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LA LETTRE FORMELLE

NORMES DE PRÉSENTATION ET STANDARDISATION

La lettre professionnelle est régie par des normes de présentation (normes AFNOR NF Z 11-001) mais ces
normes ne sont pas toujours respectées car les entreprises ne sont pas tenues de les suivre : dans chaque
entreprise ou organisation, il y a aussi des usages dont il faut tenir compte, ainsi que de la volonté de se
démarquer en travaillant son identité visuelle.

1) Comment disposeriez-vous votre lettre ?

La page suivante est découpée en 5 zones distinctes. Indiquez ce que vous écririez dans chacune des zones.

2) Mettez en forme les lettres suivantes :

Lettre commerciale n°1


Expéditeur : Société BEAUMONT, 26 chemin de la Poudrette, 69100 VILLEURBANNE.
Destinataire : Etablissements Pierre GUILLOT & Cie, 137 avenue de Limoges, 16000
ANGOULEME. Date du jour. Vos références : facture B 64 du 04/05/99 Nos références : JS/37.
Objet : à déterminer. P.J. : 1 facture.
Messieurs, nous accusons réception de votre facture citée en référence, relative à notre commande 1982
du 4 mai dernier. Nous constatons que cette facture porte à notre charge une somme de 10 € pour frais
d'emballage et de transport. Nous en sommes surpris, car depuis notre entrée en relations, vos expéditions
ont toujours été faites franco de port et d'emballage. Nous pensons qu'il s'agit là d'une erreur de la part de
votre Service Ventes et vous prions de rectifier la facture jointe en conséquence. Veuillez agréer, Messieurs,
nos salutations distinguées. Le Chef du Service Comptable, J. ROY

Lettre commerciale n°2


Expéditeur : Office du Tourisme International - 25 rue du bac 75002 PARIS Destinataire : Mademoiselle
Nicole THOMAS, Résidence Les Dahlias, bâtiment B, 38 rue Edouard
Vaillant 92100 BOULOGNE BILLANCOURT. Date du jour Nos références : YG/CB N° 118. Objet : Voyage
d'étude. PJ : 1 documentation.
Mademoiselle, Vous avez bien voulu vous intéresser aux activités de l'Office du Tourisme International pour
la Jeunesse et nous vous en remercions. Nous vous adressons ci-joint des documents où vous trouverez
tous les renseignements qui vous sont nécessaires. Si vous le souhaitez, nous vous donnerons des précisions
complémentaires. Notre service Relations Internationales vous recevra fort volontiers à ce sujet. Nous
espérons pouvoir vous faire bénéficier d'un voyage d'études aux Etats Unis dans le cadre de nos
programmes d'échange. Nous vous prions… La Directrice, Aline LEGRAND.

Lettre administrative
Expéditeur : Société BROUSSARD, 6 rue Pasteur, 75013 PARIS. Destinataire : Monsieur le Directeur Général,
Direction des Services Postaux de la Région de Paris, 140 boulevard Montparnasse, 75014 PARIS. Nos réf. :
RD/NH/963/1048. Objet : à déterminer. Date du jour.
Monsieur le Directeur Général, Le 15 mai dernier, nous déposions un paquet recommandé R4 urgent
(rapport technique confidentiel) n° GR 6482 au bureau de Paris 13ème, à destination de Monsieur Pierre
SELLIER, Ingénieur, 25 rue du Connétable, 60500 CHANTILLY. A la suite de notre réclamation du 6 mai,
Monsieur le Receveur de Chantilly-Principal nous informe que le paquet a été remis au destinataire, ce que
ce dernier conteste formellement ; d'ailleurs une contestation d'acquit a été adressée par Monsieur SELLIER
à Monsieur le Receveur de Chantilly-Principal. Je vous serais obligé de bien vouloir procéder à l'enquête
d'usage et faire le nécessaire afin que ce paquet -dont l'importance du contenu ne doit pas vous échapper-
nous soit restitué dans les plus brefs délais. Je vous prie d'agréer, etc. René MARTINEAU, Directeur du
Service Contentieux.
Infos :

· La lettre normalisée comporte une marge minimale de 20 mm (2 cm) à droite et à gauche


· Elle comprend cinq zones dont trois (zones 1, 2 et 5 sont mémorisées, et parfois pré-imprimées).
- zone 1 : en-tête comprenant les références de l’expéditeur, sa forme juridique, son adresse postale, à 1 cm
maximum en haut à gauche, ou au milieu de la feuille A4
- zone 2 : informations complémentaires concernant l’expéditeur : logo…
- zone 3 : désignation et adresse du destinataire, écrite au maximum sur 6 lignes
- zone 4 : références et corps de la lettre
- zone 5 : en bas de page : autres mentions concernant l’expéditeur : numéro d’identification SIRET, RCS
pour les commerçants et les sociétés, code APE ou NAF, numéro intracommunautaire (cf. lexique des
mentions légales, à la fin de ce document)

Exemple d’une lettre professionnelle type


Lexique des mentions légales devant figurer sur les documents commerciaux

Code NAF : Nomenclature d’Activité Française (3 chiffres + 1 lettre) : code attribué par l’INSEE à chaque
entreprise selon son activité principale.
Code APE : Activité Principale Exercée.
Logotype, ou logo : le graphisme doit être déposé à l’INPI (Institut national de la Protection industrielle).
Numéro intracommunautaire : numéro individuel pour toute organisation assujettie à la TVA et effectuant
des opérations intra-communautaires (FR+2chiffres+n°SIREN). Ce numéro doit apparaître sur les factures et
tend à se généraliser sur les lettres et documents commerciaux.
RCS : Registre du Commerce et des Sociétés. C’est un numéro d’immatriculation de l’entreprise pour les
commerçants et les sociétés.
SIREN : numéro unique d’identification de l’entreprise (9 chiffres).
SIRET : c’est le numéro de l’établissement. Il est constitué des 9 chiffres du SIREN + le numéro de classement
qui correspond à l’établissement précis (numéro NIC)

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