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RESUMEN
El objetivo de este artículo es plantear los elementos claves que tienen influencia en la productividad de las
personas y explicar cómo la medición de la carga de trabajo puede ayudar a tomar decisiones que redunde en
el aumento de la productividad de cualquier puesto, en especial de puestos funcionales o gerenciales. Este
artículo comienza con proporcionar una serie de definiciones importantes para el tema, como la definición de
estrategia, estructura, puestos y productividad. Luego plantea que el aspecto fundamental de la
productividad organizacional son las PERSONAS, y como nos puede ayudar medir la carga de trabajo en
estos aspectos, si tomamos en cuenta tres factores: Las competencias, la alineación y el uso del tiempo. Luego
describe una metodología paso a paso para medir fácilmente la carga de trabajo basado en la eficiencia y
eficacia del puesto y así aumentar la productividad. Finalmente se realizan ejemplos aplicativos para
ilustrar, dar mejor entendimiento a toda esta metodología, y el realizar el análisis respectivo. También se
proporciona un vínculo para el acceso a una plantilla en MS Excel que simplifica los cálculos y proporciona
un reporte de los resultados.
* Franklin Rios Ramos es Director de PERFIL, Centro de Desarrollo Personal y Profesional, Coach asociado a Center for Creative Leadership (CCL, USA),
Consultor internacional para el Fondo Mundial y el proyecto del gobierno USA: Grant Management Solutions (GMS). Ingeniero industrial, especialización en
Organización, Métodos y Sistemas (Pontificia Universidad Católica del Perú) y MBA (Universidad Carlos III de Madrid) y estudios de Maestría y Doctorado en
Psicología (Universidad Nacional Mayor de San Marcos). Coach acreditado por la International Coach Federation, USA.
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Septiembre 2016 | PERFIL Centro de Desarrollo Personal y Profesional
• ¿Cuáles de esas tareas son operativas y tal Alineación: en las organizaciones hay
vez puedan ser tercerizadas o siempre cosas que hacer, pero ¿Por dónde
automatizadas? comenzar?, fácil, por lo que genere mayor
impacto, como dice el método de Pareto,
• ¿Qué tiempo le dedica a cada tipo de
enfocarse en el 20% de sus acciones, que le
tarea? ¿esta sobrecargado?
dan el 80% de sus resultados. Pero para eso:
• ¿Hay necesidad de optimizarlas?
(1) Cada puesto tiene que tener tareas que
• ¿Le alcanza el tiempo en su día?, y otras claramente sean aportes a los objetivos
más. empresariales.
Pues una vez que tenemos las respuestas a (2) la persona que realiza estas tareas, tiene
estas preguntas podremos analizar a que saber claramente cómo aporta y qué
profundidad para tomar decisiones y llevar a importancia tiene para darle prioridad y
cabo acciones clave en los siguientes aspectos espacio en su limitado tiempo de trabajo.
(adaptado sobre los principales rasgos
Uso del tiempo: identificar cómo usamos el
motivacionales de Kanfer y Ackerman,
tiempo y cuanto de tiempo le damos a las
2000):
tareas importantes o no, nos determina que
Competencias: ¿Qué competencias debe parte del tiempo estamos dedicado a cosas
de tener las personas que ocupa ese puesto?, importantes y que parte del tiempo hacemos
¿al contratar al personal, me fijo en sus cosas no importantes. Sin embargo todo
competencias tanto técnicas como personales puesto de trabajo tiene tareas que consumen
(trabajo en equipo, liderazgo, estilo de mucho tiempo, así sean de impacto o no, esto
personalidad), para seleccionar a la persona nos conduce a tomar decisiones: desde, ya no
más idónea?, o ¿sólo me fijo de la entrevista y realizar una tarea, pues no es de impacto y no
su curriculum vitae? es necesaria, o si fuera necesaria, poder
tercerizarla o delegarla a otro nivel de la
Es importante que en la selección de
organización, pero si fuera de impacto se
personal, se tenga una evaluación de las
podría optimizarla con tecnología o innovar
características de la persona, que puede ser a
en la forma de llevarla a cabo.
4 ¿Cómo medir mi carga de trabajo o la de mis colaboradores? | Franklin Rios Ramos
Septiembre 2016 | PERFIL Centro de Desarrollo Personal y Profesional
Con objetivo de tomar decisiones en los tres ¿Por qué Medimos Eficacia?
puntos anteriores, es que es necesario medir
No sólo hay que medir cuánto tiempo toma
y monitorear la carga de trabajo que
hacer una actividad, sino analizar si esa
tienen las personas en los puestos que les
actividad que se realiza, en realidad impacta
toco desempeñar.
en los objetivos estratégicos de la empresa.
Lo primero que tenemos que ver para
analizar este punto, es asegurarnos que la
IV. ¿QUÉ MEDIMOS EN LA CARGA
estructura organizacional está acorde con el
DE TRABAJO?
plan estratégico o la estrategia de la empresa
Es importante definir que para medir la carga como plantean Huaman y Rios (2008), para
de trabajo no solo vamos a medir el tiempo luego esta estructura pues trasmitir el
que toma el ejecutivo para realizar sus requerimiento estratégico a los diversos
actividades (eficiencia - Uso del tiempo), sino puestos de trabajo de la organización. Como
t a m b i é n te n e m o s q u e a n a l i z a r s i l a s se muestra en la figura 1.
actividades que realizar están relacionadas a
El puesto de trabajo tiene una función
sus función principal y dan valor o aporte a la
principal que es el resumen de las actividades
organización (eficacia - Alineación).
que el puesto realiza y aporta a la
organización. Las actividades específicas
que realizan los ejecutivos están o no
¿Por qué medimos eficiencia?
relacionadas con esta función principal, se
La eficiencia es la base de la carga de trabajo, espera que las actividades de los ejecutivos
pues con ello podemos determinar cómo estén altamente relacionadas con su función
hacemos uso de del tiempo en la realización principal para que su actuación en la
de nuestras actividades. organización sea eficaz.
La estrategia debe verse reflejada en las tareas que realiza cada persona en su
respectivo puesto.
La última parte de este proceso con el 5.Clasificar las actividades en 4 niveles (A,
entrevistado es: B, C y D), según la naturaleza de la actividad
que no trabaja es el domingo, entonces es Para el caso 1.1. con los datos de la tabla 4,
decir que el total de días al mes que realiza la podemos hallar el tiempo mensual usado de
actividad cuando lo hace diario es 26 (ya que la siguiente manera:
hay 4 domingos al mes y tomando como que
A la suma total de los tiempos de todas las
el mes tiene 30 días). ¿Y si fuera interdiario?
actividades se le debe agregar el tiempo
sería 13. ¿Y sino trabaja sábado?, entonces
suplementario, que es el tiempo que tienen
diario serian 22 e interdiario serían 11, como
las personas en ir al baño, tomar agua, de
se muestra en la tabla 3 referente al caso 1.1.
descanso y otras (hay información en la
Organización Internacional del trabajo sobre
los porcentajes mínimos por cada tipo de
✓Calcular el tiempo total (T) de cada puesto). Como ejemplo para los datos del
actividad, sólo multiplicando la frecuencia
caso vamos a suponer que estas son las únicas
(f), por el volumen (V) y el tiempo (t) en
8 actividades que realiza el puesto y su
minutos, como se muestra en la Tabla 4.
tiempo suplementario es del 10%. Haciendo
✓C a l c u l a r l a Efic i e n c i a Pa rc i a l los cálculos para el caso sería 14235 minutos +
Estimada (EPE), este ratio de eficiencia 1413,5 minutos (10%) = 15658.5 minutos al
esta compuesto por : mes.
Con esto datos podemos hallar el EPE = Para el caso 1.1 , el EPE resulto 135.92%, esto
260.98 horas al mes x 100% / 192 horas al nos indica que esta persona en este puesto
mes, obteniendo un resultado de 135.92 % esta SOBRECARGADA.
de eficiencia parcial estimada.
¿Cómo se analiza la eficacia , y ¿En qué
nos ayuda?
Lima , Perú