MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DEFINICIONES DE CARGO DE LA

EMPRESA LAP S.A.S

OLGA YAZMIN DIAZ PULIDO

EDNA TATIANA FERNANDEZ
GERMAN RICARDO BAUTISTA
YENCY ALEJANDRA MALAGON
LUCENITH RODRIGUEZ DE LA HOZ

CENTRO DE LA EMPRESA, LA INDUSTRIA Y LOS SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
(809270)
NEIVA
Contenido

JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................................3
POLÍTICAS.............................................................................................................................................4
NORMAS.......................................................................................................................................................4
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES........................................................................................5
DESCRIPCIONES DE CARGOS..........................................................................................................10
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO.....................................................................................................11
PARTICIPANTES.....................................................................................................................................12
PERIODICIDAD.......................................................................................................................................13
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL................................................................................14
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN.........................................................................................................15
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL....................................................................16
 JUSTIFICACIÓN

El presente Estudio permite plantear la gran importancia ya que podrá dotarse a la

empresa de una herramienta técnica y moderna de fácil manejo para los departamentos
de la empresa logrando así los objetivos propuestos por la comercializadora LAP.

La tarea de planificar es un proceso de análisis de las necesidades del personal en una

organización y el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de la
empresa eso con lleva a tener un manual de funciones que facilite el proceso de
reclutamiento, selección y contratación, definiendo así cual es el perfil mínimo requerido
y a la vez cual es la descripción detallada de todas las competencias, experiencias,
funciones, nivel académico, etc.
POLÍTICAS

 Mantener una Imagen Corporativa buena

 Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa,
para lo cual deberán conocerlos procedimientos a fin de orientarlos. Todos los
integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
 Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún
trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente
capacitado.
 La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está
enfocada en la satisfacción del cliente.
 Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS

 Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a período de

prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeño de acuerdo con el
oficio para el que se desea contratar
 La empresa reconocerá sobre remuneración por horas extras y demás beneficios
que la ley determine para tales efectos
 Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compañeros
DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL
DEPENDENCIA GERENCIA
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales
 Planifica: el gerente comercial es el encargado de planificar las funciones, proyectos y
demás actividades que se realizan en la empresa.

 Supervisa: conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus vendedores y
supervisa el trabajo del equipo.

 Escucha: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión comercial.

 Lidera: representa a sus vendedores, frente al directorio y los clientes. Respalda y

defiende las gestiones realizadas y acompaña al equipo en la ardua tarea de vender y
captar nuevos clientes.

 Selecciona personal: el gerente comercial, es el responsable de contratar y despedir

a los vendedores.

Entre otras….
 IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Director financiero y administrativo
DEPENDENCIA ADMINISTRACIÓN
NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales
 El papel del financiero va desde la presupuestación, la predicción y el manejo de
efectivo, hasta la administración crediticia, el análisis de inversiones y el procura
miento de fondos.

 Administrar los fondos que ingresaren de los proyectos de prestación de servicios así como los
fondos de los proyectos financiados por organismos del exterior, de acuerdo a las leyes,
reglamentos y al Manual de Procedimientos de la Empresa Pública ESPOL- TECH. 2.

 Supervisar los registros contables de los recursos nacionales e internacionales de cada uno de
los proyectos y programas de acuerdo a los Principios de contabilidad generalmente aceptada y
el cumplimiento de lo prescrito en los contratos.

 Realizar los pagos imputables con recursos de los proyectos y con recursos de la contraparte
local cumpliendo los requisitos legales y los establecidos en los contratos y convenios de
entendimiento respectivo.

 Presentar los informes financieros a los organismos de control superior correspondiente de

acuerdo a lo establecido en la ley Orgánica de las Empresas Públicas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director de Logística
DEPENDENCIA Área operativa
NUMERO DEL CARGO 1

 Coordinar las diferentes a área de almacén (entrada, reposición, preparación de pedidos y

preparación delos mismos).

 Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

 Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

 Optimizar procesos de trabajo.

 Gestión y supervisar al personal a su cargo.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador de comercial y mercadeo
DEPENDENCIA Área de venta
NUMERO DEL CARGO 1

 Realizar la organización y lanzamiento de los productos del comercial LAP.

 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos comercios comerciales
y seguimiento permanente a los actuales.

 Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados

 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de actividades

 Diseñar promociones con actividades de marca.

 Impulsar al mercado y las fuerzas de ventas mensuales

 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de venta.

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador talento humano
DEPENDENCIA Área de recursos humano
NUMERO DEL CARGO 1

 Desarrollo de programas de bienestar de la compañía.

 Proceso de selección y contratación de personal nuevo

 Coordinar de charlas y capacitar al personal de diferentes temas

 Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de trabajo, incapacidades, ausentismo,

etc.

 Ejecutar y coordinar las actividades de selección para dotar a las áreas de la empresa del
personal idóneo para cada puesto de trabajo.

 Coordinar con áreas y llevar a cabo los procesos de promoción, capacitación, vacaciones,
licencias, recome, reconocimientos, temas disciplinario y retiros de personal.

 Ejecutar las actividades relacionadas con la selección, contratación e inducción del personal
nuevo.

 Hacer seguimiento al desarrollo desempeño del personal vinculado.

 Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que otorga la compañía

 Coordinar el diseño, aprobación, adquisición y entrega de uniforme y dotación de personal.

 Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y de elegibles

 Coordinar los remplazos en casos de ausencias.

 Coordinar todo lo referente a salud ocupacional

 Elaborar las liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscales

 Coordinar la liquidación de contratos

 Reclamos, retiros entre otros

DESCRIPCIONES DE CARGOS

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de logística y ventas

Edad: 49 años

Tiempo de servicio: 5 años

Estudios académicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística.

Responsabilidades: Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la

empresa (transporte, almacenaje, distribución) con el fin de garantizar la satisfacción
del cliente.

 Desarrollar y aplicar procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar y

enviar mercancías y materiales.
 Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo de mercancías
(por ejemplo, sistemas informáticos de niveles de existencias, tiempos de entrega,
costes de transporte y valoración del rendimiento).

 Coordinar y controlar los procesos de comercialización de productos.

 Asignar y gestionar los recursos de la plantilla conforme a las necesidades

(cambiantes).

 Servir de enlace y negociar con otros departamentos, proveedores, fabricantes,

empresas de transporte, clientes y minoristas.

 Controlar la calidad, el costo y la eficiencia en áreas de venta y logística

empresarial.

Situación problema: Se esfuerza por innovar, controlar y poseer gran sentido de

pertenencia y liderazgo, A veces se muestra temeroso para tomar alguna decisión,
busca apoyarse en alguien para que las cosas le salgan bien.
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

 Mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa.

 Designa responsabilidades en la ejecución de las tareas.
 Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.
 Nos proporciona información detallada de las obligaciones y características de
cada puesto.
 Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de
trabajo y corregirlas.
 A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisión y
seguridad las tareas que debe realizar.
 Hace que resalten los méritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e
indica también los fallos y aciertos.
 Facilita los procesos de selección y contratación de personal, ya que indica
las aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el puesto de
trabajo.
 Proporciona buena información a la hora de realizar evaluaciones de
desempeño.
 PARTICIPANTES

Nombre: Ricardo Vargas

Cargo: Director Financiero y Administrativo
Edad: 55 años
Tiempo de servicio: 20 años
Estudios: Contador Público y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del SENA.
Responsabilidades: Tiene a su cargo los Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.

Nombre: Fernando Pérez

Cargo: Director de Logística
Edad: 49 años
Tiempo de servicio: 5 años
Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística y Cadena de
Suministros.
Responsabilidades: De él depende todo lo que tiene que ver con distribución y transportes.

Nombre: Carlos Rodríguez

Cargo: Coordinador Comercial
Edad: 50 años
Tiempo de servicio: 31 años como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnología en mercadeo y publicidad
Responsabilidades: Encargado de las ventas y las planillas de pago por comisiones para
todos los vendedores de la empresa.

Nombre: Carolina Prieto

Cargo: Coordinadora de Talento Humano
Edad: 36 años
Tiempo de servicio: 10 años
Estudios: Tecnóloga en Gestión del Talento Humano
Responsabilidades: Gestión de la nómina, el reclutamiento y la selección de talento humano.
PERIODICIDAD

Periodo Inicial
La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector
popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar los productos
compró, a crédito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10 años fueron de
trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo buenos resultados
económicos a la familia.

Periodo Intermedio
En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y
ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un
Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho
camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal
directa de 18 personas, que se encargan de las áreas administrativa y comercial. Otros
empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la
bodega.

Han pasado los años y recientemente el Señor Preciado ha sido diagnosticado con
presión arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo obligó a dar un paso al costado para
destinar tiempo a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrés propio del negocio.

Periodo Final
En este periodo encontramos la decaída de la empresa puesto que algunos de los
mejores vendedores han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia
obteniendo así una mejor retribución económica y algunos beneficios que la empresa no
le ofrecía.

Además Encontramos que la empresa no posee alta vocación al servicio, reactividad e

innovación y que las ventas han disminuido notoriamente.
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1  DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar el
manual. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para
implementarlo

Paso 2  RECOPILACION DE LA INFORMACION

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3  ESTRUCTURARLO

La Estructura debe ser limpia, con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea. También es
importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles.

Paso 4 COMUNICARLO

Objetivo primordial será difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de

comunicación para que cada colaborador esté enterado de ello y también dar las
herramientas para su fácil acceso.
Como recomendación, el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboración, así como los responsables de su realización y
aquellos que lo autorizan. También es importante cuidar los formatos en los que se
presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona que
pueda tener acceso a ella.
INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

INSTRUMENTOS DE MEDICION

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cuáles son sus
fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su producción,
Enfocado en la mejora continúa de toda la empresa de manera armónica y activa, con
el propósito de mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medición para evaluar e

identificar las habilidades y posibles falencias en la organización.

Listas de chequeo

Encuestas

Entrevistas

Investigaciones

Foros
IN0STRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP deberán consultar permanentemente este

manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,
ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes
a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes áreas o departamentos porque podrán evaluar objetivamente
el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de
la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición
del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido
establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los
niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo
bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.