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Gráfica de Avance.
Gráfica de Rendimiento.
La Gráfica de Avance
La Gráfica de Avance (figura 4.1) contiene, además de la red, una franja en la parte inferior
que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para
cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.
La
Gráfica de Rendimiento
La gráfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de
trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del
tiempo.
En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los días de duración
del proyecto más la tolerancia calculada.
En esta gráfica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100% de
eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.
Unidad IV Control y Cierre del proyecto
En el control del proyectoes necesario determinar con precisión tanto el avance de cada
una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de
control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las
actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:
1. Graficas de avance.
2. Graficas de rendimiento.
Importancia.
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes
exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para
que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5. Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
o Cantidad.
o Tiempo.
o Costo.
o Calidad.
Para el control de inventarios se usan desde métodos muy sencillos como tarjetas
perforadas, niveles de pedidos y reposición, kardex de entrada y salida, hasta técnicas
más complejas como la investigación de operaciones.
– Control de producción.
– Control de compras.
– Control de mercadotecnia.
– Control de ventas.
En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas
personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo, es
necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar todo el avance de su
proceso como su rendimiento.
La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que
muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.
Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación
para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.
Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena
de la siguiente manera:
b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada día
programado.
En cada uno de los cuatro primeros días encontramos 3 actividades; en el quinto y sexto
hay 4 actividades; del séptimo al décimo encontramos 3 actividades, etc.
De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados:
Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte inferior
de la red de avance. Es suficiente indicar dos decimales.
Si se desea mayor precisión en el dibujo y el tamaño de la gráfica lo permite, pueden
hacerse divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en uno por ciento.
Con lo anterior queda lista la gráfica de avance para recibir la información.
En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los días de duración
del proyecto más la tolerancia calculada.
En esta grafica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100% de
eficiencia y las coordenadas del tiempo final del proyecto.
•Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo,
o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
• Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de
que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aun no
se haya cobrado).
Objetivos principales:
• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:
El informe del cierre del proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado
por la directiva de la organización para evitar que persistan aun faltas y de esa manera
concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades
realizadas como cierre formal y debe definir los problemas, riesgos, y recomendaciones
fundamentales que deben de seguirse a partir de ese momento.
Se recomienda siempre hacer un informe de cheques de cada fase que vaya terminando
en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de tal manera que luego sea mucho
más simple.
Descripción del proyecto. Resumen con la descripción general del proyecto, que brinda
una visión global acerca de sus objetivos.
Planes de ejecución del cierre. Definir porque esta cerrándose el proyecto ya sea porque
losresultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado o el presupuesto ha
sido agotado.
– Informes finales.
• Informe económico: resumen del balance de ingresos y gastos.
• Informe de situación final: descripción general, en el lenguaje no técnico del ciclo de vida
del proyecto.
• En proyectos largos y complejos: informes intermedios coincidiendo con hitos
temporales.
– Indicadores financieros.
• Hacen referencia al origen de los fondos utilizados y de su proyección en el tiempo.
• Porcentaje de endeudamiento externo.
• Porcentaje de endeudamiento interno.
• Valor actual neto del proyecto.
• Tasa de rendimiento interno del proyecto.
– Indicadores de gestión.
• Son las desviaciones respecto a lo previsto de plazo de ejecución, costes, margen y
contingencias.
El nivel más profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene básicamente
toda la información del proyecto, pero aquí son tratados los puntos finos. Aquí no solo
deben presentarse los canales de comercialización más adecuados para el producto, sino
que deberá presentarse una lista de contrato de ventas ya establecidos que debe
actualizar y preparar por escrito las cotización de la inversión, presentar los planes
arquitectónicos de la construcción, etc. La información presentada en el proyecto definitivo
no debe alterar la decisión tomada respecto a la inversión, siempre que los cálculos
hechos en el anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.
La ultima parte de proceso es, por supuesto, la cristalización de la idea con la instalación
física de la planta, la producción del bien o servicio y por ultimo; la satisfacción de una
necesidad humana o social, que fue en lo que un principio dio origen a la idea y el
proyecto.