MARCO CONCEPTUAL Y FUNDAMENTOS

TEORICOS DE CONTROL
Documento preparado por Rubén Licuime H.

Una de las exigencias de administración moderna tanto para organizaciones publicas como
privadas es que la gestión se lleve a cabo en forma eficiente y proba. La eficiencia
posibilita el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles y la probidad, en última
instancia mejora la calidad de las relaciones entre las personas que integran una
organización y su entorno.

Lograr eficiencia y probidad es responsabilidad de la alta administración, que debe generar

los mecanismos para establecer un ambiente interno de control, que asegure en su interior
que sus instrucciones y políticas se cumplan y una fluida relación con el exterior (clientes,
proveedores órganos gubernamentales, etc.), todos ellos estan permanentemente
preocupados de la eficiencia y la probidad de las organizaciones.

Para lograrlo, las autoridades de las organizaciones generalmente requieren de opiniones

independientes y evaluaciones profesionales que permitan acentuar la convicción de que lo
decidido es técnica y políticamente conducentes a los objetivos o bien, indicar áreas o
funciones que deben ser mejoradas o reformuladas. Claro está, que el pleno cumplimiento
de objetivos se logra con eficiencia y probidad.

NECESIDAD DE CONTROL

En las empresas privadas, la necesidad de control, se hace cada día más evidente en la
medida que se enfrentan a condiciones de mayor competencia. Todas las organizaciones,
por el solo hecho de ser una creación humana, generan fuerzas que limitan o colocan en
riesgo el éxito de ellas. Entre esos factores podemos identificar los siguientes1:

Naturaleza humana de los trabajadores. La naturaleza se caracteriza por estar

permanentemente ante la posibilidad de errar de equivocarse o de actuar concientemente en
contra del bien común. También debe considerarse que entre las condiciones de riesgos
inherentes al ser humano, está la de exposición permanente a tentaciones o de cometer
algunos de los siete pecados capitales (La Soberbia, la envidia, la ira, la avaricia, la lujuria,
la pereza y el despilfarro).

Proceso de Decisiones. Todas las organizaciones disponen de autoridades cuya función

esencial es tomar decisiones en relación con el comportamiento de la organización. Existen

1
Cfr: Auditoria Interna Moderna, Evaluación de Operaciones y Controles, V. Brink y H. Witt, Ediciones
Contables y Administrativas, S.A. DE C.V., Mexico 1994
ciertas limitaciones que afectan a todas que se encuentran contempladas en el régimen
jurídico, en nuestro país, las entidades publicas o que dependen del estado solo pueden
hacer aquello que están expresamente facultadas, en tanto, las empresas privadas pueden
hacer todo lo que no esté restringido por la ley.

Cambios continuos. Las organizaciones se ven enfrentadas a cambios continuos que se

originan en el entorno y que las afectan, Sin embargo, su proceso de adaptación debe
considerar que esta situación no es modificable por la empresa y que su adaptación es
cuestión de subsistencia. Estos cambios debemos entenderlos tanto como los cambios
sociales impulsados por el hombre, como los cambios naturales que son producto del
comportamiento de la naturaleza.

Medición de resultados. Este es uno de los factores más complejos que enfrentan las
organizaciones, ya que las funciones asignadas generalmente, tienen mas atributos
cualitativos que cuantitativos, lo que dificulta el establecimiento de un sistema de
evaluación de desempeño. A todos nos miden por resultados, esto es claro cuando se
establecen objetivos que son medibles y por lo tanto, se puede establecer con objetividad si
se alcanzaron o no los objetivos.

1) NATURALEZA DEL CONTROL:

Las técnicas de administración indican que para manejar y mantener el control de una
actividad, es necesario esclarecer cual es la misión, que objetivos y metas se pretende
alcanzar y como se ejecutara la gestión (estrategia). Todo ello definido en un proceso de
racionalización y planificación, previo a la ejecución. En el hecho, el control es una
actividad consustancial de las autoridades encargadas de su administración.

El ejercicio del control no solo es una actividad ejercida de manera coercitiva por personas,
sino que, es una actividad de ejercicio permanente, que opera aun cuando ninguna persona
lo ejerza personalmente. La existencia de información fidedigna, ya es control, pues pueda
que nadie este observando la ejecución de una tarea, pero la información que ella genera
puede delatar algún hecho indebido. Del mismo modo, las existencia de una sanción
explicita frente al no cumplimiento de deberes, genera una fuerza que hace que todos
cumplan con sus deberes. Por último, el estilo de mando de la autoridad puede constituir un
control pues hace que todos cumplan con sus deberes sea por respeto o temor.

La organización se mueve en forma cíclica entre la planificación y el control. Los

directivos planifican y luego los sistemas de control les informan, si las metas se están
cumpliendo de acuerdo a lo esperado o la situación cambió y deben modificarse los planes.

CONTROL
PLANES/PROGRAMA
RETROALIMENTACION

2) NIVELES Y TIPOS DE CONTROL:

En la creación, implementación y desarrollo de los sistemas de control para el sector
Público, se deben distintir los siguientes niveles y tipos de control:

SEGÚN SEGÚN CUANDO

QUIEN SE DEBEN SEGÚN LA VISION
REALIZA EL REALIZAR LOS DEL CONTROL
CONTROL CONTROLES

Control Interno Control antes Control estratégico

de la acción

Control Externo Control durante Control directivo

la acción

Control después Control operacional

de la acción
1.- SEGÚN QUIEN REALIZA EL CONTROL
Los controles son necesarios para supervisar el cumplimiento de los objetivos de la
actividad de la organización, estos controles se clasifican en Controles Internos y Externos
y a su vez se sub clasifican como lo indica el siguiente gráfico:

CONTROLES EXTERNOS
CONTROL CONTROL SOCIAL CONTROL POLITICO CONTROL LEGAL
GUBERNAMENTAL

ACTIVIDAD EMPRESARIAL
CONTROLES INTERNO

- Controles Internos:

Se realiza dentro de la organización y es responsabilidad de la dirección establecer un

conjunto de mecanismos que permita a las autoridades “controlar” la operación de las
actividades de la organización. Este sistema estará conformado por la estructura de
organización y todo aquello que determine el clima organizacional de la compañía, los
sistemas de información implementados y sus medios de comunicación, la gestión de los
riesgos propios de la actividad y los controles y la supervisión que ejerza la administración
superior.

- Controles externos:

Es ejercido por organismos externos a la organización/empresa, sea que se encuentran

enunciados en el marco jurídico del país o no. Cualquier persona o grupo de personas puede
generar situaciones o condiciones que pueden afectarla, como manifestación de un control
externo. En nuestro país, los organismos gubernamentales tienen una fuerte presencia frente
a las empresas, generalmente cuidando el acatamiento de la legalidad vigente, el resguardo
del bien común y la salvaguarda del patrimonio público.
Dentro de este grupo podemos distinguir Cuatro tipos de controles:
• Control Social: Cualquier persona o grupo de personas puede manifestar su
complacencia o disconformidad con lo que hace una empresa. La experiencia indica
que este control es más efectivo cuando es expuestos por los medios de comunicación,
pues actúan como cajas de resonancias ante toda la comunidad. Se supone que los
medios de comunicación representan la información que proviene de los distintos
sectores como son: los grupos económicos, los gremios, grupos de interes.

• Control político: Es el que ejerce esencialmente la Cámara de Diputados y el Senado

y/o el Congreso en su conjunto a los Ministerios, servicios autónomos, empresas del
estado, municipalidades y otros organismos del estado que tiene por objetivo evaluar la
efectividad de las políticas aplicadas para el logro de los objetivos propuestos. La
experiencia indica que también puede ejercerse a la empresa privada, cuando esta afecta
el bien comun.

• Control legal: tiene como objetivo evaluar el apego a la normativa legal vigentes en
materias especificas, sea en lo tributario, en lo laboral, en lo ambiental, etc. y es
ejercido, en el caso de los servicios u organismos del Estado, por la Contraloría General
de la República para el sector público. Para las empresas privadas este control lo
efectúan organismos como el Servicio de Impuestos Internos, La Dirección del trabajo,
el Sesma y la CONAMA, SAG y otros..

• Control gubernamental: Es el que ejercen organismos gubernamentales sobre las

actividades que por ley estan reguladas. Es el caso de las superintendencias que tienen
una función normativa y de fiscalización au cuando son ejercidas por empresas
privadas, este es el caso de la actividad bancaria y de servicios financieros, las
Administradoras de Fondos de Pensiones, AFP, las instituciones de Salud Provisional
ISAPRES, Los casinos, etc. Cada una de esas actividades tienen una Superintendencia
que los regula.
2. SEGÚN CUANDO SE DEBEN REALIZAR LOS CONTROLES:

Los sistemas de control deben funcionar, en forma permanente, en toda institución:

- Antes de la acción (control previo, preliminar), intenta examinar la

calidad y cantidad de los recursos financieros, físicos, humanos y de
información antes de que sean parte del sistema.
-
- Durante la acción (control perceptivo, de monitoreo) se puede definir
como un tipo de control que examina y dirige una acción o proceso
mediante un mecanismo autoregulador, para asegurarse que se está
haciendo en la forma correcta. Su característica clave es la
retroalimentación.
-
- Después de la acción (control posterior) está orientado a los resultados
obtenidos, después de haber completado del proceso. Es efectivo por dos
razones:
1. Proveer información a la dirección para proyectarse en el futuro y,
2. Evaluar a los directivos y funcionarios involucrados en las
actividades de control.

3. SEGÚN LA VISION DEL CONTROL:

Si se analizan los sistemas de control en relación al tiempo, en toda institución se

distinguen tres niveles de control:

- Control estratégico (Visión de largo plazo): Considera toda la organización,

evalúa las estrategias, analiza las relaciones entre las distintas unidades o áreas
y entrega información hacia el entorno.
-
- Control directivo (Visión periódica): Asigna recursos para que las unidades
puedan conseguir sus objetivos de programar actividades y evaluar desempeño.
Está vinculado con las distintas áreas o servicios y se realiza periódicamente, en
lapsos dados de tiempo.
-
- Control operacional (Visión de corto plazo): involucra información
cuantitativa, se preocupa de controlar los trabajos individuales o de grupos y del
cumplimiento de los reglamentos y cronogramas.
LOS CONTROLES INTERNOS
Toda organización, para lograr sus objetivos, requiere de una buena administración. La
dinámica del mundo actual y las circunstancias siempre cambiantes, hacen de la
administración una labor compleja, en que debe aplicar lógica y criterio, y constituye un
proceso. La materia prima para una buena decisión es la información, se dice que solo una
persona informada puede tomas buenas decisiones, por lo que la sola existencia de
información y de canales de comunicación, es un mecanismo de control.

Mientras mayor sea la magnitud de la entidad y la complejidad de sus operaciones, mayor

es la necesidad de planificar, de disponer en forma más racional los recursos disponibles, de
delegar autoridad hacia los niveles inferiores, y por consiguiente, de disponer de
mecanismos que le permitan mantener el control de la organización.

El control al interior de las organizaciones no se puede identificar con ninguna función ni

proceso, sino que alcanza a toda la organización. Está constituida por un conjunto de
medidas y condiciones que se aplican a cada unidad, a cada departamento o a cada
gerencia, Las formas que adopte el control esta determinado por la naturaleza de las
actividades, Por eso que un papel importante en la generación de control lo tienen cada una
de las jefaturas o gerencias, otro factor importante es la unidad de auditoria interna, pues
ella tiene mucho que aportar hacia la calidad de los controles.

A partir de estos conceptos, el fenómeno del control interno se concibe como extendido a
través de toda la empresa, como una función de todos los niveles y no una actividad
exclusiva de los niveles superiores.

Cuando se habla de control Interno, no podemos estar seguro que todos entendemos lo
mismo, lo cual causa confusión, problemas en la comunicación y generan expectativas
diversas.

Existe consenso entre los administradores y los auditores que un sistema de control interno
estructurado, tiene diversos propósitos, entre los que encontramos:2

• Proteger los recursos,

• Dar confiabilidad a la información,
• Propender a la eficiencia en la ejecución de las operaciones,
• Estimular la motivación de los trabajadores,
• Lograr el cumplimiento de la normativa legal vigente,
• Facilitar el desarrollo de estrategias, y
• Favorecer el logro de fines y objetivos estratégicos

Un sistema de Control Interno ayuda a lograr objetivos y evita, o al menos minimiza los
riesgos, peligros y sorpresas en el desarrollo de la gestión.
2
Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO)
Componentes De Los Controles Internos3

Según el Libro Nuevos Conceptos de Control Interno, elaborado por el Committee of

Sponsaring Organizations of the Treadway Commission, el control interno consta de cinco
componentes relacionados entre sí:

ACTIVIDADES EVALUACION
DE DE
CONTROL RIESGOS

SUPERVISION

INFORMACION Y
COMUNICACION

AMBIENTE DE CONTROL

1.- Ambiente de control

Las personas desarrollan sus actividades y cumplen sus responsabilidades en un ambiente,
este dispone de sus propios elementos de regulación sobre el comportamiento de los
funcionarios. El ambiente de control se genera en la disposición de las autoridades, si ellas
están convencidas de las bondades de información transparente y reglas del juego que
aseguren claridad respecto de las expectativas de la gestión, entonces habrá preocupación
por implementar los procesos de control que sean necesarios y convenientes al interior de la
organización.
Las personas que integran una organización constituyen el elemento que coloca el
dinamismo, la energía, la diferenciación y generan el ambiente en que se desarrollan las
operaciones, por ello el ambiente de control constituye el pilar fundamental para el
adecuado funcionamiento de los demás elementos de los controles internos. Entre los
factores que conforman el ambiente se encuentran la honradez, los valores éticos del
personal, la cultura de la organización y del grupo, la filosofía de la dirección, el estilo de
liderazgo impuesto y las orientaciones y políticas emanadas de la dirección.

3
El analisis del tema está basado en la visión que entrega el libro de: Coopers & Lybrand, “Los Nuevos
Conceptos del Control Interno”(Informe Coso), editorial Diaz de Santos , Madrid 1997
El comportamiento ético de todos los funcionarios así como la integridad y transparencia en
la actuación de la autoridad, son el producto de una cultura organizacional, esta se
materializa en normas de conductas, la forma como se comunican y como se refuerzan en la
practica. Las políticas de gobierno indican las orientaciones que la autoridad desea se
cumplan, la cultura organizacional determina en gran medida las reglas que se cumplen
íntegramente, aquellas que se cumplen parcialmente, aquellas que se modifican y aquellas
que se ignoran. En este contexto, las autoridades desempeñan un papel clave en la
determinación y aceptación de los valores que adopta la cultura organizacional.

Determinados factores organizativos pueden incidir en la probabilidad de que produzcan

practicas fraudulentas o cuestionables desde el punto de vista ético. Los funcionarios
pueden cometer actos fraudulentos, ilegales, o poco éticos, porque la organización les incita
o tienta.

Los factores que inciden en la efectividad del ambiente de

control son
• Integridad y valores éticos: Los objetivos que defina la organización y la forma en que se
proponga conseguirlos están basados en valores y prioridades. La gestión realizada depende del
estilo de dirección. Los valores individuales y colectivos, las prioridades establecidas y el estilo
de dirección, conforman este factor.
• Compromiso de competencia profesional: Cada puesto de trabajo debe ser desempeñado por las
personas con los conocimientos y habilidades para desempeñar las tareas asignadas. No
obstante lo anterior debe considerarse, el nivel de compromiso individual, la supervisión
requerida y los elementos de evaluación del desempeño
• Estructura organizativa: Constituye el marco en que se planifica, se toman decisiones, se opera
y se controlan las actividades. La estructura organizativa esta determinada por la definición de
áreas motrices y de apoyo, por la autoridad delegada y la responsabilidad asignada, la cantidad
y calidad de la información disponible, los canales de comunicación existentes y la
coordinación y armonía alcanzada en el ejercicio de cada función.
• Políticas y practicas de Recursos Humanos: Las políticas y practicas en materias de Recursos
Humanos indican lo que el entorno, esto es, sus pares, su jefe, las autoridades y la institución,
esperan de cada funcionario. Estas se manifiestan en acciones como la contratación, la
formación, la capacitación, la especialización, la evaluación, la promoción y la remuneración

2.- Actividades de control

Estas consisten en un conjunto de procedimientos y mecanismos de control que tienden a
asegurar que se cumplan las políticas, orientaciones e instrucciones que da la dirección. En
este orden de ideas, la dirección se define como la persona que es responsable de recursos y
actividades, en cualquier nivel de la organización.

Las actividades de control son acciones tan diversas y de común ocurrencia como las
aprobaciones o autorizaciones, las verificaciones y las revisiones, las conciliaciones, las
cuadraturas, el análisis contable, los inventarios, etc.
3.- Evaluación de los riesgos
El concepto de riesgo, necesariamente se asocia con la pregunta, ¿Porqué nos puede ir
mal?. Esto es buscar los factores que pueden afectar el desarrollo del negocio y el
cumplimiento de los objetivos. La evaluación de los controles internos incluye, como una
actividad corporativa, con la participación de las autoridades institucionales o sectoriales,
un estudio sobre los riesgos.

La evaluación de riesgos consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían

afectar la consecución de los objetivos y, sobre la base de ese análisis y sus conclusiones
determinar la forma en que deben ser administrados dichos riesgos.

Todos decimos tener conciencia de los riesgos en los negocios, pero muy pocas veces nos
detenemos a identificar cuales son los riesgos a que estamos enfrentados, ya sea aquellos
provenientes de la acción de la naturaleza, los que son consecuencia de la posición política
o económica del país, aquellos derivados de la obsolescencia a que nos puede someter la
tecnología, los producidos por cambios en el mercado, por cambios en las variables
económicas, los siniestros por fallas de nuestras máquinas, hasta el riesgo de no contar con
información oportuna. Determinar cual es la posibilidad de ocurrencia de cada uno de ellos
y cuales serían sus potenciales consecuencias, son los elementos que permiten asignar
prioridad en su atención.

La gestión de empresas incluye la gestión de los riesgos, determinar cuales se asumen,

cuales se minimizan, cuales se traspasan a terceros es parte de la gestión cuya
responsabilidad corresponde a la autoridad. Los auditores internos deben tener especial
preocupación de que las autoridades, consciente y formalmente establezcan cuales riesgos
se asumen, cuales se administran internamente y cuales se traspasan. Lo peor que le puede
ocurrir es que ocurra un siniestro que deba asumirse, y que corporativamente no se tenia
conciencia de ese riesgo podía ocurrir. Ello implica considerar lo inesperado, pensar en lo
improbable. La experiencia indica que la realidad supera la imaginable.

4.- Información y Comunicación

En toda organización es necesario identificar transacciones, recoger datos, procesarlos y
comunicar la información relevante para cada nivel de un modo y en un plazo tal que
permitan a cada uno asumir sus responsabilidades.

Los sistemas de información y de comunicación pueden ser formales o informales y el

contenido del mensaje puede ser de índole financiera, operacional, relativa al cumplimiento
de metas, a la disciplina interna y todo aquello que posibilite a la dirección el control del
negocio.
5.- Supervisión o monitoreo
Para poder gestionar una organización resulta necesario supervisar el funcionamiento del
Sistema de Control Interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento
tomará la forma de una actividad o una función de supervisión permanente y continuada.

El alcance y la frecuencia de las evaluaciones a las diferentes arreas funcionales se

determinarán principalmente en función de una evaluación de riesgos, de los intereses y
prioridades que establezcan los poderes del Estado y de la necesidad de modernizar la
administración y la información a nivel micro y de la macro economía.

Las deficiencias en el sistema de control interno, deberán ser conocidas oportunamente por
las autoridades que ejercen el poder, cada uno en su nivel, de manera que adopte las
decisiones pertinentes para salvar esas deficiencias.