UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE COMERCIO INTERNACIONAL
NÚCLEO VALENCIA

Contabilidad II

Autor:
Humberto Carreño
C.I:27.120.518

Valencia, Septiembre de 2019

Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la
persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores,
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del
número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el
límite en base al cual se va a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el
Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja chica soló sufrirá una variación
cuando éste sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.
Uso de los fondos de Caja Chica.
1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato Boucher de egreso
adjuntado los comprobantes
Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse
dicha erogación. Este Boucher lo firmara el jefe del departamento solicitante
2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto
bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.
3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente
del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras
compras no especificadas en el adelantado.
Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o
adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante
el responsable del manejo de la caja chica.
4 Se hace impecable que todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la
presentación de un justifica mente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados;
como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de
cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de
recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y
salida respectiva.
5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en
coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Gerencia
General.
6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.
7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de
control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.
Reembolso de la Caja Chica.
1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación
sustentadora debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a
los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica
asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al
requerimientos de lo que se necesite.
2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y
codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja
Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos
pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del Fondo y copia,
solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en
archivo en forma cronológica
4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos sustentarías y
codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el departamento de fesoria a
nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que
se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al
asignado.
6 El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque
emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.
Arqueo de la Caja Chica.
Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo de
la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.
Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia
General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.
Procedimientos Contables de la Caja Chica.
Creación de la caja chica.
 Debe Haber (Debe)
 Caja Chica XXXX (debe)
 Banco XXXXXX (Haber)
 Asiento de creación de la caja chica
 Reembolso o reposición de Caja chica
 Gastos de Vehículo XXXXXX (Debe)
 Artículos de limpieza XXXXXX (Debe)
 Banco XXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo de caja chica según relación y comprobantes presentados
Sobrantes de Caja Chica: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido, al
hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica, lo
cual no debería sucedes, al hacer reembolso se realiza un asiento en la que al haber un reembolso se
le abona a una cuenta llamada "Sobrante de caja chica tal como se muestra a continuación.
 Gastos de Limpieza XXXXXX ((Debe)
 Viáticos XXXXXX (Debe)
 Banco XXXXXXX (Haber)
  Sobrante de caja chica XXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo de caja chica según relación y comprobantes presentados, con un sobrante.
Faltante de Caja Chica: Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al hacer
la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no
debería suceder, al hacer el reembolso se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una
cuenta llamada "faltante de caja chica".
 Artículos de limpieza XXXXXX (Debe)
 Viáticos XXXXXX (Debe)
 Gastos de Vehículo XXXXXX (Debe)
 Faltante de caja chica XXXXXX (Debe)
 Banco XXXXXXXX (Haber)
Para reponer el fondo fijo de caja chica según relación y comprobantes presentados, mostrando un
faltante.
Conciliación Bancaria: Consiste en hacer una confrontación del edo. De cuenta enviado
mensualmente por el banco, con la cuenta "Banco" que se encuentra registrado en el libro mayor de
la empresa, de tal manera que sea posible comparar si todas las operaciones que aparecen en el Edo.
De cuenta del Banco, están registradas en el libro de la empresa, de esta forma descubriremos las
diferencias y semejanzas que hay entre las dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha
cuenta.
Métodos para elaborar una conciliación bancaria
1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más
utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí
para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en
comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de
banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos
sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia
que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no
asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse
emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el
beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros de la empresa y no estará
Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y
estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero
no en estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no
asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de:
descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que
no se han cargado en nuestros libros.
2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de
intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la
información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
2)c). Cheques Omitidos o no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que
nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
2)d). Depósitos Omitidos o no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su
correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de
equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y equivocaciones
por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisión.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la
empresa.
3) Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse
y viceversa.
3) Depósitos o Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros,
pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos
bancos.
3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía
no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el
monto del mismo.
3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las
omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisión.
3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el estado de cuenta bancario.
3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no
fueron asentados en el banco.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta
bancario.
3) Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse
y viceversa.
3) Depósitos o Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el
banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus
numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los
ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar
Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

LIBRO MAYOR DE BANCO CTA. CORRIENTE Nº

BOLÍVAR FUERTE 5698-22356-96
CODIGO DE CUENTA Nº: MOVIMIENTOS JULIO DE
1.1.02.01.02 2006
FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO
01/07/06 Saldo 230.000,00
01/07/06 Corrección del 166.500,00 396.500,00
Depósito Nº 1956
01/07/06 Corrección del Cheque 122.600,00 273.900,00
Nº 4505
02/07/06 Cheque Nº 4508 47.700,00 226.200,00
04/07/06 Depósito Nº 3984 180.000,00 406.200,00
06/07/06 N.C. Efectos 100.000,00 506.200,00
descontados
14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 451.200,00
20/07/06 Cheque Nº 4510 52.000,00 399.200,00
25/07/06 Depósito Nº 4866 130.000,00 529.200,00
28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 463.700,00
30/07/06 Depósito Nº 5698 78.000,00 541.700,00
28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 525.900,00
31/07/06 Depósito Nº 6892 40.000,00 565.900,00
Control interno
Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos,
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las
operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
 Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y
la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
 Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
 Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres
(3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las
actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen
por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros
mediante:
 División del trabajo
 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promoción de personal eficiente
 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en
un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
 Caja y Banco
La caja se divide en dos:
 Caja chica
 Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no
requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que
excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los
Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en
los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes impresos, numerados
correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y
especificaran en cifras y letras, el monto pagado.