseller, y
rápidamente fueron acogidos por la comunidad de empresarios. Términos como
Prospectiva, objetivos, visión, misión, son comunes hoy en día en las organizaciones y se
debe a estos autores, esto nos induce a la máxima de que “el futuro no se espera, se
construye” y que ésta es la tarea básica en toda gestión administrativa.

La naturaleza del proceso administrativo

Se encuentra en su razón de ser, es decir, el proceso nace como una necesidad de explicar
y estructurar toda una función administrativa que tiene como objetivo coordinar las demás
funciones de la organización. Además, está basada en disciplina, orden, flexibilidad,
creatividad y eficiencia. La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo
regulan; el orden se manifiesta en la consecución de las fases, nos organiza, nos enseña a
pensar y trabajar en un estilo lógico y sistémico en el proceso de decisiones; la
flexibilidad, siendo una característica natural de la administración, crea un modelo
manejable de trabajo, para amoldarse a las necesidades, cultura organizacional y estilos
gerenciales de la organización de que se trate. El proceso administrativo no se debe
considerar como una fórmula rígida. La eficiencia del proceso administrativo no está
proyectada exclusivamente para los aspectos de sistemas, procedimientos y maquinaria
de una organización. El factor humano es un recurso escaso (mano de obra calificada),
con sentimientos y valores, que merece ser tratado como tal. De esto emanan la
creatividad y la productividad de una organización.

Características

 Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas

características del proceso administrativo:
 El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de
manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea
administrativa.
 Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que analicemos
del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las
de planeación y control.
 El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de
eficiencia. Estimula la innovación y el progreso.
 Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.

Fases del proceso administrativo

A las dos primeras etapas (planeación y organización) se les conoce como fase mecánica,
donde se determina la finalidad y el rumbo, a las otras dos (dirección y control) son la
fase dinámica. La fase mecánica es donde se realiza la estructura (se establece lo que se
debe hacer) y la dinámica es la operativa donde se maneja la empresa.

El proceso Administrativo: conduce al cambio

Las organizaciones deben prepararse para la adaptación rápida y eficiente a los avances
tecnológicos, preferencias del cliente, exigencias del mercado, la competencia, las
variaciones macro y microeconómicas. Esto implica disposición al cambio. Intereses de
todo tipo pueden favorecer o no a los propósitos de cambio organizacional.

Importancia del proceso administrativo

Una organización como ente social implica una estructura que debe armonizar sus
elementos fundamentales: las personas, las tareas y la administración. Por consiguiente,
el proceso administrativo busca armonizar estos elementos; planeando acciones,
organizando las cosas, integrando recursos, ejecutando tareas, ordenando y controlando
resultados, proceso y fundamentalmente generando mecanismos de comunicación para
dar a conocer sus ideas. La importancia del proceso administrativo se presenta porque:

 Es una guía práctica y metodológica para la administración.

 Permite sistematizar y controlar las operaciones.
 Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en departamentos y
jerarquías de acuerdo a las necesidades y los recursos.
 Permite establecer un sistema de selección de individuos de acuerdo a las
necesidades.
 Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
 Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
  Facilita el análisis de problemas para su solución.
 Es un importante instrumento de reorganización.

Medición de procesos administrativos

¿Por qué Medir los procesos?

Conocer, analizar y mejorar los procesos, técnicos, administrativos, de producción o de
apoyo, de la empresa es el objetivo de una excelente administración y una buena
gerencia; estos procesos se conocen y mejoran a través de la medición de la calidad y la
productividad.
Medir adecuadamente es la herramienta de gerencia que nos permite administrar
objetivamente basándonos en datos cuantificables y verificables.
Medir adecuadamente: "Nadie pone en discusión la dimensión de algo cuando ésta ha
sido establecida a través del uso de una cinta métrica o su temperatura a través de un
termómetro”.
Importancia de la Medición
 El conocimiento profundo de un proceso, parte de admitir y conocer su
variabilidad y sus causas, los procesos son imposibles de conocerse sin
medición.
 Los siguientes enunciados describen la importancia de la medición:
 Nos permite conocer hacia donde va un proceso, es decir, conocer sus tendencias
y como varia.
 Permite crear nuevos puestos de trabajo dentro de la organización y aumentar el
personal en cada proceso.
 Crea una cultura de estudiar continuamente los procesos y de medir permanente;
este estudio y medición nos sirve para detectar las potencialidades y debilidades
de un proceso.
 Nos abre el camino para planificar y tomar mejores decisiones; gerenciar y
controlar mejor la empresa.
 Aumentar sus funciones laborales de los empleados y ocupan todo su tiempo.
 Nos permite evitar las crisis y los errores y corregirlos si se presentan.
 Le permite a la gerencia buscar culpables de los errores y fracasos.
 Sin medición ... no podremos adelantar con continuidad y precisión el proceso
de mejoramiento continuo: Evaluar, planificar, diseñar, verificar, prevenir,
corregir, etc
Cuando una Medición (Dato) se Convierte en Información
La medición no es sólo recoger datos sino insertarlos adecuadamente en el proceso de
toma de decisiones y en el mejoramiento de la empresa. La gerencia debe contar con
teorías que den herramientas para recopilar los datos y para ayudar a interpretarlos.
Éstos deben apoyar un estilo de dirección definido y una teoría administrativa adoptada
por la organización. Además, la recolección de datos debe ser una labor continua y
permanente; analizando los datos para que se conviertan en información para el
mejoramiento.
¿Dónde se realiza la medición?
Los datos se recogen donde se realiza la medición. Ésta la hace cada empleado, en su
puesto de trabajo, durante el proceso que se está midiendo. La medición debe ser
transparente y entendible a todos.
¿Por qué se Evita la Medición?
En general, en las organizaciones evitamos la medición por razones como las siguientes,
entre otras.
Evitamos la Medición porque:
 No estamos capacitados para la medición
 Ni los gerentes ni los sistemas educativos han dotado al personal de habilidades
para medir, establecer y calcular indicadores representativos de los procesos de
la empresa.
 La medición ha sido mal utilizada
 Los procesos de medición, en algunas organizaciones, han tenido un mal uso en
el pasado y sólo han sido utilizados para encontrar culpables.
 Se considera que la medición no es necesaria
Se piensa que mientras las cosas se están haciendo bien, se está mejorando
continuamente y se tenga una cultura de calidad y de buen servicio, no es necesaria la
medición. Sin embargo, tarde que temprano este estilo de gerencia reconoce que no se
puede mejorar sin un adecuado proceso de medición.
Evitar Medir o Medir Mal = Crisis
Cuando falta medición o ésta es inadecuada la empresa entra fácilmente en crisis,
reflexionemos sobre los siguientes casos:
Caso 1: Empresa "apaga fuegos"
Juan gerencia una empresa en la cual todo es para ya, en ésta existe una situación
permanente de apaga fuegos; no hay tiempo para diseñar estrategias y herramientas de
medición, mucho menos de controlar procesos; por ello la empresa está propensa
siempre a estar en crisis.
Caso 2: Empresa "lo urgente primero"
Juan es el gerente de la empresa, acaba de llegar y encontró muchos problemas, no tiene
tiempo para conocer los controles de medición que se han implementado a lo largo de
los años del trabajo de calidad y le dice a sus empleados: paren las mediciones, lo
importante es vender y producir resultados, no importa que no se mida la productividad,
debemos hacer lo urgente, apagar las emergencias, y aplicar el servicio al cliente sólo en
casos de reclamos y de urgencias. (calidad sólo para reclamos).
¿Medir o no medir para superar las crisis?

Debemos evitar los estilos de dirección enfocados a gerencias por situaciones o crisis.
Todo es Susceptible de Medición
¿Medir qué?
lo tangible
Es fácil medir lo tangible porque ya existen indicadores e instrumentos de medición que
han sido probados. (cantidad de productos, cantidad de defectos, el tiempo de atención
de un cliente, etc.) Para medir lo tangible existen instrumentos.
lo intangibles
También es necesario medir los intangibles como la satisfacción del cliente, el servicio,
la cultura organizacional, entre otros. Por ser éstos, procesos cualitativos de más
compleja medición es necesario definir, para cada caso, indicadores, elaborar
instrumentos y decidir cómo sería el procedimiento de medición. Para medir lo
intangible hay que definir instrumentos y procedimientos de medición.
¿Con que Instrumentos Medir?
Cuando hablamos de medición no necesariamente nos referimos a escalas e
instrumentos universalmente reconocidos y usados; podemos, y muchas veces es
necesario construir escalas, instrumentos y mediciones propias.
Cuando nos referimos a medición, no necesariamente nos referimos a escalas
reconocidas y tradicionales, también podemos expresar resultados mediante escalas
propias que nos permitan comparaciones y conocer grados de avance, por ejemplo se
puede utilizar para medir la insatisfacción del cliente una medición mediante preguntas
que se refieren al acto de comprar.
Cuando construimos escalas e instrumentos propios para medir debemos cuidar que se
mantenga la coherencia entre las mediciones y que la escala de medición este
relacionada con el hecho a medir. La imposibilidad de medir lo que es intangible no es
un postulado válido.
Medir Participativamente
Medir es buscar oportunidades de mejorar la organización, por ello es necesario que
todos participen en el desarrollo e implementación de las mismas, la participación ayuda
a generar un clima de confianza y aceptación para realizar las mediciones. Porque el
problema de la medición no es sólo un asunto matemático y estadístico sino
organizacional y debe motivar a que todos se involucren en el diseño, análisis y
mejoramiento continuo de la empresa. Así mismo una participación desde la medición
misma hasta convertir ésta en información de apoyo al proceso de mejoramiento.
Atributos de una Buena Medición
Una buena medición debe ser coherente con el proceso que se está midiendo,
transparente y entendible para todos los involucrados con el proceso de tomar los datos,
para evaluarlos y analizarlos.
PERTINENTE
Aunque todas las variables son susceptibles de medición, algunas mediciones no son
importantes en un momento dado; hay que determinar cual medición es relevante para
un momento y un proceso determinado y dedicarnos a ella (con los recursos y
capacidades que tengamos).
PRECISA
"Con este término nos referimos al grado en que la medida obtenida refleje fielmente la
magnitud del hecho que queremos analizar o medir". D´Elia
Nos interesa conocer la precisión del dato medido, pero también hay que darle un límite
de aceptación y conocer así el grado de distorsión.
Para lograr precisión en la Medición tenga en cuenta:
 Defina el dato a medir: unidades de medida, escala, tolerancia en errores.
 Elija instrumento de medición.
 Asegúrese que el dato sea bien medido.
OPORTUNA
La medición es un instrumento para conocer en forma profunda un proceso; además
buscamos corregirlo y rediseñarlo y para ello necesitamos que los datos se tomen y
analicen en forma adecuada y oportuna, para activar la toma decisiones dando como
resultados la mejora del proceso y su correcto funcionamiento.
Los datos no se deben dejar para análisis posterior... cuando ya no se puedan realizar
correcciones; se deben evitar correcciones y mejoras por "yo creo, yo pienso...", la
medición es el soporte objetivo para la toma de decisiones y debe estar a tiempo.
CONFIABLE
La medición como habíamos dicho, es un proceso continuo y permanente; por ello
debemos revisar la calidad de los instrumentos y de las medidas que muestra. Realizar
una auditoria periódica nos lleva a mejorar el sistema de medición, si el sistema
funciona bien puedo tomar mejores decisiones y, por lo tanto, el sistema es confiable.
Replantear características de la medición, fallas, introducir precisiones, establecer
tolerancia y limites en los datos, detectar errores en los instrumentos, entre otras.
ECONÓMICA
La actividad de la medición debe generar los costos mínimos, por ello es necesario
involucrar la calidad en la medición y en la toma de datos; es necesario capacitar a todo
el personal (que tengan la habilidad y capacidad de realizar la medición).