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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CASIMIRO TU RAYA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO COMPLEMENTARIO VIRTUAL


INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir


desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y este
griego Archeion que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que ha sido para la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es allí cuando vemos la importancia de los archivos que
constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, entidad
pública, privada o un país por cuanto su documentación se expresa, en forma
única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su importancia se
podrá comprender a partir del valor que tiene para la administración y la
investigación.
Importancia de los archivos para la administración

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma


ordenada documentación e información útil (dicha información puede ser
contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sean medio
legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadoras,
micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos,
mapas, etc.) la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin que nos
permita posteriormente, la fácil localización de cualquier documento de la forma
más rápida, cuando asi se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con estos
concluimos, que todo gobierno, entidad, publica, privada o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a tramites y demandas de orden
legal, administrativo, fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los
archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con
archivos bien organizados no tendremos lo empleados, funcionarios y ciudadanos
a partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de la
información, elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo
atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la información.

Importancia de los archivos para la investigación

Todos los archivos tiene la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y


mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto
contienen información en documentos, que pueden y deben aprovecharse por
parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para
encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los
procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología, etc.
CONCLUSIONES

 El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y


científica de la humanidad.
 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un
país representada en la conservación de los documentos.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz al consultar por
parte de la ciudadanía en general.
 El archivo debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta.
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.

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