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Así se hace un acta de junta de socios

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Las mesas directivas de las organizaciones se reúnen periódicamente para analizar el estado de la empresa y tomar decisiones relacionadas con
los balances financieros, la distribución de utilidades y hacer nuevas propuestas de negocio, entre otros objetivos.

Esta reunión de socios se formaliza por medio de un acta en la que se plasman las decisiones, los comentarios y las exposiciones hechas, lo cual
sirve de referente para futuras reuniones y para facilitar los procesos de archivo y la evolución de la compañía en materia financiera.

Tenga en cuenta los siguientes pasos al momento de realizar un acta de una junta de socios y recuerde que de su correcto desarrollo depende la
facilidad con que se haga seguimiento a la rendición de cuentas.

- Indique el nombre de la empresa, fecha, hora y lugar de la reunión.

- Haga una relación de los socios presentes y de los representantes de los ejecutivos ausentes, así como un listado de las cuotas de la empresa
pertenecientes a estos accionistas.

- Diga que la junta se reúne como respuesta a una citación hecha por el representante legal de la organización y que lo hace en teniendo a su
disposición los libros de la compañía y demás elementos exigidos por la ley.

- Señale que en la reunión se hizo presente un representante de la Superintendencia de Sociedades, con las credenciales que lo acreditan como
tal.

- Verifique que el número de cuotas presentes en la reunión clasifique como quórum, lo que constituye el primer paso para dar inicio formal a la
junta. En este paso, especifique cuántas cuotas pertenecen a los socios presentes y cuántas a los representados por terceros.

- Elija a los accionistas que harán las veces de presidente y secretario de la reunión.

A continuación, el gerente de la organización hace la exposición de un informe en el que se contemplan los siguiente temas:

Ventas, ingresos y costos: explica las operaciones comerciales de la compañía durante un periodo determinado y el monto en que se
incrementaron o redujeron las ventas con respecto a periodos anteriores.

En este punto también se exponen los índices de los costos de venta, el incremento de los gastos financieros y negocios específicos que hayan
significado una alta importancia para el desempeño de la empresa en el periodo evaluado.

Situación financiera: expone los incrementos de maquinaria, infraestructura y materias primas y los valores correspondientes, así como el
estado de los deudores comerciales, las fuentes de crédito a las que acudió la empresa (en caso de presentarse el caso), el estado del pasivo
corriente y endeudamiento total de la organización.

Aumento de capital: muestra el incremento del capital de la empresa (si se da el caso), el cual debe estar autorizado bajo resolución emitida por
la Superintendencia de Sociedades. En este aspecto también se expone si es necesario hacer un nuevo aumento del capital de la empresa y de
cuánto sería el monto.

Proyecto de distribución de utilidades: anexo a este informe se presenta este proyecto, donde se pone especial atención a las necesidades de
elevar el capital de la compañía en las proporciones adecuadas, buscando consolidar la situación financiera y poder brindar un mayor respaldo a
las operaciones de crédito que requiere el desarrollo de la actividad comercial.

Relaciones laborales y beneficios sociales: abarca la explicación de los programas de aumentos salariales manejados por la empresa en el
periodo en mención y los futuros decretos de reajuste compensatorio, de acuerdo con el aumento del costo de vida.

Posteriormente, se deben seguir los siguientes pasos para plasmar en el acta:

- Adicione el balance de estados financieros, que contiene los estados de pérdidas y ganancias de la empresa.

- Exponga la distribución de utilidades, es decir, las decisiones tomadas por la junta de socios en cuanto a la distribución de utilidades obtenidas
del periodo en cuestión.

- Elija una nueva junta directiva, mediante una votación adelantada por la asamblea de socios para el próximo periodo.

- Determine quién será el presidente, haciendo de manera democrática la elección de este cargo para la empresa y delegando a la junta directiva
la facultad de fijar su remuneración.

- Ajunte las preposiciones de los socios, es decir, las propuestas hechas durante la junta y aprobadas de manera unánime, que deberán ser
implementadas por la empresa en el futuro.

- Finalmente, se hace una lectura y posterior aprobación del acta, seguida por la hora de finalización y las firmas del presidente y secretario de la
junta.

Recuerde que este documento involucra a la alta gerencia de la organización y a las personas que son foco del direccionamiento estratégico de la
empresa.
Esto supone que es imprescindible que se desarrolle de manera impecable y que las decisiones de fondo que se tomen en la reunión no se pierdan
en la elaboración del documento.

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