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GESTIÓN DE COMPRAS Y MANTENIMIENTO DE PROCEDIMIENTO

INFRAESTRUCTURA
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión 2 26 Abril de 2016

1. OBJETIVO

Describir la metodología para suministrar a HL GAS LTDA materiales, insumos y/o servicios
necesarios para el desarrollo de sus actividades verificando el cumplimiento de los estándares
de calidad /requisitos requeridos.

2. ALCANCE

Comprende desde la requisición de materiales, insumos y/o servicios necesarios para el


desarrollo de las actividades de todos los procesos, incluyendo la evaluación para la
selección, seguimiento y reevaluación de proveedores, hasta el almacenamiento y suministro
de los materiales.

3. CONDICIONES GENERALES

 Los proveedores que se encuentren incluidos en el listado de proveedores aceptables se


les debe hacer seguimiento en la entrega de materiales.
 Las requisiciones y órdenes de compra son aprobadas por el Gerente.
 El responsable de inspeccionar los materiales en el momento de la entrega es el
encargado del almacén.

4. DEFINICIONES

4.1 Inspección: actividad para evaluar que el material cumpla características


cualitativas de calidad como la no presencia de rayones en tuberías de polietileno,
roturas y otros desperfectos del material de tipo visual que afecten la calidad de la obra
o del producto.

4.2 Orden de compra: documento autorizado donde se valida la compra de una


requisición de materiales o insumos a un proveedor.

4.3 Orden o contrato de servicio: documento autorizado donde se valida la


contratación de un servicio. Ejemplo: transporte, mano de obra, asesoría u otros.

4.4 Proveedor: organización o persona que proporciona un producto. Ejemplo:


productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio
o información. En una situación contractual un proveedor puede denominarse
“contratista”.

4.5 Verificación: actividad para revisar que la compra de materiales cumpla


características cuantitativas como precio, cantidad, forma de pago, fecha de entrega,
materiales solicitados y otros que afecten el óptimo suministro de los mismos a la obra.
En servicios se verifica el cumplimiento del servicio contratado.

5. CONTENIDO

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5.1. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN INICIAL DE PROVEEDORES

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener claro cuáles son los productos
que se necesita adquirir, de que calidad y en qué cantidad para que la selección se realice
comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez ha realizado este
análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones
de partida:

 La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se


encuentra satisfecha con ellos.

 Se requiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de


productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial y
en caso tal que no se cuente aun con proveedor para el insumo o equipo que se necesite.

El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de


información y selección de proveedores (Ver figura No 1).

3. Evaluación y
1. Búsqueda de
2. Solicitud de cotización selección del
información
proveedor
Internet Debe contener: Criterios de selección:
Páginas amarillas Numero consecutivo cotización Economía
Prensa, radio y Dirigida a HL GAS LTDA De calidad
televisión Descripción y valor del producto Derechos humanos y buenas
Bases de datos públicos Fecha de vencimiento ` prácticas laborales
y privados Condiciones generales: Realización de:
Fuentes internas de la Tiempo de entrega Inscripción en lista de
propia empresa Validez de la oferta proveedores
Otras fuentes Forma de pago

Criterios económicos

La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos


comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc),
los descuentos por volumen de compra y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo
precio final sea más bajo. Obviamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones
económicas, se elegirá el de mayor calidad.

Criterios de calidad
Es de gran importancia la calidad de los artículos, se consideran como parámetros de calidad
los servicios postventa, el periodo de garantía, la imagen del producto y el proveedor en el
mercado.
Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico.
También se toma en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica,
capacidad financiera y nivel organizativo y de administración.

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5.1.3 Seguimiento Cada Vez que un proveedor preste un


servicio considerado como crítico, ya sea compra de
insumos, ó un servicio como mantenimiento, calibración
Auxilia del
entre otros se deberá aplicar el formato de seguimiento F- F-CM-002
Almacen
CM-.002

5.1.4 Reevaluación Cada seis meses se efectúa una


reevaluación de proveedores para garantizar que estén
cumpliendo con los criterios de selección. Esta
reevaluación se hace con base a la suma y división del
Auxiliar del
total de las fichas de seguimiento ejecutadas y si el
Almacen/
resultado es por debajo de lo esperado se notifica al
Almacenista F-CM-002
proveedor si continúa en el listado de los proveedores
aceptables.

5.1.5 Retroalimentación Cuando los proveedores que se


encuentran en la lista de aceptables no estén cumpliendo
con algunos de los requisitos establecidos por la
organización, se envía comunicado informando de las
dificultades que se estén presentados en la calidad del Coord. de
Comunicado
Calidad
producto o servicio suministrado, con el propósito de que
tomen las acciones necesarias para la mejora de la calidad
del producto suministrado.

5.2 CONTROL DE PROVEEDORES

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

5.1.1 Identificación producto de alto impacto. Con el


propósito de determinar la importancia que tiene el
producto y/o servicio suministrado para la calidad de las Listado de
instalaciones de red de gas natural, se identifica aquellos Coord. de productos
materiales, insumos y/o servicios que se compra que Calidad de alto
afectan la calidad del producto a través del formato de impacto
identificación de productos de alto impacto (ver anexo1).

5.1.2 Selección y evaluación de proveedores Una vez


identificado los productos de alto impacto se procede a
seleccionar el proveedor, (con base a las cotizaciones o
propuestas) Para la selección la organización establece que
los proveedores cumpla con los criterios de aceptación Gerencia
establecidos en el formato de evaluación para selección de F-CM-001
proveedores Si el proveedor cumple con los criterios de
aceptación, se incluye en el listado de proveedores
aceptables y se le notifica de esta decisión.
5.2 INICIO DE LA COMPRA

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El proceso de compras comienza con una requisición de productos hecha por cualquier proceso
dirigida al proceso de compras. Las requisiciones contienen: la fecha en que se realizó la
misma, el proceso que solicita los productos, el nombre de la persona que la elaboró, la lista
de los productos o servicios pedidos, la cantidad, la fecha para la que son necesarios y firma
de la persona quien lo solicita y firma de aprobación por el gerente. (F-CM-004) Si la
requisición no ha sido aún considerada en una orden de compra, está puede ser modificada.
Las requisiciones no pueden formar parte de una orden de compra hasta que estas no hayan
sido previamente autorizadas por el Gerente.
La compra de materiales al proveedor Gases de Occidente se realizara con la requisición y
orden de compra definidas por ellos.

5.3 PLANIFICACIÓN DE LA COMPRA

La planificación de la compra se hace con base a la requisición de materiales y/o con el


número de servicios que figuren registradas en el sistema y los materiales de obra civil con
base a la verificación de existencias en inventarios, se selecciona el proveedor que se
encuentre en la lista de aceptables. Una vez seleccionado el proveedor, se procede a realizar la
orden de compra (F-CM-004) o el pedido a proveedores. Esta orden de compra o pedido se
revisa y aprueba para asegurarse que contiene:
 La descripción de los productos ordenados,
 y la cantidad.

La orden de compra o el pedido a proveedores puede ser enviada a través de correo


electrónico, fax, mensajería al proveedor, o vía telefónica. Cuando el proveedor surte los
productos ordenados, el ingreso al almacén se realiza a través de la remisión, o factura, y se
compara con la orden de compra o el pedido a proveedores para realizar el seguimiento.

5.4 COMPRAS POR URGENCIA

Cuando los proveedores que se encuentran relacionados en el listado de aceptables, no estén


en la capacidad de despachar algún producto o material que se requiere con urgencia, se
acude a establecimientos (almacenes o ferreterías) mayorista o minoristas, que ofrezca un
servicio de existencias para entrega inmediata y cumplan con los requisitos establecidos. Se
elaborara orden de compra o pedido a proveedor con previa autorización, cuando las compras
sean a partir de un S.M.M.L.V.

5.5 ALMACENAMIENTO

Cuando ingresan los materiales al almacén se identifican, se actualiza el inventario y se


procede a ubicar en las estanterías correspondientes al tipo de material o producto recibido.

Dependiendo del tipo de material que ingrese al almacén, se determina su ubicación de la


siguiente manera:

 Área para el Producto No Conforme: Se ubican todos aquellos materiales defectuosos,


que no se deben utilizar para la prestación del servicio hasta que se realiza su
respectiva reposición.
 Área de Reciclaje: se ubican todos los materiales que se puedan reutilizar o vender.
 Área de Desechos: En esta área se ubican todos aquellos materiales que no sirven.

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La empresa cuenta con la infraestructura adecuada para garantizar la protección de los


materiales necesarios en la prestación del servicio.

5.5.1 CONTROL DE INVENTARIOS

El inventario se realiza de manera permanente con el fin de verificar las cantidades de los
materiales reportados en el programa de inventario contra las existencias del almacén y a las
herramientas que poseen los técnicos.

5.5.1.1 INVENTARIO DEL ALMACEN

El inventario del almacén se realiza el último día del mes; en el cual se hace un conteo y se
compara con la del registro, si existe alguna diferencia se repite el conteo y se verifica la
cantidad real existente.

5.5.1.2 INVENTARIO A CUADRILLA DE INSTALACIÓN

El inventario de materiales a los Técnicos se hace el último día del mes. Con los resultados
de estos inventarios la gerencia tomara los correctivos necesarios. Los Tecnicos deben
cargar un stock mínimo de material

5.6 INSPECCION DEL PRODUCTO COMPRADO.

El material que ingresa almacén se verifica con base a los requisitos de la orden de compra o
pedido a proveedores y se inspecciona de acuerdo a especificaciones técnicas citadas en el
formato F-CM-005. En el momento de realizar la inspección se encuentra material no
conforme se registra la observación, con fecha y hora de recibido.

*El material recibido por parte de GASES DE OCCIDENTE se inspecciona y se cuenta


inmediatamente para verificar que no tenga defectos porque después de recibido no aceptan
devoluciones.

5.7 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Cuando se realiza la inspección del producto comprado y se detecta un material o producto


defectuoso, se le informa al proveedor para que realice su respectiva reposición, y se
depositan en el área de no conforme. Si se detecta un producto no conforme o material
defectuoso en la ejecución de la obra, se registra como un NO CONFORME en el F-GC-016 y
se reporta la devolución, en el formato de reporte de Obra, se comunica al proveedor para
su reposición, y se depositan en el área de no conformes.

5.8 ENTREGA DE MATERIALES O PRODUCTOS

Al finalizar los trabajos el técnico entrega los reportes de obra y el almacenista consolida la
información en el formato de Entrega de materiales, para ser digitado en el sistema de
inventarios, y al día siguiente se hace entrega de estos materiales.

6. ANEXOS
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 Formato de evaluación de selección a proveedores F-CM-001


 Formato de Seguimiento a Proveedores F-CM-002
 Orden de Compra F-CM-004
 Formato de inspección de materiales F-CM-005

7. Cuadro de modificación

Versión Fecha Elaborado Aprobado Modificación

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Numeral 5 donde se incluye búsqueda y


selección de proveedores. Se cambia el
Coord. de
1 26/04/2016 Gerencia formato para la entrega de materiales. - y el
Calidad
control de inventarios –inventario de
almacén.

IDENTIFICACION TIEMPO DE RETENCIÓN


ALMACENAMIENT
O Y PROTECCIÓN ACCESO Y
DISPOSICIÓN FINAL
Cod. NOMBRE RECUPERACIÓN
DEL ACTIVO INACTIVO MUERTO
REGISTRO

Lugar:
Almacenista
Selección de Vigencia del
F-CM-001 Almacenamiento: 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Proveedores proveedor
en Carpeta del
proveedor

Lugar:
Almacenista
Seguimient
F-CM- Almacenamiento:
o de 6meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
002 Carpeta de
Proveedor
Seguimiento del
proveedor
Lugar:Almacen
Almacenamiento:
F-CM-003 Requisición Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
seguimiento de
proveedor

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Lugar:Almacen
Almacenamiento:
Orden de
F-CM-004 Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Compra
seguimiento de
proveedor
Lugar:Almacen
Inspección Almacenamiento:
F-CM-005 de Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Materiales seguimiento de
proveedor
Lugar:
Contabilidad Reciclar
N/A Facturas 6 meses 6 meses 10 años contabilidad
Almacenamiento
en AZ Facturas
Lugar:
Contabilidad Reciclar
N/A Remisiones 6 meses 6 meses 10 años Almacenista
Almacenamiento
AZ Facturas
Lugar:
Reporte de Contabilidad en
N/A 6 meses 6 meses 6 meses Contablidad Reciclar
Obra AZ Reporte de
Obra
Lugar:
Entrega de Contabilidad en
N/A 6 meses 6 meses 6 meses Contabilidad Reciclar
Materiales AZ: Reporte de
Material

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ELABORO: APROBO:

Nombre: Zulima Tenorio Nombre: HENRY LA TORRE


CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: GERENTE
8. Matriz de control de registros

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