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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD: C1 incrementar los índices de satisfacción de los clientes de la Secretaría General con
OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: DH6 Potenciar la gestión del conocimiento, la innovación, implementación y uso sostenible de
la efectiva provisión de productos y servicios.
las TIC´S.
P2 - Garantizar la conservación de la memoria histórica de la institución
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
OBJETIVO DE CALIDAD: N/A organización de la documentación recibida y producida por la Policía Nacional, con el fin de facilitar su utilización y conservación,
teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en materia archivística y la optimización de los recursos asignados.
ALCANCE DEL PROCESO: Comprende el ciclo vital de la gestión de los documentos al interior de la institución. Compromete a
DUEÑO DE PROCESO: SECRETARÍO (A) GENERAL
todas las unidades y funcionarios de la Policía Nacional.
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial
ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS O PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
PLANEAR
Plan Estratégico Institucional
Proceso Direccionamiento Estratégico
Formulación Estratégica Lineamientos en Gestión Documental
Archivo General de la Nación Normatividad vigente en materia Archivística Planes, programas o proyectos
Secretario General
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Manual para la Gestión Integral del Riesgo en la 2. Identificar y administrar los
Direcciones, Oficinas Asesoras, Mapa de riesgos y plan de manejo Proceso Gestión Documental
Integral Policía Nacional riesgos asociados al proceso
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
de Policía
HACER
Resolución 05391 del 26/12/2005 "Por la cual se
adoptan las Tablas de Retención Documental
para la Policía Nacional"
Formatos asociados
Documentales.
Formatos asociados
Encuesta
Acta Comité de Gestión Documental.
Listado de las series y subseries Ministerio de Secretario General
Acta Comité de Archivo.
Defensa Nacional. Jefe Área Archivo General
Tablas de Retención Documental.
Jefe Grupo de Administración y
Resolución y/o Instructivo de
1GD-GU-0008 Guía para la elaboración de Conservación Documental
Ministerio de Defensa Nacional 4. Elaborar y Actualizar Tablas de Aplicabilidad de las Tablas de Todos los procesos
Tablas de Retención Documental y Tablas de Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Proceso de Gestión Documental Retención Documental. Retención Documental (Cuando Unidades Policiales
Valoracióin Documental. Direcciones, Oficinas Asesoras,
aplique)
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Acta de Instrucción y aplicación de las
Proyecto de Resolución de Estructura Orgánica de Policía
Tablas de Retención Documental.
de la Unidad.
Informe de seguimiento.
Documentos.
Solicitud de consulta.
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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 09-07-2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 9 POLICÍA NACIONAL
VERIFICAR
Informe de auditorias.
ACTUAR
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del
control y la gestión.
RECURSOS
VER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)
TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCON Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO
Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Soporte y Apoyo Secretario General