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INFRAESTRUCTURA
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión 2 26 Abril de 2016
1. OBJETIVO
Describir la metodología para suministrar a HL GAS LTDA materiales, insumos y/o servicios
necesarios para el desarrollo de sus actividades verificando el cumplimiento de los estándares
de calidad /requisitos requeridos.
2. ALCANCE
3. CONDICIONES GENERALES
4. DEFINICIONES
5. CONTENIDO
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GESTIÓN DE COMPRAS Y MANTENIMIENTO DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión 2 26 Abril de 2016
Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener claro cuáles son los productos
que se necesita adquirir, de que calidad y en qué cantidad para que la selección se realice
comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez ha realizado este
análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones
de partida:
3. Evaluación y
1. Búsqueda de
2. Solicitud de cotización selección del
información
proveedor
Internet Debe contener: Criterios de selección:
Páginas amarillas Numero consecutivo cotización Economía
Prensa, radio y Dirigida a HL GAS LTDA De calidad
televisión Descripción y valor del producto Derechos humanos y buenas
Bases de datos públicos Fecha de vencimiento ` prácticas laborales
y privados Condiciones generales: Realización de:
Fuentes internas de la Tiempo de entrega Inscripción en lista de
propia empresa Validez de la oferta proveedores
Otras fuentes Forma de pago
Criterios económicos
Criterios de calidad
Es de gran importancia la calidad de los artículos, se consideran como parámetros de calidad
los servicios postventa, el periodo de garantía, la imagen del producto y el proveedor en el
mercado.
Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico.
También se toma en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica,
capacidad financiera y nivel organizativo y de administración.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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El proceso de compras comienza con una requisición de productos hecha por cualquier proceso
dirigida al proceso de compras. Las requisiciones contienen: la fecha en que se realizó la
misma, el proceso que solicita los productos, el nombre de la persona que la elaboró, la lista
de los productos o servicios pedidos, la cantidad, la fecha para la que son necesarios y firma
de la persona quien lo solicita y firma de aprobación por el gerente. (F-CM-004) Si la
requisición no ha sido aún considerada en una orden de compra, está puede ser modificada.
Las requisiciones no pueden formar parte de una orden de compra hasta que estas no hayan
sido previamente autorizadas por el Gerente.
La compra de materiales al proveedor Gases de Occidente se realizara con la requisición y
orden de compra definidas por ellos.
5.5 ALMACENAMIENTO
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El inventario se realiza de manera permanente con el fin de verificar las cantidades de los
materiales reportados en el programa de inventario contra las existencias del almacén y a las
herramientas que poseen los técnicos.
El inventario del almacén se realiza el último día del mes; en el cual se hace un conteo y se
compara con la del registro, si existe alguna diferencia se repite el conteo y se verifica la
cantidad real existente.
El inventario de materiales a los Técnicos se hace el último día del mes. Con los resultados
de estos inventarios la gerencia tomara los correctivos necesarios. Los Tecnicos deben
cargar un stock mínimo de material
El material que ingresa almacén se verifica con base a los requisitos de la orden de compra o
pedido a proveedores y se inspecciona de acuerdo a especificaciones técnicas citadas en el
formato F-CM-005. En el momento de realizar la inspección se encuentra material no
conforme se registra la observación, con fecha y hora de recibido.
Al finalizar los trabajos el técnico entrega los reportes de obra y el almacenista consolida la
información en el formato de Entrega de materiales, para ser digitado en el sistema de
inventarios, y al día siguiente se hace entrega de estos materiales.
6. ANEXOS
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7. Cuadro de modificación
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Lugar:
Almacenista
Selección de Vigencia del
F-CM-001 Almacenamiento: 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Proveedores proveedor
en Carpeta del
proveedor
Lugar:
Almacenista
Seguimient
F-CM- Almacenamiento:
o de 6meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
002 Carpeta de
Proveedor
Seguimiento del
proveedor
Lugar:Almacen
Almacenamiento:
F-CM-003 Requisición Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
seguimiento de
proveedor
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Lugar:Almacen
Almacenamiento:
Orden de
F-CM-004 Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Compra
seguimiento de
proveedor
Lugar:Almacen
Inspección Almacenamiento:
F-CM-005 de Carpeta de 6 meses 6 meses 6 meses Almacenista Reciclar
Materiales seguimiento de
proveedor
Lugar:
Contabilidad Reciclar
N/A Facturas 6 meses 6 meses 10 años contabilidad
Almacenamiento
en AZ Facturas
Lugar:
Contabilidad Reciclar
N/A Remisiones 6 meses 6 meses 10 años Almacenista
Almacenamiento
AZ Facturas
Lugar:
Reporte de Contabilidad en
N/A 6 meses 6 meses 6 meses Contablidad Reciclar
Obra AZ Reporte de
Obra
Lugar:
Entrega de Contabilidad en
N/A 6 meses 6 meses 6 meses Contabilidad Reciclar
Materiales AZ: Reporte de
Material
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ELABORO: APROBO:
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