Fundamentos de Administración

Curso Fundamentos de Administración ‐ 2019 09/05/2019
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Instructor
Ing. Javier Andrés Martínez P.
1
3. ORGANIZACIÓN
CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 2
2
NATURALEZA DE LA
ORGANIZACIÓN

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 3
3
NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN
Si las personas adecuadas son capaces y tienen disposición,
todo su esfuerzo se verá reflejado en el cumplimiento de los
objetivos de las instituciones. Si además conocen bien sus
funciones, trabajarán en conjunto de manera adecuada.
Precisamente la naturaleza de una organización está en la

definición de las funciones administrativas: planear, organizar,
integrar personal, dirigir y controlar; a partir de las cuales se
diseña y se define una estructura que deja claro al personal
cuáles son sus tareas y responsabilidades.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 4
4
De este modo, cada persona realizará sus actividades sin
interferir en las de otros, lo cual no implica desconocerlas,
ya que éstas se relacionan entre sí y están encaminadas al
logro de los objetivos.
La función gerencial de organizar es básicamente diseñar y

mantener los sistemas de funciones.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 5
5
Para que una función organizacional exista y sea significativa
para las personas debe incorporar:
1. Objetivos verificables son una función importante de la

planeación.
2. Una idea clara de las principales obligaciones o actividades
involucradas.
3. Un criterio claro de la función o una autoridad para que la
persona que la desempeña sepa lo que puede hacer para
alcanzar las metas.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 6
6
Además, para que una función opere con efectividad deben
tomarse las medidas que proporcionen la información y las
herramientas necesarias para su desempeño. En ese
sentido, organizar se define como:
• Identificar y clasificar las actividades necesarias.

• Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los
objetivos.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 7
7
• Asignar a cada grupo un gerente con la autoridad
(delegación) necesaria para supervisarlo.
• Proveer de la coordinación horizontal (al mismo nivel
organizacional o uno similar) y vertical (entre las oficinas
corporativas, las divisiones y los departamentos) en la
estructura organizacional.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 8
8
Se debe diseñar una estructura organizacional que
especifique quién hace qué tareas y quién es responsable
de qué resultados; asimismo, proporcionar redes para la
toma de decisiones y la comunicación que reflejen y
apoyen los objetivos de la empresa.
Para la mayoría de los gerentes en funciones el término

organización supone una estructura intencional y formal
de funciones o puestos.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 9
9
¿Qué significa estructura intencional de funciones? En primer
lugar, significa que las personas que trabajan juntas deben
desempeñar ciertas funciones.
Segundo, los papeles a desempeñarse se deben diseñar

intencionalmente para garantizar que se realicen las actividades
requeridas y se coordinen entre sí para trabajar en grupo con
armonía, eficiencia, efectividad y, por lo tanto, eficacia.
Así, al establecer dicha estructura de manera intencional, la

mayoría de los gerentes consideran que están organizando.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 10
10
10
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Se entiende por organización formal la estructura intencional

de funciones en una empresa formalmente organizada.
Para que un gerente pueda organizar adecuadamente la

estructura debe aportar un ambiente en el que el desempeño
individual (presente y futuro) contribuya de la manera más
efectiva a las metas del grupo.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 11
11
11
Incluso la más formal de las organizaciones debe ser
flexible y permitir la discrecionalidad, la utilización benéfica
de talentos creativos y el reconocimiento de los gustos y las
capacidades individuales.
La organización informal es una red de relaciones

interpersonales que surgen cuando los individuos se
asocian entre sí; de este modo, las organizaciones
informales no aparecen en el organigrama.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 12
12
12
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 13
13
13
Formalización de la Organización
Son las normas y reglamentos que prescriben cómo, cuándo y

por qué se ejecutan las tareas, con lo cual se busca gobernar el
comportamiento de los miembros de la empresa.
Mientras más formalización, más normatividad existirá: rutinas,

procedimientos, formularios, información escrita, aprobaciones,
firmas reconocidas, etc. A mayor formalización, mas burocracia,
mas rutina.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 14
14
14
Integración
Son los medios de coordinación y enlace de las partes que

conforman la organización. A mayor diferenciación (división del
trabajo) mayor será la heterogeneidad de la estructura y mayor
será la necesidad de lograr coherencia, armonía y sinergia.
La división del trabajo dispersa y fragmenta, la integración, en

cambio, interrelaciona e interconecta. Los esquemas más
usados para lograr la integración (solucionar conflictos) son:
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 15
15
15
• Jerarquía administrativa: Se enfoca en la solución
común de problemas entre dos o más subunidades
• Departamentalización: Se busca la división horizontal
para lograr la especialización por departamentos
• Staff (asesoría): Se utilizan especialistas funcionales
que apoyan al directivo (sobrecarga)
• Reglas y procedimientos: Se establecen formas para
decidir rutinariamente.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 16
16
16
• Comisiones y fuerzas de tarea: Son reuniones o
equipos de trabajo interdisciplinarias o entre unidades
para decidir rápidamente
• Objetivos y planes: Similar a las reglas, pero funciona
por un tiempo limitado.
• Distribución física (arquitectura): El layout se hace
de forma tal que integre a quienes deben comunicarse
con más frecuencia.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 17
17
17
Centralización y descentralización
La centralización es un sistema de organización en el que

las decisiones fundamentales son tomadas en los niveles
más altos; en este caso, se delega poco.
En cambio, en la descentralización parte de la autoridad

direccional descansa en los niveles bajos de la jerarquía; en
consecuencia, se delega más.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 18
18
18
DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO
La acción de organizar comprende, entre otros aspectos,

establecer departamentos.
El término departamento designa un área, una división o

una unidad específica de una organización sobre la cual un
gerente tiene autoridad para el desempeño de las
actividades establecidas.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 19
19
19
Un departamento —como generalmente se utiliza el
término— puede ser la división de producción, el
departamento de ventas, la unidad de la costa oeste, la
sección de investigación de mercados o la unidad de
cuentas por cobrar.
En algunas empresas la terminología departamental se

utiliza con libertad, en otras, especialmente en las grandes,
una terminología más estricta indica relaciones jerárquicas.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 20
20
20
NIVELES ORGANIZACIONALES Y LA GESTION
ADMINISTRATIVA
Los niveles organizacionales existen porque para la cantidad de

personas que un gerente puede supervisar con efectividad hay
un límite, aun cuando éste varíe según las circunstancias.
Hay dos tipos de estructuras organizacionales, según sus

niveles: La vertical y la horizontal.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 21
21
21
La estructura organizacional vertical es aquella
“caracterizada por una línea de mando angosta y muchos
niveles jerárquicos”.
Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los

administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 22
22
22
La estructura organizacional horizontal es aquella “caracterizada
por una línea de mando amplia y de pocos niveles jerárquicos”.
Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores

de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.
En este tipo de organizaciones, se vuelve más rápida para tomar

decisiones; pero también puede llegarse al extremo de que los
administradores tengan demasiada responsabilidad por no contar con
los medios que les ayuden a resolver problemas cotidianos del trabajo

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 23
23
23
Ámbito de control
Es el número de colaboradores que reportan directamente

a un ejecutivo o supervisor.
Es decir, hay un límite en cuanto a la cantidad de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo para que
éste realice todas sus funciones eficientemente.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 24
24
24
A mayor amplitud (número de personas a cargo), menor
serán el control y la atención debido a que hay más
empleados.
La amplitud de control grande o pequeña, afecta a la

estructura organizacional, volviéndola alta (piramidal, con
muchos niveles jerárquicos y pocos grupos de trabajo) o
plana (pocos niveles jerárquicos y muchos grupos).

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 25
25
25
Además tenemos que considerar para estos efectos:
• El tamaño de la organización.
• La tecnología.
• La especialización.
• Las actividades empresariales.
• Las políticas generales.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 26
26
26
ORGANIZACIÓN CON AMBITOS ESTRECHOS

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 27
27
27
Ventajas Desventajas
• Supervisión estrecha. • Los superiores tienden a involucrarse

en exceso en el trabajo de los
• Control estricto. subordinados.
• Comunicación rápida entre • Muchos niveles administrativos.
subordinados y superiores. • Altos costos por los numerosos
niveles.
• Excesiva distancia entre el nivel más
bajo y el más alto.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 28
28
28
ORGANIZACIÓN CON AMBITOS AMPLIOS

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 29
29
29
Ventajas Desventajas
• Los superiores están obligados • Tendencia de que los superiores

a delegar. sobrecargados de trabajo se
• Deben establecerse políticas conviertan en cuellos de botella
claras. que impidan la toma de
• Es necesario seleccionar a los decisiones.
subordinados con sumo • Riesgo de que el superior
cuidado. pierda el control.
• Se requiere de administradores
de calidad excepcional.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 30
30
30
AMBITOS ESTRECHOS AMBITOS AMPLIOS
(Mucho tiempo dedicado a los (Poco tiempo dedicado a los
subordinados) subordinados)
Poca o ninguna capacitación de los
Plena capacitación de los subordinados.
subordinados.
Delegación de autoridad inadecuada
Delegación clara y tareas bien definidas.
o poco clara.
Planes poco claros para operaciones Planes bien definidos para operaciones
no repetitivas. repetitivas.
Mayor cantidad de especialización en los
Mayor cantidad de especialización
niveles superiores (altos gerentes
en los niveles medios e inferiores.
preocupados por el ambiente externo).
Falta de disposición de los subordinados a
Disposición de los subordinados a aceptar
aceptar responsabilidades y riesgos
responsabilidades y riesgos razonables.
razonables.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 31
31
31
AMBITOS ESTRECHOS AMBITOS AMPLIOS
(Mucho tiempo dedicado a los (Poco tiempo dedicado a los
subordinados) subordinados)
Cambios rápidos en ambientes internos y Cambios lentos en ambientes internos y

externos. externos.
Uso de técnicas de comunicación malas o Utilización de técnicas apropiadas como
inapropiadas, que incluyen instrucciones una estructura organizacional y una
vagas. comunicación oral y escrita formales.
Tarea Compleja Tarea Sencilla
Subordinados inmaduros Subordinados maduros

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 32
32
32
Autoridad y Poder
La autoridad se puede definir como el grado de responsabilidad

en la toma de decisiones que tienen las personas que laboran
en una organización, de acuerdo con la posición que guardan
dentro de la estructura formal.
El Poder es mucho más amplio que la autoridad y consiste en

la capacidad que tienen los individuos o grupos para inducir o
influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 33
33
33
Delegación
Es la concesión de autoridad y responsabilidad a una

persona para cumpla con un trabajo. Siempre que se
delegue autoridad hay que tener control sobre ella.
Para que sea efectiva la delegación de autoridad, debe

cumplir tres condiciones:

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 34
34
34
A. Paridad de autoridad y responsabilidad. Si se le
asigna responsabilidad a un individuo, en esa misma
medida debe concedérsele autoridad.
B. Absolutismo de obligación. La obligación hacia un
superior no puede ser delegada, pero sí es posible
delegar la responsabilidad y la autoridad a los
subordinados.
C. Unidad de mando. Cada subordinado debe reportarle a
un solo jefe.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 35
35
35
Principio de Línea y Staff
Cuando se entrega algo de autoridad, se debe definir con toda

claridad no sólo la cantidad entregada, sino también la calidad
y la naturaleza de esta autoridad.
Las funciones de línea son las que están ligadas directamente a

los objetivos de la empresa o departamento, mientras que las
de staff no están ligadas directamente a ellos. Así que se
diferencian por el grado en que las funciones están ligadas a
los objetivos.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 36
36
36
Autoridad de línea significa autoridad directa sobre un
subalterno.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 37
37
37
Autoridad de staff significa que quien la posee no da órdenes
directas a nadie, sino que su papel está circunscrito a la
asesoría sobre algunas personas, que no tiene carácter
obligatorio.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 38
38
38
PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES
La división de actividades en departamentos y la creación de

múltiples niveles en sí no es del todo deseable porque:
Los niveles son costosos: Conforme aumentan deben

asignarse más esfuerzos y dinero para administrarlos, este
incremento se deriva de los gerentes adicionales, el personal
que los asiste y la necesidad de coordinar actividades
departamentales, así como del costo de las instalaciones para el
personal.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 39
39
39
Los contadores llaman a esos costos gastos indirectos,
carga o gastos generales y administrativos, en
contraste con los llamados costos directos.
La producción real se debe a los empleados de fábrica,

ingeniería o ventas, que son, o podrían ser, contabilizados
como mano de obra directa.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 40
40
40
2. Los niveles complican la comunicación: Por su
estructura organizacional, una empresa con muchos niveles
tiene más dificultad para comunicar sus objetivos, planes y
políticas hacia abajo que una horizontal donde el gerente
principal se comunica con sus empleados de manera
directa.
Conforme la información fluye en línea descendente

ocurren omisiones e interpretaciones erróneas.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 41
41
41
3. Muchos departamentos y niveles complican la
planeación y el control: un plan que puede definirse y
estar completo al más alto nivel pierde coordinación y
claridad al ser subdividido en niveles inferiores.
El control se vuelve más difícil conforme se agregan niveles

y gerentes; al mismo tiempo, las complejidades de la
planeación y las dificultades de comunicación hacen que
este control sea más importante.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 42
42
42
Organigramas
Conocidos también como cartas o gráficas de organización,

son sistemas de organización en donde se representa con
objetividad la estructura interna de una organización:
niveles jerárquicos, líneas de autoridad, responsabilidad,
comunicación, etcétera.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 43
43
43
Son un diagrama en el que cada cuadro representa el nombre
de un puesto superior. De esta manera, señalan la vinculación
entre los departamentos, tanto de forma horizontal como
vertical, a lo largo de las líneas principales de autoridad.
Los organigramas muestran únicamente las relaciones formales

de autoridad (líneas de autoridad) para tomar decisiones, y
puntualizan a los gerentes y al personal en general cuál es su
posición y puesto dentro de la estructura organizacional; sin
embargo, no expresan las relaciones informales de la
organización, ni el grado de autoridad de cada puesto.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 44
44
44
Además de ser una fuente oficial de consulta, los organigramas sirven
para representar lo siguiente:
• La división que existe entre las funciones.

• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de comunicación.
• La naturaleza, ya sea lineal o staff, del departamento.
• A los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etcétera.
• Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa, a
lo largo y ancho, y en cada departamento o sección.
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 45
45
45

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 46
46
46

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 47
47
47
REINGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN
La reingeniería significa empezar de nuevo, no significa

modificar lo que ya existe ni hacer cambios incrementales que
dejen intactas las estructuras básicas.
Michael Hammer y James Champy, quienes popularizaron el

concepto, sugirieron plantearse esta pregunta: “Si volviera a
crear esta compañía hoy (partiendo de la nada), sabiendo lo
que ahora sé y dada la tecnología actual, ¿cómo sería?”
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 48
48
48
Específicamente, para Hammer y Champy la reingeniería es

“La revisión fundamental y el rediseño radical de
procesos para alcanzar mejoras espectaculares en
medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales
como costo, calidad, servicio y rapidez.”

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 49
49
49
ASPECTOS CLAVES DE LA REINGENIERÍA
Fundamental: Al comenzar el proceso de Reingeniería de un

negocio cualquiera, el individuo debe hacerse las preguntas
más básicas sobre su compañía y su funcionamiento, lo cual
obliga a examinar los supuestos en los que se basa el negocio.
• ¿Por qué hacemos lo que estamos haciendo?

• ¿Y por qué lo hacemos en esa forma?

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 50
50
50
Radical: Rediseñar de manera radical significa llegar hasta
la raíz de las cosas, no efectuar cambios superficiales ni
tratar de arreglar lo que existe; es simplemente abandonar
lo viejo.
Al hablar de Reingeniería, el rediseño radical consiste en

destacar todas las estructuras y los procedimientos
existentes e inventar nuevas maneras el realizar de trabajo.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 51
51
51
Espectacular: La Reingeniería no es cuestión de hacer
mejoras marginales o increméntales, sino de dar salto
gigantesco en rendimiento.
Se debe recurrir a la Reingeniería solamente cuando exista

la necesidad de mejorar todos los procesos existentes; la
mejora espectacular exige cambiar lo viejo por algo
totalmente innovador.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 52
52
52
Procesos: Los procesos en un negocio están definidos como
un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos para
crear un producto o servicio. El objetivo de cualquier proceso es
satisfacer con éxito a los clientes y sus necesidades.
Para lograrlo, es preciso obtener una retroalimentación

continua de los rendimientos. Otro objetivo es entregar
rendimiento mejor, más rápido y más barato que la
competencia.

09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 53
53
53
Elementos clave de la reingeniería
• Identificación de los procesos empresariales más importantes,

a cualquier nivel, con el propósito de reconceptualizar.
• Enfoque global, a fin de salvar conceptual y funcionalmente
las fronteras que establecen entre unidades que concurren en
un mismo proceso.
• Apoyo y compromiso de cambio por parte e la alta gerencia y
de los trabajadores.
• Uso de nueva tecnología, como elemento sinérgico y
dinamizador de los cambios
09/05/2019 10:27 a.m. - 2019 54
54
54

Fundamentos de Administración

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Fundamentos de Administración

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Curso Fundamentos de Administración ‐ 2019 09/05/2019

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Precisamente la naturaleza de una organización está en la

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

La función gerencial de organizar es básicamente diseñar y

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

1. Objetivos verificables son una función importante de la

• Identificar y clasificar las actividades necesarias.

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Para la mayoría de los gerentes en funciones el término

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Segundo, los papeles a desempeñarse se deben diseñar

Así, al establecer dicha estructura de manera intencional, la

Se entiende por organización formal la estructura intencional

Para que un gerente pueda organizar adecuadamente la

La organización informal es una red de relaciones

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Son las normas y reglamentos que prescriben cómo, cuándo y

Mientras más formalización, más normatividad existirá: rutinas,

Son los medios de coordinación y enlace de las partes que

La división del trabajo dispersa y fragmenta, la integración, en

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

La centralización es un sistema de organización en el que

En cambio, en la descentralización parte de la autoridad

La acción de organizar comprende, entre otros aspectos,

El término departamento designa un área, una división o

En algunas empresas la terminología departamental se

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Los niveles organizacionales existen porque para la cantidad de

Hay dos tipos de estructuras organizacionales, según sus

Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores

En este tipo de organizaciones, se vuelve más rápida para tomar

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Es el número de colaboradores que reportan directamente

Es decir, hay un límite en cuanto a la cantidad de

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

La amplitud de control grande o pequeña, afecta a la

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

• Supervisión estrecha. • Los superiores tienden a involucrarse

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

• Los superiores están obligados • Tendencia de que los superiores

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Cambios rápidos en ambientes internos y Cambios lentos en ambientes internos y

Subordinados inmaduros Subordinados maduros

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

La autoridad se puede definir como el grado de responsabilidad

El Poder es mucho más amplio que la autoridad y consiste en

Es la concesión de autoridad y responsabilidad a una

Para que sea efectiva la delegación de autoridad, debe

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

Cuando se entrega algo de autoridad, se debe definir con toda

Las funciones de línea son las que están ligadas directamente a

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

CURSO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN