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Una consultoría es una organización, una empresa de servicios, formada por profesionales
especialmente capacitados en un área determinada y que se dedica a asesorar sobre cuestiones
técnicas a las empresas que despliegan su actividad en diversas áreas. Además, hay consultorías
que ejercen este trabajo con los países.
Casi todas las áreas de trabajo y producción pueden contar con empresas dedicadas a satisfacer las
demandas de conocimiento y profesionales capacitados, que asesoran y revisan su trabajo de
alguna manera, como es el caso de las empresas de logística, comunicación e ingeniería.
Ahora bien, para lograr resultados óptimos durante la realización del servicio de consultoría, es
necesario considerar dos elementos importantes:
La decisión de la gerencia general de mejorar la organización y
La colaboración que surge de la relación cliente-consultor
Estos elementos hacen que la consultoría nos proporcione el conocimiento y las técnicas
profesionales para resolver los problemas prácticos de la gestión, con el fin de ayudar al cliente a
discernir las causas más comunes de estos problemas y enseñar al cliente a abordar los problemas
que surjan más adelante.
CONCEPTOS Y FUNCIONALIDAD BASICA
Tradicionalmente se utilizan indistintamente las palabras “consultorías” y “asesorías” para
describir servicios subcontratados por las empresas con fines específicos. Sin embargo, existe una
diferencia entre ambos términos. La “consultoría” se utiliza para temas específicos y la “asesoría”
se utiliza para temas más permanentes, a largo plazo.
Son un servicio de asesoramiento contratado por y proporcionado a organizaciones por personas
especialmente capacitadas y calificadas que prestan asistencia, de manera objetiva e independiente,
a la organización para poner al descubierto los problemas de gestión, analizarlos, recomendar
soluciones a esos problemas y coadyuvar, sí se solicita, en la aplicación de las soluciones.
Razones para buscarlas
Alcanzar los fines y objetivos de la organización mediante uno o varios de los siguientes trabajos:
Resolver problemas de gestión y empresariales.
Descubrir y evaluar nuevas oportunidades.
Mejorar el aprendizaje.
Poner en práctica los cambios.
Acercamiento al problema
Los consultores se consideran solucionadores de problemas. Típicamente acudes a una firma de
consultores para que te ayude a descubrir la raíz causante del problema y te ayude a resolverlo.
Una vez resuelto, el consultor se retira. Los asesores se valen de un acercamiento más generalizado
para ayudarte a lidiar con los retos constantes de tu negocio. Ayudan a guiarte a través del
mejoramiento, asistiendo en el descubrimiento de problemas y aconsejándote dónde encontrar
recursos y servicios útiles.
Longevidad de la relación
Las relaciones de consultoría son comúnmente cortas, mientras que muchos negocios contratan y
conservan asesores continuamente. De hecho, algunas compañías tienen una junta de asesoría de
negocios que se reúne regularmente, para revisar la dirección de la compañía y ofrecer consejos.
Enfoque tecnológico
Las firmas de consultoría se han vuelto progresivamente más enfocadas en la tecnología de la
información, usando sus conocimientos para determinar qué sistemas de software tecnológico
necesitas. Te venden los sistemas, los instalan y se van. Los asesores son más como estrategas. Te
ayudan a desarrollar una manera de alinear tu tecnología con las metas y procesos de tu compañía.
Independencia
El nivel de independencia en las relaciones entre clientes y sus consultores y asesores se ha
convertido en un tema importante en contabilidad, auditoría y otras industrias al principio del siglo
XXI. Las relaciones de contabilidad y auditoría independientes son especialmente importantes
para asegurar la credibilidad en los reportes financieros de las empresas públicas. Las verdaderas
relaciones de consultoría son consideradas más independientes que las relaciones de asesoría. Esto
es debido a la naturaleza más breve del trabajo de consultoría y la limitada participación estratégica
del consultante. Los asesores a veces se aventuran a ayudar a los clientes del negocio con las
mejoras de los procesos y la rendición de cuentas dentro de la organización.
Alcances de la consultoría Las siguientes actividades deberán ser desarrolladas como parte de la
consultoría:
Diseñar la metodología e instrumentos necesarios para el levantamiento de la evaluación
de impacto para la intervención del CAE
Realizar la validación de los instrumentos aprobados y su aplicación en campo.
Mantener reuniones de coordinación e informativas con los responsables del proyecto.
Procesar y analizar la información de campo.
Elaborar el informe final del estudio.
La importancia de la consultoría
Una de las claves del éxito de una empresa en el contexto actual de la alta volatilidad de mercados
y, en consecuencia, de la economía nacional, es la capacidad para adaptarse rápidamente a los
cambios. En la mayoría de las industrias, los cambios tienen que ver con modificaciones en las
condiciones de los mercados en los que actúa la empresa, y no tanto con los nuevos desarrollos
tecnológicos de sus productos y procesos de producción. Estos últimos transitan generalmente por
un carril más lento y con "lead times" mayores, lo cual permite tomarse más tiempo para estudiar
las alternativas y, eventualmente, tomar decisiones. La capacidad de reacción de una empresa ante
estos cambios bruscos en las condiciones del mercado va a estar íntimamente relacionada con el
desarrollo y la sofisticación de sus sistemas de información y comunicación. Un factor adicional
de ventaja competitiva es estar preparado para asumir decisiones de riesgo con suma rapidez.
Precisando un poco más el concepto, no se trata solamente de tener más información, sino que ella
sea relevante, en tiempo, y presentada de manera adecuada para el análisis que se desea efectuar.
Esto, que parece una simpleza, quizás sea una de las tareas más difíciles a las que debe apuntar
una empresa: tener información relevante, en tiempo y presentada de la manera más adecuada de
forma que facilite o guíe el proceso de decisión.
HERRAMIENTAS
La Consultoría Empresarial surgió como una forma de personas que ya pasaron por cierta
experiencia aconsejar a gestores o empresarios que estaban enfrentando esos mismos problemas,
dificultades o momento similar.
A pesar de que existen varios enfoques, creo que existen 5 pasos esenciales para una consultoría
empresarial completa:
Paso 1 - Entendimiento del negocio
Paso 2 - Elección del foco
Paso 3 - ¿Qué hacer en cada Área (Planes de mejora)
Paso 4 - priorización
Paso 5 - Colocar los planes en acción
Para cada uno de estos pasos puede existir una serie de herramientas de gestión que pueden
aplicarse para un mejor resultado y hablaré un poco más de ellas a lo largo de este artículo.
Paso 1 - Entendimiento del negocio
Si usted va a comenzar una consultoría empresarial completa, necesita entender el negocio de su
cliente como un todo. No tiene mucha magia para eso, es necesario entrar de cabeza en la
organización y evaluar cada área de ella. Hay algunas herramientas que hacen este trabajo muy
bien:
Diagnóstico
Creo en el diagnóstico empresarial siempre como la primera etapa de cualquier consultoría. No
sirve de nada pensar que puede proponer cambios sin entender completamente con lo que está
tratando. Digo esto, principalmente por el hecho de que cada negocio tiene sus características y, la
mayoría de las veces, se encuentran en momentos distintos, con necesidades distintas.
El resultado de una hoja de cálculo de diagnóstico puede variar, pero esencialmente necesita
mostrarle el nivel de madurez de la empresa y cuáles son las áreas que necesitan más atención.
FODA
A análisis DOFA tiene una función bastante similar al diagnóstico, la diferencia está en el enfoque.
Mientras que el segundo analiza áreas de la empresa, el primero va a hacer una evaluación de
factores internos (fuerzas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas), a fin de
proporcionar un retrato de la situación de la empresa.
Creo que la hoja de trabajo de análisis SWOT tiene un papel fundamental de dirección y de
entendimiento para los próximos pasos. Como consultor empresarial, su objetivo es asegurarse de
que salió del primer paso bien alineado con sus clientes en relación a lo que más molesta en el día
a día de la gestión de la empresa.
Paso 2 - Elección del foco
Con los resultados del diagnóstico y el análisis SWOT usted tendrá información suficiente para
saber exactamente dónde comenzar su consultoría. Normalmente, las áreas más importantes son:
Finanzas
Recursos Humanos
Venta
Estrategia
Obviamente existen otros puntos de comienzo de una consultoría empresarial, además de
proyectos más específicos, pero ningún tan importante y que impacte tanto los resultados como
esos 4, por eso, a lo largo del paso 3, mostraré cuáles serían las actividades más importantes para
cada uno ellos.
Paso 3 - Qué hacer en cada área
Creo que cada área posee una herramienta esencial que le ayudará a consolidar su consultoría
empresarial y mostrar a su cliente tanto la realidad que está pasando de manera muy objetiva, como
también posibilita un seguimiento claro de las mejoras en los resultados.
Finanzas
Normalmente, 8 entre 10 gestores o empresarios que buscan una consultoría empresarial tienen
problemas financieros, ya sea por falta de control del flujo de caja, poco control del capital de
giro (cuentas por pagar y recibir) o incluso por no tener informes específicos importantes.
La mejor herramienta para tener todas estas respuestas es la siguiente: planilla de control
financiero completo, ya que con ella queda simple hacer análisis de centro de costos, bancos,
clientes y proveedores.
Como consultor, tener estas respuestas puede llevar a su consultoría empresarial a otro nivel, ya
que usted puede dar consejos como un cambio de enfoque en un centro de costos poco lucrativo
para otro, alertar sobre la dependencia de un cliente o incluso para mostrar que existe necesidad
de caja a corto plazo.
Además de esta hoja de trabajo, cálculo del punto de equilibrio la segunda herramienta más
importante para una buena consultoría en el área financiera. Es con ella que usted conseguirá decir
de forma objetiva cuál es la cantidad de productos o servicios que necesitan ser vendidos para no
tener perjuicio.
A hoja de punto de equilibrio es posible llegar a insights como un precio de venta mal atribuido a
un producto o servicio, análisis de mark up o incluso la comprensión de la margen de contribución
individual de productos o servicios.
Venta
Si el área de finanzas es la más importante para las empresas que están desestructuradas o que
están perjudicando, el área de ventas es responsable de la mayoría de la demanda de consultoría
empresarial para las empresas que tienen resultados positivos, pero que quieren aumentar sus
resultados financieros.
Con una hoja de control de ventas es posible entender, mes a mes, el valor real vendido, la meta
que se había establecido y si el resultado se está alcanzando o no.
Con estos datos en manos, es posible analizar más profundamente si el problema está en la
captación de nuevos clientes, en una posible estacionalidad de un mes a otro o incluso en la tasa
de éxito de negociaciones.
Recursos Humanos
Si el mayor problema de la empresa en la que usted está prestando la consultoría en el área de
recursos humanos, será necesario algunos cuidados para que usted identifique exactamente lo que
proponer. Analice los siguientes datos:
Búsqueda de clima organizacional
Cantidad de despidos y admisiones mensuales
Evaluación de desempeño (preferentemente por competencias)
Estructura organizativa (organigrama)
Plan de cargos y salarios
Algunos de estos datos se pueden consolidar en una hoja de indicadores de recursos humanos y
pueden mostrarte exactamente por dónde seguir:
Por ejemplo, si su empresa tasa de volumen es muy alta, puede ser que los costos laborales sean
altos y el foco de su consultoría empresarial debería ser ese. Por otro lado, pueden existir
reclamaciones relacionadas con horas extras o falta de foco en entrenamientos en una investigación
de clima e incluso un indicador grave de desempeño malo por fallas en la gestión en la evaluación
de ese aspecto.
Estrategia
Para cerrar, la última área principal que es muy común demandar la experiencia de un consultor
es la estrategia empresarial. Esto ocurre porque incluso teniendo una estructura bien organizada, a
veces falta el foco en resultados, en los objetivos y metas más importantes.
En estos casos, recomiendo planilla de planificación estratégica que le permite crear estrategias
junto con sus clientes, asignar cuáles son las más importantes, acompañar las metas planificadas y
el resultado realizado para cada una de ellas:
Paso 4 - Priorización
Independientemente del área elegida y de las estrategias delineadas, habrá una serie de
posibilidades que hacer. Es en esas horas que un consultor experimentado realiza un trabajo
de priorización con la matriz GUT (gravedad, urgencia y tendencia).
De esta forma, usted conseguirá ver un ranking de lo que necesita ser hecho primero de acuerdo
con los criterios establecidos.
Paso 5 - Colocar los planes en acción
Por último, el último paso es más orientado a la práctica y algunos consultores acaban no
realizándolo. Todo va a depender de lo que esté acordado en el contrato con su cliente.
Normalmente este trabajo de seguimiento y realización de las estrategias delineadas es llamado de
asesoría.
Me gusta mucho este momento, porque creo que es justamente aquí que muchos gestores acaban
no siguiendo lo que fue sugerido por la consultoría empresarial. En ese sentido, hay dos
herramientas más que me gusta indicar y que ayudan mucho en este proceso:
PDCA
O ciclo PDCA es extremadamente conocido en todo el mundo como una herramienta de la calidad,
pero la verdad es que es esencial para la ejecución de estrategias, justamente por basarse en un
ciclo de 4 pasos que te van a decir al final si estás haciendo esa actividad lo suficiente o si tienes
que recomenzar.
También se planilla de ciclo PDCA.
Plan de acción
Aliado al ciclo PDCA, lo recomiendo control de planes de acción con la metodología 5W2H, que
delimita exactamente para cada acción estos 7 elementos:
que
PORQUE
que
cuando
donde
Como
cuanto
CLASES DE CONSULTORES
1) Consultoría estratégica
Este tipo de consultoría es importante para ayudar a los propietarios, gerentes y directivos en
general, para disponer de las herramientas necesarias para solucionar sus problemas y maximizar
eficiencias, a nivel general organizacional y estratégico.
Planes de viabilidad
Planes financieros
Reducción de costes
Análisis de costes-beneficio y umbrales de rentabilidad
Análisis de proyectos de inversión
3) Consultoría en marketing y comercialización
Si no tiene su propia área de marketing este tipo de consultoría será la ideal para suplir este tipo
de necesidades. La consultoría de marketing es una excelente manera de otorgar a la organización
ayuda en los siguientes temas:
Planes de marketing
Estudios de mercado
Planes de posicionamiento de marca
Planes de posicionamiento redes sociales (seo y sem)
Planes comerciales operativos (redes comerciales, asignación de zonas, …)
Estudios sectoriales y territoriales
4) Consultoría especializada
Esta modalidad de consultoría requiere de expertos que sean reconocidos en este ámbito para poder
otorgar este servicio.
Consultoría en organización y RRHH (selección, promoción interna, valoración de
puestos de trabajo, equidad retributiva, clima laboral, formación, evaluación desempeño,
gestión del cambio, …)
Consultoría tecnológica o informática. Se trata de un asesoramiento dedicado a orientar
a las empresas a cómo utilizar las tecnologías de la información más adecuadas a su sector
y volumen de actividad.
1. Implantación sistemas de información / migración / informática / comunicaciones
(SAP, ERP, CRM,)
2. Desarrollo de software especializado y adaptado
Consultoría en sistemas calidad (calidad, Q, ISO,)
Consultorías de nicho: retail, logística, modelos de fabricación…
No es fácil acudir a un extraño, pero en ocasiones, todo lo que hace falta para que una empresa
aceptable se transforme en excelente, es la voluntad de cambiar y un consultor externo. ¿Por qué
puede ser beneficioso?
Los consultores externos son una parte importante de la cultura empresarial; si se abordan con
voluntad y expectativas realistas, pueden aportar experiencia, ayudar a reducir los costes y
aumentar la competitividad de las empresas.
1-La escucha activa es una de las características fundamentales que le harán comprender
las necesidades de aquellas personas o empresas que contraten a un consultor. Además,
deberá conocer e investigar cuáles son las motivaciones de
los empleados, proveedores y clientes, así como de la competencia para poder elaborar una
estrategia válida y exitosa.
2-El consultor debe ser muy flexible, tener gran tacto para no interferir de manera significativa
en las labores de los empleados o personas de la empresa con los que entabla comunicación.
3-Una elevada dosis de objetividad debe caracterizar al consultor, quien no debe realizar juicios
de valor, llevar a cabo su trabajo con independencia y alejarse de las apreciaciones subjetivas para
poder plantear las soluciones más convenientes en cada situación.
4-La facilidad de comunicación con los gerentes y directivos de la empresa, así como con los
empleados, es fundamental para conseguir la información necesaria para realizar
la evaluación de la empresa. La claridad, la precisión y la capacidad para convencer son
cualidades propias de un eficaz consultor. Estas capacidades le serán muy útiles para efectuar
su diagnóstico y, que este y las demás soluciones que plantee, sean comprendidas por sus
clientes.
5- Debe elaborar un plan de acción que incluya con detalle los objetivos del proceso, las fases,
las personas que van a participar en cada actividad, los recursos disponibles, así como la forma
de presentar los resultados.
6- La cualidad más importante de un consultor es la ‘proactividad’, dado que los clientes esperan
del especialista soluciones y alternativas sobre un determinado asunto. Estas deben
ser originales, innovadoras útiles y, no plantear nuevos inconvenientes. Su participación en el
proceso debe ser resolutiva.