SST

CÓDIGO: M P Y P
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 1 DE 461
VERSION 3
ALCALDÍA DE SEVILLA MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA OCTUBRE 2017
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

Centro Administrativo Municipal, calle 51 N°50 -10 Esquina.
Telefax:(092)2196903- código postal 762530
Correo electrónico: contactenos@sevilla-valle.gov.co , meci@sevilla-valle.gov.co
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COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO
Alcalde Municipal
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Asesora Jurídica
Asesor Control Interno
Secretaria de Desarrollo Institucional y Bienestar Social
Secretaria de Salud Municipal
Secretaria Hacienda Municipal
Secretario de Gobierno
Secretario de Tránsito e Infraestructura

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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................ 3
i. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................................... 8
ii. POLÍTICAS PARA EL USO DEL MANUAL ........................................................................... 8
iii. MARCO LEGAL ................................................................................................................... 8
iv. CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................... 9
1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA
VALLE DEL CAUCA..................................................................................................................... 11
1.1 MAPA DE PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA - 11
2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE
SEVILLA VALLE DEL CAUCA .................................................................................................... 12
3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................. 16
PROCESOS ESTRATÉGICOS .................................................................................................... 17
4. PROCESO: PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL .......................................... 18
4.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO -------------------------------------------------------- 18
4.2 INDICADORES DEL PROCESO ---------------------------------------------------------------- 20
4.3. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO ------------------------------------------------------- 21
4.3.1 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ------------ 21
4.3.2 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN ------------------------- 25
4.3.3 PROCEDIMIENTO: RENDICION DE CUENTAS ----------------------------------------- 28
4.3.4 PROCEDIMIENTO: SISBÉN METODOLOGÍA III ---------------------------------------- 30
4.3.5. PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE INFORMES EN LINEA A LOS
ORGANISMOS DE CONTROL Y VIGILANCIA ------------------------------------------------------ 35
4.3.6 PROCEDIMIENTO: LICENCIAS URBANÍSTICAS -------------------------------------- 38
4.3.7 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN AMBIENTAL ---------------------------------------------- 51
4.3.8 PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO DE
SEVILLA VALLE DEL CAUCA --------------------------------------------------------------------------- 55
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 NOVIEMBRE
DE 2015 4.3.9 PROCEDIMIENTO: BUZONES DE PQRSD -------------------------------------- 57
4.3.10 ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: ---------------------------------------------- 62
4.3.11 RECLAMO ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: ------------------------------ 64
4.3.12 PROCEDIMIENTO: TRAMITE PARA CERTIFICADO DE NO ALTO RIESGO 67
4.3.13 VERIFICACIÓN Y REPORTE DE DAMNIFICADOS O AFECTADOS POR
EVENTOS NATURALES Y/O ANTROPICOS-CENSOS ------------------------------------------ 69
4.3.14 CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO MUNICIPAL DE GESTION
DEL RIESGO – CMGRD) ----------------------------------------------------------------------------------- 72
4.3.15 COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA-MANEJO DEL RIESGO
74

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4.3.16 COORDINACIÓN ASISTENCIA HUMANITARIA BÁSICA INMEDIATA A

DAMNIFICADOS Y AFECTADOS.----------------------------------------------------------------------- 77
4.3.17 EDUCACIÓN, PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
81
4.3.18 ADMINISTRACIÓN PLAN MUNICIPAL DE GESTIÓN DEL RIESGO. ----------- 83
4.3.19 MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS FRENTE AL RIESGO. -------- 86
4.3.20 ADQUISICIÓN DE PREDIOS DE INTERÉS PARA ACUEDUCTOS
MUNICIPALES: ------------------------------------------------------------------------------------------------ 89
5.PROCESO: GESTIÓN SOCIAL ................................................................................................ 94
5.1 CARACTERIZACIÓN ---------------------------------------------------------------------------- 94
5.2 INDICADORES DEL PROCESO ------------------------------------------------------------ 100
5.3 PROCEDIMIETO DEL PROCESO .............................................................................104
5.3.1 PROCEDIMIENTO: ASEGURAMIENTO -------------------------------------------------- 104
5.3.2 PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES DEL FONDO LOCAL DE
SALUD 109
5.3.3 PROCEDIMIENTO: OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO ----------------------- 114
5.3.4 PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL RUSICST ------------------------------ 116
5.3.5 PROCEDIMIENTO: COMITÉ TERRITORIAL DE JUSTICIA TRANSICIONAL -
CTJT 118
5.3.6 PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA Y/O
VICTIIMAS DEL CONFLICTO ARMADO ------------------------------------------------------------- 120
5.3.7 PROCEDIMIENTO: CAPACITACIONES A VICTIMAS DEL CONFLICTO
ARMADO ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 123
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 512 DEL 1 DE JUNIO
DEL 2016 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 124
5.3.8 PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN
CULTURAL, ACADÉMICAS Y MUSICALES. ------------------------------------------------------- 125
OBJETIVO: Fomentar Procesos de formación en iniciación musical, dirigidos a
niños, niñas, adolecentes, y jóvenes de la zona urbana y rural. -------------------------- 125
5.3.9 PROCEDIMIENTO: INVERSION DE RECURSOS SGP CALIDAD EDUCATIVA
127
5.3.10 PROCEDIMIENTO: GESTION Y SEGUIMIENTO A LA EDUCACION
SUPERIOR EN EL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE -------------------------------------------- 129
5.3.11 PROCEDIMIENTO: GESTION Y DESARROLLO PARA LA CULTURA Y
TURISMO EN EL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE. --------------------------------------------- 131
5.3.12 PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE ESCOLAR --------------------------------------- 134
5.3.13 PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR-PAE. ---- 136
5.3.14 PROCEDIMIENTO: MÁS FAMILIAS EN ACCIÒN ------------------------------------ 139
5.3.15 PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE BIBLIOTECA PÙBLICA MUNICIPAL -- 141
5.3.16 PROCEDIMIENTO: ADULTO MAYOR --------------------------------------------------- 143

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5.3.17 PROCEDIMIENTO: EDUCACIÓN INFORMAL ---------------------------------------- 144

6. PROCESO: GESTIÓN EN SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ......................... 148
6.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ---------------------------------------------------- 148
6.2 INDICADORES DEL PROCESO --------------------------------------------------------------- 149
6.3 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO --------------------------------------------------------- 150
6.3.1 PROCEDIMIENTO: DISCIPLINARIO ------------------------------------------------------- 150
6.3.2 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN PARA REALIZACIÓN EVENTOS
PÚBLICOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 162
6.3.3 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN Y CONMINACIÓN ----------------------------- 167
6.3.4 PROCEDIMIENTO: CHARLAS EDUCATIVAS EN PREVENCION EN
VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Y ABUSO SEXUALES ------------------------------------------- 170
DE 2015 ....................................................................................................................................... 171
6.3.5 PROCEDIMIENTO: DENUNCIAS COMISARIA DE FAMILIA ----------------------- 172
6.3.7 PROCEDIMIENTO RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS ------------------------ 177
6.3.9 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO PROVIDENCIAS EMANADAS EN
PROCESOS DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS ------------------------------------------------------ 182
7.GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE ........................................................................ 185
7.1 CARACTERIZACIÓN ------------------------------------------------------------------------------ 185
7.2 INDICADORES DEL PROCESO: -------------------------------------------------------------- 189
7.3 PROCEDIMIENTOS -------------------------------------------------------------------------------- 190
7.3.1 PROCEDIMIENTO MULTAS Y AMONESTACIONES --------------------------------- 190
7.3.2 PROCEDIMIENTO: TRÁMITES DE TRÁNSITO----------------------------------------- 204
8.GESTIÓN EN INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PÚBLICAS................................................. 212
8.2 INDICADORES DEL PROCESO ------------------------------------------------------------ 214
8.3 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO ------------------------------------------------------ 215
8.3.1 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DEL
SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO --------------------------------------------------------------- 215
8.3.2 PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y EXPANCION DEL
8.3.3 PROCEDIMIENTO: MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS DEL
8.3.4 PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS ------------------------ 223
8.3.5 PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN OBRAS DE
PÚBLICAS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 226
8.3.6 PROCEDIMIENTO: AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO -------------- 235
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN, PREPARACIÓN, SEGUIMIENTO EJECUCIÓN
DE LOS PROGRAMAS DE VIVIENDA. -------------------------------------------------------------- 239
9. GESTIÓN CONTABLE Y DE HACIENDA PÚBLICA ......................................................... 243
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9.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ------------------------------------------------------- 243

9.2 INDICADORES DEL PROCESO --------------------------------------------------------------- 247
9.3 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO --------------------------------------------------------- 248
9.3.1 PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD ------------------------------------------------------ 248
9.3.1.1 FLUJOGRAMA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE ------------------------------- 251
9.3.1.2 INDICADORES FINANCIEROS ----------------------------------------------------------- 252
9.3.2 PROCEDIMIENTO: ESTADOS FINANCIEROS ----------------------------------------- 253
9.3.4 PROCEDIMIENTO: CERTIFICADOS Y REGISTROS PRESUPUESTALES --- 258
9.3.5 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ------------- 262
9.3.6 PROCEDIMIENTO: MODIFICACIONES PRESUPUESTALES --------------------- 264
9.3.7 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO -------------------------- 266
9.3.9 PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE IMPUESTOS -------------------------------------- 271
9.3.11 PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO Y PAGO DE SENTENCIAS,
CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES ----------------------------------------------------- 276
9.3.12 PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN DE RESERVAS EXCEPCIONALES --- 283
9.3.13 PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO
286
9.3.14 PROCEDIMIENTO: PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE CARPETAS ------------ 292
10. GESTIÓN EN TALENTO HUMANO Y DESARROLLO LOGÍSTICO ............................ 294
10.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ----------------------------------------------------- 294
10 298
10.3.1 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Y REINDUCCION --------------------------------- 299
10.3.2 PROCEDIMIENTO: ENCARGOS PROVISIONALES EN VACANCIAS
TEMPORALES ------------------------------------------------------------------------------------------------ 304
10.3.3 PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE GESTIÓN – ORGANIZACIÓN Y MANEJO
307
10.3.4 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÒN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL ---------------------------------------------------------------------------- 318
10.3.5 PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
327
10.3.6 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
EN LA VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL --------------------------------------------------------------- 338
10.3.7 PROCEDIMIENTO: INGRESOS Y SALIDAS DE ELEMENTOS ------------------ 341
10.3.8 PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES -------------------------------------------------- 344
10.3.10 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE REDES Y EQUIPOS -------------- 349
10.3.12 PROCEDIMIENTO: CUOTAS PARTES ------------------------------------------------ 352
10.3.13 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA ---------------- 360

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10.3.14 PROCEDIMIENTO: MAPA DE RIESGOS POR PROCESO Y MAPA DE

RIESGOS DE CORRUPCIÓN ---------------------------------------------------------------------------- 363
10.3.16 AJUSTE Y ACTUALIZACION DEL PROCEDIMIENTO MATRIZ DE
RIESGOS POR CORRUPCIÒN ------------------------------------------------------------------------- 373
10.3.18 PROCEDIMIENTO: VINCULACIÒN DE PERSONAL ------------------------------ 381
10.3.19 PROCEDIMIENTO: DESVINCULACIÒN DEL PERSONAL ---------------------- 384
10.3.20 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO --------------------------- 387
10.3.21 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE COMUNICACIÒN PÙBLICA ---------------- 393
10.3.22 PROCEDIMIENTO: NÒMINA -------------------------------------------------------------- 396
10.3.23 PROCEDIMIENTO: VACACIONES ------------------------------------------------------ 399
11. PROCESO: GESTIÓN EN JURÍDICA.................................................................................. 408
11.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ----------------------------------------------------- 408
11.2 INDICADORES DEL PROCESO -------------------------------------------------------------- 411
11.3 PROCEDIMIENTOS ------------------------------------------------------------------------------ 412
11.3.1 PROCEDIMIENTO: DERECHOS DE PETICIÓN – PQRSD ------------------------ 412
12. PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................ 436
12.2 INDICADORES DEL PROCESO -------------------------------------------------------------- 440
12.3.1 PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA--------------------------------------------- 441
12.3.2 PROCEDIMIENTO: CONTRADICCION Y POSTERIOR SUSCRIPCION DE
PLANES DE MEJORAMIENTO ORGANISMOS DE CONTROL ------------------------------ 448
12.3.3 PROCEDIMIENTO: ASESORIAS DE CONTROL INTERNO ---------------------- 451
13. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................. 456
14. EJE TRANSVERSAL: PARTICIPACIÓN CIUDADANA ..................................................... 457
ANEXOS: FORMATOS .............................................................................................................. 461

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i. JUSTIFICACIÓN
El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes territoriales

se inician con la normalización de sus procesos y procedimientos, generando los
manuales respectivos. Con el documento en mención se pueden hacer mejoras en los
requerimientos de los perfiles de los funcionarios, se identifican los aspectos que deben
ser medidos a través de indicadores de gestión comparados con niveles de referencia, se
identifican y priorizan riesgos, se determinan factores claves de resultado, y se establecen
puntos de control.
Los manuales de procedimientos están orientados a recoger sistemáticamente los
procesos y procedimientos que faciliten al personal de la organización el cumplimiento de
las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello, que la
Administración Municipal de Sevilla Valle del Cauca adopta el manual de procesos y
procedimientos, con el fin de ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las
fases o etapas contenidas en cada proceso y de las actividades que incluyen cada
procedimiento.
La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para la
materialización de los principios rectores de la Administración pública, como son la
economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad., pues permiten determinar
plenamente los niveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas y
facilitan el seguimiento y control de los procesos.
ii. POLÍTICAS PARA EL USO DEL MANUAL
 Este manual estará a disposición de todas las áreas de la administración, Sin embargo no podrá
ser actualizado sin la debida autorización del responsable del proceso.
 Este Manual debe ser manipulado con las debidas precauciones para su conservación, y se
debe utilizar para consulta, inducción, reinducción del personal de la Administración.
 En cada área debe existir una copia de los procesos y procedimientos del área, y en la oficina
de Control Interno o quien haga sus veces debe reposar el Manual original.
iii. MARCO LEGAL
 Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que la función administrativa está
al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización
de funciones, y que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los
términos que señale la ley.
 Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia establece que las entidades públicas, están
obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de funciones, métodos y procedimientos de
control interno de conformidad con lo que disponga la ley.
 Directiva Presidencial 01 de enero de 1997, explicita los elementos generales que conforman el
Sistema de Control Interno, entre los cuales se encuentran los procesos, procedimientos y
formatos.
 Literal b) del artículo 3° y el artículo 6° de la Ley 87 de 1993, dispone que el establecimiento,
desarrollo, mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de Control Interno en los organismos y
entidades públicas, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad y que el sistema
deberá ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.
 Artículo 4º de la Ley 87 de 1993 establece los elementos mínimos que deben cumplir las
entidades públicas para la orientación y aplicación del Sistema de Control Interno, bajo la
responsabilidad de sus directivos.
 Decreto Nacional 1537 del 26 de 2001, reglamentario de la Ley 87 de 1993, prevé como
instrumento para garantizar el cumplimiento del Control Interno en las organizaciones públicas, la
elaboración, adopción y aplicación de manuales de procedimiento.
 Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, promueve la adopción de un

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enfoque basado en los procesos, que consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz,
numerosas actividades relacionadas entre sí.
 Decreto Nacional No. 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano, promueve la adopción de un enfoque de operación basado en
procesos y la correspondiente identificación y documentación de los procedimientos.
 La estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de los parámetros de calidad,
facilita y agiliza la gestión de la entidad, lo que propicia la transparencia en todas las actuaciones
de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración Pública por parte de los
ciudadanos.
iv. CONCEPTOS BÁSICOS
A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más utilizados en el

manual para facilitar la comprensión y lectura de este.
 Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las expectativas
de los usuarios.
 Macroproceso: Es un conjunto de procesos
 Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace en la institución
y atraviesa la institución de manera horizontal.
 Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas, secuenciales,
que nos indica el cómo se hace, es decir que las actividades son realizadas por un área
determinada.
 Actividad o tarea: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una persona o grupo.
Es todo aquello que las personas realizan todos los días, a cada hora o m omento en la empresa.
Las actividades se expresan en verbos terminados en infinitivo ar, er, ir.
 Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden ser bienes
(cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).
 Entradas: son los insumos que se requieren para realizar la transformación.
 Físicas: Talento humano, suministros, maquinaria etc.
 Informativas: Documentos, formatos o informes.
 Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de las
operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la adopción de
medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable
en el logro de los objetivos.
 Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimiento que permite la
observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del
trabajo.
 Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos y metas de la
organización en un periodo de tiempo determinando.
 Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea
que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados
iguales o constantes se ejecuten menores recursos.
 Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gasto de
recursos
 Etapas o fases del proceso: Son las diferentes acciones que se deben realizar en forma
secuencial, utilizando determinados insumos, para contribuir con el resultado final, servicio o
producto objeto del proceso.
 Factor crítico de éxito: Identificar lo que hace muy bien la organización que le permite
alcanzar objetivos y resultados positivos.
 Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organización con el
propósito de obtener los objetivos y m etas que a través del proceso de planeación se ha
propuesto.
 Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que toda empresa
es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y terminan en el cliente;
teniendo en cuenta, que la gestión está relacionada con los objetivos y resultados o logros, y no
con el trabajo o las actividades desarrolladas.
 Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo más sustancial de una
materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión. Orienta y dirige a quien lo consulta en
la realización o manejo.
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 Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios de una institución,
en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas, acompañado por una actitud
orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. El mejoramiento continuo parte
de la premisa de que nuestra vida laboral, social y familiar m rece ser mejorada continuamente.
 Método: Significa el camino a seguir mediante una serie de operaciones y reglas prefijadas de
antemano aptas para alcanzar el resultado propuesto.
 Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance
o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas
acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas, formatos,
entre otros.
 Realimentación (feedback): La retroalimentación sirve para comparar la manera como un
sistema funciona en relación con el estándar que se le ha establecido. Cuando ocurre alguna
diferencia (desvío o discrepancia) entre su funcionamiento y el estándar, la retroalimentación se
encarga de regular la entrada (insumo) para que la salida (el producto) se aproxime al patrón
establecido”.
 Sistémico: Referido a la integralidad de las partes que conforman un todo de manera ordenada
y coherente, considerando las diversas interacciones e interrelaciones que se presentan.
 Valor agregado: aquellas acciones que son estrictamente necesarias para generar el producto
o servicio, que le interesan y representan valor tanto para el usuario como para la entidad,
orientadas a satisfacer una necesidad.

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1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL

CAUCA
El módulo de Control de Planeación y Gestión del Modelo Estándar de Control Interno, contiene
como elemento el Modelo de Operación por Procesos, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causa- efecto permiten el logro de las competencias constitucionales y
legales de la entidad. Estos son:
1. 1. Procesos Estratégicos: Son los que permiten la dirección del ente territorial y la toma
de decisiones de carácter estratégico, la determinación de políticas, formulación de
planes, manejo de las relaciones políticas con la comunidad, entidades públicas
y privadas con el fin de orientar el desempeño y la gestión del Municipio para el logro de
objetivos de interés general y mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del
municipio.
2. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misión de la Alcaldía

a través de la ejecución de los programas y proyectos, tanto permanentes como
temporales, definidos estratégicamente en el Plan Municipal de Desarrollo, ordenados por
sectores conforme los ejes estratégicos del mismo Plan.
3. Procesos de apoyo a la gestión: son los que permiten la objetivación de los procesos
estratégicos y misionales.
4. 4. Procesos de evaluación y control: Son los que garantizan el efectivo

cumplimiento de la gestión municipal y el logro de los objetivos y metas de las demás
dependencias de la Alcaldía, permiten desarrollar con efectividad los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo de la Alcaldía.
A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta el Mapa de

Procesos de la Alcaldía Municipal de Sevilla Valle del Cauca:
1.1 MAPA DE PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA

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2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE SEVILLA

VALLE DEL CAUCA
Responsabl
Categoría Proceso Procedimientos
e
1. Procedimiento: Elaboración del Plan De
Desarrollo.
2. Procedimiento: Elaboración Planes De
Acción.
3. Procedimiento: Rendición De Cuentas.
4. Procedimiento: Sisbén Metodología III.
5. Procedimiento: Rendición de informes
en linea a los organismos de control y
vigilancia.
6. Procedimiento: Licencias urbanísticas.
7. Procedimiento: Gestión Ambiental.
8. Procedimiento: Administración de
Página Web del municipio de Sevilla
Valle del Cauca
9. Procedimiento: Buzones de PQRSD.
10. Procedimento:Estratificaciòn
socioeconómica.
11. Procedimento:Reclamo
Estratificacìon socioeconòmica.
12. Procedimiento: Certificado de
no alto riesgo.
13. Procedimiento:Verificaciòn y
Procesos Planeación Y
reporte de damnificados o afectados por Oficina
Estratégico Ordenamiento
eventos naturales. Asesora de
s Territorial
14. Procedimiento:Control y Planeación
manejo del riesgo.
15. Procedimiento:Coordinaciòn y
atención de la emergencia-manejo del
riesgo.
16. Procedimiento: Coordinaciòn-
asistencia humanitaria básica inmediata
a damnificados y afectados.
17. Procedimiento:Educacion y
prevención de la gestión del riesgo
18. Procedimiento:administración
plan municipal de gestión del riesgo
19. Procedimiento: medidas

correctivas y prospectiva frente al riesgo
20. Procedimiento: adquisición de

predios de interés para acueductos
municipales
1. Procedimiento:Aseguramiento .
2. Procedimiento:Presentaciónde informes
del fondo local de salud
3. Procedimiento: Oficina de atención al
usuario.
4. Procedimiento: Administracion del
RUSICST.
5. Procedimiento:Comité territorial de
Procesos
Gestión Social justicia transicional-CTJT. Secretaría de
Misionales
6. Procedimiento:Atencion a la población Salud
desplazada y/o victimas del conflicto
asmado.
7. Procedimiento:Capacitaciones a
victimas del conflicto armado.
8. Procedimiento:Desarrollo de actividades
de formación cultura, académicas y
musicales.

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9. Procedimiento:inversiòn de recursos
SGP calidad educativa.
10. Procedimiento:Gestiòn y seguimiento a
la educación superior en el municipio
de Sevilla Valle.
11. Procedimiento:Gestiòn y desarrollo
para la cultura y el turismo en el
municipio de Sevilla Valle.
12. Procedimiento:Transporte escolar.
13. Procedimiento:Alimentaciòn escolar
PAE
14. Procedimento: Mas familias en acción.
15. Procedimiento: Servicios de biblioteca.
16. Procedimiento: Adulto mayor.
17. Procedimiento : educación no formal
1. Procedimiento: Disciplinario
2. Procedimiento: Autorización para
ocupación del espacio publico
3. Procedimiento: Conciliación y
conminación
4. Procedimiento: Charlas educativas en
prevencion en violencia intrafamiliar y
abuso sexuales
Gestión en
5. Procedimiento: Denuncias comisaria de
Seguridad y
familia Secretaría de
Convivencia
6. Procedimiento: Conciliación en materia Gobierno
Ciudadana
de familia
7. Procedimiento Restablecimiento de
derecho
8. Procedimiento: Despachos comisorios
9. Procedimiento: Cumplimiento
providencias emanadas en procesos de
restitución de tierras
Secretaría de
Gestión en
1. Procedimiento Multas y Tránsito e
Movilidad Y
Amonestaciones. Infraestructur
Transporte
2. Procedimiento Trámites de Tránsito. a
1. Procedimiento: Atención de Solicitudes
de Servicio del SAP.
2. Procedimiento: Operación,
mantenimiento y expansión del
Sistema de Alumbrado Público. de las
Redes de Energía Eléctrica y
Alumbrado Público del Municipio.
3. Procedimiento: Manejo Integral de
Residuos Solidos del Sistema de
Alumbrado Público. Secretaría de
Gestión En
4. Procedimiento: Planeación de obras Tránsito e
Infraestructura Y
públicas. Infraestructur
Obras Públicas
5. Procedimiento: Ejecución, seguimiento y a
liquidación obras de públicas.
6. Procedimiento:Seguimiento al cobro
realizado en la facturación del
suministro de energia del sistema de
alumbrado pùblico.
7. Procedimiento:Identificacìon,
preparación,seguimiento y ejecución
de los programas de vivienda.
1. Procedimiento: Contabilidad
2. Procedimiento: Estados financieros
Gestión Contable Y Secretaria de
Procesos 3. Procedimiento: Conciliaciones
de Hacienda Hacienda
de Apoyo bancarias
Pública Municipal
4. Procedimiento: Certificados y registros
presupuestales

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5. Procedimiento: Control de ejecución

presupuestal
6. Procedimiento: Modificaciones
presupuestales
7. Procedimiento: Liquidación del
presupuesto
8. Procedimiento: Elaboración y trámite
de órdenes de pago
9. Procedimiento: Recaudo de impuestos
10.Procedimiento: Transferencias de
recursos del fondo local del deporte al
IMDERE
11.Procedimiento: Reconocimiento y pago
de sentencias, conciliaciones y laudos
arbitrales
12.Procedimiento: Constitución de
reservas excepcionales
13.Procedimiento: Cobro coactivo
impuesto predial unificado
14.Procedimiento: Préstamo y devolución
de carpetas
1. Procedimiento: Inducción y Re
inducción.
2. Procedimiento: Encargos provisionales
en vacancias temporales
3. Procedimiento: Archivo de gestión –
organización y manejo.
4. Procedimiento: Elaboración y
presentación de las tablas de
retención documental
5. Procedimiento: Aplicación Tablas de
Retención Documental.
6. Procedimiento: Manejo de
correspondencia externa recibida
en la ventanilla única virtual.
7. Procedimiento: Ingresos y salidas de
elementos.
8. Procedimiento: Baja de bienes.
9. Procedimiento: Egreso de bienes por
daño, pérdida, hurto o robo.
10.Procedimiento: Mantenimiento de redes
y equipos.
Secretaria de
11.Procedimiento: Copias de seguridad de
Gestión en Talento Desarrollo
los equipos
Humano y Institucional y
12.Procedimiento: cuotas partes
Desarrollo Logístico Bienestar
13.Procedimiento: manejo de
Social
comunicación pública
14.Procedimiento: mapa de riesgos por
proceso y mapa de riesgos de
corrupción
15.Procedimiento: Fortalecimiento
continuo del MECI y el sistema de
control interno.
16.Procedimiento: ajuste y actualización
de la matriz de riesgos por
corrupción.
17. Procedimiento:prima de navidad.
18. Procedimiento:Vinculaciòn de
personal.
19. Procedimiento:Desvinculaciòn de
personal.
20. Procedimiento:Evaluaciòn de
Desempeño.
21 Procedimiento: Manejo de
comunicación pública.
22. Procedimiento: Nòmina.
23 Procedimiento: Vaciones.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
24.Procedimiento: Liquidaciòn de
Cesantias.
25. Procedimiento:Prestamo auditorio..
Oficina
Asesora
Procesos
Gestión Jurídica 1. Procedimiento: Derechos De Petición. Jurídica –
de Apoyo
Procedimiento: Acciones De Tutela. Todos los
Procesos.
1. Procedimiento: Auditoria Interna.
2. Procedimiento: Contradiccion y posterior Oficina de
Evaluación, De Evaluación,
suscripcion de planes de mejoramiento Control
Control y Control Y
organismos de control Interno –
Seguimient Mejoramiento
3. Procedimiento: Asesorías de Control Todos los
o Continuo
Interno. Procesos.
4. Procedimiento: Aucontrol.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
3. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS
La Administración Municipal de Sevilla Valle del Cauca organiza su gestión a través de los Macro
procesos: Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación y Control, los cuales están organizados
por Procesos a cargo de una dependencia y/o área de trabajo, estos a su ve z se dividen en
subprocesos que son ejecutados a través de procedimientos, los cuales constituyen un
conjunto de actividades o tareas realizadas por un funcionarios determinado.
A continuación se presentan los procedimientos realizados por cada área de la

Administración. Cada procedimiento obedece a la siguiente estructura:
 Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de actividades.

 Objetivo: Se refiere al objetivo del procedimiento dentro del proceso que ejecuta.
 Alcance: Se refiere a la esfera de acción que cubre el procedimiento. Es el campo de

aplicación.
 Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del procedimiento.
 Términos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminología utilizada al

interior del procedimiento.
 Políticas de Operación: Son los criterios que deben indicar como alcanzar el objetivo del
procedimiento. Son guías de acción en la operación de cada proceso.
 Descripción: En este punto se describe cada actividad que hace parte del proceso, indicando
como, quien la realiza y que soporte físico queda como registro o evidencia de la actividad.
 Control de Registros: En este punto se esquematiza los registros de cada actividad, indicando
forma de almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición.
 Documentos Externos: Se refiere a las normas que sirven de base en la ejecución del
procedimiento.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS
ESTRATÉGICOS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4. PROCESO: PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
4.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
PROCESO: PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL

Articular, asesorar y consolidar los instrumentos de planificación y ordenamiento necesarios para cumplir las funciones misionales de la Entidad de acuerdo al
OBJETIVO
mandato legal.
ALCANCE Desde la identificación y priorización de las necesidades de la comunidad Sevillana hasta el Seguimiento al cumplimiento del Plan de Desarrollo
RESPONSABLE Despacho de alcaldía Oficina Asesora de Planeación Responsables de los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR(ES) ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE (S)
Identificación de la situación actual del
Comunidad/ Organizaciones/ Comerciantes Necesidades y expectativas Funcionarios
Municipio
Funcionarios Requisitos reglamentarios Priorización de las necesidades Comunidad
Dar cumplimiento a los lineamientos legales
Gobierno Nacional Directrices y normatividad vigente Plan de Desarrollo Municipal
vigentes.
Despacho de alcaldía Plan de gobierno Concertación con la comunidad Entes de control
Concejo Municipal Recomendaciones hacia el plan Aprobación del plan Concejo Municipal
Despacho de
Despacho de alcaldía Plan de Desarrollo Municipal Identificación de los procesos del Municipio Identificación de los procesos
alcaldía
Responsables de los
Responsables de los procesos Proyectos y presupuestos Establecimiento de la política de calidad Política y objetivos de calidad
procesos
Funcionarios Requisitos reglamentarios ISO y GP Elaboración del plan institucional Plan institucional Entes de control

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Responsables de los
Entes de control Necesidad de planes de acción Elaboración de planes de acción Planes de acción
procesos
Implementación de planes y Despacho de

Despacho de alcaldía Planes y programas
programas alcaldía
Implementa los planes y programas Responsables de los
Estructura y documentación del estructurados, de acuerdo a sus directrices Implementa el Sistema de Gestión de procesos
Responsables de los procesos
Sistema de Gestión de Calidad Calidad (SGC)
Comunidad
Despacho de
Planes y programas verificados
alcaldía
Seguimiento mensual al cumplimiento de los
Resultados de la implementación de planes de acción de cada área, incluyendo
Responsables de los procesos los planes y programas, al igual que el cumplimiento de metas (indicadores) y la Evaluar el indicador de cumplimiento
SGC ejecución de los recursos presupuestados. de los planes de acción. Responsables de los
procesos
Informes de seguimiento.
Acciones implementadas hacia el Despacho de

Despacho de alcaldía Informes de verificación a la ejecución Analiza informes
mejoramiento continuo alcaldía
Toma decisiones y establece las acciones Responsables de los

Responsables de los procesos
pertinentes procesos

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS CON LOS

PARÁMETROS DE
QUE SE RECURSOS
CONTROL
INTERRRELACIONA
Elaboración de los planes y

programas
Elaboraciones de planes de
Humano, financiero, tecnológico,
acción
Todos los procesos insumos de oficina, información
Seguimiento y mediciones a los
legal
planes y programas
Informes de auditorías
Informes a los planes de acción
4.2 INDICADORES DEL PROCESO
PROCESO: PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE
Proyectos # de proyectos ejecutados / # de

Trimestral Banco de proyectos
viabilizados proyectos viabilizados del POAI
Metas Metas cumplidas en el año/Metas Jefe Oficina Asesora de

Anual
Cumplidas establecidas en el Plan Indicativo Planeación
Metas Metas cumplidas/Metas establecidas Cada cuatro Jefe Oficina Asesora de

Cumplidas en el Plan de Desarrollo años Planeación

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
4.3.1 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO
- OBJETIVO: Describir la metodología para la elaboración y seguimiento del Plan de Desarrollo

de la Alcaldía Municipal de Sevilla Valle del Cauca.
- ALCANCE: Inicia con la conformación del equipo de trabajo para la formulación del Plan de
Desarrollo y finaliza con la revisión y aprobación del Plan de Desarrollo por parte del Concejo
Municipal.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Alcalde

Municipal, con la colaboración del equipo de gobierno. (Secretarios y jefes de oficina)
- TERMINOS Y DEFINICIONES
 PLAN DE DESARROLLO: Instrumento de planificación que, según un diagnóstico previo,

establece los objetivos y metas a alcanzar por la Entidad Territorial durante un período de
Gobierno e incluye los recursos financieros para su ejecución, identificando estrategias,
políticas y responsables.
 PROYECTO: Es un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar

un objetivo específico dentro de los límites que le imponen un presupuesto y un tiempo
definido.
 PLAN DE ACCIÓN MUNICIPAL: Es una herramienta de gestión que permite a cada

dependencia de la Administración Municipal, orientar estratégicamente sus procesos,
instrumentos y recursos disponibles, hacía el logro de objetivos y metas anuales a través
de la ejecución de proyectos que contribuyen al cumplimiento del Plan de Desarrollo.
 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de

programación de la inversión anual. En el se relacionan los proyectos de inversión,
clasificados por sectores, programas, subprogramas y proyectos, correspondiéndose con
las metas del Plan de Desarrollo.
 MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO: Es un documento que enfatiza en los resultados

y propósitos de la política Fiscal. Presenta las estimaciones para la vigencia que cursa y
para las diez vigencias siguientes, mostrando la consistencia entre las cifras
presupuestales y las previsiones macroeconómicas.
 INVERSIÓN: Son las erogaciones dirigidas a la formulación y acumulación de capital fijo o

social que se estima en la riqueza de la comunidad.
 PLAN INDICATIVO: Es una herramienta de gestión que organiza y orienta

estratégicamente las acciones de la entidad, para alcanzar objetivos acordes con su misión
y con el Plan de Desarrollo, materializándose en unos indicadores que poseen metas
cuatrienales y anuales para cada sector y establece responsables.
 INDICADOR: Es un punto de referencia, que brinda información cuantitativa conformada

por uno o varios datos, constituidos por números o medidas que permiten seguir la
evolución de un proceso en el tiempo y evaluarlo.
 PROGRAMA DE GOBIERNO: Es un proyecto político que los aspirantes a cargos de

elección popular presentan a consideración de sus electores; este representa un
compromiso respecto de las soluciones que se adelantaran para resolver los problemas o
necesidades que afectan a los ciudadanos o comunidad en determinado ámbito territorial.
 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL: tiene una connotación de más largo plazo,

dentro del cual deberá situarse la acción del mandatario de turno y debe constituirse en la
guía de los gobiernos sucesivos. El ordenamiento del territorio comprende un conjunto de
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
acciones político – administrativas y de planificación física concertadas, en orden a

disponer de instrumentos eficientes para orientar el desarrollo del territorio y
regular la utilización, transformación y ocupación del espacio.
 CONSEJOS TERRITORIALES DE PLANEACIÓN (CTP): son los representantes de la

sociedad civil en la planeación del desarrollo integral de las entidades territoriales. Los CTP
representan a la sociedad civil en la planeación del desarrollo, por mandato de la
Constitución Política de Colombia de 1991, en su artículo 340, y las Leyes 152 de 1994 y
388 de 1997.
- POLITICAS DE OPERACIÓN:
El Plan Municipal de Desarrollo se elaborará según lo establecido en la Ley 152 de 1994 y demás
normas que la reglamenten; igualmente se tendrán en cuenta las directrices metodológicas
impartidas por el Departamento Nacional de Planeación.
- DESCRIPCION
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Alistamiento El Alcalde Municipal nombra un Alcalde municipal. Acta Consejo
Institucional Coordinador del Plan de Desarrollo Coordinador del Plan. de Gobierno.
Municipal, el cual elabora un
documento con orientaciones y
directrices para la formulación del plan
y conforma los equipos de trabajo,
realizando la inducción y
sensibilización respectiva.
Se realiza teniendo en cuenta los
lineamientos emitidos por el
Departamento Nacional de
Planeación.
2. Elaboración El equipo de trabajo realiza un Coordinador del Plan y Listas de

del Diagnóstico reconocimiento del territorio, Equipo de Trabajo. asistencia.
Territorial. identificando las situaciones Actas.
problemáticas en la entidad territorial, Fotos.
y haciendo un reconocimiento de las
ventajas y oportunidades existentes.
Planeación.
3. Construcción El Alcalde Municipal, con el Alcalde Municipal,

de la parte Coordinador del Plan y el Equipo de Coordinador del Plan y
Estratégica del trabajo construyen la Visión de la Equipo de Trabajo.
Plan entidad territorial, y formula los
objetivos, programas, subprogramas y
metas a alcanzar en el periodo de Proyectos
gobierno basados en las necesidades
detectadas y en el Programa de
Gobierno suscrito.
Planeación.
Formulación del Se realizan mesas de trabajo con la Secretaria de Actas

Plan Plurianual Secretaría de Hacienda y los Hacienda. Plan
de Inversiones. Secretarios de Despacho para definir Secretarios de Plurianual de
la apropiación de recursos para cada Despacho. Inversiones
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
vigencia del cuatrenio y su distribución

se realiza según la normativa vigente y
la disponibilidad de los mismos.
Formulación del Se elaboró la Matriz de Marco Fiscal a Secretaría de Matriz de
marco Fiscal de Mediano Plazo la que consiste en una Hacienda y Oficina Marco Fiscal
Mediano Plazo. proyección de los diferentes ingresos Asesora de a Mediano
del municipio durante diez años. Planeación Plazo
Propuesta de Realizar mesas de trabajo para la Coordinador del Plan y Actas Listas
Seguimiento y discusión de la propuesta del Plan de Equipo de Trabajo. de Asistencia
aprobación del Desarrollo con las instancias de Propuesta
Plan Municipal participación Ciudadana; Consejo inicial Fotos
de Desarrollo Territorial de Planeación, Juntas de
acción comunal, Consejo Consultivo,
Consejo de Gobierno.
Aprobación Presentación del Plan al Concejo Alcalde Municipal Actas

Plan de Municipal para su estudio y Coordinador del Plan Listas de
Desarrollo, aprobación. Despues de aprobado se Equipo de trabajo Asistencia
sanción y procede a su sanción, publicación y Acuerdo
Publicación. socialización con la comunidad y la municipal de
administración municipal. aprobación
del Plan de
Desarrollo
Envío a las El Plan de Desarrollo se publica en la Alcalde PDM
entidades página Web de la Alcaldía Municipal,
Correspondient enviarlo a entidades correspondientes.
es.
- DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL
1. Constitución Política de Colombia 1991:
 Artículo 339del Título XII: “Habrá un Plan Nacional de Desarrollo conformado por una parte
general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden nacional.
 Artículo318: Se considera también la participación de la ciudadanía a través de la Juntas

Administradoras Locales de elección popular en la elaboración de los planes y programas
de desarrollo, en la vigilancia y control de la prestación de servicios públicos, y en la
formulación de propuestas de inversión y de distribución de las partidas globales que se les
asigne en el presupuesto municipal, entre otras.
 Art. 341 al 344: Con la exigencia de la participación activa de los actores sociales
organizados en la formulación de los planes de desarrollo, se conforman los Consejos
territoriales de Planeación.
2. Ley 152 de 1994 expedida por el Congreso de la Republica:
 Artículo 1°: La presente Ley tiene como propósito establecer los procedimientos y
mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control
de los planes de desarrollo.
 Artículo 4: “Conformación del Plan Nacional de Desarrollo. De conformidad con lo

dispuesto por el artículo 339 de la Constitución Política, el Plan Nacional de Desarrollo
estará conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades
públicas del orden nacional.”
 Artículo 6: “Contenido del Plan de Inversiones”.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Artículo 13: La elaboración del proyecto delPlan Nacional de Desarrollo, que debe
ser sometido por el Gobierno al Congreso Nacional durante los seis meses
siguientes a la iniciación del periodo presidencial.
 Artículo 49: “Apoyo Técnico y Administrativo” El Departamento Administrativo

Nacional de Estadística, DANE, de acuerdo con el DNP y los organismos
departamentales y municipales, establecerá un sistema de información que
permita elaborar diagnósticos y realizar labores de seguimiento, evaluación y
control de los planes de desarrollo por parte de las entidades nacionales y
territoriales de planeación.
3. Ley 111 del 15/01/1996 Artículo 13. Planificación. El Presupuesto General de la Nación
deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan
Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones
(Ley 38 de 1989, art. 9°, Ley 179 de 1994, art. 5°).
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 NOVIEMBRE DE 2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.2 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN
- OBJETIVO: Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes

de acción para la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.
- ALCANCE: Inicia con la elaboración del formato para elaborar el plan de acción, para
ser diligenciados por los secretarios de despacho hasta que es aprobado por el
Alcalde Municipal.
- RESPONSABLE: Los responsables es el Jefe de planeación, con la colaboración del

equipo de gobierno. (Secretarios y jefes de oficina).
- TERMINOS Y DEFINICIONES:
 PLAN DE ACCIÓN: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo que se
ejecutaran en la vigencia de un año.
 PLAN DE DESARROLLO: Es la priorización ordenada de los programas y proyectos, que

identifica responsables, metas y recursos para su ejecución en un periodo de cuatro años.
 PROYECTO: Es la identificación de acciones para el cumplimiento de metas, se requiere

la utilización de recursos.
 PROGRAMA: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un

objetivo común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una
necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del POAI.
 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de gestión que

permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo
Municipal. Además se encuentra dividido en programas, subprogramas y proyectos de
inversión para ejecutar en una vigencia.
 INVERSIÓN: Son las erogaciones dirigidas a la formulación y acumulación de capital fijo o

social que se estima en la riqueza de la comunidad.
 PLAN INDICATIVO: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la

administración municipal, a nivel de programas, subprogramas y proyectos, aportándoles
las metas específicas tanto de producto como de resultado, y así lograr estimar los
avances y resultados de eficacia en la gestión.
 INDICADOR: Es la medida cuantitativa o la observación cualitativa que permite identificar

cambios en el tiempo y cuyo propósito es determinar qué tan bien está funcionando un
sistema.
- POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
 Los Planes de Acción los elabora cada dependencia o secretaría de la Administración
Municipal, bajo la coordinación de la oficina de planeación.
 El Plan de Acción Proyectado cada una de las Oficinas y/o secretarias deberá guardar
relación con su respectiva misión, con el contexto de los objetivos y estrategias del Plan de
Desarrollo y con el marco legal e institucional que rige la naturaleza, objetivos y funciones
de la propia entidad.
 Previa a la elaboración del Plan de acción, es necesario revisar el Plan Plurianual de

Inversiones, dado su carácter orientador en las decisiones de inversión. Esto facilita la
articulación y coherencia entre las metas de mediano plazo con los proyectos y actividades

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
que se llevarán a cabo en una determinada vigencia, de tal manera que la ejecución de los
recursos esté encaminada a cumplir con los resultados esperados.
 La definición de los proyectos y actividades a ejecutar por las dependencias durante la

vigencia, debe realizarse sobre la base del análisis efectuado a su capacidad institucional,
el estado actual de los proyectos y los recursos disponibles.
 La relación de proyectos y de recursos asignados para su ejecución en el Plan de acción

debe ser consistente y coherente con la señalada en el Plan Operativo Anual de
Inversiones, presentado por la correspondiente entidad.
 Durante la formulación del PA es el momento en el cual se hacen visibles las acciones de

articulación entre las diferentes dependencias, ya que existen proyectos en los cuales
deben participar varias de ellas, y por lo tanto, es necesaria la coordinación.
 En el año de inicio del periodo de gobierno la Administración debe ajustar el PA y el POAI

aprobado desde la vigencia anterior de acuerdo con el Plan de Desarrollo aprobado, de tal
forma que se homologuen los programas y metas correspondientes.
 La remisión del Plan de acción a la Oficina de Planeación debe efectuarse de dentro de los
términos que estipule la Secretaría de Planeación al momento de hacer el requerimiento.
 La Oficina de Planeación realizara seguimiento de los planes de acción según tiempos

establecidos. Ya sean trimestrales o cuatrimestrales.
 Para la elaboración de los planes de acción se necesitan los insumos de: Plan de
Desarrollo, Plan Indicativo, Plan de Acción ejecutado de la vigencia anterior, POA,
Proyectos viables registrados en el BPPIM.
- DESCRIPCIÓN:

1. Revisión de Con base en los insumos, cada Jefes de
Insumos dependencia elabora un Oficina,
documento con las estrategias y Secretarios de
acciones que va a adelantar para Despacho.
dar cumplimiento al POAI, y por
ende al Plan Indicativo y al Plan de
Desarrollo.
2. Formato de La oficina de planeación diseña el Jefe
Plan de Acción. formato a diligenciar para el Oficina Asesora de
almacenamiento de la información. Planeación.
3. Elaboración Los Secretarios de Despacho de Jefes de Formato
del acuerdo con la metodología Oficina, diligenciado.
Plan de Acción. definida y el Plan de Desarrollo Secretarios de
elaboran el Plan de Acción Despacho.
diligenciando el formato asignado.
4. 4. Remisión Los jefes de oficina y/o secretarios Jefes de Formato
del plan de de despacho deben remitir los Oficina, diligenciado.
acción. planes de acción a la oficina de Secretarios de
planeación para llevar a cabo la Despacho.
consolidación de información.
5. Presentación Cada secretario o jefe de Jefes de Formato
ante dependencia Oficina, diligenciado.
el Consejo de responsable de la ejecución del Secretarios de
Gobierno. plan de Despacho.
desarrollo deberá presentar y
sustentar el Plan de Acción, ante el
Consejo de
Gobierno, justificando su
importancia de acuerdo con las

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
prioridades establecidas por el

gobernante y la distribución de
metas del Plan indicativo, la
coherencia de los proyectos y
acciones con el Plan operativo
anual de inversiones y la claridad y
consistencia de los indicadores
para el seguimiento y la evaluación.
6. Identificación En el caso de existir actividades Alcalde,
de compartidas entre varias Secretarios, Jefes de
Actividades dependencias que contribuyen al oficina, Equipo de
compartidas. logro de un mismo objetivo o Trabajo.
programa, éstas deben proponer
un acuerdo de trabajo conjunto de
forma tal que garantice su
realización.
7. Revisión de la Una vez la Oficina Asesora de Alcalde, Secretario
coherencia entre Planeación y la Secretaría de de Hacienda y Jefe
el Plan de Acción Hacienda fijen la cuota de inversión de Oficina Asesora
y POAI. y funcionamiento, es necesario de Planeación.
revisar el plan de acción y con base
en los recursos disponibles
establecer las prioridades para su
ajuste.
8. Aprobación del El Alcalde Municipal presenta al Alcalde Plan de
Plan de Acción. Consejo de Gobierno el Plan de Acción.
Acción
Consolidado, se aprueba la versión
definitiva del Plan de Acción de
toda la
Administración, el cual regirá la
gestión de cada dependencia y de
sus funcionarios.
9. Seguimiento de Se acordará la respectiva Alcalde, Jefe Oficina Oficio.
Plan de Acción periodicidad con que se seguirá y Asesora de
evaluará su ejecución, así mismo Planeación.
definirá las ponderaciones de
acuerdo a las prioridades de la
administración.
- DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL:
 Ley 152 de 1994 expedida por el Congreso de la Republica. “Con base en los
planes generales departamentales o municipales aprobados por el correspondiente
Concejo, cada secretaría y departamento administrativo preparará, con la coordinación de
la oficina de planeación, su correspondiente plan de acción y lo someterá a la aprobación
del respectivo Consejo de Gobierno departamental, distrital o municipal. En el caso de los
sectores financiados con transferencias nacionales, especialmente educación y salud,
estos planes deberán ajustarse a las normas legales establecidas para dichas
transferencias (…)”.
 Decreto 111 de 1.996. 15/01/96 Congreso de la Republica. Artículo 8: “El Plan

Operativo Anual de Inversiones señalará los proyectos de inversión clasificados por
sectores, órganos y programas”.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.3 PROCEDIMIENTO: RENDICION DE CUENTAS
- OBJETIVO: Establecer y especificar de forma detallada un mecanismo de intercambio

de información para la supervisión y vigilancia sobre los bienes públicos por parte del
Municipio, en un espacio de interlocución directa entre los servidores públicos y la
ciudadanía, trascendiendo el esquema de que esta es solo una receptora pasiva de
informes de gestión.
- ALCANCE: Inicia con la recolección de informe de gestión entregada por los

secretarios o jefes de Oficina, termina con la socialización a la ciudadanía para
informarles sobre la gestión realizada.
- RESPONSABLE: Los responsables es el Alcalde Municipal, con la colaboración del

equipo de gobierno. (Secretarios y jefes de oficina).
 RENDICIÓN DE CUENTAS: Es un proceso que busca generar transparencia y elevar los
niveles de responsabilidad de la entidad territorial tanto a nivel interno como a nivel
externo.
 PLAN DE ACCIÓN: Prioriza los programas y proyectos del Plan de Desarrollo que se
ejecutaran en la vigencia de un año.
 PLAN DE DESARROLLO: Es la priorización ordenada de los programas y proyectos, que

identifica responsables, metas y recursos para su ejecución en un periodo de cuatro años.
 PROYECTO: Es la identificación de acciones para el cumplimiento de metas, se requiere

la utilización de recursos.
 PROGRAMA: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un

objetivo común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una
necesidad de la población. Los programas son la clave para la conformación del POAI.
 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de gestión que

permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo
Municipal. Además se encuentra dividido en programas, subprogramas y proyectos de
inversión para ejecutar en una vigencia.
 La rendición de cuentas en lo posible se debe realizar en enero-febrero, con la

finalidad de dar a conocer los resultados de la gestión en relación a las metas
anuales propuestas y verificar los impactos de la gestión municipal en términos del
mejoramiento en la calidad de vida de la población.
 El/la alcalde/sa municipal debe ser el actor que lidera el proceso de rendición de
cuentas, debe proveer la información sobre la gestión municipal y sus resultados, y
además de promover la participación activa de las organizaciones sociales y de la
población en general.
- DESCRIPCIÓN:

1. Recopilación de Se conformará una comisión Jefes de Oficina,
Información. técnica para la recopilación de la Secretarías y
información- Los jefes de Oficina Prensa.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
y las secretarias deberán facilitar

toda la información de la gestión
del año culminado para la
organización del documento de
rendición de cuentas.
2. Identificación de Se hace la Identificación clara de Jefe de la Oficina Oficios.
interventores en el las Instituciones y organizaciones Asesora de
evento. que intervendrán en la rendición Planeación.
de cuentas.
3. Invitación al Se debe difundir la información de Alcalde Oficios
Evento. la realización del evento dando a Medios de
conocer las fechas, utilizando Comunicación
todos los medios disponibles,
como por ejemplo pasacalles,
afiches, volantes, perifoneo, TV
comunitaria entre otras.
4. disponibles, como Los jefes de oficina y/o Secretarios de Asistencia
por ejemplo secretarios de despacho deben Despacho, Jefes Informes de
pasacalles, afiches, remitir la información de las de Oficina, gestión.
volantes, perifoneo, gestiones realizadas a la medios
TV comunitaria entre comunidad teniendo en cuenta de
otras. informaciones sobre ingresos y Comunicación
gastos. Se da participación a los
actores invitados. “Se entrega la
revista o periódico informativo”.
5. Evaluación del Se realiza la evaluación del Alcalde Asistencia.
Evento. evento identificando las fortalezas Secretarios de
y debilidades del evento. Despacho, Jefes
de Oficina.
 Constitución Política deColombia 1991, Gobierno nacional: Son mecanismos de

participación del pueblo en ejercicio de su soberanía: el voto, el plebiscito, el referendo, la
consulta popular, el cabildo abierto, la iniciativa legislativa y la revocatoria del mandato. La
ley los reglamentará. El Estado contribuirá a la organización, promoción y capacitación de
las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de
utilidad común no gubernamentales, sin detrimento de su autonomía con el objeto de que
constituyan mecanismos democráticos de representación en las diferentes instancias de
participación, concertación, control y vigilancia de la gestión pública que se establezcan.
 Ley 850 de 2003, Artículo 17: “las veedurías tienen derecho a conocer las políticas,
proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales asignados, metas físicas y
financieras, procedimientos técnicos y administrativos y cronogramas de ejecución...” Esta
información es de obligatoria respuesta.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.4 PROCEDIMIENTO: SISBÉN METODOLOGÍA III
- OBJETIVO: El Sisbén es una a herramienta, conformada por un conjunto de reglas, normas y

procedimientos diseñados por el Gobierno Nacional y cuyo objetivo es establecer un mecanismo
técnico, objetivo, equitativo y uniforme de identificación de posibles beneficiarios del gasto social
para ser usado por las entidades territoriales y ejecutores de política social del orden nacional.
- OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Permitir la elaboración de diagnósticos socioeconómicos precisos de la población pobre para

apoyar los planes de desarrollo municipal y el diseño y elaboración de programas concretos,
orientados a los sectores de menores recursos o población vulnerable.
2. Contribuir al fortalecimiento institucional del municipio, mediante la puesta en marcha de un

sistema moderno de información social confiable.
3. Apoyar la coordinación interinstitucional municipal para mejorar el impacto del gasto social,
eliminar duplicidades y facilitar el control tanto municipal, como de la sociedad y entidades
ejecutoras de programas sociales que asignan subsidios a través del Sisbén.
4. Facilitar la evaluación de las metas de focalización de los departamentos, distritos y municipios

y lucha contra la pobreza en el territorio colombiano.
- ALCANCE: El procedimiento Sisbén inicia en la etapa de barrido y/o en la etapa de demanda y

esta finaliza cuando se le da tramite y ejecución al proceso de actualización de información
requerido por el usuario, mediante la aplicación de la metodología III del Sisbén en el municipio de
Sevilla Valle del Cauca.
- RESPONSABLE: El responsable de la administración, actualización y ejecución de la

Metodología III del Sisbén en el municipio de Sevilla Valle del Cauca es el ordenador del gasto
- TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
 SISBÉN: Sistema de información de potenciales beneficiarios de los programas sociales

del Estado. Es un instrumento de focalización que permite identificar la población más
pobre y vulnerable.
 FICHA: Representa la unidad de vivienda.
 HOGAR: Está constituido por una persona o un grupo de personas, parientes o no, que
ocupan la totalidad o parte de una unidad de vivienda; atienden necesidad es básicas con
cargo a un presupuesto común y generalmente comparten las comidas.
 PERSONA: Cada individuo que pertenece a la población que vive en hogares

encuestados.
 JEFE DE HOGAR: Es la persona que los miembros del hogar identifican como jefe. Para
ser considerado como tal por parte de los miembros del hogar debe haber un
reconocimiento por razones económicas, familiares de edad o de autoridad.
 RESIDENTE HABITUAL: es la persona que vive permanentemente en una unidad de

vivienda.
 INFORMANTE CALIFICADO: son las personas idóneas para brindar la información en los
hogares en donde se va a hacer la encuesta: corresponde al jefe del hogar o a una
persona mayor de 18 años de edad que resida permanentemente en el hogar y conozca la
información de todos los miembros que lo conforman

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 BASE CERTIFICADA DEL SISBÉN: Es la base de datos del Sisbén que envía
periódicamente el DNP a las entidades territoriales y a los programas sociales del orden
nacional o territorial, como resultado de aplicar a la Base Bruta del Sisbén, todos los
procesos de control de calidad y los cruces de información necesarios para su depuración.
En la Base Certificada del Sisbén todos los registros son clasificados como validados o
como suspendidos, conforme al articulo 4 del Decreto 4816 de 2008. La Base Certificada
del Sisbén podrá ser nacional, municipal o distrital.
 BASE BRUTA MUNICIPAL DEL SISBÉN: Es la base de datos generada por el municipio
a partir de los procesos de actualización de las encuestas. La Base Bruta Municipal del
Sisbén es entregada en las fechas de corte establecidas, al respectivo departamento o al
DNP, conforme a los lineamientos determinados por el DNP.
 CORTES DE INFORMACIÓN: Corresponde a cada uno de los períodos de actualización y

envío de información de las Bases Municipales y Distritales del Sisbén, establecidas por el
DNP a las entidades territoriales.
 Para efectuar los diferentes procesos de actualización de información de la metodología III

del Sisbén en la base de datos local, el usuario solicitante debe suministrar la
documentación requerida con base a las directrices establecidas por el Departamento
Nacional de Planeación, para llevar a cabo el proceso de actualización de información
requerido.
 De no ser soportada la documentación no se podrá lleva acabo ningún proceso. Para

operar, actualizar y administrar la metodología III del Sisbén de acuerdo a las directrices
establecidas por el Departamento Nacional de Planeación el municipio deberá suministrar
todas las herramientas tecnológicas, logísticas y el capital humano requerido para focalizar
y atender las diferentes solicitudes de actualización requeridas por la comunidad Sevillana
y efectuar de manera correcta la operación de la metodología en el ente territorial.
- DESCRIPCIÓN:

La encuesta es solicitada por un
SOLICITUD DE informante calificado (son las *Informante *Formato de
ENCUESTA personas idóneas para brindar la calificado, residente solicitud de la
información por lo general habitual del hogar encuesta
corresponde al jefe del hogar o a una que presenta la generado por
*Cuando nunca persona mayor de 18 años de edad solicitud. el sistema de
ha sido que resida permanentemente en el Preferiblemente el información
encuestado o hogar y conozca la información de jefe del hogar. SisbenNet.
viene de otro todos los miembros que lo
municipio. conforman.). *Persona encargada *Ficha de
(Encuesta por de registrar la Clasificación
primera vez o Documento requeridos en el solicitud de encuesta Socio-
por traslado de momento de la solicitud: en el aplicativo. económica del
municipio) *Copia del documento de Sisbén III
identificación del solicitante y de todas *Persona designada
las personas a encuestar. (Residentes de realizar la visita y *Base de
*Cuando sigue habituales de la unidad de vivienda). aplicar la encuesta datos local del
viviendo en el *Se sugiere presentar la copia del del Sisbén III. Sisbén III.
mismo lugar recibo de Servicios Públicos, para
pero sus confirmar los datos exactos de la *Persona designada
condiciones dirección de la unidad de vivienda. para digitar la ficha
económicas han de clasificación
cambiado. Luego de haber sido registrada la socio-económica del
(Encuesta por solicitud de encuesta en el sistema de Sisbén III en el
inconformidad) información del área de Sisbén se aplicativo.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
procede a la aplicación de la encuesta

directamente en la unidad de vivienda *Persona encargada
*Cuando ha del solicitante. de remitir
cambiado de Posteriormente la encuesta de periódicamente la
lugar de clasificación socio-económica del información al
vivienda. Sisbén III que ha sido diligenciada es Departamento
(Encuesta por cargada mediante el aplicativo Nacional de
cambio de “SisbenNet” para su posterior revisión Planeación para su
domicilio) y validación por el DNP. revisión y validación.
Para los casos de aplicación y cargue

de las encuestas del Sisbén por
motivos de inconformidad y cambio de
domicilio se deberá gestionar
mediante el sistema de información el
retiro correspondiente de la ficha
anterior.
Se realiza por cambios en el *Informante *Formato de

MODIFICACIÓN documento de identidad de las calificado, residente solicitud de la
DE personas o por nombres mal habitual del hogar modificación
INFORMACIÓN registrados o por cualquier novedad que presenta la de datos
que sufra el registro y que pueda ser solicitud. generado por
*Cuando hay un demostrada. La solicitud la presenta Preferiblemente el el sistema de
error en un informante calificado, residente jefe del hogar. información
cualquiera de habitual del hogar en el cual reside la SisbenNet.
sus datos. persona a la cual se le va a realizar la *Persona encargada
actualización del registro. de registrar la *Base de
*Cuando alguien solicitud de datos local del
cambia de tipo y Documento requeridos en el modificación de Sisbén III.
No. de momento de la solicitud: datos en el aplicativo
documento de El informante calificado deberá SisbenNet.
identidad soportar copia de su documento de
identidad y el de la persona que va a *Persona designada
modificar los datos. para realizar en el
sistema de
Luego se efectúa la actualización y/o información la
corrección mediante el sistema de corrección y/o
información del registro requerido en actualización en el
la base de datos bruta municipal del registro en la base
Sisbén III. de datos bruta
municipal del Sisbén.
*Persona encargada
de remitir
periódicamente la
información al
Departamento
Nacional de
Planeación para su
revisión y validación.
INCLUSIÓN Se efectúa para llevar acabo la *Informante *Formato de

PERSONAS Y inclusión de una persona en un hogar calificado, residente solicitud de
INCLUSIÓN DE que ya está registrado en la base del habitual del hogar inclusión de
HOGARES Sisbén debe ser solicitada por un que presenta la personas y/o
informante calificado, residente solicitud. inclusión de
*Cuando alguien habitual del hogar en el cual se va a Preferiblemente el hogar
llega a vivir en incluir la persona. jefe del hogar. generado por

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
el hogar el sistema de
Cuando se incluye un hogar en una *Persona encargada información
*Cuando nace unidad de vivienda que ya tenía de registrar la SisbenNet.
un nuevo encuesta Sisbén III, la solicitud la solicitud de inclusión
miembro en el presenta una persona mayor de 18 de personas o *Ficha de
hogar años que requiere la inclusión de su inclusión de hogares Clasificación
hogar en el municipio, en la unidad de en el aplicativo Socio-
vivienda que ya había sido SisbenNet. económica del
encuestada. Se debe hacer visita a la Sisbén III
unidad de vivienda para tomar los *Persona designada
datos del hogar. para realizar en el *Base de
sistema de datos local del
Documento requeridos en el información la Sisbén III.
momento de la solicitud: inclusión de
personas y/o
*Copia del documento de identidad inclusión de hogar
del solicitante y de la persona que va mediante la
a incluir (proceso inclusión de aplicación de la
personas). encuesta en la
unidad de vivienda
*Copia del documento de del solicitante.
identificación del solicitante y de todas *Persona designada
las personas a encuestar. (Residentes para digitar la ficha
habituales de la unidad de vivienda). de clasificación
socio-económica del
Se sugiere presentar la copia del Sisbén III en el
recibo de Servicios Públicos, para aplicativo.
confirmar los datos exactos de la
dirección de la unidad de vivienda *Persona encargada
(proceso inclusión de hogar). de remitir
periódicamente la
información al
Departamento
Nacional de
Planeación para su
revisión y validación.
RETIROS Este proceso se realiza cuando *Informante *Formato de

alguna o todas las personas que se calificado, residente solicitud de
*Retiro encuentran registradas en la ficha del habitual del hogar personas,
personas Sisbén III desea retirarse de la base que presenta la hogares y/o
de datos bruta municipal del Sisbén solicitud. ficha generado
*Retiro de un por motivos: Preferiblemente el por el sistema
hogar jefe del hogar. de información
*Cuando alguien del hogar fallece. SisbenNet.
*Retiro fichas *Persona encargada
*Cuando alguien se va a vivir a otra de registrar la *Base de
residencia o a otro municipio. solicitud de retiro datos local del
(personas, hogar y/o Sisbén III.
Deben ser solicitados directamente ficha) en el aplicativo
por la persona que se retira. Si quien SisbenNet.
se va a retirar es un menor de edad,
la solicitud debe presentarla un *Persona designada
informante calificado, residente para realizar en el
habitual del hogar del menor, sistema de
anexando a la solicitud de retiro la información el
copia de su documento de identidad y proceso de retiro
el documento de identidad de quien mediante la
se retira. aplicación de la
encuesta en la
Cuando el retiro es por motivo de unidad de vivienda
defunción este deberá ser presentado del solicitante.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
por un informante calificado residente

habitual del hogar de la persona que *Persona encargada
falleció, mediante el formato de retiro. de remitir
Al formato de retiro se le debe anexar periódicamente la
copia de certificado de defunción. información al
Departamento
Se realiza solamente cuando todas Nacional de
las personas y hogar (es) que residían Planeación para su
en una unidad de vivienda solicitan el revisión y validación.
retiro. Si un hogar solicitó el retiro y
era el único hogar de esa unidad de
vivienda también se debe eliminar la
ficha.
Documento requeridos en el
momento de la solicitud:
*Copia del documento de identidad.
*Si es un menor de edad, la solicitud

debe ser presentada por un
informante calificado residente
habitual del hogar, anexando su
documento de identidad y el de la
persona que va a retirar (si tiene
documento).
*En caso de retiro por fallecimiento, se

anexa certificado de defunción y copia
del documento de identificación del
informante calificado.
Luego de ser registrada la solicitud

de retiro (personas, hogar y/o fichas)
esta se efectúa mediante el sistema
de información retirando las personas,
hogares o ficha de la base de datos
bruta municipal del Sisbén III.
- BASE LEGAL:
 Articulo 24 Ley 1176 de 2007, Conpes Social 117 de 2008, Decreto 4816 de 2008 y
Decreto 1190 de 2010, Resoluciones 0091, 2553 de 2011 y 0303 de 2012, 3191 de 2013 y
4060 de 2014.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.5. PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE INFORMES EN LINEA A LOS ORGANISMOS DE

CONTROL Y VIGILANCIA
- OBJETIVO: Garantizar que se rinda información de calidad, veraz, completa, y oportuna de

acuerdo con los lineamientos dispuestos por los organismos de control y vigilancia.
- ALCANCE: Comprende a todas las Dependencias de la Administración Municipal de Sevilla

Valle del Cauca. Inicia con la identificación del informe a rendir y finaliza con la rendición del
informe.
- RESPONSABLE: Responsables Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina asesoras,

funcionarios y/o contratistas a quien delegue la responsabilidad de estas funciones el secretario de
despacho o jefe de oficina asesora , y el Responsable de la Rendición cuentas y/o Informes en
Línea.
 Suministrar información de calidad, veraz, completa, y oportuna de acuerdo con los

lineamientos dispuestos por los organismos de control y vigilancia.
- DESCRIPCIÓN:

1. Identificación El responsable de rendir informes en Líder de rendir Cronograma
de Informes a línea identifica periódicamente que informes en Línea. de Informes a
rendir. informes y las especificaciones con rendir.
que se deben rendir a los Órganos de
Control y Vigilancia.
Verificará tanto en el Cronograma de

informes a rendir como en los
aplicativos dispuestos en las páginas
se WEB de la de las diferentes
entidades del estado donde se rinde la
información en línea (SIRESI-RCL-
CHIP-SUI etc.)
2. Notificación. Una vez se tiene identificado el tipo de Líder de rendir Oficio

informe a rendir, la fecha límite de informes en Línea. notificación de
rendición, la plataforma y los informes a
parámetros de la rendición, se rendir.
realizará la respectiva notificación a la
Secretaria y/o Oficina responsable de
la rendición.
La notificación se enviará con copia a

la Oficina Asesora de Planeación y a
la Oficina Asesora de Control Interno.
3. Asesoría/Aco El Líder de rendir informes en línea Líder de rendir Acta.

mpañamiento. brindará la asesoría y los lineamientos informes en línea.
técnicos a la Dependencia Secretario de
responsable de rendir el informe; la Despacho.
asesoría se brinda al Secretario de Jefe de Oficina.
Despacho y/o Jefe de Oficina y a la Persona delegada.
persona que se delegue para tal fin.
4. Rendición del La persona delegada en cada Persona delegada.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Informe. Secretaría y/o Oficina, debe diligenciar

los formatos y/o plataformas
establecidos, teniendo en cuenta
diligenciar todos los campos con
información veraz, y en los tiempos
establecidos.
5. Autocontrol Una vez se ha diligenciado el Persona delegada. Lista de

formulario y/o plataforma dispuesta por Secretario de Chequeo
el Organismo de Control y Vigilancia, Despacho y/o Jefe Ata
la persona delegada de su de Oficina. Autorización
diligenciamiento como el Secretario de del Secretario
Despacho y/o Jefe de Oficina deben de Despacho
realizar los pasos contemplados en el y/o Jefe de
procedimiento de Autocontrol. Oficina.
Nota: Aunque esta actividad se

delega, la responsabilidad es del
Secretario de Despacho y/o Jefe de
Oficina.
6. Validación. Después de diligenciar la información Líder de Rendición

en el formulario y/o plataforma de Informes.
dispuesta por el ente de control, el
líder del proceso de rendición de
informes deberá realizar una
validación;
Esta validación comprende la

verificación del diligenciamiento de
todos los campos del formulario.
Después de validada, procederá a la
consolidación y al envío de la
información.
Nota: Para la rendición de los informes

en la Plataforma RCL, el líder de la
rendición de informes realizará la
confrontación de lo reportado por la
dependencia y lo reportado por la
Oficina Asesora Jurídica.
En caso de encontrar inconsistencias,

reportará inmediatamente a la
dependencia que está presentando las
inconsistencias, con copia a la Oficina
Asesora de Planeación y a la Oficina
Asesora de Control Interno.
7. Tiempo de La información que debe rendir cada Dependencia

entrega. dependencia en las diferentes responsable.
plataformas virtuales dispuestas por
los organismos de control y vigilancia,
debe ser coordinada, consolidada y
entregada a la persona encargada de
la rendición en línea con ocho (8) días
anteriores a la fecha límite de plazo
para la rendición.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8. Control El incumplimiento en los términos y Oficina Asesora de Oficio

Interno disposiciones previstas, se remitirá a Planeación remisorio a
Disciplinario y Control Interno Disciplinario. Control Interno
sanciones por Disciplinario.
parte de los Además de lo anterior, la no
organismos de rendición, rendición extemporánea y/o
control. rendición de la información incompleta,
genera sanciones por parte de los
organismos de control y vigilancia.
 Ley 734 de 2002.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.6 PROCEDIMIENTO: LICENCIAS URBANÍSTICAS
- OBJETIVO: El procedimiento describe la metodología para realizar la solicitud y aprobación de

una licencia urbanística, así mismo contempla los requisitos para cada una de ellas.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la solicitud de la licencia y finaliza con la aceptación o

negación de la misma.
- CLASES DE LICENCIAS URBANÍSTICAS: Existen varias clases de licencias urbanísticas,

dependiendo de la obra que se quiera realizar. A continuación, se presentan las clases de licencias
y el tipo de intervención que autoriza cada una de ellas, así:
LICENCIA DE AUTORIZA A:
Adecuar terrenos para la futura construcción de edificaciones en
suelo urbano. Permite la creación de espacios públicos y privados,
construcción de vías y redes de servicios públicos.
1. URBANIZACIÓN
Si el suelo está clasificado como de expansión urbana, la licencia de
urbanización estará sujeta a la aprobación previa del Plan Parcial
correspondiente.
Construir nuevas edificaciones de acuerdo con las normas del POT,

en todo tipo de suelo.
2. CONSTRUCCIÓN
Se distinguen como modalidades de construcción:
Realizar obras nuevas en lotes sin construir.

Obra nueva
Incrementar el área construida de una edificación existente.

Ampliación
Cambiar el uso de una edificación o parte de ella, garantizando la
Adecuación permanencia del inmueble original.
Variar el diseño arquitectónico o estructural de una edificación, sin

Modificación incrementar su área construida.
MODALIDADES
Recuperar y adaptar un inmueble declarado como de interés cultural

o parte del mismo, conservando su valor urbano, arquitectónico,
Restauración
estético e histórico.
Reforzar la estructura de una edificación, garantizando la seguridad

Reforzamiento del inmueble y sus habitantes de acuerdo con las exigencias de la
Estructural norma de sismo-resistencia.
Derribar total o parcialmente una(s) edificación(es). Se debe solicitar

junto con otra licencia de construcción de cualquier modalidad;
Demolición excepto para proyectos de renovación urbana.
Cerrar de manera permanente un predio de propiedad privada.

Cerramiento

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Crear espacios públicos y privados e infraestructuras que permiten la

auto-prestación de servicios públicos domiciliarios y adecuación de
3. PARCELACIÓN terrenos para la futura construcción de edificaciones en suelo rural y
suburbano, donde el POT lo permita.
Dividir uno o varios predios localizados en suelo rural, PREDIOS

urbano o de expansión, de acuerdo con el POT. Cuando la
subdivisión de predios para urbanizar o parcelar haya sido aprobada
4. SUBDIVISIÓN DE mediante la respectiva licencia de urbanización o parcelación, no se
PREDIOS requerirá adicionalmente de la licencia urbanística. Se distinguen las
siguientes modalidades:
Dividir uno o varios predios ubicados en suelo rural de expansión

Subdivisión Real urbana de acuerdo con el POT, las normas agrarias y ambientales,
MODALIDADES
garantizando el acceso a cada Predio resultante.
Dividir uno o varios predios urbanizables no urbanizados en suelo

Subdivisión
urbano.
Urbana
Redistribuir, dividir o modificar el loteo de uno o más predios urbanos,
Reloteo previamente urbanizados, para un mayor aprovechamiento.
Ocupar o intervenir bienes de uso público incluidos en el espacio

5. INTERVENCIÓN Y público, de acuerdo con las normas del POT.
OCUPACIÓN DEL Existen las siguientes modalidades:
ESPACIO PÚBLICO
Ocupar una cesión pública o de uso público con edificaciones para
equipamientos comunales públicos. Los municipios y distritos
Localización de
determinarán el máximo porcentaje de las áreas públicas que pueden
equipamientos
ser ocupadas con equipamientos. Se requiere además la licencia de
construcción.
- Construir, reparar, sustituir, modificar y/o redes de servicios públicos
MODALIDADES
y telecomunicaciones.
Intervención del
- Construir enlaces como puentes o túneles, utilizando el espacio
espacio público
aéreo o del subsuelo. - Dotar un lugar público con amoblamiento
urbano, obras de arte o arborización.
Intervención y Ocupar o intervenir temporalmente playas y terrenos de bajamar, sin
ocupación perjuicio de las concesiones, cuyo otorgamiento le corresponda ya sea
temporal de a la Dirección General Marítima –Dimar– o a la Superintendencia de
playas y Puertos y Transporte.
terrenos de
bajamar
- DESCRIPCIÓN:
ACTIVIDAD DESCRIPCIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Verificación Se presenta la solicitud en el Oficina Asesora Formato F-10
cumplimiento de formulario único nacional, de Planeación Lista de
requisitos. adjuntando los requisitos de acuerdo chequeo para
con el tipo de licencia en la Oficina licencias.
Asesora de Planeación con la el fin
de verificar el cumplimiento de los
requisitos previo a su radicación en
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
el siguiente horario:
Radicación de Una vez que se cumple la totalidad Ventanilla única. Documentos
documentos. de los requisitos en legal y debida radicados.
forma se remite el solicitante a la
ventanilla única del municipio para la
radicación oficial.
Revisión del Proyecto La Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora
como autoridad encargada de de Planeación
estudiar tramitar y expedir la licencia
deberá estudiar y revisar el proyecto
desde el punto de vista de
concordancia técnica, jurídica,
estructural, urbanística y
arquitectónica, con el fin de verificar
que cumpla con las normas
urbanísticas de edificación y
estructurales vigentes y de los
estudios geotécnicos que
garanticen, seguridad y sismo-
resistencia.
Los diseños estructurales y estudios

geotécnicos, deben ser revisados
por un ingeniero civil acreditado ante
la Comisión Asesora Permanente
para el Régimen de Construcciones
Sismo-Resistentes.
Los diseños de elementos no

estructurales, serán revisados por
un arquitecto, ingeniero civil o
ingeniero mecánico acreditados ante
la Comisión Asesora Permanente
para el Régimen de Construcciones
Sismo-Resistentes.
La persona que efectuó la revisión

debe dirigir un escrito a la autoridad
que expide la licencia, donde
explique el alcance de la revisión y
certifique que las construcciones
propuestas se ajustan a las normas
de sismo-resistencia.
En ningún caso, el profesional que

revise los diseños puede ser el
mismo profesional que los elaboró,
ni puede tener relación laboral
contractual o profesional con éste, ni
con la empresa que tuvo a su cargo
la elaboración de los diseños y
estudios técnicos del proyecto.
Acta de Después de realizar la revisión Oficina Asesora Acta que
observaciones y técnica, jurídica, estructural, de Planeación contiene
Correcciones. urbanística, y arquitectónica del obervaciones
proyecto, la Oficina Asesora de y correcciones
Planeación suscribirá un acta de según sea el
observaciones y correcciones, e caso.
informará al solicitante, por una sola
vez, sobre las actualizaciones,
correcciones o aclaraciones que

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
debe hacer al proyecto y los

documentos adicionales que debe
aportar para decidir sobre la
solicitud de licencia.
El plazo que tiene el solicitante para

complementar y ajustar el proyecto
es de 30 días calendario, el cual
puede ser ampliado máximo por 15
días calendario, a solicitud de parte.
Durante este plazo se suspenderá

el término para la expedición de la
licencia.
Si no se hacen los ajustes en dicho

término, se entenderá que ha
desistido de la solicitud de la licencia
y se elabora un auto de archivo.
Término para la La Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora

expedición de la tendrá un plazo máximo de 45 días de Planeación
licencia. hábiles para RESOLVER la solicitud
de una licencia, contados a partir de
la fecha en que la solicitud haya sido
RADICADA EN LEGAL Y DEBIDA
FORMA.
Si el tamaño del proyecto o la

complejidad del mismo lo ameritan,
el plazo de expedición de la licencia
podrá prorrogarse mediante
resolución motivada por una sola
vez, hasta por la mitad del término
establecido.
Vencido este término sin que se

hubiese pronunciado, se aplicará el
silencio administrativo positivo
establecido en el Código
Contencioso Administrativo.
La invocación del silencio se

someterá al procedimiento
establecido en el Código
Contencioso-Administrativo.
La autoridad responsable está

obligada a expedir las certificaciones
que se requieren para la aprobación
del proyecto.
Acto Administrativo Las autoridades competentes dentro Oficina Asesora Acto
motivado mediante el del término legal expedirán el acto de Planeación administrativo.
cual se aprueba o administrativo motivado mediante el
niega la licencia. cual se apruebe o niegue la licencia.
Contra los actos administrativos que

resuelven la solicitud de licencia,
proceden los recursos de reposición
y apelación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Una licencia es susceptible de ser

revocada por la misma autoridad
que la expidió, o ante el alcalde
Municipal o Distrital o de su
delegado, en los términos previstos
en el título V de la parte 1 del
Código Contencioso Administrativo.
Notificación del Acto El acto administrativo mediante el Oficina Asesora Constancia de
Administrativo cual se otorga o se niega la licencia de Planeación que el acto
urbanística debe ser notificada a: administrativo
ha sido
a. Al solicitante de la licencia. notificado.
b. A los vecinos colindantes y a los
terceros que se hayan hecho parte
dentro del trámite.
c. Si el solicitante de la licencia es
un poseedor, deberá notificarse
personalmente al propietario inscrito
del bien objeto de la licencia.
1. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Se
enviará la citación por correo
certificado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la expedición del
acto administrativo.
2. NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Si

no es posible hacer la notificación
personal, se fijará un aviso durante
diez (10) días hábiles, en un lugar
público de la curaduría u oficina
municipal o distrital, con inserción de
la parte resolutiva del acto
administrativo.
3. PUBLICACIÓN. El acto que

resuelva la solicitud de la licencia
deberá darse a conocer a los
terceros interesados, por medio de
la publicación de un extracto del
documento en un periódico de
amplia circulación, siempre que
hubiese sido necesaria citación por
publicación dentro del trámite
administrativo de conformidad con lo
previsto en el inciso 3 del artículo 24
del Decreto 564 de 2006.
Contenido del Acto La licencia debe contener entre otra, Oficina Asesora
Administrativo que la siguiente información: de Planeación
otorga la Licencia
1. Número consecutivo de
radicación y fecha de expedición.
2. Tipo de licencia y modalidad que
se autoriza.
3. Tiempo de vigencia o duración de
la licencia.
4. Nombre e identificación del titular
y del urbanizador o constructor
responsable.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5. Descripción y características del

predio o predios objeto de la licencia
a saber:
a) folio de matrícula inmobiliaria del
predio, o del de mayor extensión del
que éste forme parte.
b) dirección o ubicación del predio
con un plano de localización).
6. Descripción y características
básicas del proyecto como el uso o
usos de la edificación, área del lote,
área construida, número de pisos,
número de unidades privadas
aprobadas según uso,
estacionamientos, índices de
ocupación y de construcción.
7. Copia de los planos impresos
aprobados por la autoridad
competente.
Efectos de la licencia El otorgamiento de la licencia
determinará la adquisición de los
derechos de construcción y
desarrollo, ya sea parcelando,
urbanizando o construyendo en los
predios objeto de la misma, en los
términos y condiciones expresados
en la respectiva licencia.
La expedición de licencias no
conlleva pronunciamiento alguno
acerca de la titularidad de derechos
reales ni de la posesión sobre el
inmueble o inmuebles objeto de ella.
Las licencias recaen sobre uno o
más predios y/o inmuebles y
producen todos los efectos aun
cuando sean enajenados.
Obligaciones del 1. Ejecutar las obras de forma que
titular: se garantice la salubridad y
seguridad de las personas, la
estabilidad de los terrenos, de las
edificaciones vecinas y de los
elementos constituidos como de
espacio público.
2. Realizar las obras de

urbanización de acuerdo con los
proyectos técnicos aprobados para
redes de servicios públicos y vías.
Además, entregar y dotar las áreas
públicas de cesión gratuita con
destino a vías locales y
equipamiento colectivo y de espacio
público.
3. Disponer de la licencia y los

planos aprobados siempre en la
obra, y exhibirlos cuando las
autoridades competentes los
soliciten.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4. Cumplir con el programa de

manejo ambiental de materiales y
elementos, de acuerdo con la
Resolución 541 de 1994 del
Ministerio del Medio Ambiente. Para
aquellos proyectos que no requieren
licencia ambiental o planes de
manejo, recuperación o restauración
ambiental, de conformidad con el
Decreto 1220 de 2005 o la norma
que lo adicione o modifique.
5. Obtener el respectivo Certificado

de Permiso de Ocupación al concluir
la construcción.
6. Instalar los equipos y sistemas

para garantizar el bajo consumo de
agua, de conformidad con la Ley
373 de 1997.
7. Dar cumplimiento a las normas de

eliminación de barreras
arquitectónicas para facilitar el
desplazamiento de personas con
movilidad reducida
8. Cumplir con las normas de

construcción sismo-resistentes
vigentes.
A continuación se describen los requisitos para cada una de las licencias:

REQUISITOS LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN:
¿Cuáles son los requisitos y documentos que necesito para realizar el trámite?
 Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado
y firmado.
 Certificado de Tradición y Libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos
con fecha de expedición menor a 30 días.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular de la licencia, si el solicitante es persona
jurídica debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara
de Comercio, no superior a un mes.
 Si actúa a través de apoderado debe aportar el debido poder.
 En caso de no ser propietario debe aportar la prueba sumaria de calidad del poseedor.
 Relación de las direcciones de los predios colindantes. (relacionarlo en el Formulario Único
Nacional).
 Copia de la tarjeta profesional del Ingeniero Civil, cuando se trate de diseños estructurales y
estudios geotécnicos y un arquitecto o ingeniero civil o mecánico en el caso de diseño de
elementos no estructurales. Así mismo informar mediante oficio el quien es el responsable director
de obra.
 Aportar carta de responsabilidad de los diseños debidamente firmada por el profesional a cargo
en el caso de Licencia de Construcción, con copia de la Tarjeta Profesional.
 Una vez realizada la radicación en legal y debida forma (ver artículo 16, decreto 1469) al día
siguiente el peticionario de la licencia deberá instalar una valla resistente a la intemperie, solicitar el
formato en la Oficina Asesora de Planeación. Ver instructivo formato de valla.
 Opcional copia del documento que acredite el pago del Impuesto Predial del último año o
Certificación Catastral.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Una copia en medio impreso del proyecto arquitectónico, elaborado de conformidad con las
normas urbanísticas y de edificabilidad vigentes al momento de la solicitud debidamente rotulado y
firmado por un arquitecto con matrícula profesional, quien se hará responsable legalmente de los
diseños y de la información contenida en ellos. Los planos arquitectónicos deben contener como
mínimo la siguiente información:
a) Localización;
b) Plantas;
c) Alzados o cortes de la edificación relacionados con la vía pública o privada a escala formal.
Cuando el proyecto esté localizado en suelo inclinado, los cortes deberán indicar la inclinación real
del terreno;
d) Fachadas;
e) Planta de cubiertas;
f) Cuadro de áreas.
Adicional a los anteriores requisitos para cada tipo de licencia, se requerirá alguno de los
siguientes documentos específicos y se sugiere consultar con la oficina de control físico si se tiene
alguna duda:
o Para las solicitudes de licencia clasificadas bajo las categorías III Medía Alta Complejidad y IV
Alta Complejidad de que trata el artículo 18 del decreto 1469 de 2010, copia de la memoria de los
cálculos y planos estructurales, de las memorias de diseño de los elementos no estructurales y de
estudios geotécnicos y de suelos que sirvan para determinar el cumplimiento en estos aspectos del
Reglamento Colombiano de Construcción Sismorresistente -NSR- 10, y la norma que lo adicione,
modifique o sustituya, firmados y rotulados por los profesionales facultados para este fin, quienes
se harán responsables legalmente de los diseños y estudios, así como de la información contenida
en ellos. Para las solicitudes de licencia clasificadas bajo las categorías I Baja Complejidad y II
Media Complejidad de que trata el artículo 18 del decreto 1469 de 2010, únicamente se
acompañará copia de
o Cuando el predio esté ubicado en zonas de amenaza y/o riesgo alto y medio de origen
geotécnico o hidrológico, se deberán adjuntar a las solicitudes de licencias de nuevas
urbanizaciones los estudios detallados de amenaza y riesgo por fenómenos de remoción en masa
e inundaciones.
o Plano oficial de localización e identificación del predio - Plano loteo y/o manzana
catastral (para agilizar trámite).
o Si la solicitud de licencia se presenta ante una autoridad distinta a la que otorgó la
licencia original, se adjuntarán las licencias anteriores, o el instrumento que hiciera sus
veces junto con sus respectivos planos. Cuando estas no existan, se deberá gestionar el
reconocimiento de la existencia de edificaciones regulado por el Título II del decreto 1469
de 2010. Esta disposición no será aplicable tratándose de solicitudes de licencia de
construcción en la modalidad de obra nueva.
o Anteproyecto aprobado por el Ministerio de Cultura si se trata de bienes de interés
cultural de carácter nacional o por la entidad competente si se trata de bienes de interés
cultural de carácter departamental, municipal o distrital cuando el objeto de la licencia sea
la intervención de un bien de interés cultural, en los términos que se definen en las Leyes
397 de 1997 y 1185 de 2008 y el Decreto 763 de 2009 o en las normas que las
modifiquen, adicionen o complementen.
Cuando se trate de intervenciones sobre el patrimonio arqueológico se debe incluir la

autorización expedida por la autoridad competente.
o Cuando se trate de licencias para la ampliación, adecuación, modificación,
reforzamiento estructural o demolición de inmuebles sometidos al régimen de propiedad
horizontal, copia del acta del órgano competente de administración de la propiedad
horizontal o del documento que haga sus veces, según lo disponga el respectivo

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
reglamento de propiedad horizontal vigente, autorizando la ejecución de las obras

solicitadas. Estas licencias deberán acoger lo establecido en los respectivos reglamentos.
Nota: los anteriores requisitos aplican para art 7 licencia de construcción y sus
modalidades, decreto 1469 de 2010
REQUISITOS LICENCIA URBANIZACIÓN:

 Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado
y firmado.
 Certificado de Tradición y Libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos
con fecha de expedición menor a 30 días.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular de la licencia, si el solicitante es persona
jurídica debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara
de Comercio, no superior a un mes.
 Copia del documento que acredite el pago del Impuesto Predial del último año y donde figure la
nomenclatura alfanumérica o identificación del predio.
 Prueba sumaria de calidad del poseedor.
 Relación de las direcciones de los predios colindantes. (Relacionarlo en el Formulario Único
Nacional).
 Copia de la tarjeta profesional del Ingeniero Civil, cuando se trate de diseños estructurales y
elementos no estructurales. Así mismo informar mediante oficio el quien es el responsable director
de obra.
 Una vez realizada la radicación en legal y debida forma (ver artículo 16, decreto 1469)
al día siguiente el peticionario de la licencia deberá instalar una valla resistente a la intemperie,
solicitar el formato en la Oficina Asesora de Planeación. Ver Instructivo formato valla.
siguientes documentos específicos y se sugiere consultar con la oficina de control físico si
se tiene alguna duda:
o Plano de levantamiento topográfico del predio, predios o parte de predio objeto de la
solicitud, firmado por el o los profesionales responsables, en el cual indique el área , los
linderos y todas las reservas, secciones viales, afectaciones y limitaciones urbanísticas
debidamente amojonadas y con indicación de coordenadas.
o Plano de proyecto urbanístico, debidamente firmado por el arquitecto con matricula

profesional.
o Certificación expedida por las empresas de servicios públicos domiciliarios autoridades

competentes de la disponibilidad de servicios públicos.
urbanizaciones los estudios detallados de amenaza y riesgo por fenómenos de remoción
en masa e inundaciones.
REQUISITOS LICENCIA DE SUBDIVISIÓN:

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente
diligenciado y firmado.
 Certificado de Tradición y Libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos
Públicos con fecha de expedición menor a 30 días.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular de la licencia, si el solicitante es
persona jurídica debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio, no superior a un mes.
 Prueba sumaria de calidad del poseedor.
 Opcional aportar copia del documento que acredite el pago del Impuesto Predial del
último año o Certificación Catastral.
 Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un plano de levantamiento
topográfico que refleje el estado de los predios antes y después de la subdivisión
propuesta, debidamente amojonado y alinderado según lo establecido en las normas
vigentes y con su respectivo cuadro de áreas.
 Para la modalidad de reloteo, se deberá anexar el plano con base en el cual se

urbanizaron los predios objeto y un plano que señale los predios resultantes de la división
propuesta, debidamente amojonado y alinderado según lo establecido en las normas
vigentes, con su respectivo cuadro de áreas.
 Tenga en cuenta:
 Reloteo: Es la autorización para dividir, redistribuir o modificar el loteo de uno o varios

predios urbanizados.
 Si el predio se localiza en suelo urbano y tiene un área neta igual o superior a 10

hectáreas, se debe contar con un plan parcial el cual delimita, estudia y aprueba la Oficina
de Control Físico.
 No se requiere licencia de subdivisión cuando se trate de particiones o divisiones

materiales de predios ordenados por sentencia judicial en firme o cuando se trate de
ejecución de obras de utilidad pública.
 Quienes pueden hacer la solicitud de licencia de Subdivisión son: Los propietarios, los
poseedores, el representante legal de la financiera en la que el propietario haya delegado
la administración del manejo del predio.
REQUISITOS LICENCIA PARCELACIÓN
 Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente
diligenciado.
 Certificado de Tradición y Libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular de la licencia, si el solicitante es
persona jurídica debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio, no superior a un mes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

 Prueba sumaria de calidad del poseedor (si aplica).
 Relación de las direcciones de los predios colindantes. (relacionarlo en el Formulario
Único nacional).
 Una vez realizada la radicación en legal y debida forma (ver artículo 16, decreto 1469)
al día siguiente el peticionario de la licencia deberá instalar una valla resistente a la
intemperie, solicitar el formato en la Oficina Asesora de Planeación. Ver instructivo
formato de valla.
 Opcional aportar copia del documento que acredite el pago del Impuesto Predial del
último año o Certificación Catastral.
 Plano de levantamiento topográfico del predio, predios o parte de predio objeto de la
solicitud, firmado por el o los profesionales responsables, en el cual indique el área , los
linderos y todas las reservas, secciones viales, afectaciones y limitaciones urbanísticas
debidamente amojonadas y con indicación de coordenadas.
 Plano impreso del proyecto de parcelación, debidamente firmado por un arquitecto con
matricula profesional y el solicitante de la licencia, que contenga los predios resultantes de
la parcelación propuesta si a ello hubiera lugar, debidamente amojonados y alinderados,
perfil vial y demás exigencias urbanísticas municipales, así como la legislación ambiental.
 Copia de las autorizaciones que sustentes la forma en que se prestarán los servicios
públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico.
 Cuando el predio esté ubicado en zonas de amenaza y/o riesgo alto y medio de origen
urbanizaciones los estudios detallados de amenaza y riesgo por fenómenos de remoción
en masa e inundaciones.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F- 010
LISTA DE CHEQUEO PARA LICENCIAS URBANÍSTICAS
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

LISTA DE CHEQUEO PARA LICENCIAS URBANÍSTICAS
SOLICITANTE:
DIRECCIÓN DEL INMUEBLE: VERIFICACIÓN

PRELIMINAR
TELEFONO:
FECHA:
REQUISITOS GENERALES SI NO N/A

Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado
y firmado.
Relación de las direcciones de los predios colindantes. (relacionarlo en el Formulario Único
Nacional).
Certificado de Tradición y Libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular de la licencia, si el solicitante es persona
jurídica debe aportar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio, no superior a un mes.
Si actúa a través de apoderado debe aportar el debido poder.

En caso de no ser propietario debe aportar la prueba sumaria de calidad del poseedor.
Copia de la tarjeta profesional del Ingeniero Civil, cuando se trate de diseños estructurales y
elementos no estructurales. Así mismo informar mediante oficio el quien es el responsable
director de obra.
Aportar carta de responsabilidad de los diseños debidamente firmada por el profesional a cargo
en el caso de Licencia de Construcción, con copia de la Tarjeta Profesional.
Una vez realizada la radicación en legal y debida forma (ver artículo 16, decreto 1469) al día
siguiente el peticionario de la licencia deberá instalar una valla resistente a la intemperie,
solicitar el formato en la Oficina Asesora de Planeación. Ver instructivo formato de valla.
Paz y salvo del predio expedido por la Secretaria de Hacienda municipal vigente.
Una copia en medio impreso del proyecto arquitectónico, elaborado de conformidad con las
normas urbanísticas y de edificabilidad vigentes al momento de la solicitud debidamente
rotulado y firmado por un arquitecto con matrícula profesional, quien se hará responsable
legalmente de los diseños y de la información contenida en ellos. Los planos arquitectónicos
deben contener como mínimo la siguiente información:
a) Localización;
b) Plantas;
c) Alzados o cortes de la edificación relacionados con la vía pública o privada a escala formal.
Cuando el proyecto esté localizado en suelo inclinado, los cortes deberán indicar la inclinación
real del terreno;
d) Fachadas;
e) Planta de cubiertas;
f) Cuadro de áreas.
REQUISITOS ESPECÍFICOS - LICENCIA DE URBANIZACIÓN SI NO N/A
Certificación expedida por las empresas de servicios públicos domiciliarios o autoridades

competentes de la disponibilidad de servicios públicos.
urbanizaciones los estudios detallados de amenaza y riesgo por fenómenos de remoción en
masa e inundaciones.
REQUISITOS ESPECÍFICOS - LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN SI NO N/A

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Para las solicitudes de licencia clasificadas bajo las categorías III Medía Alta Complejidad y IV
Alta Complejidad de que trata el artículo 18 del decreto 1469 de 2010, copia de la memoria de
los cálculos y planos estructurales, de las memorias de diseño de los elementos no
estructurales y de estudios geotécnicos y de suelos que sirvan para determinar el cumplimiento
en estos aspectos del Reglamento Colombiano de Construcción Sismorresistente -NSR- 10, y
la norma que lo adicione, modifique o sustituya, firmados y rotulados por los profesionales
facultados para este fin, quienes se harán responsables legalmente de los diseños y estudios,
así como de la información contenida en ellos. Para las solicitudes de licencia clasificadas bajo
las categorías I Baja Complejidad y II Media Complejidad de que trata el artículo 18 del decreto
1469 de 2010, únicamente se acompañará copia de los planos estructurales del proyecto
firmados y rotulados por el profesional que los elaboró.
Cuando el predio esté ubicado en zonas de amenaza y/o riesgo alto y medio de origen
REQUISITOS ESPECÍFICOS - LICENCIA DE SUBDIVISIÓN SI NO N/A

Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un plano de levantamiento topográfico que
refleje el estado de los predios antes y después de la subdivisión propuesta, debidamente
amojonado y alinderado según lo establecido en las normas vigentes y con su respectivo
cuadro de áreas.
Para la modalidad de reloteo, se deberá anexar el plano con base en el cual se urbanizaron los
predios objeto y un plano que señale los predios resultantes de la división propuesta,
debidamente amojonado y alinderado según lo establecido en las normas vigentes, con su
respectivo cuadro de áreas.
Tenga en cuenta:
• Reloteo: Es la autorización para dividir, redistribuir o modificar el loteo de uno o varios predios
urbanizados.
• Si el predio se localiza en suelo urbano y tiene un área neta igual o superior a 10 hectáreas,
se debe contar con un plan parcial el cual delimita, estudia y aprueba la Oficina de Control
Físico.
• No se requiere licencia de subdivisión cuando se trate de particiones o divisiones materiales
de predios ordenados por sentencia judicial en firme o cuando se trate de ejecución de obras
de utilidad pública.
REQUISITOS ESPECÍFICOS - LICENCIA DE PARCELACIÓN SI NO N/A
Plano impreso del proyecto de parcelación, debidamente firmado por un arquitecto con
matricula profesional y el solicitante de la licencia, que contenga los predios resultantes de la
parcelación propuesta si a ello hubiera lugar, debidamente amojonados y alinderados, perfil vial
y demás exigencias urbanísticas municipales, así como la legislación ambiental.
Copia de las autorizaciones que sustentes la forma en que se prestarán los servicios públicos
domiciliarios de agua potable y saneamiento básico.
Cuando el predio esté ubicado en zonas de amenaza y/o riesgo alto y medio de origen
RADICACIÓN COMPLETA EN LEGAL Y DEBIDA FORMA:
RADICACIÓN INCOMPLETA:
NOMBRE:
FIRMA:
CC:

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.7 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN AMBIENTAL
- OBJETIVO: Establecer la ruta a seguir por el municipio para la planificación, prevención, vigilancia
y control ambiental, propendiendo por el manejo sostenible de los recursos naturales y por un
ambiente sano para la población del Municipio de Sevilla Valle del Cauca.
- ALCANCE: La organización y planificación de la gestión ambiental municipal es una

necesidad imperiosa, pues hoy el municipio no tiene dirección, más sí competencias en el
tema ambiental. La Prevención de los impactos ambientales causados por las actividades
antropológicas a través de educación ambiental. Inspección y verificación según
denuncias o solicitudes de la comunidad para emitir informes, conceptos y medidas
correctivas que se deben aplicar según el caso, teniendo en cuenta la normatividad
ambiental y consecuentemente a la autoridad ambiental.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
 GESTIÓN AMBIENTAL: Se refiere a las acciones que, en forma consciente y dirigida a propósitos
definidos, realice la sociedad para conservar, recuperar, mejorar, proteger o utilizar moderadamente
el suelo y los recursos naturales, renovables o no, o para ocupar racionalmente un territorio
transformándolo y adaptándolo de manera sostenible. La gestión ambiental, vista como la
administración del ambiente es todo el conjunto de acciones requeridas para mantener, de manera
óptima y adecuada tanto en cantidad como en calidad, el capital natural disponible –la oferta
ambiental–, y con ello poder lograr niveles de vida dignos, lograr los tan anhelados niveles de calidad
y confort de vida sobre la base de un patrimonio natural de alta calidad, todo ello, incluyendo aspectos
sociales y culturales como comportamientos humanos, cambios de hábitos y costumbres,
interrelaciones en y con el territorio, por lo que trasciende la simple idea de conservación de recursos
perse.
 PREVENCIÓN: todas aquellas actividades o acciones que se emprendan desde la SEDAM de

manera directa o en coordinación con otras entidades, organizaciones o personas naturales,
orientadas a evitar el deterioro de los recursos naturales, su recuperación, conservación y manejo.
 ACTIVIDADES ANTROPOLÓGICAS: Se refiere a todas aquellas actividades realizadas por el

Hombre.
 NORMATIVIDAD AMBIENTAL: Conjunto de normas aplicables a los temas de prevención,

vigilancia y control ambiental.
 VIGILANCIA Y CONTROL AMBIENTAL: Todas aquellas acciones tendientes a monitorear la

situación ambiental del municipio y establecer los controles requeridos, en armonía con la autoridad
ambiental.
 Se debe dejar registro de las acciones de prevención que se desarrollen. Se deben atender de
manera inmediata las denuncias o quejas presentadas por la comunidad, entidades u organizaciones,
siempre y cuando se disponga del personal requerido.
 Se dejar registro fotográfico y escrito de todas las inspecciones de control ambiental realizadas.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:

Atención y Los siguientes son los Pasos a seguir Jefe Oficina Solicitudes de
respuesta a para atender el día a día de lo que Asesora de atención a
solicitudes de la acontece en el municipio: Planeación problemáticas
comunidad, denunciadas,
funcionarios, a. Los usuarios presentan las solicitudes informes, actas
entidades u de atención a la problemática ambiental de acuerdo, Noti
organizaciones. que identifican. ficaciones
b. Se reciben las solicitudes y se informa

o delega a un funcionario para que la
atienda.
c. Programación de la Visita Técnica de

inspección. De ser necesario se solicita
compañía de la Autoridad Ambiental
CRC y/o dependencias competentes
para el caso; se realiza registro
fotográfico e informe escrito lo
encontrado.
d. Se emite el concepto o informe

técnico de la visita realizada, de acuerdo
a la situación encontrada. El concepto o
informe puede incluir la necesidad de un
estudio más detallado o técnico para
tomar medidas al respecto.
e. Se envía el concepto o informe a las

partes involucradas (solicitante y
requerido) haciendo llegar copia a la
instancia competente para dar curso a la
solución de la problemática encontrada.
El responsable de la dependencia
establece la ruta a seguir. Si las medidas
a tomar son de competencia de la
SEDAM, se da trámi te a la misma.
f. Emitido el concepto o informe, se

pacta un Acuerdo entre las partes para
dar solución a la problemática
encontrada, el cual se copia a las
dependencias o entidades competentes.
g. Se hace seguimiento para verificación
del cumplimiento de las medidas
recomendadas y/o acordadas.
h. Si hay cumplimiento de las medidas

se cierra el caso y si no, se noti fica
nuevamente a las partes. De persistir el
desacato a las medidas por parte de los
responsables, se solicita a la autoridad
competente se apliquen las sanciones
del caso.
Definición de La ley de manera general define las Jefe Oficina Actas del
instrumentos de competencias del municipio en materia Asesora de CMDR,
planificación, ambiental, sin embargo, la puesta en Planeación Acuerdo de

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
prevención, marcha de las mismas no está Creación del

vigilancia y totalmente clara y hay momentos en los SIGAM
control que se traslapan o confunden las
ambiental. competencias con las de la autoridad
ambiental regional y otras entidades del
orden regional y nacional como
ingeominas, parques nacionales, entre
otras.
Pasos a seguir:
a. Avanzar con apoyo de la autoridad

ambiental regional en la construcción y
puesta en marcha de instrumentos de
planificación y organización local con
articulación a lo regional como el
Sistema de Gestión Ambiental Municipal
– SIGAM y la Unidad Administrativa para
la Gestión Ambiental Municipal.
b. Socializar y concertar en el seno del

Consejo Municipal de Desarrollo Rural –
CMDR, la propuesta planificación y
organización municipal en lo ambiental.
c. Presentar las iniciativas pertinentes al

Concejo Municipal para su aprobación
como Acuerdos Municipales.
d. Acompañar los debates en el Concejo

Municipal para lograr la claridad
requerida en los Concejales y
consecuentemente conseguir su
respaldo y acompañamiento en la
aprobación y puesta en marcha de las
iniciativas.
e. Creado el SIGAM, adelantar las

gestiones requeridas para la
sostenibilidad y fortalecimiento de la
propuesta organizativa.
f. Al interior del SIGAM se concertará la

metodología para la formulación de los
Planes de Ordenamiento de Cuencas
Hidrográficas y el Plan Ambiental
Municipal o Agenda Ambiental Municipal,
observando el ordenamiento legal , pero
siempre consultando y construyendo con
las comunidades.
g. Definidos y concertados los

instrumentos mencionados, la SEDAM
hará el acompañamiento para la gestión
e implementación de los mismos.
h. Los instrumentos definirán con

precisión además, los procedimientos
para la prevención, vigilancia y control
del deterioro ambiental en el municipio,
de tal manera que no haya lugar a
confusión respecto a las competencias y
formas de actuar en cada situación,
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
además de orientar el rumbo del

municipio.
- DOCUMENTOS O BASE LEGAL:
 Ley 99 de 1993 22/12/1993 El Congreso de Colombia Por la cual se crea el Ministerio del
Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del
medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental , SINA, y se dictan otras disposiciones.
 Ley 101 de 1994 23/12/1993 El congreso de Colombia Ley General de Desarrollo

agropecuario y Pesquero.
 Ley 1450 de 2011 16/06/2011 El Congreso de Colombia.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.8 PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO DE SEVILLA

VALLE DEL CAUCA
- OBJETIVO: Administrar y operar la página Web del municipio de Sevilla dando

cumplimiento a la Estrategia de Gobierno en Línea de garantizar un Estado más eficiente,
transparente y participativo mediante el uso de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación.
- ALCANCE: Garantizar a los ciudadanos un acceso fácil y oportuno a la información y

servicios provistos por el municipio de Sevilla Valle.
- RESPONSABLE: Líderes de procesos, Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina

generan la información y el Administrador de la página Web se encarga del proceso de
cargue y actualización de la información en la página.
 ANUNCIOS: Es un soporte visual, auditivo o audiovisual que transmite un mensaje
centrado en una idea o un hecho concreto.
 BOLETINES DE PRENSA: Es una comunicación escrita dirigida a los medios de

comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico.
 CONTACTO CON LA ENTIDAD: Se refiere al trato que se establece entre dos o más
personas u organizaciones y, puede ser físico o virtual.
 INFORMACIÓN INSTITUCIONAL: Contenidos de una dependencia o entidad que sirven

de apoyo en los procesos de decisión y en la determinación de objetivos, ejecución, control
y evaluación de resultados de los programas institucionales.
 NAVEGADOR WEB: Es una aplicación de software o programa diseñado para permitir a

los usuarios acceder, visualizar documentos, videos, fotos y otros recursos en internet.
 NOTICIA: Programa de radio o televisión en el que se comunica hechos o sucesos

recientes que han sucedido en el Municipio de Sevilla y que tienen un interés público.
 PAGINA WEB: Una página web es un documento o información electrónica adaptada para
que pueda ser visualizada mediante un navegador de internet. Un sitio web está
compuesto principalmente por información, texto, módulos multimedia y enlaces a otros
sitios o documentos; todo lo anterior presentado con un estilo para especificar cómo debe
visualizarse, también pude contener aplicación informáticas para así hacerla interactiva, El
contenido de la página puede ser estático o dinámico.
 PUBLICACIONES: Comunicación de las diferentes áreas o temas para que sea conocida
por los interesados.
 USUARIO AUTOR. Persona que digita la información que será publicada en la página de
Internet del Municipio y responsable de lo que publica.
 USUARIO EDITOR. Persona responsable de la seguridad, calidad y veracidad de la

información que queda publicada en la página de Internet del municipio.
 La información suministrada por las diferentes dependencias del municipio de Sevilla debe
ser aprobada por el Secretario de Despacho y/o Jefe de Oficina de la respectiva
dependencia.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 El Secretario de Despacho y/o Jefe de Oficina es el directo responsable de la calidad y

veracidad de la información suministrada al administrador de la Página Web del municipio.
 Las noticias y los boletines informativos, noticiero y afiches de publicación de

eventos son revisados previamente por la Oficina de Medios y remitido al
Administrador de la página Web para su publicación.
 Los Actos Administrativos (Decretos, Resoluciones, Planes municipales) previa

autorización y debidamente firmados por el Alcalde son remitidos al Administrador
de la Página Web para su publicación.
 Los demás documentos que entreguen al Administrador de la Página Web de la

entidad deben tener la aprobación y autorización del líder del proceso y del
Secretario de Despacho y/o Jefe de Oficina según sea el caso.
 El material que aparezca en la Página Web del municipio de Sevilla, deberá ser
verificado por el Líder del Proceso, Secretario de Despacho y/o Jefe de Oficina
según sea el caso, respetando la ley de propiedad intelectual (derechos de autor,
créditos, permisos y protección, como los que se aplican a cualquier material
impreso).
 El contenido de la Página Web es carácter público y tiene validez oficial siempre y

cuando no se altere su información e integridad de la misma.
 Con referencia a la seguridad y protección de las páginas, así como al diseño de

las mismas deberá referirse a las consideraciones de diseño de páginas
electrónicas establecidas por el Ministerio de las TIC´S.
 En cuanto a los sistemas de información web de la entidad (Chat, consultas

en línea y encuestas) la información suministrada no compromete la
responsabilidad del municipio de Sevilla y es creado con el fin de facilitar la
información a los usuarios.
- DESCRIPCIÓN:

Revisión y ajuste. Revisar periódicamente los ítems de la Administrador de Pantallazo y
Página Web de la entidad verificando la Página Web. visita a la
que la información encontrada en ella Página Web.
sea la correcta y actualizada, para ello
validará con las dependencias
responsables.
También es responsabilidad del área

correspondiente verificar si la
información publicada en la Página Web
es correcta y actualizada. En caso de no
ser así, deberá proporcionar los
documentos necesarios al
Administrador de la página para la
actualización.
Información para La Oficina de Medios, Jefes de Oficina, Secretarios de Pantallazo

publicación. Secretarios de Despacho remiten Despacho, Visita a la
información digital al Administrador de la Jefes de Oficina Página.
Página Web por medio del correo Equipo de
electrónico institucional gelt@sevilla- comunicaciones
valle.gov.co para ser publicada en la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Página Web del municipio de Sevilla.
Así mismo el Administrador de la Página

Web revisa constantemente las noticias
publicadas en la Red Social (Facebook),
las copia y posteriormente las publica
en la Página Web del municipio.
La información debe cumplir con las

Políticas de operación y Políticas de
Seguridad Informática.
 Ley 962 de 2005. Congreso de la República. Por medio de la cual se dictan disposiciones
sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos, y la oferta a través
de medios electrónicos de información y servicios relacionados.
 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.

DE 2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.9 PROCEDIMIENTO: BUZONES DE PQRSD
- OBJETIVO: Establecer las pautas para atender las PQRSD presentadas por la comunidad
ante la Administración Municipal, desarrollados dentro de un orden específico, conforme a los
requisitos legales aplicables.
- DEFINICIONES:
 QUEJA: Es la manifestación de inconformidad que se da a conocer a las autoridades por

un hecho o situación irregular de un servidor público o de un particular a quien se le ha
adjudicado la prestación de un servicio público o por la deficiencia o negligente atención
que presta una autoridad administrativa.
 RECLAMO: Es la manifestación de inconformidad por la prestación de un servicio o

proceso.
 SUGERENCIA: Es un consejo o propuesta que formula un ciudadano para el

mejoramiento de las funciones, metas y objetivos de la entidad.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de las PQRSD presentadas por la

comunidad, termina con la respuesta y el seguimiento a las mismas.
EVIDENCIAS/ PUNTOS DE
SECUENCIAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
REGISTRO CONTROL
1. Adecuar el Oficina Asesora Revisar F-005 –
buzón de de Planeación semanalmente que en Formato
sugerencia el buzón de radicación
sugerencias se PQRSD
encuentre a buzones y
disposición los verbal.
formatos para el
diligenciamiento por
los usuarios externos
e internos.
2. Apertura del Oficina Asesora Abrir semanalmente el F-008 Acta
buzón de de Planeación buzón de PQRSD y apertura
sugerencia levantar un acta de buzón
apertura del buzón F-
008 Acta apretura
buzón, donde se
especifica el tipo de
solicitud y la cantidad
total de formatos
encontrados en el
buzón.
Nota: El tiempo de
respuesta de las QRS,
correrá a partir del
levantamiento del acta
de apertura del buzón.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
3. Radicar la Oficina Asesora Radicar Los formatos Radicado de Todas las

queja, reclamo o de Planeación de PQRSD en la QRS quejas,
la sugerencia ventanilla única del reclamos ó
municipio. sugerencias,
deben tener un
radicado previo
al envío a las
dependencias.
4. Distribuir la Ventanilla única Entregar a la Para dar

queja, reclamo o dependencia respuesta a las
la sugerencia responsable de darle PQRSD cada
tramite a petición, dependencia
queja, reclamo, responsable
sugerencia y debe tener en
denuncia. cuenta los
términos y
disposiciones
contenidas en el
procedimiento
Derechos de
Petición –
PQRSD.
5. Control y Oficina Asesora Revisar Al consolidar la

seguimiento de Planeación. periódicamente el información
cumplimiento de los verificar si
tiempos y calidad de realmente se dio
respuesta de las trámite a todas
quejas, reclamos o las solicitudes
sugerencias de cada recibidas.
dependencia.
6. Archivo de Oficina Asesora Los registros, Registros Verificar que la

gestión de Planeación. evidencias y/o documentales. documentación
soportes que se y soportes
generan en el generados en el
desarrollo del desarrollo del
procedimiento serán procedimiento
archivados y se encuentran
custodiados conforme debidamente
a lo dispuesto en el archivados.
Procedimiento de
Archivo de Gestión en
el archivo de la Oficina
Asesora de
Planeación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-005
FORMATO RADICACIÓN DE PETICIONES VERBALES Y BUZONES DE PQRSD
FORMATO RADICACIÓN DE PETICIONES VERBALES Y

REPÚBLICA DE COLOMBIA BUZONES DE PQRSD
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA
MUNICIPIO DE SEVILLA
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE PÁGINA:
NIT. 800.100.527-0
F-005 01 CREACIÓN: 1 DE 1
2015
Sevilla, Valle del Cauca.
Fecha: ___, ___, ______
Señor (a): ____________________

Alcaldía Municipal de Sevilla
Objetivo de la petición:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Las razones en las que fundamenta su petición:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee
presentar para iniciar el trámite:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Nombre y Apellidos peticionario: _______________________________________

CC. _______________________ Dirección: _________________________________
Tel: _______________________ Correo Electrónico: __________________________
Firma: _____________________

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-008
FORMATO ACTA DE APERTURA DE BUZÓN DE PQRSD
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: F-008
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA VERSIÓN: 01
ALCALDIA ACTA DE APERTURA DE BUZON DE PQR`S FECHA DE CREACIÓN: 2015
FECHA
OFICINA DE UBICACIÓN No DE
DIA MES AÑO HORA NOMBRE CARGO FIRMA
DEL BUZON ENCUESTAS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.10 ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA:
 OBJETIVO: Clasificar en grupos socioeconómicos los inmuebles residenciales tanto

urbanos como rurales del municipio de Sevilla, Valle del Cauca, aplicando un método
estadístico que permita la clasificación de las viviendas y la obtención de los estratos.
 ALCANCE: Inicia con la solicitud del usuario y finaliza con la expedición de la respectiva
certificación.
 RESPONSABLE: Jefe Oficina Asesora de Planeación – Sector Estratificación.
 ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Es la clasificación de los inmuebles

residenciales de un municipio, que se hace en atención a los factores y procedimientos que
determina la Ley (Ley 142 de 1994).
 CERTIFICADO ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Documento por medio del cual

que contiene identificación, características de la vivienda, su entorno y contexto
urbanístico.
 INMUEBLES: Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro y lo que se
adhieren permanentemente a ellas.
 RESIDENCIAL: Área destinada principalmente a la construcción de viviendas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El usuario debe diligenciar el formato de solicitud de certificación

estratificación y cancelar el costo de su expedición en Secretaría de Hacienda Municipal, la Oficina
Asesora de Planeación cuenta con un término de diez (10) días para la entrega del certificado al
usuario. Cuando la solicitud sea realizada por primera vez, con la información arrojada en la
implementación de la Metodología Nacional establecida, se alimentará la plataforma del Sistema
Único de Información de Servicio Públicos SUI.
DESCRIPCIÓN:

El usuario debe diligenciar el
Coordinador área de Formato
1. Solicitud formato F-044 con todos los datos
estratificación. F-044
allí solicitados.
El usuario debe dirigirse a la
Secretaría de Hacienda Municipal –
2. Pago expedición Secretaría de
Tesorería, para realizar el pago del Recibo de pago.
del certificado Hacienda
valor correspondiente a la
expedición del certificado.
El usuario debe radicar el formato
F-044 en la Ventanilla Única de la
Número de
3. Radicación Alcaldía acompañado de la Ventanilla Única
radicado
constancia de pago (recibo de
pago).
El encargado de la expedición de la
4. Revisión de certificación, procede a revisar que Coordinador área de
Documentación la documentación aportada por el estratificación.
usuario se encuentre completa y la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
información suministrada sea la

requerida.
Se realiza la verificación en la base
de datos, en el plano de
estratificación y en el programa
5. Verificación en la Coordinador área de
ACR10, software dispuesto para
Base de Datos. estratificación.
ello, estableciendo el estrato en el
cual se encuentra ubicado el bien
inmueble.
Una vez identificado el estrato
socioeconómico en el cual se
encuentra ubicado el bien Coordinador área de
6. Expedición del inmueble, se genera el respectivo estratificación.
Certificación
Certificado certificado en original y copia y se Jefe Oficina Asesora
hace entrega al Jefe de la Oficina de Planeación.
Asesora de Planeación para su
revisión y firma.
Una vez firmada la Certificación
dentro de los términos descritos, se
requiere al usuario para que se Copia
7. Entrega del presente a la Oficina Asesora de Coordinador área de certificación con
documento. Planeación, se hace entrega del estratificación. firma del
original al usuario y se solicita su usuario.
firma como constancia de entrega
en la copia.
La copia de la certificación firmada
por el usuario es conservado en el
Archivo de Gestión de la Oficina
8. Ubicación final Coordinador área de
Asesora de Planeación y su
Certificación. estratificación.
disposición final corresponde a la
establecida en la respectiva Tabla
de Retención Documental.
- BASE LEGAL:
Ley 142 de 1994 “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se
dictan otras disposiciones”
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 512 DEL 1 DE JUNIO DEL 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.11 RECLAMO ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA:
- OBJETIVO: Modificar la clasificación de un usuario que manifiesta su inconformidad con el grupo

socioeconómico inicialmente asignado, basándose en las características físicas de la vivienda y
el entorno que la rodea.
- ALCANCE: Inicia con la solicitud del usuario y finaliza con la expedición de la respectiva
certificación.
- RESPONSABLE: Jefe Oficina Asesora de Planeación – Sector Estratificación.
 RECLAMO: Oponerse a algo de palabra o por escrito, expresando una queja o

disconformidad.
 ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Es la clasificación de los inmuebles residenciales

de un municipio, que se hace en atención a los factores y procedimientos que determina la
Ley (Ley 142 de 1994).
 CERTIFICADO ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA: Documento por medio del cual

que contiene identificación, características de la vivienda, su entorno y contexto urbanístico.
 INMUEBLES: Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro y lo que se
adhieren permanentemente a ellas.
 RESIDENCIAL: Área destinada principalmente a la construcción de viviendas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El usuario debe diligenciar el formato de reclamación de

estratificación socioeconómica y cancelar el costo de su expedición en Secretaría de Hacienda
Municipal.
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 104 de la Ley 142 de 1994, la Oficina Asesora de
Planeación – Área de Estratificación Socioeconómica – cuenta con un término no superior a dos (2)
meses para la atención de las reclamaciones de los usuarios.
DESCRIPCIÓN:

El usuario debe diligenciar el
Coordinador área de Formato
9. Solicitud formato F-050 con todos los datos
estratificación. F-050
allí solicitados.
El usuario debe dirigirse a la
Secretaría de Hacienda Municipal –
10. Pago expedición Secretaría de Recibo de
Tesorería, para realizar el pago del
del certificado Hacienda pago.
valor correspondiente a la
expedición del certificado.
El usuario debe radicar el formato
F-050 en la Ventanilla Única de la
Número de
11. Radicación Alcaldía acompañado de la Ventanilla Única
radicado
constancia de pago (recibo de
pago).
El encargado de la expedición de la
certificación, procede a revisar que
12. Revisión de Coordinador área de
la documentación aportada por el
Documentación estratificación.
usuario se encuentre completa y la
información suministrada sea la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
requerida.
Se realiza la verificación en la base
de datos, en el plano de
estratificación y en el programa
13. Verificación en la ACR10, software dispuesto para Coordinador área de
Base de Datos. ello, estableciendo el estrato en el estratificación.
cual se encuentra ubicado el bien
inmueble al momento de la
reclamación.
Con el propósito de atender la
reclamación presentada por el
usuario, se realiza visita a la
vivienda objeto de revisión y se
aplica el formulario denominado:
Coordinador área de
14. Visita y aplicación Estratificación Socioeconómica Encuesta
estratificación.
encuesta. Cabeceras Municipales Tipo 2, de diligenciada
acuerdo a la Metodología
establecida por el Departamento
Nacional de Planeación,
adjuntando registro fotográfico de
la vivienda y el sector.
Con la información obtenida en la
visita se alimenta el software y se
comparan los datos.
Si los datos coinciden no es posible

modificar el estrato
Copia
15. Comparación socioeconómico, por lo tanto se
Coordinador área de certificación
datos arrojados Vs hace el reporte del caso al Comité
estratificación. con firma del
datos existentes. de Estratificación para su
usuario.
evaluación y resolución de la
solicitud. Si la evaluación de los
datos permite la modificación del
estrato socioeconómico, se
procede a la elaboración del
respectivo certificado.
El Comité de Estratificación
procede a la evaluación de los
casos de solicitud de modificación
del estrato socioeconómico
reportados, se hace el análisis de
16. Evaluación de Comité de
los datos existentes y los arrojados Acta Comité.
casos. Estratificación.
en la visita, tomando la decisión de
modificar o no el estrato
socioeconómico. Si el Comité
considera necesario, se realizará
nueva visita al predio.
Si el Comité de Estratificación
decide la modificación solicitada
Comité de
por el Usuario, se remite copia del
Estratificación,
17. Toma de decisión. acta de reunión en la cual se Acta Comité.
evidencia su disposición al
estratificación.
Despacho del Alcalde para su
conocimiento.
Mediante Resolución motivada, se Comité de
procede a realizar la modificación Estratificación,
18. Emisión de del estrato socioeconómico del Coordinador área de
Resolución
resolución. inmueble. La Resolución es estratificación, Jefe
elaborada por la Oficina Asesora Oficina Asesora de
de Planeación, remitida a la Oficina Planeación, Jefe
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Asesora Jurídica para su revisión y Oficina Asesora

finalmente pasa al Despacho del Jurídica, Alcalde.
señor Alcalde para su aprobación y
sanción.
Estando en firme el Acto
Administrativo, se genera el
certificado con la nueva
19. Elaboración de la estratificación, Jefe
estratificación socioeconómica en Certificación
certificación. Oficina Asesora de
original y copia y se hace entrega
Planeación
al Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación para su revisión y firma.
Una vez firmada la Certificación, se
requiere al usuario para que se
20. Notificación acto presente a la Oficina Asesora de
administrativo y Planeación, se hace la notificación Coordinador área de
entrega del de la Resolución y se hace entrega estratificación.
certificado. del original al usuario y se solicita
su firma como constancia de
entrega en la copia.
La copia de la certificación firmada
por el usuario es conservado en el
Archivo de Gestión de la Oficina
21. Ubicación final Coordinador área de
Asesora de Planeación y su
Certificación. estratificación.
disposición final corresponde a la
establecida en la respectiva Tabla
de Retención Documental.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1994 “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se
dictan otras disposiciones”

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.12 PROCEDIMIENTO: TRAMITE PARA CERTIFICADO DE NO ALTO RIESGO
- OBJETIVO: Certificar que el predio de solicitud no se encuentra en zona de alto riesgo, previa
identificación del mismo y ubicación en el plano respectivo.
- ALCANCE:
Inicia con la solitud y termina con la expedición del certificado de no riesgo.
RESPONSABLE: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Auxiliar Administrativo
 QUE ES UN RIESGO
Un riesgo es toda circunstancia que puede generar la ocurrencia de un suceso. Un riesgo natural
es la posibilidad de que determina zona puede sufrir modificaciones como resultado del
funcionamiento de un proceso natural y a consecuencia de las mismas quedan afectadas de
manera importante las actividades antrópicas. Hay varios tipos de riesgos.
Riesgo Natural: pueden distinguirse de naturalezas abióticas o bióticas
Riesgo Natural Geológico: todo proceso, situación o suceso en el medio geológico natural
inducido mixto puede generar un daño económico o social para alguna comunidad en cuya
predicción, prevención o corrección han de emplearse criterios geológicos.
Riesgo Natural Inducido: riesgos naturales se potencian por la actividad antrópica.
Riesgo a Cultural o tecnológicos: originados como resultado de actividades humanas

productivas, de accidentes o errores de manipulación, o de su actividad socio-política.
Solo puede realizarse el trámite si el usuario radica la documentación completa.
- DESCRIPCIÓN:

El usuario solicita el certificado en la
1 solicitud Ventanilla Única y el auxiliar Auxiliar
Administrativo entrega formulario e Administrativo solicitud
informa la documentación como
(Fotocopia de impuesto predial,
escritura, certificado de tradición), el
cual se tramita una vez presentado la
consignación realizada en las
entidades bancarias y números de
cuentas establecidos por la
Secretaria de Hacienda
El usuario presenta la solicitud con la
documentación requerida y radica los Auxiliar
2 Radicación documentos en ventanilla única, el Administrativo
auxiliar de ventanilla revisa , entrega
copia de recibido e informa tiempo de Ventanilla Única
entrega (10 días hábiles)
El auxiliar administrativo revisa si los Auxiliar

documentos están completos, y Administrativo
revisa en el esquema de
3. Revisión Ordenamiento territorial la ubicación
del inmueble y si el sitio indicado en
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
encuentra en zona de riesgo

4. elaboración Elabora el certificado, el cual lleva Auxiliar
del certificado número de consecutivo, el nombre Administrativo Certificado
del propietario del predio, numero de
cedula catastral, número de matrícula
inmobiliaria, y la dirección exacta del
predio, junto con el concepto de que
el predio no está en (zona de riesgo,
zona de reserva publica o de
infraestructura básica o en áreas
aptas para localización de vivienda)
se imprime y pasa a la firma al jefe de
planeación.
5. firma Recibe, revisa y firma el certificado y Certificado
lo entrega a la auxiliar
6.Entrega y Entrega al usuario la certificación, Auxiliar Certificado

Archivo junto con los documentos exigidos Administrativo
para su expedición y solicita en la
copia firma de recibido. Archiva en
carpeta de correspondencia
- BASE LEGAL:
Ley 142 de 1994 expedida por el Departamento Nacional de Planeación, DNP por la cual se expide
el certificado de nomenclatura y reclamo de estrato

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.13 VERIFICACIÓN Y REPORTE DE DAMNIFICADOS O AFECTADOS POR

EVENTOS NATURALES Y/O ANTROPICOS-CENSOS
- OBJETIVO: Definir la metodología para la verificación y reporte de damnificados y/o afacetados,

con el fin de identificar y recolectar la información de las personas o bienes afectados de manera
clara, concisa y oportuna sobre las situaciones de emergencias y riesgo que se presentan en el
municipio.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud de VERIFICACIÓN Y

REPORTE DE DAMNIFICADOS Y/O AFECTADOS y finaliza con el documento y reporte generado.
- RESPONSABLE: Jefe Oficina Asesora de Planeación – enlace de Gestión de Riesgo
 SOLICITUD: Son los estados o peticiones que realiza la persona afectada, para ser
atendida su situación.
 DAMNIFICADOS: Son todas aquellas personas que directamente fueron impactadas por la
manifestación de la eventualidad y que perdieron totalmente o en gran porcentaje sus
condiciones socio-económicas en los entornos Familiar, Estructural, o de bienes
productivos.
 AFECTADOS: Son todas aquellas personas que directa o indirectamente tuvieron daños
considerables o mínimos por el impacto de la eventualidad en los entornos Estructural, de
bienes productos y psicólogos.
 VERIFICACIÓN: Visita de campo al terreno o bien inmueble solicitado en condición de

riesgo, afectación o desastres de tipo natural y/o antrópico que permita la toma de
información y evidencias para la agilización en el proceso de reporte y trámite de la ayuda
pertinente o la generación de medidas de intervención necesarias en las actividades de
mitigación y reducción de los riesgos identificados.
 SITUACIÓN DE RIESGO: Es un estado de riesgo inminente que puede generar daños y

pérdidas.
 CENSO: Registro cuantitativo y cualitativo de un elemento, persona o situación en un

formato especifico con finalidad de identificar, valorar y obtener una información.
- DESCRIPCIÓN:

1. En caso de la manifestación de
una situación de Riesgo. El
funcionario de la dependencia en
donde se realiza el trámite, recibe
la solicitud escrita por parte del Enlace Municipal de
22. Recepción de la solicitante y le brinda una fecha Gestión de Riesgo - Formato
Solicitud tentativa para recibir respuesta de Jefe Oficina Asesora F-044
aquella. Para todo caso expuesto de Planeación
de manera verbal o escrita, se
tendrá un plazo máximo de 48
horas para informar a la Enlace
Municipal de Gestión de Riesgo, o
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
cualquier entidad de Socorro

presente en el municipio a partir del
evento sucedido este término es
necesario para la gestión de ayuda
pertinente. En caso de que los
censos no sean por petición de un
solo usuario, sino producto de una
emergencia o un desastre masivo
se deberá realizar inmediatamente
activación del protocolo de
atención para estos casos.
2. El funcionario y/contratista
23. Respuesta a la tendrá a partir de la entrega del Funcionario y/ o
solicitud y oficio 15 días hábiles para contratista Enlace
Oficio de
notificación de contestar la solicitud de visita, Gestión de Riesgo.
radicación
fecha y hora de la según sea el caso en el nivel Oficina Asesora De
verificación de riesgo agilizara este trámite Planeación
para dar oportuna verificación.
3. El personal Técnico
Operativo de la de Gestión del
Riesgo, una vez notificada la
fecha y hora de la visita vía
telefónica, se dirigirán al sitio
solicitado para la respectiva
visita, y levantamiento de la
Funcionario y/o
información, (acta de visita,
24. Movilización al contratista, Técnico
registro fotográfico) siempre y
sitio requerido Operativo Acta-formato F-
cuando los recursos de
Funcionarios 04
movilización y las condiciones
Valoración. Dependencias
de orden público estén dadas.
competentes al caso.
Para el caso de estructuras se
solicita apoyo del área de
Infraestructura Municipal. Para
caso de verificación de temas
agrícolas se solicitara el
acompañamiento del Sector
Agropecuario.
4. Se deben diligenciar el formato
del EDAN para verificación y
reporte de eventualidades. Se debe
Formato de
tomar registro fotográfico.
Evaluación de
25. Verificación *Para el caso de afectaciones Funcionario Técnico
Daños y
Censo. masivas se solicitara apoyo a los Operativo
Necesidades
organismos de socorro, para la
EDAN
realización de los censos y se
deberán usar los formatos para tal
caso. (EDAN)

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5. Se procede a realizar el informe

técnico correspondiente sobre la
situación verificada, se deben
plantear alternativas de solución a
la problemática, reportar y remitir
26. Informe y Reporte copia de informe, Acta CMGRD, y
de la situación censo al ente competente para Comunicado
Enlace de Gestión de
verificada y envió cada caso: Oficial e Informe
Riesgo
al Ente *Consejo Municipal de Gestión de Técnico
Competente. Riesgo y Desastres.
*Consejo Departamental de
Gestión de Riesgo y Desastres
*Unidad Nacional de Riesgos y
Desastres
.
Se debe consolidar la información

de afectados y damnificados en un
plazo no mayor a cuarenta y ocho
(48) horas; dentro, los términos del
tiempo mencionado se debe enviar
vía correo electrónico y correo
certificado la información en medio
magnético y físico, para que esta
pueda ser enviada al CDGR del
Acta del
27. Envió de Departamento para posible tramite
CMGRD. Ficha
documentación de ayudas humanitarias de Funcionario y/o
de censos,
para solicitud de emergencias. Los documentos contratista Enlace
informe Técnico
ayudas al copia que se deben enviar son: gestión de Riesgo
radicado de
Departamento Acta del CMGRD aprobada por
envió
todos los miembros del CMGRD
describiendo los acontecimientos
del evento, personas, elementos
afectados, y de la misma forma las
cantidades específicas de la ayuda
requerida. * Ficha de censo
diligenciada correspondiente al tipo
de evento *Informe técnico de lo
sucedido.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del documento Fecha de expedición Entidad que lo expide Descripción

externo
“Por el cual se adopta la

Ley 1523 de 2012 24/04/2012 Gobierno Nacional política nacional de gestión
del riesgo de desastres y se
establece el sistema
nacional de gestión del
riesgo de desastres y se
dictan otras disposiciones
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 825 DE SEPTIEMBRE 5 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.14 CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO MUNICIPAL DE GESTION DEL

RIESGO – CMGRD)
- OBJETIVO: Definir la metodología para el CONTROL Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO

MUNICIPAL DE GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES –CMGRD). Con el fin de dar
cumplimiento a lo establecido en la ley 1523 de 24 de Abril/2012 en Gestión del Riesgo Art
27,28,29 de los consejos territoriales de Gestión del Riesgo.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con la Citación de los Miembros del CMGRD para el
SEGUIMIENTO Y MANEJO DEL RIESGO (CONSEJO MUNICIPAL DE GESTION DEL RIESGO
DE DESASTRES – CMGRD) Y finaliza con el acta de la reunión firmada.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es enlace para la

Gestión del Riesgo.
ACTA: Es el documento donde se relata los hechos, testimonios o discusiones sobre diferentes
asuntos determinados por una junta o consejo directivo, en donde se plasman, evalúan y concretan
alternativas de solución y planteamientos sobre las necesidades o problemáticas identificadas
- DESCRIPCIÓN:

Se deben programar
mensualmente las Reuniones
para los miembros del Consejo
1. Programación y Municipal de Gestión del Riesgo
Agenda de las de Desastres –CMGRD, a cada Funcionario y/o Formato de
reuniones del termino de reunión realizada contratista Enlace Asistencias F-
CMGRD e agendar la nueva fecha, Gestión del Riesgo. 02.
invitados. igualmente programara y hará
seguimiento de dicha actividad
para los comités inmersos en la
Se deberá realizar por medio de
Oficio la citación a los miembros
del CMGRD e invitados,
referenciando el asunto, fecha, Auxiliar Administrativo
2. Generación de Oficio de
hora y lugar de la reunión, esta Gestión de Riesgo
Citaciones formales a citación a
actividad por lo mínimo con tres apoyo a Oficina
miembros del CMGRD reunión con
(3) días de anticipación a la Asesora de
invitados. sus recibidos
fecha de realización de la Planeación
reunión además debe llevar el
código de la tabla de retención
de documentos.
Se deberá notificar y confirmar la
3. Notificación de la
asistencia de los miembros del
reunión y confirmación de Funcionario y/o Oficio de
CMGRD e invitados, vía
asistencia de los contratista Gestión del invitación
telefónica celular o correo
miembros del CMGRD e Riesgo
electrónico, un (1) día antes del
invitados.
desarrollo de la reunión
4. Preparación de los Se debe organizar el orden del Funcionario y/o Documento
temas del Orden del día sobre los temas prioritarios a contratista -Gestión Orden del Día
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Día. tratar, con finalidad a ser del Riesgo

consecuentes con las
necesidades y Situaciones.
Se debe diligenciar el formato de
asistencia de los participantes a
Formato de
la reunión, igualmente se debe Funcionario y/o
5. Desarrollo de la asistencia
recopilar toda la información que contratista -Gestión
reunión estipulada Diligenciado F-
aporta cada una de las personas del Riesgo.
02
que intervienen en el desarrollo
de la reunión.
Se debe generar al término de la
reunión el acta correspondiente
con toda la información
recolectada por cada uno de los
miembros de los participantes,
esta debe poseer tareas y
6. Elaboración del conclusiones de la misma con Documento de
Enlace -Gestión de
acta Final de la las fechas y responsables para acta de
Riesgo
reunión tal caso, adjuntar el listado de reunión F-04
firmas de asistencia y aprobar en
consenso. Además debe llevar el
consecutivo de acta y el de la
tabla de retención de
documentos, por último se debe
agendar la próxima reunión.
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo
política nacional de
Ley 1523 de 2012 24 04 2012 Gobierno Nacional Gestión de Riesgo de
Desastres y se
establece el Sistema
Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres y
de Dictan otras
disposiciones.
Estrategia Municipal Octubre 2013 Alcaldía Municipal Por el cual se adopta el
para la respuesta a plan y la estrategia final
Emergencias EMRE para la gestión del
riesgo de desastres
municipal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.15 COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA-MANEJO DEL RIESGO
- OBJETIVO: Definir la metodología para la COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA

O DESASTRES en la Alcaldía Municipal de Sevilla, con el fin de brindar una respuesta efectiva y
eficaz a la atención de las eventualidades y situaciones de riesgo ocasionadas por emergencia y
desastre de tipo natural y/o Antrópico.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con el conocimiento del evento presentado

COORDINACION Y ATENCION DE LA EMERGENCIA O DESASTRES y finaliza con la Atención y
evaluación final de la situación presentada.
- RESPONSABLE: los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son el Enlace

Municipal para Gestión del Riesgo.
REPORTE: Es un informe o una noticia; documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual,
etc.)
PROTOCOLO: Conjunto de normas y procedimientos útiles para el desarrollo y ejecución de una

actividad o acción-ver Estrategia Municipal de Gestión del Riesgo.
ESTRATEGIA: Conjunto de actividades de planificación que permiten el alcance especifico de los

objetivos.
URGENCIA: Es una situación en la cual no existe riesgo inminente, es leve pero requiere de una
asistencia.
EMERGENCIA: Situación caracterizada por la alteración o interrupción intensa y grave de las

condiciones normales de funcionamiento u operación de la comunidad, causada por un evento
adverso o por la inminencia del mismo, que obliga a una reacción inmediata y que requiere la
respuesta de la instituciones del Estado, los medios de comunicación y de la comunidad en
general.
DESASTRES: Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios eventos

naturales o antrópicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de vulnerabilidad en
las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la prestación de servicios o
los recursos ambientales, generando una alteración intensa, grave y extendida en las condiciones
normales de funcionamiento de la sociedad, que exige del Estado y del sistema Nacional ejecutar
acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y reconstrucción.
COMITÉ DE MANEJO DEL RIESGO: Grupo de personas pertenecientes al consejo Municipal de

Gestión del Riesgo, que evalúan y recomiendan la toma de decisiones frente a una eventualidad
presentada.
- DESCRIPCIÓN:

El usuario o el organismo de
1. Reporte de la
socorro reporta la situación Funcionario y/o
situación a la
(emergencia o desastre) a la contratista Gestión del
coordinación Municipal
coordinación Municipal de Riesgo.
de Gestión del Riesgo.
2. Confirmación de la El funcionario después de recibir Funcionario y/o
situación a la reporte de la situación de contratista Gestión del
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
coordinación Municipal emergencia deberá confirmar la Riesgo

de Gestión del Riesgo situación con demás entidades de
confirmación de las socorro o seguridad del municipio
eventualidades. o con personas de la comunidad
próxima al sitio de la
eventualidad. Se debe aplicar
protocolo de cadena de
información.
Después del reporte, se analizara
y determinara la respuesta
necesaria para el evento
3. Análisis de la presentado, se reportara a los
Funcionario y/o
situación presentada y entes competentes del comité de
contratista -Gestión
reporte a la entidad de Manejo del Riesgo para dar
del Riesgo y apoyo
apoyo a emergencias respuesta a la situación
técnico
para el caso pertinente. presentada.
Para toda atención en la zona
rural se debe aplicar protocolo de
seguridad en terreno.
Se debe coordinar la actividad
desde la sala de crisis Municipal o
sala de juntas, donde se esté
4. Aplicación del evaluando constantemente el
protocolo requerido proceso de atención que se está
de la Estrategia desarrollando en el momento que Funcionario y / o
Municipal de garantice la movilización de contratista Gestión del
Gestión del Riesgo recursos logísticos necesarios Riesgo
según el evento para la operatividad de la
presentado. emergencia. Debe existir un
medio de comunicación entre la
zona de emergencia y la sala
central para la coordinación.
Dependiendo del caso el
coordinador y personal técnico de
5.Movilizacion a sitio Funcionario y/o
la coordinación se movilizara al
para verificación de contratista -Gestión
sitio de la eventualidad para
la situación del Riesgo.
evaluación de campo, si no es el
caso omitir este procedimiento.
Después de la aplicabilidad del
protocolo se debe realizar una
evaluación de la situación
presentada y generar el
6. Evaluación respectivo informe preliminar,
preliminar del donde se relate la respuesta Funcionario y/o
proceso de atención generada así como también el contratista Gestión de
de la emergencia o reporte de daños, afectaciones, Riesgo
desastre. perdidas y lesionados. Formato
de evaluación de daños
afectaciones y necesidades-
EDAN, Registro Único de
Damnificados RUD.
El enlace y personal técnico se
reúne con los organismos
encargados del manejo del
Riesgo y analiza el resultado y
7. cierre de la efectividad brindada para la
emergencia. eventualidad, si el resultado es
insatisfecho se replantearan
alternativas de solución y se
volverá al sitio de la emergencia
por tal caso. Si el resultado es

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
efectivo se determina en
consenso el cierre de la
operación de respuesta.
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo
Desastres y se
de Dictan otras
disposiciones.
Estrategia Municipal Octubre 2013 Alcaldía Municipal Por el cual se adopta el
para la Respuesta a plan y la estrategia final
emergencia. para la gestión del
riesgo de desastres
municipal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.16 COORDINACIÓN ASISTENCIA HUMANITARIA BÁSICA INMEDIATA A

DAMNIFICADOS Y AFECTADOS.
OBJETIVO:
Definir la metodología para la coordinación en la Asistencia humanitaria Básica-Inmediata a
damnificados y Afectados. Con el fin de brindar y garantizar una respuesta en la rehabilitación,
reparación y cubrimiento oportuno a las necesidades básicas de la población afectada o vulnerable
por un Evento Natural.
ALCANCE:
Este procedimiento inicia con el acontecimiento del evento presentando Asistencia Humanitaria
Básica-Inmediata A Damnificados y Afectados. Y finaliza con la entrega de la ayuda necesaria por
medio de acta de entrega.
RESPONSABLE:
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento es la Oficina Asesora de
Planeación.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Reporte: Este un informe o una noticia; documento (que puede ser impreso o digital, audiovisual
etc.)
CMGRD: Consejo Municipal de Gestión del Riesgo para Desastres
CDGRD: Consejo Departamental de Gestión de Riesgo para Desastres
AHE: Ayuda Humanitaria de Emergencia.
UNGRD: Unidad nacional de Gestión del riesgo.
JAC: Juntas de Acción Comunitarias.
Evento- Eventualidad: Acontecimiento, como eventualidad hecho imprevisto o que puede

suceder. Para efectos de este conceptuario usaremos la palabra evento, para referirnos a algo que
ocurre; a algo a través de lo cual se expresa un proceso o una dinámica.
POLITICAS DE OPERACIÓN:
Para la Gestión y trámite de ayudas con el Departamento y la Nación es de vital importancia tener
estos requisitos.
Evaluación de Daños y Necesidades EDAN, debidamente firmado por las personas que lo
levantaron.
Oficio del Alcalde o del Enlace del CMGRD, donde se indique los elementos a solicitar
estrictamente ajustadas a la emergencia.
Censos de las Familias afectadas debidamente firmados por los entes operativos Cruz Roja,
Defensa Civil, Cuerpo de Bomberos.
Declaratoria de la Situación de Calamidad Pública, de acuerdo a los artículos 57, 58,59 de la Ley
1523 (Documento Fundamental)
Para el proceso de las entregas de AHE, tales como elementos en especie (víveres, elementos de
ferretería, colchonetas, elementos de aseo, alojamiento y cocina), estos elementos solo podrán ser
entregados por el
Enlace del CMGRD y necesariamente con sus respectivos entes operativos (Cruz Roja, Defensa
Civil, Cuerpo de Bomberos), levantando respectivamente las planillas o formatos de entrega y
recibido a satisfacción, acorde como se levantaron los censos o registros de afectados.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En caso de que los elementos no sean recibidos o reclamados por el afectado, estas mismas
ayudas se podrán reasignar a otras personas que de igual manera resultaron afectados por el
mismo evento en la misma fecha y que no alcanzaron a ingresar en el censo oportunamente; lo
anterior solo será efectivo con previo conocimiento y aprobación por parte del CMGRD.
DESCRIPCIÓN
Actividad Descripción Responsable Registro

Una vez obtenida la
información
proveniente de los
censos e informes
Conocimiento de técnicos de la Funcionario y/o Originales y copias de
Riesgo. Evaluación de eventualidad ocurrida y contratista informe técnico acta
la situación, la cuantificación e Gestión de Riesgo, del CMGRD y censo.
Identificación de identificación final de equipo técnico
actores, responsables los afectados, El CMGRD
para cada caso. Enlace y el Equipo
Técnico- miembros del
CMGRD, deberán
reunirse y definir el tipo
de ayuda, cantidades
necesarias para cada
uno de los afectados
en relación a suplir la
necesidad o ayuda
inmediata.
Este proceso se
Gestión y trámites de enlaza con los Funcionario y/o Oficio de solicitud de
ayudas para población procesos de contratista. Enlace las ayudas.
afectada verificación y reporte Gestión de Riesgo y
de damnificados así equipo técnico
como también con los
procesos de la
coordinación y manejo
de la Emergencia
El Enlace de Gestión
de Riesgo Municipal
Recepción de las después de solicitar Funcionario y/o
ayudas y bodegaje las ayudas necesarias contratista
al CDGRD, O Enlace Gestión de
UNGRD procederá a Riesgo y equipo
decepcionar y Técnico
almacenarlas en un
espacio seguro y
acorde, hasta el
momento de la entrega
Una vez cuantificado y
tipificado las ayudas,
Verificación de las El Enlace y su equipo Funcionario y/o Lista de chequeo de
ayudas y rectificación Técnico corroboran el contratista. Beneficiarios y
de los beneficios estado de las ayudas, Enlace Gestión de cantidades.
así como también se Riesgo y equipo
verifican las Técnico
cantidades a entregar
a cada beneficiario.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Una vez obtenidas y

verificadas las ayudas,
se procederá a la
notificación de los
beneficiarios de las
mismas y se
adelantara la logística
Notificación a y el proceso adecuado Funcionario y/o Oficio de notificación
Beneficiario y proceso para la entrega contratista. de Beneficiarios
de apertura de entrega correspondiente. Para Enlace Gestión de
de las ayudas los casos individuales, Riesgo
las personas deberán
esperar el concepto de
aprobación por parte
del Comité Municipal
de Gestión de Riesgo
y la Coordinación
Municipal de Gestión
de Riesgo según el
caso expuesto el
informe Técnico.
Para los casos
masivos: se publicaran
las listas de
beneficiarios en el
CAM o se entregaran
listados de
beneficiarios a las JAC
El proceso de cierre,
se dará en el momento
de haber entregado las
ayudas, en caso
masivos se procederá
a realizar informe final Funcionario Informe final y actas
Proceso de cierre de y se deberá anexar los Enlace- Gestión de de entrega de ayudas,
la entrega respectivos formatos Riesgo soporte fotográfico
de actas de entrega de
las ayudas que
poseerá la firma y
huella de cada uno de
los beneficiarios.
Para los casos
esporádicos
individuales la entrega
se realizara de
acuerdo a la ayuda
identificada en el
informe técnico, previa
aprobación del Comité
de Manejo del Riesgo.
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

Ley 1523 de 2012 24/04/2012 Gobierno Nacional política nacional de
gestión del riesgo de
desastres y se establece
el sistema nacional de
desastres y se dictan
otras disposiciones

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.17 EDUCACIÓN, PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
OBJETIVO:
Definir la metodología para la Educación, Promoción y Prevención de la Gestión del Riesgo en la
Alcaldía Municipal de Sevilla Valle con el fin de generar y brindar conocimiento en la preparación
ante la manifestación de eventos de tipo Natural y Antrópico que puedan ocasionar factores de
Riesgo y Vulnerabilidad.
ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la Agenda o Solicitud de Educación, Promoción y Prevención de la
Gestión de Riesgo y con la entrega del soporte fotográfico y listados de asistencia de la actividad
realizada.
RESPONSABLE:
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son el enlace Municipal de Gestión
de Riesgo y Desastres Oficina Asesora de Planeación y su equipo técnico operativo.
TERMINOS Y DEFINICIONES:
Agenda: Programación de actividades para el cumplimiento de acciones y objetos propuestos.
Prevención: significa trabajar en torno a las amenazas y evitar la generación de vulnerabilidades,

visto de otra manera la prevención de riesgo se ubica en el marco de la Gestión Prospectiva del
Riesgo.
DESCRIPCIÓN

El Enlace programara
mensualmente
capacitaciones en
coordinación con los
entes seleccionados,
igualmente a solicitud
escrita de la
Programación de comunidad o entidad Enlace -Gestión de Oficio de solicitud
capacitación se brinda una fecha Riesgo y equipo radicado
tentativa para recibir operativo
respuesta lo cual
informara al solicitante.
Igualmente la
coordinación estará en
capacidad de generar
programas educativos,
formativos de
conocimiento de la
temática de
prevención de
Riesgos, partiendo
desde la difusión por
medios visuales y
campañas de
concientización
Es un promedio
máximo de cuatro
horas se utilizaran Funcionario y/o Formato de asistencia
Desarrollo de la metodologías contratista facilitador F-02 diligenciado,
capacitación participativas e de la capacitación registro fotográfico
instructivas para la
difusión del

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
conocimiento y la
preparación,
dependiendo de la
cantidad de equipo
técnico estas
incrementaran de
acuerdo a la
necesidad.
Evaluación de los El facilitador realizara Funcionario facilitador No aplica
conocimientos por medio de una de la capacitación
impartidos actividad
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo

otras disposiciones

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.18 ADMINISTRACIÓN PLAN MUNICIPAL DE GESTIÓN DEL RIESGO.
OBEJETIVO:
Definir la metodología para la Administración del Plan Municipal de Gestión del Riesgo en la
Alcaldía Municipal de Sevilla Valle del Cauca, con el fin de identificar, valorar, y almacenar
periódicamente la información de las situaciones o eventualidades de amenaza y vulnerabilidad del
Riesgo actual, que presenta el municipio de Sevilla, que permitan dar cumplimiento a los artículos
33,34 y 37 de lo dispuesto en la ley 1523 del 24 de abril del 2012
ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la Administración del Plan Municipal de Gestión del Riesgo del
Riesgo Actual; y finaliza con la actualización anual de los documentos del Plan y la Estrategia
Municipal de Gestión de Riesgo para Desastres
RESPONSABLE:
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son el Enlace Municipal para la
Gestión de Riesgo y Desastres, Equipo técnico operativo, y el Consejo Municipal de Gestión de
Riesgo y Desastres.
TERMINOS Y DEFINICIONES:
Plan Municipal de Gestión del Riesgo para Desastres. PMGRD: Documento oficial del Municipio en
la Gestión del Riesgo, donde se contiene la caracterización de los escenarios de riesgo naturales
presentes en el municipio y sus componentes de reducción de riesgos.
Estrategia Municipal de Respuesta a Emergencias: EMRE. Documento oficial del Municipio en la

Gestión de Riesgo, donde se contienen las acciones y protocolos inmediatos para la atención de
las diferentes emergencias o desastres.
DESCRIPCIÓN
La Coordinación
registrara toda la
información que
resulte de los
procesos del
conocimiento
reducción y manejo
del riesgo que
Administración permitan Enlace Municipal de Formatos de Registro
del Plan posteriormente la Gestión del Riesgo de asistencia F-02
actualización del Plan para Desastres y
y la Estrategia, para CMGRD
ello la Coordinación
deberá establecer
bases de datos
especialmente en las
áreas de inventarios
de capacidades
matrices de valoración
de riesgos, registros
de entregas de
ayudas, registro de
población y recursos
entre otros; por otra
parte la información ya
obtenida se utilizara
para la gestión y
desarrollo de
propuestas con el fin a
la mitigación de
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
riesgo.
La actualización del Documento Plan y
Plan se realizara Enlace Estrategia de
Actualización del Plan anualmente por el Municipal de Gestión Emergencia Municipal
Enlace Municipal de de Riesgo para para la Gestión de
Gestión de Riesgo, su Desastres y CMGRD Riesgo.
equipo técnico los
miembros
pertenecientes
CMGRD y personal
Asesor, para ello se
recopila toda la
información de las
eventualidades
registradas en el año,
y se analizaran los
escenarios
nuevamente de riesgo
que permitan la
identificación de
nuevos factores de
amenaza y
vulnerabilidad, para
así posteriormente
definir políticas de
reducción y control de
riesgo.
Una vez realizada la
actualización de los
Aprobación del Plan y documentos del Plan y Enlace Municipal de Decreto de
la Estrategia de la Estrategia de Gestión del Riesgo aprobación
Emergencia Emergencias para Desastres y
Anualmente Municipal de Gestión CMGRD
de Riesgo esta deberá
ser remitida al
CDGRD para su
revisión
posteriormente se
realizara socialización
del plan ante la
comunidad y por
último se aprueba por
Decreto Municipal
para el nuevo año en
vigencia.
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

otras disposiciones

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.19 MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS FRENTE AL RIESGO.
OBJETIVO: Definir la metodología para las MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS

FRENTE AL RIESGO-REDUCCION DEL RIESGO. Con el fin de brindar orientación y
recomendaciones técnicas frente a la implementación de medidas correctivas y prospectivas frente
a la reducción, rehabilitación, recuperación.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con el conocimiento del escenario de riesgo; para el
desarrollo e implementación de MEDIDAS CORRECTIVAS Y PROSPECTIVAS FRENTE AL
RIESGO-REDUCCION DEL RIESGO y finaliza con el diagnóstico y posibles alternativas de
solución a lo evidenciado.
- RESPONSABLE: los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son la

administración Municipal de Sevilla, Enlace Municipal para la Gestión del Riesgo, Equipo Técnico-
operativo y el consejo Municipal de Gestión del Riesgo para Desastres.
Medidas Correctivas: Es un proceso que pretende reducir los niveles de riesgo existentes en una
sociedad, región o comunidad. Es un esfuerzo colectivo por “reaccionar” y “compensar” riesgos ya
existentes y diagnosticados.
Medidas prospectivas: Es un proceso a través del cual se prevé un riesgo que podría construirse
asociado con procesos de desarrollo, tomando aquellas medidas que se estimen necesarias para
que no surjan nuevas condiciones de riesgo.
Comité de reducción: Grupo de personas pertenecientes al consejo Municipal de Gestión del

Riesgo, que recomiendan y orientas las medidas preventivas y correctivas frente a los escenarios
de riesgos que se presenten o se puedan dar en el territorio.
Mitigación: Se le llama mitigación a la reducción de los factores de vulnerabilidad. (En el ámbito

del cambio climático se le dice “mitigación” a la reducción de la amenaza).
Escenario de Riesgo: Es un análisis-escrito y/o cartográfico que utiliza bien sea técnicas
cuantitativas y/o cualitativas, bien sea en el conocimiento científico y/o tradicional, de las
dimensiones del riesgo que afecta a territorios y grupos comunidades específicos. Significa una
consideración pormenorizada de las amenazas y vulnerabilidades y que puede ser la base para la
toma de decisiones sobre la intervención en la reducción, previsión y control del riesgo.
Vulnerabilidad: Es la exposición, la predisposición o la susceptibilidad física, económica, política o

social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que se
manifieste un fenómeno peligroso de origen natural, socio natural
Reducción del Riesgo: Entiéndase como la mitigación o disminución de los impactos o riesgos
que pueden ocasionar un daño al entorno social, económico, cultural, político y ambiental.
- DESCRIPCIÓN:

El Enlace de Gestión de Riesgo y
su equipo técnico operativo
después de recolectar y verificar
toda la información sobre el
Conocimiento del Funcionario y/o
riesgo que se presenta deberá
Escenario de Riesgo y contratista. Enlace
generar alternativas probables de
situación presentada. Gestión del Riesgo.
solución al escenario de riesgo
que se está presentando en el
momento, para ello por medio de
un informe o diagnostico técnico
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
informara la situación presentada

con sus respectivas evidencias y
alternativas de solución
identificando si la medida es
correctiva o prospectiva, la
anterior se deberá entregar al
enlace de Gestión de Riesgo
Municipal para su respectivo
estudio y aval ante el alcalde y
jefe de la oficina de planeación.
Con el diagnostico obtenido el
enlace de Gestión del Riesgo en
conjunto con su comité de
Funcionario y /o
Gestión de proyectos de reducción del riesgo y equipo
contratista. Enlace
reducción de riesgo técnico desarrollara un proyecto o
Gestión del Riesgo
propuesta de reducción y
mitigación del riesgo al escenario
previamente identificado.
El enlace de Gestión de Riesgo
Socialización de la presentara al CMGRD, el
viabilidad del proyecto y proyecto respectivo para su Enlace Gestión del
presentación al CMGRD posible ejecución, sustentando la Riesgo CMGRD
para su aprobación necesidad para su respectiva
aprobación.
Aprobado y viabilizado el
proyecto de acuerdo con la
necesidad, estudios técnicos y
disponibilidad de recursos, la
Tramites de las coordinación Municipal de Enlace Gestión del
acciones Gestión de Riesgo adelantara los Riesgo. Jefe Oficina
contractuales trámites correspondientes con la Asesora Jurídica.
oficina de banco de proyectos en
el tema contractual, previa
revisión jurídica y oficina de
planeación.
La coordinación de Gestión
Municipal, realizara la respectiva
verificación y seguimiento sobre
la situación de riesgo ya
Seguimiento
identificada e intervenida y Enlace- Gestión del
Evaluación de los
evaluara si las soluciones Riesgo.
Riesgos
brindadas han contribuido a la
reducción del riesgo
efectivamente o por lo contario
necesita de otras medidas.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
DOCUMENTOS EXTERNOS

externo
Desastres y se
de Dictan otras
disposiciones.
Decreto y documento Alcaldía Municipal Por el cual se adopta el
estrategia municipal de plan y la estrategia final
respuesta a emergencias para la gestión del
riesgo de desastres
municipal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4.3.20 ADQUISICIÓN DE PREDIOS DE INTERÉS PARA ACUEDUCTOS

MUNICIPALES:
- OBJETIVO: Adquirir predios en áreas declaradas de importancia estratégica

para la conservación de los recursos hídricos que surten de agua el acueducto
municipal.
- ALCANCE: Lograr que el municipio adquiera tierras o predios de importancia

estratégica para la conservación del recurso hídrico en las cuencas que abastecen
el acueducto municipal, de tal manera que sean dedicadas exclusivamente a la
protección y conservación de los recursos naturales existentes.
Inicia con la identificación del predio de interés para el acueducto municipal y

finaliza con la adquisición, demarcación y conservación del mismo.
- RESPONSABLE: Jefe Oficina Asesora de Planeación – Sector Ambiental.
 IMPORTANCIA ESTRATÉGICA: Áreas estratégicas para la conservación de

los recursos hídricos que los surten de agua
 RECURSO HÍDRICO: Recursos disponibles o potencialmente disponibles, en

cantidad y calidad suficientes, en un lugar y en un período de tiempo
apropiados para satisfacer una demanda identificable.
 ACUEDUCTO: Es un sistema o conjunto de sistemas de irrigación que permite

transportar agua en forma de flujo continuo desde un lugar en el que está
accesible en la naturaleza hasta un punto de consumo distante, generalmente
una ciudad o poblado.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: La Administración Municipal, de acuerdo a lo

establecido en el Artículo 111 de la Ley 99 de 1993 y Artículo 106 la Ley 1151 de
2007, dedicará anualmente un porcentaje no inferior al 1% de los ingresos
corrientes de libre destinación para la adquisición de áreas de importancia
estratégica para la conservación del recurso hídrico que surten de agua el
acueducto municipal.
-
DESCRIPCIÓN:

De acuerdo a lo establecido en el Instrumentos de
28. Identificación, Artículo 4° del Decreto 0953 de 2013 Planificación
Oficina Asesora de
delimitación y previamente se identificará, Ó
Planeación
priorización de delimitará y priorizarán las áreas de Documento de
Corporación
las áreas de importancia estratégica, con base en identificación,
Autónoma Regional
importancia la información contenida en los delimitación y
CVC
estratégica planes de ordenación y manejo de priorización de las
cuencas hidrográficas, planes de áreas de importancia

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
manejo ambiental de microcuencas, estratégica expedido

planes de manejo ambiental de por la Corporación
acuíferos o en otros instrumentos de Autónoma Regional
planificación ambiental relacionados del Valle del Cauca -
con el recurso hídrico. CVC-
En ausencia de los instrumentos de

planificación anteriormente
mencionados o cuando en estos no
se hayan identificado, delimitado y
priorizado las áreas de importancia
estratégica, la Entidad Territorial
deberá solicitar a la Corporación
Autónoma Regional del Valle del
Cauca - CVC - la identificación,
delimitación y priorización de dichas
áreas.
De acuerdo a lo establecido en el
Artículo 5° del Decreto 0953 de
2013, con el apoyo técnico de la
Corporación Autónoma Regional del
Valle del Cauca - CVC - se
seleccionarán, al interior de las áreas
de importancia estratégica
identificadas, delimitadas y
priorizadas, los predios a adquirir o a
mantener.
Para la selección de los predios se

aplicarán los siguientes criterios:
1. Población abastecida por los

29. Preselección acueductos beneficiados con la
del predio de conservación del área Oficina Asesora de
interés estratégica dentro de la cual está Planeación Certificación de
ambiental de ubicado el predio. Corporación cumplimiento de
acuerdo a los 2. Presencia en el predio de Autónoma Regional requisitos.
criterios corrientes hídricas, manantiales, CVC
establecidos. afloramientos y humedales.
3. Importancia del predio en la
recarga de acuíferos o
suministro hídrico.
4. Proporción de coberturas y
ecosistemas naturales poco o
nada intervenidos presentes en
el predio.
5. Grado de amenaza de los
ecosistemas naturales por
presión antrópica.
6. Fragilidad de los ecosistemas
naturales existentes.
7. Conectividad ecosistémica.
8. Incidencia del predio en la
calidad del agua que reciben los
acueductos beneficiados.
30. Presentación Una vez seleccionado, al interior de Oficio remisorio de
Oficina Asesora de
del predio ante las áreas de importancia estratégica presentación del
Planeación
la Corporación identificadas, delimitadas y predio ante la
Corporación
Autónoma priorizadas, el predio a adquirir o a Corporación
Autónoma Regional
Regional CVC. mantener, se presentará ante la Autónoma Regional
CVC
Para obtener el Corporación Autónoma Regional del CVC, con sus
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
respectivo Valle del Cauca - CVC - la respectivos anexos.

concepto información del predio seleccionado Concepto técnico
técnico. con el propósito de obtener su expedido por la
concepto técnico. Corporación
Si el concepto técnico es favorable, Autónoma Regional
se continúa con el procedimiento de CVC
adquisición, de ser negativo el
concepto, se iniciará el
procedimiento con otro de los
predios priorizados.
Certificado de
Una vez seleccionado el predio a Tradición y Libertad
adquirir y con el respectivo concepto de la Oficina de
favorable expedido por la Registro de
Oficina Asesora de
31. Definición del Corporación Autónoma Regional del Instrumentos
Planeación.
área a adquirir. Valle del Cauca - CVC- se definirá Públicos.
cuál es el área a adquirir, Escritura Pública.
identificando claramente la ubicación Certificado de
y los respectivos linderos. ubicación y de
linderos.
Se hará los estudios de títulos de
propiedad del predio a adquirir,
32. Estudio de
cotejando el Certificado de Tradición Oficina Asesora de
títulos de
y Libertad de la Oficina de Registro Planeación. Estudio de títulos de
propiedad del
de Instrumentos Públicos del predio Oficina Asesora propiedad del predio.
predio.
correspondiente, la escritura pública Jurídica.
o su equivalente de acuerdo al
Código Civil Colombiano.
Una vez definido el predio y su Certificado de avalúo
legalidad, se realizará el avalúo del Oficina Asesora de expedido por el
33. Avalúo del mismo, a través del Instituto Planeación. Instituto Geográfico
predio. Geográfico Agustín Codazzi o a Oficina Asesora Agustín Codazzi o
través de una lonja de propiedad Jurídica. lonja de propiedad
raíz. raíz.
Para el procedimiento de adquisición
de los predios priorizados, la adqui-
sición por negociación directa y
voluntaria para los fines previstos en
el Artículo 111 de la Ley 99 de 1993,
modificado por el Artículo 210 de la
Ley 1450 de 2011, se regirá por el
procedimiento establecido en la
Ley 388 de 1997 o la norma que la
modifique, adicione, sustituya o
complemente.
Oficina Asesora de
34. Proceso de Planeación Expediente proceso
La financiación de la adquisición de
adquisición del Secretaría de de adquisición del
los predios, estudios de títulos,
predio. Hacienda Municipal predio.
levantamientos topográficos, avalúos
Tesorería Municipal
comerciales, los gastos notariales y
de registro, y para el caso de los
predios adquiridos también podrá
incluirse la custodia y administración
de los mismos, de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 0953 de
2013 Artículos 12 y 13, se harán con
cargo a los recursos asignados para
los fines previstos en el Artículo 111
de la Ley 99 de 1993.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Formato de reporte
De acuerdo a lo establecido en el
anual de predios
Decreto 0953 de 2013 en su Artículo
adquiridos y de
14, la información del predio
Oficina Asesora de aplicación del
35. Reportes de adquirido se debe incluir en el
incentivo de pago
información Inventario Detallado de los Predios Planeación. por servicios
Adquiridos y presentarse ante la
ambientales por
Corporación Autónoma Regional del
parte de entidades
Valle del Cauca - CVC -
territoriales.
BASE LEGAL: Ley 99 de 1993 artículo 111, Decreto 0953 de 2013.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO BAJO RESOLUCIÓN 1219 DEL 14 DE SEPTIEMBRE DE

2017

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS MISIONALES

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.PROCESO: GESTIÓN SOCIAL
5.1 CARACTERIZACIÓN
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO: GESTIÓN EN EDUCACIÓN
Garantizar el pleno cumplimiento del derecho a la educación en condiciones de disponibilidad, acceso, permanencia y calidad para la población
OBJETIVO
de Sevilla Valle del Cauca, mediante el esfuerzo de todos los sectores para el desarrollo integral.
Desde La planificación y la asignación de los recursos.

ALCANCE RESPONSABLE(S): SecretarÍa de Salud.
Hasta La ejecución, el control y evaluación de las estrategias.

CICL
PROVEEDOR(ES) ENTRADAS O ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE (S)
Consolidación de la información GAGEM No 5
Base de Datos del
Instituciones Educativas (IE) Información de la población estudiantil suministrada por las Instituciones Secretaría Departamental de
P SIMAT actualizada y
del Municipio existente en el Municipio Educativas (IE), subida a la plataforma Educación
consolidada
por los responsables del proceso Ministerio de Educación
Fuentes de información primaria:
1. Mesas de concertación con la Elaborar un diagnóstico de la situación Ministerio de Educación/
IE del Municipio/ Comunidad comunidad (Padres de familia) P actual de la educación en el sector Programa de Secretaria Departamental de
2. Mesas de trabajo con los docentes rural educación rural Educación
de las instituciones educativas (encaminado a mejorar
Establecer estrategias para mejorar el el acceso a una Despacho de Alcaldía/
Mineducación/ Departamento Plan Decenal de Educación (PDE)/
P acceso a la educación en la zona educación básica con Secretaria de Hacienda/
Nacional de Planeación Plan Nacional de Desarrollo (PND) calidad en las áreas
rural, de acuerdo al diagnóstico Secretaria de Planeación/
rurales)
Apropiar los recursos requeridos para Organos de vigilancia y control
Secretaría de Hacienda Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P del Estado
desarrollar el programa

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Determinar las necesidades de

Ministerio de Educación/
IE del Municipio/ Comunidad/ Información de la valoración de la dotación, construcción, remodelación
P Secretaria Departamental de
Secretaria de Planeación infraestructura de las IE y mantenimiento de la infraestructura
Educación
de las IE del Municipio Programa de dotación
Elaborar proyecto de dotación y y mantenimientos de Despacho de Alcaldía/
Mineducación/ Departamento Plan Decenal de Educación (PDE)/
P mantenimiento, y presentarlo al banco las IE Secretaria de Hacienda/
Nacional de Planeación Plan Nacional de Desarrollo (PND)
de proyectos Secretaria de Planeación/
Apropiar los recursos requeridos para Organos de vigilancia y control
Secretaría de Hacienda Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P
desarrollar el programa del Estado
Fuentes de información primaria:
1. Mesas de concertación con la Elaborar un diagnóstico de la situción Ministerio de Educación/
IE del Municipio
comunidad (Padres de familia) P actual del sistema educativo en todo Secretaria Departamental de
Comunidad
2. Mesas de trabajo con los docentes el Municipio Educación
de las instituciones educativas
Estructurar estrategias que involucren Plan Educativo
el uso ético y pedagógico de las Municipal (PEM)
Mineducación/ Departamento Plan Decenal de Educación (PDE) Despacho de Alcaldía/ IE/
P Tecnologías de Información y
Nacional de Planeación Plan Nacional de Desarrollo (PND) Comunidad/ Organos de
Comunicación (TIC), que permitan
Plan de Desarrollo Municipal (PDM) mejorar los currículos de las IE vigilancia y control del Estado
Secretaria de Planeación P Elaborar el plan educativo
Ministerio de Educación/
Determinar la cobertura en educación del
Plan Decenal de Educación (PDE) P Municipio
Secretaria Departamental de
Mineducación/ Departamento Educación
Nacional de Planeación Establecer el plan de cobertura, de Programa de cobertura
Directrices emanadas por el Gobierno
P acuerdo a la continuidad y sostenibilidad en educación Despacho de Alcaldía/ IE/
Nacional y el Ministerio de Educación planteada por el gobierno nacional Comunidad/ Organos de
Apropiar y proyectar los recursos para el vigilancia y control del Estado
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P programa de cobertura
Elaborar diagnóstico nutricional de la Despacho de Alcaldía/ IE/
Mineducación/ Departamento Directrices emanadas por el Gobierno P población estudiantil Comunidad/ Ministerio de
Nacional de Planeación Nacional y el Ministerio de Educación Programa de
P Diseñar y elaborar el programa Educación/ Secretaria
desayunos escolares
Apropiar y proyectar los recursos para el Departamental de Educación/
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P programa Organos de vigilancia y control
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
del Estado
Despacho de Alcaldía/ IE/
Comunidad/ Ministerio de
Responsables de lo Planes y programas Educación/ Secretaria
Planes y programas aprobados H Implementa planes y programas
proyectos implementados Departamental de Educación/
Organos de vigilancia y control
del Estado
Despacho de Alcaldía/ IE/
Comunidad/ Ministerio de
Realiza interventoria y seguimiento a Informe de resultado a
Responsables de lo Planes y programas en educación Educación/ Secretaria
V la ejecución de los planes y la interventoria y
proyectos establecidos en el Municipio Departamental de Educación/
programas seguimiento
Organos de vigilancia y control
del Estado
Analisis de la información de los Despacho de Alcaldía/
A
resultados Acciones Ministerio de Educación/
Responsables de la Informe de resultado a la interventoria y
implementadas para el Secretaria Departamental de
evaluación y seguimiento seguimiento Implementa acciones para la mejora
A mejoramiento continuo Educación/ Organos de
del proceso
vigilancia y control del Estado
PROCESOS CON LOS QUE SE INTERRRELACIONA RECURSOS PARÁMETROS DE CONTROL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Direccionamiento Estratègico
Elaboración de diagnósticos
Gestion en la Comunicaciòn
Elaboración de planes y programas
Gestión Contable y Hacienda Pública Humano, financiero, tecnológico, insumos de oficina, información legal
Apropiación de los recursos
Gestión Humana y Desarrollo Logistico
Seguimiento y/o supervisiòn
Gestión en Cultura y Turismo
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO: GESTIÓN EN CULTURA Y TURISMO
OBJETIVO Generar estrategias culturales y turisticas que conlleven a un crecimiento de ambos ambitos mediante el Establecimiento de programas, planes aplicados en el municipio de Sevilla.
ALCANCE Desde la planeación de las actividades hasta la evaluación y el mejoramiento del proceso. RESPONSABLE(S) SecretarÍa de Salud
PROVEEDOR(ES) ENTRADAS CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE (S)
Desapacho de
Dirección Nacional de Realizar un diagnóstico de la vocación cultural y de su
Plan Nacional de Desarrollo (PND) P Alcaldía/ Secretaria de
Planeación (DNP) situación actual en el Municipio
Hacienda
Determinar los procesos pedagógicos de apoyo y
Programa de formación Oficina de Cultura del
Lineamientos del Ministerio de Cultura/ fortalecimiento artístico y cultural, que sirvan como
Ministerio de Cultura P cultural del Municipio Departamento/
Lineamientos del Gobierno Nacional alternativa de educación y esparcimiento a la población
Ministerio de Cultura
del Municipio
Comunidad en
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P Elaborar el programa
General
Informaciòn para
Ministerio de Comercio e Politicas y Programas, Plan Nacional de Indentificar estrategias turísticas para potencializar en el Comunidad en
P programacion del plan
Industria y Turismo Turismo Municipio General
indicativo y plan de accion
Desapacho de
Identificar las redes culturales (bandas, orquestas, entre
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P Programa de conformación Alcaldía/ Secretaria de
otras) existentes en el Municipio
de redes de información Hacienda
cultural e instituciones Oficina de Cultura del
Dirección Nacional de Analizar la comformación de las redes culturales
Plan Nacional de Desarrollo (PND) P culturales del Municipio Departamento/
Planeación (DNP) existentes en el Municipio

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Desarrollar e implementar estrategias para la

Ministerio de Cultura Lineamientos del Ministerio de Cultura/ P Comunidad en
conformación y el fortalecimiento de las redes culturales
Lineamientos del Gobierno Nacional General
Gobierno Nacional P Elaborar el programa
Determinar las necesidades de dotaciones y decuaciones Desapacho de
Dirección Nacional de
Plan Nacional de Desarrollo (PND) P de infraestructura requeridas en las ibliotecas del Alcaldía/ Secretaria de
Planeación (DNP)
Municipio, así como el déficit existente de éstas Hacienda
Programa de dotación de
Oficina de Cultura del
Lineamientos del Ministerio de Cultura/ Desarrollar las estrategias y los mecanismos para el bibliotecas
Ministerio de Cultura P Departamento/
Lineamientos del Gobierno Nacional desarrollo cultural
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P Elaboración del programa, apropiando los recursos Comunidad
Desapacho de
Dirección Nacional de Identificaran las infraestructuras en el Municipio que han
Plan Nacional de Desarrollo (PND) P Alcaldía/ Secretaria de
Planeación (DNP) sido denominadas como patrimonio cultural
Hacienda
Evaluar las necesidades de construcción, dotación, Programa de protección del Oficina de Cultura del
Lineamientos del Ministerio de Cultura/
Ministerio de Cultura P sostenimiento y mantenimiento de la infraestructura patrimonio cultural del Departamento/
Lineamientos del Gobierno Nacional
cultural del Municipio Municipio Ministerio de Cultura
Elaborara el programa, determinando las estrategias
Comunidad en
Secretaria de Planeación Plan de Desarrollo Municipal (PDM) P para la apropiación de los recursos (teniendo en cuenta
General
sus diferentes fuentes de financiación)
Contratación de las actividades a ejecutar en los
Programas aprobados H Departamento/
Responsables de los programas
Programas implementados Ministerio de Cultura
proyectos
Comunidad en
Recursos aprobados y apropiados H Implementa planes y programas
General
Ejecución de proyectos, Municipios,
Congreso de la Repubblica, Politicas públicas de turismo, información suscripción de contratos y empresarios turisticos,
Ministerio de Comercio, sobre la oferta turistica del Municipio, convenios, apoyo a nuevos (hoteleros, guias
H Promocionar el Turismo
Industria y Turísmo, asistencia técnica, Plan Sectorial de productos y atractivos turisticos, operadoras
Municipios. Turismo, Decretos Leyes. tiristícos, apoyo turístico y de turismo, comunidad
amoblamiento turístico en general)
Responsables de los Planes y programas establecidos en el Realiza interventoria y seguimiento a la ejecución de los Informe de resultado a la Desapacho de
V
proyectos Municipio planes y programas interventoria y seguimiento Alcaldía

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

A Analisis de la información de los resusltados Acciones implementadas Departamento/
Responsables de la Informe de resultado a la interventoria y
para el mejoramiento Ministerio de Cultura
evaluación y seguimiento seguimiento
continuo Comunidad en
A Implementa acciones para la mejora del proceso
General

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS CON LOS QUE SE

RECURSOS PARÁMETROS DE CONTROL
INTERRRELACIONA
Planeación
Gestión Contable y Hacienda Pública Humano, financiero,
Elaboración de programas
Gestión Humana y Desarrollo tecnológico, insumos de
Apropiación de los recursos
Logístico oficina, información legal
Seguimiento e interventoria
Gestión en Educación
SUBPROCESO: GESTIÓN EN SALUD
Efectividad en rendición de (Total de informes rendidos por

Secretario de
informes del Fondo Local de año/Total Informes programados Anual
Salud Municipal
Salud a rendir en el año)*100
(Eventos de notificación de
Atención oportuna de atención inmediata tramitados /
Secretario de
eventos de notificacion de Eventos de notificación de Semestral
Salud Municipal
atención inmediata atención inmediata
presentados)* 100
(Población no afiliada obtenida
del cruce de la base de datos Secretario de
Aseguramiento Anual
del Sisben III / total base de Salud Municipal
datos única de afiliados )*100
(Población discapacitada
Cobertura Población atendida caracterizada / Total Secretario de
Semestral
discapacitada Población discapacitada Salud Municipal
caracterizada ) * 100
(Población adulto mayor

Cobertura población adulto Secretario de
atendida / Poblacion adulta Semestral
mayor Salud Municipal
mayor total ) * 100
(Poblacion Infantil atención / Secretario de

Cobertura Población Infantil Semestral
Población infantil total)*100 Salud Municipal
(Población Étnicas atendidas / Secretario de

Cobertura Población Étnia Semestral
Población étnicas total ) *100 Salud Municipal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
(Población desplazada atendida

Cobertura Población Secretario de
/ Total población desplazada) * Semestral
desplazada Salud Municipal
100
Atención a solicitudes de # total de solicitudes de
actualización de información actualización de información Jefe Oficina
(inclusiones, retiros y procesadas / # total de Semestral Asesora de
modificaciones) en la base solicitudes de actualización de Planeación
de datos del SISBEN III información recibidas)* 100
Atención a solicitudes de
# total de encuestas diligencias
encuesta nueva (cambio de
directamente en las unidades de Jefe Oficina
domicilio, inclusión de
vivienda / # total de solicitudes Semestral Asesora de
hogar, inconformidad,
de encuesta del SISBEN III Planeación
primera vez y traslado de
recibidas )* 100
municipio) del SISBEN III
SUBPROCESO: GESTIÓN EN EDUCACIÓN
(Población
% en la cobertura de la escolarizada / total Secretario de Salud
Anual
población escolar población en edad Municipal
escolar) *100
(Total población rural

transportada / Total Secretario de Salud
% población rural transportada Semestral
población rural Municipal
beneficiada)¨* 100
N° de solicitudes
Secretario de Salud
% Dotación de I. educativas atendidas / N° de Anual
Municipal
solicitudes recibidas
N° de instituciones Secretario de Salud

Eficiencia de inversión intervenidas / N° de Municipal / Secretario
Anual
infraestructura educativa instituciones de Transito e
programadas Infraestructura
N° de población
% población no beneficiada reportada en el SIMAT Secretario de Salud
Anual
con los desayunos escolares / N° Total de población Municipal
beneficiada en PAE

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
SUBPROCESO: GESTIÓN EN CULTURA Y TURISMO
Eficiencia realizacion Eventos realizados / Secretario de Salud

Semestral
eventos de turismo eventos programados Municipal
Eficiencia realizacion Eventos realizados / Secretario de Salud

Semestral
eventos de cultural eventos programados Municipal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3 PROCEDIMIETO DEL PROCESO

5.3.1 PROCEDIMIENTO: ASEGURAMIENTO
- OBJETIVO: Ampliar y mantener la cobertura al régimen subsidiado del S.G.S.S.S. (Sistema

General de Seguridad Social en Salud) en el municipio de Sevilla
- DEFINICIONES:
 S.G.S.S.S: (Sistema General de Seguridad Social en Salud).
 Población beneficiaria: De acuerdo con la Ley son beneficiarios del Régimen Subsidiado,
toda la población pobre y vulnerable, clasificada en los niveles del puntaje del SISBEN o
del instrumento que lo sustituya, siempre y cuando no estén afiliados en el Régimen
Contributivo o deban estar en él o en otros regímenes especiales y de excepción. También
lo son la población clasificada en el nivel III del SISBEN, en los términos de la Ley. Así
como, las poblaciones especiales registradas en los listados censales y las prioritarias que
defina el Gobierno Nacional, según lo establece el literal a) del artículo 14 de la Ley 1122
de 2007.
 Población elegible: Son elegibles para la asignación de subsidios en salud la población a

la que se le ha verificado las condiciones de beneficiario señalados por la Ley mediante los
instrumentos y mecanismos establecidos en el acuerdo 415.
 Afiliado del Régimen Subsidiado: Es toda la población elegible o elegible priorizada que
se ha incorporado al Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del Régimen
Subsidiado, mediante el proceso definido para tal fin.
 Entidades Territoriales con cobertura superior: Se entiende que un municipio o distrito

está en cobertura superior cuando más del 90% de su población clasificada en los niveles
del puntaje del SISBEN no afiliada al Régimen Contributivo esté cubierta por el Régimen
Subsidiado. El Ministerio de la Protección Social certificará esta condición.
 Municipio de origen: el municipio de origen es aquel que asignó inicialmente el subsidio al

afiliado migrante.
 Municipio receptor: el municipio receptor es aquel donde el afiliado migrante establece su

nuevo domicilio.
 ADRES: Administradora de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en

Salud
 Glosas: Inconsistencias en los datos reportados al ADRES.
 Malla validadora BDUA: Malla para garantizar que la información de afiliados (Maestro de
Ingresos, Novedades y Trámites de Traslados) que llega a la Administradora de los
Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, cumplen con los requisitos
para la respectiva validación y actualización de la Base de Datos Única de Afiliados
(BDUA) se encuentre depurada en estructura y validación de valores permitidos para cada
campo según la Resolución 4622 de 2016. Aplica para archivos de Régimen Contributivo
(EPS) y para Régimen Subsidiado (Entidades territoriales, Municipios y EPSS).
 Listado censales: Es el mecanismo para identificar la población con características

especiales, tales como; indígenas, desplazados, desmovilizados, población infantil
abandonada, población indigente, personas de la tercera edad en protección de ancianitos,
entre otras.
- ALCANCE: Inicia con la verificación de datos de los usuarios potenciales beneficiarios del
régimen subsidiado y finaliza con la revisión del cargue efectivo de las novedades en el
ADRES

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría

de Salud.
- DESCRIPCIÓN:
SECUENCIAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN NORMATIVI EVIDENCIAS PUNTOS DE

DAD CONTROL
Identificación: Verificació
1. identificac La identificación de la Ley 100 Listado de n de las
ión, Secretario de población beneficiaria a de 1193 elegibles condicione
potenciales Salud / cargo del funcionario s de
beneficiario Funcionario responsable de beneficiari
s asignado aseguramiento y el Ley 1122 o
Secretario de Protección de 2007 señalados
Social se realiza de por la Ley
conformidad con la Ley mediante
partiendo de que es Acuerdo los
beneficiaria toda la 415 de instrument
población pobre y 2009 os y
vulnerable, clasificada en mecanism
los niveles I y II del os
SISBEN o del Decreto establecid
instrumento que lo 780 de os.
sustituya, siempre y 2016
cuando no estén afiliados
al Régimen Contributivo
o deban estar en él o en
otros regímenes
especiales y de
excepción.
Esta población recibirá

subsidios plenos o
totales. Al igual que la
población clasificada
como nivel III del
SISBEN, sin perjuicio de
lo previsto en el literal c)
del artículo 14 de la Ley
1122 de 2007, podrá
recibir subsidios
parciales o realizar
aportes complementarios
al subsidio parcial, para
afiliarse al Régimen
Contributivo o recibir los
beneficios plenos del
Régimen Subsidiado, en
los términos en que lo
defina el Gobierno
Nacional en el marco del
literal d) del artículo 14
de la Ley 1122 de 2007.
También son
beneficiarios del
Régimen Subsidiado las
poblaciones especiales
registradas en los Resolució
listados censales y las n 3778
prioritarias que defina el de 2011
Gobierno Nacional,
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
según lo establece el
literal a) del artículo 14
de la Ley 1122 de 2007,
quienes podrán recibir
subsidio pleno siempre y
cuando cumplan con las
condiciones para éste.
Identificar del global de

los potenciales
beneficiarios de acuerdo
a los cruces de las bases
de datos del Sisben VS.
Los archivos maestros
del régimen subsidiado y
del régimen contributivo
que se descargan del
ADRES.
Para los usuarios que

soliciten la afiliación se
realiza lo siguiente:
- Verificar en la base de
datos del SISBEN la
certificación al sistema a
nivel nacional.
- Si el usuario no se
encuentra certificado al
SISBEN reportarlo al
área responsable para
su certificación.
- Posteriormente,
identificar el nivel del
puntaje de calificación
del usuario, el cual se
clasifica de la siguiente
manera:
Calificaci Nueva
ón hasta Calificación
2011 2012
NIVEL URBA RUR
(estrato) NO AL
0-
0-
32.98
1 44.79
Punto
Puntos
s
32.99
44.80- -
2 51.57 37.80
Puntos Punto
s
- Si el usuario cumple
con el requisito de
calificación anterior,
establecidos en la
resolución 3778 de 2011,
se procede a verificar en
la base de datos única
de afiliados (BDUA) de
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FOSYGA que no tenga

ninguna afiliación a
ningún otro régimen del
S.G.S.S.S.
- Si el usuario no está
sisbenizado se verifica
en los listados censales
definidos en el acuerdo
415 del 2009, en el cual
se establecen 10 tipos de
poblaciones censales.
- Una vez el usuario es

identificado como
población elegible, se
procede a orientarle de
acuerdo a los casos que
se puedan presentar
definidos en la ruta de
atención de
aseguramiento ver anexo
A.
2. promoció Secretario de Identificados los

n de la Salud, potenciales beneficiarios
afiliación al Funcionario se deberá promover la
s.g.s.s.s responsable de afiliación al SGSSS,
Aseguramiento realizando jornadas que
permitan la afiliación al
régimen subsidiado
mediante los
mecanismos definidos
por las EPS`S y la
Alcaldía Municipal.
Se deberá reportar dos

3. reporte Secretario de tipos de novedades al Solicitud
de Salud / ADRES; las novedades Resolució Archivos de
novedades Funcionario que se deben realizar se n 1344 .PAK informació
Responsable de encuentran establecidas de 2012 n con
Aseguramiento en la resolución 4622 de buen
2016 A las entidades tiempo de
territoriales les compete anticipació
reportar las siguientes n a las
novedades: fuentes
- Retiro de usuarios
por fallecimientos
(Novedad N09).
- Retiro de usuarios
por no pertenecer a
la EPS (novedad N-
13).
Reportar dichas
novedades en el archivo
.PAK con la estructura
definida en la resolución
1344 de 2012, a través
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
de la plataforma del
FOSYGA junto con el
archivo de certificación si
la norma lo requiere.
Mediante el cruce de las
4. control y Secretario de bases de datos de los Resolució
seguimiento Salud afiliados al SGSSS se n 006 de
/Funcionario identificara las posibles 2006
responsable de duplicidades, que
Aseguramiento/O deberán ser reportadas a
ficina Asesora de las EPS`S para que
Control Integral a hagan las correcciones
la Gestión respectivas.
Realizar bimensualmente
auditorias conjuntas con
el responsable del fondo
local de salud, de
acuerdo a las resolución
006 de 2006 con el
objetivo de revisar los
procesos que adelantan
las EPS`S.
5. gestión Responsable Los registros, evidencias Ley 594 Actas de Verificar
documental asignado de la y/o soportes que se de 2000 reunión que los
Dependencia generan en el desarrollo Formatos registros y
del procedimiento serán y registros document
archivados y custodiados generados os
conforme a lo dispuesto en el generados
en el Procedimiento de desarrollo en el
Archivo de Gestión. del desarrollo
procedimie del
nto procedimie
nto se
encuentra
n
debidame
nte
archivados
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 DE NOVIEMBRE DE

2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.2 PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES DEL FONDO LOCAL DE

SALUD
- OBJETIVO: Rendir los informes de carácter obligatorio requeridos por los entes de control al
fondo local de salud del Municipio de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 COLJUEGOS (ANTES ETESA): Empresa territorial para la salud, para el fortalecimiento

del sistema de seguridad social de los colombianos.
 PLATAFORMA CHIF: consolidador de hacienda e información financiera pública CHIF.
 FUT: El propósito es hacer que las entidades brinden la información de la ejecución

presupuestal a través del Formulario Único Territorial, dar a conocer la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos el cual sirve de base para que el Gobierno Nacional
distribuya los recursos del Sistema General de Participaciones y tome las medidas con
relación a las políticas públicas.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con el establecimiento del cronograma de rendición de

informes a los diferentes entes de control y termina con el soporte del envió de los informes para su
archivo.
- ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Secretaria de

Salud y Secretaria de Hacienda.
EVIDENCIA
PUNTOS DE
SECUENCIAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN NORMATIVIDAD S/
CONTROL
REGISTRO
1. r Contratista El funcionario designado Cumplimiento “cronogr El
revisión y Financiero responsable del fondo local con la ama de funcionario
establecimi del FLS de salud deberá conocer y normatividad rendició responsable
ento del rendir los informes vigente, para n de deberá
cronogram requeridos en los tiempos evitar informes frecuentem
a de establecidos para ello, sanciones de del ente
rendición como se establece en el Ley. fondo consultar el
de informes anexo A, “cronograma de local de anexo A,
a los rendición de informes del salud”. con el fin de
diferentes fondo local de salud”. controlar los
entes. tiempos
para la
rendición de
informes.
2. r Contratista De acuerdo al cronograma
rendir los Financiero de rendición de informes
informes de del FLS desarrollar cada uno como
carácter se describe a continuación:
obligatorio
según el  Informe circular Circular Única
cronogram única: con base en las 062 de 2010
a de ejecuciones presupuestales a la El
rendición. de Ingresos y de Gastos de SUPERSALU Secretario
Inversión, los extractos D – de Salud
bancarios suministrados Plataforma deberá
por la secretaria de Digital. revisar el
hacienda municipal y con la cronograma
contratación de P y P de rendición
(promoción y prevención) de informes
de la red prestadora de para
constatar
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
servicios de las EPS”S, se que se

deben diligenciar en estén
formato Excel los archivos rindiendo en
tipo 044, los términos
045,047,048,049,050,051,0 establecido
52,053, rendir este s para ello.
informe, además de
legalizar validar y cargar
con la firma digital del
alcalde ante la plataforma
de la SUPERSALUD (para
un total de 4 informes
trimestrales).
Circular Única
 COLJUEGOS: 062 de 2010
presentar el informe con a la
base en el extracto SUPERSALU
bancario entregado D –
directamente por el Banco Plataforma
o la Tesorera Municipal, el Digital
cual debe ser legalizado
validado y cargado con la
firma digital del Alcalde
ante la plataforma de la
SUPERSALUD, (para un
total de 12 informes
mensuales).
Decreto 3039
 Informe evaluación de de 2007 y
los anexos técnicos 3 y 4 Resolución
ante la secretaria 425 de 2008
departamental de salud: (Salud
se deben diligenciar los Pública).
siguientes anexos:
o Anexos técnicos de
aseguramiento.
o Anexos técnicos
promoción social.
o Anexos técnicos Salud
Pública
o Anexos técnicos
emergencias y desastres
o Anexos técnicos
prestación y desarrollo de
servicios (oferta).
o Anexos técnicos
promoción vigilancia y
control de riesgos
profesionales.
Se presente
 Presentar los en el formato
informes anualmente en SIRECI ante
los formatos : la Contraloría
o F17.1 General de la
o F17.2 Nación.
o F17.3
o F17.4
o F17.5
o F18.1
o F18.2
o F19.2
Nota: levantar la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
información para diligenciar

cada formato con cada uno
de los responsables de la
secretaria de salud para
cada caso.
Resolución
 En cumplimiento con la N° 00006 del
normatividad emanada por 13 de
la Supersalud, realizar Diciembre de
visitas de seguimiento a las 2011.
tres EPS-S adscritas al
Municipio y rendir informes
a la Secretaria de Salud
Departamental y estos a la
Supersalud.
Decretos 971,
 Realizar Acto 1700
Administrativo mediante De 2011
una Resolución el segundo
día de enero de cada Ley 1122 de
vigencia firmada por el 2007
Alcalde de los afiliados de
continuidad al Régimen Ley 100 de
Subsidiado según matriz 2011
financiera proyectada de
las diferentes fuentes de Ley 1438 de
financiación del régimen 2011
subsidiado por el Ministerio
de Salud y de la Protección
Social ejecutando estos
recursos financieros con y
sin situación de fondos
presupuestalmente en la
Municipal.
La Secretaría
 Por ser no certificado el de Educación
sector de Educación del Departament
Municipio de Sevilla Valle al publica en
del Cauca, se debe la página los
semestralmente consolidar formatos
y organizar la información actualizados
del uso de los recursos por cada
financieros de calidad y vigencia (en
alimentación del sector la vigencia de
educación ante el 2014 y 2015
Secretario de Educación no la
Departamental que publicaron).
comprende el
diligenciamiento de los
siguientes anexos:
o Anexo de calidad Auditoria al Programa de

SGP) Alimentación Escolar (PAE)
o Anexo alimentación
SGP
Y estos ante la plataforma
del Ministerio de Educación
nacional-MEN.
Informe que
 Presentar informes envía por
trimestrales en la plataforma

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
plataforma CHIF contable digital la

de la Contaduría General Oficina
de la Nación, de las Asesora de
categorías del Programa de Planeación a
Alimentación Escolar la Contaduría
(PAE), según lineamientos General de la
del MEN, informe de Nación
Primera Infancia y mediante el
Adolescencia, (para un total CHIF
de 4 informes trimestrales). Contable.
 Enviar trimestralmente
a la Secretaria de Hacienda
los formatos ya
diligenciados de los
ingresos y gastos de
inversión de Victimas del
Conflicto Armado, para
presentar el informe al FUT
(Formulario Único
Territorial). Nota: la
Secretaria de Hacienda es
la responsable de cargar
estos formatos a esta
plataforma del CHIF
Contable de la Contaduría
General de la Nación, (para
un total de 4 informes
trimestrales).
Ley 1608 de
 Diligenciar el anexo 1 2013
y/o 4; con la firma del
alcalde semestralmente
rendir el saldo de la cuenta
maestra del régimen
subsidiado del Fondo Local
de Salud con corte al 30 de
junio y 31 de diciembre
para cada vigencia.
Circular
 Enviar trimestralmente No.030 de
el informe Obligatorio de la 2013 al
Circular No.030 de 2013 de MSYPS -
las posibles deudas de PISIS-
Vigencias Anteriores del SISPRO.
Régimen Subsidiado ante
la plataforma digital del
SISPRO-PISIS al Ministerio
de Salud y de la Protección
Social (el municipio de
Sevilla envía los archivos
planos en Ceros- no hay
deudas con la EPS-S NI
CON LA ESE PUBLCIA).
Nuevo
 Se actualizó el Acuerdo Acuerdo
012 de junio de 2008 del municipal 023
Fondo Local de Salud, del 31 de
según normatividad diciembre de
existente y demás 2014.
modificaciones de Ley, Decretos 971,
siendo aprobado por el 1700, De

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Concejo Municipal en el 2011, Ley

mes de diciembre de 2014. 1438 de
2011, Ley
1122 de
2007,
Resolución
0342 de
2007.
3. g Contratista  Según la publicación Decretos 971,
estionar los Financiero mensual en la página Web 1700 de
pagos a las del FLS del Ministerio de Salud y de 2011, Ley
eps-s la Protección Social y de la 1438 de
Secretaria de la 2011, Ley
Gobernación del Valle se 1122 de
procede mensualmente a 2007.
realizar el proceso de estos
giros con y sin situación de
fondos presupuestalmente
ante la Secretaría de
Hacienda Municipal y
realizar pagos con situación
de fondos a las EPS-S
cuando los hubiere, de los
afiliados de continuidad al
régimen subsidiado durante
cada vigencia fiscal, (para
un total de 12 procesos
mensuales).
4. c Contratista  Se debe realizar Comité
ontrol y Financiero seguimiento, control y Técnico del
seguimient del FLS y vigilancia al operador del Programa de
o de Secretario Programa de Refrigerios Refrigerios
programas de Salud Escolares –PAE- durante Escolares-
cada vigencia a las PAE
diferentes Sedes Decreto
Educativas que beneficia la Municipal
Administración Municipal, no.070 del 21
se debe realizar mínimo de agosto de
dos auditorías anuales 2012 se creó
reportado por escrito las el Comité del
anomalías y observaciones PAE.
encontradas, además el
Secretario de Salud deberá
reportar al MEN, PDE y
gobierno nacional cualquier
anomalía presentada y
conservar las evidencias en
los archivos de gestión de
la secretaria, (mínimo 2 o
los que se requiera para
esta supervisión). .
5. gestión Contratista Los registros, evidencias y/o Verificar que
documental Financiero del soportes que se generan en el Ley 594 de 2000 Registros la
FLS desarrollo del procedimiento serán document documentación
archivados y custodiados ales. y soportes
conforme a lo dispuesto en el generados en
Procedimiento de Archivo de el desarrollo
Gestión. del
procedimiento
se encuentran
debidamente
archivados.
2015
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.3 PROCEDIMIENTO: OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
- OBJETIVO: La oficina de Atención al Usuario, apoya y fomenta en mejoramiento de la calidad

en los servicios del sistema de Seguridad Social en salud, ofreciendo un espacio a la comunidad
para peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias, facilitando los ejercicios a los deberes y derechos
de la participación social en salud.
- DEFINICIONES:
 BUZÒN: caja en la que se deposita las cartas o formatos diligenciados por la comunidad.
 QUEJA: disgusto o inconformidad que expresa el usuario.
 SUGERENCIA: petición, insinuación o proposición de una idea comunidad: grupo de seres

humanos que comparten elementos en común( idiomas, costumbres, ubicación geográfica
etc).
 USUARIO: individuo que hace parte y utiliza un sistema.
 EPS: entidad promotora de salud.
 IPS: instituciones prestadora de salud.
 ESE: empresa social del estado.
 SUBSIDIADO: que concede subsidio (ayuda) contributivo: el usuario realiza un aporte
- ALCANCE: Este procedimiento aplica para toda la comunidad, que necesite información
relacionada con la prestación de servicios en salud. El responsable del proceso es garante de:
 Suministrar la información necesaria al cliente externo.

 Suministrar el formato de quejas y reclamos.
 Orientar a la comunidad en lo relacionado a las áreas de la Secretaría de Salud.
- ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Secretaria de

Salud
SECUENCIAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN NORMATIVIDAD
REGISTRO CONTROL
6. O Responsable El designado Cumplimiento Ruta de El

rientar a los SAC responsable del de las atención responsabl
usuarios Secretaría de SAC deberá directrices implementa e del SAC
sobre la salud conocer y emanadas por da por el realizara
presentación orientar al la Servicio de socializació
de peticiones, usuario sobre la Superintenden atención a n de la ruta
quejas, ruta que debe cia de salud. la de
reclamos y seguir para comunidad. Atención
sugerencias. manifestar su de manera
insatisfacción permanent
ante la prestación e.
del Servicio de
Salud recibido
por parte de la
Aseguradora

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
7. C Remitir oficios a Formato

analizar y Responsable las EPS-S y a los Ley 190 de PQRS El
tramitar las SAC entes de control 1995 Formato de responsabl
peticiones, Secretaría de correspondientes, Decreto 1757 Seguimiento e del SAC
quejas, salud realizar de 1995 deberá
reclamos seguimiento a la hacer uso
sugerencias respuesta de las
presentadas suministrada, herramient
por los hacer visitas al as
Usuarios usuario para necesarias
hasta su conocer su que
solución final. satisfacción final permitan
ante la solución Dar
planteada por la solución.
entidad
responsable de la
resolución del
caso.
3.
Notificar a los Responsable Las peticiones, Oficio El
entes de SAC quejas reclamos remisorio, responsabl
control las Secretaría de y sugerencias no formato de e del SAC
peticiones, salud resueltas por la quejas deberá
quejas, entidades diligenciada realizar
reclamos y promotoras y por el seguimient
sugerencias prestadoras de usuario o a las
no resueltas Servicios de quejas
por las Salud deberán remitidas
entidades ser remitidas a la por la
promotoras y Superintendencia Secretaría
prestadoras Nacional de de Salud a
de Servicios Salud para que el las EPS-S
de Salud. ente de control e IPS; en
gestione ante caso que
estas entidades, no se
el tramite presente
oportuno a lo respuesta
requerido por el a la queja
Usuario. por parte
de dichas
entidades.

2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.4 PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL RUSICST
- OBJETIVO: Alimentar y tener actualizado el programa (RUSICST) Reporte Único del Sistema
de Información Coordinación y Seguimiento Territorial de la Política Publica de las Víctimas del
conflicto armado interno de Colombia.
ALCANCE: Inicia con el registro de todas las víctimas del conflicto armado, los planes, proyectos,
programas y todas las actividades que se realizan en el territorio con actualizaciones periódicas
semestrales.
RESPONSABLE: Secretaria de Salud, Enlace de Victimas y Enlaces de cada dependencia de la

Administración Municipal.
RUSICST: Registro Único del Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial.
POLITICAS DE OPERACIÓN: El funcionario delegado por el señor Alcalde, tendrá acceso al

programa RUSICST, para alimentar la información con el apoyo de los Enlaces de Victimas
designados por cada secretario de despacho de las diferentes dependencias de la Administración
Municipal los cuales deben proporcionar la información de sus Secretarias, sobre los programas,
proyectos o planes que benefician a la población Victima del municipio, con Enfoque Diferencial
esta plataforma se debe alimentar con la información dos (2) veces por año.
DESCRIPCION

2. Acceder a la El funcionario encargado entra a la Secretaria de Salud,
plataforma del plataforma de RUSICST en esta Funcionario Enlace
programa dirección: de Victimas
www.rusicstmininterior.gov.co
Digitando el usuario y contraseña
asignada por el ministerio del interior.
2. Alimentar la Ingresar toda la información solicitada Secretaria de Salud,
plataforma de por la plataforma por áreas con el apoyo Enlace de Victimas y
información. de los Enlaces de Victimas de las Enlaces de cada
dependencias y secretarias, orientados dependencia o
por la caracterización, reportes, planes secretaria.
de acción, la información obtenida por la
Personería Municipal.
3. Certificación
El ministerio del interior certifica al Ente
Territorial de acuerdo a la información Ministerio del Interior
depositada en la plataforma RUSICST y Certificación
verifica si cumple con todos los Ente
programas y planes de Reparación Territorial
Integral exigidos por la Ley de Victimas
1448 de 2011.
Nombre del Fecha de Entidad que lo Descripción

documento externo expedición expide
Ley de Victimas 1448 10/06/2011 Congreso de la La Ley 1448 de 2011,

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Republica “Por la cual se dictan

medidas de Atención,
Asistencia y
Reparación Integral a
las Víctimas del
conflicto armado
interno y se dictan
otras disposiciones”
Numeral1 Articulo 10/06/2011 Ministerio de El presente decreto
260 Decreto 4800 Hacienda por objeto establecer
los mecanismos para
la adecuada
implementación de
las medidas de
asistencia, atención y
reparación integral a
las Victimas de que
trata el artículo 3° de
la ley 1448 de 2011,
para la
materialización de sus
derechos
constitucionales.
Artículo 2 del Decreto 2015 el cual dispone que

2460 de 2015 “Para la operación del
RUSICST, las
autoridades de las
gobernaciones y
alcaldías […]
designarán un enlace
que se encargue de
reportar la
información
actualizada por
semestres”,

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.5 PROCEDIMIENTO: COMITÉ TERRITORIAL DE JUSTICIA TRANSICIONAL -CTJT
OBJETIVO: Garantizar la no violación de los DDHH Derechos Humanos de las Victimas, Servir
de instancia de articulación para la elaboración de los planes de acción para el
cumplimiento de los objetivos y metas de los planes de desarrollo territoriales en cumplimiento de
la Ley 1448 de 2011, a fin de lograr la prevención, atención, asistencia y reparación integral a las
víctimas. promueve la verdad, la justicia y la reparación integral en procura de la no repetición,¨ re
victimización¨, coordinar las actividades en materia de inclusión social e inversión para la población
vulnerable y adoptar las medias que ordena la Ley de Victimas 1448 de 2011 para ejecutar las
medidas de Reparación Integral apoyados en los diferentes sub comités, los proyectos productivos,
programas y estrategias, materializando la política con los Planes de atención, asistencia y
orientación, presentados en los PAT ¨Planes de Acción Territorial¨
ALCANCE: Inicia con la conformación del CTJT, los subcomités operativos, se lleva registros en
actas de las 3 reuniones ordinarias y 1 extraordinaria que se deben de realizar anualmente,
realizando seguimiento de los compromisos adquiridos por el comité y los exigidos por la Ley de
Victimas 1448 y el decreto reglamentario 4800 de 2011 en el cumplimiento de la Justicia
Transicional.
Se crean los Sub Comités que en el municipio de Sevilla son 4:
1-Comité de Atención y Asistencia liderado por la Secretaria de Salud.
2- Comité de Prevención, Protección y medidas de NO Repetición responsable Secretaria de
Gobierno y Personería.
3-Comité de Sistemas de Información, presidida por la Oficina Asesora de Planeación Municipal.
4-Comité de Retornos y Reubicaciones, liderada por la Oficina de Agricultura o quien haga sus
veces.
RESPONSABLES:
QUIENES HACEN PARTE DEL COMITÉ TERRITORIAL DE JUSTICIA TRANSICIONAL:
retaria de gobierno (Secretaria Técnica delegada por el Alcalde)
(Encargada de la operatividad)
Coordinador(a) del Centro Zonal del ICBF

el Ministerio Público (Personero)
de la Unidad de víctimas.
Se puede invitar a otras instituciones como SENA, Red Unidos, Hospital Departamental,
Registraduria y/o los que considere los miembros CTJT.
- DDHH: Derechos Humanos.

- CTJT: Comité Territorial de Justicia Transicional
- PAT: Plan de Acción Territorial.
- Justicia Transicional: Conjunto de medidas judiciales y políticas que diversos países han
utilizado como reparación por las violaciones masivas de Derechos Humanos. Entre ellas figuran las
acciones penales, las comisiones de la verdad, los programas de reparación y diversas reformas
institucionales.
-
-Se convoca cuatro veces en el año como lo señala la ley 1448 decreto 4800 de 2011. Se realiza
Comité TJT Extraordinario si ocurre un evento inesperado y se deben tomar medidas de asistencia,
protección por medio de los planes de contingencia y los Sub Comités Territoriales de Justicia
Transicional, la convocatoria a los CTJT la hace la Secretaria de Gobierno con el apoyo del Enlace
de Victimas del municipio. En el CTJT no se permite tratar temas que no estén relacionadas con

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Las Victimas, la Ley 1448, o para beneficio de otros entes. Se debe llevar registro de asistencia
para evidenciar el Quorum y se realiza un acta por reunión.
DESCRIPCION

3. Convocatoria El Secretario de Gobierno quien ejerce
la Secretaria Técnica del Comité en Secretario de
apoyo del Enlace de Victimas convoca Gobierno Invitación
al CTJT con 5 días hábiles de
anticipación, con oficio originado por la Enlace de Victimas
Secretaria de Gobierno con fecha,
hora, lugar y orden del día.
2. Comité CTJT Al inicio del CTJT se lee el acta Secretario de Listado de
anterior, el orden del día y se da un Gobierno asistencia
parte de orden público por parte de las Enlace de Victimas,
autoridades del municipio, Ejercito,
policía, secretario de gobierno, dando
inicio al comité continuando con el
orden del día programado.
3. Acta del El funcionario de La Secretaria de
CTJT Gobierno encargado toma nota de la
reunión, estará pendiente de todas las Funcionario Secretaria
intervenciones, conclusiones y de Gobierno. Acta
compromisos que queden en acuerdo,
aprobado por unanimidad o mayoría
(mitad más uno) y que deben quedar
plasmados en el acta del CTJT
Nombre del Fecha de Entidad que Descripción

documento externo expedición lo expide
Articulo 172 y 173 10/06/2011 Congreso de La Ley 1448 de 2011, El presente
Ley de Victimas 1448 la Republica decreto tiene por objeto establecer los
mecanismos para la adecuada
implementación de las medidas de
atención, asistencia y reparación
integral a las víctimas de que trata el
artículo 3° de la Ley 1448 de 2011 de
Victimas, para la materialización de
sus derechos constitucionales.
Resolución N° 069 17/02/2012 Alcalde Por medio del cual se crea el Comité
Municipal de Política Transicional del municipio
de Sevilla Valle.
Resolución N°233 11/03/2016 Alcalde Por medio del cual se subroga la
Municipal resolución N° 069 del 17 de febrero del
2012 que creo el CTJT del municipio
de Sevilla Valle.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.6 PROCEDIMIENTO: ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA Y/O VICTIIMAS

DEL CONFLICTO ARMADO
OBJETIVO: Realizar atención Psicosocial, orientación y acompañamiento a la población Victima del

conflicto armado o en situación de desplazamiento, en el marco de la Ley de Victimas 1448 de 10 de
junio de 2011 y sus decretos reglamentarios con miras a facilitar el acceso y evaluar el ejercicio de
las derechos a la verdad, justicia y reparación según la ley.
ALCANCE: Inicia este proceso con la atención a las personas que son víctimas del conflicto armado
y finaliza con la efectividad del goce de sus derechos.
RESPONSABLE: Los responsables de la atención efectiva de este procedimiento es la Personería

Municipal, el Secretario de Gobierno y la Secretaria de Salud Municipal.
VICTIMA: Personas que individual o colectivamente hayan sufrido un daño por hechos ocurridos a
partir del 1° de enero de 1985, como consecuencia de infracciones a los derechos humanos y al
Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
AYUDA INMEDIATA: Hace referencia a la ayuda humanitaria entregada a aquellas personas que
manifiestan haber sido desplazados o víctimas de hechos victimizantes por el conflicto armado y se
encuentren en situación de vulnerabilidad.
DOCUMENTOS DE APOYO : Cartas, remisiones, certificaciones que sean brindadas por secretarias
municipales a víctimas del conflicto armado donde mencionen los artículos de la Ley 1448 que
hacen valer sus derechos, para la agilidad, vinculación, postergamiento, etc.; en trámites pertinentes.
UARIV: Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas del conflicto armado interno
.
RUV: Registro Único de Victimas.
-Las ayudas humanitarias de urgencia o emergencia se entregan a personas que sean remitidas
por la Personería Municipal con un oficio de solicitud dirigido a la Secretaria de Salud, dependencia
encargada de la atención a las Víctimas del conflicto.
No discriminar para la Asistencia Humanitaria en situaciones de emergencia a individuos y

hogares desplazados, aplicando el Enfoque Diferencial por género, etnia y edad.
DESCRIPCION

4. Atención. El funcionario designado como Enlace
de apoyo a las víctimas del conflicto
armado interno por parte de la
Secretaria de Salud, atiende a las
víctimas con amabilidad y brindando
confianza para poder dar y recibir una
información oportuna frente a la
situación en que se encuentre la
persona, ofreciéndole orientación, Enlace de Victimas Solicitud de
asesoría y acompañamiento. Profesional la Personería
Universitario Municipal.
Si la Victima no ha declarado se le
acompaña a la Personería Municipal
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
para que realice el tramite pertinente

de la declaración por el hecho
victimizante.
Si la Victima ya declaro se le brinda

acompañamiento en el goce efectivo
de sus derechosa través de
orientación dirigida a la Unidad de
Victimas (UARIV)
2. Entrega de Cuando llega a la Secretaria de Salud Secretaria de Salud, Solicitud de

Ayudas de el oficio de la solicitud de la Ayuda de Enlace de Victimas la Personería
Emergencia Emergencia, se procede a brindar la y fotocopias
asistencia por el municipio, con la de los
entrega de un mercado con alimentos documentos
básicos y elementos de aseo personal, de identidad
que se entrega al jefe de hogar de los
declarante. miembros del
hogar, acta
de recibido
de la ayuda
de
emergencia
3. Orientación Cuando la población Victima del Documentos
en salud y conflicto necesita orientación con la de identidad
educación vinculación en salud se realiza el del núcleo
acompañamiento a la Secretaria de familiar y
Salud, donde el funcionario encargado oficio de
en aseguramiento hace la verificación solicitud para
en la base de datos para verificar si la régimen de
persona y su núcleo familiar está salud y
vinculado a algún régimen de salud Enlace de Victimas, cupos en
subsidiado o a otra entidad de salud. funcionarios de la educación
Secretaria de Salud en
Si este núcleo familiar o persona no se aseguramiento,
hallan vinculados con algún régimen educación y rectores o
de salud, se orienta en los pasos que directores de las
debe seguir para acceder al régimen Instituciones
subsidiado. Para que reciban atención Educativas
en salud temprana, ya sea por
urgencias o para inscribirse a los
Programas de Promoción y
Prevención que garantiza la Secretaria
de Salud.
Cuando la atención es requerida para

la vinculación en educación se le
solicita la copia de la cedula de
ciudadanía a los padres o acudiente
de los menores o interesados, copia
del documento de identidad del niño o
niña, para realizar un oficio al rector de
la institución educativa o hogar infantil
más cercana al lugar donde residan
para solicitar el cupo para los menores
en situación de vulnerabilidad
4. Asesoría con Cuando una Víctima desea saber de Enlace de Victimas, Copia de los
la Unidad de su situación o resultado de su trámite Profesional documentos
Victimas para la inclusión en el RUV (Registro Universitario para
Único de Victimas o de alguna escanear Y/o
solicitud de la cual no han tenido para enviar a

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
respuesta, se le solicita los datos que la unidad de

se colocan en las listas de población Victimas a
atendida cada mes con enfoque Bogotá
diferencial, se le programa una
llamada por la línea de atención a
Víctimas 018000911119, para
comunicarlo directamente o programar
una devolución de la llamada, también
se ofrece atención en los casos
específicos de inclusión a niños, niñas,
solicitudes de cambio de documento
de identidad, corrección de datos en
los documentos de identidad, división
del núcleo familiar, cambio de titular
por fallecimiento, entre otras
solicitudes en un formato especial
elaborado por la Unidad de Victimas
que se hace firmar y se coloca la
huella dactilar del solicitante,
acompañado de copia del documento
según la solicitud; luego se hace un
oficio y relación de los documentos
recolectados cada mes y se envían
por correo certificado a la Unidad de
Victimas a Bogotá, las solicitudes
sencillas se puede realizar enviando
un mensaje vía email al correo:
servicioalciudadano@unidadvictim
as.gov.co .De la misma manera se
realizan atenciones para los casos de
Reparación Administrativa, donde se
escanean los documentos solicitados
por la Unidad de Reparación
Administrativa a la víctima y se envían
con una solicitud número de radicado
del caso y los datos de contacto del
solicitante al correo:
documentos1290@unidadvictimas.
gov.co a la ciudad de Bogotá.
5. Respuesta a Si la respuesta no se puede brindar en Enlace de Victimas,

la solicitudes el momento, se le solicita al usuario Profesional
enviadas que esperen la respuesta de la Unidad Universitario
de Victimas sobre su solicitud ya que
el principio de esta Unidad es la de
eliminar los intermediarios y solo le
responden o se comunican para las
respuestas directamente con las
Victimas.
6.Realizar En la realización de seguimiento al Secretaria de Salud, Informes
Seguimiento al servicio el Secretario de Despacho o Secretario de mensuales
servicio encargados de los procedimientos Gobierno, Personero de las
realizan seguimiento al cumplimiento actividades
de las actividades y de los requisitos del contrato.
del servicio.

3. Constitución Política de Colombia 1991: Ley de Victimas 1448 del 10 de junio de 2011 y
decretos 4800 de 2011

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.7 PROCEDIMIENTO: CAPACITACIONES A VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO
OBJETIVO: Brindar apoyo orientado al fortalecimiento de las capacidades de participación de la

población Victima del conflicto armado orientado a disminuir el impacto emocional del conflicto
en los miembros de las familias, ayudando psicológicamente y socialmente.
ALCANCE: Víctimas del conflicto armado y comunidad que solicite un apoyo por verse expuesto,
afectado por este flagelo, socialización de la Ley 1448 de 2011 para las asociaciones y grupos
étnicos victimas que necesiten el conocimiento de sus derechos plasmados en la Ley de Víctimas.
RESPONSABLE: Funcionario Profesional Universitario, Secretaria de Salud, Secretaria de

Gobierno.
- J.A.C: Juntas de Acción Comunal

- ONG: Organizaciones no Gubernamentales.
- SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.
-El horario de las capacitaciones será fijado por el Funcionario Universitario teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo y las solicitudes de los grupos victimas invitados.
La logística del evento será de mutuo acuerdo entre las entidades como la administración
Municipal, ONG´s, SENA, etc.
DESCRIPCION

5. Solicitud de En reuniones sostenidas la comunidad
capacitación víctima del conflicto armado y las
asociaciones de víctimas manifiestan Solicitud de
las necesidades de capacitación en el Enlace de Victimas capacitacion
marco de la Ley de Victimas 1448 de Profesional es.
2011, las cuales se brindaran en favor Universitario
o según las necesidades de las
comunidades interesadas
2. Gestionar De acuerdo a las necesidades Secretaria de Salud,
Capacitación. expuestas por la comunidad Victima y Enlace de Victimas,
las asociaciones de Víctimas; se Secretario de
adelantan las gestiones necesarias Gobierno, Unidad de
para el servicio de capacitación, ante Victimas
el SENA, Organismos de Socorro,
Defensoría del Pueblo, Ministerio del
Interior, Unidad de Victimas, ONG´s,
entre otros.
3. Se programa la fecha de la
Programación capacitación teniendo en cuenta la
de las disponibilidad de tiempo de los Enlace de Victimas,
capacitaciones asistentes que solicitaron la Profesional
capacitación. Se elige el tema a Universitario
capacitar referente a la Ley de
Víctimas o de acuerdo a las
necesidades expuestas por los
solicitantes en cumplimiento de la ley.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4. Invitaciones a El Funcionario Enlace realiza las

la capacitación invitaciones, si son capacitaciones Enlace de Victimas, Registro de
brindadas por entidades públicas o se Secretarios de recibido de
hacen llegar con los líderes de las Despacho las
asociaciones. invitaciones
Cuando son capacitaciones externas
se procede de igual forma y se
convoca vía telefónica para
recordarles la capacitación un día
antes.
5. Capacitación En el tiempo, lugar, fecha acordada y Capacitador Control de

convocada por el Enlace de Victimas asistencia
se realiza la capacitación sobre el
tema solicitado que se programo
6. Evaluación Cuando se termina la capacitación, se Enlace de Victimas, Formato de
final realiza una evaluación final y/o una Profesional satisfacción
encuesta de satisfacción, sobre la Universitario/ de la
capacitación realizada, por medio de Capacitador capacitación
un formato de encuesta de
satisfacción para evaluar el tema
expuesto.

documento externo expedición expide
Ley de Victimas 1448 10/06/2011 Congreso de la La Ley 1448 de 2011,
Republica “Por la cual se dictan
medidas de Atención,
Asistencia y
Reparación Integral a
las Víctimas del
conflicto armado
interno y se dictan
otras disposiciones”

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.8 PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN

CULTURAL, ACADÉMICAS Y MUSICALES.
OBJETIVO: Fomentar Procesos de formación en iniciación musical, dirigidos a niños, niñas,

adolecentes, y jóvenes de la zona urbana y rural.
- ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todas actividades en cuanto a la formación en iniciación musical,
que se coordinan y apoyen a través de la Secretaria de Salud, iniciándose con la socialización y
convocatoria en escuelas y/o colegios del Municipio, tanto en la zona urbana como rural, hasta la
realización de una(s) muestra(s) musical(es).
- RESPONSABLE:
Si la actividad es en Formación en Iniciación Musical, el responsable es el Licenciado en Música
como Director de la misma.
Cultura: Los conjuntos de saberes, creencias y pautas de conductas de un grupo social, incluyendo
los medios materiales (tecnologías) que usan sus miembros para comunicarse entre sí y resolver
sus necesidades de todo tipo.
ACADÉMIA: Sociedad científica, literaria o artística establecida con autoridad pública y

como establecimiento docente, público o privado, de carácter profesional, artístico, técnico, o
práctico.
AUTÓCTONAS: Propio de un lugar y que reside en él.
PLURIÉTNICAS: Se refieren a aquello que se caracteriza por albergar o reflejar varía culturas. Por
lo general, la noción de pluricultural se aplica sobre aquellos territorios en los que conviven
diferentes tradiciones culturales, desarrolladas por varias etnias o grupos poblacionales.
ARTE: cualquier actividad o producto realizado por el ser humano con una finalidad estética o
comunicativa, mediante la cual se expresan ideas, emociones o en general una visión del mundo
mediante diversos recursos como los sonoros.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Para la realización de cualquier contrato se debe seguir los lineamientos establecidos en la Ley y
en el Manual de Contratación Municipal.
- DESCRIPCIÓN:

Diagnóstico para saber dónde y Contratista
Diagnostico cuantas escuelas se interviene para la profesional Documento de
iniciación musical rural o urbana. campo o acta
Socialización Socialización del proyecto en cada Contratista Actas y

una de las veredas y zona urbana a profesional en evidencias
los diferentes sectores de la población música
para su propio beneficio
Se inicia el desarrollo en la formación profesional en Fotografías,

musical, llevando registros de las música planillas de
Convocatoria y actividades mediante la presentación asistencias e
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Registro de informes y registros fotográficos informes.
Secretario de Salud
La Secretaria designada para realizar Informe de
Supervisión la supervisión es la Secretaria de supervisión y
Salud, la cual realizara los actas parciales
seguimientos y controles pertinentes. de inicio y
finales
- BASE LEGAL: ley 397 de 1997 ley general de cultura.

- Decreto 1082 de 2015 prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión y ejecución
de trabajos artísticos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.9 PROCEDIMIENTO: INVERSION DE RECURSOS SGP CALIDAD EDUCATIVA
Realizar eficientemente la distribución y ejecución de los recursos de calidad de educación del

sistema general de participaciones.
-ALCANCE:
Este procedimiento inicia con diagnóstico y termina con la entrega a la institución educativa de las
siguientes actividades:
 Construcción, ampliación y adecuación de infraestructura educativa.

 Mantenimiento de infraestructura educativa.
 Dotación educativa.
 Funcionamiento básico de las Instituciones Educativas.
 Otros.
-RESPONSABLE:
El alcalde debe coordinar con el Secretario de Salud, Secretario de transito e infraestructura,

enlace de educación, fondo local en conjunto con los docentes para la priorización de los recursos.
-TERMINOS Y DEFINICIONES
 RECURSOS DE LA EDUCACION DEL SGP: Son recursos de la ley 715 del 2001, que
son asignados para las inversión en las instituciones educativas en los alcances del que
habla este procedimiento, estos recursos llegan al municipio, quien es quien debe hacer
buena inversión de estos.
 DOTACION EDUCATIVA: Es todo tipo de material y medios pedagógicos necesarios para
el aprendizaje de los niños en las instituciones educativas. Se incluye material pedagógico
y administrativo.
 POLITICAS DE OPERACIÓN
Para la realización de cualquier contrato se deben seguir los lineamientos establecidos en la ley y
en el manual de contratación municipal.
DESCRIPCION

Diagnostico Para cualquier proceso de ampliación y Secretario de Documentos
educativo. educación de infraestructura educativa, se transito e del diagnóstico.
debe realizar un diagnóstico coordinado infraestructura y
entre secretaria de salud en conjunto con secretaria de
infraestructura. salud.
solicitudes Las instituciones educativas envían las Instituciones Oficio de
solicitudes de las necesidades de educativas. solicitud.
infraestructura y dotación a la Secretaria
de Educación.
Priorización Teniendo en cuenta el diagnóstico y las Secretaria de Acta
de recursos solicitudes se realiza priorización para la salud y.
inversión de los recursos.
Proceso de Se realiza de acuerdo a lo establecido en Secretaria de Documentación

contratación. la normatividad y en el manual de Salud. precontractual.
contratación.
Puesta en Se realiza la intervención en las Secretaria de Requerimientos
marcha del instituciones educativas priorizadas. Salud. de facturas por
proceso. gastos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Entrega de Se hace entrega a la institución educativa Secretaria de Entrega de

obras. de los arreglos y dotaciones, realizados transito e obra.
por la alcaldía municipal. infraestructura.
BASE LEGAL:
-Ley 715 del 21 de diciembre del 2015, expedida por el Congreso de la República, por la cual se
dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con el artículo
151,288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestación de servicios de educación y salud, entre otros.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 670 DE JULIO 30 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.10 PROCEDIMIENTO: GESTION Y SEGUIMIENTO A LA EDUCACION SUPERIOR

EN EL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE
- OBJETIVO: Ofrecer a la comunidad del municipio de Sevilla Valle la oportunidad de

acceder a programas de educación superior y realizar el seguimiento a los distintos
programas.
- ALCANCE: El campus universitario abarca toda la comunidad en general sin discriminar

la edad, estrato o ubicación.
- RESPONSABLE: Secretario de salud- enlace de educación del municipio de Sevilla.
 Educación Superior: se refiere al proceso y a los centros o instituciones educativas en donde,

después de haber cursado la educación media, se estudia una carrera profesional y se
obtiene una titulación superior.
Cabe resaltar que al no tener una secretaria de educación en el municipio de

Sevilla Valle; La directa responsable es la secretaria de Salud quien verifica los
Procesos y los autoriza, el Coordinador es quien se encarga de las gestiones y el
Seguimiento a las Instituciones de Educación Superior, técnica, y Sena tecnológica que se
encuentren en el Municipio de Sevilla Valle
 Instituciones de Educación superior: son sedes educativas oficiales o privadas que ofrecen
estudios en pregrado y posgrados a la comunidad en general.
- POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Para la realización de estas actividades se deben seguir los lineamientos establecidos por el
Ministerio Nacional de Educación Superior.
-DESCRIPCIÓN

Buzón de Recepción de las solicitudes de cursos, Enlace de Oficio de
sugerencias. programas en pregrado y posgrado; la Educación. solicitud.
comunidad manifiesta sus necesidades.
Recepción de Selección de ofertas: se hace el análisis de Secretaria de Enviar oficios
información. las solicitudes y de acuerdo a la necesidad Salud y enlace de con
se gestiona con las distintas Instituciones Educación. solicitudes.
de Educación Superior interesadas en
ingresar a nuestro Municipio.
Gestión de Realizar la solicitud a las distintas Secretaria de Oficio de
programas instituciones de educación superior que Salud y enlace de solicitud.
académicos desean ingresar a nuestro municipio de educación.
con Sevilla Valle.
instituciones
de educación
superior.
Medios de Dar a conocer a la comunidad los cursos y Enlace de Redes
comunicación carreras ofertadas por medio de una educación y sociales,
de la oferta a campaña publicitaria. medios. televisión,
la comunidad. radio,
perifoneo y
afiches

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Recepción de Los documentos son entregados a la Enlace de Formularios de

documentos. persona encargada o al enlace de educación. ingreso.
educación, quien verifica que los Institución en
documentos estén en regla y completos, convenio.
luego los entregara a la Institución de
Educación superior del convenio.
Inscripciones Las inscripciones y registros son Institución de Plataforma.

y registros. competencia de la institución de educación Educación
superior del convenio. Superior en
convenio.
BASE LEGAL:

documento externo expedición lo expide
Plan sectorial 2016- Gobierno Se constituye en el compromiso del
2019. Nacional Gobierno de cara a los desafíos plasmados
en el Plan Decenal. El plan sectorial se
desarrolla alrededor de 4 políticas
fundamentales: Cobertura, Calidad,
Pertinencia y Eficiencia.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO BAJO RESOLUCIÒN 670 DE JULIO 30 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.11 PROCEDIMIENTO: GESTION Y DESARROLLO PARA LA CULTURA Y

TURISMO EN EL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE.
- OBJETIVO: Posicionar al municipio de Sevilla capital Cafetera de Colombia y capital de la Cultura

y la Inteligencia del Valle del Cauca como destino turístico y cultural en el contexto nacional e
internacional, consolidando sus ventajas competitivas y factores diferenciadores, entre ellos, los
atributos paisajísticos, su clima y su gente en el marco del Paisaje Cultural Cafetero (Fuente: Plan
de Desarrollo Territorial 2016-2019, p. 45).
Objetivo que va en línea con la Visión al año 2028: “Sevilla, un municipio en paz, modelo de cultura
ciudadana, desarrollo social y tecnológico. Un municipio incluyente donde se respeten los derechos
y deberes de los ciudadanos cumpliendo con la Constitución y las Leyes. Un municipio, ideal para
la inversión, los procesos culturales y el desarrollo agroindustrial que contribuya al aumento de su
productividad y que económicamente permita vivir de una manera digna con sus necesidades
básicas cubiertas. Un municipio con una sociedad participativa, emprendedora, cívica, moral y,
económicamente sostenible, amigable con su medio ambiente, liderada por una administración
transparente, eficiente y garante de derechos” (Fuente: Visión del Plan de Desarrollo Territorial
2016-2019)
-ALCANCE: Este procedimiento aplicado para todas las actividades culturales y turísticas que se
desarrollen a través de la Secretaria de Salud. Procedimiento que se inicia con la propuesta de los
términos de referencia y concluye con la ejecución efectiva de las actividades e informes
solicitados.
-RESPONSABLE: Secretaría de Salud Municipal de Sevilla, Valle del Cauca
TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
CONSEJO MUNICIPAL DE CULTURA: Son las instancias de concertación entre el Estado

y la sociedad civil encargadas de liderar y asesorar a los gobiernos departamentales,
distritales y municipales y de los territorios indígenas en la formulación y ejecución de las
políticas y la planificación de los procesos culturales. La Secretaría Técnica de los
consejos departamentales, distritales y municipales de cultura es ejercida por la entidad
cultural oficial de mayor jerarquía de los respectivos entes territoriales (Artículo 60 Ley 397
de 1997).
 CULTURA: Es el conjunto de los rasgos distintivos, espirituales y materiales, intelectuales

y afectivos que caracterizan a una sociedad o un grupo social. Ella engloba, además de las
artes y las letras, los modos de vida, los derechos fundamentales al ser humano, los
sistemas de valores, las tradiciones y las creencias y que la cultura da al hombre la
capacidad de reflexionar sobre sí mismo. Es ella la que hace de nosotros seres
específicamente humanos, racionales, críticos y éticamente comprometidos. A través de
ella discernimos los valores y efectuamos opciones. A través de ella el hombre se expresa,
toma conciencia de sí mismo, se reconoce como un proyecto inacabado, pone en cuestión
sus propias realizaciones, busca incansablemente nuevas significaciones, y crea obras que
lo trascienden (Conferencia Mundial sobre las Políticas Culturales 1992).
 PLAN DE MANEJO DEL PAISAJE CULTURAL CAFETERO: El Plan de manejo del PCC
busca, la apropiación y conservación del Paisaje por parte de la población, de manera
sostenible y en armonía con las actividades económicas que se desarrollan en la zona. En
este contexto, se establecen como principios para el manejo del Paisaje el bienestar
económico y social de todos sus habitantes, la apropiación del patrimonio cultural y la
sostenibilidad ambiental. Trabajo realizado por entidades del orden nacional como el
Ministerio de Cultura y la Federación Nacional de Cafeteros, y del orden territorial como las
Gobernaciones, las Corporaciones Autónomas Regionales y un grupo de universidades de
los cuatro departamentos. (Fuente: http://paisajeculturalcafetero.org.co/contenido/Plan-de-
Manejo-del-PCC

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 PAISAJE CULTURAL: es una parte del territorio, resultado de la acción humana y su

influencia sobre factores naturales. El paisaje es el resultado de un proceso histórico
natural y cultural de relaciones de una comunidad con un medio ambiente determinado.
(Fuente:http://paisajeculturalcafetero.org.co/contenido/descripción)
 PAISAJE CULTURAL CAFETERO: Es el resultado del esfuerzo de muchas generaciones

y un ejemplo sobresaliente de adaptación humana a condiciones geográficas difíciles. Por
ello, los productores de la región son un modelo excepcional de acción colectiva, pues
tuvieron que superar circunstancias económicas muy complicadas para hacer que el café
fuese valorado y reconocido en el mundo. Representa una región de incomparable belleza,
de la que hacen parte cultivos de café, zonas de bosques nativos y corredores biológicos
que son estratégicos para la conservación de la biodiversidad mundial. (Fuente: Cartilla
Paisaje Cultural Cafetero FNC-Ministerio de Cultura 2013).
Se describen los lineamientos establecidos en la Ley y en el Manual de Contratación Municipal

para el cargo descrito.
- DESCRIPCIÓN

Elaboración del documento
Documento de
Presentación de presentando la propuesta Profesional
propuesta técnica
propuesta técnica y económica. universitario
y económica
Suscripción del contrato
Chequeo del listado de Carpeta de
Secretaría de
Proceso de documentos, según manual documentación
Salud y Profesional
contratación de contratación. Firma del completa
universitario
contrato legalizada
Búsqueda y revisión de los
antecedentes en
actividades realizadas y Documento de
Profesional
Diagnóstico proyectos ejecutados sobre diagnóstico
universitario
cultura y turismo, en
especial de referencia al
Paisaje Cultural Cafetero
Participación en la Asistencia proactiva a las Documentos
elaboración del Plan mesas temáticas de cultura remitidos al
Profesional
de Desarrollo y turismo al inicio de la Asesor encargado
universitario
Municipal vigencia del periodo de la u Oficina Asesora
administración municipal de Planeación
Gestión para la promoción y
articulación de las políticas
Promoción y referidas a la cultura y el Descripción de
articulación de turismo en línea con el Plan Profesional resultados en
políticas en Cultura y de Desarrollo Municipal universitario informes
Turismo transversales al ámbito mensuales
local y el entorno regional,
nacional e internacional
Participación en
Informe mensual
reuniones de temas
de participación;
referidos a cultura y Desplazamiento a las
registro
turismo en reuniones citadas en el
Profesional fotográfico; actas
instituciones de municipio y en diferentes
universitario y/o listados de
orden local, regional ciudades, previamente
asistencia.
y nacional; en citadas
Cumplidos de
comités y técnicos y
comisiones
mesas de trabajo
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Difusión con diferentes

Socialización y
instituciones/organizaciones Informe mensual,
apropiación del Profesional
públicas y privadas el PCC actas y registro
Paisaje Cultural universitario
en ámbitos urbanos y fotográfico
Cafetero
rurales del municipio
Asistencia con stand y/o
Participaciones en
material publicitario para la Informe mensual
ferias turísticas y Profesional
promoción de la agenda, y registro
culturales en universitario
cultural, turística y deportiva fotográfico
diferentes ciudades
del municipio
Reuniones con instituciones
para articular proyectos que
Convenios
generen nuevos
institucionales para Documento de
emprendimientos y
emprendimientos convenio.
fortalecimiento de los Secretaría de
culturales y turísticos. Alianzas; registro
existentes. Salud y profesional
Alianza con líderes fotográfico, actas
Aliados: Fundaciones universitario
comunitarios y e informe
culturales y gestores
prestadores de mensual
culturales, turísticos y
servicios
Cámara de Comercio de
Sevilla
Gestionar programas Contacto con los
del Ministerio de Coordinadores de los Secretaría de Informe mensual,
Cultura y diferentes programas para Salud y profesional actas y listados
Viceministerio de viabilizar el desarrollo de universitario de asistencia
Turismo programas
Desarrollo de acciones que
incrementen el valor y
Fortalecimiento del
gestión del Consejo Profesional
Consejo Municipal de Informe mensual
Municipal de Cultura; universitario
Cultura
gestión en pro del programa
de vigías del patrimonio
Desarrollo de acciones para
Fortalecimiento del construir y/o para
Profesional
Plan Turístico actualizar y hacer Informe mensual
universitario
Municipal seguimiento al Plan
Turístico Municipal
Presentación en
Elaboración de informe Informe y anexos
compendio de Profesional
mensual en documentos soporte de
informe mensual de Universitario
oficiales gestión
actividades
- BASE LEGAL:
 Ley 300 de 1996 Ley General de Turismo
 Ley 397 de 1997 Ley General de Cultura
 Ley 1185 de 2008 Modificación y adición a Ley 397 de 1997
 Ley 1101 de 2006
 Ley 1329 de 2009
 Normas técnicas Sectoriales de Turismo
 Plan de Manejo del Paisaje Cultural Cafetero PCC
 Código Ético turismo mundial
 Carta ICOMOS
 Política para la protección del patrimonio cultural mueble
 Política de Turismo Cultural
 Política para el emprendimiento y las industrias culturales
 Plan sectorial de turismo 2014 – 2018 “Turismo para la construcción de la Paz”
 Y las demás disposiciones legales

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.12 PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE ESCOLAR
 OBJETIVO: Garantizar la presentación del servicio de transporte escolar a los estudiante

de la zona urbana y rural del municipio de Sevilla Valle del Cauca
 ALCANCE: Este Procedimiento inicia con el diagnóstico de los estudiantes con

necesidades de desplazamiento a las Instituciones educativas y termina con la
ubicación de cada estudiante priorizado a su respectiva institución correspondiente
 RESPONSABLE: Secretaria de Salud Municipal.
 SPG: Sistema General de Participaciones

 CONPS: Consejo Nacional de Politica Económica y Social
 GAGEM: Grupo de Apoyo a la Gestión de Educación Municipal
DESCRIPCION

Identificar las La secretaria de salud, considerando los Secretaria de Solicitudes de
necesidades tiempos establecidos en el proceso de salud municipal. las
del transporte planeación estratégica, pide antes de instituciones
escolar zona terminar cada vigencia fiscal a las educativas.
urbana y rural instituciones educativas las solicitudes de
del municipio subsidios de transporte escolar.
de Sevilla-
Valle
Distribuir los los rectores de cada institución, con las Secretaria de Soporte de las
cupos entre solicitudes recibidas realizan estudio para salud. solicitudes
los distribuir los cupos de transporte escolar, estudiadas.
solicitantes. Teniendo en cuenta nivel de SISBEN (1-2,) Oficio de
de cada estudiante, la distancia o lejanía estudiantes
del sitio donde reside el estudiante y las seleccionados
rutas solicitadas, además del rendimiento por los
académico. rectores de
cada
institución
educativa.
Contratar el El secretario de salud adelanta el proceso Secretaria de Manual de
servicio del contractual para garantizar la prestación del salud. contratación.
transporte servicio de transporte escolar según los Lista de
escolar. lineamientos del proceso de adquisición chequeo para
de bienes y servicios, el manual de contratos de
contratación del municipio de Sevilla Valle y transporte
la normatividad que regula la materia. escolar (F09).
Expedientes
contractuales.
Supervisar la El secretario de salud a través del enlace le Secretaria de Actas.

ejecución del hacen seguimiento todo el año lectivo a los salud. F54.
contrato. conductores del transporte escolar, Enlace de F55.
verificando en las Instituciones Educativas educación Constancia
y sedes si existen quejas de los estudiantes informes e
beneficiarios de los servicio. Así mismo interventorías
para garantizar el aprovechamiento del
servicio por parte de los estudiantes el
supervisor o secretario de salud constata
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
con las instituciones educativas si se está

dando el uso adecuado al servicio.
De igual forma el enlace de educación o
auxiliar administrativo será responsable de
diligenciar el formato de control y
seguimiento (F54-F55).
El secretario de salud o supervisor del
contrato podrá realizar las acciones,
reuniones o seguimientos que sean
pertinentes, ejerciendo control al transporte
escolar, verificando que tanto los
estudiantes docentes y rectores estén
dando un buen uso del transporte escolar,
de todo esto se dejara constancia en las
actas de seguimiento.
Control y La oficina de control interno podrá verificar Secretaria de
seguimiento los procedimientos y mecanismos salud.
establecidos para asegurar el buen
desarrollo de la gestión.
Gestión Los registros, evidencias y / o soportes que Secretaria de
documental se generan en el desarrollo del proceso salud.
serán archivados en la dependencia
conforme a lo dispuesto a la ley 594 del
año 2000.
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL:
 Ley 115-94.
 Ley 715-2000.
 Ley 80-90.
 Manual de Contratación.
 Plan de Desarrollo territorial.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.13 PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR-PAE.
 OBJETIVO: Garantizar durante cada vigencia, el Programa de Alimentación Escolar -PAE,

que consiste en el suministro organizado de un complemento nutricional con alimentos
inocuos, a los niños, niñas y adolescentes matriculados en el sistema educativo público, y
el desarrollo de un conjunto de acciones alimentarias, nutricionales, de salud y de
formación, en adecuados hábitos alimenticios y estilos de vida saludables, que contribuyen
a mejorar el desempeño de los escolares y apoyar su vinculación y permanencia en el
sistema educativo, de manera conjunta con los distintos involucrados acciones de
fortalecimiento y seguimiento de la operación del programa y el control social, así como
realizar acciones necesarias para garantizar el mejoramiento continuo del programa
alimentación escolar del municipio de Sevilla Valle del Cauca.
 ALCANCE: Este Procedimiento inicia con el diagnóstico de los estudiantes

matriculados según el reporte del SIMAT y la certificación que entrega cada rector de las
Instituciones educativas y termina con la priorización del grado de transición al quinto
grado de primaria y así sucesivamente hasta donde permita cubrir cupos según
distribución financiera del S.G.P.
 RESPONSABLE: Secretaria de Salud Municipal-Enlace de Educación.
 SPG: Sistema General de Participaciones-recurso financiero

 PAE: Programa de Alimentación Escolar
 GAGEM: Grupo de Apoyo a la Gestión de Educación Municipal
 I.E: Instituciones Educativas
 SIMAT: Sistema integrado de matrícula………
 MEN: Ministerio de Educación Nacional.
 POLITICAS DE OPERACION:
 Registro del SIMAT que lo entrega el GAGEM con corte al 30 de marzo de cada
año.
 Certificado que entregan los rectores de las I.E. de los cupos de los estudiantes
que son beneficiados con el PAE.
 Formato de supervisión de la Secretaría de Salud –enlace Educación firmado por
los rectores de las I.E. beneficiadas con este programa, como requisito mensual
para el pago del Operador que suministra los refrigerios escolares.
 Minutas establecidas por el MEN, para el porcentaje nutricional de cada cupo
suministrado.
 Proceso documental de contratación por licitación pública.
DESCRIPCION

Suministrar el La Entidad Territorial a través de la Secretaria de salud Formato F-59
complemento Secretaría de Salud, debe desarrollar municipal-enlace de de supervisión
nutricional para programas orientados al mejoramiento Educación. de la
los estudiantes de la calidad educativa y a la Secretaría de
de las I.E., disminución de la deserción y Salud –enlace
zona urbana y reprobación escolar, por eso de Educación
rural del manera conjunta con la Secretaría de firmado por los
municipio de Educación Departamental se cubrirá el rectores de las
Sevilla-Valle del resto de los cupos seleccionados de I.E.
Cauca. Niños, Niñas y adolescentes de las
áreas rurales y urbanas, de los
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
diferentes grupos étnicos y población

en condición de desplazamiento
matriculados en el sistema educativo
público del municipio de Sevilla Valle,
priorizando los cursos o grados
inferiores de básica primaria hasta
cubrir los cupos restantes; teniendo en
cuenta los lineamientos técnicos
administrativos del Ministerio de
Educación Nacional-MEN para el
Programa de Alimentación Escolar-
PAE.
Cubrir los El Alcalde en conjunto con la Secretaria de salud- Reporte del
cupos Secretaría de Salud y el GAGEM enlace Educación - SIMAT.
estudiantiles suministra del reporte de la matrícula GAGEM
en las I.E., del SIMAT que determinan los cupos
dando estudiantiles que se pueden cubrir
continuidad en según alcance el recurso financiero del
la entrega del S.G.P., según los días del año lectivo
complemento de cada vigencia determinando
nutricional. cuantas I.E. se les puede suministrar el
refrigerio escolar por parte del
municipio y por la Gobernación cubren
otro gran número de los estudiantes del
municipio de Sevilla Valle del Cauca.
Contratar el El secretario de salud procede con los Secretaria de salud Manual de
suministro del asesores jurídicos de la administración - Oficina Asesora contratación.
programa de municipal para llevar a cabo todo el jurídica.
alimentación proceso contractual mediante licitación
escolar-PAE. pública para contratar al Operador que
suministre el complemento nutricional a
los escolares.
Supervisar la El secretario de salud supervisa la Secretaria de salud. Decreto
ejecución del eficiencia y cumplimiento de las Enlace de Municipal,
contrato. obligaciones y objeto del contrato, a educación Actas.
través de la creación de un Decreto Formato de
Municipal que direcciona las directrices supervisión de
que de norma existen, como la la Secretaría
supervisión o seguimiento mediante de Salud –
reuniones ordinarias y/o extraordinarias enlace
para el control del programa de Educación
alimentación escolar en cada vigencia. firmado por los
rectores de las
I.E
Formato F-60
Gestión Los registros, evidencias y/o soportes Secretaria de salud- Archivo
documental que se generan en el desarrollo del enlace Educación. expediente
proceso serán archivados en la físico.
dependencia conforme a lo dispuesto a
la ley 594 del año 2000.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL:
 Constitución Nacional en sus artículos 44, 151, 288,356 y 357.

 Ley 7 de 1979, en el artículo 12 del Decreto 2388 de 1979 reglamentario de esta Ley.
 Ley 489 de 1998 en el artículo 78.
 Ley 1098 de 2006 en su artículo 10.
 Ley 1176 de 2007.
 Resolución No.1081 del 7 febrero de 2013.
 Resolución No. 00002674 del 22 de julio de 2013.
 versión transitoria de julio de 2014 del MEN.
 Resolución 16432 de 2015.
 Decreto No. 1075 de 2015.
 Decreto No. 1852 de 2015
 Manual de Contratación.
 Plan de Desarrollo territorial.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 670 DE JULIO 30 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.14 PROCEDIMIENTO: MÁS FAMILIAS EN ACCIÒN
 OBJETIVO: Describir la metodología para el desarrollo del Programa familias en acción

del Municipio de Sevilla, Valle del Cauca.
 ALCANCE: Este Procedimiento inicia con la identificación de las familias más

vulnerables dentro de los puntajes establecidos por el SISBEN.
Programa familias en acción: Es un programa del gobierno Nacional y está dirigido
A las familias con menos recursos económicos y más vulnerables del país, con niñas,
niños y jóvenes menores de 18 años. Busca mejorar la salud, la nutrición y la asistencia y
permanencia escolar de los menores, así como las condiciones de vida de las familias,
mediante un complemento a sus ingresos, denominado incentivo.
DESCRIPCION

Identificar las Identificar las necesidades desde la oficina Secretaria de Informe
necesidades del enlace y su equipo de trabajo a través salud municipal. bimestral y
del inicio del desarrollo del plan de acción del anual.
programa en el Municipio con el fin de
garantizar la Institucionalidad.
Selección de El programa de familias en acción es quien Secretaria de Programa
beneficiarios traza las directrices en cuanto a cobertura salud y enlace familias en
para cada municipio, mediante selección de acción.
poblaciones, de más alta vulnerabilidad ( Formulario de
victimas, SISBEN con puntaje establecido inscripción y
en 32.20 en la zona urbana y 29.02 en la archivos
rural, Red Unidos, Población indígena), digitales.
esta actividad se realiza por solicitud del Archivo de
nivel central y se desarrolla en los informes y
municipios mediante la gestión del enlace, seguimiento
esta oficina es quien debe recibir los del proceso.
listados de familias potenciales que ha
elegido el programa a nivel central, al igual
que la ampliación depende directamente de
DPS.
Una vez llegan estos listados debe

organizarse previamente un plan de
difusión del mismo, utilizando todos los
medios de comunicación, mostrando y
dando a conocer los listados de dichos
beneficiarios.
Una vez se realice el proceso de difusión y

de acuerdo al cronograma establecido por
DPS. La territorial y su enlace se
proceden a planificar el proceso de
inscripciones en el municipio, el cual tarda
de 1 a 4 dias.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Gestión La oficina del enlace y su equipo de trabajo Secretaria de Contratos.

Administrativa en aras de garantizar el óptimo desarrollo salud y enlace
del programa deberá realizar las distintas
gestiones en el área administrativa entre
estas, esta velar por el buen manejo de los
recursos entregados para la operatividad
del programa, solicitar, tramitar y coordinar
los procesos contractuales que el programa
necesite para su legitimidad operatividad.
Adicionalmente debe estar el certificado de

disponibilidad presupuestal para continuar
con su operación.
Preparar la La oficina del enlace Municipal es el Secretaria de Informe de
logística responsable directo de la preparación de la salud y enlace Gestión
logística de las distintas actividades del
programa a nivel local.
Servicio y La oficina del enlace Municipal y su equipo Secretaria de Planillas de
atención al de trabajo, deben brindar a todos los salud y enlace personas
ciudadano ciudadanos información de calidad a través atendidas
de una atención amable, respetuosa y
cordial confirmando siempre que las
comunidades son la razón de ser de la
gestión pública.
Seguimiento La estancia encargada de realizar estricto Secretaria de Solicitud de
de resultados seguimiento a los procesos planteados es salud. informes.
en primera instancia es el Alcalde
Municipal y la personería; igualmente en la
actualidad existe el Comité Municipal de
certificación, el Comité, también se
considera una instancia efectiva de control,
oficina de Control Interno y el Comité de
Madres veedoras
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL: Ley 1532 de 2012: Por medio de la cual se
adoptan unas medidas de política y se regula el funcionamiento del programa de familias en
acción.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1019 DE OCTUBRE 25 DE 201

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.15 PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE BIBLIOTECA PÙBLICA MUNICIPAL
 OBJETIVO:
 RESPONSABLE: Secretaria de Salud Municipal y el enlace con funciones de

Bibliotecaria.
La biblioteca Municipal, es una de las Instituciones más relevantes para el fomento de la

cultura y la educación en una comunidad. Primero, porque es un espacio para todos,
donde niños, jóvenes, adultos y adultos mayores encuentran siempre las puertas abiertas.
La biblioteca Pública es un escenario ideal para la lectura y un espacio activo de encuentro
de ciudadanos y comunidades, que posibilita el dialogo y el intercambio de conocimientos,
de igual forma la biblioteca también busca contribuir al desarrollo de las habilidades y
formación de los bibliotecarios.
En la biblioteca Pública Municipal se abordan tres temáticas:

 Describir la metodología para la realización de consulta del material bibliográfico de la
Biblioteca Municipal y la consulta a través de los computadores públicos dispuestos para
tal fin en el Municipio de Sevilla, Valle del Cauca.
 ALCANCE: Este Procedimiento aplica para las consultas y los préstamos internos y
externos del material bibliográfico realizados en la Biblioteca Municipal.
1. La biblioteca Pública conectada.

2. La generación de servicios: promoción de lectura, escritura y alfabetización digital.
3. La promoción y el posicionamiento de la biblioteca: portafolio de servicios y plan de
promoción y posicionamiento de la Biblioteca.
La ley 1379 del 15 de enero de 2010 plantea 10 servicios básicos que toda biblioteca
Pública está en la obligación de prestar bajo las premisas de gratuidad y calidad.
1. Consulta.
2. Préstamo externo.
3. Referencia.
4. Formación de usuarios.
5. Servicios de información local.
6. Programación cultural.
7. Extensión a la comunidad.
8. Acceso a internet.
9. Promoción de la lectura.
10. Alfabetización digital.
CONSULTAS: Este módulo está orientado hacia el usurario. Generalmente se coloca una o
varias terminales a disposición de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta manera
al tradicional catálogo físico de fichas.
INVENTARIO: El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este módulo que
nos permite, además, la identificación exacta del material faltante y su posterior descarte.
POLÌTICAS DE OPERACIÒN: Incorporar la lectura y la escritura a la vida cotidiana a los

habitantes del Municipio de Sevilla Valle.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
DESCRIPCION

Solicitud y Recepcionar la solicitud de consulta que Secretaria de Formato de
consulta en sala presentan los usuarios de manera salud municipal y estadística de
personal. funcionario o consulta.
contratista.
Búsqueda Si la consulta es compleja, buscar en la Secretaria de
base de datos para identificar el texto con salud municipal y
la información, si no busca directamente funcionario o
en las estanterías de la biblioteca. contratista.
Entrega Se procede a la entrega física, del Secretaria de Registro de

material bibliográfico a los usuarios en la Salud municipal y información.
sala de consulta, tomándose el tiempo funcionario o
necesario durante el horario de atención al contratista.
público.
Devolución Una vez que los usuarios devuelvan el Secretaria de
material bibliográfico, se procede a Salud municipal y Libro de
ubicarlo en su lugar de almacenamiento y funcionario o estadísticas.
descargarlo del sistema o del libro contratista.
estadístico.
Préstamo Por medio de la llave del saber, o mediante Secretaria de
externo. carnet estudiantil, se prestan hasta dos Salud municipal y
libros, asignándose un tiempo límite para funcionario o
su respectiva devolución contratista.
Consulta por Se autoriza el ingreso por parte del usuario Secretaria de Registro de
medio de las para el uso de los computadores fijos, Salud municipal y información.
TIC. portátiles o tablets. funcionario o
contratista.
Asignación de Se asigna un equipo, con un tiempo Secretaria de Registro de
equipo determinado, poder ser para consulta o Salud municipal y información
juegos. funcionario o
contratista.
Inducción Si el usuario no sabe manejar el equipo se Secretaria de
le da una breve inducción que le permita salud municipal y
alcanzar el objeto de la consulta. funcionario o
contratista.
Devolución Una vez agotado el límite de tiempo límite Secretaria de
de una hora para consulta o media hora Salud municipal y
para juegos, se recibe el equipo revisando funcionario o
su estado. contratista.
Préstamo del Se ofrece el servicio de préstamo de la Registro de
periódico prensa. información
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MERDIANTE RESOLUCIÒN 1019 DE OCTUBRE 25 2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.16 PROCEDIMIENTO: ADULTO MAYOR
 OBJETIVO: Describir la metodología para el desarrollo del programa adulto mayor en el

Municipio de Sevilla, Valle del Cauca.
 ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación de adultos mayores en estado

de vulnerabilidad, los cuales se inscriben de acuerdo a los lineamientos y políticas del
programa quedando en un listado de priorización si cumplen con dichos requisitos y
finaliza con la entrega del subsidio económico girado por el consorcio Colombia Mayor a
entidad financiera donde los beneficiarios hacen su respectivo cobro cada dos meses y
durante un año
PROGRAMA ADULTO MAYOR: Es un programa del gobierno Nacional y tiene como objetivo
fundamental proteger al adulto mayor que se encuentra en estado de vulnerabilidad,
indigencia o extrema pobreza, contra el riesgo de la imposibilidad de generar ingresos
DESCRIPCION

Identificar las Realizar el proceso de identificación de los Secretaria de Listados de
necesidades adultos mayores que cumplen con la salud municipal y priorización
del inicio respectiva inscripción ante el programa enlace del adultos
desde la Secretaria de Salud, el Alcalde programa mayores.
Municipal define las políticas de apoyo
desarrollo social.
Selección de Seleccionar los beneficiarios que de Secretaria de Copia de acta.
beneficiarios acuerdo a la priorización que realiza el salud y enlace Resolución.
Consorcio Colombia Mayor puedan
ingresar como reemplazo por los
beneficiarios bloqueados y/o retirados por
fallecimiento o por ampliación de
cobertura.
El Alcalde, el Personero, el Secretario de

Salud, un beneficiario del programa y el
enlace mediante priorización de adultos
mayores que cumplen con los requisitos
realizan la resolución respectiva la cual
enviada al consorcio para sean
beneficiarios del subsidio que corresponda.
Brindar el Los listados de las personas que han sido Secretaria de Nomina de
servicio a la priorizadas y que posteriormente son salud y enlace pagos.
comunidad beneficiarias con la respectiva notificación.
Realización La Secretaria de Salud en coordinación Secretaria de Evaluación de

de actividades
con el enlace realiza las actividades salud y enlace actividades
lúdicas y recreativas a los beneficiarios del
programa de la comunidad se ve reflejada
en el trabajo programado por la Secretaria
de Salud y su equipo de trabajo desde el
punto de vista de la eficiencia comparando
lo planeado frente a lo ejecutado de
acuerdo al plan de acción.
BASE LEGAL: Ley 797 de 2003, Ley 100 de 1993, Decreto 569de 2000

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5.3.17 PROCEDIMIENTO: EDUCACIÓN INFORMAL
OBJETIVO: Estandarizar y regular todas las acciones necesarias para la revisión,

evaluación y control en cuanto a la prestación de educación informal en el Municipio
de Sevilla Valle por parte del sector privado, sea persona natural o jurídica,
cumpliendo con todas las leyes y normatividad vigente.
ALCANCE: El presente procedimiento inicia con la recepción de la solicitud para

impartir educación informal en el municipio y termina con la aprobación o negativa
del proceso.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES: La oferta de educación informal tiene como objetivo

brindar oportunidades para complementar, actualizar, perfeccionar, renovar o
profundizar conocimientos, habilidades, técnicas y prácticas este conocimiento libre
y espontáneo adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de
comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos
sociales y otros no estructurados. Tienen una duración inferior a 160 horas. Su
organización, oferta y desarrollo no requieren de registro por parte de la Secretaría
de Educación de la entidad territorial certificada y solo dará lugar a la expedición de
una constancia de asistencia
- DESCRIPCIÓN:
EVIDENCIAS/
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
REGISTRO
.
La persona natural o jurídica del
sector privado deberá radicar su
solicitud en ventanilla única, en
cuanto al interés de impartir
educación informal en el municipio de
Sevilla Valle.
Recepción
de solicitud
La administración Municipal a través Radicado y
Persona natural de la Secretaria de Salud en su área respuesta de
o jurídica de educación responderá y enviará en la solicitud
los términos establecidos en la ley,
todos los requisitos exigidos para
impartir educación informal, de
acuerdo a una lista de chequeo
previamente establecida por el
municipio y el grupo de apoyo a la
gestión de la educación – GAGEM 05.
El solicitante deberá diligenciar la

Lista de Chequeo Formato N 071 y
Presentación adjuntar todas las evidencias de
Lista de El Solicitante manera física y presentarlas a la
Chequeo Secretaria de Salud- Educación,
documento que deberá ser radicado
en ventanilla única
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
El área de educación revisará la lista

de chequeo y sus documentos
adjuntos y de acuerdo a la efectividad
y cumplimiento de todos los
requisitos exigidos, se procederá:
 Si cumple con el paso anterior

el proceso continuará en su
nueva etapa que será la visita
por parte de un funcionario o
contratista de la Secretaria de
Salud-Educación,
acompañado con un
funcionario del GAGEM N. 05,
que verificarán las
instalaciones y la articulación
del proyecto educativo con la
espacialidad y los documentos
presentados.
Responsable
Secretaria de
Formato N
Revisión de Salud Municipal
NOTA 1: Es importante mencionar 071 – Lista
Requisitos y
que el solicitante deberá cumplir con de Chequeo
Enlace de
la totalidad de los requisitos
Educación
presentados en la lista de chequeo N
071, de lo contrario se dará por
terminado el proceso y se negará la
solicitud.
NOTA 2: Si el solicitante cumple con

todos los requisitos exigidos en la lista
de chequeo y la visita de los
funcionarios a las instalaciones es
satisfactoria, se procederá a la
siguiente etapa.
NOTA 3: La Secretaria de Salud

como responsable del proceso
revisará el informe presentado y
tendrá la facultad de aprobar o negar
el paso a la siguiente etapa de
acuerdo a la información presentada,
evidencias, lista de chequeo y el
informe de la visita ocular.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
.
El contratista o funcionario
responsable del proceso del área de
educación, elaborará y presentará el
borrador de la Resolución de
aprobación para impartir Educación
Informal en el Municipio a la oficina
Asesora Jurídica para su revisión.
NOTA 4: La oficina Asesora Jurídica

revisará el borrador de la Resolución
al igual que toda la carpeta con la
trazabilidad del proceso. (Borrador
Resolución, lista de chequeo,
evidencias presentadas e informe de
la visita ocular.).
NOTA 5: La Oficina Asesora Jurídica

aprobará en su etapa final o negará el
proceso en mención de acuerdo a
todas las evidencias presentadas y a
Responsable las leyes y normatividad vigente
Presentación
Secretaria de adicionalmente dará las
de Borrador
Salud Municipal recomendaciones que fueren del
de la
y caso.
Resolución Borrador
Enlace de
de Resolución
Educción. En caso de ser positiva la respuesta
aprobación
por parte de la Oficina Jurídica la
de educación
Oficina Asesora Resolución parará a firma del Alcalde
Informal
Jurídica Municipal, y se enviara oficio al
solicitante con la Resolución ya
mencionada.
NOTA 6: La Secretaria de Salud

Municipal por intermedio del Grupo de
apoyo a la Gestión Educativa
Municipal GAGEM N°5 y del Enlace
de Educación Municipal de Sevilla,
realizará de manera permanente
visitas de seguimiento, evaluación y
control a todo el proceso educativo
NOTA 7: El Alcalde Municipal Tendrá

la facultad de derogar o modificar la
resolución de acuerdo con la
normatividad vigente

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
BASE LEGAL:
 La Constitución Política en el artículo 67, inciso 5 establece” que es deber

del Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de la
educación con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus
fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos ”
 La ley 115 de 1994 en el artículo 43 establece,” Se considera educación

informal todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente
de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios
impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no
estructurados”.
 la ley Precitada en su artículo 171 establece” El Ejercicio de la Inspección

y Vigilancia a nivel local, Los gobernadores y los alcaldes podrán ejercer la
inspección y vigilancia a través de las respectivas Secretarías de Educación
o de los organismos que hagan sus veces”.
 La educación informal está reglamentada por el Ministerio de Educación

Nacional, en el artículo 2.6.6.8 del Decreto Único Reglamentario del Sector
Educativo 1075 del 26 de mayo de 2015 (numeral 5.8 del Decreto 4904 de
diciembre 16 de 2009) y el articulo 47 del decreto 2150 de 1995
 Manual de Procesos y Procedimientos del Municipio de Sevilla Valle.
 Formato N. 071- Lista de Chequeo revisión Educación Informal Municipio

de Sevilla.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO BAJO RESOLUCIÒN 1219 DE SEPTIEMBRE 14 2017

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6. PROCESO: GESTIÓN EN SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
PROCESO: GESTIÓN EN SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
OBJETIVO Desarrollar estrategias que permitan mantener la seguridad y conservar la convivencia ciudadana.
Desde el Diagnóstico de la situación del Municipio hasta la evaluación de los
ALCANCE RESPONSABLE(S) Secretaria de Gobierno
planes y programas.
Ministerio del Interior y de Determinar la problemática central en cuanto a
Despacho de Alcaldía
Justicia convivencia en el Municipio
Lineamientos del Gobierno Nacional
Analizar la(s) causa(s) de la problemática en cuanto a
Comisaria de familia Comisaria de familia
la convivencia Plan de sensibilización y
Establecer las estrategía de Información, Educación y educación
Comunidad Información primaria respecto a la Comunicación (IEC) Policia Nacional
convivencia ciudadana en el
Municipio Elaborar plan de sensibilización y educación,
Inspección de policia Comunidad
asegurando la apropiación de los recursos
Comunidad/ Policia Nacional/
Despacho Alcaldía Programas y planes aprobados Implementa planes Planes implementados
Despacho de Alcaldía
Realiza interventoria y seguimiento a la ejecución de Informe de resultado a la Policia Nacional/ Ejercito Nacional/
Despacho Alcaldía Planes establecidos en el Municipio
los planes interventoria y seguimiento Despacho de Alcaldía/ Personería
Despacho Alcaldía Analisis de la información de los resusltados
Informe de resultado a la interventoria Acciones implementadas para Policia Nacional/ Policia Nacional/
Policia Nacional/ Ejercito y seguimiento el mejoramiento continuo Despacho de Alcaldía/ Personería
Implementa acciones para la mejora del proceso
Nacional

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS CON LOS QUE SE PARÁMETROS DE

RECURSOS
INTERRRELACIONA CONTROL
Humano, financiero,
Gestión en Justicia y Orden tecnológico, insumos
Verificación de la ejecución de
Gestión Jurídica de oficina, información
los planes y programas
legal
PROCESO: GESTIÓN EN SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
(N° de audiencias por violencia

intrafamiliar realizadas/ N° de
Violencia Intrafamiliar Mensual Comisario de Familia
audiencas violencias intrafamiliar
solicitadas ) * 100
Asesorias y terapias (N° de requeriminentos atendidos / N°

Semestral Comisario de Familia
psicologicas de solicitudes presentadas ) * 100
(N° de visitas de campo realizadas / N°

Visitas socio familiares Semestral Comisario de Familia
de visitas solicitadas ) *100
Numero de multas por infracción al
Multas codigo de policia y convivencia Semestral Secretario de Gobierno
reportadas
N° de denuncias tramitadas / N° total

Denuncias por perdidas
de denuncias recepcionadas por Mensual Secretario de Gobierno
de documentos
perdida de documentos
Establecimientos Numero de establecimientos

comerciales sancionados por no contar con los Anual Secretario de Gobierno
sancionados requisitos de ley
N° de actividades de control de
Campañas de control espacio público realizadas / N° total de
Anual Secretario de Gobierno
del espacio público actividades de control de espacio
publico programadas
Número de comisorios tramitados *100
Comisorios Mensual Secretario de Gobierno
/ Número total de comisorios recibidos
Número de conminaciones tramitados
Conminaciones *100 / Número total de conminaciones Mensual Secretario de Gobierno
solicitadas

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
6.3.1 PROCEDIMIENTO: DISCIPLINARIO
- OBJETIVO: Gestionar y realizar todas las acciones tendientes para adelantar procedimientos
disciplinario al interior de la Alcaldía de Sevilla Valle del Cauca, en cumplimiento de la Ley 734 de
2002.
- ALCANCE: El alcance del proceso será; desde la recepción de la queja, informe o el anónimo,
hasta proferir decisión de fondo y/o auto de archivo definitivo.
- DEFINICIONES:
 Queja: Escrito que puede dar inicio a un proceso disciplinario, no se exige acreditar interés
directo en la investigación o que haya sido afectada por la falta, no se requieren requisitos
especiales.
 Anónimo: Escrito sin información de quien la presenta, que da origen a una investigación
disciplinaria siempre y cuando existan medios probatorios sobre la comisión de un delito o
infracción disciplinaria que permitan adelantar la actuación de oficio.
 Falta disciplinaria: Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e

imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o
comportamientos previstos en este código que conlleve incumplimiento de deberes,
extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del
régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses. Sin
estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.
 Informe: presentado por cualquier servidor público, escrito donde se informa la falta en la
que está incurriendo el servidor público o particular con funciones públicas.
 Autos: Son documentos que se dictan con el fin de impulsar el proceso.
 Auto de investigación: Se notifica personalmente o por edicto, conducta concluyente.
 Auto Inhibitorio: Cuando la información o queja sea manifiestamente temeraria o se

refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de imposible ocurrencia o sean
presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa, el funcionario de plano se
inhibirá de iniciar actuación alguna.
 Auto de apertura de indagación preliminar: Tendrá como fines verificar la ocurrencia de

la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo
de una causal de exclusión de responsabilidad.
 Auto de apertura de investigación disciplinaria: La investigación disciplinaria se

adelantará por el organismo de control interno disciplinario o por el funcionario que señale
el jefe de la entidad o de la dependencia regional o seccional y deberá ser de igual o
superior jerarquía a la del investigado. La investigación se realiza de conformidad con lo
previsto en la Ley 734 de 2002 y concordantes.
 Auto de cargos: El funcionario de conocimiento formulará pliego de cargos cuando esté

objetivamente demostrada la falta y exista prueba que comprometa la responsabilidad del
investigado. Análisis de los argumentos de los sujetos procesales, teniendo en cuenta las
funciones asignadas, como también al empleo o función para hacer le reproche y
determinar la relación directa entre imputación y prueba pertinente que lo demuestra.
Contra esta decisión no procede recurso alguno.
 Auto de Archivo definitivo: En los casos de terminación del proceso disciplinario

previstos en el artículo 73 y en el evento consagrado en el insiso 3º. Del artículo 156 de la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Ley 734 de 2002, procederá el archivo definitivo de la investigación. Tal decisión hará
tránsito a cosa juzgada.
 Resolución Sancionatoria o absolutoria: Para imponer sanción disciplinaria debe existir

certeza sobre la materialidad de la falta y la responsabilidad (sancionatorio). Toda duda se
resolverá a favor del disciplinado (absolutorio).
 Resolución de ejecución de sanción: Una vez ejecutoriado el fallo sancionatorio, el

funcionario competente lo comunicará al funcionario que deba ejecutarlo, quien tendrá para
ello un plazo de diez días contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva
comunicación.
 Audiencia: El procedimiento verbal se adelantará contra los servidores públicos en los

casos en que el sujeto disciplinable sea sorprendido en el momento de la comisión de la
falta o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de la ejecución de la
conducta, cuando haya concesión y en todo caso cuando la falta sea leve. Se citará a
audiencia, en cualquier estado de la actuación, hasta antes de proferir pliego de cargos.
 Falta disciplinaria: La incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos

previstos en la ley que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio
de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades,
incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses.
 Clases de falta Disciplinaria: Se clasifican en Graves, Gravísimas y Leves. Las faltas

gravísimas están taxativamente señaladas en este código. Se determinará si la falta es
grave o leve de conformidad con los criterios consagrados en la ley 734 de 2002.
 Reserva de la Actuación Disciplinaria: “En el procedimiento ordinario las actuaciones

disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la
providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos
procesales.
 El investigado estará obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposición de
la constitución o la ley tengan dicha condición.
- SUJETOS PROCESALES:
 Quejoso: Ciudadano o particular. Se limita únicamente a presentar y ampliar la queja bajo

la gravedad del juramento, a aportar las pruebas que tenga en su poder y a recurrir la
decisión de archivo.
 Anónimo: Persona indeterminada.
 Investigado: Sobre quien recae la falta disciplinaria. La calidad de investigado se adquiere

a partir del momento de la apertura de investigación o de la orden de vinculación, según el
caso.
 Apoderado y/o defensor: El profesional designado por el investigado para llevar a cabo
su defensa técnica.

Artículo 69 de la Ley 734 de 2002. La acción
disciplinaria se iniciará y adelantará de oficio, o
por información proveniente de servidor público o Oficio y/o
Servidor
de otro medio que amerite credibilidad, o por información
Oficiosidad y público
queja formulada por cualquier persona, y no por medio
preferencia. Ciudadano que amerite
procederá por anónimos, salvo en los eventos en
que cumpla con los requisitos mínimos credibilidad.
consagrados en los artículos 38 de Ley 190 de
1995 y 27 de la Ley 24 de 1992.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Artículo 150 de la ley 734 de 2002: Parágrafo 1°.

Cuando la información o queja sea
manifiestamente temeraria o se refiera a hechos
disciplinariamente irrelevantes o de imposible
Auto Secretario de Auto
ocurrencia o sean presentados de manera Inhibitorio.
inhibitorio Gobierno.
absolutamente inconcreta o difusa, el funcionario
de plano se inhibirá de iniciar actuación alguna.
Artículo 150 de la Ley 734 de 2002. Procedencia,

fines y trámite de la indagación preliminar. En
caso de duda sobre la procedencia de la
investigación disciplinaria se ordenará una
indagación preliminar.
La indagación preliminar tiene una duración de

Auto
Indagación hasta seis (6) meses que culmina con el archivo Secretario de
Indagación
preliminar definitivo de la misma o con un Auto de apertura Gobierno Preliminar
de investigación.
La indagación preliminar no puede extenderse a

hechos distintos del objeto de la denuncia, queja,
o iniciación de oficio.
Artículo 152 de la ley 734 de 2002. Cuando, con

fundamento en la queja, en la información
Procedencia recibida o en la indagación preliminar, se
de la identifique al posible autor o autores de la falta
disciplinaria, el funcionario abrirá la investigación Secretario de
investigación
disciplinaria. Gobierno.
disciplinaria.
Auto
Apertura de
Artículo 156. Modificado por artículo 52 Ley 1474 Investigación
.
de 2011. El investigador cuenta con un término de
12 meses para realizar la misma y en el caso de
Termino de la
faltas gravísimas no puede excederse de 18
investigación
meses solo puede aumentarse hasta en una
disciplinaria
tercera parte cuando en la misma actuación se
investigue a varias faltas o a dos o más
inculpados.
Artículo 154 de la Ley 734 de 2002. Contenido de
la investigación disciplinaria. La decisión que
ordena abrir investigación disciplinaria deberá
contener:
1. La identidad del posible autor o autores.
2. La relación de pruebas cuya práctica se

Contenido de ordena.
Auto de
la Secretario de
Investigación
investigación 3. La orden de incorporar a la actuación los Gobierno. Disciplinaria.
disciplinaria antecedentes disciplinarios del investigado, una
certificación de la entidad a la cual el servidor
público esté o hubiere estado vinculado, una
constancia sobre el sueldo devengado para la
época de la realización de la conducta y su última
dirección conocida.
La orden de informar y de comunicar esta

decisión, de conformidad con lo señalado en este
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
código.
Artículo 155 de la ley 734 de 2002, modificado Notificación.

por el art. 236 del Decreto Nacional 019 de 2012,
el cual quedó así:
Iniciada la investigación disciplinaria se notificará

al investigado y se dejará constancia en el
expediente respectivo. En la comunicación se
debe informar al investigado que tiene derecho a
designar defensor.
Notificación Inciso modificado por el artículo 236 del decreto

de la 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:
Secretario de Oficio
iniciación de Remisorio a
“Al abrir la investigación disciplinaria se debe dar Gobierno.
la la Oficina de
investigación aviso inmediato a la Oficina de Registro y Control Registro y
de la Procuraduría General de la Nación y al Control de la
funcionario competente de esa entidad o de la Procuraduría
personería correspondiente, para que decida General de
sobre el ejercicio del poder disciplinario preferente la Nación y
para efectos de que no se surtan dos procesos al al
mismo tiempo por un misma causa y objeto Funcionario
contra una misma persona por parte de dos de esa
entidad o de
investigadores. la personería
correspondie
nte.
Artículo 157 de la ley 734 de 2002. Durante la
investigación disciplinaria o el juzgamiento por
faltas calificadas como gravísimas o graves, el
funcionario que la esté adelantando podrá
ordenar motivadamente la suspensión provisional
del servidor público, sin derecho a remuneración
alguna, siempre y cuando se evidencien serios
elementos de juicio que permitan establecer que
la permanencia en el cargo, función o servicio
público posibilita la interferencia del autor de la
falta en el trámite de la investigación o permite
que continúe cometiéndola o que la reitere.
El término de la suspensión provisional será de

tres meses, prorrogable hasta en otro tanto. Dicha
suspensión podrá prorrogarse por otros tres
Auto de
Suspención meses, una vez proferido el fallo de primera o Secretario de
suspensión
provisional única instancia. Gobierno. provisional
El auto que decreta la suspensión provisional

será responsabilidad personal del funcionario
competente y debe ser consultado sin perjuicio de
su inmediato cumplimiento si se trata de decisión
de primera instancia; en los procesos de única,
procede el recurso de reposición.
Para los efectos propios de la consulta, el

funcionario remitirá de inmediato el proceso al
superior, previa comunicación de la decisión al
afectado.
Recibido el expediente, el superior dispondrá que

permanezca en secretaría por el término de tres
días, durante los cuales el disciplinado podrá

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
presentar alegaciones en su favor, acompañadas

de las pruebas en que las sustente. Vencido
dicho término, se decidirá dentro de los diez días
siguientes.
Cuando desaparezcan los motivos que dieron

lugar a la medida, la suspensión provisional
deberá ser revocada en cualquier momento por
quien la profirió, o por el superior jerárquico del
funcionario competente para dictar el fallo de
primera instancia.
Parágrafo. Cuando la sanción impuesta fuere de

suspensión e inhabilidad o únicamente de
suspensión, para su cumplimiento se tendrá en
cuenta el lapso en que el investigado permaneció
suspendido provisionalmente. Si la sanción fuere
de suspensión inferior al término de la aplicada
provisionalmente, tendrá derecho a percibir la
diferencia.
Artículo 158. Reintegro del suspendido. Quien

hubiere sido suspendido provisionalmente será
reintegrado a su cargo o función y tendrá derecho
al reconocimiento y pago de la remuneración
dejada de percibir durante el período de
suspensión, cuando la investigación termine con
Reintegro del
fallo absolutorio, o decisión de archivo o de
suspendido
terminación del proceso, o cuando expire el
término de suspensión sin que se hubiere
proferido fallo de primera o única instancia.
Artículo 161 de la ley 734 de 2002.

Recaudadas las pruebas que permitan la
formulación de cargos o vencido el término de la
investigación dentro de los quince días siguientes
Desición de el investigador profiere una decisión motivada en
evaluación la cual evalúa el mérito de las pruebas
recaudadas y formula pliego de cargos.
En caso contrario archivo de la actuación.
Articulo 160 A. adicionado por el artículo 53 de la

ley 1474 de 2011. Cuando se haya recaudado
prueba que permita la formulación de cargos, o
vencido el término de la investigación, el
funcionario de conocimiento, mediante decisión
Decisión de de sustanciación notificable y que sólo admitirá el
cierre de recurso de reposición, declarará cerrada la
investigación. investigación.
En firme la providencia anterior, la evaluación de

la investigación disciplinaria se verificará en un
plazo máximo de quince (15) días hábiles.
Artículo 162 de la Ley 734 de 2002. El funcionario

Procedencia
de conocimiento formulará pliego de cargos Secretario de Pliego de
de la decisión Cargos
cuando esté objetivamente demostrada la falta y Gobierno.
de cargos
exista prueba que comprometa la responsabilidad

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
del investigado. Contra esta decisión no procede

recurso alguno.
Artículo 163. Contenido de la decisión de cargos.

La decisión mediante la cual se formulen cargos
al investigado deberá contener:
1. La descripción y determinación de la conducta

investigada, con indicación de las circunstancias
de tiempo, modo y lugar en que se realizó.
2. Las normas presuntamente violadas y el

concepto de la violación, concretando la
modalidad específica de la conducta.
3. La identificación del autor o autores de la falta.
4. La denominación del cargo o la función

Contenido de
desempeñada en la época de comisión de la Secretario de Pliego de
la decisión de Cargos
conducta. Gobierno.
cargos
5. El análisis de las pruebas que fundamentan
cada uno de los cargos formulados.
6. La exposición fundada de los criterios tenidos

en cuenta para determinar la gravedad o levedad
de la falta, de conformidad con lo señalado en el
artículo 43 de este código.
7. La forma de culpabilidad.
8. El análisis de los argumentos expuestos por los

sujetos procesales.
Artículo 165 de la ley 734 de 2004. Notificación

del pliego de cargos y oportunidad de variación.
El pliego de cargos se notificará personalmente al
procesado o a su apoderado si lo tuviere.
Para el efecto inmediatamente se librará

comunicación y se surtirá con el primero que se
presente.
Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la

comunicación no se ha presentado el procesado
Notificación
o su defensor, si lo tuviere, se procederá a Secretario de
pliego de
designar defensor de oficio con quien se surtirá la Gobierno.
cargos
notificación personal.
Las restantes notificaciones se surtirán por

estado.
El pliego de cargos podrá ser variado luego de

concluida la práctica de pruebas y hasta antes del
fallo de primera o única instancia, por error en la
calificación jurídica o por prueba sobreviniente. La
variación se notificará en la misma forma del
pliego de cargos y de ser necesario se otorgará
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
un término prudencial para solicitar y practicar

otras pruebas, el cual no podrá exceder la mitad
del fijado para la actuación original.
Artículo 166 de la ley 734 de 2002. Notificado el
pliego de cargos, el expediente quedará en la
Término para Secretaría de la Secretaria de Gobierno, por el
presentar término de diez días, a disposición de los sujetos
descargos procesales, quienes podrán aportar y solicitar
pruebas. Dentro del mismo término, el investigado
o su defensor, podrán presentar sus descargos.
Artículo 168 de la Ley 734 de 2002. Inciso
modificado por el Artículo 54 de la ley 1474 de
2011. El nuevo texto es el siguiente:
Vencido el término señalado en el artículo 166, el

funcionario competente resolverá sobre las
nulidades propuestas y ordenará la práctica de
las pruebas que hubieren sido solicitadas, de
acuerdo con los criterios de conducencia,
pertinencia y necesidad.
Además, ordenará de oficio las que considere

necesarias. Las pruebas ordenadas se
practicarán en un término no mayor de noventa
días.
Termino
probatorio
Las pruebas decretadas oportunamente dentro
del término probatorio respectivo que no se
hubieren practicado o aportado al proceso, se
podrán evacuar en los siguientes casos:
1. Cuando hubieran sido solicitadas por el

investigado o su apoderado, sin que los mismos
tuvieren culpa alguna en su demora y fuere
posible su obtención.
2. Cuando a juicio del investigador, constituyan

elemento probatorio fundamental para la
determinación de la responsabilidad del
investigado o el esclarecimiento de los hechos.
Artículo 169 de la Ley 734 de 2002 modificado

por el artículo 55 de la Ley 1474 de 2011, el cual
quedó así:
Si no hubiere pruebas que practicar o habiéndose

practicado las señaladas en la etapa de juicio
disciplinario, el funcionario de conocimiento
mediante auto de sustanciación notificable
ordenará traslado común de diez (10) días para
Traslado para
que los sujetos procesales puedan presentar
alegatos de
alegatos de conclusión.
conclusión
Artículo 169 A. Adicionado por el art. 56, Ley

1474 de 2011. “El funcionario de conocimiento
proferirá el fallo dentro de los veinte (20) días
hábiles siguientes al vencimiento del término de
traslado para presentar alegatos de conclusión”.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Artículo 170 de la ley 734 de 2002. Contenido del

fallo. El fallo debe ser motivado y contener:
1. La identidad del investigado.
2. Un resumen de los hechos.
3. El análisis de las pruebas en que se basa.
Contenido del 4. El análisis y la valoración jurídica de los cargos,

fallo de de los descargos y de las alegaciones que Fallo de
Secretario de
primera hubieren sido presentadas. primera
Gobierno instancia
instancia
sancionatorio. 5. La fundamentación de la calificación de la falta.
6. El análisis de culpabilidad.
7. Las razones de la sanción o de la absolución, y
8. La exposición fundamentada de los criterios

tenidos en cuenta para la graduación de la
sanción y la decisión en la parte resolutiva.
Artículo 101 de la ley 734 de 2002. Notificación

Notificación
personal. Se notificarán personalmente los autos
personal –
de apertura de indagación preliminar y de
fallo primera
investigación disciplinaria, el pliego de cargos y el
instancia.
fallo.
Artículo 111 de la ley 734 de 2002. Los recursos
de reposición y apelación se podrán interponer
desde la fecha de expedición de la respectiva
decisión hasta el vencimiento de los tres días
Oportunidad siguientes a la última notificación.
para
interponer el Si la notificación de la decisión se hace en
recurso estrados, los recursos deberán interponerse y
sustentarse en el curso de la respectiva audiencia
o diligencia. Si las mismas se realizaren en
diferentes sesiones, se interpondrán en la sesión
donde se produzca la decisión a impugnar.
Artículo 115 de la ley 734 de 2002. Recurso de
apelación. El recurso de apelación procede
únicamente contra las siguientes decisiones: la
que niega la práctica de pruebas solicitadas en
los descargos, la decisión de archivo y el fallo de
primera instancia.
Recurso de
En el efecto suspensivo se concederá la
apelación.
apelación de la decisión de archivo, del fallo de
primera instancia y de la decisión que niega
totalmente la práctica de pruebas, cuando no se
han decretado de oficio, caso en el cual se
concederá en el efecto diferido; en el devolutivo,
cuando la negativa es parcial.
Artículo 171 de la ley 734 de 2002. El funcionario

Trámite de de segunda instancia deberá decidir dentro de los
apelaciòn cuarenta y cinco (45) días siguientes a la fecha en Alcalde
segunda que hubiere recibido el proceso. Si lo considera Municipal
instancia necesario, decretará pruebas de oficio, en cuyo
caso el término para proferir el fallo se ampliará

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
hasta en otro tanto.
Parágrafo. El recurso de apelación otorga

competencia al funcionario de segunda instancia
para revisar únicamente los aspectos impugnados
y aquellos otros que resulten inescindiblemente
vinculados al objeto de impugnación.
Artículo 76 de la ley 734 de 2002. Inciso Número

tres: En todo caso, la segunda instancia será de
competencia del nominador, salvo disposición
legal en contrario. En aquellas entidades donde
no sea posible organizar la segunda instancia,
Competencia
será competente para ello el funcionario de la
Procuraduría a quien le corresponda investigar al
servidor público de primera instancia.
Artículo 101 de la Ley 734 de 2002. Notificación

personal. Se notificarán personalmente los autos
Notificación
de apertura de indagación preliminar y de
sujetos
investigación disciplinaria, el pliego de cargos y el
procesales
fallo.
Artículo 73 de la Ley 734 de 2002. Terminación

del proceso disciplinario. En cualquier etapa de la
actuación disciplinaria en que aparezca
plenamente demostrado que el hecho atribuido no
existió, que la conducta no está prevista en la ley Secretario de Archivo
Terminación
como falta disciplinaria, que el investigado no la Gobierno – definitivo de
del proceso las
cometió, que existe una causal de exclusión de Alcalde
disciplinario. diligencias
responsabilidad, o que la actuación no podía Municipal
iniciarse o proseguirse, el funcionario del
conocimiento, mediante decisión motivada, así lo
declarará y ordenará el archivo definitivo de las
diligencias.
Artículo 164 de la Ley 734 de 2002. Archivo
definitivo. En los casos de terminación del
proceso disciplinario previstos en el artículo 73 y
Archivo Secretario de
en el evento consagrado en el inciso 3° del
definitivo Gobierno
artículo 156 de este código, procederá el archivo
definitivo de la investigación. Tal decisión hará
tránsito a cosa juzgada.
Artículo 109 de la Ley 734 de 2002.
Comunicaciones. Se debe comunicar al quejoso
la decisión de archivo y el fallo absolutorio.
Comunicacion Secretario de
es. Gobierno
Las decisiones no susceptibles de recurso se
comunicaran al día siguiente por el medio más
eficaz y de ello se dejará constancia.
PROCESO DISCIPLINARIO VERBAL

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
APLICACIÒN Artículo 175 de la Ley 734 de 2002. Aplicación del
PROCEDIMIENTO procedimiento verbal. El procedimiento verbal se
VERBAL adelantará contra los servidores públicos en los casos
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
en que el sujeto disciplinable sea sorprendido en el

momento de la comisión de la falta o con elementos,
efectos o instrumentos que provengan de la ejecución
de la conducta, cuando haya confesión y en todo caso
cuando la falta sea leve.
También se aplicará el procedimiento verbal para las

faltas gravísimas contempladas en el artículo 48
numerales 2, 4, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 32, 33, 35,
36, 39, 46, 47, 48, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 59 y 62 de
esta ley.
Adicionado por el Decreto 126 de 2010: Artículo

También se adelantarán por el procedimiento verbal
previsto en el artículo anterior los procesos disciplinarios
por conductas relacionadas con el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
PROCEDIMIENTO Artículo 177 de la Ley 734 de 2002. Audiencia. Secretario de

VERBAL Modificado por el art. 58, Ley 1474 de 2011. Gobierno
El artículo 177 de la Ley 734 de 2002 quedará así:
Calificado el procedimiento a seguir conforme a las

normas anteriores, el funcionario competente, mediante
auto que debe notificarse personalmente, ordenará
adelantar proceso verbal y citará a audiencia al posible
responsable.
En el auto que ordena adelantar proceso verbal, debe

consignarse la identificación del funcionario
cuestionado, el cargo o empleo desempeñado, una
relación sucinta de los hechos reputados irregulares y
de las normas que los tipifican, la relación de las
pruebas tomadas en cuenta y de las que se van a
ordenar, lo mismo que la responsabilidad que se estima
puede caber al funcionario cuestionado.
La audiencia debe iniciar no antes de cinco (5) ni

después de quince (15) días de la fecha del auto que la
ordena. Contra esta decisión no procede recurso
alguno.
Al inicio de la audiencia, a la que el investigado puede

asistir solo o asistido de abogado, podrá dar su propia
versión de los hechos y aportar y solicitar pruebas, las
cuales serán practicadas en la misma diligencia, dentro
del término improrrogable de tres (3) días. Si no fuere
posible hacerlo se suspenderá la audiencia por el
término máximo de cinco (5) días y se señalará fecha
para la práctica de la prueba o pruebas pendientes.
Las pruebas se practicarán conforme se regulan para el

proceso ordinario, haciéndolas compatibles con las
formas propias del proceso verbal.
Podrá ordenarse la práctica de pruebas por

comisionado, cuando sea necesario y procedente. La
negativa a decretar y practicar pruebas, por
inconducentes, impertinentes o superfluas, debe ser
motivada.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
El director del proceso podrá ordenar un receso, por el

tiempo que estime indispensable, para que las partes
presenten los alegatos de conclusión, el cual será de
mínimo tres (3) días y máximo de diez (10) días. De la
misma manera podrá proceder en aquellos eventos que
no estén previstos y que hagan necesaria tal medida.
Contra esta decisión no cabe ningún recurso.
De la audiencia se levantará acta en la que se

consignará sucintamente lo ocurrido en ella. Todas las
decisiones se notifican en estrados.
NOTA: Expresión subrayada declarada EXEQUIBLE por

la Corte Constitucional mediante Sentencia C-370 de
2012, en el entendido que este término solamente
comenzará a correr a partir de la notificación del auto
que ordena adelantar el proceso verbal.
ADOPCIÓN DE LA Artículo 178 de la ley 734 de 2002. Concluidas las Secretario de

DECISIÓN. intervenciones se procederá verbal y motivadamente a Gobierno.
emitir el fallo. La diligencia se podrá suspender, para
proferir la decisión dentro de los dos días siguientes.
Los términos señalados en el procedimiento ordinario
para la segunda instancia, en el verbal, se reducirán a la
mitad.
EJECUTORIA DE Artículo 179 de la Ley 734 de 2002. La decisión final se

LA DECISIÓN. entenderá notificada en estrados y quedará ejecutoriada
a la terminación de la misma, si no fuere recurrida.
RECURSO DE Artículo 180 de la Ley 734 de 2002. Recursos.

REPOSICIÓN DE Modificado por el art. 59, Ley 1474 de 2011. El recurso
APELACIÓN. de reposición procede contra las decisiones que niegan
la práctica de pruebas, las nulidades y la recusación, el
cual debe interponerse y sustentarse verbalmente en el
momento en que se profiera la decisión. El director del
proceso, a continuación, decidirá oral y motivadamente
sobre lo planteado en el recurso.
El recurso de apelación cabe contra el auto que niega

pruebas, contra el que rechaza la recusación y contra el
fallo de primera instancia, debe sustentarse verbalmente
en la misma audiencia, una vez proferido y notificado el
fallo en estrados. Inmediatamente se decidirá sobre su
otorgamiento.
Las decisiones de segunda instancia se adoptarán

conforme al procedimiento escrito.
De proceder la recusación, el adquem revocará la

decisión y devolverá el proceso para que se tramite por
el que sea designado.
En caso de revocarse la decisión que negó la práctica

de pruebas, el adquem las decretará y practicará.
También podrá decretar de oficio las que estime
necesarias para resolver el fondo del asunto, debiendo
garantizar el derecho de contradicción.
Antes de proferir el fallo, las partes podrán presentar

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
alegatos de conclusión, para lo cual dispondrán de un

término de traslado de dos (2) días, contados a partir del
día siguiente al de la notificación por estado, que es de
un día.
El adquem dispone de diez (10) días para proferir el

fallo de segunda instancia. Este se ampliará
REMISIÓN AL Artículo 181de la ley 734 de 2002. Remisión al

PROCEDIMIENTO procedimiento ordinario. Los aspectos no regulados en
ORDINARIO. este procedimiento se regirán por lo dispuesto en el
siguiente y por lo señalado en el procedimiento
ordinario, siempre y cuando no afecte su naturaleza
especial.
- CONTROL DE REGISTROS:
 Auto indagación preliminar.

 Auto de archivo.
 Auto Inhibitorio.
 Auto de pruebas.
 Auto de certificado de Procedimiento Verbal.
 Auto de Apertura de Investigación.
 Auto de cargos.
 Acta de Audiencia.
 Resolución sancionatoria.
 Resolución absolutoria.
 Resolución de confirmación de fallo de primera instancia.
 Fallo de primera instancia.
 Ley 734 de 2002
 Ley 1474 de 2011

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.2 PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN PARA REALIZACIÓN EVENTOS PÚBLICOS
- OBJETIVO: Establecer la metodología para expedir los permisos para realizar eventos públicos.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la solicitud y finaliza con la notificación de la respuesta.
- POLÍTICA DE OPERACIÓN: Toda solicitud debe ser radicada en Ventanilla única con una
antelación de ocho (8) días.
Requisitos: (Ordenanza 343 del 5 de

enero de 2012 Código Departamental
de Policía)
- Solicitud
- Nombre del Empresario
- Concepto de seguridad por parte
del Cuerpo de Bomberos Local.
- Constancia de contratación de
emergencias médicas.
- Autorización de la autoridad
competente cuando se requiera el
cierre de una vía.
- Constancia de la contratación de
servicio público de aseo.
- Certificado de sayco & Acinpro
cuando se ejecuten obras
musicales.
- Certificación del Departamento
Administrativo de Seguridad
(D.A.S.) cuando se presenten
artistas internacionales.
- Póliza constituida a favor del
Autorización
municipio de Sevilla o cheque de
para
gerencia por un valor del 20% del Ventanilla Única Solicitud
espectáculos
aforo que garantice la presentación radicada.
públicos
del espectáculo,
- Póliza constituida a favor del
municipio de Sevilla o cheque de
gerencia que garantice el pago del
impuesto.
- Certificación de la policía Local para
la prestación del servicio de
vigilancia.
- Si el espectáculo implica la
manipulación de alimentos deberá
obtenerse certificado de salubridad
expedido por la autoridad local o
competente.
- Contrato con la persona o entidad
que facilita el sitio o el lugar.
- Concepto Clopad de ser necesario.
- Plan contigente.
Radicar la solicitud con los

documentos en Ventanilla única del
Centro Administrativo Municipal, calle
51 N°50 -10 Esquina – Segundo piso,
en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 y de
2:00 a 6:00 p.m.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
La solicitud debe informar la

descripción del espectáculo que
incluya fecha, hora, lugar, cálculo
aproximado del número de asistentes,
dispositivo logístico, tipo de público a
que se dirige y el nombre y
nacionalidad de los artistas o
agrupaciones artísticas.
El responsable de la Ventanilla Única

envía la solicitud con los documentos
Ventanilla Única
anexos a la Secretaria de Gobierno.
Posteriormente la Secretaria de
Gobierno verifica el cumplimiento de
los requisitos para otorgar el permiso.
En caso de encontrar alguna

inconsistencia o falta de algún
documento se le informará al Secretaría de Gobierno Permiso.
solicitante para que lo allegue antes
de las 48 horas a realizarse el evento.
Una vez cumpla la totalidad de los

requisitos, se procede a emitir el
permiso correspondiente.
Requisitos: (Cumplimiento Ley 232
de 1995)
- Encontrarse al día con el pago del

impuesto de Industria y comercio.
- Tener el uso de suelo vigente.
- Certificado de seguridad expedido
por el Cuerpo de Bomberos.
- Certificado de sanidad expedido
por la UES.
- Cámara de Comercio vigente.
Autorización
para el Radicar la solicitud escrita en
comercio local Ventanilla única del Centro
para realizar Administrativo Municipal, calle 51 N°50
eventos con -10 Esquina – Segundo piso, en el
ocupación del horario de 8:00 a.m. a 12:00 y de 2:00
espacio público. a 6:00 p.m.

descripción de las actividades a Solicitud
Ventanilla Única
desarrollar, incluyendo fecha, hora y radicada
lugar.

envía la solicitud a la Secretaria de
Gobierno y envía una copia de la
solicitud a la Secretaría de Tránsito e
Infraestructura para su concepto de
cierre de vía.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
La Secretaría de Tránsito e
Infraestructura tiene (tres) días
Secretaría de Tránsito e
calendario para emitir el concepto Concepto
Infraestructura
debidamente justificado y enviar a la
Secretaría de Gobierno.
Si el concepto emitido por la

Infraestructura es favorable, la
Secretaria de Gobierno procede a
oficiar a la Secretaria de Hacienda Oficio
Secretaria de Gobierno
para que se liquide el pago de la Remisorio
ocupación del espacio público de
acuerdo a las tarifas del código de
rentas municipales.
Una vez la persona ha cancelado el

impuesto por ocupación del espacio
público, debe allegar copia del pago a
la Secretaria de Gobierno para que
esta proceda a emitir el permiso Secretaria de Gobierno Permiso
correspondiente.
La Secretaría de Gobierno envía copia

del permiso a la Estación de Policía.

descripción de las actividades a
desarrollar que incluya fecha, hora y
lugar.
Radicar la solicitud escrita en

Ventanilla única del Centro
Administrativo Municipal, calle 51 N°50
-10 Esquina – Segundo piso, en el Solicitud
Ventanilla Única
horario de 8:00 a.m. a 12:00 y de 2:00 radicada
a 6:00 p.m.

Autorización envía la solicitud a la Secretaria de
para entidades Gobierno y envía una copia de la
foráneas para solicitud a la Secretaría de Tránsito e
realizar eventos Infraestructura para su concepto de
públicos en uso de vía.
espacios
públicos. La Secretaría de Tránsito e
calendario para emitir el concepto Secretaría de Tránsito e
Concepto
debidamente justificado y enviar a la Infraestructura

secretaría de Tránsito e infraestructura
es favorable, la secretaria de gobierno
procede a oficiar a la Secretaria de
Oficio
hacienda para que se liquide el pago Secretaria de Gobierno
Remisorio
de la ocupación del espacio público de
acuerdo a las tarifas del código de
rentas municipales.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Una vez la persona ha cancelado el

impuesto por ocupación del espacio
público, debe allegar copia del pago a
la Secretaria de Gobierno para que
esta proceda a emitir el permiso
correspondiente, el cual se entrega al
Secretaria de Gobierno Permiso
solicitante.

Radicar la solicitud escrita en

Ventanilla única del Centro
Administrativo Municipal, calle 51 N°50
-10 Esquina – Segundo piso, en el
horario de 8:00 a.m. a 12:00 y de 2:00
a 6:00 p.m.

descripción de las actividades a
desarrollar que incluya fecha, hora y
lugar.
Nota 1: Cuando la actividad sea en un

centro comunal, la solicitud debe estar
debidamente firmada por la Junta de
acción Comunal correspondiente.
Nota 2: Para la realización de

cabalgatas, la solicitud debe definir
claramente el recorrido y además es
requisito imprescindible para otorgar
Autorización elpermiso la resolución expedida por el
para otras ICA donde se otorga la Licencia
actividades zoosanitaria con concepto favorable
de funcionamiento y se establecen los
requisitos sanitarios para la
celebración de cabalgatas.
envía la solicitud a la Secretaria de
Gobierno y envía una copia de la
Solicitud
solicitud a la Secretaría de Tránsito e Ventanilla Única
radicada
Infraestructura para su concepto, para
el cual tiene (tres) días calendario.
La Secretaría de Tránsito e
calendario para emitir el concepto Secretaría de Tránsito e
Concepto
debidamente justificado y enviar a la Infraestructura

Infraestructura es favorable, la
Secretaria de Gobierno procede a
Secretaria de Gobierno Permiso
elaborar el respectivo permiso.
Nota 3: Las actividades que realicen

las juntas de acción comunal en

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
beneficio de la comunidad donde

utilicen espacio público al igual que las
actividades religiosas, cabalgatas,
requiere el concepto de tránsito pero
son exentas del impuesto.

Notificarse para la autorización del

evento:
Dirección: Centro Administrativo

Municipal, calle 51 N°50 -10 Esquina –
Notificación
Segundo piso Secretaría de Gobierno,
en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 y de
2:00 a 6:00 p.m.
Dependencia responsable: Secretaría
de Gobierno.
- BASE LEGAL:
 Ley 232 de 1995.

 Ordenanza 343 del 5 de enero de 2013

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.3 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN Y CONMINACIÓN
- OBJETIVO: Establecer la metodología para realizar el trámite de las conciliaciones y

conminaciones.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la solicitud del usuario y finaliza con el Acto
Administrativo hace tránsito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo.
 CONCILIACIÓN: Es una arreglo entre las partes de forma consensual.

 CONMINACIÓN: Es una medida preventiva para evitar agresiones, faltas de respeto y vías
de hecho.
- DESCRIPCIÓN:

El procedimiento se inicia con la
solicitud de un usuario ante despacho
quien debe manifestar el problema o
la situación que lo trae al despacho.
Solicitud del Secretario de Libro
O por remisión de la Fiscalía General
usuario Gobierno radicador.
de la Nación.
Cuando se denota que la situación

Remisión a que presenta el usuario reúne los Secretario de
Fiscalia presupuestos de un delito se le indica Gobierno
al usuario que se dirija a la Fiscalía.
Cuando se denota que la situación es
del orden Preventivo según el Código
Departamental y Nacional de Policía
Secretario de
Citación inmediatamente se libran boletas de Citaciones.
Gobierno
citación para que comparezcan a la
diligencia en la Secretaria de
Gobierno.
En caso de ser necesario se entrega
una protección policiva, la cual
Secretario de
Protección consiste en dos oficios; uno para el Oficio
Gobierno
usuario y otro para la estación de
policía.
Cuando se cumple el tiempo
programado para la diligencia las
partes se presentan al despacho para
adelantar el acto administrativo.
Deben presentar la cédula de

ciudadanía acompaña de la citación.
Secretario de
Diligencia
En la hora programada se da inicio a Gobierno
la diligencia.
Se da inicio los generales de Ley;

nombres, apellidos, dirección, estado
civil, teléfono, entre otros.
Se les indica a las partes en que

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
consiste la diligencia y el
comportamiento que deben asumir
dentro de la misma diligencia. Acto
seguido se toma la declaración
juramentada a cada una de las partes.
De las declaraciones se deduce que
diligencia se va a realizar o si hay que
hacer las dos.
Se realiza cuando una persona

necesita que la persona solicitada le
dé cumplimiento a una situación,
compromiso de dar, entregar, hacer,
de no hacer, entre otros.
Después de tomar las declaraciones y

darnos cuenta que es una diligencia
de conciliación se busca que las
partes lleguen a un mutuo acuerdo
donde ninguna de las mismas salga
afectada. Para tal efecto se establece
el tiempo para que se cumpla lo que
está pendiente en el acto
administrativo que se adelanta
correspondiente a la conciliación.
Dicho acto administrativo hace tránsito

a cosa juzgada y presta mérito
ejecutivo de conformidad artículo 29
de la Ley 497 de 1999.
Este compromiso puede hacerse

efectivo dentro del mismo despacho al
Acto
Diligencia de cumplirse el término. Si así se pacta y
administrativo
conciliación las partes se presentan al despacho
de conciliación
para el cumplimiento, se les hace una
constancia donde se evidencie el
cumplimiento de lo pactado.
Cuando una de las partes no cumple,

la persona afectada debe iniciar un
proceso ante otra jurisdicción y con el
documento del acta de conciliación
inicia un proceso ordinario ante la
jurisdicción civil para que se cumpla lo
que se estipulo entre las partes.
Dentro de la diligencia de conciliación

se realiza una diligencia de
conminación que es la parte
subsidiaria de esta diligencia con el fin
de evitar que las partes que hacen
parte de la diligencia de conciliación
no se falten al respecto ni se agredan
de forma física o verbal a
consecuencia de la conciliación
establecida en tal fin se establece la
diligencia de conminación como
medida preventiva dentro de la misma
acta de conciliación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Esta diligencia se establece cuando

las partes no son consanguíneas ni
menores de edad.
En los casos cuando existen faltas de

respecto, agresiones verbales o
físicas y cuando las lesiones físicas no
son graves como empujones,
estrujones, es decir que no denotan
maltrato se atienden en este
despacho, de lo contrario y si se
videncia lesiones personales se remite
a la Fiscalía.
Diligencia de
Conminación La Diligencia de conminación es una
medida del orden preventivo y
administrativo como lo establece en el
Código Departamental de Policía y
demás normas concordantes.
La violación a esta medida donde se

establece un respeto mutuo o
reciproco es sancionada según como
lo establece el Código Departamental
de Policía y demás normas
concordantes y es pecuniario donde
se le cancela al municipio una sanción
por la violación a esta diligencia.
Para establecer la sanción la persona
afectada debe presentar las pruebas
donde se evidencia el incumplimiento
o la violación a la diligencia de
conminación, Puede ser registro
fotográfico, videos, audios, y adicional
a esto dos testigos que hayan
evidenciado la situación.
Se hace la solicitud mediante oficio

dirigido al secretario de Gobierno
donde se plasme taxativamente los Técnico
Sanción
hechos acontecidos indicando fecha, Administrativo
hora y sitio donde se dieron las faltas
de respeto. A este oficio se anexa
copia de la diligencia que adelantó el
despacho, fotocopia de la cédula de la
persona afectada y material
probatorio.
Por solicitud de la parte afectada se

inicia el proceso por la presunta
violación a la diligencia de la
conminación.
- NORMAS QUE LO REGULAN:
Ley 232 de 1995.

Ordenanza 343 del 5 de enero de 2013.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 NOVIEMBRE DE

2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.4 PROCEDIMIENTO: CHARLAS EDUCATIVAS EN PREVENCION EN VIOLENCIA

INTRAFAMILIAR Y ABUSO SEXUALES
- OBJETIVO: Fortalecer y apoyar a los integrantes del grupo familiar en la creación de

alternativas, que permitan a la familia mantener pautas de crianza y respeto, para
armonizar las relaciones familiares. Así mismo concientizar de los alcances de la ley, para
todos aquellos que efectúen conductas violadoras de derechos y pongan en riesgo la
estabilidad del Núcleo Familiar.
- ALCANCE: Capacitar y orientar a los padres de familia en talleres y charlas en contra

de la violencia intrafamiliar, maltrato y abuso sexual, teniendo en cuenta la ley (ley 294 de
1996, ley 599 de 2000, ley 575 de 2000, ley 1257 de 2008).ley 1098 de 2006.
- RESPONSABLE: Los responsables de la cabal aplicación de este procedimiento son

la comisaria de Familia, trabajadora Social y psicóloga municipal.
 VIOLENCIA INTRAFAMILIAR: Todo maltrato que afecte la vida o la integridad física o

síquica de quien tenga o haya tenido la calidad de cónyuge del ofensor o una relación de
convivencia con él; o sea, pariente por consanguinidad o por afinidad en toda la línea recta
o en la colateral hasta el tercer grado inclusive del ofensor, su cónyuge o su actual
conviviente, o bien, cuando esta conducta ocurre entre los padres de un hijo común, o
sobre un menor de edad, adulto mayor o discapacitado que se encuentre bajo el cuidado o
dependencia de cualquiera de los integrantes del grupo familiar.
 Procedimiento adoptado mediante Resolución número 1071 del 5 de noviembre de

2015.Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes o
incidentes graves, insultos, manejo económico, amenazas, chantajes, control de
actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibición de trabajar fuera de casa, abandono
afectivo, humillación y no respeto de opiniones.
 Todos estos tipos de maltratos se pueden clasificar en físicos, si se atenta contra el cuerpo
de la otra persona; sicológicos, si existe el intento de causar miedo, la intimidación o
cualquier tipo de insulto, descalificación o intento de control; sexuales, si hay un acto
sexual impuesto o en contra de la voluntad de la víctima; y económicos, si no se cubren las
necesidades básicas de la persona.
El horario de las charlas será fijado por la comunidad teniendo en cuenta la disponibilidad
de tiempo de los invitados.
- DESCRIPCIÓN:

Solicitud de Servicio Solicitud del servicio: Comisaría De
Inicio Familia
El usuario solicita el servicio
en la Comisaría de familia
de forma verbal o escrita.
Se programa la Se programa la fecha de Comisario de

fecha de capacitación teniendo en Familia
Capacitación. cuenta fecha, hora, lugar.
Invitación a la De acuerdo con la Comisario de Invitaciones
capacitación programación se realiza la Familia
invitación a la capacitación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Se realiza la De acuerdo con la Comisario de Asistencia de

Capacitación programación, se procede Familia capacitación.
con la ejecución de la Psicóloga Registro Fotográfico.
capacitación.
Una vez finalizada la
capacitación se procede a
realizar la evaluación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.5 PROCEDIMIENTO: DENUNCIAS COMISARIA DE FAMILIA
- OBJETIVO: Apoyar a los integrantes del grupo familiar a crear alternativas, que le permitan
fortalecer valores y concientizar a los miembros de la misma a mantener pautas de respeto,
brindando conocimiento de la ley.
- ALCANCE: Aplicación oportuna de las normas tanto al agresor como agredido.
- RESPONSABLE: Los responsables de la aplicación de este procedimiento es la

Comisaria de Familia.
LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR: es cualquier tipo de abuso de poder de parte de un

miembro de la familia sobre otro. Este abuso incluye maltrato físico, psicológico o de
cualquier otro tipo. Se considera que existe violencia intrafamiliar en un hogar, si hay una
actitud violenta repetitiva, no por un solo hecho aislado.
La víctima de violencia intrafamiliar es cualquier persona considerada cónyuge del

agresor o que haya convivido de alguna manera con él. Así, podría ser hacia un
conviviente actual o ex pareja, entre padres de un hijo común, o hacia un pariente
consanguíneo hasta el tercer grado. Además, es importante destacar que dentro de la
violencia intrafamiliar están considerados el maltrato infantil, la violencia hacia el adulto
mayor, hacia minusválidos y entre cónyuges. En este último tipo de maltrato el más
común es de parte de los hombres hacia las mujeres; sin embargo, existen también
algunos casos de violencia de mujeres hacia hombres.
Los tipos de actos considerados como parte de la violencia intrafamiliar son golpes o
incidentes graves, insultos, manejo económico, amenazas, chantajes, control de
actividades, abuso sexual, aislamiento, prohibición de trabajar fuera de casa, abandono
afectivo, humillación y no respeto de opiniones. Todos estos tipos de maltratos se pueden
clasificar en físicos, si se atenta contra el cuerpo de la otra persona; sicológicos, si existe
el intento de causar miedo, la intimidación o cualquier tipo de insulto, descalificación o
intento de control; sexuales, si hay un acto sexual impuesto o en contra de la voluntad de
la víctima; y económicos, si no se cubren las necesidades básicas de la persona.
-
 Las políticas aplicadas en estos casos, son las de realizar periódicamente visitas a los
casos reportados, para lo cual se le da un seguimiento al hogar reportado o al denunciante,
con el fin de evitar que sea agredido nuevamente. Igualmente este proceso se
complementa con un trabajo terapéutico ofrecido por la psicóloga de la institución con el fin
de mejorar la convivencia familiar.
 El horario de la atención al público es de 8:00 a.m. a 12:00 p. m y de 02:00 a 6:00

p.m., de lunes a viernes. La persona agredida o cualquier persona que evidencie
daño físico, psicológico o de cualquier otra forma por parte de un miembro de una
familia hacia otro, puede acudir a la comisaría de familia para elevar denuncia por
estos hechos con la debida identificación de las partes que se encuentran en
conflicto.
 Las partes podrán excusarse de la inasistencia a la Audiencia de Conciliación por
una sola vez antes de la audiencia o dentro de la misma, siempre que medie justa
causa y fijará fecha para celebrar la nueva audiencia dentro de los dos (2) días
siguientes.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:

Denuncia La víctima de violencia intrafamiliar, Comisario de Denuncia
hace una reseña de cómo familia. Valoración Sicológica
sucedieron los hechos, si esta ha Valoración medica
sufrido daño físico es enviada a la
ESE NORTE, para ser valorada por
el médico legista, y luego para ser
atendida psicológicamente
Igualmente la víctima se valora
psicológicamente en cualquier caso.
Recepción de El comisario de familia, según el Comisaría de Medida de protección
denuncia y caso, recibirá y avocará en forma Familia
medidas de inmediata la denuncia, y si estuviere
protección fundada en al menos indicios leves,
podrá dictar una medida de
protección en forma provisional
tendiente a evitar la continuación de
los actos de violencia, agresión o
maltrato a favor
de la víctima, las cuales son:
• Ordenar al agresor el desalojo de

la casa de habitación que comparte
con la víctima, siempre que se
hubiere probado que su presencia
constituye una amenaza para la
vida, la integridad física o la salud de
cualquiera de los miembros de la
familia.
• Ordenar al agresor abstenerse de

penetrar en cualquier lugar donde se
encuentre la víctima, siempre que
dicha limitación resulte necesaria
para prevenir que aquél moleste,
intimide, amenace o de cualquier
otra forma interfiera con la víctima.
• Prohibir al agresor esconder o

trasladar de la residencia a los niños
y personas discapacitadas en
situación de indefensión miembros
del grupo familiar, sin perjuicio de las
acciones penales a que hubiere
lugar.
• Obligación de acudir a un
tratamiento reeducativo y terapéutico
en una institución pública o privada
que ofrezca tales servicios, a costa
del agresor cuando éste ya tuviera
antecedentes en materia de
violencia intrafamiliar.
• Solo, si fuere necesario, se

ordenará al agresor el pago de los
gastos médicos, psicológicos y
psíquicos que requiera la víctima.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
• Cuando la violencia o maltrato

revista gravedad y se tema su
repetición ser ordenará una
protección temporal especial de la
víctima por parte de las autoridades
de policía, tanto en su domicilio
como en su lugar de trabajo.
Radicación de Radicada la denuncia, se cita al Denuncia
Denuncia y acusado para que comparezca a una Citación
Citación audiencia de conciliación que tendrá
lugar entre los dos (2) y cinco (5)
días siguientes a la presentación de
la denuncia.
A esta audiencia deberá concurrir la

víctima.
La notificación de citación a la
audiencia se hará personalmente.
Si el agresor no comparece a la
audiencia se entenderá que acepta
los cargos formulados en su contra
Audiencia en Si el agresor y la victima Comisaría de Acta de resolución.
la cual se dicta comparecen, se realiza la audiencia Familia.
la resolución en la cual se le recibirán los Acta d compromiso.
descargos y de acuerdo a su
resultado se continúa con la medida
de protección o se revoca.
Se dicta la respectiva resolución en

la cual se le prohíbe al agresor
acercarse a la víctima o otras
medidas como el desalojo de la casa
de habitación etc, en caso de
encontrarse culpable de violencia
intrafamiliar., si el agresor después
de tomada la medida reincide se le
pasa al juez para que este se
encargue de revocarla y se le
aplique multa o detención. En caso
de que no haya mérito para la
medida de protección o los
interesados abandonen el proceso
se dictara resolución negando la
medida.
Reincidencia Si el agresor después de tomada la Comisaría de Acta de remisión.
medida reincide se le pasa al juez Familia
para que este se encargue de aplicar
multa o hacer la detención

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.6 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN EN MATERIA DE FAMILIA
- OBJETIVO: Brindar a los usuarios una pronta y eficiente solución de conflictos en

materia conciliaciones de Familia.
- ALCANCE: Llegar a todas las comunidades, de forma clara y oportuna para la

resolución de conflictos conciliables en materia de familia.

Comisaria de Familia; Comisario de Familia y el equipo Interdisciplinario (Trabajador
Social, Psicólogo, Auxiliar administrativo).
- TERMINOS Y DEFINICIONES.
 En aras de proteger los derechos fundamentales de las personas mayores de

edad, las audiencias relacionadas con la aplicación del Código Civil artículo 411,
se hacen con el ánimo de proteger el interés superior de las personas con
discapacidad física o mental.
 el municipio de Sevilla cuenta con un Zonal de Bienestar Familiar, quienes están
encargados de realizar las audiencias de conciliación en materia de familia,
custodia y cuidado personal, alimentos y regulación de visitas para menores de
edad, y la Comisaria de Familia es la encargada de realizar las audiencias de
conciliación de alimentos, custodia y cuidada personal y regulación de visitas
cuando se trate de hijos mayores de edad con discapacidad mental y física con un
alto grado de invalidez, y para el estudio entre los 18 y 25 años de edad.
 El horario establecido para las conciliaciones es de 08:00 a.m. a 12:00 a.m y de 02:00 p.m.
a 6:00 p. m de lunes a viernes y sábados de 08:00 a.m. a 12:00 m.
- DESCRIPCIÓN:

Solicitud del El usuario solicita el servicio en la La Comisaria de Solicitud.- Libro
servicio. Comisaría de Familia de forma Familia a través de la de Registro de
verbal o escrita, se Recibe Auxiliar citas
documentación. Administrativa
Se programa Se programa la Audiencia y se cita Comisaría de familia Citación.

la audiencia a una audiencia de conciliación
Comparecencia Si comparecen las partes y llegaa Comisario de Acta de

un acuerdo se levanta un acta el Familia. Inasistencia
cual presta mérito ejecutivo y hace
tránsito a cosa juzgada, y se le
entrega original del acta a cada una
de las partes.
Si no llegan a un acuerdo se
levanta el acta fallida de
conciliación, las partes quedan en
potestad de iniciar un proceso ante
el juzgado promiscuo de familia,
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
con el acta fallida de conciliación.
Si solo comparecen la parte

solicitante se esperan tres días
hábiles a que el solicitado allegue
una excusa. Si no se allega dentro
de esos tres días se levanta un
acta de inasistencia el cual queda
en potestad a la parte solicitante de
iniciar un proceso ante el juzgado
promiscuo de familia.
Si no comparece ninguna de las

partes y si no se presenta una
excusa dentro de los tres días
siguientes se archiva la solicitud.
 Ley 1098 de 2006 Código de Infancia y Adolescencia

 Decreto 1400 de 1970 Código de Procedimiento Civil

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.7 PROCEDIMIENTO RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS
- OBJETIVOS: Restablecer derechos a los niños y niñas en situaciones de riesgo. Peligro

o inobservancia.
- ALCANCE: Revisar cada caso donde se encuentre un niño, niña o adolescente

comprometido en una situación de vulneración, inobservancia o peligro, en la cual sea
necesario ingresarlo al proceso administrativo de restablecimiento de derechos con el fin
de que se prevenga, proteja, garantice y restablezca sus derechos, a partir de denuncia,
oficio, información o solicitud originada por otra autoridad competente.

Comisaria de familia y equipo interdisciplinario (Trabajadora Social y Psicóloga, Auxiliar
Administrativo).
 Se entiende por restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los
adolescentes, el conjunto de actuaciones administrativas que la autoridad competente
debe desarrollar para la restauración de su dignidad e integridad como sujetos de
Derechos, y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos que le han sido
vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia,
interés superior, perspectiva de género, exigibilidad de derechos, enfoque diferencial y
corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado.
 El restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes es

responsabilidad del Estado en su conjunto, quien la asume a través de las autoridades
públicas institucionales y comunitarias (Autoridades Tradicionales).
 Cuando un niño, niña o adolescente se encuentre en situación de inobservancia, amenaza

o vulneración de sus derechos, deberá ser conducido sin excepción y de manera inmediata
ante la Policía, ICBF, Comisaría de Familia según el caso. Dichas autoridades tienen el
deber de asegurar que el Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF), garantice la
vinculación de los niños, las niñas y los adolescentes a los servicios sociales.
 En aras de proteger los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, las
audiencias relacionadas con la aplicación del código de infancia y adolescencia, se hacen
con el ánimo de proteger el interés superior de los niños con, prevalencia constitucional en
art.44.
- DESCRIPCIÓN:

Solicitud del El usuario solicita el servicio Comisaria de Familia Solicitud – Libro de
servicio. en la Comisaría de Familia Registro de citas
de forma verbal o escrita, o
anónima. Se Recibe
documentación.
Se abre Historia Se utiliza formato de historia Comisaria de Familia Historia familiar

de atención donde se condensa toda la
información familiar del
menor.
Apertura o El Comisario de Familia una Comisaría de Auto de Apertura

Impulso vez tengan conocimiento del Familia,
de proceso asunto, procederá de Trabajadora
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
manera inmediata a iniciar social, Psicóloga

el proceso administrativo de
Restablecimiento de
derechos, tal como lo
consagra el Código de la
Infancia y la Adolescencia.
Verificación y Al inicio del proceso Comisaría de Documentos de

Garantía de administrativo de Familia Soporte; Registro
Derechos restablecimiento de Civil, Tarjeta de
derechos, la autoridad identidad, carnet de
competente deberá, de salud, certificados de
manera inmediata, verificar estudios
el estado de cumplimiento
de cada uno de los Acta de
derechos de los niños, las Verificación.
niñas y los adolescentes,
consagrados en el Título I
del Libro I del Código de la
Infancia y la Adolescencia.
Citaciones y Se les hace llegar a la Documento

Notificaciones dirección del padre o madre
o responsable del menor.
Medida de Los equipos Comisaria de Resolución de

restablecimiento interdisciplinarios deben familia y equipo Restablecimiento de
de realizar seguimiento a las interdisciplinario derechos
derechos medidas de
restablecimiento que la
Comisaria de
Familia decreten a favor de
un niño, niña o adolescente,
quienes a su vez entregarán
sus conceptos de
seguimiento a la respectiva
autoridad, sin perjuicio del
seguimiento ordenado para
el Coordinador del Centro
Zonal en el artículo 96 del
Código de la Infancia y la
Adolescencia, así:
Si aún no ha sido definida la

situación jurídica del niño, la
niña o el adolescente que
se encuentra bajo medida
en hogar sustituto, hogar
amigo o en atención
especializada en la
modalidad de internado y
las demás medidas, el
equipo interdisciplinario
deberá realizar
mensualmente visita al lugar
donde se haya definido su
ubicación, para verificar su
situación y determinar las
acciones a seguir a efectos

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
de decidir en el menor
tiempo posible la integración
con su familia de origen o
entrega en custodia con la
familia extensa, si ha ello ha
lugar.
Si el niño, la niña o el
adolescente se encuentran
con su familia, el
seguimiento a la medida
debe ser mensual mientras
se define la situación de los
mismos, a través del equipo
interdisciplinario.
Una vez recibidos por la

autoridad administrativa los
informes de seguimiento del
equipo interdisciplinario,
podrá pedir el concepto del
caso para proceder a definir
la situación jurídica del niño
niña o adolescente, o si ésta
ya ha sido definida,
proceder al cambio de
medida.
Luego de confirmarse la
medida por la autoridad
administrativa, el equipo
interdisciplinario deberá
realizar seguimiento al caso,
mínimo por seis (6) meses,
etapa dentro de la cual se
verificará el estado de
cumplimiento de los
derechos. Realizado el
seguimiento y si las
condiciones son favorables,
la autoridad administrativa
procederá al cierre del caso
mediante auto que así lo
disponga

 Ley 1098 de 2006 Código de Infancia y Adolescencia
 Decreto 1400 de 1970 Código de Procedimiento Civil

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.8 PROCEDIMIENTO: DESPACHOS COMISORIOS
- OBJETIVO: Hacer efectivas las órdenes judiciales, en un proceso ejecutivo ante

autoridad judicial se podría ordenar el embargo y secuestro de los bienes muebles o
inmuebles, el objetivo de este procedimiento policivo es realizar los embargos ordenados
por los jueces.
- ALCANCE: Los Despachos Comisorios tienen un alcance en todas las esferas

judiciales, más que todo en la materia civil, y también cuenta con un alcance en todas las
esferas sociales en todo el municipio de Sevilla Valle del Cauca tanto en la parte urbana
como en la rural.
- RESPONSABLE: Secretaría de Gobierno.
 EMBARGO Y SECUESTRO DE BIENES MUEBLES: Es una medida que se aplica en los

procesos ejecutivos, de acuerdo con la cual el juzgado ordena sacar del comercio los
bienes del demandado y entregárselos al secuestre en custodia hasta tanto el demandado
cumpla con el pago total de la obligación o cuando se ordene el remate del bien.
 SECUESTRO DE BIEN INMUEBLE: Es la aprehensión material del inmueble con el fin de

entregárselo al secuestre para que este cuide de él en tanto se termine el proceso por
pago total de la obligación, por arreglo entre las partes o por haberse llegado al remate
dentro del proceso.
 OPOSICION: Es el derecho que tiene el tercero que posee el bien o bienes objeto de la
medida para hacer valer sus derechos sobre los mismos.
 SECUESTRE: Es el servidor público que previo el lleno de unos requisitos establecidos por
el Consejo Superior de la Judicatura, a quien se le entrega el bien objeto de la medida
judicial en custodia, esto es para que lo administre y lo cuide mientras perdure la orden del
despacho judicial.
El despacho comisorio debe ser emitido por una autoridad competente dentro de un proceso.
La diligencia debe realizarse en horas y días hábiles.
- DESCRIPCIÓN:
Orden judicial. La autoridad judicial (Juez), expide Autoridad Despacho

un documento que se llama Judicial Comisorio
¨Despacho Comisorio¨ mediante el
cual se comisiona Auxiliar
a la Inspección de Policía Municipal administrativo
para llevar a cabo la diligencia de ventanilla única
secuestro de los bienes bien sean
muebles o inmuebles, esta orden
se recepciona en Ventanilla Única.
Elaboración de Una vez se recepciona el Secretario de Auto
auto. Despacho Comisorio el Secretario Despacho
de Despacho elabora auto, fijando
fecha y hora para practicar
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
diligencia la cual se programa

teniendo el orden de llegada y
asignación al despacho, este auto
es notificado por estado.
Desarrollo de la Llegado el día y hora de la Secretario de Acta de
diligencia y diligencia, el despacho se desplaza Gobierno. Diligencia de
remisión del al lugar indicado con la presencia Secuestro de
acta. de un auxiliar de justicia quien será Bienes.
el secuestre, esta diligencia se hará
con la presencia del propietario de
los bienes a secuestrar y el
morador del inmueble, y se
procede de conforme a la ley.
Para el alcance de este objetivo es

necesario la presencia de un
secuestre como auxiliar de justicia
quien será encargado de tomar
bajo su responsabilidad los bienes
secuestrados objeto de la
diligencia.
Será realizada por el comisionado

que será el Inspector de Policía
según el caso.
Como constancia o soporte físico
quedará un Acta de las diligencias
con constancia de remisión de la
misma al funcionario judicial que
impartió la orden.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
6.3.9 PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO PROVIDENCIAS EMANADAS EN PROCESOS DE

RESTITUCIÓN DE TIERRAS
- OBJETIVO: Describir la ruta y actuaciones que el municipio debe desarrollar para dar
cumplimiento a las órdenes emitidas por el juez de restitución de tierras en las respectivas
providencias.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la notificación de la providencia judicial al municipio, y

finaliza con el informe de cumplimiento de la orden al juez de restitución de tierras.
- POLÍTICA DE OPERACIÓN:
 Dar cumplimiento dentro de los plazos otorgados por el juzgado de restitución de tierras y
de manera integral, a cada una de las órdenes que se impartan a cargo del Municipio de
Sevilla, Valle del Cauca.
 La Secretaría de Gobierno Municipal, tendrá a cargo la custodia de los expedientes

generados a partir de las providencias dictadas por los Juzgados de Restitución de Tierras,
y cuyás órdenes comprometan al Municipio del Sevilla, Valle del Cauca.
 La Secretaría de Gobierno Municipal creará una base de datos digital, en la cual registrará
la información pertinente para el control de cumplimiento a providencias judiciales de
restitución de tierras.
 La Secretaria de Gobierno Municipal, será el responsable de rendir los informes que sobre
el cumplimiento a providencias de restitución de tierras soliciten autoridades competentes.

Notificación Consiste en la recepción y radicación Ventanilla Única y Radicación de
Providencia de la providencia en “Ventanilla Secretaría de la providencia.
Única”, quien la remitirá a la Secretaría Gobierno Municipal.
de Gobierno Municipal. En caso de ser
notificada la providencia en
ESTRADO, el asistente a la audiencia
solicitará copia de la providencia y la
radicará en ventanilla única, para su
remisión a la Secretaría de Gobierno
Municipal.
Revisión integral El Secretario de Despacho de la Secretaría de Oficios de
de la providencia. Secretaría de Gobierno Municipal, Gobierno Municipal convocatoria
debe revisar y estudiar integralmente
la providencia de manera inmediata; Base de datos
concluida esta actuación, convocará para el control
para dentro de los tres (3) días hábiles de
siguientes, a una mesa de trabajo con cumplimiento a
los secretarios de despacho y jefes de providencias
oficina, que según la materia de las judiciales por
órdenes impartidas, deban intervenir restitución de
en el cumplimiento de la providencia. tierras.
En el mismo acto, el Secretario de

Gobierno Municipal ingresará la
información pertinente del caso -
proceso, en la base de datos creada
para el control de cumplimiento de
providencias judiciales por restitución
de tierras.
Mesa de trabajo Llegada la fecha y hora para la “Mesa Secretaría de Acta de
de trabajo”, el secretario de gobierno Gobierno y de socialización y
dará a conocer la providencia y demás dependencias compromisos.
órdenes particulares a los convocados. de la alcaldía

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En la Mesa de trabajo se fijaran los comprometidas.

compromisos, responsables,
cronograma, y demás gestiones
pertinentes que conlleven al efectivo y
oportuno cumplimiento de la
providencia. De lo actuado se
levantará un acta que suscribirán
todos los asistentes. Copia del acta se
remitirá al despacho del alcalde.
Si alguno de los convocados, y por

ende considerado responsable de
ejecutar actividades de cumplimiento a
la providencia, no asistiere a la “Mesa
de trabajo”, se remitirá por cualquier
medio copia de la providencia, del acta
levantada, y del compromiso y
actividades que debe asumir y
ejecutar.
Seguimiento La Secretaría de Gobierno deberá Secretaría de Constancias
realizar seguimiento a los actos de Gobierno Municipal. formales.
cumplimiento según el cronograma
fijado en la “Mesa de Trabajo”. Al
efecto, dejará las constancias
pertinentes.
En todo caso, los actos de

cumplimiento deben hacerse dentro
del término otorgado en la providencia
judicial.
En caso de incumplimiento
injustificado por parte de alguno de
los jefes de oficina o secretario de
despacho, del compromiso asumido,
se dará inició del correspondiente
proceso disciplinario interno.
NOTA: El incumplimiento a las

órdenes impartidas en las providencias
judiciales, generan la apertura de
incidente de desacato.
Actuaciones de Asumido por cada uno de los jefes de Secretarios de
cumplimiento oficina y secretarios de despacho los despacho y jefes de
compromisos fijados en la mesa de oficina involucrados.
trabajo, de manera inmediata
procederán a desarrollar las gestiones
pertinentes para su cumplimiento
integral y oportuno.
Informe gestiones Una vez el responsable haya dado Secretarios de Informe y
de cumplimiento cumplimiento integral y oportuno al despacho y jefes de soportes de
compromiso adquirido en la “mesa de oficina involucrados cumplimiento
trabajo”, la que redunda en hacer
efectiva la providencia judicial, lo
informará inmediatamente, a través
escrito debidamente soportado, al
Secretario de Gobierno Municipal.
En caso de advertir el funcionario

responsable de no poderse dar
cumplimiento a la orden contenida en

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
la providencia judicial, así lo hará

saber –mediante informe razonado y
sustentado- de manera oportuna, y en
todo caso antes de vencer el término
inicialmente considerado para su
cumplimiento, al Secretario de
Gobierno Municipal.
Informe Con los informes y soportes de Secretario de Informe
consolidado a la cumplimiento que le han sido Gobierno y Alcalde consolidado y
autoridad judicial. suministrados por cada uno de los Municipal soportes.
responsables convocados a la “mesa
de trabajo”, el Secretario de Gobierno Base de datos
elaborará de manera inmediata un para el control
informe consolidado que remitirá – con de
todos los soportes-, en el término de la cumplimiento a
distancia, al respectivo juzgado. providencias
judiciales por
NOTA: Cuando una orden no pueda restitución de
ser cumplida, y así lo haya informado tierras.
oportuna y justificadamente el
funcionario responsable de
gestionarla, el Secretario de Gobierno
elaborará de manera inmediata un
informe parcial que remitirá con los
soportes al despacho judicial
competente. El informe será suscrito
por el Secretario de Gobierno y el
Alcalde Municipal.
El informe consolidado, en el cual se

da cuenta del cumplimiento a las
órdenes impartidas, deberá ser
suscrito por el Secretario de Gobierno
y el Alcalde Municipal.
Del cumplimiento a la providencia

judicial, se dejará constancia en la
base de datos constituida para el
control de cumplimiento de
providencias judiciales por restitución
de tierras.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
7.GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE
CARACTERIZACIÓN PROCESO: GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE
OBJETIVO: Reglamentar la movilidad fluida más segura y con baja accidentalidad.

Desde la administración y control del tránsito y transporte hasta
ALCANCE: la Expedición de documentos , imposición de sanciones y RESPONSABLE(S): Secretaría de Tránsito e Infraestructura
acciones de mejoramiento ante desviaciones del proceso.
Plan indicativo, Plan de Desarrollo Nacional y Implementación y desarrollo del plan

Ministerio de Transporte, Plan Municipal de Comunidad en
Local, leyes, decretos, Código Nacional de P vial municipal y el plan municipal de
Gobierno Nacional, Alcalde Tránsito y Transporte general
Tránsito tránsito y transporte
Diseñar planes, programas y/o Usuarios,

Ministerio de Transporte, Código Nacional de tránsito, leyes, decretos, campañas de Educación Vial orientadas conductores y
Gobierno Nacional, estadísticas de accidentalidad, multas y P al mejor comportamiento de peatones y Campañas educativas peatones,
comunidad en general necesidades de la comunidad conductores en las vías para disminuir comunidad en
la accidentalidad y mejorar la movilidad general
Dar a conocer los requisitos generales
Usuarios,
Cambios normativos y/o en los requisitos que deben surtirse para llevar a cabo los
Código nacional de Boletines, ruedas de conductores,
generales, Solicitudes de los ciudadanos, trámites RNA-RNC por los diferentes
tránsito, usuarios, H prensa, página web, peatones,
quejas y reclamos, análisis a encuestas de medios de comunicación (página web,
comunidad en general volantes, carteleras comunidad en
satisfacción tadio.tv local, prensa, carteleras entre
general
otros )

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Formulario único nacional (factura original,

Organismo de tránsito y manifiesto de aduana, Dian, seguro, copia de Licencia de transito-
H Realizar el trámite registro inicial usuario
usuario la cedula de ciudadanía, simit, pago de placas
impuestos).
Formulario unico nacional(contrato de
compraventa, seguro, copias de las cedulas Licencia de transito con
Organismo de tránsito y
de ciudadania, impuestos al día, revisión H Realizar el trámite traspaso nombre del nuevo usuario
usuario
tecnicomecanica, simit, tarjeta de propiedad propietario.
y recibo de pago + 1% de rete fuente.)
Formulario unico nacional(impuestos al día,
Organismo de tránsito y seguro, revision tecnomecanica, copia de la Realizar el trámite traslado de cuenta o Traslado documental
H usuario
usuario cedula de ciudadanía, simit,tarjeta de cancelacion de registro hacia otra ot.
propiedad y recibo de pago)
Formulario unico nacional(copia de la cédula
Inscripcion vehicular-
Organismo de tránsito y de ciudadanía, seguro, revisión
H Realizar el trámite radicado de cuenta lcencia de transito - usuario
usuario tecnicomecanica, simit,tarjeta de propiedad y
placas
recibo de pago)
Formulario unico
Organismo de tránsito y nacional(copia de la cédula de Licencia de transito con
H Realizar el trámite cambio de color usuario
usuario ciudadanía,soat, revisión tecnicomecanica, el nuevo color
tarjeta de propiedad y recibo de pago)
Licencia de transito con
de ciudadanía, seguro, revisión
Organismo de tránsito y Realizar el trámite cambio de servicio el nuevo servicio de
tecnicomecanica, carta de paz y salvo, H Usuario
usuario para vehiculos - taxi publico a particular -
impuestos, tarjeta de propiedad y recibo de
placas
pago)
Tarjeta de operación con
de ciudadanía, seguro, revisión
Organismo de tránsito y el cambio de la nueva
tecnicomecanica, carta de paz y salvo, H Realizar el trámite cambio de empresa Usuario
usuario empresa de servicio
impuestos, carta de aceptación y recibo de
publico.
pago)

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

de ciudadanía, revision tecnicomecanica,
soat, factura original, manifiesto de aduana, y Licencia de transito con
Organismo de tránsito y Realizar el trámite autorizacion para
/ o certificado de tradición, camara de H el numero del nuevo Usuario
usuario regrabar o cambiar motor.
comercio, impuestos al día,tarjeta de motoro o el regrabado.
propiedad, certificaciòn de la sijin o dijin y
recibo de pago.
Formulario unico nacional(copia cedula de
ciudadanía, soat, revisión tecnicomecanica, Licencia de transito con
Organismo de tránsito y Realizar el trámite autiorizacion para
impuestos al dia, tarjeta de propiedad, H la regrabacion del Usuario
usuario regrabar chasis
ertificaciòn de la sijin o dijin y recibo de pago numero chasis.
y recibo de pago)
Licencia de transito con
Organismo de tránsito y de ciudadanía, revision tecnicomecanica, Realizar el trámite autorizacion para la
H el nuevo numero de Usuario
usuario soat, impuestos al día, tarjeta de propiedad y transformacion de vehiculo
carroceria. del vehiculo
recibo de pago)
Formulario unico nacional(impuestos al día, Licencia de transito con
Organismo de tránsito y seguro, revision tecnomecanica, copia de la la nueva capacidad en
H Realizar el trámite autorizar el reaforo Usuario
usuario cedula de ciudadanía, simit,tarjeta de pasajero o en carga del
propiedad, improntas) vehiculo
Organismo de tránsito y de ciudadanía, denuncio de perdida, si es el Duplicado de licencia de
H Emitir la licencia de conducciòn. Usuario
usuario caso, simit, certificado de la exitencia de la conducciòn.
licencia de conducciòn y recibo de pago)
Organismo de tránsito y de ciudadanía, revision tecnicomecanica, Duplicado de licencia de
H Emitir la licencia de transito. Usuario
usuario soat, denuncio de perdida, si es el caso, simit transito.
y recibo de pago )
Formulario unico nacional(copia cedula de Inscripcion documental-
Organismo de tránsito y ciudadanía, soat, revisión tecnicomecanica, Inscripcion alerta en el registro pignoraciones,
H Usuario
usuario oficio de inscsripción de alerta, tarjeta de automotor embargos,otras - lic. de
propiedad y recibo de pago) transito.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Formulario unico nacional(copia cedula de

Retiro alertas de los
Organismo de tránsito y ciudadanía, soat, revisión tecnicomecanica,
H Levantar alerta documentos del vehiculo Usuario
usuario oficio para levantar alerta, tarjeta de
- lic. de tto.
propiedad y recibo de pago)
Formulario unico nacional(copia cédula de
ciudadanía, original de la licencia de transito,
Organismo de tránsito y soat, revisión tecnicomecanica, impuestos al Resolucion de
H Cancelacion matricula Usuario
usuario dia, multas canceladas, certificado de la cancelacion matricula.
policia judicial, documento que certifique la
destrucciòn total del vehiculo y recibo pago)
Formulario unico nacional(copia cédula de
Cambio de placas por
Organismo de tránsito y ciudadanía, soat, revisión tecnicomecanica,
H Cambio de placas deterioro, cambio de Usuario
usuario denuncio si es por perdida y recibo de pago)
servicio o pérdida.
entrega de placas antiguas.
Secretaria de
Analizar los indicadores establecidos Informes de seguimiento Transito, Oficina
Organismo de tránsito Indicadores del proceso V para el control y mejoramiento del al cumplimiento de los Asesora de
proceso indicadores Control Integral a
la Gestión
Informes de
Verificar la Implementación y desarrollo autoevaluación y
Plan Municipal de Tránsito, Plan Vial Secretaria de
Organismo de Tránsito V del plan vial municipal y el plan seguimiento al
Municipal Tránsito
municipal de tránsito y transporte cumplimiento de los
planes
Informes de Secretaria de
Evaluar el cumplimiento e impacto de autoevaluación y Transito, Oficina
Registros e informes de autoevaluación al
Organismo de Tránsito V las actividades que hacen parte del seguimiento al Asesora de
desarrollo del proceso
proceso cumplimiento de las Control Integral a
actividades la Gestión

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

RECURSOS
INTERRELACIONA
Gestion Contable y de Hacienda Pública, Gestión Financiero, tecnológico con

en Seguridad y Convivencia Ciudadana, conectividad a internet, insumos de
Evaluación, Control y Seguimiento. oficina, información legal
7.2 INDICADORES DEL PROCESO:
PROCESO: GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE

INDICADORES DE ACCIDENTALIDAD
Secretario de
Frecuencia de la Mes año actual *100/ mes año
Mensual Tránsito e
accidentalidad anterior
Infraestructura
Secretario de
Rutas de mayor Total accidentes zona urbana y/o
Mensual Tránsito e
accidentalidad rural * 100/Total accidentes
Infraestructura
Cada una de las categorias
Secretario de
Tipo de vehículos de (carros, motos,
Mensual Tránsito e
mayor accidentalidad camiones,bicicletas) * 100/ total
Infraestructura
accidentes
Secretario de
Meses de mayor Cada mes del año *100 / Total
Anual Tránsito e
accidentalidad accidentes
Infraestructura
INDICADORES DE SERVICIO AL CLIENTE
Encuesta de
Evaluacion (excelente, bueno, Secretario de
Satisfacción al
regular, deficiente) * 100 Mensual Tránsito e
ciudadano de los
/Numero de encuestados Infraestructura
servicios prestados.
Número de personas Secretario de
que asisten al curso Cantidad Semestral Tránsito e
pedagógico Infraestructura
Secretario de
Numero de tramites
Cantidad Mensual Tránsito e
atendidos
Infraestructura
INDICADORES DE SANCIONES
Numero de Secretario de
Mes inmediatamente anterior *
comparendos mensual Tránsito e
100% / mes actual
realizados Infraestructura
INDICADORES FINANCIEROS
Numero de tramites cancelas en Secretario de
Eficiencia en el recaudo
el mes *100 / Numero de mensual Tránsito e
de Tramites
Trámites realizados en el mes Infraestructura
Número de multas cancelas en el Secretario de
Eficiencia en el recaudo
mes *100 / Numero de multa mensual Tránsito e
de multas
realizadas en el mes. Infraestructura

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
7.3 PROCEDIMIENTOS
7.3.1 PROCEDIMIENTO MULTAS Y AMONESTACIONES
- OBJETIVO: Sancionar con multas y amonestaciones, a los infractores de tránsito, de

acuerdo a la infracción y al procedimiento establecido y a la normatividad vigente.
- DEFINICIONES:
 MULTA: es una sanción pecuniaria que consiste en el pago de dinero y es el efecto de una
conducta que constituye infracción a las normas de tránsito.
 AMONESTACION: es una herramienta pedagógica que permite sancionar e intentar

corregir faltas e incumplimientos leves de las normas de tránsito y trasporte mediante
cursos de educación vial.
 SUSPENSION: Retiro temporal de la licencia de conducción que restringe al ciudadano

del privilegio de conducir un vehículo motorizado por infringir las normas de tránsito.
 CANCELACION: retiro definitivo de la licencia de conducción y/o permiso de conducción

por reincidir en el incumplimiento de las normas de tránsito y transporte.
 SIMIT: sistema integrado y multas por infracciones de tránsito.
 SMMLV: el salario mínimo es el mínimo establecido legalmente, para cada periodo laboral
(hora, día o mes), que los empleadores deben pagar a sus trabajadores por sus labores.
 CADUCIDAD: la caducidad es la pérdida o extinción de una acción o un derecho por

inacción del titular en pazo perentorio, o por incumplimientos de recaudos legales.
 PRESCRIPCIÓN: la prescripción en materia de tránsito se presenta cuando la

administración no inicia el proceso de jurisdicción coactiva dentro de los tres (3) años
contados a partir de la ocurrencia del hecho (ejecutoria del acto administrativo
sancionatorio), el cual se entiende interrumpido cuando se dicta mandamiento de pago.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la verificación del cumplimiento de las normas de

transito y finaliza con la cancelación de la infracción quedando a paz y salvo.
- DOCUMENTOS O BASE LEGAL:

 Ley 1383 de 2010
 Régimen Jurídico del Tránsito en Colombia 2010
 Ley 1548 de Junio 2012 embriaguez
 Código nacional de transito
PUNTOS
EVIDENCIAS/
SECUENCIAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE
REGISTRO
CONTROL
El Secretario de Tránsito e
Infraestructura de acuerdo a las
facultades otorgadas organiza
1. Verificación Secretario de actividades esporádicas de
al Tránsito e verificación al cumplimiento de las
cumplimiento Infraestructur normas de tránsito, facultando a los
de las normas a, Agente de agentes de tránsito para la estricta
de transito Tránsito verificación y cumplimiento a las
normas de tránsito y transporte.
El agente de tránsito detiene la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
marcha del vehículo según la

actividad programada (Ley 1383
de 2010 art 135 o si algún
ciudadano infringió alguna norma
de tránsito.
El Agente de Tránsito procede a

verificar los documentos
personales y del vehículo.
Si hay incumplimiento: continúa

el procedimiento.
Si no hay incumplimiento: fin del
procedimiento.
El agente de tránsito identifica el
tipo de sanción que será impuesta
al infractor: Amonestación, Multa,
Retención Preventiva de la
Licencia de Conducción,
Suspensión de la Licencia de
Conducción, Suspensión o
Cancelación del Permiso o
Registro, inmovilización del
vehículo ,retención preventiva del
vehículo, cancelación definitiva de
la licencia de conducción y
sanciones ambientales. Ver
articulo 20 ley 1383 de 2010
Cuando la sanción da lugar a

una multa, su monto será de
acuerdo a la infracción
cometida:
 será sancionado con multa

2. Identificar
Secretario de equivalente a 4 salarios mínimos
la sanción por
Tránsito e legales diarios vigentes el
infracción a
Infraestructur conductor de un vehículo no
las normas
a, Agente de automotor o de tracción animal que
de transito
Tránsito incurra en cualquiera de las
siguientes infracciones ver articulo
21 A ley 1383 de 2010.

equivalente a 8 salarios mínimos
legales diarios vigentes el
conductor o propietario de un
vehículo automotor que incurra en
cualquiera de las siguientes
infracciones. ver articulo 21 B ley
1383 de 2010.

infracciones ver articulo 21 C ley
1383 de 2010.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

infracciones ver articulo 21 D ley
1383 de 2010.

infracciones ver articulo 21 E ley
1383 de 2010.
En caso de Inmovilización del

vehículo proceder de la siguiente
manera :
El agente de tránsito debe informar

al infractor que está infringiendo
una de las siguientes normas:
 Conducir sin la respectiva

licencia o pase de conducción o
ésta se encuentra vencida.
 Cuando el vehículo no porta
placas o no tiene el permiso
vigente para circular.
 Cuando tiene placas
adulteradas.
 Por no pagar peaje.
 Transportar carga riesgosa como
contenedores, maquinaria,
3. Efectuar la vehículos sin dispositivos
inmovilización Agente de especiales.
del Tránsito  Tener el SOAT vencido o no
vehículo tenerlo.
 Conducir en estado de
embriaguez o bajos los efectos de
drogas alucinógenas.
 Transportar sustancias
peligrosas como explosivas,
tóxicas, material radioactivo.
 Por cambio de ruta para
vehículos de transporte público de
pasajeros o por utilizar el vehículo
particular como de servicio público.
 Cuando el vehículo emita gases
de combustión o carezca de
silenciador.
Por causante de incumplimiento de

las anteriores normas, entre otras
se le inmovilizara el vehículo, razón
por la cual el agente de tránsito
diligencia el Formato “F-017
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Inmovilización de vehículo e
inventario” y procede a trasladar
el vehículo al parqueadero
autorizado por la Oficina de
Transito. Finalmente se le informa
al infractor que dispone de cinco
días hábiles para acercarse a la
oficina de tránsito para
comparecer, para subsanar la
causa motivo de la infracción. Cabe
anotar que el responsable del
parqueadero deberá realizar un
inventario en el momento del
ingreso sobre el estado del
vehículo y este mismo se hará en
la salida del mismo.
De acuerdo a la infracción
identificada el Agente de Tránsito
instaura al conductor orden de
comparendo y deberá entregar
copia del mismo al conductor
infractor.
Se le informa al infractor
presentarse ante la Secretaria de
tránsito dentro de los cinco días
siguientes.
Si se presenta en los 5 días

siguientes continúa el
procedimiento.
Si no se presenta: pasar a la
secuencia 5 Audiencia.
Secretario de
4. Instaurar
Tránsito e La orden de comparendo deberá
orden de
Infraestructur estar diligenciada en su totalidad y
comparendo
a, Agente de firmada por el conductor siempre y
Tránsito cuando ello sea posible. Art 135
ley 1383 de 20210.
El Agente de Tránsito deberá

entregar la copia de orden de
comparendo al Secretario de
Tránsito e Infraestructura o quien
haga sus veces durante las 12
horas siguientes después de
impartir el comparendo.
Infraestructura recibe la orden de
comparendo y la archiva en la
carpeta control de comparendos e
identifica los días hábiles para
realizar la Audiencia de
Contravención.
5. Imposición Secretario de Una vez surtida la orden de Registro

de Tránsito e comparendo si el inculpado informe

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
comparendo Infraestructur acepta la infracción podrá cancelar diario de

a y el Auxiliar el 50% del valor de la multa dentro multas y
de Apoyo a la de los cinco días siguientes a la amonestacio
Gestión de orden de comparendo o podrá nes.
Tránsito cancelar el 75% del valor de la
multa si paga dentro de los 25 días Registro
siguientes a la orden de relación
comparendo. mensual de
pagos de
En ambos casos deberá asistir multas y
obligatoriamente a un curso sobre amonestacio
normas de tránsito, realizando nes.
previamente el pago de la
infracción.
Registro de
Si el infractor después de aceptada asistencia de
la infracción no cumple con los capacitación
requisitos anteriores deberá normas de
cancelar el 100% del valor de la tránsito.
multa más los intereses de mora.
Infraestructura recibe la relación
diaria de los comparendos en el
formato F-018 Informe diario de
multas y amonestaciones,
debidamente diligenciado por los
agentes.
El personal de Apoyo a la Gestión

de Tránsito informa al ciudadano la
fecha de asistencia al curso
obligatorio de educación vial. Dicho
curso tiene un cupo máximo de 25
personas. ; estas capacitaciones
están sujetas a la norma 123 la
ley 769. Al momento de efectuar la
capacitación, el secretario de
tránsito e infraestructura diligencia
el formato de asistencia F-019
Capacitación a Infractores con
los respectivos comparendos para
verificar la presencia del ciudadano
amonestado. En caso de no
presentarse será sancionado con
una multa equivalente a cinco
SMMLV.
Cancelar la licencia de conducción

por incurrir en las siguientes
causales:
6. Suspender Secretario de
1. Por disposición de las
la licencia de Tránsito e
autoridades de tránsito basada en
conducción Infraestructur
la imposibilidad permanente física
a
o mental para conducir, soportada
en un certificado médico o en el
examen de aptitud física, mental y
de coordinación motriz expedido
por un Centro de Reconocimiento

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
de Conductores legalmente
habilitado.
2. Por decisión judicial.
3. Por muerte del titular. La

registraduría Nacional del Estado
Civil está obligada a reportar a los
sistemas creados por los artículos
8 y 10 del presente ordenamiento,
el fallecimiento del titular.
4. Reincidencia al encontrarse
conduciendo en cualquier grado de
estado de embriaguez o bajo el
efecto de drogas alucinógenas
determinado por autoridad
competente, en concordancia con
el artículo 152 de este código.
5. Por reincidencia en la prestación

del servicio público de transporte
con vehículos particulares sin justa
causa.
6. Por hacer uso de la licencia de

conducción estando suspendida.
7. Por obtener por medios

fraudulentos la expedición de una
licencia de conducción, sin
perjuicio de las acciones penales
que correspondan.
Si el ciudadano incurre en
cualquiera de las anteriores
situaciones se le debe expedir la
resolución suspensión de licencia
de conducción ver ejemplo.
Si el inculpado no acepta la
infracción y no se presenta durante El
los 5 primeros días a los que hace Secretario
referencia el agente de tránsito y de
después de 30 días de ocurrida la Tránsito e
presunta infracción, el Secretario Infraestru
de Tránsito e Infraestructura ctura
Secretario de notifica al ciudadano la imposición deberá
Tránsito e de la sanción en estrados Registro constatar
Infraestructur (audiencia pública) mediante la resolución que la
7. Notificación
a y el Auxiliar Resolución Audiencia a un audiencia a debida
en estrados
de Apoyo a la Contraventor (Ver Ejemplo). un resolución
Gestión de contraventor. al
Tránsito En la cual se practicarán las infractor
pruebas donde podrá demostrar si se haya
no infringió las normas de tránsito o adjuntado
por el contrario se demostrará que al SIMIT,
si es un infractor. una vez
Si es exonerado termina el este no
procedimiento. haya
Si es sancionado se le impondrá realizado

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
el 100% del valor de la multa y un

continúa el procedimiento. acuerdo
de pago
por el
comparen
do
impartido.
Esta
actividad
se deberá
realizar
antes de
los seis
(6) meses
después
de haber
realizado
el
comparen
do, para
evitar
caducidad
del
mismo.
CADUCIDAD Y PRESCRIPCION
DE COMPARENDOS
La autoridad de tránsito cuenta con

un término de seis meses para
evitar que opere la caducidad, la
cual se interrumpe con la
celebración de la audiencia.
De acuerdo con el reglamento

interno de reacudo de cartera
adoptado mediante Decreto 065 de
julio 12 de 2012, los comparendos
deben estar sancionados al término
máximo de tres meses.
Secretario de
8. Cobro Si la caducidad se cumple ante el Registro
Tránsito e
coactivo requerimiento de un ciudadano se reporte cobro
Infraestructur
debe emitir la resolución caducidad coactivo
a
de comparendo ver ejemplo.
El cobro coactivo de la multa

contenida en la resolución
sancionatoria prescribe en tres
años, contados a partir de la
ocurrencia del hecho y se
interrumpe con la presentación de
la demanda (con la notificación del
mandamiento de pago).
Si la prescripción se cumple ante el

requerimiento del ciudadano se
debe emitir la resolución de
prescripción de comparendo ver
ejemplo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Cabe anotar, que el responsable

de la Oficina de Transito, deberá
velar por generar estrategias que
permitan la recuperación de la
cartera expresados en los cobros
coactivos según procedimientos
establecidos por la ley y la entidad
para tal fin.
Una vez iniciado el proceso de
cobro coactivo el Secretario de
Hacienda o quien designe para la
función deberá llevar un control en
el Formato F-020 Reporte Cobro
Coactivo.
Infraestructura o el auxiliar de
apoyo a la gestión de tránsito hará
seguimiento cada 15 días al formato,
estado de cobro coactivo verificando
el cumplimiento al cobro coactivo.
Infraestructura o el auxiliar de
apoyo a la gestión de tránsito
Secretario de
deberán abrir un expediente por
Tránsito e
cada infractor que se le genere
9. Infraestructur Registro
cobro coactivo y archivar (ver
Seguimiento y a, Auxiliar de estado cobro
Proceso Gestión Documental)
control Apoyo a la coactivo
en el expediente las evidencias
Gestión de
que acrediten el debido proceso y
Tránsito
toda información que se genere en
el mismo.
Infraestructura tendrá como
referencia el expediente para
preparar las respuestas y
evidencias necesarias cuando el
infractor consulte la secretaría de
tránsito para derechos de
caducidad y prescripción.
Nota: para más información

consultar la Decreto 019 de 2012 y
el Régimen Jurídico del Tránsito en
Colombia.
Los registros, evidencias y/o

soportes que se generan en el
desarrollo del procedimiento multas
y amonestaciones son archivados
10. Gestión por el responsable del Archivo de
documental Gestión en la Secretaría de
tránsito, conforme a lo dispuesto en
el Proceso Gestión Documental.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – RESOLUCIÓN AUDIENCIA A UN CONTRAVENTOR
RESOLUCIÓN No. ______

(Fecha )
EL SECRETARIO DE TRÁNSITO INFRAESTRUCTURA DE SEVILLA, VALLE DEL CAUCA
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 769 de 2002 y demás
normas concordantes.
CONSIDERANDO
Que el Secretario de Tránsito e Infraestructura de Sevilla en asocio de su Secretaria se

constituyeron en audiencia pública con el objeto de resolver la situación contravencional del
Señor (a) _______________________, portador (a) de la cedula de ciudadanía número
________________ de ____________________.
Que según la orden de comparendo _____________ elaborado el día _____ de ______del

año___________ por el Policía de Tránsito _______________, Identificado con la placa
___________; se dice que el señor (a) en mención, conducía el vehículo distinguido con la placa
________________, fue elaborado por el Policía de Tránsito e informado por la presunta
violación de la Ley 769 2002, por
_____________________________________________________________________
___________________________
Que el (la) imputado (a) no se presentó al Despacho, ni personal, ni a través de apoderado; tal
como lo exige la Ley 769 de 2002, ni allego documentación alguna que justifique su situación,
tal como lo señala el artículo 210 del C.P.C.
Que el informe del procedimiento del Policía de Tránsito, es suficiente para resolver la situación
contravencional, además el Art. 136 del CNT establece que si el contraventor no compareciere
sin justa causa comprobada en este tiempo, la autoridad de tránsito dentro de los Diez (10) días
siguientes seguirá el proceso, entendiéndose que queda vinculado el mismo; fallándose en
audiencia pública y notificados en estrados.
En virtud de lo antes expuesto y en uso de sus facultades legales El Secretario de Tránsito.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Declarar Contraventor y consecutivamente sancionar al señor (a)

______________________________________________, con multa de
$_____________________=, por violación a las normas del Código Nacional de Tránsito.
ARTICULO SEGUNDO: Si la multa no fuere cancelada dentro de los Diez (10) días siguientes a
la fecha en que queda ejecutoriada la resolución que se impuso, se iniciará un proceso de cobro
coactivo.
ARTICULO TERCERO: Oficiar a la autoridad competente para su inscripción en el Registro

Nacional de Infractores.
ARTICULO CUARTO: Contra la presente Resolución proceden los recursos de reposición y

apelación presentados dentro de la misma audiencia (Art. 134 y 142 CNT).
NOTIFÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Sevilla (Valle), el ________del mes de ______ del año _______. NOTA: MULTA
PARA SIMIT
___________________________________________________

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – RESOLUCIÓN SUSPENCIÓN LICENCIA DE CONDUCCIÓN
RESOLUCIÓN No.
(fecha _____)
“POR MEDIO DE LA CUAL SE SUSPENDE UNA LICENCIA DE CONDUCCIÓN POR

EMBRIAGUEZ”
El Secretario de Tránsito e Infraestructura de Sevilla Valle, en uso de sus facultades legales y las
conferidas por el la Ley 769 del 2002, modificada por la Ley 1383 de 2010 y,
CONSIDERANDO
Que el día ______ del mes de ______de ________, a las _____ horas, en la zona _____ del
Municipio de Sevilla, fue requerido por la Policía Nacional, el señor
______________________________, identificado con la cédula de ciudadanía número
___________ de _____________, conductor del vehículo identificado con las placas
__________________________, quien presuntamente se encontraba en estado de
alicoramiento, lo cual fue corroborado mediante prueba realizada con alcohosensor, arrojando
como resultado grado _______.
Que el _________ de la Policía Nacional adscrito a la Dirección de Tránsito y Transporte

___________________, y quien conoció el caso, elaboró la Orden de Comparendo Nacional
Nº __________ de acuerdo a la prueba de alcoholemia anexa.
Que con base a lo expuesto anteriormente:
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: SANCIONAR al Señor(a), identificado con cédula de ciudadanía número

______________ de _____________, con la suspensión de la Licencia de Conducción No.
________________ de ______________Categoría por el término de _____________, de
acuerdo a lo estipulado por el artículo 131 literal E, Código F de la Ley 769 de 2002, modificada
por la Ley 1696 de 2013.
ARTÍCULO SEGUNDO: remitir copia al Archivo de Resoluciones de Licencias suspendidas

emitidas por este Despacho.
ARTÍCULO TERCERO: reportar la información correspondiente a la suspensión de la Licencia al

Registro Único Nacional de Tránsito.
ARTÍCULO CUARTO: contra la presente Resolución proceden los recursos de reposición y

apelación.
ARTÍCULO QUINTO: la presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Sevilla, Valle a los _______ días del mes de ________ del año ______
____________________________________
CONSTANCIA DE NOTIFICACIÓN
En la fecha se notifica la resolución que antecede por estrados conforme a lo establecido por la
Ley 769 de 2002 en su artículo 139 la cual queda debidamente ejecutoriada.
_______________________________
NOTIFICADO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - RESOLUCIÓN DE CADUCIDAD
RESOLUCIÓN No. ____

(Mayo 18 de 2011)
“POR MEDIO DE LA CUAL SE DECLARA LA CADUCIDAD DEL COMPARENDO

NUMERO 2801728 DEL 15 DE NOVIEMBRE DE 2010”
El Director de la Secretaria de Transito e Infraestructura, en uso de sus facultades

legales, y especial las conferidas por la Ley 769 de 2002, modificada por la Ley 1383
de 2010 y:
CONSIDERANDO:
a. Que La Secretaría de Tránsito e Infraestructura de Sevilla, se constituye en

audiencia pública con objeto de resolver la petición formulada por el señor
(a),______________________ portador (a) de la cédula de ciudadanía número
____________.
b. Que el Señor (a) ________________________, en su escrito cita el artículo
161 de la ley 769 de 2002, el cual consagra que “la acción o contravención de las
normas de tránsito caduca a los seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia
de los hechos que dieron origen a ella…”
c. Que una vez revisada la fecha del comparendo en mención, pudo verificarse que
fue impuesto el día ___de __________ de _____, lo cual supera los seis meses de
que habla la norma en mención.
En virtud de lo antes expuesto y luego de analizar las pruebas y las que de oficio
juzgue útiles, el Secretario de Transito e Infraestructura de Sevilla, Valle del Cauca, en
uso de sus facultades legales,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: Declarar la CADUCIDAD del Comparendo número ________

de fecha día____ de ________ de ____, por haber transcurrido el tiempo requerido
por la ley para que opere dicha figura.
ARTICULO SEGUNDO: Exonérese del pago de la multa al señor(a)

____________________ portador (a) de la cédula de ciudadanía número
___________.
ARTICULO TERCERO: Contra la presente Resolución no procede recurso alguno.
En la fecha se notifica la resolución que antecede por estrados conforme a lo
establecido por el Articulo 246 Decreto 1344 de 1970, modificado por la Ley 33 de
1986 en su Artículo 100, modificado por la Ley 769 de 2002 en su artículo 139 la cual
queda debidamente ejecutoriada.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – RESOLUCIÓN DE PRESCRIPCIÓN DE COMPARENDO
RESOLUCIÓN No. __
(Junio 07 de 2011)
“POR MEDIO DE LA CUAL SE DECLARA LA PRESCRIPCIÓN DEL COMPARENDO

NUMERO 1566881 DEL 11 DE MAYO DE 2007”
El Director de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Sevilla, en uso de sus

facultades legales, y especial las conferidas por la Ley 769 de 2002, modificada por la
Ley 1383 de 2010 y:
CONSIDERANDO:
a) Que La Secretaría de Tránsito y Transporte de Sevilla, se constituye en audiencia

pública con objeto de resolver la petición formulada por el señor (a) RULBER YOBAN
MELO ZAMBRANO, portador (a) de la cédula de ciudadanía número 98.396.531.
b) Que el Señor (a) RULBER YOBAN MELO ZAMBRANO, en su escrito cita el artículo
159 de la Ley 769 de 2002, el cual consagra que las multas impuestas por
contravención a las normas de tránsito, prescriben en tres (3) años, contados a partir
de la ocurrencia del hecho.
c) Que una vez revisada la fecha del comparendo en mención, pudo verificarse que fue
impuesto el día 11 de Mayo de 2007, lo cual supera los tres años de que habla la
norma en mención.
En virtud de lo antes expuesto y luego de analizar las pruebas y las que de oficio
juzgue útiles, el Secretario de Tránsito de Sevilla, Valle del Cauca, en uso de sus
facultades legales,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: Declarar la PRESCRIPCIÓN del Comparendo número

1566881 de fecha 11 de Mayo de 2007, por haber transcurrido el tiempo requerido
por la Ley para que opere dicha figura.
ARTICULO SEGUNDO: Exonérese del pago de la multa al señor RULBER YOBAN

MELO ZAMBRANO, portador (a) de la cédula de ciudadanía número 98.396.531.
ARTICULO TERCERO: Contra la presente Resolución no procede recurso alguno.
SECRETARIO DE TRÁNSITO
En la fecha se notifica la Resolución que antecede por estrados conforme a lo
establecido por la Ley 769 de 2002 en su artículo 139 la cual queda debidamente
ejecutoriada.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F- 017
FORMATO INMOVILIZACION DE VEHICULO E INVENTARIO

PROCESO: GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE VERSIÓN: 01
PAG:1 DE 1
ALCALDIA DE SEVILLA FORMATO INMOVILIZACION DE VEHICULO E INVENTARIO
RESPONSABLE DE DILIGENCIAR: FECHA:
FECHA NOMBRES Y TELEFONO

No PLACA DIRECCION DEL
No COMPAREND INFRACCION APELLIDOS DEL DEL OBSERVACIONES
COMPARENDO NUMERO INFRACTOR
O INFRACTOR INFRACTOR
REVISION ESTADO GENERAL DEL VEHÍCULO
BUENO REGULAR MALO NO TIENE OBSERVACIONES

ELEMENTO
CLASE
COLOR
LUCES
DIRECCIONALES
LLANTAS
DIRECCION
ESPEJOS
PARABRISAS Y PLUMILLAS
CINTURON DE SEGUTIDAD
EMBLEMAS DELANTEROS
EMBLEMAS TRASEROS
SILLETERIA
GENERAL DEL VEHICULO
AGENTE DE TRANSITO PROPIETARIO O CONDUCTOR VEHICULO FUNCIONARIO TALLER DEL MUNICIPIO
NOMBRE NOMBRE:
CODIGO CEDULA: NOMBRE:
FIRMA DIRECCION:
HORA TELEFONO: FIRMA:

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-018
FORMATO INFORME DIARIO MULTAS Y AMONESTACIONES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO:F-018
PROCESO: GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE
VERSION: 01
INFORME DIARIO MULTAS Y AMONESTACIONES (Ley 769 Cap. 3 Art. 135, PAG: 1 DE 2
ALCALDIA DE SEVILLA paragrafo No.1)
FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL DILIGENCIAMIENTO:

DIA: MES: AÑO:
MOTIVO DE
FECHA PLACA CÓDIGO
NÚMERO COMPARENDO NOMBRE INFRACTOR LA OBSERVACIONES
DD/MM/AA VEHÍCULO SANCIÓN
INFRACCION
FUNCIONARIO QUE ENTREGA FUNCIONARIO QUE RECIBE
FORMATO F-019
FORMATO CAPACITACIÓNES A INFRACTORES DE TRÁNSITO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
7.3.2 PROCEDIMIENTO: TRÁMITES DE TRÁNSITO
- OBJETIVO: Realizar y registrar el trámite que el ciudadano solicita y expedir el documento

respectivo.
- DEFINICIONES:
 SIMIT: Sistema Integrado y Multas por Infracciones de Tránsito.
 RUNT: Registro Único Nacional de Tránsito (registra, autoriza y valida la información de los
tramites de transito).
 RNA: Registro Nacional Automotor.
 RNC: Registro Nacional de Conductores.
 FUN: Formulario Único Nacional.
 CRC: Centro de Reconocimiento de Conductores.
 SPOA: Sistema Penal Oral Acusatorio.
 SPETT: Servidor de base de datos de Tránsito.
- ALCALCE: el presente procedimiento aplica para la solicitud de trámites de la ciudadanía a la

Secretaria de Transito y Movilidad.
- DESCRIPCIÓN:
º
REGISTRO CONTROL
El auxiliar de apoyo a la gestión
de tránsito recibe la solicitud de
trámite del ciudadano y verifica
1. Recepción
Auxiliar apoyo si es competencia de la
de Solicitudes
a la gestión de dependencia. Si es competencia
solicitudes recibidas
Tránsito continúa el procedimiento, sino
lo es, el auxiliar indica al
ciudadano a que oficina o
entidad debe dirigirse.
El auxiliar de apoyo a la gestión
de tránsito identifica el tipo de
trámite (trámite automotor,
1. Identifica trámite conductor, Solicitudes
Auxiliar apoyo
ción de amonestaciones o multas) y recibidas,
a la gestión de
tramite procede a verificar la verificación de
tránsito
información. De esta manera, se tramites
le entrega al usuario en físico
los requisitos según sea el
trámite requerido.
El auxiliar apoyo a la gestión de Comprobante
tránsito verifica que el solicitante página web,
esté inscrito en el RUNT y se paz y salvo
3.Verificació encuentre a paz y salvo en el SIMIT,
Auxiliar apoyo
n de SIMIT, que presente la examen de
a la gestión de
información REVISIÓN TECNO MECÁNICA reconocimient
tránsito
y SOAT vigente y que no se o de
encuentre en el SPOA, conductores
adicional a ello y para el Inscripción en
trámite de licencia de el RUNT

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
conducción que acredite el

examen CRC.
Si el usuario no cumple con

los requisitos se suspende el
trámite hasta que el interesado
cumpla con lo exigido.
Cuando el solicitante no se
encuentra inscrito en el RUNT el
auxiliar de apoyo a la gestión
inscribe al ciudadano en la
página del RUNT (Esta
inscripción debe ser de
manera personal).
Si el usuario cumple con los

requisitos continúa el
procedimiento.
El auxiliar apoyo a la gestión de

tránsito revisa que los requisitos
exigidos, los cuales dependen
del tipo de trámite que requiere
el ciudadano y que pueden
constarse en las páginas
www.simit.org.co,www.servici
osdetransito.com,www.runt.c
4.Verificació Formulario
Auxiliar apoyo om.co, estén completos y Comprobar que
n de FUN, paz y
a la gestión de debidamente diligenciados. En los requisitos
requisitos salvo SIMIT,
tránsito el caso que el tramitante no generales estén
requisitos del
cumpla con los requisitos completos
trámite
exigidos se suspenderá el
trámite hasta que cumpla con la
totalidad de los mismos.
Nota: los requisitos generales

dependen del tipo de trámite
que requiere el ciudadano.
Una vez identificado el trámite y
verificado los requisitos
generales, el auxiliar de apoyo a
la gestión de transito desarrollar
el trámite.
Auxiliar apoyo Seguidamente el apoyo a la Formulario

a la gestión de gestión de tránsito, informa al FUN,
5.Desarrollo
tránsito, tramitante el costo del mismo y consignacione
del tramite
Secretario de los requisitos internos que s bancarias,
Tránsito e completarán el procedimiento, carpeta del
Infraestructura se crean las carpetas según el tramite
trámite RNA o RNC y procede a
generar el RUNT, la
consignación de sustrato y
demás que haya lugar, los
derechos municipales.
Secretario de El auxiliar apoyo a la gestión Carpetas Revisar que los

6. Control y
Tránsito e tránsito entrega al Secretario de tramites documentos
seguimiento
Infraestructura Tránsito e Infraestructura, las diligenciadas y exigidos por ley
, Auxiliar de carpetas RNA o RNC. Este aprobadas. estén

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
apoyo a la último, revisa las carpetas con completos y

gestión de los trámites constatando el archivados
tránsito cumplimiento de los requisitos correctamente
exigidos por la ley, como
también que las consignaciones
recibidas estén de acuerdo al
trámite y a la tabla de tarifas
actual.
Efectuada esta verificación, el

Secretario de Tránsito da el
visto bueno del trámite realizado
y procede a la firma del formato
F-021 Formato revisión sel
trámite previamente diligenciado
por el personal de apoyo de
tránsito. Este formato constituye
el primer documento de cada
carpeta.
El auxiliar de tránsito diligencia

el Formato F-022 Informe
diario y mensual Trámites de
tránsito en el cual consolida la
información de los diferentes
tramites realizados, así como
los ingresos para derechos
municipales, estampillas y
ministerio de transporte.
El auxiliar de tránsito entrega al
usuario la licencia de tránsito y
hace firmar al usuario en
constancia de satisfacción el
formato F-023 Acta de entrega
de documentos.
Si es un trámite RNA el
documento a entregar es una
licencia de tránsito incorporando
las modificaciones a que dio
Registro acta
lugar el trámite, a la carpeta
entrega de
Auxiliar de respectiva.
documento,
apoyo a la
consignacione
7. Entrega gestión de Si es un trámite RNC el
s bancarias,
de Tránsito y/o documento a entregar es una
fotocopia de la
documento Secretario de licencia de conducción,
licencia de
al tramitante Tránsito e incorporando las modificaciones
conducción o
Infraestructura a que dio lugar el tipo de trámite
de tránsito,
. ejecutado a la carpeta
carpeta del
respectiva.
trámite.
Para ambos casos realizar lo
siguiente; solicitar fotocopia
ampliada de la licencia de
transito o de conducción
emitida, copia cedula, además
el Auxiliar de transito imprime
del RUNT la constancia de
validación la aceptación del
trámite.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Todo lo anterior y demás

registros generados en el
presente procedimiento se
archivan según disposición
documental ver paso 10, en la
carpeta respectiva.
Por último registrar en el libro

radicador para cada caso
(Licencia transito, el nombre del
propitario, número de cédula del
propietario, placa y firma de
quien recibe en constancia de
entrega del documento.
Nota: para los siguientes

trámites no se entrega licencia
de tránsito: cancelación de
matrícula y traslado de cuenta.
Finalizado el tramite, alimentar
Verificar que lo
la base de datos SPETT
documentos se
(archivo digital), registrando el
encuentre
tipo de trámite realizado para
Auxiliar de completos y
8. Alimentar cada tipo de vehículo, esto con
apoyo a la Base de datos debidamente
el spett el fin de conservar el historial de
gestión de SPETT diligenciados
trámites de estos, para que
transito con fechas,
dado el momento que se
nombres
requiera expedir el certificado de
legibles, firmes
tradición se genere de forma
etc.
veraz y oportuna.
La Secretaría de tránsito
9.Revisión permanentemente realiza
Agentes de
de los revisión de todo el parque .
tránsito
vehículos Automotor mediante el formato
F-024 Revisión Vehículos.
Auxiliar apoyo Los registros, evidencias y/o
a la gestión de soportes que se generan en el
tránsito, desarrollo del procedimiento
10.Gestion Registros
Secretario de serán archivados y custodiados
documental. documentales.
Tránsito e conforme a lo dispuesto en el
Infraestructura Procedimiento de Archivo de
. Gestión.
- DOCUMENTOS LEGALES:
Resolución N⁰ 004775 del 1 de octubre de 2009, Ley 1383 de 2010 y Ley 594 de 2000.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-021
FORMATO REVISION TRÁMITE

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-022
FORMATO INFORME DIARIO Y MENSUAL TRÁMITES DE TRÁNSITO

CÓDIGO: F- 022
PROCESO: GESTIÓN EN MOVILIDAD Y TRANSPORTE VERSIÓN: 01
PÁGINA 1 DE 1
ALCALDIA DE
SEVILLA INFORME DIARIO Y MENSUAL TRÁMITES DE TRÁNSITO
ÁREA RESPONSABLE: FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL DILIGENCIAMIENTO:
TIPO DE TIPO DE SERVICIO BANCO DE BOGOTA B. DAVIVIENDA

FECHA PEDIDO DUPLICADO
TIPO DE TRÁMITE N°PLACA DCHOS ESTAMPILLAS TOTAL TRAMITE
DD/MM/AA MOTO CARRO PÚBLICO PARTIC. PLACA PLACAS SUSTRATOS RUNT MINISTERIO
MPAL.
TOT. INGR. MENSUALES DERECH. MUNICIP.

TOTAL ESTAMPILLAS
TOTAL INGRESOS MINISTERIO
TOTAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
ALCALDÍA DE SEVILLA MUNICIPIO
MANUALDE
DE SEVILLA
PROCESOSVALLE DEL CAUCA
Y PROCEDIMIENTOS OCTUBRE 2017
PROCESO: GESTION DE MOVILIDAD Y CÓDIGO: F-023
TRANSPORTE VERSIÓN: 01
FORMATO F-023 PAGINA 1 DE 1
ALCALDÍA DE
FORMATO ACTA DE ENTREGA
SEVILLA DE
ACTA DOCUMENTOS
ENTREGA DE DOCUMENTOS
Sevilla, Valle del Cauca, ___ de_____del año_____
EL SUSCRITO SECRETARIO DE TRÁNSITO E INFRAESTRCUTURA
HACE ENTREGA:
Al Señor(a) _______________________________, con cédula de ciudadanía número
___________________, de la Licencia de Conducción No. __________de ____ Categoría.
Como constancia de recibido a satisfacción, se firma a los _________ días del mes de
______del año_________.
ENTREGA: RECIBE:
______________________________ ______________________________
Secretario de Tránsito e Infraestructura C.C.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-024
FORMATO
CERTIFICADO REVISION DE VEHICULOS
FORMATO CERTIFICACIÓN REVISIÓN DE VEHÍCULOS
CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
F-024 01 1 DE 1
MODALIDAD DE LA REVISION:
FECHA: PLACA:
PROPIETARIO: CÉDULA
REVISION ESTADO GENERAL DEL VEHÍCULO

ELEMENTO BUENO REGULAR MALO NO TIENE OBSERVACIONES
LUCES
DIRECCIONALES
LUCES PARQUEO
LLANTAS
DIRECCION
FRENOS
MANGUERAS FRENOS
ESPEJOS
PARABRISAS Y PLUMILLAS
CINTURON DE SEGUTIDAD
EQUIPO DE CARRETERA
EXTINTOR
BOTIQUIN
EMBLEMAS DELANTEROS
EMBLEMAS TRASEROS
BOTIQUÍN
SILLETERIA
GENERAL DEL VEHICULO
REVISION DOCUMENTOS CONDUCTOR Y VEHÍCULO
DOCUMENTO NUMERO VIGENTE VENCIDO NO OBSERVACIONES

TIENE
LICENCIA DE CONDUCCION
TARJETA DE OPERACIION
SOAT
REVISION TECNOMECANICA
POL. RESP.CIVIL CONTRACTUAL
POL. RESP.CIVIL
EXTRACONTRACT
REGISTRO REGISTRO SI NO
RUNT SI NO RUNT
VEHICULO CONDUCTOR
MULTAS
PENDIENTES SI NO VALOR COMPARENDO:
OBSERVACIONES:
AGENTE DE TRÁNSITO PROPIETARIO O CONDUCTOR VEHICULO

NOMBRE: NOMBRE:
CODIGO: DIRECCION:
PLACA: TELEFONO:
FIRMA: FIRMA Y CEDULA:

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.GESTIÓN EN INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PÚBLICAS
PROCESO: GESTIÓN EN INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PÚBLICAS
OBJETIVO Proporcionar y mantener de forma eficaz, eficiente y efectiva la infraestructura del municipio de sevilla valle.
Inicia detectando las necesidades de la obra a construir o a reparar y termina en la entrega de la Secretaría de Tránsito e
ALCANCE RESPONSABLE(S)
obra a la comunidad. Infraestructura

1. Realizar diagnóstico del estado de la malla

Proceso de Gestión en P vial y de las obras de infraestructura que se van Diagnostico Proceso de Gestión en
Infraestructura y obras Necesidades de la a ejecutar. Infraestructura y obras
Públicas. comunidad
Públicas
Diseño, Planos, Informe,
P 2. Diseñar las obras a construir
Presupuesto
Solicitud del CDP , Certificado de Disponibilidad

Secretaria Hacienda y Contratistas y Proceso de
Certificados de 3. Asignar recursos para la construcción de las Presupuestal,Certificados de
Oficina Asesora de H Gestión en Infraestructura y
viabilidad de inversion, obras. viabilidad de inversion, Banco de
Planeación obras Públicas
Banco de Proyectos Proyectos
4. Desarrollar y ejecutar obra contratada según

Contratistas Contrato H la programación presentada por el contratista y Actas y comites tecnicos Comunidad en General
avalada por la administración

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Proceso de Gestión en 5. Control y supervisión de la ejecución del

Actos adminsitrativos o Entrega de satisfaccion y acta de
Infraestructura y obras V objeto contratado mediante comité técnicos, Comunidad en General
contratos liquidacion
Públicas visitas a la obra, control de programación.
Proceso de Gestión en
Reporte de
Infraestructura y obras
Proceso de Gestión en Actividades.Seguimient
Públicas, Oficina Asesora
Infraestructura y obras o a Planes de V 6. Seguimiento y evaluacion del proceso Informe de gestión y resultados
de Planeación y
Públicas Mejoramiento. .Análisis
Evaluación, Control y
de indicadores
Seguimiento.
Informe de gestión y
Proceso de Gestión en resultados.Informes de Proceso de Gestión en
Infraestructura y obras auditorías Infraestructura y obras
Públicas, Oficina Asesora internas.Informes de Planes de mejoramiento Mapa de Públicas, Oficina Asesora
A 7. Definir y ejecutar planes de mejoramiento
de Planeación y evaluación y riesgos actualizado de Planeación y
Evaluación, Control y control.Informe de Evaluación, Control y
Seguimiento. Revisión por la Seguimiento.
Dirección
PROCESOS CON LOS QUE

SE INTERRRELACIONA
Recurso humano: Técnicos y Auxiliares Administrativos.

Infraestructura: Recursos tecnológicos (Equipos de
cómputo con todos los elementos y software requeridos).
Diagnóstico
Todos los procesos Ambiente de trabajo: Ambiente de trabajo con las
Plan de Desarrollo Municipal
condiciones establecidas por salud ocupacional (Luz,
aireación, accesibilidad, espacio y demás condiciones
ergonómicas.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESO: GESTIÓN EN INFRAESTRUTURA Y OBRAS PÚBLICAS
(# de compromisos cumplidos Secretario de

Revisión cumplimiento
eficaz y oportunamente/ # total de Trimestral Transito e
Plan de Desarrollo
compromisos planteados)*100 Infraestructura
Secretario de
Atención a solicitudes (# de solicitudes solucionadas /
Mensual Transito e
recibidas total de solicitudes recibidas)*100
Infraestructura
(# de solicitudes de alumbrado
Satisfacción en la Secretario de
público solucionadas / total de
atención a solicitudes Cada 72 horas Transito e
solicitudes recibidas de
de alumbrado público Infraestructura
alumbrado publico)*100
Secretario de
Infraestructura N° de instituciones intervenidas /
Anual Transito e
Educativa total de instituciones Educativas
Infraestructura
Secretario de
Agua potable y N° de proyectos ejecutados / total
Anual Transito e
saneamiento básico de proyectos programados
Infraestructura

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.1 PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO DEL SISTEMA DE

ALUMBRADO PÚBLICO
- OBJETIVO: Proporcionar de manera oportuna el servicio de mantenimiento al sistema de

alumbrado público en la zona urbana y rural del municipio de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 SERVICIO DE ALUMBRADO PÚBLICO (SAP): Es el servicio público consistente en la

iluminación de las vías públicas, parques públicos, y demás espacios de libre circulación que no se
encuentren a cargo de ninguna persona natural o jurídica de derecho privado o público, diferente
del municipio, con el objeto de proporcionar la visibilidad adecuada para el normal desarrollo de las
actividades tanto vehiculares como peatonales. Por vías públicas se entienden los senderos
peatonales y públicos, calles y avenidas de tránsito vehicular.
- ALCANCE: este procedimiento aplica para la prestación de servicio de alumbrado público a la

comunidad Sevillana.
- DESCRIPCIÓN:
EVIDENCIAS/
REGISTRO
1. Recepcionar las Recibir las solicitudes de Funcionario “F-027 PQRS
solitudes de mantenimiento del SAP por responsable Alumbrado
servicio al SAP. medio escrito, telefónico, Público”
verbal y digitales y radicarlas
en el formato “F-027 PQRS
Alumbrado Público”. Dichas
solicitudes se atenderán en el
orden de recepción y tendrán
un tiempo de respuesta de no
más de 8 días hábiles.
2. Realizar el Programar mensualmente el Secretario de Tránsito Cronograma de

cronograma de “Cronograma de e Infraestructura mantenimiento
atención al usuario mantenimiento del SAP” con al SAP
base en la recepción de los
requerimientos de la
comunidad “F-027 PQRS
Alumbrado Público”.
3. Solicitar Una vez el Secretario de Secretario de Tránsito
insumos Tránsito e Infraestructura da el e Infraestructura
visto bueno de la relación de
necesidades de
mantenimiento, este solicita
mediante correo electrónico
los materiales requeridos a la
Secretaria de Desarrollo
Institucional y Bienestar
Social. Una vez hecha la
solicitud, la S.D.I.B.S., hace la
entrega mediante un acta
debidamente diligenciada y
firmada por el Secretario de
tránsito e Infraestructura.
4. Entregar Entregar los materiales Secretario de Tránsito

insumos a requeridos al Equipo de e Infraestructura.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
operarios Alumbrado Público, para Equipo de Alumbrado

atender las necesidades de Público.
mantenimiento ya
establecidos.
5. Realizar el El Equipo de Alumbrado Equipo de Alumbrado Prestación de

mantenimiento Público realizan el Público servicios
mantenimiento programado y
en constancia de los hechos
se hace diligenciar el formato
“F-027 PQRS Alumbrado
Público” por miembros de la
comunidad beneficiada.

Decreto número 2424 de julio 18 de 2006.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO 027
FORMATO PQRS
CODIGO: F-027
VERSION 01
PAGINA 1 DE 1
NIT.860.100.527-0 PQRS ALUMBRADO PUBLICO

CONSECUTIVO No.
FECHA SOLICITUD
SOLICITANTE
DIRECCIÓN
TELEFONO
BARRIO
ZONA
DESCRIPCION CORTA
RESULTADO DE TERRENO
FECHA EJECUCION SINTOMA

CODIGO LUMINARIA VOLTAJE
POTENCIA AMPERIOS
MATERIAL INSTALADO MATERIAL RETIRADO
MATERIAES CANTIDAD MATERIAES CANTIDAD
BOMBILLO BOMBILLO
FOTO CELDA FOTO CELDA
BASE FOTO CELDA BASE FOTO CELDA
BALASTO BALASTO
CONDENSADOR CONDENSADOR
ARRANCADOR ARRANCADOR
LAMPARA LAMPARA
ALAMBRE No. ALAMBRE No.
OTROS: OTROS:
TRABAJO REALIZADO/
OBSERVACION
NOMBRE DEL
USUARIO
CONTRATISTA
FAVOR NO PAGAR AL OPERARIO
CALLE 51 No. 50-10 SEVILLA, VALLE DEL CAUCA/ CORREO:

infraestructura@sevilla-valle.gov.co

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.2 PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y EXPANCION DEL SISTEMA DE

ALUMBRADO PÚBLICO
- OBJETIVO: Proporcionar las directrices para la planificación del mantenimiento, repotenciación

y expansión del alumbrado público en la zona urbana y rural del Municipio de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 Servicio de alumbrado público (SAP): Es el servicio público consistente en la iluminación de

las vías públicas, parques públicos, y demás espacios de libre circulación que no se encuentren a
cargo de ninguna persona natural o jurídica de derecho privado o público, diferente del municipio,
con el objeto de proporcionar la visibilidad adecuada para el normal desarrollo de las actividades
tanto vehiculares como peatonales. Por vías públicas se entienden los senderos peatonales y
públicos, calles y avenidas de tránsito vehicular.
- ALCALCE: este procedimiento aplica para la prestación de servicio de alumbrado público a la

comunidad Sevillana.
EVIDENCIAS/ PUNTOS
SECUENCIAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTRO CRÌTICOS
Cronograma
1. Programar Establecer las rutas de Secretario de
las rutas de inspección en el cronograma Infraestructura
inspección de acuerdo a la base de datos
censo alumbrado público
urbano y ruraL y relacionar los
operarios responsables de
realizarla.
2. Realizar el Realizar la ruta programada de Operarios

recorrido de inspección al sistema de responsables
inspección alumbrado público tanto en la
zona rural como urbana.
3. Mantenimie Identificar daños y riesgos Operarios Formato F-027

nto potenciales que pongan en responsables PQRS
riesgo el normal
funcionamiento del sistema de
alumbrado público.
Los operarios designados

realizan el mantenimiento y en
constancia de los hechos se
hace diligenciar el Formato F-
027 PQRS por miembros de la
comunidad beneficiada.
Entregar este registro

terminada la ruta de
inspección al Secretario de
Infraestructura para su ingreso
a la base de datos.
4. Recepcion Recibir por escrito la Funcionario “Solicitud

ar las necesidad de expansión del responsable de mantenimiento
solicitudes de sistema de alumbrado público recibir las y expansión
expansión del a nuevas urbanizaciones. solicitudes del SAP”
sap

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5. Notificar a Solicitar formalmente a la Secretario de Viabilidad

la EPSA EPSA, el estudio de la Infraestructura expedida
viabilidad del proyecto para la por la
expansión del SAP. EPSA.
6. Ejecutar el Si el proyecto de expansión Secretaria de

proyecto si es recibe la viabilidad de la Infraestructura
viable EPSA, se solicita la
autorización al Señor Alcalde
para iniciar la programación de
los recursos requeridos para la
ejecución de la expansión del
SAP.
En caso de no recibirse la
viabilidad de expansión, se le
notificara al solicitante la
causa por la cual no recibió el
aval o los requerimientos para
su viabilidad.
 Decreto 4741 de 2005, ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial,

manejo de residuos sólidos.
 Ley 430 de1998, presidencia de la república, ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo
manejo de residuos sólidos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.3 PROCEDIMIENTO: MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS DEL SISTEMA DE

ALUMBRADO PÚBLICO
- OBJETIVO: Minimizar el impacto ambiental causado por la generación de los residuos sólidos
que se general del desarrollo de la actividad del sistema de alumbrado público en la zona urbana y
rural del Municipio de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 Almacenamiento: Es el depósito temporal de residuos o desechos en un espacio físico

definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o valorización,
tratamiento y/o disposición final.
 Disposición Final: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos, en especial los
no aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y
debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al
ambiente.
 Manejo Integral : Es la adopción de todas las medidas necesarias en las actividades de

prevención, reducción y separación en la fuente, acopio, almacenamiento, transporte,
aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final, importación y exportación de
residuos o desechos, individualmente realizadas o combinadas de manera apropiada, para proteger
la salud humana y el ambiente contra los efectos nocivos temporales y/o permanentes que puedan
derivarse de tales residuos o desechos.
- ALCANCE: este procedimiento inicia con la generación de residuos sólidos consecuencia de la

operación del mantenimiento del sistema de alumbrado público y termina con la disposición final de
estos residuos.
- DESCRIPCIÓN:
EVIDENCIAS/
ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
REGISTRO
1. Recolección Operarios de Una vez desarrollada la jornada de
de materiales mantenimiento mantenimiento de alumbrado público en
de alumbrado cada una de las lámparas o luminarias de
público acuerdo al cronograma de trabajo, se deberá
recolectar todos los materiales que se
desecharon al momento de realizar la
reparación, para su posterior traslado al lugar
de almacenamiento establecido para ello.
2. Recepción Operarios de Diariamente se deberá recolectar los

de materiales en mantenimiento residuos que se generaron durante la
la bodega de de alumbrado jornada de mantenimiento de luminarias
alumbrado público tanto en la zona rural como en la zona
público urbana del municipio de Sevilla.
3. Clasificación Operarios de El operario deberá clasificar los materiales

de materiales mantenimiento de acuerdo a su tipo de peligrosidad como
de alumbrado se describe en el ejemplo de Clasificación de
público materiales. Dicho almacenamiento debe de
realizarse en cajas de cartón previamente
rotuladas donde se escribe las
características, las unidades y el peso, cajas
rotuladas.
Punto de Control: El Secretario de Transito e

Infraestructura deberá periódicamente
supervisar que se esté desarrollando
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
adecuadamente el desarrollo de la presente

actividad.
4. Disposición Secretario de Una vez almacenados los materiales en la Certificación
final de los Transito e caja dispuesta para ello, deberán ser de la
materiales Infraestructura entregadas a la empresa que el Municipio empresa
haya contratado para la administración final contratada.
de estos materiales peligrosos.
5. Control y Secretario de El Secretario de Tránsito e Infraestructura,

seguimiento Tránsito e deberá auditar el cumplimiento del presente
Infraestructura procedimiento, con el fin de asegurar y
garantizar la administración óptima de los
materiales generados en el desarrollo del
mantenimiento del alumbrado público
municipal.
 Decreto 4741 de 2005, ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo territorial,

manejo de residuos sólidos - Ley 430 de1998, presidencia de la república,
ministerio de ambiente, vivienda y desarrollo manejo de residuos sólidos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - CLASIFICACIÓN DE MATERIALES
ORGÁNICOS E
RECICLABLE ESPECIALES PELIGROSOS
INERTES
-Papel carbón, fax -Papel de oficina. -Residuos -Tubos
-Papel higiénico. -Revistas. Vegetales producto fluorescentes y
-Papel encerado o -Catálogos. de las actividades bombillas de
engrasado con -Cuadernos. de poda de árboles. mercurio, sodio y
aceite. -Papel periódico. -Suelo Inerte o metal halide.
-Papel mojado -Sobres de Manila y estéril de -Filtros,
-Servilletas. similares. excavaciones. -Estopas y/o aserrín
-Toallas higiénicas. -Envases de -Escombros contaminado con
-Pitillos de papel. plástico limpios (Postes, material de grasas o aceites,
-Cartón encerado/ -Vidrio en general construcción, solventes,
-Cartón engrasado -Acero cemento, arena detergentes, entre
-Bolsas engrasadas -Aluminio. entre otros) otros.
o metalizadas. -Cobre. -Muebles de oficina -Pilas y baterías
-Icopor, -Latón. y enseres. alcalinas.
-Vasos, platos -Tornillos. -Jeringas.
pitillos y cubiertos -Remaches. -Gasas.
desechables de -Alambres y cables -Curas.
icopor o similares. -Limalla. -Transformadores
-Formica. -Envases metálicos contaminados con
-Residuos de sin residuos PCB
barrido. (pintura, aerosoles) -Sustancias tóxicas.
-Residuos de -Enlatados limpios. -Sustancias
comida, frutas y -Estibas, guacales y químicas.
verduras. carretos -Medicamentos
vencidos.
-Envases con laca o
pintura

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.4 PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
- OBJETIVO: Realizar las actividades preliminares para la ejecución de obras a

desarrollar respecto a la Infraestructura Educativa, Infraestructura vial, Equipamiento
Municipal y Espacio Público del municipio dentro de la zona rural o urbana ya sea
mantenimiento, adecuación y/o construcción.
- ALCANCE: Inicia con la Disposición de la información y documentación técnica para la

obra a desarrollar tal como: identificación de la necesidad presentada por la comunidad
educativa, presidentes de Juntas de Acción Comunal y habitantes del municipio en
general con el fin de planificar de manera precisa los estudios, diseños, cuantificación de
cantidades de obra, presupuesto y cronograma de la obra (de mantenimiento, adecuación
y/o construcción), el proyecto debe ser radicado ante el banco de proyectos municipal o
mediante comunicado oficial y según lo dispuesto dentro del presupuesto de la vigencia
fiscal contar con el certificado de la disponibilidad presupuestal para terminar con el
proceso de contratación pública hasta su adjudicación.
- RESPONSABLE: Secretario Tránsito e Infraestructura.
- TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 NECESIDAD: es un componente básico del ser humano que afecta su comportamiento,

porque siente la falta de algo para poder sobrevivir o sencillamente para estar mejor. Por
tanto, la necesidad humana es el blanco al que apunta la mercadotecnia actual para
cumplir una de sus principales funciones, que es la de identificar y satisfacer las
necesidades existentes en el mercado.
 ESTUDIOS TÉCNICOS: instrumento de planeación que permite definir la necesidad de

contratación mediante un soporte técnico y evaluativo.
 DISEÑOS: Se define como el proceso previo de configuración mental, “prefiguración”, en la

búsqueda de una solución en cualquier campo. Utilizado habitualmente en el contexto de la
Industria, Ingeniería, Arquitectura, Comunicación y otras disciplinas creativas.
 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Las especificaciones técnicas son los documentos en

los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados
en todos los trabajos de construcción de obras, elaboración de estudios, fabricación de
equipos.
 CANTIDADES DE OBRA: En el campo de la Arquitectura y la Ingeniería Civil, el proyecto

es el conjunto de Documentos mediante los cuales se define el diseño de una
Construcción antes de ser realizada. Es el documento base sobre el que se desarrolla el
trabajo de los Arquitectos, Ingenieros y proyectistas de distintas especialidades.
A lo largo de un proyecto se desarrolla la distribución de usos y espacios, la utilización de

materiales y tecnologías, y la justificación técnica del cumplimiento de las especificaciones
requeridas por la normativa técnica aplicable.
 PRESUPUESTO: Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los

ingresos y gastos de una actividad económica (una empresa, una oficina, un gobierno)
durante un período, por lo general en forma anual. Este plan de acción es dirigido a cumplir
una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada
centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de
desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por
término de un año.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Un cronograma es un calendario. Quieren que

expliques cómo vas a administrar tu tiempo para llevar a cabo las tareas que debes
cumplir. Puedes hacerlo por semestre, por mes o por semana.
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El certificado de disponibilidad

presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar
certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la
asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar
que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá
contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que
se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y
penal.
 ESTUDIOS PREVIOS: Identificación y descripción de la necesidad que se pretende

satisfacer con la contratación.
 PROCESO DE CONTRATACIÓN: Un contrato es un acuerdo legal entre dos o más partes

en el que una parte (el contratista) acuerda realizar ciertas tareas a cambio de una
recompensa (o en términos legales, una consideración) pagada por una de las partes (los
usuarios del servicio). El proceso de contratación es, por lo tanto, una serie de
interacciones entre los actores de un contrato; esto a su vez lleva a la ejecución del
contrato (entrega de los servicios requeridos). La negociación caracteriza todas las etapas
del proceso de contratación.
 La necesidad es plasmada ante un informe técnico presentado por el personal de la

secretaria de infraestructura o plasmada ante un perfil de proyecto de una comunidad,
barrio o vereda extrayendo de esa evaluación un la solución oportuna Previo a un proceso
de contratación de infraestructura se Socializa con la comunidad beneficiaria la obra o
intervención a realizar para que ellos sean los veedores de la ejecución.
- DESCRIPCION:

1.Identificación de la La necesidad es Instituciones Oficios
Necesidad presentada por la Educativas
comunidad mediante Proyectos del Banco
oficios, perfil de proyectos Presidentes de Proyectos
solicitudes di rectas al de Juntas de municipal
alcalde municipal, Acción Comunal
radicación de proyectos en
el banco de proyectos Comunidad en
municipal. general
2.Realización de Al tener identificada la Personal Informes Técnicos,
Estudios y Diseños necesidad se realizan los Profesional y Planos, Memorias de
estudios y diseños técnicos Técnico de la Calculo
indispensables tales como Secretaría de
topografía, estudios de Tránsito e
suelo, diseños Infraestructura
arquitectónicos,
estructurales,
hidrosanitarios, eléctricos,
paisajísticos, etc.
3.Elaboración del Valoración económica Personal Presupuesto y

Presupuesto y donde se estipula las Profesional y especificaciones
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
descripción de las actividades, cantidades de Técnico de la técnicas de las

especificaciones obra a ejecutar necesarias Secretaría de actividades de la obra
técnicas para satisfacer la Infraestructura
necesidad presentada
además estipular las
especificaciones técnicas
de cada actividad logrando
la calidad de la obra.
4. Desarrollo del Descripción de tiempo de Personal Cronograma de
Cronograma de ejecución de cada actividad Profesional y actividades
actividades Técnico de la
Secretaria de
Infraestructura
5. Creación Ficha Se diligencia la ficha y se Personal Ficha Banco de
Banco de radica en el Banco de Profesional y Proyectos
Proyectos Proyecto Técnico de la
Secretaría de
Tránsito e
Infraestructura
Profesional
Banco Proyectos
6. Solicitud Certificado Con base en el Secretaria de CDP
de Disponibilidad presupuesto estimado la Tránsito e
Presupuestal secretaria de infraestructura
infraestructura solicita CDP Secretaría de
a la Secretaría de Hacienda.
Hacienda.
7. Elaboración Teniendo en cuenta la Personal Estudio Previos y
Estudios Previos información de los puntos 2 Profesional y Estudios del Sector
al 6 realiza los estudios Técnico de la
previos, estudios del sector Secretaría de
y demás documentos Tránsito e
exigidos según la lista de Infraestructura
chequeo y el manual de
contratación, supervisión e
interventoría.
8. Proceso de Se remite documentación a Oficina asesora
Contratación la Oficina Asesora Jurídica Jurídica
para el proceso
Correspondiente.
- BASE LEGAL:
 Decreto 734 de 2012 13/04/2012, Departamento Nacional de Planeación, Reglamentación

del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 80 de 1993 28/10/1993, Senado de la República de Colombia, tiene por objeto
disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades públicas.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.5 PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN OBRAS DE PÚBLICAS
- OBJETIVO: Realizar el seguimiento, supervisión, control, recibo y liquidación de la

obra de mantenimiento, adecuación y construcción planificada.
- ALCANCE: Inicia con la adjudicación del contrato, continua con la supervisión, control
y seguimiento de las actividades a desarrollar (Mantenimiento, adecuación o
Construcción) por parte de los profesionales y técnicos de la Secretaria de Tránsito e
Infraestructura antes, durante y después de la ejecución; terminando con la entrega del
producto o servicio de acuerdo con lo planificado, la calidad y el tiempo establecido
basándose en los estudios, diseños y especificaciones técnicas soportado finalmente con
la respectiva acta de liquidación.
- RESPONSABLE: Secretario de Tránsito e Infraestructura.
 SUPERVISIÓN: La supervisión es la observación regular y el registro de las actividades

que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso de recogida rutinaria de
información sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar es controlar qué tal
progresan las actividades del proyecto. Es observación, observación sistemática e
intencionada.
La supervisión también implica comunicar los progresos a los donantes, implementadores

y beneficiarios del proyecto. Los informes posibilitan el uso de la información recabada en
la toma de decisiones para mejorar el rendimiento del proyecto.
 SEGUIMIENTO: Observación detallada de la evolución y el desarrollo de un proceso.
 CONTROL: Dirección o dominio de una organización o sistema.
 INFORME DE SUPERVISIÓN: El trabajo realizado por los supervisores debe reflejarse en

un documento escrito como constancia de esta acción, y debe reflejar las insuficiencias o
fallas técnicas detectadas y las recomendaciones que de ellas se deriven, como resultado
de la revisión del trabajo de los auditores, por parte del funcionario o especialista
encargado de ejecutarla.
 INFORME DEL CONTRATISTA: Es dar cuenta de algo que sucedió, con una explicación
que permita comprenderlo. El informe del contratista es un documento escrito en prosa
informativa (científica, técnica, o comercial) con el propósito de comunicar información a un
nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o
verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además,
aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos
empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
 PRE ACTA: Mientras llega el acta, se realiza un avance de la documentación.
 ACTA DE INICIO: El acta de iniciación es un documento a través del cual se deja

constancia de una reunión que se realiza entre el interventor y el contratista, cuando se
quiere dejar claro el periodo de tiempo en que se dará iniciación del contrato de obra, pues
a partir de esta fecha es que se empezarán a contabilizar los plazos y la fecha final de
entrega de lo pactado en dicho contrato.
Porque esta forma contiene lo referido a todo tipo de trabajo material que implique
construcción, mantenimiento o instalación de equipos en bienes inmuebles.
 ACTA DE LIQUIDACIÓN: El acta de liquidación es un documento a través del cual se deja
constancia de los acuerdo, conciliaciones a que llegaren las partes para poner fin a las
diferencias presentadas para poder declararse a paz y salvo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 En el proceso de factibilidad se realizan los Estudios y Diseños ya sean ejecutados

mediante consultorías o externas o por el personal profesional de la secretaria.
 Cada actividad de obra involucra equipos, mano de obra y material por lo tanto cada
aspecto debe contar con las Especificaciones Técnicas dando cumplimiento a la calidad de
lo contratado.
 La Minuta del contrato es el documento que soporta el compromiso contractual entre

contratista y contratante donde se debe incluir el valor, plazo, supervisión, forma de pago.
 La comunidad beneficiaria del proyecto, de la obra o del servicio contratado deberá resalir
un acta de Recibo a satisfacción de lo ejecutado.
 La liquidación del contrato debe estar soportado mediante previas certificaciones de

labores suscritas por el interventor del contrato y acreditación que se encuentra al día en el
pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como parafiscales
(SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar, etc.).
 La interventoría o supervisión debe realizar informe donde se verifique la ejecución del

proyecto, obra o servicio soportado por un acta y registro fotográfico antes, durante y
después.
- DESCRIPCION:

Desarrollar el acta Conociendo la información del Secretario de Acta de Inicio
de inicio del contrato proponerte al cual se le adjudicó Tránsito e
el contrato y en los casos en que Infraestructura
el contrato requiere de
expedición de pólizas con la
aprobación del alcalde municipal,
se realiza el acta de inicio dando
apertura oficial a la ejecución del
contrato.
Realizar la Al dar inicio a la obra de obra o Personal Informes
supervisión, mantenimiento la Secretaria de Profesional y Técnicos de
seguimiento y control Tránsito e Infraestructura realiza Técnico de la Supervisión
de contratos la supervisión, seguimiento y Secretaría de
de obra y/o control de las actividades a Tránsito e
mantenimiento desarrollar verificando el Infraestructura
cumplimiento de lo establecido
en los estudios, diseños y
especificaciones técnicas
cumpliendo con el alcance de las
actividades, calidad y tiempo
establecidos.
3. Recibo de cada Cuantificación y verificación de Personal Actas, actas de
actividad contratada las Profesional y avance de obra o
actividades contratadas descrito Técnico de la recibo final,
ante una acta para finalmente Secretaría de informe del
realizar el acta de avance o acta Tránsito e contratista
de recibo final. Infraestructura
Cada actividad realizada por el

contratista deberá estar
consignada dentro del informe
presentado por esté.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4. Presentación de Realizar el informe técnico donde Personal Informe

informe por parte del se Profesional y Técnico de
Supervisor encargado describe el desarrollo de la obra Técnico de la Supervisión
de la obra antes, durante y después, Secretaría de
plasmando las observaciones Tránsito e
necesarias y el registro Infraestructura
fotográfico
5. Realizar acta de Teniendo como constancia el Secretario de Acta de

liquidación con las recibido Infraestructura Liquidación
firmas a satisfacción por parte de la
correspondientes comunidad beneficiaria, el pago
de aportes a parafiscales,
relación
nómina de mano de obra con sus
correspondientes pagos de
seguridad
social, informe del supervisor, se
procede a realizar el acta de
liquidación del contrato en base
al
valor total a pagar diferido en el
Acta
de Recibo Final dando paso al
procedimiento efectuado por la
oficina de contratación.
 Ley 80 de 1993 28/10/1993, Senado de la República de Colombia tiene por objeto disponer
las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades públicas.
 Decreto 734 de 2012 13/04/2012 Departamento Nacional de Planeación, Reglamentación

del Estatuto, General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras
disposiciones.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO
FORMATO
FORMATO F-032 SOCIALIZACIÓN INICIO DE LA OBRA
REPÚBLICA DE COLOMBIA SOCIALIZACIÓN INICIO DE OBRA
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE PÁGINA:

CAUCA FORMATO
CREACIÓN:
REPÚBLICA DE COLOMBIA F-032 SOCIALIZACIÓN
01 INICIO DE OBRA
1 DE 1
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL 05/11/2015
CAUCA CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
NIT. 800.100.527-0
MUNICIPIO DE SEVILLA F-032 01 1 DE 1
NIT. 800.100.527-0
Objeto del Contrato:
_________________________________________________________________________________
:<Suministro, compra venta, prestación de servicios, obra,

TIPO DE CONTRATO
interventoría, consultoría, estudios, diseño y obra, otro>
LOCALIZACIÓN DEL
: <Sitio de ejecución del proyecto>
PROYECTO
VALOR
: <En números>
CONTRATISTA
: <Nombre o razón social del contratista >
INTERVENTOR : <Nombre o razón social del interventor >

SUPERVISOR : <Nombre o razón social del supervisor >
PLAZO : <Número de días o de meses para la ejecución del
proyecto>
Siendo las__________ del día ____; ____ de ________ ; se reunieron en el sitio de la obra ubicada
en el sector _______________________________________, las personas abajo firmantes, con el fin
de recibir la socialización del inicio de la obra por parte del contratista del municipio de Sevilla
______________________________________ , que contiene la siguientes características:
Registros fotográficos
Firma Responsables:
Cargo: Cargo: Cargo:

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO
FORMATO F-033 SOCIALIZACIÓN OBRA TERMINADA
FORMATO
REPÚBLICA DE COLOMBIA SOCIALIZACIÓN OBRA TERMINADA

CAUCA FORMATO
CREACIÓN:
REPÚBLICA DE COLOMBIA F-033 SOCIALIZACIÓN
01 OBRA TERMINADA
1 DE 1
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL 05/11/2015
NIT. 800.100.527-0
NIT. 800.100.527-0
Objeto del Contrato:
_________________________________________________________________________________
Siendo las__________ del día ____; ____ de ________ ; se reunieron en el sitio de la obra ubicada
en el sector _______________________________________, las personas abajo firmantes, con el fin
de recibir la socialización de la obra ejecutada por parte del contratista del municipio de Sevilla
_____________________________________________________________________________.
Registros fotográficos
Observaciones :
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
Firma Responsables:
Cargo: Cargo: Cargo:
_____________________; ____________________; ____________________

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO
FORMATO
REPÚBLICA DE COLOMBIA ENCUESTA IMPACTO OBRAS PÚBLICAS
FORMATO F-034
FORMATO
CAUCA
REPÚBLICA DE COLOMBIA CREACIÓN:
ENCUESTA IMPACTO OBRAS PÚBLICAS
F-034 01 1 DE 1
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL
MUNICIPIO DE SEVILLA 05/11/2015
NIT. 800.100.527-0
NIT. 800.100.527-0
Se pone a su disposición la presente encuesta, para medir el nivel de satisfacción que usted
percibe hacia la obra desarrollada en su sector.
FECHA: ______/________/________
Nombre: ____________________________________________________________________
Dirección: _________________________Teléfono: _________________________________
Contrato: ________de___________________.
1. ¿Le gustó la obra relacionada con __________________________________________

ejecutada por el municipio de Sevilla?
Si ___ No ___ ¿Por qué?

_______________________________________________________________________________
2. ¿Cree usted que esta obra le trajo o traerá beneficios a la comunidad del sector?

_______________________________________________________________________________
3. ¿Cree usted, que las obras ejecutadas por la Alcaldía Municipal de Sevilla han contribuido
con el desarrollo del Municipio?

_______________________________________________________________________________
4. ¿Está totalmente satisfecho con la obra ejecutada y entregada por la Alcaldía Municipal de
Sevilla?

_______________________________________________________________________________
5. Califique el nivel de aceptación y/o satisfacción de la obra según los siguientes criterios:
 Excelente

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-035 FORMATO

FORMATO ACTA DE RECIBO (OBRA O INTERVENTORÍA)
REPÚBLICA DE COLOMBIA ACTA DE RECIBO (OBRA O INTERVENTORIA)
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

CAUCA FORMATO
REPÚBLICA DE COLOMBIA F-035 01(OBRA O INTERVENTORIA)
ACTA DE RECIBO 2 DE 2
NIT. 800.100.527-0
NIT. 800.100.527-0
ACTA DE RECIBO DE (OBRA O INTERVENTORIA)
Numero de contrato: No. xxx – xx Mayo de xxxxx
Objeto: XXXXX
Contratista: XXXXX
Contratante: MUNICIPIO DE SEVILLA, VALLE DEL CAUCA
Supervisor: XXXX
Valor del Contrato: $ xxxxxxxxxxxxx.oo
Plazo de Ejecución: XXXX
Fecha de Inicio: XXXX
Fecha de ampliación: XXXX
Fecha de continuación: XXXX
Fecha de ampliación: XXXX
Fecha de suspensión: XXXX
Fecha de reinicio: XXXX
Fecha de suspensión: XXXX
Fecha de reinicio: XXXX
Fecha de terminación de
Contrato: XXXX
En la Secretaria de Transito e Infraestructura del Municipio de Sevilla, Valle del Cauca, a los
xxxxx (xx) días del mes de xxxx de xxxx se reunió por parte del municipio de Sevilla Valle del
Cauca, el Doctor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en su calidad de supervisor del Contrato
número xxxxxx de 2015 que tiene por objeto contractual
“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”, y el Doctor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx como Representante
Legal de la xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
ALCALDÍA DE SEVILLA MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA
FORMATO OCTUBRE 2017
REPÚBLICA DE COLOMBIA ACTA DE RECIBO (OBRA O INTERVENTORIA)
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

CAUCA FORMATO
REPÚBLICA DE COLOMBIA F-035 01 (OBRA O INTERVENTORIA)
ACTA DE RECIBO 1 DE 2
CAUCA
NIT. 800.100.527-0 CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
NIT. 800.100.527-0
DESCRIPCIÓN VALOR
VALOR TOTAL CONTRATO
ANTICIPO 50 %
VALOR ACTA No. 1
VALOR AMORTIZACIÓN ACTA No. 1 - ANTICIPO 50%
VALOR ACTA No. 2
VALOR AMORTIZACIÓN ACTA No. 2 - ANTICIPO 50%
VALOR ACTA FINA
VALOR AMORTIZACIÓN ACTA FINAL - ANTICIPO 50%
VALOR TOTAL AMORTIZACIÓN – ACTAS 1 – 2 - FINAL
VALOR TOTAL RECIBIDO
Para constancia se firma por las personas que en ella intervinieron, a los xxxxx (xx) días del
mes de xxxxx de xxxx.
XXXXX XXXXX
Secretario de Transito e Infraestructura Representante Legal - Interventoría
Supervisor XXXX

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-036
FORMATO LISTA DE ASISTENCIA COMUNIDAD
REPÚBLICA DE COLOMBIA FORMATO

DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA LISTA DE ASISTENCIA COMUNIDAD
MUNICIPIO
REPÚBLICA DE SEVILLA
DE COLOMBIA FORMATO
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA
NIT. 800.100.527-0 CÓDIGO:
LISTA DE ASISTENCIA COMUNIDAD VERSIÓN: PÁGINA:
MUNICIPIO DE SEVILLA CÓDIGO: F-036
VERSIÓN: PÁGINA: 01 1 DE 1
NIT. 800.100.527-0 F-036 01 1 DE 1
Nombre de la Actividad: _____________________________________________________ Fecha: D_____ M_____ A________

Comunidad Beneficiada: _____________________________________________________ Lugar: _______________________
Responsable: _____________________________ Cargo: ___________________________ Hora: ________________________
Documento de Población Grupo Afiliación a Dirección / Barrio o

Nombres y Apellidos Edad Género Discapacidad Escolaridad Vereda Teléfono Firma
orden Identidad Étnica Poblacional Salud
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
CONVERSIONES: Población Étnica Grupo Poblacional Escolaridad Afiliación en Salud
Género: Afro Descendiente= 1 Victima= 1 Primaria=1 Tecnológico=4 No escolarizado: 7 Sub: 1 vinc: 4
Hombre= H LGTBI: L Indígenas= 2 Discapacidad: Secundaria=2 Universitario= 5 Deserción: 8 Cont.: 2 No sabe: 5
Mujer= M Mestizos =3 Cognitiva= 2 Física= 3 Múltiple: 4 Técnico=3 Profesional=6 Espec:3

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.6 PROCEDIMIENTO: AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO
- OBJETIVO: describir las actividades necesarias para para prestar los servicios de agua potable
y saneamiento básico en el municipio.
- ALCANCE: Inicia desde la solicitud de las comunidades o la programación del municipio,

continúa con ejecución de la obra y termina con el plan de sostenibilidad de ésta.
 Las juntas administradoras deben ser auto sostenibles, deben estar en la capacidad de
atender los asuntos menores en reparaciones, nuevos usuarios, entre otras, cuando las
obras requeridas superan la capacidad técnica y económica de la junta administradora de
acueducto, éste solicitará la intervención del municipio para solventar las obras
requeridas.
 Los estudios y diseños deben cumplir las normas del RAS 2000 (Reglamento de aguas y
saneamiento versión 2.000).
Inventario de  Realizar programación de Oficina Asesora de  Cronograma

sistemas de visitas a los acueductos Planeación y de visitas.
acueductos rurales, teniendo en cuenta Secretaría de
rurales las solicitudes de las juntas Tránsito e
administradoras de Infraestructura
acueductos.
 Se realiza la visita técnica  Actas

a los acueductos en
compañía de miembros de
las juntas administradoras,
para resolver las
solicitudes presentadas por
éstas.
 En la visita se determina la  Oficio de

respuesta.
procedencia de la solicitud
y se realiza la
recomendación técnica, el
apoyo para solución, y si
es pertinente,
 Priorizar teniendo en  Oficio

cuenta la necesidad, la remisorio al
inversión requerida y el ordenador
beneficio que se pretende del gasto.
obtener, y mediante
proyecto se solicita la
intervención del municipio
para la ejecución de las
obras requeridas.
 Si es menester de la  Oficio a la
actuación de la junta frente Junta
a una problemática administrador
específica, se le orienta a.
ésta en sus actuaciones de
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
acuerdo a los estatutos.
 De acuerdo a la magnitud Búsqueda de

de la problemática, el recursos de
proyecto se lleva ésta a cofinanciación.
nivel departamental o
nacional, para los estudios,
diseños y la ejecución de
las obras.
Estudios, diseños De acuerdo a la magnitud de Oficina Asesora de Contratación de

y contratación las obras de agua potable y Planeación y consultoría.
saneamiento básico, se realiza Secretaría de
la contratación de consultores Tránsito e
para que realicen los Infraestructura
diagnósticos, estudios, diseños
y el presupuesto
correspondientes.
Búsqueda de De acuerdo al monto requerido Oficina Asesora de Elaboración de

recursos para la realización de las obras Planeación y proyectos de
y la contratación de la Secretaría de cofinanciación.
interventoría, de ser necesario Tránsito e
se buscarán recursos a nivel Infraestructura
departamental o nacional,
frente a las entidades
competentes.
Contratación Cuando el recurso requerido Oficina Asesora de Contratación de

hace parte de la disponibilidad Planeación y obra e
económica del municipio, se Secretaría de interventoría y
procede a la contratación del Tránsito e designación de la
contratista y la interventoría de Infraestructura supervisión.
las obras (cuando la obra es de
poco valor, el municipio
realizará directamente la
supervisión de la obra, sin
contratar interventoría)
Supervisión de la Una vez realizados los Secretaría de Informes de

Interventoría contratos de obra e Tránsito e supervisión.
interventoría, la Secretaría de Infraestructura
Tránsito e Infraestructura
realizará la supervisión de la
interventoría, con el objetivo de
verificar el cumplimiento de lo
contratado, al igual de que las
obras sean realizadas
cumpliendo la normatividad
vigente correspondiente.
Actualización en La secretaría de Tránsito y Secretaría de Vigilancia y

las Normas de Transporte verifica que se esté Tránsito e control de las
APSB cumpliendo con las normas y Infraestructura normas vigentes.
disposiciones legales vigentes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.7 PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL COBRO REALIZADO EN LA FACTURACION DEL

SUMINISTRO DE ENERGIA DEL SISTEMA DE ALUMBRADO PÚBLICO
OBJETIVO: Realizar de manera oportuna el seguimiento y verificación al cobro real por el

suministro de energía eléctrica al sistema de alumbrado público
ALCANCE: Inicia con la radicación del recibo de cobro de la factura de energía en la ventanilla
única del municipio y termina con el registro en el SINAP y la verificación en el portal del ingreso
del pago
RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la secretaría

Transito e infraestructura y Tesorera municipal
SAP : Sistema de alumbrado público
SUMINISTRO: Hace referencia al acto y consecuencia de prever un servicio que se requiere
SEGUIMIENTO: Observación detallada de la evolución de un procedimiento
RECOBRO: Acción y efecto de recobrar, recuperar algo que existía originalmente y volverlo a su
estado original
SINAP: Sowart Sistema de Información Nacional para la Administración Pública
-La información remitida por la empresa EPSA (factura) y recibida en la secretaria de transito e
infraestructura debe ser comparada y analizada de acuerdo al cuadro de cargas y el censo de la
base de datos de la dependencia del respectivo periodo de facturación.
-El secretario de tránsito e infraestructura, como supervisor del SAP es el único encargado para
autorizar la legalización del gasto que registra la secretaría de Hacienda frente al cobro de
suministro de energía eléctrica del SAP.
DESCRIPCION

6. Recibo de la la factura de consumo de energía del Empresa prestadora La factura y
factura por sistema de alumbrado público por del servicio y el
parte del parte de la empresa prestadora del funcionario de Consecutivo
prestador del suministro de energía eléctrica es ventanilla única de la
servicio recibida en la ventanilla única de la ventanilla
Alcaldía Municipal única.
2. Radicación El responsable de ventanilla única Funcionario de Se lleva un

de ventanilla debe radicar la factura de cobro en un ventanilla única registro de
única en periodo no mayor a un día después de Secretaría del los
secretaria de su recibo en la secretaria de la despacho (secretaria documentos
transito e dependencia donde se clasifica para de transito e que llegan a
infraestructura. su trámite. infraestructura). la
dependencia.
3. el recibo es La documentación requerida para Secretario de transito Copia de

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
entregado al realizar seguimiento (factura-cuadro e infraestructura cuadro de

coordinador de carga) no son entregados por la EPSA coordinador del S.A.P cargas
alumbrado el mismo día, por lo cual se debe
público esperar la información contemplada.
Recibida la información se procede a
realizar la comparación de consumo
con el censo de luminarias realizado
por la EPSA y la base de datos de la
dependencia de infraestructura
(formato F-45)
4. aprobación o Realizada la verificación del cobro Secretario de transito copia de los

no aprobación respecto al consumo y el número de e infraestructura, documentos
del cobro. luminarias en uso, se procede a coordinador de
aprobar el cobro con base en el alumbrado público
consumo por luminaria promediándolo
por 12 horas. De presentarse
inconformidad en el cobro, se envía
oficio a la empresa prestadora del
servicio de energía eléctrica
detallando el motivo para que esta
haga los ajustes necesarios sobre el
valor cobrado de más, para lo cual la
empresa prestadora del servicio
deberá remitir un oficio aceptando o
no la inconformidad.
5. La empresa Se remite directamente a la tesorera La tesorera municipal
no acepta el municipal quien es la persona
cobro encargada para cumplir estas
funciones, de esta manera realice el
tramite pertinente y empiece el cobro
coactivo.
6. cuando el En la información entregada a la Tesorera municipal Copia del
trámite es secretaria de Hacienda y Tesorería se documento
aprobado se detalla el cobro para que con firma y
remite a la posteriormente la tesorera municipal recibido en
secretaria de pueda hacer la legalización del gasto secretaria de
hacienda y hacienda y
tesorería. tesorería
7. registro y la secretaría de Hacienda y Tesorería Secretaria de Registro en
orden de pago recepciona la documentación Hacienda y tesorera el SINAP Y
necesaria con la autorización para la verificación
legalización del gasto. en el portal el
ingreso de
pago
4. Constitución Política de Colombia 1991:

Decreto 2424 de julio 18 de 2006

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
8.3.8 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN, PREPARACIÓN, SEGUIMIENTO EJECUCIÓN DE LOS

PROGRAMAS DE VIVIENDA.
OBJETIVO: determinar la demanda insatisfecha de mejoramiento de vivienda, titulación

de predios fiscales y vivienda nueva en el municipio.
ALCANCE: Este procedimiento abarca todos los programas de vivienda que se postulen
en el municipio. Inicia con la convocatoria, registro de postulantes, recepción de la
documentación, entrega de las condiciones y criterios para la convocatoria
RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la secretaría de

Transito e infraestructura- Enlace de vivienda
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA: proceso por el cual un hogar beneficiario de subsidio o

aporte económico, supera una o varias carencias básicas de la vivienda que habita, en
aspectos tales: estructura principal, materialidad inapropiada, cubiertas, pisos, paredes,
redes hidrosanitarias, y eléctricas. Hacinamiento crítico y hacinamientos de espacios aptos
para el desarrollo de las actividades del hogar.
 VIS: (vivienda de interés social) es un proyecto que se encamina a garantizar el derecho a

la vivienda de los hogares de menores ingresos, amparado por el concepto de lo que
representa una vivienda digna.
 VIP: (vivienda de interés prioritario) es un proyecto para aquellos en condiciones de

pobreza extrema y requieran de una pronta asistencia. Dentro de este grupo se encuentran
las victimas de desplazamiento y del invierno, sin embargo la prioridad son las madres y
padres cabeza de familia , personas de la tercera edad y habitantes de zonas de alto
riesgo no mitigable
 TITULACIÓN DE BIENES FISCALES: mecanismo por el cual el gobierno nacional faculta

a las entidades públicas para transferir los predios de su propiedad ubicados en el
perímetro urbano a las familias de escasos recursos que los han ocupado de manera ilegal
con vivienda de interés social antes del treinta de noviembre del 2001.
 POSTULANTES: es un adjetivo que se emplea para calificar aquel que se postula a algo.
Un postulante por lo tanto, es un aspirante o solicitante.
 VIVIENDA EN SITIO PROPIO: De acuerdo con el Decreto 1077 de 10 de mayo de 2015

es la modalidad en la cual el beneficiario del subsidio accede a una vivienda de interés
social, mediante la edificación de la misma en un lote de su propiedad que puede ser un
lote de terreno o una cubierta de losa.
 PROYECTOS: es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se

encuentran interrelacionadas y coordinadas.
 BASE DE DATOS: Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar
información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas,
productos, pedidos o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista
en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- Este trabajo inicia ya sea con la postulación o recibo de oficios y la revisión de los
números de la cedulas, para luego registrarlos en una base de datos según sea la
necesidad del solicitante.
- Los documentos se deben ser recibidos por el personal encargado, para luego proceder a
dar repuesta o archivar si es necesario.
- Revisar la necesidad, ya sea visita diagnostica, petición o derecho de petición.
- Atender la solicitud dependiendo de la oferta del proyecto que se esté ejecutando
DESCRIPCIÓN

7. Postulación Se recibe documentación necesaria Funcionario y/ o Recibido por
de los para la postulación de la contratista encargado parte del
proyectos de documentación, para cada de recibir funcionario
vivienda a beneficiario. De los cuales se dividen documentación encargado
desarrollar en diferentes postulaciones como son: de la
documentaci
ón
Postulación Se recolecta la información necesaria, Funcionario y /o Recibido por
para titulación para la postulación de las personas contratista encargado parte del
de predios interesadas en la titulación de predios de recibir funcionario
los requisitos necesarios: documentación - encargado
Declaración extra juicio de posesión enlace de vivienda de la
Escrituras de la mejora documentaci
Predial ón
cedula
Postulación Se recoleta la información necesaria, Funcionario y/o Recibido por
para proyectos para la postulación de las personas contratista encargado parte del
de vivienda: interesadas en los proyectos de de recibir funcionario
Mejoramiento vivienda de los cuales requisitos documentación – encargado
de vivienda. necesarios más significativos son: enlace de vivienda de la
Vivienda nueva. Sisen documentaci
Vivienda en Escrituras (mejoramiento de vivienda) ón
sitio propio. Certificado de zona de alto
riesgo(mejoramiento de vivienda)
Cedula
2. retomar la El responsable de llevar la Funcionario y/o Se lleva un
lista de documentación debe incorporar en la contratista de la registro de
personas base de datos las personas secretaria de transito e los
postulados para interesadas en los proyectos de infraestructura. documentos
agregarlas a vivienda postulándolos para un que llegan a
una base de proyecto a futuro. la
datos. dependencia.
3. se toman La documentación requerida para Funcionario y/o Archivo de la
datos de los llevar un registro adecuado (formato contratista de la documentaci
interesados acta de consentimiento vivienda- F- secretaria de transito e ón necesaria
047) autorización firmada por la infraestructura enlace
persona interesada para la inclusión de vivienda
en los proyectos futuros.
4. postulación Se realiza selección de las persona Secretaria de transito Archivo de la

en la base de interesadas, para agregarlas a la base e infraestructura, documentaci
datos de las de datos que lleva el municipio, acorde enlace de vivienda ón
personas a la necesidad del interesado.
interesadas
5. verificación Se remite directamente a la oficina Planeación municipal Archivo de la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
de datos encargada de dar información (SISBEN) documentaci

solicitada para inclusión en la base de ón
datos dependiendo de los requisitos
necesarios para cada proyecto.
Seguimiento Se realiza necesariamente en trabajo Funcionario y /o Archivo de la
de campo , realizando visitas a las contratista º– enlace documentaci
viviendas afectada ya sea para de vivienda- secretaria ón- carpetas
mejoramiento de vivienda o vivienda de transito e
nueva (reubicación), titulación de infraestructura
predio (lote del municipio- visor)
Nombre del Fecha de expedición Entidad que lo Descripción

documento externo expide
Decreto 2190 12 de junio 2009 El Ministerio de Por la cual se
Ambiente establece las políticas
reglamentado 1604 de vivienda
del 2009
Ley 3ª 15 de enero 1991 El Congreso de la Por la cual se
Ley 388 18 de julio 1997 Republica establece las
Ley 546 22 de diciembre /99 políticas de vivienda
Ley 1114 de 2006 27 de diciembre /06
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 670 DE JULIO 30 DE 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS DE APOYO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9. GESTIÓN CONTABLE Y DE HACIENDA PÚBLICA

Administración de recursos, ingresos y egresos a través de Políticas eficientes y eficaces que permitan el saneamiento fiscal y la adecuada ejecución
OBJETIVO:
presupuestal.
Desde la Gestión de los tributos en el Municipio hasta la conciliación de la información para

ALCANCE: RESPONSABLE(S): Secretaría de Hacienda
preparar los estados financieros y los informes requeridos por los entes de control
Presupuesto de ingresos (Rentas por cobrar

Analizar y clasificar la información
Todos los procesos “vigencia actual y anterior”, Impuestos, Sistema Despacho de Alcaldía
recepcionada
general de participaciones, transferencias etc.)
Anteproyecto de
Presupuesto de egresos (servicios personales, presupuesto de
gastos generales, transferencias corrientes, Rentas, Gastos e
Todos los procesos Consolidación de la información Inversiones
servicio de deuda, y programas de inversión de Consejo Municipal
todas las dependencias)
Proceso Gestión Jurídica Marco político y legal vigente Elaboración del anteproyecto
Responsable del proceso Liquidación del presupuesto anterior Llevar anteproyecto ante el Consejo Municipal
Incorporar recomendaciones por el Consejo Presupuesto de
Consejo Municipal Recomendaciones al anteproyecto Rentas, Gastos e Todos los procesos
Municipal, si las hubiere
Inversiones
Elaborar el presupuesto para aprobación por
Proceso Gestión Jurídica Marco político y legal vigente
decreto

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Actualizar los saldos contables iníciales

(deben ser los finales del periodo
Aprobación de los saldos de cierre de la vigencia
Concejo Municipal inmediatamente anterior, debidamente Despacho de Alcaldía
fiscal
conciliados, homologadas o reclasificados
según normatividad vigente) Base de Datos (BD)
de información
Elaboración de liquidación de la vigencia fiscal financiera y Secretaria de
del periodo inmediatamente anterior presupuestal Planeación
Despacho de Alcaldía Información de la numeración de los decretos
actualizada Dirección Nacional de
Decreto de cierre de la vigencia fiscal
Planeación (DNP)
Ingresar al sistema los presupuestos de Contraloría General de
Responsable del proceso Cierre contable del periodo anterior
ingresos y egresos (debidamente codificados) la Nación
Departamento Nacional Actualizar la Base de Datos (BD) de rentas Base de Datos (BD)
Gestión tributaria y financiera territorial
de Planeación (DNP) Municipales de rentas Despacho de Alcaldía
Depurar la información existente en la BD Municipales
actualizada
Ministerio de Hacienda Estatuto Tributario Nacional Establecer las estrategias para el recaudo de (Proyección de las
Consejo Municipal
los impuestos tasas y contribuciones rentas Municipales)
Alimentar el proceso con todos los

Responsable del proceso Transacciones de movimientos de ingresos movimientos presupuestales (ingresos y Todos los procesos
gastos)
Ejecución
Elaborar notas de ajuste contable presupuestal y de Organismos de control
estados financieros del Estado
Todos los procesos Transacciones de movimientos de egresos
Realizar la conciliación mensual de las Comunidad/
cuentas del balance Instituciones financieras
Ejecuciones presupuestales, Estados contables Revisión de los formatos CGR SIDEF del Rendición de cuentas Contaduría General de
Todos los procesos (flujos transaccionales), Servicios administrativos sistema, e ingresarlo al aplicativo de la a los organismos de la Nación (CGN)/
(Personal y costos) Contraloría control y vigilancia Contraloría General de

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Revisión de los formatos BDME del sistema, (CGN 02,05, 05, la Nación/ DNP
Responsable del proceso Estados contables acumulados trimestralmente ingresar al aplicativo BDME de la Contaduría y SIDEF, BDME, entre
enviar otros)
Revisión inicial e ingreso al aplicativo SICEP
de la DNP. Se envía en medio magnético e Proceso Control de
Responsable del proceso Movimientos de Predial e Industria y Comercio
impreso. Gestión
Registro de los movimientos diarios de

Responsable del proceso Ejecuciones presupuestales ingresos, pagos de obligaciones y traslados DIAN
(en taquilla y tesorería).
Revisión de los formatos de retención del
Responsable del proceso Información de todos los movimientos sistema, diligenciar formato y enviar
Diligenciar todos los formatos respectivos y Comunidad
Responsable del proceso Información de todos los movimientos enviarlos
Codificar los pagos y retenciones realizados DIAN

Todos los procesos
Verificar y ajustar la información generada
Informe anual en Comunidad
Información de los rubro de ingresos e egresos anteriormente
medios magnéticos
mensuales procesada de la administración
de pagos y
Municipal en el Sistema Cargar la información al prevalidador, para
retenciones Contratistas
generar los archivos
Responsable del proceso
Enviar los archivos en forma virtual a través de
la página Web de la entidad
Revisión de los formatos de recaudos a favor Informe mensual de Hospital Universitario/
Información de los ingresos en el Municipio por de terceros y deducciones del sistema transferencias, Univalle/ CVC/
recaudo a favor de terceros del sistema Diligenciar los formatos de recaudos a traslados y Bomberos/ Fondo
terceros deducciones a Nacional de

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Realizar el pago de la obligación terceros Porcicultura
Informes presentados a organismos de control del Revisión de la información presentada a los Organismos de control
estado organismos de control del Estado del Estado
Seguimiento al presupuesto de rentas, gastos Mejora en la gestión
Responsable del proceso Ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal Comunidad
e inversiones tributaria y financiera
Análisis del balance y los estados de cuenta territorial del
Responsable del proceso Informe de los estados de cuenta Municipio
del Municipio
Todos los procesos
Realizar el proceso de control de evasión de
Responsable del proceso Reglamento Interno de Recaudo
impuestos, sanciones y cobro persuasivo
Implementar acciones de mejora para el
Acciones Responsables de los
Responsable del proceso Desempeño del proceso proceso, con base al análisis de la información
implementadas procesos
del mismo

RECURSOS PARAMETROS DE CONTROL
INTERRRELACIONA
Realización del consejo de gobierno Municipal

Humano, financiero, Comité Municipal financiero de Sevilla (COMFIS)
tecnológico, insumos de Actualización de la Base de Datos (BD)
Todos los procesos
oficina, Normatividad Conciliación mensual de las cuentas de balance
Aplicable Presentación de informes requeridos por los organismos de
control

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESO:
GESTIÓN CONTABLE Y DE HACIENDA PÚBLICA
Deuda de contribuyentes
% de morosidad morosos / total de la Trimestral Secretario de Hacienda
cartera
(Presupuesto apropiado /
% de ejecución
presupuesto ejecutado)* Trimestral Secretario de Hacienda
presupuestal
100
% recuperación cobro (Total cartera recuperada /

Semestral Secretario de Hacienda
coactivo total cartera morosa)*100
(Total impuestos
recaudados / total
% Ingresos recaudados Trimestral Secretario de Hacienda
impuestos
presupuestados)*100
Gastos ejecutados / gastos

% de ejecución de gastos Trimestral Secretario de Hacienda
presupuestados

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.1 PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD
- OBJETIVO: Elaborar y presentar estados financieros veraces, confiables, razonables y

oportunos, mediante un adecuado registro y cumplimiento de la norma contable que contribuya a la
toma efectiva de decisiones en la administración municipal de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 PUC: Plan Único de Cuenta, clasificación ordenada de las cuentas según su naturaleza
que son necesarias para el registro de los hechos contables.
 Identificación: Determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la

estructura financiera, económica y social.
 Clasificación: De acuerdo con las características de la operación, se determina la

ubicación en el catálogo general de cuentas y se debe evaluar que el hecho financiero a
registrar cumpla con los elementos que son propios a la cuenta en la cual se clasifica.
 Registro y Ajuste: elaboración de los comprobantes de contabilidad y registro en los libros

respectivos.
 Generación de Informes: el resultado de todo el proceso contable expresado en los

estados contables, permitiendo una adecuada interpretación de las actividades de la
entidad.
 Software SINAP: Sistema de información para la Administración Pública.
 Plataforma chip: consolidado de hacienda e información pública.
- DESARROLLO:
REGISTRO CONTROL
Verificar el El recaudo del impuesto de

registro de los Industria y Comercio se
ingresos del registra directamente en el
módulo de módulo de taquilla y es
taquilla y revisado en contabilidad; El
registrar los ingresos del Impuesto
ingresos del Predial es registrado desde
impuesto predial Auxiliar el módulo de contabilidad
unificado, Contable con el reporte (cuadre diario)
registro de las suministrado por la
transferencias liquidadora del Impuesto
del Predial , las transferencias y
departamento, los rendimientos financieros
la nación y los se registran con los extractos
rendimientos bancarios.
financieros.
Recepcionar de tesorería el
documento donde se
Registrar los
Auxiliar relaciona los movimientos
movimientos
Contable bancarios (traslados, notas
bancarios
débito, apertura de cuentas,
constitución de CDT‟S,

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
fiducias etc). Con base en

esto, se registra en el
sistema SINAP, identificando
las cuentas bancarias que
afecta y el tipo de
movimiento; ya sea débito o
crédito, con el fin de
alimentar el módulo de
contabilidad y tesorería.
Recepcionar los extractos El contador
bancarios de las diferentes deberá
entidades financieras por revisar y
medio electrónico o físico. firmar las
Del software SINAP se debe conciliacion
imprimir el auxiliar de la es
cuenta bancaria para su bancarias.
posterior cotejo con el
Conciliaciones Auxiliar extracto y debido proceso de
bancarias Contable conciliación con el fin de de
observar si existen
diferencias en los pagos o
errores de digitación en
ambos. Finalizada la
revisión, archivar por cuentas
y bancos de acuerdo al
punto siete gestión
documental.
Con el fin de reflejar la
realidad de cada una de las
cuentas del balance se
deben realizar los ajustes
Contador y con sus respectivos soportes
Ajuste contable Auxiliar y se codifican de acuerdo al
Contable Plan Único de Cuentas
expedido por la Contaduría
General de la Nación.
Una vez finalizado la Imprimir el

elaboración de todos los reporte de
ajustes contables en el los informes
software SINAP Se continua enviados en
con la elaboración y línea.
presentación de los
siguientes informes:
 Información contable
Elaboración y Contador y pública (plataforma CHIP)
presentación de Auxiliar  Boletín de deudores
informes Contable morosos (plataforma CHIP)
 Notas a los estados
financieros (plataforma
CHIP)
 Formulario único territorial
(FUT) (plataforma CHIP)
 CIRESI (ingresos)
(plataforma de contraloría)
 RCL
 CGR Presupuestal
Gestión Contador(a) Los registros, evidencias y/o Registros Verificar que
documental /Auxiliar soportes que se generan en documentale la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Contable el desarrollo del s. documentaci

procedimiento serán ón y
archivados y custodiados soportes
conforme a lo dispuesto en el generados
Procedimiento de Archivo de en el
Gestión desarrollo
del
procedimien
to se
encuentran
debidament
e
archivados.
DOCUMENTOS O BASE LEGAL:

 Ley 298 de 1996 “Creación de la Contaduría Nacional”
 Resolución 222 de 2006”adopción régimen de contabilidad pública- actualización”
 Registros libros contables
 Ley 594 de 2000

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.1.1 FLUJOGRAMA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
INICIO Realizar las conciliaciones

y ajustes contables
Se registran los ingresos por

concepto de Industria y Comercio, Elaboración y
paz y salvos, multas, certificados etc presentación de informes
desde el módulo de taquilla y son tanto a la Plataforma
verificados desde el área contable. CHIP como físicos.
El ingreso por predial es registrado Registros de libros
por el área contable. contables
Gestión Documental
Verificar la información en
contabilidad, que ha sido alimentada
por los módulos, presupuesto,
tesorería, nomina e inventarios
(Software SINAP).
FIN
Registrar los movimientos bancarios

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.1.2 INDICADORES FINANCIEROS
INDICADORES DE LIQUIDEZ
RAZON CORRIENTE ACTIVO CORRIENTE/PASIVO CORRIENTE
CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CORRIENTE- PASIVO CORRIENTE
SOLVENCIA ACTIVO TOTAL/PASIVO TOTAL
INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO Y APALANCAMIENTO

ENDEUDAMIENTO PASIVO TOTAL/ACTIVO TOTAL
PROPIEDAD PATRIMONIO/ACTIVO TOTAL
APALANCAMIENTO PASIVO TOTAL/PATRIMONIO
INDICADOR DE GESTION
INDICADOR DE INGRESOS RECAUDO/INGRESOS APROBADOES
INDICADOR DE GASTOS GASTOS EJECUTADOS /GASTOS APROBADOS
AUTOFINANCIAMIENTO
GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO/INGRESOS CORRIENTES
MAGNITUD DE LA DEUDA DEUDA TOTAL /INGRESOS TOTALES
IMPORTANCIA DE
TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS TOTALES /INGRESOS TOTALES
GENERACION DE
RECURSOS PROPIOS INGRESOS TRIBUTARIOS/INGRESOS TOTALES
PARTICIPACION DE LOS
RECURSOS DE LA
INVERSION INVERSION/INGRESOS TOTALES
INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACIÓN -
CUMPLIMIENTO LEY 617 ICLD/GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.2 PROCEDIMIENTO: ESTADOS FINANCIEROS
- OBJETIVO: Elaborar y presentar estados financieros veraces, confiables, razonables y

oportunos que sirvan de herramienta para la adecuada planeación y toma de decisiones
gerenciales de la administración municipal.
- ALCANCE: Inicia desde la recepción de información de las dependencias donde se originan las
operaciones que afectan la situación financiera de la entidad, hasta el análisis e interpretación del
resultado de los estados financieros Generación en el SINAP y distribución de los Estados,
Informes y Reportes contables a los respectivos usuarios de la información y a los organismos de
control.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación de este procedimiento es el Contador y la

Secretaria de Hacienda.
 CATALOGO GENERAL DE CUENTAS: es instrumento en donde se clasifican en forma

ordenada y flexible las cuentas que identifica la naturaleza y funciones del cometido estatal
de la institución contable pública.
 ESTRUCTURA DEL CATALOGO DE CUENTAS: Está conformado por cinco niveles,

clase, grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar.
 DOCUMENTOS SOPORTE: Relaciones escritas que respaldan los registros contables de

las operaciones que se realizan y pueden ser externos o internos.
 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Resume las operaciones financieras económicas

y sociales del ente público y sus codificación se hace de acuerdo al catálogo de cuentas
estos pueden ser de ingreso, de egreso y comprobantes generales.
 LIBROS DE CONTABILIDAD: Son los registros de la operaciones financieras económicas

y sociales del ente público de obligatorio cumplimiento entre estos están el libro diario y el
libro mayor.
 LIBRO DIARIO: contiene los débitos y créditos de las cuentas, el registro de tallado y
cronológico y preciso de las operaciones realizadas.
 LIBRO MAYOR: contiene los saldos de las cuentas del mes anterior las sumas de los
movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas de mes respectivo tomadas del
libro diario y el saldo final del mismo mes.
 LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios para el

control delas operaciones elaborados con base en los comprobantes de contabilidad.
 ESTADOS CONTABLES: Constituyen las salidas que son generadas del sistema de
información contable las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las
principales características de estructura y dinámica de los activos y pasivos que
corresponden a variables básicas de la gestión financiera; estos son: balance general,
Eestado de actividad financiera económica y social, estado de cambios en el patrimonio.
 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: son explicaciones que complementan a los

estados contables y forman parte integral de los mismos, y que tienen por objeto reflejar la
información adicional necesaria de los hechos financieros económicos, y sociales
relevantes, estas son de carácter general y específico.
- POLITICAS DE OPERACIÓN: Se debe revisar detalladamente la información en el Sistema

para detectar errores. Los estados financieros trimestrales deberán estar firmados por el contador
de la entidad, Secretaria de Hacienda y Alcalde municipal.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:

El área de presupuesto remite a
Contabilidad la codificación presupuestal
para que sea ingresada al aplicativo.
Se revisara la imputación contable y se Auxiliar de

Codificación
codificara de acuerdo a las cuentas débito Presupuesto y SINAP
contable.
y crédito correspondientes, Igualmente se Auxiliar contable
revisara de conformidad con las matrices
contables establecidas
por la Contaduría General de la Nación en
el SINAP
Una vez codificada la información el auxiliar
Auxiliar de
Parametrización de contabilidad la entrega al responsable
Contabilidad
. del registro y control del trámite
presupuestal.
El auxiliar de Tesorería toma todos y cada
uno de los comprobantes de pago e
Ingreso al ingresa al sistema la información requerida
Auxiliar de
Sistema de en el aplicativo. Verificar que todo
Tesorería
Información documento soporte cuenta con su
codificación.
Mensualmente Tesorería y Contabilidad Tesorero y

Conciliación realizan conciliación entre estos módulos. Contador y
Auxiliar Contable
Se obtiene balance de comprobación a
raves del software SINAP V5.
- Cierre trimestral. Informes contables a la
CGN a través del CHIP e impresos (Según
Obtener
anexo de Informes). De conformidad con la Contador
balance
información Financiera generada en el
SINAP. .
- Cierre anual: Se generan y envían los
estados exigidos para este corte.
Revisar el balance de prueba, Corregir Balance
Revisión y
errores encontrados, Elaborar notas Contador Notas
correcciones
contables contables
Elaborar los estados financieros
Elaboración de
trimestralmente, se hacen firmar del Estados
estados Contador
Alcalde, Secretaria de Hacienda y Contador financieros
financieros
y se archiva.
Con el balance de prueba terminado, se
copia la información en los formatos Auxiliar Contable,
Informe entes diseñados por cada ente de control. Contador y
de Responsable de Informes
control Se real iza Validación de la información en Rendición de
el software de cada ente de control y se Informes en Línea
envía.

 Resolución 355 de 2007 Gobierno Nacional.
 Plan General de Contabilidad Pública. Contiene las pautas conceptuales que deben
observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y
está integrado por el Marco Conceptual y la estructura y descripciones de las clases.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.3 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
- OBJETIVO: Conciliar bancos, para determinar las diferencias que puedan existir entre
el libro de bancos registrado en sistema financiero y el extracto bancario, y de esta
manera llevar un control del saldo real de las cuentas bancarias.
- ALCANCE: Este procedimiento abarca desde el registro de las operaciones bancarias

diarias y va hasta el momento de cruzar las partidas pendientes del mes anterior, donde
se refleja la depuración contable y se ajusta la nueva conciliación.
- DEFINICIONES:
 CONCILIACIÓN BANCARIA: Análisis y ajuste de las diferencias entre el saldo efectivo
que se muestra en un estado de cuenta bancario, y la cantidad que se muestra en los
registros de la cuenta de la entidad. Este proceso consiste en hacer control de los cheques
depositados, pero aún no liquidados o acreditados. Y, si las diferencias persisten,
encontrar la causa y llevar los registros en un acuerdo.
 CUENTAS DEBITO: Una transacción débito indica un activo o una transacción de gastos.
 CUENTAS CREDITO: Un crédito indica una transacción que provocará una

responsabilidad o una ganancia.
 EXTRACTO BANCARIO: Es el documento que elaboran mensualmente los bancos para

sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el
movimiento de la cuenta por consignaciones, transferencias, depósitos, giros de cheques,
retiros, notas débito o crédito y los saldos.
 OPERACIONES BANCARIAS: Califica el conjunto de actos realizados por la entidad

bancaria, para la consecución de sus propios fines.
 LIBRO DE BANCOS DE CONTABILIDAD: Es donde se incluyen todos los valores que la

institución regularmente compra y vende en el mercado de valores.
 No deben existir partidas conciliatorias con una antigüedad mayor a (2) dos meses.
 Todo crédito o débito afectado por el banco en las cuentas bancarias de la entidad, deberá
estar justificado y soportado, y no se permitirán cruces por parte de la entidad bancaria sin
la respectiva autorización por parte de la Secretaria de Hacienda.
 Las partidas conciliatorias deben ser depuradas para que la información contable sea útil,
oportuna y confiable.
- DESCRIPCIÓN:

Registro. Registra las operaciones Auxiliar
bancarias diarias. administrativo
Sec. financiera
Recepción de extractos Se reciben los extractos Aux. Extracto
bancarios. bancarios de las entidades Adminstrativo bancario.
bancarias en físico. Contabilidad
Si NO recibe de la entidad
bancaria, Tesorería los
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
descarga de la sucursal virtual

de la respectiva entidad.
Si el banco no dispone de esta

opción, Tesorería los solicita
directamente a la entidad.
Verificación de El Auxiliar recibido el extracto Aux. Formato de

extractos y registro en verifica los valores reportados Adminstrativo conciliación
formato. del extracto, real iza los cruces Contabilidad bancaria.
de la partida con los registros
del libro de bancos de Oficio.
contabilidad, determina los
conceptos de las partidas
conciliatorias débito o crédito,
y registra las partidas
pendientes de cruzar en el
Formato de Conciliación
Bancaria.
Si es necesario el Auxiliar
elabora oficio solicitando al
Banco los reportes que están
pendientes de registro en el
libro de bancos y lo remite
para firma de contador.
Revisión de formato. El Contador revisa que los Contador Formato de

saldos coincidan con el Conciliación
movimiento del mes, donde la bancaria
cuenta auxiliar debe concordar
con la del extracto y que todas
las partidas hayan sido
cruzadas, aprueba, firma el
formato de conciliación y
define las acciones
correctivas.
La información consignada en
el Formato de Conciliación
bancaria lo firma y remite a
Auxiliar nuevamente para la
firma y posterior remisión a la
Oficina de Control Interno.
Remisión a la Oficina La Oficina de Control Interno Auxiliar adm.

de Control Interno revisa las conciliaciones Contabilidad.
bancarias con sus respectivos Oficina de Control
soportes, confronta saldos, Interno
revisa el estado de las
cuentas.
La Oficina de Control Interno Actas de

levanta un acta con las observación
observaciones y las remite a la
Secretaría de Hacienda para
que manifieste las objeciones
a que hubiere lugar dentro de
los cinco días hábiles
siguientes al recibido del acta.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
La Tesorera, la Contadora y el Oficio de

auxiliar realizan la reunión respuesta a las
para dar respuesta al acta de observaciones.
observaciones y lo remiten en
los términos a la Oficina de
Control Interno.
Archivo Recibe Formato y archiva con Auxiliar Informe
los soportes respectivos. Administración Formato de
Contador. conciliación
firmado
 Ley 44 de 1990 Diciembre 18 Gobierno Nacional Adopción del Impuesto Predial Unificado.
 Ley 14 de 1998 Julio 6 Gobierno Nacional Impuesto de Industria y Comercio.
 Código de Rentas del Municipio.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.4 PROCEDIMIENTO: CERTIFICADOS Y REGISTROS PRESUPUESTALES
- OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto mantener un estricto control sobre la contratación
y la ejecución de gastos por parte del Municipio de Sevilla, a través de la expedición de certificados
de disponibilidad y de registros presupuestales.
- ALCANCE Y RESPONSABLES: Este procedimiento aplica para la expedición de certificados de

disponibilidad y los registros presupuestales. Incluye la participación directa de la Secretaria de
Hacienda e indirectamente de todas las unidades administrativas del Municipio de Sevilla.
- DEFINICIONES:
 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Es la partida asignada a cada rubro presupuestal para

la vigencia fiscal respectiva.
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Es el documento

expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la
existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de
compromisos.
 Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el

compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los
órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de
apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades. (Decreto 568 de 1996.
Artículo 19).
 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Realizada en concordancia con el Plan Anual

Mensualizado de Caja, correspondiendo a la expedición del registro presupuestal por
medio del cual se ejecuta el presupuesto.
 PRESUPUESTO: Es un documento por medio del cual se proyectan todos los ingresos y
gastos que se ejecutarán durante la vigencia respectiva, conforme al Plan de Desarrollo, al
Plan Financiero y al Plan Operativo Anual de Inversiones. Debe ser aprobado por la
instancia superior de toma de decisiones.
 PRESUPUESTO DE GASTOS: Comprende las apropiaciones para gastos de

funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la
vigencia fiscal respectiva.
 La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así
su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. El pago deberá incluirse en el
presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar.
 REGISTRO PRESUPUESTAL (R.P.): Es la operación mediante la cual se perfecciona el

compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será
desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar. (Decreto 568 de 1996. Artículo 20).
 RUBRO PRESUPUESTAL: Representa cada uno de los ítems o conceptos en que se

divide el presupuesto de la Entidad, caracterizado por corresponder a un concepto
específico de ingresos o gastos.
 DEPENDENCIA: Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes

áreas jerárquicas en que se subdivide la estructura organizacional del Municipio de
Sevilla.
- BASE LEGAL / NORMATIVA

 Constitución Política de Colombia.
 Decreto 568 de 1996
 Acuerdo 013 de 2008

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Cada DEPENDENCIA deberá elaborar la

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal en los formatos debidamente preestablecidos indicando
claramente:
Ciudad y Fecha.
Dependencia solicitante.
Código y Nombre del rubro.
Valor solicitado.
Observaciones: Objeto.
Firma del Jefe de la dependencia solicitante.
Ficha del proyecto si es inversión
 AUTORIZACIÓN SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Están autorizados para solicitar Disponibilidad Presupuestal:
Representante legal de la entidad
Jefe de la Secretaría de Hacienda
 SOLICITUDES DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Cada dependencia deberá adjuntar copia del contrato, con RUT del contratista copia de la
cédula de ciudadanía dirección de residencia y correo electrónico, para su incorporación
por tercero en el programa SINAP y proceder a su respectiva causación.
 NORMAS PARA EL REGISTRO PRESUPUESTAL

Una vez seleccionado el proveedor de un bien o servicio y con base en una oferta o
cotización, y antes de elaborar el contrato, Orden de Compra, Orden de trabajo, Orden de
Servicio, Nóminas, Facturas, Cuentas de Cobro, etc., que garanticen el pago efectivo de
estos compromisos, se solicitará el respectivo registro presupuestal, ya que no se podrán
tramitar o legalizar actos u obligaciones que se configuren como hechos cumplidos, al
igual que no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en
exceso del saldo disponible.
 AUTORIZACIÓN PARA SOLICITAR REGISTRO PRESUPUESTAL

Tienen autorización para solicitar Registro Presupuestal:
Representante legal de la entidad
Jefes de área, división.
 INFORMES Y DATOS PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL

Los órganos incluidos en el presupuesto general de la entidad, enviarán a la Secretaría de
Hacienda la información que ésta les solicita para el seguimiento presupuestal. El Área
de Presupuesto es el centro de información presupuestal; por consiguiente, la
programación, ejecución y seguimiento al presupuesto general de la entidad serán
consolidados por la Secretaría de Hacienda.
La Oficina Asesora de Planeación podrá solicitar directamente la información financiera
necesaria para evaluar la gestión de la inversión pública de la entidad y para realizar el
control de resultados.
- PUNTOS DE CONTROL:
 RIESGO: No presentar los respectivos informes en los plazos estipulados por la Ley o los
organismos correspondientes.
 CONTROL: Estricto control por parte de la Secretaria de Hacienda, en el sentido de exigir a las
dependencias competentes adelantar las gestiones necesarias para poder cumplir con los informes
previstos.
 RIESGO: No registrar la totalidad de los compromisos adquiridos por la entidad.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 CONTROL: Auditoría selectiva. Coordinación total entre dependencias que intervienen en

procesos contractuales.
- CONTENIDO:
 Digitar y montar el presupuesto general de gastos en la aplicación correspondiente,

verificar la correcta codificación.
 Realizar los ajustes al sistema producto de las modificaciones al presupuesto de gastos

que se realicen durante la vigencia.
 Recibir y radicar solicitud de disponibilidad presupuestal y pasar a revisión.
 Revisar que la solicitud este correctamente diligenciada y cumpla con requerimientos

legales y técnicos, verificar disponibilidad en el sistema y en PAC.
 Digitar e imprimir certificado de disponibilidad presupuestal y pasar a la Secretaria de

Hacienda.
 Revisar y firmar certificado de disponibilidad presupuestal y disponer envío a dependencia

correspondiente.
 Radicar y enviar al Representante legal o a la dependencia que realizó solicitud.
 Recibir de las diferentes dependencias y radicar las solicitudes de registro presupuestal.
 Revisar solicitud de registro presupuestal y verificar en el sistema.
 Digitar e imprimir registro presupuestal, cuidando su estricto consecutivo y sujeción a las

normas y apropiaciones presupuestales y pasar a la Secretaria de Hacienda.
 Revisar y firmar certificado de registro presupuestal y disponer envío a dependencia

interesada.
 Radicar y enviar al Representante legal o a la dependencia que realizó solicitud del

registro.
 Verificar y realizar seguimiento a los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos,

que en un término de 60 días no han sido afectados con el compromiso respectivo o
solicitud de registro y comunicar al solicitante para tramitar cancelación en caso necesario.
- DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Manual de Procedimientos.
Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la entidad.
Estatuto Orgánico del Presupuesto de la entidad.
- ANEXOS:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Registro presupuestal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.5 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
- OBJETIVO: Este procedimiento facilita mantener un estricto control sobre la contratación y

ejecución de ingresos por parte del Municipio de Sevilla.
- ALCANCE Y RESPONSABLES: Este procedimiento aplica para el control de la ejecución

presupuestal de los ingresos del Municipio de Sevilla. Implica la participación Directa de la
Secretaría de Hacienda e indirectamente de todas las Dependencias de la Administración Municipal.
- DEFINICIONES:
 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Corresponde a la previsión del movimiento de un rubro

presupuestal tanto en ingresos como en gastos durante el período o vigencia para la que
se aprueba el presupuesto.
 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se realizan

registros, operaciones y controles presupuestales de ingresos y gastos para informar sobre
los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario.
 INGRESOS: Es la expresión monetaria de los valores recibidos, causados o producidos

por concepto de ingresos por impuestos, transferencias y otros, en desarrollo de la
actividad financiera, económica y social de la entidad.
 INGRESO CORRIENTE: Se encuentran conformados por los recursos que en forma

permanente y en razón de sus funciones y competencias obtiene el Municipio de Sevilla o
los Establecimientos Públicos y que no se originan por efectos contables o presupuestales,
por variaciones en el Patrimonio o por la creación de pasivos.
 INGRESO DE CAPITAL: Son Recursos Extraordinarios originados en operaciones

contables y presupuestales, en la recuperación de inversiones, en las variaciones del
patrimonio, en la creación de pasivos o en actividades no directamente relacionadas con
las funciones y atribuciones del Municipio de Sevilla.
 INGRESOS FINANCIEROS: Son los ingresos provenientes del rendimiento de las

inversiones realizadas con los excesos de liquidez de carácter permanente o transitorio
que se presentan durante la vigencia fiscal.
 PRESUPUESTO: Es un acto por medio del cual se calculan anticipadamente todos y cada
uno de los ingresos, al igual que se autorizan y apropian todos y cada uno de los gastos e
inversiones para una vigencia fiscal.
 PRESUPUESTO DE INGRESOS: Es la proyección, control, registro y ejecución, de todas

las rentas que percibe la entidad durante una vigencia determinada y que tendrá como
base el recaudo efectivo. El presupuesto de ingresos comprende la disponibilidad inicial,
los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia y los recursos de
capital.
 PRESUPUESTO DE EGRESOS: Es la proyección, control, registro y ejecución de todos

los compromisos y erogaciones a efectuar durante una vigencia fiscal determinada. El
presupuesto de gastos comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento,
servicio de la deuda y gastos de Inversión.
 RECURSOS DEL CRÉDITO: Son aquellos fondos que tienen una contrapartida en el
pasivo y con vencimiento mayor de un año. Generalmente su fuente es el sistema
financiero pero pueden provenir del ahorro privado y público por la vía de los títulos de
Deuda Pública. Cuando se originan en el sistema financiero nacional se clasifica como
crédito interno y cuando proviene del sistema financiero Internacional se clasifica como
crédito externo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 RUBRO PRESUPUESTAL: Representa cada uno de los ítem o conceptos en que se

divide el presupuesto de del Municipio de Sevilla, caracterizados por corresponder a un
concepto específico de ingresos o gastos.

áreas jerárquicas en que se subdivide la estructura organizacional de la entidad.
 VIGENCIA FISCAL: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al

período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades estatales
colombianas la vigencia fiscal es de un año; se inicia el 1 de enero de cada año y termina
el 31 de diciembre a las 12 de noche. L 547/99.
- BASE LEGAL / NORMATIVA:

Constitución Política de Colombia.
Decreto 111 de 1996.
Estatuto de Orgánico del Presupuesto de la entidad.
Ley 547/99
La Secretaría de Hacienda para realizar la programación y la ejecución presupuestal,

efectuará el seguimiento financiero del Presupuesto General de Municipio de Sevilla.
Sin perjuicio de las funciones que tengan otros órganos de la Administración, La Oficina
Asesora de Planeación, evaluará la gestión y realizará el seguimiento financiero de los
proyectos de inversión pública.
 RIESGO: Demora en captura de información.

 CONTROLES: Mantener el sistema de información con actualización en línea con el área
de Tesorería de la entidad o quien haga sus veces.
 RIESGO: Ejecución por debajo de lo proyectado cada mes.
 CONTROL: Aplicación efectiva de los sistemas de recaudo y de recuperación de la cartera
morosa.
- CONTENIDO:
-
 Revisar relación diaria de ingresos percibidos por la entidad y registrada en el sistema por
el área de Tesorería o quien haga sus veces.
 Revisar información y efectuar los asientos presupuéstales en el sistema, tanto de

presupuesto como de PAC, de acuerdo con la documentación soporte.
 Producir los informes de la ejecución presupuestal de ingresos.
 Revisar informes y disponer ajustes en caso de ser necesarios, una vez corregidos, pasar
al Responsable de la Secretaría de Hacienda con las recomendaciones que estime
convenientes.
 Analizar informes. Una vez ajustados, enviar informe y recomendaciones al Representante

legal de la entidad y al responsable de la Secretaría de Hacienda.
 Manual de Procedimientos
 Estatuto Orgánico del Presupuesto del municipio de Sevilla

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.6 PROCEDIMIENTO: MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
- OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto realizar traslados (créditos y contracréditos) y/o
adicionar o reducir el presupuesto general del Municipio de Sevilla inicial aprobado.
- ALCANCE Y RESPONSABLES: Este procedimiento aplica para la ejecución de modificaciones

al presupuesto general del Municipio de Sevilla. Incluye la participación directa de la Secretaría de
Hacienda, el área de Presupuesto y de las dependencias o instancias que intervienen en el trámite
de las mismas.
- DEFINICIONES
 ADICIÓN: Se presenta cuando se incrementan los ingresos o egresos reales modificando

el presupuesto proyectado, adiciones que corresponden a los conpes sociales o a
convenios firmados con la Nación o el Departamento.
 REDUCCIÓN: Se presenta cuando se disminuyen los ingresos o egresos reales

modificando el presupuesto proyectado, reducciones producto de documentos conpes
sociales emitidos por la nación.
 TRASLADO: Se presentan para colaborar en forma técnica, para racionalizar los gastos
en razón a la insuficiencia de recursos de unos y a los sobrantes de otros.
 Los traslados únicamente se dan en la parte de los egresos y por lo tanto no varían el
conjunto del presupuesto global, se trata simplemente de operaciones de crédito y
contracrédito que se dan en los gastos, con el propósito de utilizar en forma adecuada los
recursos.
 Cada secretario de Despacho responsable dentro del Plan Operativo Anual de Inversiones
POAI, remitirá a la Oficina Asesora de Planeación, los considerandos y las justificaciones
para cauda uno de los movimientos a realizar con la respectiva aprobación del Alcalde
Municipal, la Oficina de Planeación, emitirá concepto favorable a la Secretaria de
Hacienda, para que serán aplicados los movimientos presupuestales autorizados y remitirá
copia de las solicitudes realizadas a planeación con los diferentes movimientos
presupuestales.
 RUBRO PRESUPUESTAL: Representa cada uno de los ítems o conceptos en que se
divide el presupuesto de la entidad, caracterizado por corresponder a un concepto
específico de ingresos o gastos.
áreas jerárquicas en que se subdivide la estructura organizacional del Municipio de Sevilla
- BASE LEGAL / NORMATIVA Constitución Política de Colombia. Estatuto Orgánico de

Presupuesto del Municipio
- REGLAS GENERALES:
Se aplicarán las normas y reglas generales establecidas dentro del Estatuto Orgánico de
Presupuesto que aplica al Municipio de Sevilla para dar trámite y realización a las modificaciones
presupuestales.
RIESGO: Proyecto de modificación presupuestal sobrestimado o subvalorado.

CONTROL: Análisis de proyección real y efectiva de cada concepto de ingresos, complementados
con el análisis puntual rubro a rubro.
RIESGO: Programación de recursos a fines no permitidos.
CONTROL: Elaboración de la modificación presupuestal de gastos tomando en cuenta el origen
del recurso rubro a rubro y revisión jurídica de cada concepto.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- CONTENIDO:
Detectar la posibilidad de recaudo efectivo de recursos no presupuestados o reducción de ingresos

o gastos de recursos que no han de alcanzar el comportamiento esperado, así:
a) Por ser recurso totalmente nuevo y no estar presupuestado.
b) Por mayor valor recaudado o proyección muy positiva de recaudo en uno o varios rubros ya
establecidos en el presupuesto de ingresos.
c) Por reducción y comportamiento de ingresos no esperado.
Allegar los documentos que respalden y soporten la reducción o adición del nuevo recaudo o la
proyección de obtener el mismo, o verificar el valor real del mayor recaudo en rubros ya creados o
calcula la proyección de Ingresos tomando en cuenta los recursos ya recaudados y las
expectativas en el resto del año.
Determinar la viabilidad de realizar la modificación Presupuestal tomando en cuenta las

disposiciones legales vigentes, precisando los rubros afectados, los valores susceptibles de adición
o reducción, los documentos y análisis soporte.
Elaborar el acto administrativo de modificación respectivo.

Revisar el proyecto de acto administrativo de adición o reducción presupuestal, dar Vo. Bo. y pasa
al representante legal de la entidad para continuar con el trámite de aprobación.
Disponer actualización de presupuesto de ingresos y gastos del PAC, una vez aprobada la adición
o reducción bajo responsabilidad de Tesorería Municipal.
 Manual de Procedimientos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.7 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO
OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto facilitar la expedición del decreto de
liquidación del presupuesto general de la entidad y sus modificaciones.
- ALCANCE Y RESPONSABLES: Este procedimiento aplica para la consolidación y expedición

del acto administrativo de liquidación del presupuesto. Incluye la participación directa del de la
Secretaría de Hacienda, al igual que de las diferentes dependencias del Municipio de Sevilla.
- DEFINICIONES:
 FORMACIÓN BRUTA DE CAPITAL: Son las inversiones que permiten incrementar la

capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica
y social.
 GASTOS OPERATIVOS DE INVERSIÓN: Son los demás gastos no mencionados en la

definición anterior.
 PRESUPUESTO: Es un documento por medio del cual se proyectan todos los ingresos y
gastos que se ejecutarán durante la vigencia respectiva, conforme al Plan de Desarrollo, al
Plan Financiero y al Plan Operativo Anual de Inversiones. Debe ser aprobado por la
instancia superior de decisión que tiene la competencia para ello.
 PRESUPUESTO DE INGRESOS: Comprende la disponibilidad inicial, los ingresos

corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital. El
presupuesto podrá incluir la totalidad de los cupos de endeudamiento autorizados por el
Gobierno.
 PRESUPUESTO DE GASTOS: Comprende las apropiaciones para gastos de

funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de inversión que se causen durante la
vigencia fiscal respectiva.
La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así
su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. El pago deberá incluirse en el
presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar.

áreas jerárquicas en que se subdivide la estructura organizacional de la entidad.
 VIGENCIA FISCAL: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al

período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades estatales
colombianas la vigencia fiscal es de un año; se inicia el 1 de enero de cada año y termina
el 31 de diciembre a las 12 de noche. Ley 547 de 1999.
- BASE LEGAL/NORMATIVA
Constitución Política de Colombia.
Ley 547 de 1999.
Estatuto Orgánico de Presupuesto
 En el acto administrativo de liquidación del Presupuesto, en los Subprogramas de

Inversión, se identificarán los Proyectos de Inversión, clasificados en gastos operativos de
inversión y formación bruta de capital.
 Formación bruta de capital, son las inversiones que permiten incrementar la capacidad de
producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica y social.
Gastos operativos de inversión son los demás gastos no mencionados en la definición
anterior.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Los recursos y sus correspondientes códigos de identificación que aparecen con los
clasificadores en el acto administrativo de Liquidación y sus anexos, son de carácter
estrictamente informativos y por lo tanto la dependencia financiera podrá corregirlos,
siempre que no se afecte el presupuesto de ingresos.
- LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO:
Corresponde al representante legal de la entidad dictar el decreto de liquidación del presupuesto

general de la entidad. En la preparación de este acto administrativo la Secretaría de Hacienda
observará las siguientes pautas:
1. Tomará como base el proyecto de presupuesto presentado por el representante lagal para
la consideración de la instancia superior de decisión que lo aprueba.
2. Insertará todas las modificaciones que se le hayan hecho en la instancia superior de
decisión.
3. Consolidará el presupuesto complementario, si hubiere sido aprobado total o parcialmente
su financiamiento.
4. Este acto administrativo se acompañará con un anexo que tendrá el detalle del gasto para
el año fiscal respectivo.
- ANEXO DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN:

El anexo del acto administrativo de liquidación del Presupuesto en lo correspondiente a gastos
incluirá, las clasificaciones contempladas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto aplicable a la
entidad.
- MODIFICACIONES AL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN

Las modificaciones al anexo del acto administrativo de Liquidación que no modifiquen en cada
sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio de la deuda o
los subprogramas de inversión, aprobados por la instancia superior de decisión, se harán mediante
acto administrativo expedido por el Jefe del Órgano respectivo.
Estos actos administrativos requieren para su validez de la aprobación del representante legal de la
entidad y del responsable de la Secretaría de Hacienda. Si se trata de gastos de inversión se
requerirá además del concepto favorable del jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la
entidad.
La Oficina Asesora de Planeación al conceptuar sobre modificaciones al anexo del acto
administrativo de liquidación, financiados con recursos del crédito, verificará que esa modificación
se ajusta al objeto estipulado en los respectivos contratos de empréstito.
La Secretaría de Hacienda enviará copia de los actos administrativos al área de Tesorería con el
fin de hacer los ajustes en el Programa Anual de Caja que sean necesarios.
- PUNTOS DE CONTROL
RIESGO: Diferencias entre el Proyecto presentado por el representante legal de la entidad junto a
las modificaciones efectuadas por la instancia superior de decisión y el acto administrativo de
Liquidación del Presupuesto.
CONTROL: Revisión minuciosa al proyecto de acto administrativo de Liquidación para contemplar
todos los aspectos que modifican el proyecto de presupuesto presentado por el representante
legal, dentro de los debates dados por la instancia superior de decisión.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Manual de Procedimientos.
Estatuto Orgánico de Presupuesto de la entidad.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.8 PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y TRÁMITE DE ÓRDENES DE PAGO
- OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto liquidar, elaborar y causar las órdenes de pago
que se deriven de la ejecución de los recursos.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción de los documentos soportes de la

cuenta, continúa con la determinación del tipo de cuenta a causar, sigue con el registro contable,
seguido de las liquidaciones de deducibles de ley, aprobación de la orden de pago; afectar el
módulo de causación pago su cancelación en la Tesorería.
Describir las tareas requeridas a fin de verificar y analizar la pertinencia de los documentos
soportes del acta de ejecución para efectos de la liquidación y elaboración de la orden de pago,
con el fin de cancelar la obligación.
- RESPONSABLE: Secretaria de Hacienda y Tesorerían Municipal.
 Cuenta por Pagar: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan las
obligaciones que el Municipio adquiere con terceros, relacionadas con las operaciones que
lleva a cabo en desarrollo de su misión.
 Orden de Pago u obligación presupuestal: Documento soporte para trámite del pago de
la obligación.
 Anexos: Los anexos son documentos soporte exigidos en la normatividad interna y

externa del municipio para soportar la cuenta: certificado de disponibilidad presupuestal,
registro presupuestal, certificación de supervisión, copia del contrato, aprobación de la
póliza, fotocopias de pago de seguridad social, actas parciales o finales, factura o cuenta
de cobro, pago del fondo local del deporte. En el caso de los pagos de nómina debe llegar
la orden de pago con los soportes de disponibilidad, registro, planillas de aportes de salud,
pensión, panillas de envió al soi, físicas.
 El proceso de pago puede efectuarse con diferentes medios de pago tales como: bono a
Cuenta, Giro y/o Cheque.
 Las cuentas de pago se tramitaran de conformidad al orden en que se radiquen.
 Los pagos realizados por la tesorería se inician con el pago de nómina el 30 de cada mes,
concluyendo con estos los primeros 10 días del mes siguiente. En el caso de presentarse
un pago excepcional, éste se realizará el día miércoles de cada semana.
- DESCRIPCIÓN:
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL REGISTRO

E
Elaboración orden u El Auxiliar de Presupuesto elabora la Auxiliar de Orden de pago
obligación orden de pago u obligación Presupuesto u
presupuestal. presupuestal con la previa certificación obligación
del Supervisor del Contrato con los presupuestal
respectivos soportes (disponibilidad,
registro, informe de supervisión, copia
del contrato, aprobación de la póliza,
fotocopias de pago de seguridad
social, actas parciales o finales,
factura o cuenta de cobro, pago fondo
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
local del deporte), en el caso de los

pagos de nómina debe llegar la orden
de pago con los soportes de
disponibilidad, registro, planillas de
aportes de salud, pensión, panillas de
envió al soi, físicas.
Para el caso de pagos de retenciones

a la DIAN. Se realiza la declaración de
retención en la fuente de acuerdo a los
listados generados por el sistema se
carga en el sistema que tiene la DIAN,
se procede al pago.
Recepción de la El Auxiliar de Presupuesto remite la Auxiliar de Cuenta por
Orden de Pago. Orden de Pago a la Secretaría de Presupuesto pagar
Hacienda para la firma. con soportes
Remisión Orden de Se remite al área correspondiente la Auxiliar de
pago Dependencia Orden de pago con los anexos Presupuesto
Responsable entregados, para que esta entregue al Área encargada
Ordenador del gasto para revisión y de la
aprobación. Supervisión del
Contrato
Alcalde
Municipal
Remisión a Posteriormente, se remite nuevamente Área encargada
Tesorería a Tesorería. de la
Supervisión del
Contrato
Revisión de La Tesorera realiza nuevamente Tesorera

Documentos. revisión a todo el expediente.
En caso de encontrar inconsistencia,

remite al área encargada de la
supervisión del contrato.
Cuando cumple con todos los

requisitos se procede a efectuar el
pago correspondiente.
Verificación de Se verifican saldos para autorizar el Tesorera Transferencia.

saldos. pago, si es necesario se realiza
traslado de cuenta.
Pago con Se genera el egreso, en el software de Tesorera Reporte de

transferencia virtual. SINAP, realizando la afectación pago
contable y la afectación presupuestal, Comprobante
se verifica que la afectación de
presupuestal se haya realizado egreso
correctamente y procediendo a realizar
el pago así: Si es por transferencia
virtual, se realiza la transferencia,
anexando una copia al expediente y
otra copia a l Auxiliar de contabilidad.
Pago con Giro de Si es con cheque el auxiliar Auxiliar Cheque y

Cheque. administrativo elabora el cheque y el Administrativo comprobante
comprobante para aprobación de la Tesorera de
Tesorera, se gira el cheque, se Alcalde egreso

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
colocan los respectivos sellos: municipal.

Páguese a primer beneficiario cuando
es persona natural, Para consignar en
cuenta únicamente del primer
beneficiario.
Nota; Dentro de las condiciones de

manejo de las cuentas bancarias los
cheques girados hasta veinte millones
los firma únicamente la tesorera y van
con un sello húmedo. De veinte
millones en adelante firma conjunta
con el alcalde y dos sellos húmedos.
Los cheques girados reposan en la

caja fuerte de Tesorería.
Traslados bancarios Cuando se trata de un traslado Tesorero Soporte de

vía bancario vía Internet, este se asienta Auxiliar traslado
Internet. en el SINAP y se le entrega el Contabiliad
documento se realiza por el portal del
banco correspondiente, se imprime el
soporte del traslado, para que el
auxiliar de contabiliad realice la
contabilización.
Entrega de cheque En caso de haber generado un Tesorera Cheque
al proveedor. cheque, se le entrega al proveedor el Reporte de
cheque transferencia
haciéndosele firmar el comprobante de
Egreso con número de cedula, o si se
ha recibido autorización para
consignar se consigna en la cuenta
respectiva. En el caso de las
transferencias virtuales, el reporte que
se genera, se le anexa a la expediente
como prueba de pago.
Archivo de Una vez realizado el pago por Auxiliar
Documentos. cualquiera de los dos medios administrativo
anteriores la Tesorera procede a
entregar al Auxiliar Administrativo
encargado del Archivo de la
dependencia los documentos en orden
consecutivo, de acuerdo al
procedimientos de archivo, cuando se
ha realizado consignación esta se
archiva con los soportes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.9 PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE IMPUESTOS
- OBJETIVO: Recaudar de forma eficiente y aplicando la normatividad vigente, los recursos que
por concepto de liquidación tributaria ingresan al municipio de Sevilla Valle del Cauca.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con la gestión de cobro y finaliza con la elaboración del
recibo de caja.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Secretaria

de Hacienda y Tesorero municipal y el Técnico Administrativo del área de recaudo.
 Factura: Documento legal de liquidación del impuestos.

 Recaudo: Ingresos percibidos por la Secretaria de Hacienda de la Alcaldía Municipal por
concepto de impuestos y tasas.
 Tarifa: Es el valor que se aplica a la base gravable del impuesto.
- POLITICAS DE OPERACIÓN
 No se reciben pagos en efectivo, deben realizarse a través de entidad bancaria.
 Se necesita el número de cedula, nombre del contribuyente o número catastral del predio
para realizar liquidación de impuesto predial.
 Se necesita el número de cedula, nombre del contribuyente o dirección del establecimiento

de comercio para realizar la liquidación del impuesto de Industria y Comercio.
 Toda consignación recibida por pago de impuestos debe contener el número de la cuenta
donde se consigna, fecha, valor, timbre o sello del banco. No se aceptan consignaciones
enmendadas.
- DESCRIPCIÓN:

Generación de Para el caso del impuesto de Industria y Técnico Factura.
Factura. Comercio el Contribuyente presenta su Administrativo.
declaración de acuerdo a lo establecido
en el Acuerdo de Rentas Municipales o
solicita la liquidación de dicho impuesto,
Según corresponda.
El técnico administrativo liquida el valor

del impuesto y le informa al
contribuyente el valor a pagar.
Para el Impuesto predial se genera la

factura en el programa de la CVC
denominado impuestos plus.
Pago. El contribuyente paga su impuesto en Banco. Consignación
los bancos autorizados. Factura
cancelada.
Recibo de pago del Con relación al impuesto de Industria y Técnico Consignación

impuesto de Comercio, el contribuyente debe Administrativo y recibo.
industria y presentar la consignación registrada por
comercio. el Banco para así proceder a generar el
recibo de pago por medio de SINAP.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Verificación de la El Técnico Administrativo debe verificar Técnico Informe del

información. toda la información suministrada en el Administrativo recaudo.
recibo de consignación como es número
de cuenta, fecha y valor, al igual que
contenga el sello del banco.
Relación de pagos. Se recibe de la entidad financiera la Banco/ Relación del
relación de los pagos realizados del Técnico recaudo
impuesto predial por cada administrativo diario.
contribuyente.
Registro en el Se Registra en el Sistema: Se registran Técnico Sinap.
Sistema SINAP. diariamente las facturas canceladas en Administrativo.
el Banco por concepto de Impuesto
Predial, para contabilización de cada
contribuyente En el programa SINAP.
Informe Final. Una vez registrados los pagos en el Técnico SINAP.
sistema, se genera el informe diario. Administrativo.
Seguimientos. Tesorera realiza seguimiento al informe Tesorera.
generado.
 Ley 44 de 1990. Diciembre 18 Gobierno Nacional. Adopción del Impuesto Predial

Unificado.
 Ley 14 de 1998. Gobierno Nacional Impuesto de Industria y Comercio.
 Código de rentas del municipio de Sevilla Valle del Cauca.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.10 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DE RECURSOS DEL FONDO LOCAL DEL

DEPORTE AL IMDERE
- OBJETIVO: Realizar las transferencias de recursos del Fondo Local del Deporte al Instituto
Municipal del Deporte y la Recreación en cumplimiento de la Ley 181 de 1995 en su artículo 75 y el
Acuerdo 001 de 18 de febrero de 2014.
- DEFINICIONES:
 FONDO LOCAL DEL DEPORTE: Son los recursos destinados para el fortalecimiento del
deporte y la recreación de los municipios del estado Colombiano.
- ALCANCE: el procedimiento inicia con el establecimiento de la obligatoriedad del pago del fondo
local del deporte y termina con la trasferencia del recurso al IMDERE.
EVIDENCIAS/
REGISTRO
Establecer en Oficina Establecer en las minutas de Ley 181 de

las minutas de Jurídica los contratos una clausula 1995 Art. 75.
los contratos la donde se responsabilice al
obligatoriedad representante natural o
del pago fondo jurídico del contrato el pago
local del del Fondo Local del Deporte.
deporte
De Acuerdo al código de Código de
Realizar el Contratista rentas en su artículo 164 la Rentas;
pago del fondo Natural o Secretaría de Hacienda, acuerdo 034
local del Jurídico establecerá la suma a de Dic 18
deporte consignar de acuerdo al 2001, art 164.
monto total de la suscripción
del contrato entre las partes
ver ejemplo; relación a
pagar de acuerdo al monto
del contrato. Una vez
realizada la consignación a
la cuenta denominada fondo
local del deporte, como
requisito el contratista
deberá presentar la copia del
recibo de pago. Esto se
deberá acreditar al momento
de la ejecución del contrato;
será requisito indispensable
desde su inicio y en lo
sucesivo para cada pago.
Verificar el Secretaría El pago de Fondo Local del

pago del fondo Responsable Deporte deberá acreditarse
local del del Contrato en todo tipo de contrato a
deporte excepción de los contratos
que el Municipio suscriba
con los entes
descentralizados. La
previo a la realización del
primer pago de estos
contratos, deberá constatar
que la copia del recibo de
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
consignación del Fondo

Local del Deporte se
encuentre anexo a la carpeta
del contrato.
Punto de control: Si en la
carpeta del contrato no se
encuentra anexo la copia del
consignación del contrato,
esta será devuelta y no se
procederá a realizar el
desembolso del pago del
contrato.
Realizar la Tesorería El IMDERE deberá presentar

transferencia Municipal el correspondiente PAC
de recursos (Plan anual mensualizado de
caja) mensualmente
mediante oficio remisorio a la
Secretaria de Hacienda,
como requisito para realizar
la transferencia de recursos
a la cuenta establecida por el
IMDERE, la cual
corresponde al fondo local
del deporte IMDERE, dicho
pago se realizará durante los
primeros diez (10) días del
inicio de cada mes, según lo
establecido en el acuerdo
municipal 001 de 18 de
febrero de 2014.
Nota: es de resaltar que una

vez realizada la transferencia
por parte de la tesorería
municipal, la responsabilidad
en ejecución de dichos
recursos recae única y
exclusivamente sobre el ente
descentralizado (IMDERE).
Control y Asesor La Oficina de Control Interno

seguimiento Oficina de realizará las respectivas
Control jornadas de seguimiento y
Interno. control a la implementación
del presente procedimiento
para garantizar su
aplicabilidad.
Gestión Responsable Los registros, evidencias y/o Ley 594 de Registros

documental asignado de soportes que se generan en 2000 documentale
la el desarrollo del s.
Dependencia procedimiento serán
archivados y custodiados
conforme a lo dispuesto en el
Procedimiento de Archivo
de Gestión.
Punto de Control: Verificar

que la documentación y

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
soportes generados en el
desarrollo del procedimiento
se encuentran debidamente
archivados.
EJEMPLO
Porcentaje de pago inicial del Fondo Local del Deporte para Contratos de Ejecución Inmediata
Tipo de contrato Porcentaje %
Contrato de Suministro 10 % del Valor Total del Contrato
Contrato de obra 25 % del Valor Total del Contrato
Pago mensual del Fondo Local del Deporte para Contratos de Prestación de Servicios
Pago Mensual
1.0 (1 día) salario mínimo legal vigente por $20533 (anualmente varía esta cifra de
cada fracción de millón equivale a $20533 acuerdo al incremento del Salario Mínimo legal
Vigente) multiplicar esta cantidad por el valor
total de contrato y dividirlo por los meses de
ejecución del mismo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.11 PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO Y PAGO DE SENTENCIAS, CONCILIACIONES Y

LAUDOS ARBITRALES
- OBJETIVO: Gestionar las actividades requeridas para verificar los requisitos de ley, liquidar y
pagar las sentencias judiciales y conciliaciones que se produzcan como resultado de procesos
ordinarios, ejecutivos, contenciosos administrativos, laudos arbitrales y conciliatorios en contra del
municipio de Sevilla Valle del Cauca, proferidas por las autoridades judiciales nacionales.
- ALCANCE: Inicia con el recibido de la sentencia o conciliación en contra del Municipio de

Sevilla Valle del Cauca y finaliza con el archivo del pago de la sentencia o conciliación ordenado
mediante acto administrativo.
- POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Estas instrucciones serán aplicadas con el fin de alentar el

procedimiento uniforme para la liquidación, reconocimiento y pago de sentencias judiciales,
conciliaciones o laudos arbitrales proferidos por las autoridades judiciales nacionales.
- DEFINICIONES:
 Arbitraje: Es un mecanismo por medio del cuales las partes involucradas en un conflicto
de carácter transigible, difieren su solución a un tribunal arbitral, el cual queda
transitoriamente investido de la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisión
denominada ludo arbitral.
 Laudo: Decisión o fallo que dicta el Tribunal de Arbitramento.

0
 Conciliación: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más
personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un
tercero neutral y calificado, denominado conciliador. En el caso de las Entidades Públicas
se debe surtir ante el Ministerio Público.
 La conciliación es un procedimiento con una serie de etapas, a través de las cuales las
personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o
determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un
acuerdo satisfactorio para ambas partes.
- REQUISITOS PAGO: para realizar el pago de créditos reconocidos judicialmente, es necesario

que los beneficiarios adjunten los siguientes documentos:
 Solicitud de pago (cuenta de cobro con la respectiva liquidación) presentada por el (los)
 beneficiario(s) o su apoderado debidamente facultado para presentar la solicitud y para recibir.
 Copia auténtica de la sentencia o conciliación, con constancia de notificación y fecha de
ejecutoria.
 Primera copia de la providencia judicial que ordenó el pago o aprobó la conciliación junto con la
certificación expedida por el correspondiente despacho judicial indicando que se trata de la primera
copia expedida para prestar mérito ejecutivo.
 Declaración, bajo la gravedad del juramento manifestando que no se ha presentado ninguna
otra solicitud de pago por el mismo concepto.
 Tratándose de personas jurídicas debe acreditarse su existencia y representación legal
mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio y/o
Superintendencia Bancaria. Esta certificación debe haber sido expedida, como máximo, dentro de
los 3 (tres) meses anteriores a la presentación de la solicitud.
 Copia de los poderes otorgados, poder del proceso y certificación expedida por el
correspondiente despacho judicial sobre su vigencia. Indicando nombre, dirección y teléfono del
(los) beneficiarios.
 Poder otorgado por el beneficiario de la sentencia al apoderado que actuó dentro del proceso
en la cual se indique a quien se debe girar el valor de la liquidación de la sentencia con la
respectiva Certificación Bancaria para realizar la consignación del pago de la misma.
 Registro Único Tributario del abogado si es el facultado para la cuenta de cobro y el pago, en
caso contrario el RUT del beneficiario del fallo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 La Declaración Juramenta de Bienes y rentas del abogado facultado para el cobro y el pago de
la sentencia y el beneficiario de la misma.
 Contrato de prestación de Servicios otorgado por el beneficiario de la Sentencia o conciliación
con el apoderado.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del beneficiario de la sentencia y el abogado, y tarjeta
profesional del último.
 Los demás documentos que por razón del contenido de la condena, requiera el municipio de
Sevilla para el pago.
- SITUACIÓN DE REINTEGRO LABORAL: En caso de que la providencia ordene reintegrar a un

funcionario, la Secretaría de Desarrollo Institucional y Bienestar Social deberá aportar a la Oficina
Asesora Jurídica los siguientes documentos:
 Copia del Acto Administrativo mediante el cual se reintegra al funcionario.

 Copia del Acta de reintegro.
 Certificación de salarios y factores salariales, expedida por la Secretaría de Desarrollo
Institucional y Bienestar Social.
 Manifestación por escrito, expresando su voluntad a la Secretaria de Desarrollo Institucional y
Bienestar Social, de que le sean consignados los aportes de Seguridad Social (Salud y pensión) a
las entidades que el designe.
 Declaración extrajuicio y personal, en la que se manifieste si se recibieron o no salarios o
emolumentos de origen oficial durante el tiempo que estuvo retirado del municipio de Sevilla Valle,
e indicarse que no se intentó el cobro ejecutivo después de dieciocho (18) meses. Si el proceso
contencioso administrativo es anterior a la Ley 1437 de 2011 son diez (10) meses.
- DESARROLLO: Cumplimiento de lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo:
ACTIVIDAD DESCRIPCIÒN RESPONSABLE REGISTRO

Notificación. Una vez el despacho judicial correspondiente Oficina Asesora Oficio
notifique la sentencia condenatoria y se Jurídica. remisorio.
encuentre ejecutoriada en contra del
municipio de Sevilla, la Oficina Asesora
Jurídica dentro de los diez (10) días hábiles
siguientes a la notificación del fallo debe de
poner en conocimiento a la Secretaria de
Hacienda Municipal a fin de que esta realice
todas las proyecciones y tramites respectivos
para el pago.
Se le comunicara de igual forma al
ordenador del gasto.
Ejecución de La entidad territorial una vez se ha
condena condenado al pago de una suma de dinero
por sentencia notificada y ejecutoriada no
podrá ser ejecutada si no después de
pasados los 10 meses de la ejecutoria de la
respectiva providencia o de la que resuelva
su complementación o aclaración.
En tratándose de procesos contenciosos
administrativos anteriores a la ley 1437 de
2011 solo podrá ser ejecutado después de
los 18 meses.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Requisitos de El beneficiario de una obligación dineraria

la Solicitud de establecida en una Sentencia condenatoria,
pago. conciliación o laudo arbitral a cargo del
municipio de Sevilla Valle, o su apoderado
especialmente constituido para el efecto,
elevará la respectiva solicitud de pago ante
el Representante Legal del Municipio, donde
conste la presentación personal ante el Juez
o notario, en la cual deberá afirmar bajo la
gravedad del juramento que no se han
presentado ninguna otra solicitud de pago
por el mismo concepto.
Para que la solicitud de pago se pueda

tramitar, deberá venir acompañada de los
requisitos de pago.
Radicación de Cuando el beneficiario del fallo condenatorio

documentos. radique a nombre propio o a través de
apoderado la cuenta de cobro, en la
Ventanilla Única, deberá remitirá a la Oficina
Asesora Jurídica para que este verifique los
requisitos que debe cumplir la cuenta de
cobro y los documentos anexos.
Verificación La Oficina Asesora Jurídica verifica los

de documentos allegados y, si evidencia que la
documentos documentación está incompleta requerirá por
escrito al beneficiario o su apoderado para
que los aporte, advirtiendo la aplicación del
artículo 195 de la ley 1437 de 2011. En un
término no mayor de diez (10) días hábiles.
Remisión En caso de cumplimiento la oficina Asesora

documentos juríca remite la solicitud con los soportes
para pago y que fue radicada con concepto de v
liquidación cumplimiento de los requisitos a la
Secretaria de hacienda y Tesorería Municipal
para que realice los trámites para la
liquidación y pago de la sentencia.
La Secretaria de Hacienda y Tesorería

municipal deberá verificar que la liquidación
presentada por el beneficiario de la
sentencia o su apoderado esté acorde a lo
ordenado en la sentencia, conciliación o
laudo arbitral.
Una Vez la Secretaría de Hacienda tenga

certeza del valor a pagar, procede con la
expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y proyecta el acto
administrativo correspondiente al
reconocimiento, liquidación y pago de la
sentencia, conciliación o laudo arbitral y
remite a la oficina Asesora jurídica para
revisión.
Oficio - DIAN Al día siguiente de radicada la totalidad de la Oficina Asesora Oficio
documentación en la Secretaria de Hacienda Jurídica. Remisorio a
y Tesorería Municipal y teniendo certeza del la DIAN.
valor a pagar, la Secretaria de Hacienda y

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
tesorería Municipal oficiará a la Subdirección

de Recaudación de la Dirección de
Impuestos y Aduanas nacionales con el fin
de informar la existencia de la sentencia
judicial, el auto que aprueba la conciliación
debidamente ejecutoria o el laudo arbitral
debidamente ejecutoriado, y esta entidad
realice las inspecciones necesarias
tendientes a cuantificar el valor de las
obligaciones tributarias, aduaneras o
cambiarias exigibles, que puedan ser objeto
de compensación en cumplimiento de los
dispuesto en el Decreto 2126 de 1997 “Por el
cual se reglamenta el artículo 29 de la Ley
344 de 1996”.
La comunicación enviada a la Subdirección

de Recaudación de la DIAN, contendrá como
mínimo la siguiente información:
En la información enviada a la subdirección

de recaudación de la DIAN, se incluirán los
siguientes datos:
a) Nombres y apellidos o razón social

completos, del beneficiario de la sentencia o
conciliación;
b) Número de identificación personal, tarjeta

de identidad, cédula de ciudadanía o el
número de identificación tributaria si lo tiene
disponible, según sea el caso;
c) Dirección que se obtenga del respectivo

expediente de los beneficiarios de las
providencias o conciliaciones, Así como el
monto de la obligación a cargo de la Nación
o del órgano que sea una sección del
Presupuesto General de la Nación según sea
el caso, y
d) Número y fecha de la providencia o auto

de conciliación y fecha de la ejecutoria de la
providencia, datos que se entenderán
certificados para: todos los efectos.
e) Monto aproximado a pagar.
Si el beneficiario del pago registró alguna

obligación tributaria, aduanera o cambiaria
exigible, la comunicación enviada a la
Subdirección de Recaudación de la DIAN
debe venir acompañada de la resolución de
compensación de la obligación. (Artículo 4.
Del Decreto 2126 de 197).
Si el valor compensado es inferior al pago a

que tiene derecho el beneficiario, se
continuará con el trámite y del pago final se
descontará el valor compensado a la fecha
de la resolución que ordenó la
compensación.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En caso de Cuando la sentencia disponga el reintegro de Oficina Asesora

Reintegro de un funcionario, la Oficina Asesora Jurídica Jurídica.
un comunicará lo ordenado por el despacho
funcionario. judicial a la Secretaria de Desarrollo
Institucional y Bienestar Social para que
proceda a proferir los actos administrativos
del reintegro, con sus respectivas actas de
posesión así mismo la inclusión en nómina y
al Sistema de Seguridad Social Integral
escogido por el reintegrado. S.D.I.B.S.
La Secretaria de Desarrollo Institucional y

Bienestar social procederá con la liquidación
de los salarios y prestaciones sociales
dejados de percibir durante el tiempo que
estuvo cesante el empleado.
En caso de que el trabajador haya sido

indemnizado por despido o supresión del
cargo y se haya ordenado el reintegro la
Secretaría de Desarrollo Institucional y
Bienestar Social debe de tener en cuenta al
momento de realizar la liquidación de los
salarios y prestaciones sociales del tiempo
que estuvo cesante lo percibido por
indemnización para el respectivo descuento
de la misma, sea que se haya ordenado o no
por sentencia judicial la compensación entre
lo dejado de percibir del tiempo cesante en
relación con la indemnización.
Se solicitará al beneficiario declaración extra

juicio ante notaría en la que manifieste si
recibió salarios o emolumentos de origen
oficial durante el tiempo de desvinculación.
En caso afirmativo deberá adjuntar las
certificaciones de los respectivos valores de
los sueldos, prestaciones y demás
emolumentos recibidos por la otra entidad.
En caso afirmativo se deberá descontar de la

liquidación de los salarios, prestaciones
sociales y seguridad social los valores
recibidos por el tiempo servido para la otra
entidad pública puesto que de conformidad
al numeral 14 del artículo 35 de la Ley 734
de 2002. Nadie puede percibir doble
asignación del Tesoro Público.
La Secretaria de Desarrollo Institucional y

bienestar Social debe remitir la respectiva
liquidación con los soportes a la Secretaría
de Hacienda.
Cuando la Secretaria de Hacienda y

Tesorería municipal tenga certeza del valor a
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
pagar, procede con la expedición del

Certificado de Disponibilidad Presupuestal y
con la elaboración de la respectiva
resolución.
La Secretaria de Hacienda Municipal remite

acto administrativo a la Oficina Asesora
Jurídica para revisión.
Luego de revisado el proyecto de resolución

por la Oficina Asesora Jurídica, lo remitirá al
Ordenador del Gasto para su aprobación.
Una vez en firme el acto administrativo, se

envía a la Secretaría de Hacienda y tesorería
municipal para el respectivo pago.
Se entrega una copia del acto administrativo

a la Oficina Asesora Jurídica,
De igual forma se envía copia del acto

administrativo al beneficiario y a su
apoderado según sea el caso, a las
direcciones que aparezcan en la solicitud o
en su defecto en el expediente.
Al momento de recibir el pago total, el

beneficiario o su apoderado deberá otorgar
el paz y salvo correspondiente a la
Secretaria de Hacienda municipal.
Dichos pagos estarán sujetos a la existencia
de los recursos presupuestales requeridos
para analizar tales desembolsos y a la
programación Anual de Caja.
Concluido el trámite de pago de la sentencia,

conciliación o laudo arbitral, la Secretaria de
Hacienda municipal deberá remitir copia del
expediente con las copias de los actos
administrativos, copia del paz y salvo a la
Oficina Asesora Jurídica-
De igual forma remite copia de los actos

administrativos que liquida y ordena el pago,
constancias de desembolso y paz y salvo
suscrito por el beneficiario de la sentencia o
su apoderado al representante legal y al
Comité de Conciliación y Defensa Judicial
del municipio de Sevilla Valle, dentro de los
quince (15) días siguientes a la fecha del
pago total o del último pago cuando este se
hace por instalamentos, a efectos de que se
inicie el correspondiente estudio sobre la
procedencia o no de la acción de repetición.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- REGISTROS:
 Resolución Avocado conocimiento.

 Oficio a los beneficiarios o a su apoderado.
 Oficio a la DIAN.
 Memorando remisorio al área encargada de la liquidación.
 Solicitud CDP.
 CDP
 Resolución de pago.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.12 PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN DE RESERVAS EXCEPCIONALES
- OBJETIVO: Establecer la metodología para la constitución de las Reservas Excepcionales de la

Administración Central del Municipio de Sevilla, Valle del Cauca, para cada vigencia fiscal.
- RESPONSABLE: Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal.
- ALCANCE: Inicia con la solicitud detallada y justificada por parte de la Secretaría responsable
de la ejecución y en cuyo caso no llegaría a término el 31 de diciembre de cada vigencia fiscal,
posteriormente la tesorería hará la revisión de los saldos de compromiso al cierre de cada
vigencia, objeto de constitución de reserva excepcional, una vez analizados estos elementos por el
COMFIS, de ser procedente, se termina con la expedición del Acta de Constitución de la Reserva
Excepcional y su socialización en Consejo de Gobierno.
- DEFINICIONES:
En el Proceso de Constitución de Reservas excepcionales se tienen algunos conceptos y

actividades que se nombran de una manera particular, a continuación se detalla y se define cada
uno de estos conceptos:
 Reserva Excepcional: Corresponde a los saldos registrados en el sistema de información
financiera con corte a diciembre 31 de cada año , así: por la diferencia entre los
compromisos y las obligaciones, serán constituidas mediante Decreto firmado por el
Ordenador de gasto y la Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal, o el funcionario
que haga sus veces y corresponderán a aquellos casos en que por situaciones no
previstas no se haya podido recibir a satisfacción el bien o servicio a 31 de Diciembre de
cada vigencia fiscal. En ningún caso por falta de planeación por parte de la entidad.
 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
 RPC: Registro Presupuestal.
 Saldos de Compromiso: Diferencia entre los compromisos y obligaciones.
 SHM: Secretaría de Hacienda Municipal.
 RADICAR: acción de llevar el control de ingreso o salida de documentos, en bases de

datos o planillas físicas.
 VERIFICAR: acción de confrontar la existencia documental previamente determinada.
 REVISAR: acción de confirmar que el contenido de un documento cumple con los

requisitos preestablecidos. Se deja constancia en el documento elaborado, del nombre
completo y cargo de quien revisa.
 REGISTRAR: acción de incluir en una base de datos, información detallada proveniente de

documentos fuente.
 CONSOLIDAR: acción de incluir en un cuadro o tabla, información clasificada proveniente

de diferentes fuentes.
 ELABORAR: acción de incluir información de texto o cálculos específicos, en un informe,

cuadro o tabla.
 ANALIZAR: acción de aplicar conocimientos y técnicas a los resultados presentados en

informes, cuadros y tablas, para concluir, recomendar y presentar.
 APROBAR: acción de confirmar mediante FIRMA, que un documento o informe presenta
el contenido y formalidades pre-establecidas. Requiere autorización mediante acto
administrativo, dentro de las competencias de cada cargo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 TRAMITAR: Realizar de principio a fin, la gestión a cargo de un área o grupo de área, que
cumple mandato o requisito legal.
DESCRIPCIÒN:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Revisar los saldos de compromiso al

cierre de la vigencia fiscal entre el Tesorería Saldos en el sistema
1. sistema y los saldos reportados por Municipal Vs extractos bancarios
las entidades financieras.
Realizar comunicación
mediante Circular dirigida a las
dependencias del m u n i c i p i o d e
S e v i l l a V a l l e , indicando la fecha
límite de recepción de las
solicitudes, de Constitución de las Secretaría de
2. reservas excepcionales. Hacienda Circular
Municipal
NOTA: En la solicitud, se debe

considerar entre otros, el número de
contrato, la justificación y el valor a
reservar.
Recibir la solicitud y radicar en la

Secretaría de Hacienda Municipal.
Secretaria de la
3 Revisar que contenga los soportes Secretaría de Solicitud radicada
requeridos. Hacienda Municipal
Pasar a la Secretaria de Despacho.
Revisa y Analiza las solicitudes, y da

remite a los integrantes del COMFIS
para la Constitución de las Secretaria de Oficio remisorio con
4
reservas excepcionales, Hacienda. copia de la solicitud.
previo análisis de los soportes.
Devuelve las solicitudes que no son

Secretaria de Oficio remisorio con la
5 autorizadas para la constitución de
Hacienda. devolución de la solitud.
l a reserva (s) excepcional (es)

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Documentos
soportes que
Verificar y Analizar los Saldos de
respaldan la
compromiso que serán Objeto de
6 Tesorera solicitud de
ser Constituidos como Reserva
constitución de
Excepcional
reserva (s)
excepcional (es)
La Secretaría de Hacienda Municipal,

convocará reunión del comité
(COMFIS), para revisión de
documentos soportes a la solicitud de
la constitución de reserva
Integrantes Acta de Constitución de
7 excepcional.
COMFIS Reservas Excepcionales
Una vez analizados estos elementos
por el COMFIS, de ser procedente,
se termina con la expedición del
Acta de Constitución de la Reserva
Excepcional.
Posteriormente se realizaría la
socialización en Consejo de Secretaria de
8 Acta de aprobación.
Gobierno y se levantará el Acta de Hacienda Municipal
aprobación.
Secretaría de
Hacienda Municipal,
Elaboración Decreto Constitución de Decreto de constitución
Despacho del
9 Reservas excepcionales e inserción de la Reserva
Alcalde,
al sistema presupuestal. Excepcional.
Oficina Asesora
Jurídica

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.13 PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO
- OBJETIVO: Desarrollar el proceso Administrativo de cobro coactivo del impuesto predial unificado
sobre vigencias anteriores no canceladas por los contribuyentes.
- ALCANCE: Este Procedimiento aplica para el cobro coactivo del Impuesto predial Unificado sobre
vigencias anteriores no canceladas por los contribuyentes.

El (la) Tesorero (a) Municipal, en virtud de lo señalado en el
numeral 1 del artículo 99 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo
469 del Código General del Proceso, artículos 828 y 829 del
Avocar Estatuto Tributario Nacional y artículo 66 de la ley 383 de 1997 Tesorero (a)
conocimiento: procede a reconocer la suma adeudada por concepto de Municipal
impuesto predial unificado en cabeza del contribuyente moroso,
y la Constitución del título ejecutivo mediante la Resolución que
determina y liquida el impuesto.
Realizar la Proyección de la resolución por la cual se determina

y liquida el impuesto predial unificado y se declara deudor
moroso al contribuyente y se remite al Tesorero municipal para
revisión y autorización.
La Resolución que liquida el crédito concede el recurso de

reconsideración.
La resolución se debe hacer con la citación a notificación

personal de la misma, la cual se debe entregar; si el deudor Responsable
recibe la comunicación y comparece dentro de la oportunidad designado para
procesal señalada, el Tesorero municipal deberá levantar un la proyección de
Proyección de
acta donde se deje constancia de haber notificado al deudor del los actos
Resolución
contenido de la resolución, entregándose un ejemplar de la administrativos
citada resolución. del cobro.
Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o

verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones,
resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones
oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse
de manera electrónica, personalmente o a través de la red
oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería
especializada debidamente autorizada por la autoridad
competente.
Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o

verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, Responsable
resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones designado para
oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse la proyección de
de manera electrónica, personalmente o a través de la red los actos
oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería administrativos
especializada debidamente autorizada por la autoridad del cobro.
competente.
Notificación Tesorero
Las providencias que decidan recursos se notificarán Municipal
personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable,
agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del
término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la
fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este
evento también procede la notificación electrónica.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
El edicto de que trata el párrafo anterior se fijará en lugar

público del despacho respectivo por el término de diez (10) días
y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto
administrativo.
La notificación por correo de las actuaciones de la

administración, en materia tributaria se practicará mediante
entrega de una copia del acto correspondiente en la última
dirección informada por el contribuyente. En estos eventos
también procederá la notificación electrónica.
Cuando el contribuyente no hubiere informado una dirección a

la administración, la actuación administrativa correspondiente se
podrá notificar a la que establezca la administración mediante
verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas,
directorios y en general de información oficial, comercial o
bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección
del contribuyente, por ninguno de los medios señalados, los
actos de la administración le serán notificados por medio de
publicación en un periódico de circulación nacional.
Cuando durante los procesos que se adelanten ante la

administración, el contribuyente actúe a través de apoderado, la
notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado
tenga registrada.
Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los

servicios informáticos electrónicos de la Administración serán
gratuitos.
Una vez se ha enviado copia del acto administrativo o se ha

notificado personalmente, se debe dejar pasar el término de dos
meses para que el contribuyente pague, realice acuerdo de
pago o presente recurso de reconsideración. Si pasado este
término no presenta el recurso de reconsideración se entiende
por ejecutoriado el acto administrativo.
El (la) Tesorero (a) Municipal procede mediante auto de trámite

a avocar conocimiento para iniciar y tramitar por jurisdicción
coactiva el cobro de la citada obligación.
El (la] Tesorero (a) Municipal mediante, resolución motivada,
libra mandamiento de pago en contra del contribuyente moroso
y a favor del Municipio de Sevilla, la cual contendrá la Responsable
identificación plena del deudor, es decir, su nombre completo, designado para
documento de identificación, ficha catastral, NIT tratándose de la proyección de
personas jurídicas, la obligación a cobrar, que comprenderá las los actos
vigencias debidas, más los intereses que se causen desde que administrativos
se hizo exigible la obligación, hasta que se cancele la misma, y del cobro.
Emitir
las costas que se generen en virtud del procedimiento.
Mandamiento Tesorero
de Pago: Municipal
Adicionalmente, la citada providencia deberá incluir en su parte
resolutiva la orden expresa de pago, se dispondrá la notificación
del deudor de conformidad con lo señalado en el artículo 826
del Estatuto Tributario Nacional, y la advertencia al
contribuyente sobre el término de quince (15) días contados
desde la notificación de la providencia para cancelar la deuda o
proponer las excepciones señaladas en el artículo 831 del
Estatuto Tributario Nacional.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
A. Notificación Personal: De acuerdo al artículo 826 del

Estatuto Tributario Nacional el mandamiento de pago se debe
notificar personalmente al deudor, a sus solidarios y herederos,
para lo cual se debe enviar citación por correo certificado para
que el deudor comparezca dentro de los diez (10) días
Notificar al siguientes al recibo de la misma ante las instalaciones de la
deudor del Secretaría de Hacienda Municipal, si el deudor recibe la Tesorero
mandamiento comunicación y comparece dentro de la oportunidad procesal Municipal
de pago: señalada, el funcionario deberá levantar un acta donde se deje
constancia de haber notificado al deudor del contenido del
mandamiento de pago, entregándose un ejemplar de la citada
providencia.
B. Notificación por correo: No compareciendo el deudor a

notificarse personalmente dentro de los diez (10) días hábiles
contados a partir de tener la certeza de que se recibió la
citación, se procederá a la notificación por correo de acuerdo a
los Artículos 566 y 567 del Estatuto Tributario Nacional, la cual
consiste en él envió por correo certificado, de una copia del
mandamiento de pago a la dirección informada por el deudor,
esta notificación se entiende surtida al día siguiente en que el
ejecutado, su representante legal o apoderado haya recibido la
notificación.
C. Notificación por publicación de aviso en diario. En los

casos en que se desconoce el domicilio del deudor, o cuando es
devuelta la citación para notificación personal o notificación por
correo, procede la publicación de la notificación mediante aviso
en un periódico de amplia circulación nacional o regional y
surtirá efectos a partir del día hábil siguiente al que se realice la
publicación.
D. Notificación por aviso en la Web: En los eventos señalados

anteriormente, la notificación supletiva del mandamiento de
pago, a través de la inserción de un aviso en el portal Web de la
Alcaldía Municipal que deberá incluir mecanismos de búsqueda
por número de identificación personal y publicación en un lugar
de acceso al público de la respectiva entidad. La notificación se
entenderá surtida desde el día hábil siguiente a la publicación.
Notificado el mandamiento de pago al deudor por cualquiera de

los mecanismos antes mencionados, se le concede un plazo de
quince (15) días hábiles, dentro del cual podrá presentar por
escrito las excepciones legales que considere pertinente,
realizar el pago de la obligación o presentarse a realizar un
acuerdo de pago el cual se realizara de conformidad a lo
establecido en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera
adoptado mediante Decreto municipal 065 de julio 26 de 2012.
Si el deudor no cumple con lo anterior, se entiende que acepta
la obligación en su totalidad.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
A. Pago: Si el deudor procede al pago de la obligación,

consistente en el capital más los intereses y las costas
procesales generadas, el funcionario ejecutor previa verificación
de la certeza del pago emitirá auto mediante el cual se ordenará
la terminación del procedimiento, el levantamiento de las
medidas cautelares que se hayan decretado y el consecuente
archivo del expediente.
B. Acuerdo de Pago. Si el deudor solicita la suscripción de un

acuerdo de pago. Este se realizará de conformidad con lo
Pago,
estipulado en el Reglamento Interno dé Recaudo de Cartera
Acuerdo de
Decreto 065 de julio 26 de 2012. La proyección del acuerdo
Pago,
deberá realizarse por el Tesorero municipal quien tiene a su
Presentación
cargo la competencia del Cobreo Coactivo.
de
Excepciones o
Al concederse la facilidad de pago, se origina la suspensión del
silencio del
proceso de cobro coactivo.
Deudor:
El cumplimiento del acuerdo de pago será verificado por el
Tesorero municipal, quien se encargara de determinar si existe
morosidad o incumplimiento, casos en los que se reiniciará el
proceso de cobro coactivo a partir de la última actuación
(embargo, secuestro o remate de bienes).
Si el contribuyente cumple con lo acordado, se emite Auto de

terminación, levantamiento de medias cautelares decretadas y
archivo del proceso.
Como se mencionó anteriormente el deudor cuenta con el

término de quince (15) días hábiles contados a partir de la
notificación del mandamiento de pago, para presentar escrito de
excepciones legales que puede ser interpuesto personalmente
por el contribuyente, o por su apoderado, y al cual deberá
acompañarse de los medios de prueba que soporten la
excepción alegada.
Las excepciones de las que puede hacer uso el contribuyente

moroso, son las indicadas en el artículo 831 del Estatuto
Tributario Nacional.
El Tesorero Municipal contará con un mes, a partir de la

presentación de las excepciones para decidirlas mediante
Presentación
Resolución motivada en la que se indicará si se declaran como
de Tesorero
probadas caso en el cual se ordenará la terminación del
Excepciones. Municipal
procedimiento, el levantamiento de las medidas cautelares y el
archivo del expediente: o si por el contrario se declaran
improbadas se dispondrá continuar adelante con la ejecución,
advirtiéndose que contra lo ordenado procede el recurso de
reposición en los términos del artículo 834 del E.T.N.
D. Silencio del deudor. Si notificado el mandamiento de pago,

el deudor no se pronuncia respecto de lo ordenado por la
Administración, es decir, no efectúa el pago de la deuda o no
propone las excepciones señaladas, el funcionario ejecutor
dispondrá mediante Resolución seguir adelante con la
ejecución, ordenando el embargo, secuestro, avalúo y remate
de los bienes del deudor, providencia que por ser de trámite no
cuenta con recursos en sede administrativa.
Resolución Realizada la investigación de bienes del deudor por parte el

Tesorero
que ordena Tesorero Municipal encargado de efectuar el cobro coactivo,
Municipal
embargo y procederá a ordenar el embargo y secuestro de los bienes en
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
secuestro de cabeza del contribuyente moroso, que se puede dar en dos

bienes del momentos procesales:
deudor.
a) De manera preventiva, antes o conjuntamente con la emisión
del mandamiento de pago, y b) posterior a la emisión del mismo,
luego de declararse improbadas las excepciones propuestas, o
cuando el deudor guarde silencio ante las pretensiones de la
administración. En la providencia deberá ordenarse la
liquidación del crédito y las costas procesales de conformidad
con lo señalado en los artículos 365 y 446 del Código General
del Proceso.
La citada resolución deberá contener la identificación plena del

bien a embargar y del deudor, y una vez proferida se
comunicará al contribuyente sobre la misma y a las entidades
correspondientes para que procedan según su competencia, en
los casos en que los bienes embargados sean sujetos a
registro.
Una vez embargados los bienes del deudor, se procederá a fijar
fecha y hora para realizar diligencia de secuestro, previa
designación del secuestre de las listas con que cuente la rama
judicial, La DIAN o la propia entidad.
La diligencia se realizará con el correspondiente Tesorero

Secuestro de Municipal, se procede al lugar indicado y estando en él, se Tesorero
los bienes: levantará acta donde se deje constancia de la identificación del Municipal
bien, las personas que estuvieron presentes. Si no hay
oposición el funcionario declarara secuestrado el bien y hará
entrega del mismo al secuestre para su administración y
cuidado. De presentarse oposición a la diligencia de secuestro
esta deberá resolverse de inmediato o dentro de los 5 días a la
terminación de la diligencia.
Cumplida la diligencia de secuestro, se procederá a realizar la
liquidación del crédito y las costas procesales generadas en
razón del procedimiento, para ello se tiene en cuenta el valor del
Liquidación impuesto por cada vigencia como los intereses causados hasta
Tesorero
del Crédito y que se verifique su pago. En lo referente a las costas procesales
Municipal
Costas: se incluirán todos los gastos en que incurrió la Administración
dentro del proceso Administrativo Coactivo es decir, diligencias
de notificación, honorarios de secuestre, transporte de
funcionario, gastos por concepto de funcionarios de peritos, etc.
Se realizará según lo indicado por el parágrafo del artículo 838
del Estatuto Tributario Nacional el cual señala que el avalúo se
realizará teniendo en cuenta el valor comercial de los bienes,
igualmente se considerará lo indicado por el artículo 444 del
Código General del Proceso que establece que el valor de los
Avalúo de Tesorero
bienes inmuebles corresponderá al avalúo catastral del predio
Bienes: Municipal
aumentado en un 50%. El avalúo del bien debe ser notificado al
deudor personalmente o por correo, a fin de correrte traslado
por el término de 10 días hábiles, plazo en el cual el
contribuyente podrá solicitar que se complemente, aclare u
objetarlo por error grave.
Una vez cumplido lo anterior, y elaborada la liquidación del
crédito y las costas, el funcionario ejecutor debe fijar mediante
auto la fecha, hora y lugar donde se realizara el remate de los
Diligencia de Tesorero
bienes embargados y secuestrados, previo cumplimiento de los
Remate: Municipal
requisitos señalados en el artículo 448 del Código General del
Proceso y subsiguientes (consultar la norma).

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Teniendo en cuenta lo señalado por el artículo 455 del Código

General del Proceso y una vez consignado el saldo del precio
más los impuestos señalados en el artículo 7 de la ley 11 de
1987 se proferirá auto aprobatorio del remate.
1. La cancelación de los gravámenes prendarios o hipotecarios,

y de la afectación a vivienda familiar y el patrimonio de familia, si
fuere el caso, que afecten al bien objeto del remate.
2. La cancelación del embargo y el levantamiento del secuestro.
3. La expedición de copia del acta de remate y del auto

aprobatorio, las cuales deberán entregarse dentro de los cinco
(5) días siguientes a la expedición de este último. Si se trata de
bienes sujetos a registro, dicha copia se inscribirá y
protocolizará en la notaría correspondiente al lugar del proceso;
copia de la escritura se agregará luego al expediente.
4. La entrega por el secuestre al rematante de los bienes

rematados.
Aprobación Tesorero
del Remate: 5. La entrega al rematante de los títulos de la cosa rematada Municipal
que el ejecutado tenga en su poder.
6. La expedición o inscripción de nuevos títulos al rematante de

las acciones o efecto público nominativos que hayan sido
rematados, y la declaración de que quedan cancelados los
extendidos anteriormente al ejecutado.
7. La entrega del producto del remate al acreedor hasta

concurrencia de su crédito y las costas y del remanente al
ejecutado, si no estuviere embargado. Sin embargo, del
producto del remate el juez deberá reservar la suma necesaria
para el pago de impuestos, servicios públicos, cuotas de
administración y gastos de parqueo o depósito que se causen
hasta la entrega del bien rematado. Si dentro de los diez (10)
días siguientes a la entrega del bien al rematante, este no
demuestra el monto de las deudas por tales conceptos, el juez
ordenará entregar a las partes el dinero reservado.
El incumplimiento de lo dispuesto en este artículo constituye

falta disciplinaria gravísima.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
9.3.14 PROCEDIMIENTO: PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE CARPETAS
- OBJETIVO: Establecer la metodología para el préstamo y devolución de carpetas que se

encuentran en la Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal.
- RESPONSABLE: Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal.
- ALCANCE: Inicia con la solicitud detallada y justificada por parte de la Secretaría responsable y
finaliza con la respectiva devolución de la carpeta, revisión y archivo de la misma.
 SHM: Secretaría de Hacienda Municipal.
 RADICAR: acción de llevar el control de solicitud de salida de documentos, en bases de

oficios o plantillas físicas.
 VERIFICAR: acción de confrontar la devolución documental previamente determinada.
 REVISAR: acción de confirmar que el contenido de las carpetas, no ha sido alterado, de

igual que tanto las carpetas como los documentos en su interior no hayan sufrido alteración
alguna. Se deja constancia en el documento elaborado, del nombre completo y cargo de
quien revisa.
 REGISTRAR: acción de incluir en una base de datos, información detallada sobre el

préstamo de la carpeta.
 ANALIZAR: acción de aplicar conocimientos y técnicas a la revisión de los expedientes, ,

para concluir, recomendar y presentar.
 APROBAR: acción de confirmar préstamo, mediante FIRMA o visto bueno la solicitud de

préstamo realizada por la dependencia.
 TRAMITAR: Realizar de principio a fin, la gestión a cargo de un área o grupo de área, que
cumple mandato o requisito legal.
 Toda solicitud, debe ser motivada, justificada y debidamente firmada por el jefe de
Despacho.
 Una vez se autorice la firma de las carpetas, la dependencia solicitante contará con tres
(03) días a partir de la entrega.
 El contenido de las carpetas deberá ser ampliamente respetado entendiéndose que no

debe presentar alteraciones en su foliación, falta de documentos, enmendaduras, deterioro
y en general mala manipulación de los expedientes.
 Toda solicitud de expedientes que realicen las dependencias deberá realizarse con un
tiempo prudente de un (01) día de antelación.
 Cada dependencia debe allegar a la Secretaría de Hacienda y Tesorería Municipal, los

expedientes debidamente diligenciado de conformidad con la Ley General de Archivo y la
Tablas de Retención Documental y los documentos soportes a que haya lugar.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÒN:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Revisar que la solicitud cumpla con Dependencias
Oficio de solicitud.
los criterios previamente definidos y solicitantes
verificación si procede o no el
1. préstamo.
Una vez radicada la solicitud de Secretaría de

préstamo de documentos por parte Hacienda
de la dependencia, la Secretaría
contará con un día para la ubicación
y entrega de los expedientes
2.
En el momento de realizar la entrega Secretaría de
del documento, se realiza la revisión Hacienda y
del mismo en presencia del Dependencias
solicitante y/o el funcionario que las Solicitantes
dependencias hayan designado para
este proceso.
3 En el caso de que los expedientes
presentasen alguna observación,
éstas serán registradas al reverso de
la solicitud.
En el momento de retiro del Dependencias

expediente, la dependencia
solicitante contará con 03 días
hábiles para uso y posterior
4 devolución. De lo contrario se le
realizará una observación.
Al regreso de los expedientes, la Secretaría de

Secretaría de Hacienda en presencia Hacienda y
del personal encargado de los Dependencias
procesos de archivo, se realizará la
correspondiente verificación previa
las observaciones realizadas al
momento de su préstamo (buen
estado, sin enmendaduras, limpia,
5 sin alteraciones en su foliación, falta
de documentos etc). El mal proceder
frente a la manipulación de los
expedientes, ocasionará un reporte al
Control Interno Disciplinario.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.GESTIÓN EN TALENTO HUMANO Y DESARROLLO LOGÍSTICO

CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO: TALENTO HUMANO
Brindar un ambiete laboral integro y digno mediante la implementacion de programas de capacitacion, bienestar social, salud o cupacional entre
OBJETIVO
otros, según lo establecido por la ley.
Secretaria de Desarrollo Institucional
ALCANCE La inducción realizada al talento humano hasta la evaluación del personal. RESPONSABLE(S):
y Bienestar Social
Responsables de los Elaborara un diagnóstico de la situación actual de la planta Despacho de

Manual de funciones
procesos de personal alcaldía
Responsables de los Análisis de planta de Responsables

Manual de procedimientos Analizar la información recolectada en el diagnóstico
procesos personal de la Entidad de los procesos
Despacho de alcaldía Organigrama de la Entidad Priorizar necesidades detectadas Planta de
Gestión Jurídica Ley 909 de 2004 Establecer la acciones respectivas personal
Responsables de los Análisis de planta de personal Despacho de
Detección de vacante
procesos de la Entidad alcaldía
Necesidad del servicio o de Responsables
Despacho de alcaldía Informe de vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil
suplir un cargo Determinación e informe de de los procesos
vacante existente en la Planta de
Convocatoria del concurso Entidad personal
Gestión Jurídica Solicitud de información Comisión
Notificación del concurso Nacional del
Servicio Civil

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Encuesta de necesidades de Despacho de

Responsable del proceso Determinar las necesidades de capacitación del personal
capacitación alcaldía
Responsables de los Plan de capacitación Responsables
Análisis de perfiles de cargos Priorizar necesidades detectadas
procesos de los procesos
Requerimientos del entorno Planta de
Gobierno Nacional Elaborar el plan de capacitación
político y económico personal
Estructurar y establecer, estímulos y reconocimientos para Despacho de
Responsable del proceso Plan de capacitaciones
la planta de personal Plan de estímulos y alcaldía
bienestar social
Planta de
Responsable de los procesos Evaluaciones de desempeño Elaborar plan de estímulos
personal
Realiza el nombramiento del funcionario en periodo de Despacho de
Comisión Nacional del prueba alcaldía
Notificación del concurso
Servicio Civil
Responsables
Evaluación del periodo de prueba del funcionario
Nombramiento funcionario de los procesos
Aprobado el periodo de prueba, se Inscribe el nuevo
Notificación del periodo de funcionario al registro de carrera
Responsable del proceso Funcionario
prueba satisfactorio
Actualización de la planta de personal
Manual de funciones, manual de Inducción al nuevo personal del manual de funciones,
Responsables de los Despacho de
proceso y procedimientos, manual de procesos y procedimientos, código de ética y
procesos alcaldía
código de ética reglamento interno de trabajo
Necesidad de inducción y re Re inducción al nuevo personal del manual de funciones, Inducción y re inducción del
Responsables de los Responsables
inducción a la plante de manual de procesos y procedimientos, código de ética y personal
procesos de los procesos
personal reglamento interno de trabajo
Realiza evidencia de la inducción y re inducción a la plante Planta de

Responsable del proceso Nuevos funcionarios
de personal personal
Plan de estímulos y bienestar Implementación de planes y Responsables
Responsable del proceso Implementa plan de capacitaciones
social programas en la Entidad de los procesos

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Planta de
Responsable del proceso Plan de capacitaciones Implementa plan de estímulos y bienestar social
personal
Necesidad de evaluación en
Despacho de
Gobierno Nacional cumplimiento a la ley 909 de Realiza evaluación del desempeño
alcaldía
2004
Planta de
Recopilación de evaluación del desempeño
Evaluación del desempeño personal
Responsables de los Manual de funciones y manual Departamento
procesos de procedimientos Administrativo de
Informe de evaluación del desempeño
la Función
Pública (DAFP)
Despacho de
Análisis de implementación de Evaluación de los planes y alcaldía/
Responsable del proceso Realiza evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad
planes y programas programas Responsables
de los procesos
Responsables
Evaluación del desempeño Analiza las evaluaciones realizadas Acciones implementadas
de los procesos
Responsable del proceso hacia el mejoramiento
Evaluación de los planes y Planta de
Implementa acciones para la mejora del proceso continuo
programas personal

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

INTERRRELACIONA
Manual de funciones
Organigrama
Humano, financiero, Resolución de nombramiento
tecnológico, insumos Cumplimiento de la Ley 909 de 2004
Todos los procesos
de oficina, Reglamento Interno de trabajo
información legal Elaboración e implementación de los planes
Evaluación del desempeño y de los planes
Encuesta de necesidades de capacitación

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESO: GESTIÓN EN TALENTO HUMANO Y DESARROLLO LOGÍSTICO
# de servidores públicos
Secretario de
evaluados / # de servidores
Servidores públicos evaluados Semestral Desarrollo
publicos susceptibles de ser
Institucional
evaluados) * 100
# de servidores públicos
Secretario de
Servidores públicos capacitados / # de servidores
Anual Desarrollo
capacitados públicos susceptibles de ser
Institucional
capacitados) * 100
# de juntas de acción comunal

asesoradas y acompañadas / Secretario de
Asesoria y acompañamiento a
# total de juntas de acción Semestral Desarrollo
JAC
comunal legalmente Institucional
constituidas)* 100
# de dependencias apoyadas Secretario de

Apoyo Archivos de Gestión en el archivo de gestión / # Semestral Desarrollo
total de dependencias )*100 Institucional

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.1 PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Y REINDUCCION
- OBJETIVO: Establecer las pautas a seguir cada vez que se requiera realizar la Inducción al
personal que ingrese a laborar (contratista, provisional y carrera administrativa) y la re inducción los
empleados de planta de la Alcaldía Municipal, de Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 Inducción: Charla o capacitación dictada por personal interno de la entidad, a todo personal
nuevo que se incorpore a la Alcaldía de Sevilla.
 Programación de inducciones: Registro que establece la frecuencia de realización de las
jornadas de inducción por fechas, días, hora y lugar.
- ALCALCE: el presente procedimiento aplica para el nuevo personal de carrera, contratista y

personal provisional.
EVIDENCIAS/
REGISTRO
La inducción a los funcionarios de
planta se realiza durante la primera
semana de ingreso.
La inducción para los contratistas de

Secretaria de prestación de Servicios se programa Registro de
1. 1. Programación Desarrollo para ser realizada durante la primera Asistencia.
de la Inducción. Institucional y semana del mes de febrero, para los Registro
Bienestar Social contratistas que hayan ingresado en el Fotográfico.
mes inmediatamente anterior, la
primera semana del mes de abril para
los contratistas de Prestación de
Servicios que hayan ingresado durante
los dos meses anteriores, y así
sucesivamente hasta finalizar el año.
El último día de los meses de enero,
marzo, mayo, julio, septiembre y
noviembre, el Jefe de cada
2. Envío Secretarios de dependencia debe pasar la relación a
Relación
relación de Despacho y Jefes la Secretaría de Desarrollo Institucional
Contratistas.
contratistas. de Oficina. y Bienestar Social, de los contratistas
de prestación de servicios vinculados
durante el periodo correspondiente
para programar la inducción respectiva.
La Secretaría de Desarrollo y Bienestar
Secretaria de Social teniendo en cuenta el número de
3. 3. Programación Desarrollo personas relacionadas, elabora la
Convocatoria.
Y convocatoria. Institucional y programación de la inducción y realiza
Bienestar Social la convocatoria informando fecha, hora
y lugar.
Se realiza la inducción de acuerdo con Manual de
el Manual de Inducción y Re inducción. Inducción.
Secretaria de
4. Ejecución de
Desarrollo
la Inducción y Re Acto seguido se entrega y explica a Código de
Institucional y
inducción. cada servidor el Código de Ética y se Buen Gobierno.
Bienestar Social
hace diligenciar el Formato F-029 Acta
de Compromiso del Código de Ética. Acta de

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Compromiso.
Se elabora registro de asistencia en el
Formato F-002 Lista de asistencia Registro de
reunión yo capacitación interna y se Asistencia.
toma registro fotográfico.
Registro
Fotográfico.
Al finalizar la actividad, procede con la

evaluación de la efectividad de la
Secretaria de inducción, entregando el formato F-011
5. Evaluación Efectividad
Desarrollo Formato Efectividad Procedimiento
de la efectividad Procedimiento
Institucional y Inducción para que cada servidor y
de la inducción. de inducción.
Bienestar Social contratista lo diligencien.
Secretaria de
La reinducción a los empleados de
Desarrollo
6. Reinducciòn planta se realiza durante las dos
Institucional y
primeras semanas del mes de enero.
Bienestar Social

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-002
FORMATO LISTA DE ASISTENCIA REUNIÓN Y/O CAPACITACIÓN INTERNA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-011
FORMATO EFECTIVIDAD PROCEDIMIENTO DE INDUCCION

VERSIÓN: 01
EFECTIVIDAD PROCEDIMIENTO DE INDUCCION PÁGINA 1 DE 1
Nombre: Cargo:
Proceso o Dependencia: Fecha de ingreso:
Para la alcaldia de Sevilla Valle , considera que su opinion es vital para nuestro proceso de mejoramiento continuo,
agradece su gentil colaboración al diligenciar la presente encuesta.
Ubique su respuesta en una escala de valores de 1 a 5; donde 1 es la minima y 5 es la maxima, según sea su
criterio:
0. No aplica 1. Pésimo 2. Deficiente 3. Regular 4. Bueno 5. Excelente
VALORACION
I. CONTENIDO Y DESARROLLO DE LA INDUCCIÓN GENERAL 0 1 2 3 4 5
1 Presentacion formal con los empleados de cada proceso de la Entidad.
2 Recorrido por las instalaciones de la entidad, dando a conocer cada lugar en particular.
Información general de la Entidad en cuanto: Historia, estructura, misión, visión, funciones,

3 código de valores, normas de conducta interna, Modelo Estándar de Control Interno, Salud
Ocupacional.
4 Calidad de la información suministrada.
5 Manejo del tiempo durante el desarrollo de los temas.
6 Al personal de carrera o provisional se le dio a conocer el horario de trabajo
La información recibida, le proporciona aportes para desempeñar las labores que le sean
7
encomendadas.
8 Sus expectativas de conocer la entidad se cumplieron
II. AMBIENTE FISICO Y MATERIAL DE APOYO 0 1 2 3 4 5
1 El espacio físico (sala) donde se dictó la inducción fue apropiado.
2 Medios técnicos utilizados.
3 Recibió algún material didáctico impreso (folletos, manuales, etc.), durante la inducción.
4 Utilidad del material didáctico que recibió.
5 Calidad del material didáctico.
OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-029
ACTA DE COMPROMISO CÓDIGO DE ÉTICA

CODIGO: F-029
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 1 DE 1
ACTA DE COMPROMISO CÓDIGO DE ÉTICA
Yo: ______________________________________ identificado con cédula de ciudadanía número

_____________________, en mi condición de: _____________________________ del municipio de
Sevilla Valle, me comprometo a:
1. Acoger El Código de Ética y expreso que los valores relacionados a continuación guiarán el
desarrollo de mis funciones y mi quehacer cotidiano.
 Servicio
 Responsabilidad
 Lealtad
 Honestidad
 Respeto
 Productividad
 Solidaridad
 Pertenencia
 Justicia
 Tolerancia
2. Desempeñarme como servidor público, acorde con los valores éticos anotados y claramente
descritos en el Código de Ética del municipio de Sevilla Valle del Cauca.
3. Apropiar, interiorizar, aplicar y respetar en todo mí actuar el Código de Ética del municipio de
Sevilla Valle del Cauca.
4. Promover y estimular permanentemente a mis compañeros de trabajo para que los Valores
Éticos, formen parte del trabajo diario de los servidores públicos del municipio de Sevilla Valle del
Cauca.
5. Abstenerme de negociar la observancia de los valores que conforman este decálogo y exigir su
fiel cumplimiento.
6. Erradicar de mis actividades toda práctica contraria al presente Código de Ética construido y
adoptado por el municipio de Sevilla Valle del Cauca.
Dado en Sevilla Valle a los ________días de __________ de __________.
______________________________________
FIRMA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.2 PROCEDIMIENTO: ENCARGOS PROVISIONALES EN VACANCIAS TEMPORALES
- OBJETIVO: Garantizar que los cargos que hacen parte de la estructura organizacional de la
Administración Municipal sean de carrera, provisionales o de libre nombramiento y remoción
puedan ocuparse por encargo debido a la ausencia temporal del titular o del encargado del mismo.
- ALCANCE: El procedimiento inicia desde que se autoriza al funcionario dejarlo temporalmente

y termina cuando el mismo se reintegra.
- RESPONSABLES: Alcalde municipal y Secretaría de Desarrollo institucional y Bienestar Social.
- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios, Normas que regulan el Empleo
Público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y otras disposiciones.
- DEFINICIONES:
 ENCARGO: Desempeñar temporalmente las funciones correspondiente a determinado

empleo público, por ausencia temporal de su titular.
 Tener clara la justificación del funcionario para ausentarse temporalmente del cargo y que
esta se ciña a los parámetros legales.
 Que el funcionario encargado cumpla con el perfil y las competencias para desempeñar
temporalmente el cargo.
 Actos administrativos firmados.
- GENERALIDADES:
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PRODUCTOS O RESULTADOS ESPARADOS

Identificar y conocer la causal de ausencia - Que los cargos de la
temporal del cargo por parte del funcionario Administración Municipal que quedan en
- Tener claras las vacancia temporal sean ocupados por
determinaciones que sobre este aspecto funcionario que cumpla el perfil y los requisites
determina el manual de procedimientos. normativos.
- Que no se vean afectadas las
funciones administrativas debido a la ausencia
temporal de funcionarios de los cargos de la
planta de personal.
- DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES:

Oficio de Solicitud Solicitar mediante oficio al Funcionario Oficio de solitud
alcalde municipal la autorización interesado
para ausentarse temporalmente
del cargo, sea por motivos
personales, reconocimiento de
vacaciones, licencias
remuneradas, licencia de
maternidad, paternidad,
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
calamidad doméstica o
desempeño de función oficial
dentro o fuera del país.
La vacancia temporal también se

puede generar por una comisión
o encargo de un empleado de
carrera administrativa.
Revisión y análisis de Identificar el motivo por el cual Alcalde

la solicitud el Funcionario se tiene que Municipal y
ausentar temporalmente del Secretario de
ejercicio de sus funciones. Desarrrollo
Institucional y
Bienestar Social
Verificar si la razón aludida
por el funcionario autorizado,
justifica la ausencia temporal del
cargo, en caso de que se
justifique se expedirá el acto
administrativo de autorización.
Notificación del Acto Firmar Acto administrativo de Alcalde Acto
administrativo autorización de ausencia municipal y administrativo
temporal del cargo el cual se Secretario de firmado.
notifica al funcionario interesado Desarrrollo
y se archiva en su historia Institucional y
laboral. Bienestar Social
Nombramiento Seleccionar dentro de la planta Alcalde
de cargos, al funcionario que municipal y
desempeñará provisionalmente Secretario de
las funciones, mientras dura la desarrollo
ausencia temporal del Institucional y
autorizado, verificando que Bienestar Social
cumpla con el perfil y los
requisitos necesarios para
desempeñar temporalmente el
cargo.
En caso de que cumpla se hará

el nombramiento respectivo.
En caso de no existir un
empleado en la planta de cargos
que cumpla el perfil, el alcalde
municipal podrá nombrar una
particular en provisionalidad.
Nota: cuando la vacancia

temporal se genera por comisión
de un empleado de carrera
administrativa o por encargo del
titular en otro empleo, se debe
adelantar el proceso de derecho
preferencial contemplado en las
normas de carrera administrativa.
Expedición y Expedir el acto administrativo Alcalde Acto
notificación del acto de nombramiento y notificarle al municipal y Administrativo de
administrativo de interesado para que tome Secretario de Nombramiento.
nombramiento. posesión del cargo y archivarlo Desarrollo
en la historia laboral. Institucional y
Bienestar Social

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Registro novedad Registrar la novedad Secretario de

correspondiente en las nóminas Desarrollo
respectivas. Institucional y
Bienestar Social
Reintegro del Verificar que el Jefe Inmediato y
funcionario. funcionario se reintegre en el Secretaría de
momento oportuno, vencido el Despacho de la
término de la licencia. secretaría de
Desarrollo
Institucional y
Bienestar Social
Irregularidad. Si el funcionario no se reintegra Secretaría de
el día correspondiente, la Despacho de la
administración municipal tomará secretaría de
las acciones normativas Desarrollo
correspondientes. Institucional y
Bienestar Social

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.3 PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE GESTIÓN – ORGANIZACIÓN Y MANEJO
- OBJETIVO: Organizar la documentación producida y recibida en las dependencias Municipales

de acuerdo a lo establecido por la ley 594 de 2000, “Ley General de Archivo”.
- DEFINICIONES:
 ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que las soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
 DOCUMENTOS DE APOYO: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,

manuales, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa.
 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una

unidad de conservación de archivo.
 INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
 FOLIAR: Numerar los folios de un expediente.
 FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente al cual corresponden dos páginas.

Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un expediente, un libro etc
 PUNTOS DE CONTROL: Se refiere a la identificación específica de acciones de control en

un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los
procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal
de las operaciones.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
 SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.
- ALCANCE: Inicia con la recepción y generación de los registros en cada uno de los procesos
de la Secretarias de Despacho y Oficinas Asesoras, continua con la ejecución de actividades
definidas para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición de
registros, incluyendo en caso de préstamo de registros a otras dependencias los controles
necesarios para su traslado y devolución. Finalizado este procedimiento se continua con el
procedimiento de Elaboración y Presentación de las Tablas de Retención Documental.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EVIDENCIAS/
REGISTRO
Asignación de Secretario de Despacho o Designar en cada Secretaria u
responsabilida Jefes de Oficinas Oficina Asesora un funcionario
des responsable del adecuado manejo
y organización de los archivos de
gestión, al igual que la asignación
de espacio físico adecuado para la
organización y conservación de los
archivos de gestión.
Provisión de Funcionario responsable Proveer los insumos necesarios; Solicitud de

materiales del suministro de carpetas, cajas, ganchos, elementos
materiales e insumo de muebles, etc.), para la interna
trabajo. organización de los expedientes
que conforman los archivos de
gestión.
Clasificación Funcionario designado El funcionario designado de cada Tablas de
de área clasifica el documento retención
documentos generado o recibido en la documental
dependencia de acuerdo a la
relación que guarde con el asunto,
identificando y agrupando en
expedientes todos los documentos
de estructura y contenido
homogéneo, teniendo en cuenta
las series y subseries definidas en
la tabla de retención documental.
Ver procedimiento aplicación y
actualización de las tablas de
retención.
Destruir o Funcionario designado El funcionario responsable debe
eliminar tener en cuenta que los
documentos documentos de apoyo no se
de apoyo consignan en la Tabla de
informativo y Retención Documental de las
duplicidad de dependencias.
información
Los documentos de apoyo
informativo existen en todas las
oficinas y se definen como el
conjunto de registros que han sido
recogidos para servir de ayuda a
la gestión administrativa.
Normalmente se trata de:
 Tarjetas de presentación o de
direcciones, una vez actualizado
el directorio.
 Copias de normas externas y

que no son producidos por la
Entidad (Leyes, Decretos
Nacionales, Circulares y
resoluciones entre otras).
 Estudios de documentos
técnicos que sirven como
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
información esporádica para la

Entidad, pero que no son de
responsabilidad de la misma.
 Copias o fotocopias de
documentos que son generados
por la Entidad, pero que por
función sólo deben ser
conservados en una
dependencia. En las otras
oficinas tan solo cumplen la
misión de informar sobre
decisiones y procesos que
adelanta la Entidad, por lo cual
pierden todo su valor.
 Formatos en blanco que no sean

de utilidad porque se
modificaron.
 Artículos de prensa,
publicaciones u otra clase de
documentos o impresos que no
constituyen documento de
archivo y cuyo destino es una
biblioteca o centro de
documentación.
 Ofertas de cursos, reuniones,

seminarios que no sean de
interés para la oficina.
 Hoja de vida de personal

rechazado.
 Cotizaciones rechazadas.
 Ofertas de servicios, Propuestas

de servicios que no hicieron
parte del proceso pre-
contractual.
 Propaganda, publicidad o
suministros no aceptados.
 Borradores de trabajo que no

aporten nada adicional
(borradores de declaraciones de
renta, cuadros estadísticos,
modelo de cartas etc.).
 Tarjetas, fax e invitaciones que

hagan alusión a compromisos ya
cumplidos.
 Certificaciones vencidas de
Cámara y Comercio.
 Registro de Instrumentos
Públicos y la Superintendencia
Bancaria.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Avisos de vencimiento, horarios

e instrucciones, una vez
realizada la diligencia.
 Autorizaciones sin importancia

(retiros de papelería, permisos,
etc.)
Encarpetar Funcionario designado Ubicar los documentos dentro de
documentos las carpetas previamente
identificadas y nombradas, con la Tablas de
siguiente información: Código, retención
Serie y Subserie, obedeciendo a lo documental
establecido en las TDR
aprobadas. Se puede archivar
máximo 200 folios por
expedientes.
Igualmente coloque los

documentos en cada expediente o
carpeta y recuerde que se debe
mantener el orden natural, es
decir, al abrir la carpeta debe
aparecer el primer documento
recibido o sea el más antiguo y al
final el documento más reciente.
Ver Instructivo ubicación
cronología o natural del
documento en la carpeta.
Recuerde que para evitar deterioro

físico de la documentación, no se
debe perforar, subrayar, aplicar
resaltador, hacer anotaciones, ni
grapar los documentos, estos
antes de encarpetarse, deben de
encontrarse sin presencia de
ganchos metálicos (oxidan el
documento). Si deben encontrarse
unidos, emplee clips plásticos para
sujetarlos como a continuación se
observa:
Se debe tener en cuenta que para

iniciar archivando en una carpeta
nueva, el gancho legajador se
debe ubicar en la aleta principal,
es decir donde se encuentra el
formato a diligenciar de la misma.
Para un mejor entendimiento ver
ejemplo sobre la ubicación gancho
legajador.
Foliar cada uno de los

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Foliación de Funcionario designado expedientes que van conformando

documentos las diversas series y subseries
documentales, previendo para ello
la numeración de los folios en el
extremo derecho, con un lápiz de
mina negra y blanda (HB, B), en
forma legible y sin enmendaduras,
empezando por el documento más
antiguo al más reciente y así
sucesivamente.
Para tener en cuenta:
 Si existen errores en la foliación

y esta se encuentra a lápiz, borre
e inicie de nuevo, pero si se
encuentra con estilógrafo, esta se
anulara con una línea oblicua,
evitando tachones, como a
continuación se observa:
2
 La foliación de documentos que
contengan textos en orientación
girada 270° y horizontal, la
marcación se debe realizar en la
parte superior derecha, en el
sentido del texto como a
continuación se observa:
 El foliar los documentos

diariamente evitará que existan
faltantes inexplicables.
 Evitar los desniveles

archivísticos al momento de
archivar dos diferentes tamaños
de papel (Ver ejemplo de desnivel
archivístivo).
 La foliación se hace igualmente

en el orden en que se producen
los documentos y el último número
debe corresponder al último
documento recibido.
 En documentos de archivo que

contienen información por ambas
caras, se registrara el número
correspondiente en la cara recta
del folio.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Cuando un expediente se
conforme por más de 200 folios,
se procederá a utilizar cuantas
carpetas sean necesarias,
teniendo en cuenta que la foliación
será consecutiva, es decir la
siguiente carpeta se inicia con el
folio 201 y así sucesivamente.
Localización y Funcionario designado Diligenciar el formato “F-012 Inventario
control Formato Inventario Único Único
Documental”, cuyo propósito es Documental
controlar la producción
documental, existencia física y
transferencias en cada fase del
archivo (Gestión, Central e
Histórico) para que en el evento de
presentarse novedades
administrativas como traslados,
retiros, fusión de dependencias o
supresión de la entidad, se cuente
con la documentación
debidamente organizada e
inventariada facilitando así las
entregas oportunas.
Préstamo de Funcionario designado El funcionario designado del Control

documentos, manejo y organización del archivo Préstamo de
consultas al de gestión, ante el requerimiento Documentos
archivo de de un documento por otra
gestion dependencia debe diligenciar el
formato “F-013 Relación préstamo
de documentos”, en el cual debe
consignar la fecha del préstamo,
identificación completa del
expediente, número total de folios,
nombre y cargo de quien retira el
documento y firma del usuario al
momento de reintegro del
documento.
Cada quince (15) días, el

funcionario responsable del
manejo y organización del archivo
de gestión, debe verificar en el
registro “control préstamo de
documentos” los documentos
prestados y que aún no reportan
su devolución, para proceder a
informar al líder del proceso del
cual proviene la inconformidad,
para que se efectúe la devolución
inmediata del documento, si éste
no es devuelto en un plazo
máximo de tres días hábiles
después del aviso o si es devuelto
con daños o enmendaduras se
procederá a informar a el
responsable de la Oficina de
Control Interno, para tramitar una
investigación al respecto.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nota 1: no se debe exigir

solicitudes escritas para el
préstamo de documentos, basta
con el control del formato
establecido para ello.
Nota 2: para la producción de

documentos, utilice los formatos
aprobados para su dependencia.
Gestión Responsable asignado Los registros, evidencias y/o
documental del manejo de Archivo de soportes que se generan en el Registros
Gestión desarrollo del procedimiento serán documentales.
archivados y custodiados
conforme a lo dispuesto en el
Procedimiento de Archivo de
Gestión.
 Acuerdo AGN 042 de 2002, artículo 2do, 3ro, 4to.

 Ley 594 de 2000.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
INSTRUCTIVO UBICACIÓN CRONOLOGÍA O NATURAL DEL DOCUMENTO EN LA

CARPETA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - UBICACIÓN GANCHO LEGAJADOR
Ubicación correcta
del gancho legajador
La agarradera deberá ser ubicada como

se observa en la imagen.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - DESNIVEL ARCHIVISTICO NO PERMITIDO
HOJA TAMAÑO OFICIO

Desnivel archivístico, la
hoja tamaño carta debe
encontrarse al mismo nivel
HOJA TAMAÑO CARTA del documento oficio.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-012
FORMATO INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL
FORMATO F-013
FORMATO RELACION PRESTAMO DE DOCUMENTOS

CODIGO: F-013
VERSION: 01
PAG:1 DE 1
ALCALDIA DE
SEVILLA FORMATO: RELACION PRESTAMO DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA:
Funcionario que Facilito el Informacion del Usuario Documento Entregado Documento Recibido
Carpeta Caja Folios Nombre del Documento
Documento
Nombre y Apellido Dependencia Fecha de Retiro Firma Usuario Fecha Devolucion Firma

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.4 PROCEDIMIENTO: ELABORACIÒN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL
- OBJETIVO: Aplicar los criterios normativos para la elaboración, presentación y actualización de

las Tablas de Retención Documental del Municipio de Sevilla, en cumplimiento de la misión y
objetivos institucionales, de acuerdo a lo establecido por la ley 594 de 2000.
- DEFINICIONES:


 SUBSERIE DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de unidades documentales que

forman parte de una serie identificada por su contenido y sus características específicas.
 CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO: Es el espacio de concentración local que se

encarga de liderar la ejecución de los planes y programas propuestos por el Archivo
General de la Nación sobre la función archivística en las entidades públicas.
EVIDENCIAS/
REGISTRO
1. Compilación Jefe responsable Consiste en recopilar la información Formato
de la información del proceso de referente a la entidad Municipal tales Tablas de
institucional archivo como: Retención
sobre la Documental
administración  Leyes, Decretos, Ordenanzas,
municipal Resoluciones y demás actos
administrativos que informen sobre la
creación y funciones.
 Normas que inciden en la
producción, trámite y conservación de
los documentos.
 Manuales de funciones por
dependencia
 Manuales de procedimiento
 Organigrama que refleje la
estructura actual de la entidad y que
estén en plena concordancia con los
actos administrativos que reflejen la
organización.
 Resoluciones que permitan conocer
la creación, composición y función de
los comités en cada una de las
entidades.
Con base en esta información se

tendrá en cuenta para la definición y
valoración de las Series documentales
de las Tablas de Retención
Documental ver Formato F-014
Tablas de retención documental, en
donde se explica cada uno de los
campos tales como: códigos, series
documentales, retención, disposición
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
final.
2. Definición de Jefe responsable La identificación de las series,

series y del proceso de subserie dentro del fondo documental,
subseries archivo y el Jefe debe realizarse teniendo en cuenta la
documentales de la estructura orgánico-funcional de la
dependencia entidad productora.
Cabe anotar que solo se le asignan

código a aquellas oficinas o grupos de
trabajo que estén debidamente
creados por acto administrativo.
La SERIE está constituida por

unidades documentales que bien
pueden ser simples (un solo tipo
documental) o complejas (tipos
documentales diferentes). Así mismo
las series constituyen la unidad básica
de valoración por que reflejan las
actividades desarrolladas por la oficina
productora en virtud de las funciones
asignadas.A continuación se muestra
un ejemplo:
El proceso de valoración permite

asignar el tiempo que se debe
conservar las series y subseries
documentales tanto en los Archivos de
Gestión como en el Archivo Central del
Municipio y establecer cuales de ellas
se van a conservar totalmente, a
eliminar, microfilmar o seleccionar
como se ejemplariza en cada uno de
los siguientes casos:
Conservación Total:
Para la serie acuerdos que por
funciones es de responsabilidad de
Concejo Municipal, se establecen los
siguientes tiempos de retención, luego
de haber surtido el proceso de
valoración:
Para este ejemplo y como resultado de

la valoración documental, se
estableció que la serie
RESOLUCONES, se debe conservar
por 2 años en el Archivo de Gestión,
20 años en el Archivo Central y
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
microfilmar y su conservación será de

carácter permanente. Pasados los 20
años de retención en Archivo Central,
se deberá transferir al Archivo
Histórico.
Eliminación:
Para este ejemplo y como resultado

de la valoración documental, se
establece que la subserie Informes a
Entidades de Control, se debe
conservar por un año en el archivo de
gestión, 20 años en el archivo central y
una vez cumplido este periodo se
procederá a su eliminación, ya que no
posee científicos, históricos y
culturales.
Selección y Microfilmación:
Para este ejemplo y como resultado

de la valoración documental, se realiza
la microfilmación a la totalidad de la
serie y una selección, toda vez que
dicha serie se caracteriza por su gran
volumen documental y la repetitividad
de su información.
Nota:
CT: Conservación Total E:

Eliminación M: Microfilmación
S: Selección
3. Pasos para la Jefe responsable Sustentar las Tablas de Retención

presentación de del proceso de Documental ante el Consejo Municipal
las TRD archivo de Archivos, para lograr su aprobación
o efectuar los ajustes sugeridos por
esta instancia.
Si el Consejo Municipal de Archivos no

se encuentra constituido, también se
podrá presentar las TRD y sus anexos
ante el Consejo Departamental de
Archivos.
Dentro de los requisitos para la

presentación de las TRD debe
contener los siguientes temas:
Introducción
 La metodología aplicada en su
elaboración: procedimientos, formatos,
tiempo de elaboración.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Explicación del formato de la tabla:

definición de cada una de las
columnas, abreviaturas y
convenciones utilizadas, instrucciones
para leerla e interpretarla.
 Sustentación de la eliminación
documental. Aplicación de las TRD
para las transferencias primarias y
secundarias, especificando cómo,
cuándo y quién las asume. Revisión y
actualización periódica de la TRD
según criterios de la entidad.
 Glosario de términos asociados.
Las Tablas de Retención

Documental en su respectivo formato
y su instructivo de diligenciamiento.
Anexos
 Disposiciones legales, Actos
Administrativos y otras disposiciones
normativas relativas a la creación y
cambios estructurales de la Entidad
(Decretos, Acuerdos, Resoluciones,
entre otros).
 Legislación y normatividad que

incidan en el desarrollo de las
funciones de la Entidad (Acuerdos que
adoptan Estructura Interna y
determinan funciones; Resoluciones
de creación de grupos de trabajo, etc).
 Legislación que incide en la

creación y conservación del
documento (Normatividad externa e
interna).
 Acta del Comité de archivo de la

Entidad aprobando las TRD.
Las Tablas de Retención Documental
deben de reflejar la estructura
orgánica funcional.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
4. actualización Jefe de la El Jefe de la dependencia deberá

de las trd dependencia y solicitar al área responsable del
Responsable del proceso de archivo la necesidad de
proceso de realizar un cambio o adición a las
archivo Series o Subseries Documentales de
las Tablas de Retención, para ello se
deberá diligenciar el Formato F-015
ajuste Tablas de Retención
Documental.
Con base en esta información, el

responsable de la unidad de archivo
gestionara el cambio o adición de la
serie o el subserie, ante el Comité
Municipal de Archivo, para su
aprobación.
Finalizado el procedimiento de
Elaboración y Presentación de Tablas
de Retención Documental se continúa
con el procedimiento de Aplicación de
Tablas de Retención Documental.
5. Gestión Responsable Los registros, evidencias y/o soportes Registros

documental. asignado del que se generan en el desarrollo del documentales.
manejo de procedimiento serán archivados y
Archivo de custodiados conforme a lo dispuesto
Gestión en el Procedimiento de Archivo de
Gestión.
Acuerdo N° 039 (octubre 31 de 2002) expedido por el Archivo General de la Nación.

Ley 594 de 2000.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de
retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la
entidad.
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como
sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en
la entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De
ser pertinente, también se listarán la subseries correspondientes.
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada
del estudio de la documentación producida en las oficinas.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a
los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con
miras permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los
que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce,
utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la
investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por

medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos
documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos,
numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de

muestreo, microfilmación y eliminación .

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-014
FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-015
FORMATO AJUSTE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.5 PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
- OBJETIVO: Aplicar los criterios normativos en las Tablas de Retención Documental del Municipio
de Sevilla, en cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, de acuerdo a lo establecido por
la ley 594 de 2000.
- DEFINICIONES:

 SUBSERIE DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie identificada de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.
- ALCANCE: Finalizado el procedimiento de Elaboración y presentación de Tablas de Retención

Documental, P-ELAB.TRD-01, se procede con el procedimiento de Aplicación de Tablas de
Retención Documental.
EVIDENCIAS/
REGISTRO
Aprobación y Jefe Una vez aprobadas las Tablas de Acuerdo N°
adopción de responsable del Retención Documental por parte 039 (octubre
las TRD proceso de del consejo municipal de 31 de 2002)
archivo archivos la administración expedida por el
municipal deberá: Archivo
General de la
 Adoptar las TRD mediante acto Nación.
administrativo, bien sea un
decreto o una resolución, en
donde se establezca la fecha a
partir de la cual son de
obligatorio cumplimiento, por
parte de todas las dependencias
de la entidad del orden territorial.
 Capacitar a los funcionarios

responsables de los archivos de
cada una de las dependencias
de la administración municipal, en
el proceso de aplicación de las
TRD.
Eliminación Funcionario El funcionario designado de Acuerdo N°
de Series y designado para acuerdo con la TRD de su 039 (octubre
Subseries el Manejo y dependencia identifica las Series 31 de 2002)
documentale. Organización y Subseries documentales que se expedida por el
s del Archivo de producen en su oficina. Archivo
Gestión General de la
Cabe anotar que los tiempos de Nación.
retención documental para las
series documentales se
encuentran en las tablas de
retención documental y son
definidos de acuerdo a lo
establecido por la ley o según lo

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
amerite el documento.
Finalmente se debe observar el

cumplimiento de los tiempos de
retención que están dados para el
archivo de gestión de la
dependencia, en la respectiva
tabla, precisando que dicho lapso
de tiempo se empieza a contar
desde el momento en que la serie
o subserie ha cumplido su trámite
en la oficina.
Ejemplo:
De acuerdo a lo establecido en la
tabla de retención documental
para el despacho de la Alcaldía,
la serie PROYECTOS DE
ACUERDO, se debe conservar en
el archivo de gestión durante (1)
un año; por consiguiente en el
archivo de este despacho, deben
aparecer las carpetas de los
Proyectos de Acuerdo del año
inmediatamente anterior y los del
año de la vigencia.
Rotulación Funcionario Rotulación de carpetas Acuerdo N°

de las designado para 039 (octubre
carpetas el Manejo y El encargado de los archivos de 31 de 2002)
propalcote y Organización gestión identificará cada carpeta, expedido por el
ubicar del Archivo de para cada Serie y Subserie Archivo
separadores Gestión Documental definida en las TRD; General de la
para las consignando los datos necesarios Nación.
series y en la portada de las carpetas, con
subseries lápiz negro HB o B. Ver
documentale instructivo de diligenciamiento
s portada carpetas Propalcote -
Archivo de Gestión.
Separadores
Tanto para los archivadores como

para los folderamas ubique
separadores que identifiquen
tanto las series como las
subseries documentales, antes de
las carpetas, para que sirvan
como guías, conforme al orden en
el cual se encuentran en la TRD.
Ver ejemplo separadores series y
subseries documentales.
Ordenación Funcionario Para la ordenación de series y Acuerdo N°
de series, designado para subseries documentales, 039 (octubre
subseries, el Manejo y expedientes y tipos 31 de 2002)
expedientes Organización documentales, en archivadores expedido por el
y tipos del Archivo de con gavetas tenga en cuenta las Archivo
documentale Gestión siguientes instrucciones: General de la
s Nación.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Distribuya las series

documentales en las gavetas,
atendiendo el orden de
codificación establecido; es decir,
en forma ascendente, como se
encuentran en la TRD.
Igualmente, en el vértice superior

derecho de la gaveta, adhiera
una cartulina con la descripción
de las series, subseries y
expedientes que allí se
encuentran. Esta medida evita la
continua manipulación de los
documentos y permite identificar
fácilmente los documentos
requeridos. Ver ejemplo sobre
Rotulación de gavetas con series
y subseries documentales.
 Distribución secuencial de las

gavetas de su archivador,
enumerando de uno (1) hasta (n)
de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha. Ver anexo
sobre Orden de enumeración
gavetas de Archivadores
 Los Archivadores deben

encontrarse en custodio es decir
con llave y esta debe ser
responsabilidad del funcionario
encargado del manejo y
organización del archivo de
gestión.
Para la ordenación de series y

subseries documentales,
expedientes y tipos
documentales, en Folderamas
con estanterías y entrepaños
tenga en cuenta las siguientes
instrucciones:
 Existen dos formas para la

organización de las series y
subseries documentales en los
folderamas:
 Carpetas ubicadas
horizontalmente: se etiqueta las
estanterías con las letras del
abecedario para la ubicación de
las respectivas series y
subseries documentales como se
observa en el ejemplo.
 Carpetas ubicadas
verticalmente: se ordenan de
izquierda a derecha de arriba
hacia abajo conservando la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
secuencia de las TRD ver

ejemplo.
 La tabla de retención
documental debe encontrarse en
un lugar visible en el folderama
para que sirva de guía en la
ubicación de las series
documentales.
 Los Folderamas deben

encontrarse en custodio es decir
con llave y esta debe ser
responsabilidad del funcionario
encargado del manejo y
organización del archivo de
gestión.
Eliminación Jefe de la Los documentos a eliminar de Acuerdo N° Formato

de dependencia y acuerdo con la Tabla de 039 (octubre Acta de
documentos responsable del Retención Documental se 31 de 2002) eliminación
proceso de destruyen y se dejará constancia expedido por el de
Archivo en Acta que será suscrita por el Archivo documento
Presidente del Comité de Archivo, General de la s en
el Jefe de Archivo y el de la Nación. archivo de
dependencia respectiva. Ver gestión y
Formato F-016 Acta de central.
eliminación de documentos en el
archivo de gestión y central.
Finalizada la aplicación de este

procedimiento se procede con el
procedimiento transferencias
documentales.
Punto de control: El Jefe de la

dependencia revisar los
documentos que se encuentren
para la eliminación en el archivo
de gestión de acuerdo a las
Tablas de Retención Documental.
Gestion Responsable Los registros, evidencias y/o Ley 594 de Registros

documental designado del soportes que se generan en el 2000 documental
manejo del desarrollo del procedimiento es.
Archivo de serán archivados y custodiados
Gestión conforme a lo dispuesto en el
Procedimiento de Archivo de
Gestión.
Punto de control: Verificar que

la documentación y soportes
generados en el desarrollo del
procedimiento se encuentran
debidamente archivados.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO PORTADA CARPETAS PROPALCOTE –

ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO DE GESTION
Registrar el nombre de la dependencia

DEPENDENCIA: _________________________________________________
Registrar el código asignado a la dependencia de acuerdo al organigrama

CÓDIGO: _______________
Registrar eloorganziazional
nombre de la serie documental ejemplo: Comunicaciones Oficiales según TRD
Registrar el código asignado a la serie
SERIE: _______________________________ CÓDIGO: ______________
Registrar el código asignado a la subserie

SUBSERIE: ____________________________ CÓDIGO: ______________
Registrar el nombre de la subserie documental ejemplo: Comunicaciones oficiales internas según TRD
____________________________________________________________
Registrar la fecha de
Registrar la fecha de generación del último
FECHAS EXTREMAS
generación del primero documento encarpetado
INICIAL FINAL
documento encarpetado
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
Registrar la cantidad de folios que Si la carpeta contiene expedientes

contiene la carpeta ejemplo 200 registrar el número contenidos en
la misma
NÚMERO DE FOLIOS: ____________ NÚMERO DE EXPEDIENTES:____________________
Registrar para AG (Archivo de Gestión) el tiempo Registrar para AC (Archivo de Central) el tiempo
que debe encontrarse en retención el documento que debe encontrarse en retención el documento
RETENCION AG AC
EN AÑOS
OBSERVACIONES: Registrar las novedades presentadas en el desarrollo del

proceso de archivo
Registrar la cantidad total de carpetas que conforman la serie

documental
CARPETA N°:______________________ DE: ______________________________
ARCHIVADOR: _______GAVETA_____ESTANTERÍA_________ NIVEL___________
Registrar el número del Registrar el número de la

archivador y el número de la estantería y el nivel donde
gaveta donde se encuentra se encuentra ubicada la
ubicada la carpeta. carpeta.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - SEPARADORES SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - ROTULACIÓN DE GAVETAS CON SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - ORDEN DE ENUMERACIÓN GAVETAS DE ARCHIVADORES
Enumerar los archivadores en la parte superior del mismo de izquierda a

derecha
Numero del archivador

Numero de la gaveta
A1 G1 A2 G1
Enumerar las
gavetas de
arriba hacia
abajo
A1 G2 A2 G2

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - CARPETAS UBICADAS HORIZONTALMENTE (ACOSTADAS) EN EL

FOLDERAMA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO - CARPETAS UBICADAS VERTICALMENTE
Ubicar las carpetas de forma vertical (paradas) con sus respectivos

separadores.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-016
FORMATO ACTA ºDE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO DE
GESTIÓN Y CENTRAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.6 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA EN LA

VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL
- OBJETIVO: Establecer la reglamentación que permita la adecuada administración documental

en materia de trámite interna y externa, y su correspondiente archivo en la Entidad.
- ALCANCE: El presente procedimiento comprende desde la recepción de la correspondencia en

la Ventanilla Única de la Alcaldía de Sevilla para que ser se registrada en el Software, hasta el
direccionamiento de las mismas a las áreas interesadas y la entrega de estas a cada una de las
dependencias con el respectivo soporte de recibo.
- RESPONSABLE: Auxiliar administrativo de Ventanilla Única.
 CORRESPONDENCIA: Es la comunicación escrita impresa en papel o por correo

electrónico, entre las dependencias de la Administración Municipal y el exterior de la
misma, llámense oficios, cartas, permisos o cualquier denominación del documento y que
requiera ser tramitada por la Administración Municipal.
 CORRESPONDENCIA OFICIAL: Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de

conocimiento general.
 CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL: Cuando el asunto compete a la entidad

y sólo puede ser conocido por el personal autorizado.
 CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es de carácter oficial, se cursa entre la Administración

Municipal y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas naturales, vía
correo aéreo, terrestre, electrónico, fax, o cualquier otro medio que se implante en la
entidad.
 VENTANILLA UNICA: Es el Software en el cual se gestiona de manera centralizada los

servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.
 CONSECUTIVO: Que se sigue o sucede sin interrupción y es único.
 CORRESPONDENCIA INTERNA: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las

dependencias de la Administración Municipal.
 VENTANILLA UNICA: La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa

encargada de gestionar de manera centralizada los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones oficiales, esta unidad debe cumplir con las fases de
recepción, distribución y trámite del Programa de Gestión Documental.
 El recibo y trámite de la correspondencia recibida estará centralizado en la Ventanilla

Única, el tramite lo hará la Auxiliar Administrativa autorizada para cumplir dicha actividad.
 Por tal motivo ningún funcionario público de otra dependencia podrá recibir, atender o
entregar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados.
 La radicación se realizará en el software de la Ventanilla Única, que permite registrar

radicar la información.
 Conservar las planillas generadas por el Software con la firma de recibido de la persona
responsable de cada dependencia a la cual se le entrega la correspondencia.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
 Existen dos formas de recibir la correspondencia: una es por medio de empresas de

mensajería y la otra es por personas naturales. Para la primera solo se realiza la actividad
verificar que si sea para la administración, radica en el Software, y distribuye el documento
para el área correspondiente. La copia de la guía queda archivada en el área de la
Ventanilla Única. Para la segunda, el documento se recibe, se verifica y se radica en el
aplicativo y se entrega al área correspondiente.
 Los documentos que no ingresen por el lugar de centralización de correspondencia no se

considerarán documentos oficiales y se hará responsable el funcionario que lo reciba
arbitrariamente.
 Los documentos que se reciban vía fax y/o correo electrónico deberán ser radicados. Los
fax y/o correos electrónicos que se reciban en otras dependencias deberán ser enviados al
lugar donde se centralizará la correspondencia para su radicación correspondiente.
 Revisión de las comunicaciones. Las comunicaciones de origen oficial o particular que

ingresen a la Administración Municipal deberán ser revisadas para verificar su contenido,
destinatario, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, se está dirigida a la
entidad se procederá a la radicación de la misma.
 Comunicaciones sin firmas y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no
esté firmada ni presente el nombre del responsable de su contenido, se considera anónima
y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia, donde se determinarán las
acciones a seguir. Su control se deberá efectuar de conformidad con las normas en la
materia.
 Cuando un funcionario reciba a nombre de la Administración Municipal un documento en

una entidad pública como la Gobernación, deberá dirigir dicho documento a la ventanilla
única para su centralización de manera inmediata.
- DESCRIPCIÓN:

En la Ventanilla Única, se realiza la
recepción de la correspondencia
externa a la administración
Municipal.
Recibir la
La Recepción consiste en recibir y Auxiliar
Correspondencia
revisar (verificar firma, dirección, Administrativo.
Inicio
numero de anexos, etc.) todos los
documentos que ingresen a
Administración Municipal, los cuales
serán recepcionados en Ventanilla
Única.
El Auxiliar Administrativo deberá
radicar el documento en el software
de la ventanilla única. El Aplicativo
Libro
asigna automáticamente un número
Radicador
de radicado el cual es inmodificable.
Correspond
Auxiliar encia
Radicación de En el aplicativo usted ingresa los
Administrativa de Recibida
Correspondencia. datos; Tipo de documento, fecha,
Ventanilla Única Externa
asunto, remitente, y destinatario;
Software
dependencia responsable, nombre
Gestión
de la persona responsable de la
Documental
dependencia.
El aplicativo asigna automáticamente

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
la fecha y la hora de la radicación.
Posteriormente, realiza el escaneo

del documento y lo guarda en el
aplicativo
Imprime la radicación en el
documento en la parte superior
derecha del documento.
Imprime el reporte de
correspondencia externa recibida por
Auxiliar
dependencia durante el día. Esta
Administrativa de
actividad la realiza finalizando el día.
Ventanilla Única - Planillas de
Distribución de
Auxiliar constancia
Correspondencia Al entregar la correspondencia en
Administrativa de de recibido.
cada dependencia, hace firmar el
cada
reporte que se generó previamente
Dependencia
en el aplicativo.
Al ser recibido el documento por la

Auxiliar
dependencia encargada, el Auxiliar
Administrativo y/o
Administrativo de la Dependencia Archivo de
funcionario
Archivo responsable, o el funcionario cada
competente de
Correspondencia. competente archivara el documento dependenci
la Dependencia
en la carpeta correspondiente según a.
responsable.
el asunto, después de haberle dado
la respuesta al documento.
 Ley 594 Julio 14 de 2000. Archivo general de la nación “Por la cual se dicta la ley general
de archivos y se dictan otras disposiciones“.
 Decreto 2609 Diciembre 14 de 2009 Archivo General de la Nación “Por el cual se

reglamenta el Artículo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los Artículos 58 y 59 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para
todas las entidades del Estado”.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.7 PROCEDIMIENTO: INGRESOS Y SALIDAS DE ELEMENTOS
- OBJETIVO: Realizar la entrada y salida de bienes del almacén, validando que los bienes de
consumo y devolutivos cumplan con las especificaciones y características requeridas.
- ALCANCE: Comprende todas las dependencias de la Administración Municipal de Sevilla Valle

del Cauca. Involucra tanto el ingreso y registro en inventarios como las salidas de elementos de
carácter devolutivo o de consumo.
- RESPONSABLE: Secretario de Desarrollo Institucional y Bienestar Social y Funcionario

delegado.
 Elementos de Consumo: Son aquellos que por su naturaleza con el primer uso que se
hace de ellos o porque al colocarlos, agregarlos, se extinguen o desaparecen como unidad
material independiente, son susceptibles de daño o ruptura por las clases de material por
la que están fabricados.
 Elementos Devolutivos: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de
ellos, aunque perezcan en el tiempo por razón de su naturaleza y que son asignados a los
funcionarios de la entidad.
 La Secretaría de Desarrollo Institucional realizara una vez al mes un muestreo del

inventario físico y será confrontado con el inventario del aplicativo.
 La solicitud de los bienes se hace a través del formato preestablecido firmado por el
secretario de despacho y/o Jefe de Oficina asesora y para la Secretaria de Desarrollo
Institucional y Bienestar Social el secretario (a) de la dependencia.
 La entrada de los bienes se realiza a través de fotocopia de los documentos valorizados;

contrato, disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, factura detallada y la solicitud
de elementos debidamente firmada.
 Los comprobantes generados, resultado del movimiento de los bienes en la Entidad, se

anexan o archivan en la carpeta que corresponda.
 Cuanto se trate de bienes devolutivos o de consumo controlado que salen al servicio, el

comprobante de salida debidamente firmado se debe archivar en el expediente de
inventario individual de bienes de cada funcionario.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:
INGRESO DE ELEMENTOS

Recibir Recibir los documentos Secretaria de la Contrato, registro
soporte de ingreso. Secretaria de D.I.B.S. presupuestal,
factura detallada
Verificación y Recibir los bienes y Supervisor del contrato y Factura con firma
Entrada de revisar que las Secretario de Despacho de recibido e
Bienes cantidades, la referencia y de la Secretaria de informe de
características Desarrollo Institucional y supervisor
correspondan a lo Bienestar Social.
especificado en la minuta
contractual, comodato,
convenio o donación.
Tratándose de compras Funcionario delegado de Orden de compra y

se genera la orden de la S.D.I.B.S. Orden de de
compra y la orden de entrada
entrada a través del debidamente
sistema. En los otros firmadas.
casos comodato o
donación, solo se genera
la orden de entrada en el
aplicativo.
En caso de haber Supervisor del contrato. Oficio de

inconsistencias se dejará requerimiento al
observación en la factura, proveedor.
y se procederá al trámite
debido para lograr la
entrega de los elementos
correspondientes.
Nota: en caso de ser una

compra, no será
procedente continuar el
trámite para cancelar el
valor al proveedor, hasta
tanto no haga entrega de
los elementos
correspondientes.
Legalización Enviar a la Secretaría de Funcionario delegado de Orden de Pago.

Hacienda la orden de la S.D.I.B.S. Secretaría
compra y la orden de de Hacienda.
entrada para generar la
orden.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
SALIDA DE ELEMENTOS:
Solicitud de Recibir solicitud de elementos Secretario de Solicitud de
elementos de la dependencia respectiva, despacho y/o Jefe de elementos y orden
con la que se genera en el Oficina de salida
aplicativo del módulo de y debidamente
inventarios, el pedido de Secretaria de la firmadas.
suministros (para firma del Secretaria de
solicitante) y la orden de salida D.I.B.S.
(para firma del secretario
D.I.B.S. y quien recibe) de
acuerdo con la existencia y la
autorización debida del
Secretario de Despacho de la
Secretaría de Desarrollo
institucional y Bienestar Social.
Entrega de Se entregan los elementos Funcionario Orden de salida

elementos. autorizados a la dependencia delegado de la debidamente
respectiva con el comprobante S.D.I.B.S. y firmado.
de salida, el cual debe ser Secretario de
firmado por el Secretario de Despacho o Jefe de
Despacho o Jefe de Oficina, Oficina quien recibe
en señal de recibido de los los elementos.
mismos.
Archivar. Archivar la orden de salida con Funcionario Carpeta.

los documentos soportes. delegado de la
S.D.I.B.S.

 Ley 734 Febrero 05 de 2002. Congreso de Colombia. Por la cual se expide el Código
Disciplinario Único.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.8 PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES
- OBJETIVO: Retirar de servicio los bienes inservibles u obsoletos del Almacén Municipal,
optimizando el espacio de las dependencias y áreas operativas de la Alcaldía del Municipio de
Sevilla Valle.
- DEFINICIONES:
 Baja: Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un

bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del
patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el
estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o
por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales
como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado,
entre otros, de acuerdo con la tipificación que se le haya dado.
 Baja de bienes Propiedad, Planta y Equipo; Son aquellos bienes que estando en
servicio se decide que ya no son útiles por alguna razón. Vale la pena aclarar que no
siempre es indispensable el ingreso físico de los bienes a la bodega para tramitar su baja.
 Esto es, que por razones de espacio, características del bien (volumen, peso, etc.),
físicamente no puedan ingresar a la bodega los registros de almacén y contabilidad
independientemente del ingreso físico, se realizarán cumpliendo con lo establecido para el
cumplimiento del objetivo – baja - mediante el Comprobante de Reintegro al almacén.
 Obsoleto: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas

siendo la principal los adelantos tecnológicos.
 Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su
propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier
vida económica comúnmente reconocida.
- ALCANCE: El presente procedimiento inicia con la con la clasificación de los bienes en bodega
en servibles, inservibles y obsoletos para depuración, o el reporte de pérdida, daño o garantía,
haciendo efectivo su destino final según el caso, hasta su salida definitiva de los inventarios de la
Entidad.
- DESCRIPCIÓN:
EVIDENCIAS/
REGISTRO
Verificar el Secretaria de El funcionario designado deberá depurar

estado de los Desarrollo periódicamente los equipos que se
elementos en Institucional encuentren en estado de inservibilidad,
bodega obsolescencia o aquellos que afecten el
ambiente o la salud humana. Como
resultado de esta actividad el funcionario
deberá entregar un informe con la relación
y especificación de los equipos a dar de
baja.
Solicitar Secretarios de La Secretaria u Oficina Asesora deberá Oficio
concepto Despacho y Jefes solicitar mediante oficio remisorio a la remisorio con
técnico de Oficinas Secretaria de Desarrollo Institucional el la necesidad
concepto técnico para la viabilidad de dar especificada.
de baja de los bienes del inventario
Municipal.
La dependencia que recibe la solicitud
deberá programar una visita con el
funcionario responsable de los inventarios
a la bodega o al lugar donde se encuentren
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
ubicados los bienes con el fin de verificar y

calificar el estado.
Autorizar Secretario de Recibido el concepto favorable para dar de
baja de Desarrollo baja el o los bienes, se procede a iniciar el
bienes Institucional trámite de baja de los elementos señalados
como inservibles u obsoletos y se solicita
que se convoque el comité de bajas de
bienes muebles del municipio.
Realizar Secretaría de Se deberá convocar al comité de bajas de Acta de
comité Desarrollo bienes para analizar los motivos por los reunión
evaluador de Institucional cuales se le dará salida definitiva a los
bajas de bienes relacionados en los informes y para
bienes decidir el destino y/o disposición final de los
muebles del mismos.
municipio
Revisar el informe de verificación y
recomendar la baja de los bienes indicando
el destino final de los mismos, que puede
ser: venta, permuta, dación en pago,
desmantelarían por aprovechamiento y
traslado y traspaso de bienes entre
entidades municipales a través de
operaciones institucionales.
Como evidencia se deberá suscribir un acta

del comité de bajas de bienes del
municipio con los resultados obtenidos.
Ofrecer Secretaría de Cuando se decide efectuar un traslado de

bienes para Desarrollo bienes entre entidades municipales, se
dar de baja y Institucional ofrece mediante oficio institucional, los
recepción bienes objeto de baja a dichas entidades y
estas a su vez deberán confirmar la
aceptación de los bienes mediante un oficio
igualmente.
Cuando se decide la enajenación de los

bienes a título gratuito entre entidades, los
elementos serán ofrecidos mediante la
publicación de una convocatoria pública a
través de medios electrónicos, previa
suscripción del acto administrativo que
soporte el mencionado ofrecimiento y se
continua con el trámite de adjudicación y
entrega de los implementos.
preparar acto Secretaría de Se deberá proyectar un acto administrativo

adminsitrativ Desarrollo donde se especifique todas las actividades
o para baja Institucional que fueron realizadas previamente a su
de bienes expedición, además debe contener la
relación de los bienes que se deben dar de
baja o ser ofrecidos para el caso de
enajenación de bienes, y señalando su
costo histórico y su valor.
Aprobación Oficina Jurídica/ Revisar, aprobar y firmar el auto

del acto Secretaría de administrativo que autoriza la baja de
administrativ Desarrollo bienes.
o Institucional,
Alcalde Municipal
Secretaría de La Secretaria de Desarrollo Institucional

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Solicitar a la Desarrollo puede solicitar a la Oficina de Control

oficina de Institucional Interno, en forma escrita o virtual, se sirva
control designar un delegado para que observe la
interno la actividad de entrega o la ejecución del acto
designación de entrega final de los elementos objeto de
de delegado baja de los inventarios señalados en el acto
administrativo correspondiente.
Entrega de Secretaría de Con la resolución aprobada y firmada, se
los bienes y Desarrollo programa la ejecución de las actividades
suscribir el Institucional señaladas en la misma, en cumplimiento de
acta de baja lo autorizado en el acto administrativo,
de los bienes procedimiento de la cual se levantará acta
y será debidamente suscrita por las partes
intervenidas.
Cuando se dispone la entrega de los

bienes a una entidad del municipio, se
programa con la Entidad receptora la fecha,
la hora y lugar de recibo de los bienes, se
proyecta el acta de entrega y recibo de los
mismos para firma de las partes, con la
veeduría del funcionario o quien haga las
veces de Jefe de la Oficina de Control
Interno.
Una vez recibo los bienes en su totalidad

de acuerdo a lo señalado en acto
administrativo y en el acta de entrega de
recibo y entrega, se procede a su
suscripción por las partes intervinientes.
Dar de baja a Secretaría de Suscrita el Acta de entrega de los

los bienes Desarrollo elementos o el acta mediante la cual se
Institucional evidencia la disposición final de los bienes,
el funcionario responsable del inventario de
equipos deberá llevar a cabo el movimiento
o salida definitiva de los elementos en el
software establecido para para tal fin.
Reportar en Secretaría de La Secretaria de Desarrollo Institucional
el inventario Desarrollo enviará a la Secretaria de Hacienda los
los bienes Institucional / documentos soportes de baja de bienes,
dados de Secretaria de donde se relacionan los bienes dados de
baja Hacienda baja para que se proceda a realizar este
mismo efecto en los inventarios contables
descargándose el valor de los bienes de la
cuenta contable correspondiente y se
afecten las cuentas que correspondan.
Responsable Los registros, evidencias y/o soportes que
asignado de la se generan en el desarrollo del Registros
Gestión
Secretaria de procedimiento serán archivados y documentales.
documental.
Desarrollo custodiados conforme a lo dispuesto en el
Institucional Procedimiento de Archivo de Gestión.

 Ley 594 de 2000
 Ley 734 Febrero 05 de 2002 Congreso de Colombia Por la cual se expide el Código
Disciplinario
Único.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.9 EGRESO DE BIENES POR DAÑO, PÉRDIDA, HURTO O ROBO
- OBJETO: Este procedimiento tiene por objeto recuperar el artículo dañado, perdido o robado.
- ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas o dependencias
de la Administración, incluye la participación directa de la Secretaria General.
- RESPONSABLE: Secretaria General y Todos los responsables de inventario.
 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Corresponde a la denominación general que se le da a las

diferentes dependencias, Secretarías de Despacho.

Notificación del El responsable del bien entregara a la Funcionario Oficio de
evento Secretaría de Desarrollo Institucional y notificación
Bienestar Social y a su jefe inmediato Auxiliar
informe sobre las circunstancias de administrativo
modo, tiempo y lugar en que ocurrió el del almacén
evento (daño, perdida o hurto)
anexando documentos relacionados y la
denuncia ante las autoridades
competentes (Fiscalía General de la
Nación)
Informe a La Secretaría de Despacho de la Secretaría de Informe
Secretaria Secretaría de Desarrollo Institucional y Despacho de la
General Bienestar Social remitirá informe sobre Secretaría de
pérdida, hurto o daño del bien a la Desarrollo
Secretaria de Gobierno con funciones Institucional y
de Control Disciplinario para que Bienestar Social
adelante el proceso respectivo dentro
del marco legal.
Así mismo remite copia del informe al

despacho del alcalde, Oficina de Control
Interno y a la Secretaría de Hacienda.
Además dicho informe incluirá valor
comercial para reposición del bien
hurtado y/o dañado si así se requiere.
Comunicación La Secretaría de Despacho de la La Secretaría de Comunicación
al responsable Secretaría de Desarrollo Institucional y Despacho de la orden de
para reposición Bienestar Social comunicará por escrito Secretaría de entrada por
o pago al responsable de la custodia del bien Desarrollo reposición
mueble las características específicas Institucional y
del bien y el valor comercial del mismo, Bienestar Social
con el fin de que este proceda a reponer
el bien o cancelar su valor en dinero
consignándolo en la Cuenta que la
entidad le indique.
Trámite ante Simultáneo al desarrollo de la La Secretaría de Oficio

aseguradora investigación que adelanta el Secretario Despacho de la
de Gobierno con funciones de Control Secretaría de
Disciplinario, la Secretaria de Desarrollo Desarrollo
institucional y Bienestar Social debe Institucional y
realizarar los trámites ante la Bienestar Social
Aseguradora.
Informar mediante oficio a la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
aseguradora la pérdida y/o daño del

bien para el trámite ante el Corredor de
Seguros
Recibo de Recibir y aprobar recibo indemnizatorio La Secretaría de Recibo
documentos y liquidación del siniestro realizado por Despacho de la
por parte de la compañía aseguradora. Secretaría de
la Desarrollo
aseguradora Institucional y
Bienestar Social
Acto Proyectar acto administrativo La Secretaría de Resolución
administrativo autorizando la reposición del bien y el Despacho de la
pago del demérito y/o deducible del Secretaría de
siniestro, si es del caso. Desarrollo
Institucional y
Bienestar Social
Firma Firmar acto administrativo autorizando Alcalde Resolución
la reposición del bien y el pago del
demérito y/o deducible del siniestro
Enviar Entregar acto administrativo autorizando Secretaría de Resolución.
la reposición del bien y el pago del Despacho de la
demérito y/o deducible del siniestro a Secretaría de
Secretaria de Hacienda Desarrollo
Institucional y
Bienestar Social
Acta de entrega Recibir el bien entregado por la Secretaría de Acta de entrega
aseguradora, suscribir acta y aplicar Despacho de la del Bien.
procedimiento “ingreso y salida de Secretaría de
bienes devolutivos y de consumo”. Desarrollo
Institucional y
Bienestar Social.
Exclusión Proyectar, firmar y enviar comunicación Secretaría de Oficio
E inclusión solicitando la exclusión e inclusión de Despacho de la Memorando
del bien los bienes dados de baja y recibidos en Secretaría de Oficio
reposición. Desarrollo
Institucional y
Emitir memorando a Secretaria de Bienestar Social
Hacienda informando la inclusión y
exclusión de los bienes, teniendo en
cuenta el certificado de exclusión
expedido por la compañía de seguros.
Enviar comunicación al corredor de

seguros informando del pago y/o ajuste
del saldo según sea el caso.
Dada de baja La baja se producirá cuando haya

cesado el procedimiento administrativo,
se haya exonerado de responsabilidad
al funcionario que tenía los bienes
muebles a su cargo o cuando
estableciéndose su responsabilidad, se
haya producido su pago o reposición.
- DOCUMENTOS EXTERNOS O DE BASE LEGAL

 Ley 734 Febrero 05 de 2002 Congreso de Colombia Por la cual se expide el Código
Disciplinario Único.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.10 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE REDES Y EQUIPOS
 OBJETIVO: Determinar la metodología para mantener en condiciones adecuadas las

instalaciones y los equipos de cómputo y tecnología de información y comunicaciones;
atendiendo en forma oportuna los requerimientos de las dependencias de la Alcaldía Municipal.
 ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación de necesidades de mantenimiento

de equipos y finaliza con la realización, control del servicio de mantenimiento y con la
presentación de informes.
 RESPONSABLE: El personal responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la

Secretaría de Desarrollo Institucional y Bienestar Social.
 TERMINOS Y DEFINICIONES
 MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Este tipo de mantenimiento pretende reducir la

reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los
elementos dañados tanto de software y hardware.
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha

producido el fallo y el paro súbito del equipo o instalación.
 RED: Una red es un conjunto de dos o más ordenadores interconectados para la

transmisión de datos y que pueden compartir recursos entre sí (archivos, impresoras,
documentos, entre otros), una red requiere dispositivos de hardware como servidores,
tarjetas de red, cables y un software especial denominado cliente servidor.
 SERVIDOR: Es un ordenador que comparte sus periféricos y archivos con otros

ordenadores. En éste se instala el sistema operativo de la red. Se utiliza para gestionar el
sistema de archivos de la red, controlar las comunicaciones y las peticiones que realizan
los usuarios. En el servidor se encuentran las utilidades de administración y gestión más
importantes como las bases de datos de la Administración Municipal.
 UPS: Equipo electrónico encargado de brindar energía en caso de ausencia del fluido
eléctrico.
 Los mantenimientos se realizan de acuerdo con la necesidad.
- DESCRIPCIÓN:

Identificar La Secretaría de Desarrollo Institucional Secretaría de Requerimient
necesidades de y Bienestar Social identifica las Desarrollo o
inicio necesidades de mantenimiento Institucional y de Servicio
preventivo, teniendo en cuenta la Bienestar Social Mantenimient
historia de los mantenimientos o
preventivos y correctivos que se han Funcionario
realizado en la Alcaldía Municipal. encargado
del equipo
Así mismo los funcionarios informan las
necesidades de mantenimiento
correctivo a la S.D.I.B.S. mediante
correo institucional.
Programar el La S.D.I.B.S. teniendo en cuenta la Secretaría de Informe

mantenimiento historia de mantenimientos y las Desarrollo Técnico del
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
preventivo y/o necesidades identificadas realiza un Institucional y estado de los

correctivo Informe Técnico del estado de los Bienestar Social equipos
equipos teniendo en cuenta lo Contratista
siguiente:
• Redes.
• Cableado estructurado.
• Servidores.
• UPS.
• Computadores (Escritorio y portátiles)
• Impresoras.
• Scanner y fax
Este informe se presenta al ordenador
del gasto.
Ejecutar De acuerdo con el cronograma realiza Secretaría de

Mantenimiento las actividades del mantenimiento Desarrollo
Preventivo. preventivo. Institucional y
Bienestar Social
Contratista
Ejecutar De acuerdo con las directrices de la Secretaría de

Mantenimiento Secretaría de Desarrollo Institucional y Desarrollo
correctivo. Bienestar Social el contratista procede a Institucional y
realizar las actividades de Bienestar Social
mantenimiento correctivo. Contratista
Actualizar hoja Culminado el mantenimiento preventivo Secretaría de

de vida de los y/o correctivo se diligencia el formato Desarrollo
equipos hoja de vida de los equipos donde se Institucional y
actualiza los cambios realizados en los Bienestar Social
equipos. Contratista

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.11 PROCEDIMIENTO: COPIAS DE SEGURIDAD BASES DE DATOS
- OBJETIVO: Salvaguardar la información del municipio de Sevilla Valle del Cauca en Discos
Duros Externos.
- ALCANCE: Inicia con el Cronograma de visita y termina con todas copias de seguridad de
forma semanal.
- RESPONSABLE: Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son cada

funcionario que maneja el equipo de cómputo y el contratista de la Secretaría de Desarrollo
Institucional y Bienestar Social.
 Acción de copiar archivos o datos de forma que estén disponibles en caso de que un fallo
produzca la pérdida de los originales.
 Solicitud de copias de seguridad de un equipo se debe remitir oficio por el jefe de la

respectiva dependencia.
 Las copias de seguridad se deben manejar con un cronograma para su realización,

planeando, verificando el lugar de su ubicación.
 Toda la información debe ser guardada en el disco de respaldo, no guardar en el disco C.
 Realizar copia de seguridad solo a documentos y carpetas que sean de gran importancia.
- DESCRIPCIÓN:
Copia de De acuerdo con la periodicidad Proveedor Sinap Contrato de
seguridad Módulo impartida el proveedor del Software Funcionario adquisición del
SINAP. SINAP, brinda la capacitación a un Secretaria de Software
funcionario de la Secretaría de Hacienda
Hacienda la cual maneja dicho módulo
para realizar las copias de Seguridad.
El Contratista de la S.D.I.B.S. verifica

semanalmente que se están
realizando las copias de seguridad.
Copias de A estas áreas cuentan con su
Seguridad: respectivo Disco Duro Externo para
Secretaría de realizar las copias de seguridad con
Infraestructura, una periodicidad semanal.
Oficina de
Planeación, El Contratista de la S.D.I.B.S. verifica
Secretaria de semanalmente que se están
Salud,. realizando las copias de seguridad, de
igual forma presta la asesoría
correspondiente para feliz término de
la actividad.
Almacenar el Cada Secretaría es responsable del Secretario de Acta de salida
disco duro en uso adecuado así como de la custodia Despacho y/o Jefe del Disco Duro
un lugar del Disco Duro Externo. de Oficina Asesora. Externo.
adecuado

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.12 PROCEDIMIENTO: CUOTAS PARTES
- OBJETIVO: Determinar la metodología administrativa para reconocer las obligaciones

pensionales y/o conciliaciones de forma de pago de las cuentas pendientes en materia de cuotas
partes y bonos pensionales, a cargo del municipio de Sevilla y/o entes contribuyentes.
- ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de reconocimiento de

pensión y certificaciones de tiempo de servicio en la entidad y finaliza con el pago y/o cobro de la
cuota parte o bono pensional.
La Oficina Asesora Jurídica proyectara los recursos, escritos de excepciones y todos los medios de
defensa a que tuviere lugar los que serán remitidos a la Secretaría de Desarrollo Institucional para
que este recoja las firmas, autentique y los envíe por correo físico y electrónico a la entidad
correspondiente. En tratándose de estos medios de defensa se le debe dar traslado de manera
inmediata a la oficina Asesora Jurídica con toda la información y explicaciones, y pruebas para que
se proceda al ejercicio del derecho de contradicción.

La entidad que reconoce la pensión remite al
municipio de Sevilla en calidad de cuotapartista el
proyecto de resolución que va a reconocer la pensión
a fin de que el municipio de Sevilla dentro de los
quince días siguientes al recibido se pronuncie si
acepta o no el proyecto de resolución del
reconocimiento de pensión.
Dicho Proyecto debe traer consigo la siguiente Secretaría de

Reconocimiento documentación: Desarrollo
de la Pensión - Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del llamado Institucional y
a pensionarse. Bienestar Social
- Partida de bautismo antes de 1938, posterior a
esa fecha Registro Civil de nacimiento.
- Certificación expedida por el funcionario
competente de la entidad donde prestó sus servicios
donde conste: Tiempos de servicios, Factores
salariales, la entidad de Previsión a la cual fueron
efectuados los apostes correspondientes.
El proyecto de resolución con los documentos

allegados debe remitirse a la S.D.B.S., para que
revise, verifique y valide que la información remitida
por la entidad cobradora corresponda con la que
realmente se encuentra en el archivo del municipio.
Secretaría de
Revisión del Se reitera que son 15 días para realizar este proceso.
Desarrollo
Proyecto de
Institucional y
Resolución En el caso de encontrar inconsistencias debe objetar
Bienestar Social
el proyecto de resolución explicando dichas
inconsistencias, las cuales deberá probar
documentalmente. Se reitera que son 15 días para
realizar este proceso.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En el evento que pese a las objeciones realizadas

por el Municipio de Sevilla la entidad cobradora
expidiere la Resolución definitiva sin tener en cuenta
la objeción, la Secretaría de Desarrollo Institucional y
Demanda el Bienestar Social informará y remitirá en el término de
Oficina Asesora
Acto la distancia a la Oficina Asesora Jurídica para
Jurídica
Administrativo interponer los recursos en el caso de que se enuncie
si no se enuncia el municipio debe demandar el Acto
Administrativo ante la Justicia Contenciosa
Administrativa.
En el evento que la Secretaría de Desarrollo

Institucional y Bienestar Social guarda silencio ante el
proyecto de resolución (la ley 2921 de 1948, Ley
1848 de 1969, Ley 33 de 1985 ha determinado que
Consecuencias Secretaría de
es un silencio administrativo positivo) y la entidad
disciplinarias, Desarrollo
cobradora prefiere la resolución definitiva la
penales, fiscales Institucional y
S.D.I.B.S., y/o el funcionario que tenga a su cargo
y sancionatorias Bienestar Social
esta competencia asumirá las consecuencias
disciplinarias, penales, fiscales y sancionatorias a
que haya lugar.
De igual forma si coincide la información lo oficiará Secretaría de

Aceptación
aceptando el proyecto de resolución. Desarrollo
Proyecto de
Institucional y
Resolución
Bienestar Social
Una vez se ha aceptado el Proyecto de resolución, la
entidad cobradora deberá proferir la Resolución
Revisión, definitiva del reconocimiento de pensión. Esta
verificación y resolución una vez llega al municipio debe ser Secretaría de
cotejo de la revisada, verificada, cotejada por la Secretaria de Desarrollo
información de Desarrollo Institucional y Bienestar Social con el Institucional y
la resolución proyecto de resolución inicialmente aceptado. Bienestar Social
Definitiva.
Cuando la pensión ha sido objeto de reliquidación,

sustitución, o se ha visto afectado su monto o titular Secretaría de
Validación Acto deberá enviarse copia del acto administrativo que Desarrollo
Administrativo realice esos cambios al municipio de Sevilla para su Institucional y
validación por parte de la S.D.I.B.S. Bienestar Social
Posterior al reconocimiento de la pensión y la

aceptación por parte del municipio, la entidad
cobradora expedirá de manera mensual, trimestral o
semestral las cuentas de cobro.
Requisitos de las Cuentas de Cobro:
Una vez que se ha aceptado la cuota parte pensional

Secretaría de
o acaecido el silencio administrativo positivo la
Cuentas de Desarrollo
entidad cobradora presentará al municipio de Sevilla
Cobro Institucional y
la cuenta de cobro que debe venir debidamente
Bienestar Social
diligenciada y con el lleno de los requisitos
establecidos por la Ley así:
- Que se hubiera surtido el procedimiento de
aceptación señalado anteriormente (Consulta
de proyecto de resolución y resolución
definitiva).
- Que no se encuentren prescriptas.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nota: La prescripción debe contarse a partir del pago

de la mesada pensional.
Las cuentas de cobro deben acompañarse de:
- Acto Administrativo del reconocimiento de la
prestación donde se haya aplicado la figura
de la cuota parte pensional (Pensión de
jubilación, reliquidación, sustitución etc).
- Soportes que dieron origen a la prestación
tales como Registro Civil de nacimiento,
certificados de tiempos de servicio y de
factores de salario y acto administrativo de la
entidad concurrente donde acepte la
obligación impuesta o la constancia de su
notificación y del silencio administrativo
positivo).
- Anexar las constancias de los pagos de las
mesadas pensionales acreditada por el
ordenador del gasto de la entidad o tesorero.
La Secretaría de Desarrollo Institucional y Bienestar

Social deberá la realizar la validación de las cuentas
de cobro, así como la verificación de que las cuentas
no se encuentren prescrita, y que correspondan a
los últimos tres años, posterior a la validación debe
emitir el V.B.
Social remite las cuentas de cobro con el V.B., en el
Secretaría de
término de la distancia a la Secretaría de Hacienda
Desarrollo
Pago de las para que esta dependencia expida el acto
Institucional y
Cuentas de administrativo mediante el cual se reconoce, liquida y
Bienestar Social
Cobro. ordena el pago de la cuota parte. Este pago se
Secretaría de
efectúa inmediatamente se recibe la cuenta de cobro
Hacienda.
de S.D.I.B.S.
Cuando las cuentas de cobro no se acompañen de

los requisitos anteriormente señalados, la Secretaria
Secretaría de
de Desarrollo Institucional y Bienestar Social remite a
Desarrollo
Cuentas de la Oficina Asesora Jurídica con toda la información
Institucional y
cobro para que pueda ser objetada mediante el recurso de
Bienestar Social
incompletas. reconsideración puesto que el faltante de estos
Oficina Asesora
requisitos no constituye un título ejecutivo.
Jurídica
Cuando la entidad cobradora no profiere un acto

administrativo que hace las veces de título ejecutivo
si no que tomas las cuentas de cobro que le van a
servir de base o fundamento para librar el Secretaría de
Recurso de mandamiento de pago a la falta del título el municipio Desarrollo
reconsideración de Sevilla deberá presentar recurso de Institucional y
por falta de acto reconsideración contra dichas cuentas de cobro el Bienestar Social
administrativo. cual deberá ser elaborado por la Oficina Asesora Oficina Asesora
Jurídica previa la información que le sea suministrada Jurídica
por la S.D.I.B.S.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
El no pago de las cuentas de cobro genera un

Proceso de cobro coactivo que consiste en la
expedición de un título ejecutivo que liquida el
crédito. A este título le procede el recurso de
reconsideración.
Secretaría de
Nota: La competencia del procedimiento
Desarrollo
administrativo coactivo es única y exclusivamente del
Institucional y
Tesorero municipal con apoyo de la Oficina Asesora
Cobro Coactivo Bienestar Social
Jurídica.
Oficina Asesora
Jurídica
Una vez llegue el Título Ejecutivo, la Secretaria de
Tesorero Municipal
Desarrollo Institucional y Bienestar Social remite
inmediatamente con toda la información de base
necesaria a la Oficina Asesora Jurídica para proceder
con el recurso de reconsideración dentro de los dos
meses siguientes a la notificación del mismo.
Una vez que se haya proyectado el recurso de

reconsideración, se devolverá a la Secretaría de
Desarrollo Institucional y Bienestar Social a fin de
que este recoja las firmas del Representante Legal,
autenticación en Notaría y envío por correo
certificado y correo virtual.
Nota: Cuando se traten de recursos, excepciones o

los medios de defensa ha adelantar en los procesos
coactivos deben estar suscritos por el Alcalde y si
actúa a través de apoderado lo suscribirá el abogado
a quien se le haya otorgado el poder para realizar
dicha defensa.
Si el municipio de Sevilla presentare un recurso de

reconsideración sin los requisitos previstos en el
artículo 722 del Estatuto Tributario la entidad
Autentificación y cobradora deberá dictar un auto de inadmisión dentro
Secretaría de
envío por correo del mes siguiente a la interposición del recurso el
Desarrollo
certificado y cual deberá ser notificado al municipio de Sevilla
Institucional y
virtual del personalmente o por correo (Si llegare a presentarse
Bienestar Social
Recurso de dicha actuación, apenas se allegue el auto enviarlo a
Reconsideración la Oficina Asesora Jurídica) y procederá al municipio
de Sevilla el recurso de reposición, el cual podrá
interponerse dentro de los diez días siguientes a la
notificación.
Nota: Si transcurridos los quince días hábiles

siguientes a la interposición del recurso de
reconsideración, la Entidad cobradora no ha
proferido auto de inadmisión se entenderá admitido el
recurso. En el evento en que no sea admitido el
Municipio de Sevilla tiene diez días después de la
notificación del auto inadmisorio para interponer
recurso de reposición y a su vez la entidad tiene
cinco días para resolver la reposición presentada.
Por otro lado el recurso de Reconsideración al ser

admitido la entidad cobradora tiene el término de un
año para resolverlo.
Se encuentra estipulado en el artículo 826 del Secretaría de
Mandamiento de Estatuto Tributario. El mandamiento de pago es una Desarrollo
pago orden de pagar una obligación que está clara, Institucional y
expresa y actualmente exigible. Bienestar Social.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Oficina Asesora
A este mandamiento de pago la entidad cobradora Jurídica.
envía citación a notificación personal al municipio de
Sevilla para que se presente dentro de diez días al
recibo de la notificación, no siendo posible se notifica
por correo certificado al municipio.
Una vez se allega el mandamiento de pago la

Secretaría de Desarrollo Institucional y Bienestar
Social remite en el término de la distancia a la
Oficina Asesora jurídica. Una vez se allegue el
mandamiento de pago la entidad cuenta con 15 días
para pagar la obligación o para presentar
excepciones legales, las cuales están contempladas
taxativamente en el artículo 836 del Estatuto
Tributario.
Si la Entidad cobradora reconoce que las

excepciones son probadas allí hay fin del proceso. La
Entidad cobradora tiene un mes para responder las
excepciones.
Cuando la excepción la declaran como no probada la

Entidad cobradora expide un auto donde se ordena
seguir con la ejecución del proceso y es allí donde se
decreta el embargo y secuestro de los bienes.
Existen dos momentos en el mandamiento de pago
como medida previa y en el otro momento cuando se
presenta las excepciones y no son probadas se da el
decreto de embargo y secuestro de los bienes.
A ese auto que ordena seguir con la ejecución del

proceso se le concede el recurso de reposición que
se tiene un mes para presentarlo y a su vez la
entidad cobradora tiene un mes una presentarlo.
Una vez se ha presentado la respuesta del recurso

de reposición, la entidad cobradora ratifica la decisión
y procede con el remate de los bienes y el embargo
de las cuentas del municipio que provengan de
recursos propios.
Cuando la pensión ha sido objeto de reliquidación,

sustitución, o se ha visto afectado su monto o titular
Secretaría de
el municipio de Sevilla deberá enviarse copia del acto
Recobro de Desarrollo
administrativo que realice esos cambios a la entidad
Cuotas Partes Institucional y
concurrente para su validación respectiva.
Bienestar Social

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
El municipio de Sevilla tiene a su favor unas cuotas

partes que se generaron al momento de pensionar
unas personas, que conlleva a iniciar el proceso
coactivo siguiendo el siguiente procedimiento:
1. Identificar las personas pensionadas por el

municipio y que trabajaron en otras entidades
estatales por un lapso de tiempo
determinado.
2. Después de identificada estas personas, se Secretaría de
verifica la documentación de cada uno de Desarrollo
ellos, son estos: Institucional y
 Resolución de reconocimiento de pensión. Bienestar Social
 Certificados de tiempos de servicios.
 Factores salariales.
 Documentos de identificación.
 Constancia de pago de la mesada pensional.
Posteriormente la Secretaría de Desarrollo

Institucional realiza el proyecto de liquidación de las s
cuotas partes de cada persona con el DTF mensual.

Social remite el proyecto de liquidación con la
documentación anteriormente mencionada para que
la Tesorera proceda iniciar el Cobro coactivo.
El Título Ejecutivo que contiene la obligación clara,

expresa y exigible y que se encuentra en un acto
Administrativo, el cual se cita para notificación
personal del mismo. En el evento que la entidad no
Secretaría de
comparezca a la notificación personal en aras de
Desarrollo
garantizar el debido proceso, el Tesorero municipal
Institucional y
de Sevilla notificará conforme al artículo 565 del
Bienestar Social
Estatuto Tributario
Tesorera Municipal
Después de que se ha notificado, la entidad deudora
tiene dos meses para interponer ante el municipio de
Sevilla el recurso de reconsideración a ese Título
Ejecutivo enviado inicialmente, la Tesorera municipal
con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica tiene el
término de un año para dar respuesta al recurso de
reconsideración, mediante un Acto Administrativo el
que puede o no reconsiderar la liquidación del Título.
Frente al Acto Administrativo que resolvió el recurso Secretaría de

de reconsideración en el caso que no lo reconsidere Desarrollo
la entidad concurrente tiene un mes para interponer Institucional y
el recurso de reposición. La Secretaria de Desarrollo Bienestar Social
Institucional y Bienestar Social enviara con toda la Oficina Asesora
información de base a la oficina Asesora Jurídica Jurídica
para resolver el recurso de reposición. Una vez se
allegue este documento a la entidad cuenta con un
Recurso de
término de un mes para resolver el recurso de
Reposición
reposición.
En el caso que proferido y notificado el Título

Ejecutivo y transcurrido los dos meses para
interponer el recurso de reconsideración, si la entidad
concurrente no ha hecho uso de este mecanismo de
defensa el Título Ejecutivo se encontrará en firme.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
La Cuenta de cobro debe ser proyectada por la Secretaría de

secretaría de Desarrollo Institucional y Bienestar desarrollo
Social, quien debe remitir con todos los requisitos Institucional y
legalmente exigidos para presentar la cuenta de Bienestar Social
cobro al Tesorero Municipal para la revisión y firma y Tesorero Municipal.
su envío a la entidad deudora.
Nota: Las cuentas de cobro de la mesadas

pensionales se deben realizar mes a mes y enviarse
a la entidad deudora, puesto que con ellas se
interrumpe la prescripción trienal de dichas mesadas
pensionales.
El Tesorero Municipal con el apoyo de la Oficina

Asesora Jurídica expedirá el mandamiento de pago
el cual se notificará personalmente a la entidad. De
no ser posible se notificará personalmente o por
correo.
Con el mandamiento de pago se decretará la medida

Expedición previa de embargo y secuestro de los bienes artículo
837 del Estatuto Tributario. Esta calidad es única y Tesorero municipal
Mandamiento de
Pago. exclusivamente del Tesorero Municipal.
Una vez notificado el mandamiento de pago a la

entidad concurrente, se le da el término de 15 días
para que realice pago respectivo o presente las
excepciones legales del artículo 830 y 836 del
Estatuto tributario.
Una vez se allegue las excepciones presentadas por

la entidad deudora la Secretaría de Desarrollo
Institucional y Bienestar Social se debe dar traslado Secretaría de
en el término de la distancia a la Oficina Asesora Desarrollo
Resolver las Jurídica para resolver las excepciones e indicar a la Institucional y
excepciones entidad concurrente si están probadas o no están Bienestar Social
probadas. El municipio de Sevilla cuenta con un mes Oficina Asesora
a partir del recibido para dar respuesta. Jurídica

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En el evento en que estén probadas se llega al fin del

proceso. En el evento en que no estén probadas la
Oficina Asesora Jurídica proyecta el auto que ordena
continuar con la ejecución del proceso y liquidación
del crédito y remite al Tesorero Municipal para su
suscripción.
El Auto debe conceder a la entidad concurrente un

mes para interponer recurso de reposición artículo
834 del Estatuto Tributario, y una vez la entidad nos
presenta el recurso de reposición la oficina Asesora
Jurídica tiene un mes para responderlo. Oficina Asesora
Proyección del
Jurídica
auto
Pueden haber dos situaciones: que se repone esa Tesorero Municipal
decisión a favor de la entidad deudora y eso aprueba
las excepciones y la otra situación es que la entidad
no reponga la decisión y continúe con la ejecución, lo
que conlleva al avalúo de los bienes y su remate de
conformidad con el artículo 836 del Estatuto
Tributario.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.13 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA
- OBJETIVO: Propiciar espacios de comunicación que favorezcan el flujo de información entre la

Administración Municipal y la comunidad Sevillana, de manera que el mensaje se reciba
correctamente a través de los medios de comunicación dispuestos para tal fin.
- ALCANCE: Aplica para todos los procesos de la Entidad, e inicia desde la generación de los
informes de resultados hasta la comunicación interna y externa.
- RESPONSABLE: El responsable de este procedimiento es la Secretaria de Desarrollo

Institucional y Bienestar Social y el personal contratado para el tema de comunicaciones.
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Oficina dedicada a la transmisión de información a través

de boletines impresos, boletines virtuales, radio, televisión, redes sociales, perifoneo entre
otros.
 MONITOREAR: Escuchar una emisoras, ver noticieros de televisión y los comentarios y

sugerencias en los contenidos de las página del municipio donde se tratan temas de
interés para la administración municipal referente a la opiniones y solicitudes de la
comunidad.
 BOLETÍN DE PRENSA: Documento mínimo de una cuartilla (1 página) que contiene

información sobre los logros de los programas y proyectos de la Alcaldía Municipal para
informar a la comunidad y la opinión pública. Se realiza uno al mes.
 COMUNICADO DE PRENSA: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca

de un hecho, tema o resultados de los procesos que realice la entidad. Se realiza mínimo
uno diario para los medios de comunicación y redes sociales.
- POLITICAS DE OPERACIÓN: Todo boletín o comunicación externa debe contar con el visto
bueno del Alcalde Municipal o del Secretario de Despacho y/o Jefe de Oficina según corresponda.
- DESCRIPCIÓN:

Identificación de la La Oficina de medios debe Alcalde, Secretarios de Correos
Información. Identificar semanalmente por Despacho, Jefes de electrónicos
cada dependencia la agenda o Oficina. y/o oficios
programación del Alcalde, de los Contratistas Oficina de en
Secretarios o Jefes de área, los Medios Físico.
eventos y actividades que se
generen a partir de cada uno de
los planes, programas y
proyectos.
Lunes: Empresas municipales y

Planeación.
Martes: Desarrollo Institucional y

Bienestar Social y Control Interno.
Miércoles: Secretaría de
Gobierno.
Jueves: Secretaria de Salud.
Viernes: Secretaría de Transito e

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Infraestructura e Imdere.
Recolección de Asistir a los eventos Oficina de Medios Registro

Información. programados, de los cuales se audiovisual,
genera la información de interés radial y
para ser divulgada. virtual
Hacer un resumen de toda la

información generada en el
evento. (Puede solicitar resumen
al expositor a fin de dar a conocer
al público de interés). Generar
registro audiovisual, radial y
virtual para ser divulgado por los
diferentes medios que dispone la
entidad.
Clasificación y Clasificar la Información para el Oficina de Medios
Análisis de la público al cual será dirigida, si es
Información. de orden nacional, regional, local
o interna.
Evaluar la importancia, enfoque y

el tratamiento de los temas de
acuerdo a los programas del Plan
de Desarrollo
Diseño. Diseñar y elaborar el boletín de Oficina de Medios Proyecto de
prensa y demás formas de Boletín,
difusión utilizadas por la folleto, etc
Administración Municipal.
Aprobación. Revisar y Aprobar los productos Secretario (a) Visto

generados para la divulgación de General Bueno
la información noticiosa Alcalde Municipal
verificando la calidad y la
veracidad de la información.
De acuerdo con la trascendencia

de la información esta actividad
estará a cargo del Secretario(a)
de despacho, Jefe de oficina y/o
Alcalde Municipal.
Publicación en la La Oficina de Medios remitirá el Oficina de medios – Boletín de

Página web. documento respectivo al Administrador de la prensa
administrador de la página web Página Web.
para su publicación.
Envío de El comunicado se enviará a las Oficina de Medios. Boletín de

comunicados de bases de datos de medios de Prensa.
prensa. comunicación Regional: prensa,
televisión, radio, correos
electrónicos, redes sociales
propias según corresponda.
Monitoreo de Medios Monitorear la información Equipo de Correos

publicada en los medios de Comunicaciones electrónicos
comunicación, analizar y remitir la secretarios de y/o oficios
información relevante al Alcalde despacho. en físico.
Municipal y demás Directivos.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Almacenamiento de La información emanada deberá Equipo de medios. Equipo de

la información. ser guardada, como las Cómputo
publicaciones de los medios de medios.
contratados, además de los
archivos guardados en la página
web.
 Ley 962 de 2005, Congreso de la República. Por medio de la cual se dictan disposiciones
sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos, y la oferta a través
de medios electrónicos de información y servicios relacionados.
 Ley 1474 de 2011, Congreso de la República. “Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y
la efectividad del control de la gestión pública”.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.14 PROCEDIMIENTO: MAPA DE RIESGOS POR PROCESO Y MAPA DE RIESGOS DE

CORRUPCIÓN
- OBJETIVO GENERAL: Establecer la metodología a partir de la cual se identifica, clasifica,

analiza y se valoran los riesgos para la construcción del Mapa de Riesgos por proceso y mapa de
riesgos de corrupción del Municipio de Sevilla.
- RESPONSABLE: Cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina en conjunto con su equipo de

trabajo debe elaborar el mapa de riesgos por proceso y mapa de riesgos de corrupción, además de
estructurar las medidas para controlarlos y evitarlos y realizar el seguimiento a la efectividad de
dichas acciones.
- DESCRIPCIÓN:
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. ANALIZAR EL CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Secretarios de
Despacho y
Como punto de inicio se debe tener un conocimiento del funcionamiento del Jefes de
proceso al cual se va a realizar el análisis de riesgos. Oficina
El análisis del proceso es una serie de factores internos y externos que pueden
generar situaciones de riesgo conocidos como debilidades (factores internos) y
amenazas (factores externos), los cuales se convertirán más adelante en las
posibles causas generadoras del riesgo. Para el establecimiento del Contexto
estratégico utilizar el formato F-025. Ver ejemplo.
CÓDIGO: F-025
VERSIÓN: 01
CONTEXTO ESTRATÉGICO
PÁGINA 1 DE 1
PROCESO: GESTIÓN EN JURÍDICA

Asesorar y brindar apoyo en las actuaciones administrativas que incidan directamente o indirectamente en las
OBJETIVO:
actividades legale, juridicas y administrativas del municipio.
FACTORES EXTERNOS CAUSAS FACTORES INTERNOS CAUSAS
Desconocimiento de la
normatividad aplicada
Talento Humano
Resistencia al cambio.
Desmotivación.
Legales Cambios normativos.
Los posibles oferentes traten de

manipular las conciencias de los
Corrupción
empleados y de los asesores jurídicos
buscando un beneficio personal.
No disponer de herramientas
Sistemas de sistematizadas para realizar el
Que el sistema oral no realice por información seguimiento a los procesos de
parte de los despachos juciales la contratación.
Relación con otras entidades.
debidas notificacion electrónica por
estado de sus providencias. Fallas en el seguimiento a los
Procedimientos manuales y procedimientos
establecidos.
2. IDENTIFICAR LOS RIESGOS PARA CADA PROCESO: Secretarios de

Despacho y
Nota 1: La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con Jefes de
base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que Oficina
pueden afectar el logro de los objetivos.
El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo

basado en el resultado del análisis del Contexto Estratégico, en el proceso de
planeación y debe partir de la claridad de los objetivos estratégicos de la
entidad, para la obtención de resultados.
Mediante la utilización del formato de identificación de riesgos, se puede hacer

un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia, las causas o
factores de riesgo, tanto internos como externos; y presentando una
descripción de cada uno de éstos; finalmente, definiendo los posibles efectos.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Lo más importante es centrarse en los riesgos significativos para la entidad,

relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales.
Proceso
Objetivo del proceso
Causas (Factores Riesgo Descripció Efectos
internos y n del riesgo (consecuenc
externos, agente ias)
Generador).
DEFINICIONES:
 Proceso: Nombre del proceso.
 Objetivo del proceso: se debe transcribir el objetivo que se ha definido

para el proceso al cual se le están identificando los riesgos.
 Causas (factores internos o externos): son los medios, las

circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes
generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que
tienen la capacidad de originar un riesgo.
 Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que

pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y
afectar el logro de sus objetivos.
 Riesgo de Corrupción: Se entiende por Riesgo de Corrupción la

posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del
poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de
una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un
beneficio particular.
 Descripción: se refiere a las características generales o las formas en

que se observa o manifiesta el riesgo identificado.
 Efectos (consecuencias): constituyen las consecuencias de la

ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se
dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con
incidencias importantes tales como: daños físicos y fallecimiento,
sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de
imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño
ambiental.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
1. CLASIFICACIÓN DEL RIESGO: Secretarios de

Despacho y
Una vez se han identificado los riesgos, se procede con la clasificación: Jefes de
Oficina
 Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la
Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales
relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la
clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por
parte de la alta gerencia.
 Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la

parte operativa como técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de
deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos,
en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual
conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de
los compromisos institucionales.
 Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la

entidad que incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados
financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo
sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el
manejo de los recursos, así como su interacción con las demás áreas
dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad.
 Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para

cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en
general con su compromiso ante la comunidad.
 Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la Entidad para

que la tecnología disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de
la entidad y soporte el cumplimiento de la misión.
2. ANÁLISIS DEL RIESGO: El análisis del riesgo busca establecer la

probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias,
calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información, para establecer
su nivel y las acciones que se van a implementar. Para calcular el riesgo se
debe considerar los siguientes aspectos:
3.1 Probabilidad: es la posibilidad de ocurrencia que puede ocasionar a la

organización la materialización de un riesgo.
TABLA DE PROBABILIDAD
1 Raro El evento puede ocurrir solo en No se ha presentado

circunstancias excepcionales. en los últimos 5 años.
2 Improbable El evento puede ocurrir solo en Al menos de una vez

circunstancias excepcionales. en los últimos 5 años.
3 Posible El evento podría ocurrir en algún momento. Al menos de una vez

en los últimos 2 años.
4 Probable El evento probablemente ocurrirá en la Al menos de una vez

mayoría de las circunstancias. en el último año.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5 Casi Se espera que el evento ocurra en la Más de una vez al

seguro mayoría de las circunstancias año.
3.2 Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la

materialización de un riesgo.
TABLA DE IMPACTO
Nivel Descriptor Descripción
1 Insignificante Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias

o efectos mínimos sobre la entidad.
2 Menor Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o

efecto sobre la entidad.
3 Moderado Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas

consecuencias o efectos sobre la entidad
4 Mayor Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas

consecuencias o efectos sobre la entidad.
5 Catastrófico Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas

consecuencias o efectos sobre la entidad.
Secretarios de
Nota 1: Para la probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción Despacho y
se considerarán los siguientes criterios: (5) Casi seguro: se espera que el Jefes de
evento ocurra en la mayoría de las circunstancias y (3) Posible: el evento Oficina
puede ocurrir en algún momento.
Nota 2: el impacto de la materialización de un riesgo de corrupción es único,

por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de
las entidades y del Estado, afectando los recursos públicos, la confianza y el
cumplimiento de las funciones de la administración, siendo por tanto
inaceptable la materialización de un riesgo de corrupción. Para el impacto de
un Riesgo de Corrupción se considera el criterio 5. Catastrófico.
3. MATRIZ DE CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL RIESGO Secretarios de

Despacho y
Para facilitar la calificación y evaluación a los riesgos, a continuación se Jefes de
presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo, para presentar la Oficina
magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de
ocurrencia (probabilidad).
IMPACTO
PROBABILI Insignificant Menor Moderado Mayor Catastrófic
DAD e (1) (2) (3) (4) o (5)
Raro (1) B B M A A
Improbable
(2) B B M A E
Posible (3) B M A E E
Probable (4) M A A E E
Casi seguro
(5) A A E E E

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
RESPUESTA A LOS RIESGOS:

EVALUACIÓN DEL RIESGO
B Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo.
M Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo.
Reducir el riesgo, evitar, compartir
A Zona de riesgo Alta: o transferir.
Reducir el riesgo, evitar, compartir
E Zona de riesgo Extrema: o transferir.
4. RESPUESTA A LOS RIESGOS: Secretarios de

Despacho y
 Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su Jefes de
materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando Oficina
al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento,
rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones
emprendidas. Por ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos,
mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico, etc.
 .
 Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la
probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de
protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y
económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas
y difíciles. Por ejemplo: a través de la optimización de los procedimientos y la
implementación de controles.
 Compartir o transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de

las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de
seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del
riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Por
ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en
un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un
solo lugar, la tercerización.
 Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido

puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso, el gerente del
proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de
contingencia para su manejo.
5. CONTROLES EXISTENTES: Después de conocer la Zona de Riesgo y el Secretarios de

Tratamiento del Riesgo, se identican y registran en la celda correspondiente los Despacho y
controles existentes. Jefes de
Oficina
6. CONTROLES PREVENTIVOS O CORRECTIVOS: Se identifica si los
controles son preventivos o correctivos y se registra en la celda
correspondiente.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
7. VALORACIÓN DE CONTROLES EXISTENTES: Secretarios de

A continuación se muestran dos cuadros orientadores para ponderar de manera Despacho y
objetiva los controles y poder determinar el desplazamiento dentro de la Matriz Jefes de
de Calificación y Evaluación de los Riesgos: Oficina
Para realizar la evaluación de los controles existente se deben responder las

siguientes preguntas:
EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES EXISTENTES

¿Posee ¿Los ¿Los ¿Los Están La
una controles controles Controles definidos frecuencia
herramie están se están han sido los de la
nta para documentad aplicando efectivos responsabl ejecución
ejercer el os? en la para es de la del control
Control? actualidad minimizar ejecución y
? el riesgo? del control seguimient
y del o es
seguimient adecuada.
o.
Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje Puntaje

máximo máximo 15. máximo máximo máximo máximo
15. 15. 15. 20. 20.
Se responde cada pregunta, y se le asigna el puntaje (teniendo en cuenta el

puntaje máximo por cada pregunta). Ejemplo:
La
Están
¿Los frecuencia
¿Los definidos los
Controles de la
¿Posee una controles se responsables
¿Los controles han sido ejecución del
herramienta están de
están efectivos control Puntaje final Puntaje
para ejercer aplicando en la ejecución
documentados? para y - final -
el Control? la del control y
Puntaje minimizar el seguimiento Probabilidad Impacto
Puntaje actualidad? del
máximo 15. riesgo? es
máximo 15. Puntaje seguimiento.
Puntaje adecuada.
máximo 15. Puntaje
máximo 15. Puntaje
máximo 20.
máximo 20.
Si. Si está Si. Si. Si; tanto en Si.
Lista de constituido la resolución
Chequeo. mediante del Comité
resolución 176 Evaluador de
de 2012 el propuestas
Comité como en el
Evaluador de manual de
propuestas. contratación
están
Existe el definidos los
Manual de responsables
Contratación, y las
Supervisión e actividades. Puntaje: 60 Puntaje: 60
Interventoría.
Listas de
chequeo.

Probabilidad: Probabilidad: Probabilidad: Probabilidad: Probabilidad: Probabilidad:
10 15 15 15 10 10

Impacto: 10 Impacto: 15 Impacto: 15 Impacto: 15 Impacto: 10 Impacto: 10
NUEVA CALIFICACIÓN: De acuerdo con el puntaje se determina los

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
cuadrantes a disminuir teniendo en cuenta la siguiente cuadro:
Rangos cuadrantes a cuadrantes a

disminuir disminuir
en la probabilidad en el impacto
Entre 0-50 0 0
Entre 51-75 1 1
Entre 76-100 2 2
Dependiendo si el control afecta probabilidad y/o impacto se desplaza en la

matriz de calificación y evaluación. Retomando el ejemplo, el puntaje de
probabilidad fue de 60 al igual que el puntaje de impacto, encontrándose en el
rango de 51-75 de la tabla, lo cual indica que se deben disminuir un cuadrante
de probabilidad y un cuadrante de impacto. Ejemplo:
PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION

DEL RIESGO Puntaje final NUEVA VALIFICACIÓN
Puntaje
- final -
Probabilidad Impacto EVALUACION
PROBABILIDAD IMPACTO
DEL RIESGO
E: Zona de Zona de
riesgo Puntaje:
4 4 Puntaje: 60 3 3 riesgo
Extrema: 60
Moderada:
8. PLAN DE ACCIÓN A LOS RIESGOS: El Plan de Acción se establece de Secretarios de

acuerdo con evaluación de los contrles existentes, la dependencia debe Despacho y
establecer acciones que propendan por dismunir tanto la probabilidad como el Jefes de
impacto, permitiendo que los controles existentes ubiquen al riesgo en una zona Oficina
Baja, para lo cual también debe establecer el responsable, indicador,
cronograma, periodo de revisión.
9. SEGUIMIENTO: Se debe registrar la fecha del seguimiento, así mismo Secretarios de
registrar el grado de avance de las acciones descritas en el Plan de acción. Despacho y
Aquellos riesgos que se encuentran en un zona baja se retiran del Mapa de Jefes de
Riesgos. Oficina
10. INFORME A CONTROL INTERNO: Cada Secretario de Despacho y Jefe Secretarios de
de Oficina en conjunto con su equipo de trabajo deben realizar el seguimiento a Despacho y
los mapas de riesgos por proceso y riesgos de corrupción. Posteriormente se Jefes de
debe enviar mediante oficio remisorio copia del seguimiento realizado. Oficina

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-025
FORMATO CONTEXTO ESTRATÉGICO
CÓDIGO: F-025
VERSIÓN: 01
CONTEXTO ESTRATÉGICO POR PROCESO
PÁGINA 1 DE 1
PROCESO:
OBJETIVO:
FACTORES EXTERNOS CAUSAS FACTORES INTERNOS CAUSAS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-26
FORMATO MATRIZ MAPA DE RIESGOS POR PROCESO Y POR CORRUPCIÓN
CÓDIGO: F-026
ECI ES SEVILLA MATRIZ DE RIESGOS POR PROCESO Y RIESGOS POR CORRUPCIÓN VERSIÓN: 01
PROCESO:
TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD DE
CAUSAS (Estratégico, IMPACTO
OCURRENCIA ¿LOS CONTROLES
OBJETIVO DEL (Factores internos y EFECTOS Financiero, (Insignificante:1, Menor:2, EVALUACION CONTROLES
RIESGO DESCRIPCIÓN (Raro: 1 Improbable:2 SON PREVENTIVOS O
PROCESO externos, agente (Consecuencias) Cumplimiento, Moderado:3 Mayor: 4 DEL RIESGO EXISTENTES
posible:3 probable: 4 Casi CORRECTIVOS?
generador) Operativo, Catastofrico: 5)
Seguro: 5)
Tecnológico)
RIESGOS DE PROCESOS
RIESGOS DE CORRUPCIÓN
CÓDIGO: F-026
VALORACIÓN DE LOS CONTROLES EXISTENTES PUNTAJE NUEVA CALIFICACIÓN
¿Los controles ¿Los Controles

¿Los controles Están definidos los La frecuencia de la
¿Posee una se están han sido
están responsables de ejecución del control PROBABILIDAD
herramienta para aplicando en la efectivos para Puntaje final - Puntaje final - EVALUACION DEL
RIESGO documentados? la ejecución del control y y seguimiento es DE IMPACTO
ejercer el Control? actualidad? minimizar el Probabilidad Impacto RIESGO
Puntaje máximo del seguimiento. Puntaje adecuada. Puntaje OCURRENCIA
Puntaje máximo 15. Puntaje máximo riesgo? Puntaje
15. máximo 20. máximo 20.
15. máximo 15.
RIESGOS DE PROCESOS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
CÓDIGO: F-026
PLAN DE ACCIÓN
PERIODO DE FECHA DEL

RIESGO ACCIONES RESPONSABLES INDICADOR CRONOGRAMA OBSERVACIÓN
REVISION SEGUIMIENTO
RIESGOS DE PROCESOS

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.16 AJUSTE Y ACTUALIZACION DEL PROCEDIMIENTO MATRIZ DE RIESGOS

POR CORRUPCIÒN
Siguiendo los nuevos lineamientos emitidos por el Departamento Administrativo de la

Funciòn Pùblica – DAFP a través de las guìas para la gestión del riesgo de corrupción
del año 2015, se debe tener en cuenta los nuevos criterios para la medición del
impacto del riesgo de corrupción.
De esta manera tratándose de los riesgos de corrupción el impacto siempre será

negativo;en este orden de ideas no aplica la descripción de riesgos insignificantes o
menores señalados en la Guía de la Función Pùblica.
Su valoración se hará a partir de la siguiente conceptos
 Moderado: genera medianas consecuencias sobre la entidad

 Mayor: genera altas consecuencias para la entidad
 Catastròfico: genera consecuencias desastrosas para la entidad
Mediciòn del Riesgo de Corrupcion

Impacto
Descriptor Descripcion Nivel
Moderado Afectaciòn parcial al proceso a la dependencia 5
Genera medianas consecuencias para la entidad
Mayor Impacto negativo de la Entidad 10
Genera Altas Consecuencias para la entidad
Catastròfico Consecuencias desastrosas sobre el sector 20
Genera Consecuencias desastrosas para la entidad
Mecanismos para determinar la asignación del puntaje de impacto
El impacto se mide según el efecto que puede causar el hecho de corrupción al

cumplimiento de los fines de la entidad . Para facilitar la asignación del puntaje es
aconsejable diligenciar el siguiente formato:
Formato para determinar el Impacto Respuest

a
Nª Pregunta
Si el riesgo de corrupción se materializa podría…. si No
1 ¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?
2 ¿Afecta al cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?
3 ¿Afectar el cumplimiento de la misión de la Entidad?
4 ¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la
entidad?
5 ¿Generar pèrdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?
6 ¿Generar perdida de recursos económicos?
7 ¿Afectar la generación de los productos o la prestación de servicios?
8 ¿ Dar lugar al detrimento de calidad de vida de la comunidad por la
pèrdida del bien o servicios o los recursos públicos?
9 ¿Generar perdida de información de la Entidad?
10 ¿ Generar intervención de los órganos de control , de la Fiscalìa u otro
ente?
11 ¿ Dar lugar a procesos sancionatorios?
12 ¿Dar lugar a procesos disciplinarios?
13 ¿Dar lugar a procesos fiscales?
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
14 ¿Generar pèrdida de credibilidad en el sector?

15 ¿Ocasionar lesiones físicas o perdida de vidas humanas?
16 ¿ Afectar la imagen regional?
17 ¿Afectar la imagen nacional?
Total de preguntas afirmativas_______________ Total de preguntas negativas___________
Clasificaciòn del Riesgo: Moderado _________ Mayor __________ Catastròfico________
Puntaje:________________
Respuestas:
 Responder afirmativamente de UNO a CINCO pregunta(s) genera un impacto Moderado
 Responder afirmativamente de SEIS a ONCE preguntas genera un impacto Mayor
 Responder afirmativamente de DOCE a diecisiete `pregintas genera un impacto

Catastròficico
Clasificación del Riesgo de Corrupcion

Respuestas Descripcion Nivel
1-5 Moderado 5
6-11 Mayor 10
12-18 Catastròfico 20
Determinar el riesgo inherente: Corresponde a la primera calificación y evaluación del riesgo

de corrupción.
1) Mecanismo: Se realiza a través del cruce de los resultados obtenidos de la probabilidad y

del impacto, a través de una multiplicación (puntaje del descriptor de la probabilidad por el
puntaje del descriptor del impacto). Ejemplo:probable (4) x Catastròfico (20) Total 4x20=80
2) El resultado se ubica en una de las cuatro (4) zonas de riesgo que a continuación se
describen
Resultados de la calificación del riesgo de corrupción

Probabilidad Puntaje Zonas de riesgo de corrupcion
Casi seguro 5 25 50 100
Moderado Alta Extrema
Probable 4 20 40 80
Posible 3 15 30 60
Improbable 2 10 20 40
Baja Moderada Alta
Rara vez 1 5 10 20
Baja Baja Moderada
Impacto Moderado Mayor Catastròfico
Puntaje 5 10 20

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
a) Zona de Riesgo Baja:
Puntaje de 5 a 10 puntos
 Definida por la casilla Baja.

 Probabilidad:Rara vez o improbable
 Impacto: Moderado y Mayor
 Tratamiento: Los riesgos de corrupción de las zonas bajas se encuentran en un nivel que
puede eliminarse o reducirse
b) Zona de Riesgo Moderada:
Puntaje de 15-25 puntos.
 Definida por la casilla moderada.

 Probabilidad: rara vez,improbable,posible,probable y casi seguro.
 Impacto: moderado, mayor y catastrofico.
 Tratamiento: deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la zona
de riesgo baja o eliminarlo.
NOTA: en todo caso se requiere quer las entidades propendan por eliminar el riesgo
de corrupción o por lo menos llevarlo a la zona de riesgo baja.
c) Zona de Riesgo Alta:
 Definida por la casilla alta.

 Probabilidad: improbable, posible,probable, y casi seguro.
 Impacto: mayor y catastrófico.
 Tratamiento: deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la zona
de riesgo moderada, baja o eliminarlo.
d) Zona de Riesgo Extrema:
 Definida por la casilla extrema.

 Probabilidad:, posible,probable, y casi seguro.
 Impacto: catastrófico.
 Tratamiento prioritario: deben tomarse implementar los controles orientados a
reducirla posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y
tomar las medidas de protección.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.15 PROCEDIMIENTO: FORTALECIMIENTO CONTINUO DEL MECI Y EL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO
- OBJETIVO: Establecer las acciones tendientes a garantizar el fortalecimiento continuo del

Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Control Interno.
- ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los Servidores del municipio de Sevilla Valle.
DESCRIPCION DE LA REGISTRO
RESPONSABLE ACTIVIDAD ACTIVIDAD DOCUMENTAL PERIODICIDAD
*Creación, revisión, ajuste,
a procedimientos, y Presentar un
políticas de operación. informe escrito
*Resultados de gestión por al
medio de los indicadores. Representante
*Seguimiento, evaluación de la Alta
a los controles de los Dirección
Realizar un mapas riesgos. donde se Este informe
Secretario de
diagnóstico del *Realizar cuestionarios de relacione el debe
Despacho y/o
sistema de autoevalución, estado de presentarse
Jefe De Oficina
control interno autoregulación y Sistema de cada año en el
con su Equipo
dentro de su autocontrol. Control Interno mes de agosto
de Trabajo
dependencia *Subsanar los planes de de la de cada vigencia
mejoramiento institucional Dependencia,
y entes de control. donde se
*Matriz de consolidación incluya las
de información primaria conclusiones y
(PQRS). recomendacion
*Gestión y organización es respectivas
TRD y archivo.
El informe
contiene la
consolidación
El documento
Revisar los informes de la
será entregado
entregados por las información, y
Representante al Representante
Consolidación dependencias y presentar se presentaran
de la Alta de la Alta
de los un consolidado de la las sugerencias
Dirección Y Dirección el mes
Informes. información al Comité de y
Equipo MECI de septiembre
Coordinación de Control recomendacion
de cada
Interno. es al Comité de
vigencia.
Coordinación
de Control
Interno.
De dicho
análisis saldrá
Revisar el
un documento El documento
consolidado del De acuerdo al análisis,
con las será entregado
informe recomendar las acciones y
Comité De recomendacion al Representante
entregado por pautas a seguir para el
Coordinación de es y pautas que de la Alta
el fortalecimiento del Sistema
Control Interno será entregado Dirección el mes
Representante de Control Interno en su
al de octubre de
de la Alta integralidad.
Representante cada vigencia.
Dirección
de la Alta
Dirección.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Discutir el documento
Presentar el
entregado por el Comité
cronograma al El cronograma
de Coordinación de
Comité De debe
Representante Control Interno, para
Convocar al Coordinación presentarse el
de la Alta dirigir, establecer e
equipo MECI De Control mes de octubre
Dirección implementar sus
Interno para su de cada
recomendaciones, y
revisión y vigencia.
generar un cronograma de
aprobación
actividades.
Entregar al
Representante
de la Alta
Comité De Dirección el Entregar el mes
Aprobación del Revisar y aprobar el
Coordinación de cronograma de octubre de
cronograma. cronograma.
Control Interno aprobado para cada vigencia.
que este lo
ratifique ante el
equipo MECI
El equipo MECI
deberá realizar
reuniones con
una
periodicidad
cuatrimestral,
con el
Representante
de la Alta
Dirección para
informar los Estas actas se
Capacitar, asesorar, avances, entregaran en un
trabajar en coordinación dificultades en plazo máximo de
Ejecución y
con los servidores el desarrollo de 15 días
desarrollo de
designados por las áreas la ejecución, calendario de la
Equipo MECI las actividades
en aquellas actividades recomendar realización de la
de acuerdo al
requeridas para la ajustes. reunión. Al
cronograma.
implementación y Comité de
fortalecimiento del MECI. De lo discutido Coordinación de
en la reunión Control Interno.
se realizara un
acta de
seguimiento al
fortalecimiento
del MECI y
será entregada
al Comité de
Coordinación
de Control
Interno.
como
resultados de la
reunión, en un las
acta se recomendacione
De acuerdo con las actas
Comité de Seguimiento al establecerán s y acciones de
de seguimiento deberá
Coordinación de fortalecimiento compromisos, mejora se
recomendar y formular las
Control Interno del MECI para la presentaran
acciones de mejora.
adecuada y cuatrimestralmen
correcta te
implementación
del MECI

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Para tal fin los

La Oficina de
involucrados en
Control Interno
el
Informara
procedimiento
La Oficina de Control semestralmente
deberán enviar
Interno hará seguimiento al representante
Oficina de Evaluación y copia a la
al cumplimiento de los legal de la
Control Interno Seguimiento Oficina de
compromisos y en los entidad el
Control Interno
tiempos establecidos. cumplimiento de
de los
las acciones
documentos
descritas en este
que se generen
procedimiento.
en el mismo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.17 PROCEDIMIENTO: PRIMA DE NAVIDAD.
- OBJETIVO:
Realizar la liquidación antes de la primera quincena del mes de diciembre, de acuerdo
a la normatividad.
- ALCANCE:
Empieza desde el momento que se realiza el cálculo hasta que se efectué el pago.
- RESPONSABLE:
Secretario de Desarrollo Institucional y Bienestar Social Técnico administrativo o
Contratista.
PRIMA DE NAVIDAD: Consiste en el pago que realiza el empleador al servidor, del

equivalente a un mes de salario, más los factores salariales a que corresponda al cargo
desempeñado al treinta de noviembre de cada año.
1- Comprobar el tiempo laborado revisando la historia laboral.

2- Liquidación conforme a la ley: doceava prima vacacional y días laborados.
3- Pagarla antes de que se cumpla la primera quincena del mes de diciembre.
4- Primas de transporte, alimentación etc.
5- Acuerdo Honorable concejo Municipal 01-1970
- DESCRIPCIÓN:
Verificación Se toma la historia laboral del Técnico

funcionario para verificar el periodo Administrativo.
que se va a liquidar. Secretario D.I.B.S
Se realiza el cálculo para determinar Secretario de D.IB.S Base de Datos

Liquidación el valor de la prima de navidad para
cada empleado con sus respectivos
factores prestacionales
Se envía mediante oficio a la Secretaria de D.IB.S. Documento

Remisión Secretaria de Hacienda el consolidado Secretaria de
de la liquidación para que realice el Hacienda
pago.
Se archiva o se guarda la información Secretaria de D.IB.S.

Archivo en las carpetas correspondientes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- BASE LEGAL:

documento externo Expedición expide
Por la cual se prevé la integración de la

seguridad social entre el sector público y
el privado y se regula el régimen de
prestaciones de los empleados públicos y
trabajadores oficiales
Decreto N°3135 Presidencia de la
1968
República
Decreto N°1848 Presidencia de la

1969
República
Por la cual se aprobó el 50 % de bonificación

adicional en las prima para los funcionarios de la
Acuerdo 01 planta central de Sevilla Valle.
Municipal
Concejo Sevilla 1970

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.18 PROCEDIMIENTO: VINCULACIÒN DE PERSONAL
- OBJETIVO:
Satisfacer las necesidades en cuanto a la carencia del personal que se presentan en las
diferentes Dependencias de la Administración Municipal.
- ALCANCE:
Vinculación del personal a la planta global de personal de la Administración
Municipal y empieza desde el momento en que el cargo se encuentra en vacancia
Hasta la Inducción del nuevo funcionario al cargo.
- RESPONSABLE:
Secretario de Desarrollo Institucional y Bienestar Social, Técnico administrativo
VINCULACIÒN: Acción y efecto de vincular, atar algo en otra cosa, perpetuar, someter el
comportamiento de alguien.
PROVISIONALIDAD: El cargo es de carrera y no sea previsto por una persona que haya
pasado las diferentes pruebas para ser nombrado por carrera Administrativa, previa
autorización de la CNSC.
PERIODO DE PRUEBA: Es cuando ha sido apto por la CNSC, para ocupar un cargo de carrera
Administrativa.
DESCRIPCIÓN:
Existencia de Se determina por parte de la Técnico Administrativo.

vacantes Secretaria de D.I.B.S de la Secretario D.I.B.S
existencia de la vacante al
cargo para el cual se va a
realizar la vinculación.
Oficio
Reporte de Reportar a la CNSC la vacante Secretario de D.IB.S
vacantes para surtir el proceso de
selección para que emita la
autorización.
Se reciben las hojas de vidas de Secretaria de D.IB.S. Base de datos

Recepción de las personas que cumplen con
las hojas de los requisitos del cargo
vida
Se realiza la selección de la Secretaria de D.I.B.S. y

Selección del persona que va a ocupar la Despacho del Alcalde
personal vacante.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Solicitud de Se solicitan los documentos Documentos

elementos respectivos para hacer la Secretaria de D.I.B.S
vinculación laboral.
Acto Se elabora el acto Alcalde Decreto de

Administrativo Administrativo por el cual se nombramiento
hace el nombramiento Secretaria de D.I.B.S
Notificación Se realiza personalmente la Secretaria de D.I.B.S Notificación

notificación del Decreto de
nombramiento
Aceptación Se emite el acta de posesión al Alcalde y Posesionado. Acta de

del cargo Despacho del alcalde para Posesión.
realizar la respectiva aceptación
del cargo.
Manual de Se hace entrega al nuevo Secretaria de D.I.B.S Oficio

Funciones. funcionario del manual de
funciones a su cargo
Afiliación Se realiza las respectivas Secretaria de D.I.B.S Formatos

afiliaciones al SSSI.
Tramite Realizar las gestiones para la Secretaria de D.I.B.S Oficio

apertura de cuenta de nomina
Apertura de Se inicia la apertura de la Secretaria de D.I.B.S Carpeta

la historia historia laboral en cumplimento
laboral a la ley 594 del año 2000 y
circular 004 de 2003, del Archivo
General de la Nación e ingreso a
nómina.
Proceso de Presentar a la persona ante el Secretaria de D.I.B.S

Inducción funcionario quien va a ser el jefe
inmediato, a los demás
compañeros con la Inducción.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nombre del documento Fecha de Entidad que lo Descripción

externo Expedición expide
El inciso segundo del artículo 122 señala que

“Ningún
servidor público entrará a ejercer su cargo sin
Constitución prestar
Política Asamblea juramento cumplir y defender la Constitución
1991 de y
constitucional
Desempeñar los deberes que le incumben.”
En su artículo 46, establece frente a la

posesión del empleado que una vez comunicado
y
aceptado el nombramiento, la persona
designada
deberá tomar posesión dentro de los diez (10)
días
Decreto 1950 Septiembre 24 Presidencia de siguientes a la fecha de aceptación, término que
podrá
de 1973 la República prorrogarse si el designado no residiere en el lugar
del
empleo, o por causa justificada a juicio de la
autoridad
Nominadora. Esta prórroga no podrá exceder
de
noventa (90) días y deberá constar por escrito.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley

Decreto 1227 Abril 21 de Presidencia de 909 de
2005 la República 2004 y el Decreto -ley 1567 de 1998.
Por la cual se expiden normas que regulan el

empleo
Ley 909 Septiembre 23 Congreso de público, la carrera administrativa, gerencia pública y
se
de 2004 Colombia Dictan otras disposiciones.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 825 DE SEPTIEMBRE 5 DE 2016

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.19 PROCEDIMIENTO: DESVINCULACIÒN DEL PERSONAL
- OBJETIVO:
Estandarizar y controlar administrativamente la terminación de la relación laboral, ajustando el
procedimiento a la ley vigente, facilitando a los funcionarios de la Administración Municipal la
compresión y ajuste al proceso de desvinculación.
- ALCANCE:
Aplica para todos los funcionarios de la planta central del Municipio de Sevilla
Empieza desde el momento que se notifica el Decreto por insubsistencia o aceptación de
renuncia hasta el pago de la liquidación de las prestaciones sociales.
- RESPONSABLE:
El responsable de este procedimiento es la Secretaria D.I.B.S y el auxiliar administrativo, al
igual que la Secretaria de Hacienda.
DESVINCULACIÒN: Anulación de una relación o vinculo que se tenía con alguien o algo.
PERSONAL: Es un adjetivo que se refiere a aquello perteneciente a la persona o aquello que es

propio de ella.
LIQUIDACIÒN: Dinero que una empresa paga a un trabajador cuando deja de prestar sus
servicios.
DESVINCULACIÒN PERSONAL: Es la terminación de la relación laboral entre el empleador y

trabajador, implica la disolución del vínculo laboral, es decir el cese definitivo de las
obligaciones del empleador y del trabajador.
PRESTACIÒN SOCIAL: Son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores
adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados
durante el desarrollo de su actividad laboral.
En el proceso de desvinculación voluntaria debe existir la carta de renuncia voluntaria firmada

por el funcionario, con recibido por parte del jefe inmediato, visto de aceptación del Alcalde, y
luego es entregada a la Secretaria de D.I.B.S.
En el proceso de desvinculación por insubsistencia debe existir un Decreto firmado por el
Alcalde, con revisión del jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Posteriormente, mediante oficio se
hace una notificación personal firmado por el Secretario de D.I.B.S y el funcionario que esta
desvinculado.
Para efectos de pago de las prestaciones sociales, el funcionario debe hacer entrega al
Almacén, expedición de paz y salvo del cual él es responsable y hacer un acta de entrega del
puesto firmada por el y su jefe inmediato a la Secretaria D.I.B.S, además del inventario de
gestión documental a su cargo.
Para el pago de la liquidación de las prestaciones sociales, se hace una resolución teniendo
previo liquidación realizada por el contador de la Administración Municipal, después de revisada
por el Secretario D.I.B.S se envía la documentación respectiva a la Secretaria de Hacienda para
que hagan efectivo el pago

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
DESCRIPCIÓN:
Recibido de Se recibe oficio del funcionario Secretario de D.I.B.S Oficio.

oficio- en caso que presenta la renuncia, Técnico Administrativo.
de renuncia previamente radicado en el libro
que se tiene para la
correspondencia interna, se
traslada para el despacho del
Alcalde, para su debida
aceptación.
Elaboración del El auxiliar Administrativo y el Secretario de D.I.B.S Decreto

acto Secretario de D.I.B.S elaboran Técnico Administrativo.
Administrativo. el acto administrativo donde se
acepta la renuncia y/o se
declara insubsistente
Revisión y firma
El jefe de la oficina jurídica Secretario de D.I.B.S. Decreto
revisa y da su concepto Jefe de la Oficina Asesora
favorable o desfavorable. Jurídica.
Si es favorable pasa para firma
del Alcalde.
Si es negativo, recomienda los
ajustes que haya lugar para
hacer, luego firma del Alcalde.
Acto de
Notificación Mediante oficio de notificación Secretario de D.I.B.S. notificación.
personal se notifica el Decreto
por el cual se acepta la
renuncia y/o se declara
insubsistente.
Expedición de Se tramita la expedición de paz Formato.

paz y salvos y salvos repectivo Almacén
Acta de entrega Se solicita al funcionario y al Jefe inmediato. Formato.

del puesto jefe inmediato de él, que Funcionario.
laboral diligencien el acta, para
proceder a la liquidación.
Liquidación de Se procede a efectuar la Contador. Resolución.

prestaciones liquidación de las prestaciones Secretaria de D.I.B.S.
sociales. sociales a que haya lugar, se
elabora la Resolución y se pasa
para la firma del Alcalde.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Notificación Se notifica la Resolución de Secretaria D.I.B.S. Acta

liquidación.
Tramite de Luego de firmada la Resolución. Secretario de D.I.B.S. Resolución.

pago. Se envía copia a la Secretaria Secretaria de Hacienda. Registro
de Hacienda para que se presupuestal.
realicen las respectivas Orden de
gestiones para el pago de la pago.
liquidación.
Nombre del Fecha de Descripción

Entidad que lo expide
documento externo Expedición
Por la cual se expiden normas que
septiembre regulan el empleo público, la carrera
LEY 909 DE 2004
23 Congreso de la Republica administrativa, gerencia pública y se
Dictan otras disposiciones.
Empleo, situaciones
Cartilla de Departamento Administrativo administrativas,
administración de la Función Pública – DAFP jornada laboral y retiro de empleados
Junio 2009
pública Y Escuela Superior Del sector público.
Administración Pública

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.20 PROCEDIMIENTO: EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO
- OBJETIVO:
Realizar la evaluación del desempeño a cada uno de los funcionarios de carrera Administrativa.
- ALCANCE:
Va desde la fijación de los compromisos por parte de los funcionarios con el respectivo
Responsable de la evaluación (jefe inmediato) hasta la evaluación final realizada por el
jefe inmediato del funcionario de carrera Administrativa
- RESPONSABLE:
Los jefes inmediatos de cada uno de los funcionarios de carrera Administrativa y
Secretarios de Despacho.
EVALUACIÒN: La evaluación es la determinación sistemática del mérito, el valor y el

significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas.
DESEMPEÑO: Concepto integrador del conjunto de comportamientos y resultados obtenidos

por un colaborador en un determinado periodo. El desempeño de una persona se conforma por
la sumatoria de conocimientos, la experiencia práctica y las competencias.
EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO: Es un instrumento que permite determinar los logros

institucionales alcanzados mediante la gestión del servidor público e identificar las áreas
potenciales de este en el cumplimiento de unas funciones y objetivos precisos
DESCRIPCIÓN:
Realizar El evaluador y el evaluado fijan los Técnico Administrativo.

compromisos compromisos laborales y evidencias Secretario D.I.B.S
laborales. (el que y el cómo) y su importancia
e impacto en el cumplimiento de los
fines Institucionales con un peso
porcentual dentro de la escala de
evaluación.
Los compromisos laborales y las
evidencias concertadas deber ser
medibles, cumplibles, realizables,
demostrables y verificables.
Cada uno de los compromisos
laborales deber ser valorado con un
peso según su importancia, la
sumatoria de todos los compromisos
debe ser 100.
Se establece con cada empleado,

dentro los 15 días siguientes al
vencimiento del periodo evaluado,
los compromisos laborales que
serán tenidos en cuenta para la
evaluación del desempeño laboral
en el siguiente periodo.
El evaluador debe tener en cuenta

en el momento de concertar los
compromisos laborales, las metas,
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
objetivos y misión de la
dependencia y deberán garantizar el
cumplimiento de los fines y propósito
principal del empleo que desempeña
el evaluado y que evidencie la
participación del empleado en el
logro de las metas Institucionales.
El evaluador debe incluir entre los

compromisos laborales el Modelo
Estándar de Control Interno. Estos
compromisos serán tenidos en
cuenta como requisito indispensable
para acceder al nivel sobresaliente.
El evaluador debe remitir los

compromisos laborales originales a
Desarrollo Institucional, el día
siguiente a la fijación de los
compromisos y ser anexados en la
carpeta hoja de vida del funcionario
a evaluar y una copia reposara en la
oficina de Desarrollo Institucional.
Evidencias de los El jefe evaluador y el funcionario a Todas las Secretarias y

compromisos evaluar definen las evidencias del Dependencias.
desempeño laboral requeridas como
pruebas inconvertibles del
desempeño competente del
empleado en relación con su trabajo,
parámetros y compromisos.
El jefe de Desarrollo Institucional Secretario de Desarrollo Formato CNS

Elaborar programa las fechas de la evaluación Institucional.
cronograma de de acuerdo a los parámetros
evaluación. establecidos en la norma.
Primera evaluación parcial:
corresponde al período comprendido
entre el 1 de febrero y el 31 de julio
de cada año, periodo que debe ser
evaluado a más tardar el 15 de
agosto del mismo año.
Segunda evaluación parcial:
corresponde al periodo entre el 1 de
agosto y el 31 de enero del año
siguiente, y deberá ser evaluado a
más tardar el 15 febrero de cada
año.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Socialización del El jefe de Desarrollo Institucional

proceso. debe dar a conocer de manera .
escrita a todos los funcionarios de Secretario de Desarrollo
carrera administrativa y/o personal a Institucional.
evaluar el cronograma de evaluación
de desempeño, su alcance, fechas,
establecidas para las evaluaciones
como también los objetivos y metas
propuestas en los compromisos, en
un periodo no mayor a 10 días
después de recibir del evaluador los
compromisos laborales.
Recordatorio y El evaluador debe recordarle en Todas las Secretarias y

convocatoria. forma escrita 4 días antes de la Dependencias.
fecha de evaluación al funcionario a
evaluar sobre la obligación adquirida
en los compromisos laborales a
desarrollar en el periodo. El jefe
evaluador debe indicarle la hora,
lugar y fecha de la evaluación.
Nivel de El cumplimiento en la evaluación del Todas las Secretarias y

cumplimiento. desempeño laboral estará dentro de Dependencia
los siguientes niveles:
1. Sobresaliente 96-100 %.
2. Destacado 90-95 %.
3. Satisfactorio 66-89 %.
4. No satisfactorio 0-65 %.
Para acceder a nivel

sobresaliente debe generar
un valor agregado: consultar
acuerdo 137-14 Enero -2010
CNSC.
Realizar la
evaluación. El jefe Desarrollo Institucional envía
al evaluador los compromisos
laborales originales y el formato de
evaluación, el cual procederá a
verificar y comprobar el desempeño
del funcionario con los soportes y
evidencias previstas para el periodo,
teniendo en cuenta el manual de
funciones y los procedimientos que
estén directamente relacionados con
la actividad del evaluado.
El evaluado deberá tener

disponibilidad para aclarar dudas o
presentar pruebas si el evaluador lo
requiere.
El evaluador cuenta con no más dos

días con respecto a la fecha
programada para la evaluación para
entregar al funcionario evaluado los
soportes con su respectiva
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
calificación y el formato plan de

mejora para su diligenciamiento.
El evaluado debe devolver el plan de

mejoramiento diligenciado en un
plazo no mayor de dos días
después de recibirlo del evaluador.
Para luego ser enviado a Desarrollo
Institucional y ser archivado en la
hoja de vida del funcionario
evaluado.
Seguimiento y El evaluador debe hacer un Todas las Secretarias y

control. seguimiento de control trimestral a Dependencia
los planes de mejora planteados
por el funcionario para el periodo
evaluado que en este caso serían
dos seguimientos de control por
semestre y debe ser consignado en
la hoja de vida del funcionario previa
verificación y aprobación del
evaluador.
Calificación. El jefe de Desarrollo Institucional Todas las Secretarias y

revisa la calificación de los Dependencia
funcionarios y remite copia de la
evaluación al jefe inmediato o alcalde
para análisis y toma de decisiones.
ACUERDO 137 2010.
Resultado. Obtener la calificación sobresaliente Secretaria de D.I.B.S.

amerita para comisiones
desempeñar empleos de libre
nombramiento y remisión, acceder a
becas y comisiones de estudio etc.
DECRETO 1567-1998.
Obtener calificación como mínimo

satisfactoria para permanecer en el
empleo.
El resultado no satisfactorio implica

el retiro del servicio. ACUERDO 137-
2010.
El uso del resultado de la evaluación

de desempeño debe tenerse en
cuenta para adquirir los derechos en
la carrera administrativa.
Ascender en la carrera como
resultado del periodo de prueba.
Determinar la permanencia en el
servicio.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

Por el cual se modifica
parcialmente el Acuerdo N° 137
Acuerdo N° 00176 Septiembre Comisión Nacional
del 14 de enero de 2010 y se
11 de 2012 del Servicio Civil
Dictan otras disposiciones.
Por el cual se adopta el M anual de

Inspección, Vigilancia y Control
Resolución 2591 Agosto 25 Comisión Nacional sobre Evaluación del Desempeño
de 21010 del Servicio Civil Laboral de los empleados de
Carrera y en Periodo de Prueba.
M anual de Inspección,
Vigilancia y Control
Se aprobó
sobre Evaluación del
en sesión el Comisión Nacional
Desempeño Laboral
19 de agosto del Servicio Civil
de los empleados de
de 2010
Carrera y en Periodo
De Prueba.
Por el cual se establecen los

criterios técnicos y legales que
fundamentan el sistema de
evaluación de desempeño laboral
de los empleados de carrera y en
periodo de prueba y se
Enero 14 de Comisión Nacional
Acuerdo N° 138 determinan los elementos
2010 del Servicio Civil mínimos para el desarrollo del
Por el cual se establece el sistema

a
tipo de evaluación del desempeño
Enero 14 de Comisión Nacional laboral de los servidores de
Acuerdo N° 137
2010 del Servicio Civil carrera administrativa y en periodo
De prueba.
Por el cual se modifica y adiciona

el Artículo 22 del Acuerdo N° 18
Octubre 01 Comisión Nacional
Acuerdo N° 116 de 2008 y por el cual se adiciona
de 2009 del Servicio Civil
El Acurdo N° 27 de 2008.
Por el cual se precisa la

evaluación sobresaliente en el
Diciembre Comisión Nacional sistema tipo de evaluación del
Acuerdo N° 027
18 de 2008 del Servicio Civil desempeño laboral y se adoptó un
Instructivo.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Por el cual se establece el sistema

a
tipo de evaluación del desempeño
Enero 22 de Comisión Nacional laboral de los empleados de
Acuerdo N° 18
2008 del Servicio Civil carrera administrativa y en periodo
De prueba.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.21 PROCEDIMIENTO: MANEJO DE COMUNICACIÒN PÙBLICA
- OBJETIVO:
Propiciar espacios de comunicación que favorezcan el flujo de información entre los
funcionarios y el público, de manera que el mensaje se reciba correctamente a través de los
medios de comunicación dispuestos para tal fin.
- ALCANCE:
Aplica para todos los procesos de la Entidad, e inicia desde la generación de los informes de
resultados hasta la comunicación interna y externa.
- RESPONSABLE:
El responsable de este procedimiento es la Secretaria D.I.B.S y apoyada en el personal
contratado para el tema de comunicaciones.
-
MEDIOS DE COMUNICACIÒN: Empresa dedicada a la trasmisión de información a través de la
prensa, radio y televisión.
MONITOREAR: Escuchar una emisora o ver un noticiero de televisión para determinar noticias
de interés para el Alcalde Municipal y cuerpo de Directivos.
BOLETIN DE PRENSA: Documento mínimo de una cuartilla de página que contiene información
sobre los logros de los programas y proyectos de la Alcaldía Municipal para informar a la
comunidad y la opinión pública.
Todo boletín o comunicación externa debe contar con el visto bueno del Alcalde Municipal o del
Secretario D.I.B.S.
DESCRIPCIÓN
Identificación de la El equipo de comunicaciones debe Secretarios de Despacho. Correos

información ser informado bajo formato F- 51 Jefes de Oficina. electrónicos.
semanalmente por cada Contratistas- equipo de Oficios.
Dependencia la agenda o comunicaciones. Formato -51
programación del Alcalde, de los
Secretarios o jefes de Oficinas, los
eventos y actividades que se
generen a partir de cada uno de los
programas. Planes y proyectos.
Recolección de Asistir a los eventos programados, Contratistas- equipo de Registro.

información de los cuales se genera la comunicaciones
información de interés para ser
divulgada.
Hacer resume de toda la información
generada en el evento.
Clasificar la información para el Contratistas- equipo de

Clasificación y público al cual será dirigida. comunicaciones
análisis de la
información

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Diseño Diseñar y elaborar el boletín de Contratistas- equipo de Boletín

prensa y demás formas de difusión comunicaciones Proyecto.
Utilizadas por las Administración Folleto.
Municipal.
El comunicado debe ser elaborado
de acuerdo a la política de
comunicación vigente
Aprobación Revisar y aprobar los productos Visto bueno.

generados para la divulgación de la Contratistas- equipo de
información noticiosa, verificando la comunicaciones.
calidad y veracidad de la Secretario de D.I.B.S
información.
Publicación en la El equipo de prensa con el visto Contratistas- equipo de Boletín de

página WEB y bueno remitirá el documento comunicaciones prensa.
Difusión. respectivo al administrador de la Capsulas
página para su publicación. radiales.
Programas de
Seleccionar la información para que televisión.
sea emitida en los programas Redes
radiales y televisivos con que cuente sociales.
la Administración, al igual que las
redes sociales
prensa
Envió de Medios de comunicación Contratistas- equipo de
comunicados de regionales, prensa televisión, radio, comunicaciones
prensa correos electrónicos, redes
sociales.
Monitoreo de Monitorear la información publicada Contratistas- equipo de

Medios. en los medios de comunicación comunicaciones.
relevante a la Alcaldía y demás Secretario de D.I.B.S.
Directivos
Almacenamiento de Las memorias de las informaciones Contratistas- equipo de CD

información. emanadas deberán ser guardadas, comunicaciones.
como las publicaciones de los Secretario de D.I.B.S.
medios
Contratadas, además de los
archivos guardados en la página
web.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

Congreso de la
Ley 962 2005 Republica
Ley 1474 de 2011

Congreso de la
Republica

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.22 PROCEDIMIENTO: NÒMINA
- OBJETIVO:
Diseñar y procesar toda la información necesaria sobre los recursos humanos, para realizar los
pagos y deducciones correspondientes al personal de la Administración Municipal; a fin de que
sus percepciones y/o remuneraciones les sean pagadas oportunamente, en tiempo y forma con
base en la ley.
- ALCANCE:
Contempla desde el momento de la vinculación, teniendo en cuenta las novedades que se
reportan durante el mes de cada empleado, los conceptos correspondientes de liquidación, así
como los descuentos que tenga que hacer, para poder realizar el cálculo de nómina, imprimirla
y reportarla a Secretaria de Hacienda para que se realice el pago e imprimirla.
- RESPONSABLE:
El responsable de este procedimiento es la Secretaria D.I.B.S y el Técnico auxiliar
administrativo, al igual que la Secretaria de Hacienda.
NOMINA: Listado general de los trabajadores de una Entidad en el cual se asientan las
percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas; la nómina es utilizada para
efectuar los pagos periódicos a los trabajadores por concepto de sueldos y salarios.
SUELDO: Se refiere a la remuneración regular asignada por el desempeño de un cargo o

servicio provisional.
NOVEDADES: Vacaciones, incapacidades permisos, cambios de turno, horas extras, embargos

judiciales, vinculación y desvinculación laboral, licencias, etc.
PERIODO DE PAGO: Tiempo transcurrido para efectuar el pago de sueldos y/o salarios.
En el momento de la vinculación se ingresa los datos del funcionario al sistema SINAP: Nombre
completo, cargo, salario, fecha de ingreso, seguridades sociales y parafiscales
Ingreso de novedad por cada funcionario al sistema.
Verificación de la prenómina.
Si la prenómina está bien liquidada se envía por el sistema y físico a la Secretaria de Hacienda y
Tesorería Municipal.
DESCRIPCIÒN:
Ingreso de En el módulo de nómina del sistema Secretario de D.I.B.S Módulo de

información se ingresa la información pertinente Técnico Administrativo. nomina
del funcionario; nombre completo,
cargo, salario, fecha de ingreso,
seguridad social y parafiscal.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Clasificación de Se revisa y se clasifica las Secretario de D.I.B.S Documentos

novedades novedades por funcionario. Técnico Administrativo.
Módulo
Se ingresa al sistema las novedades Secretario de D.I.B.S. nómina
Novedades que se generaron durante el mes por Técnico r Administrativo.
parte del funcionario
.
Deducción es Se realizan las deducciones de ley a Secretario de D.I.B.S. Módulo

SSSI cada funcionario Técnico Administrativo
Verificación Se imprime la prenòmina y se revisa Secretario de D.I.B.S Documento

que este liquidado acorde a las
novedades y deducciones.
Se corrige los errores encontrados Secretario de D.I.B.S. Módulo nómina

Corrección en la prenòmina Técnico Administrativo
Entrega de nómina Se envía por el sistema y Secretario de D.I.B.S. Sistema.

físicamente a la Secretaria de Técnico Administrativo. Documento
Hacienda para que continúe el Secretaria de Hacienda impreso.
procedimiento de pago.
Archivo Se imprime la nómina final y se Secretario de D.I.B.S. Documento

archiva en la carpeta Técnico Administrativo.
correspondiente.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nombre del Fecha de Descripción

Entidad que lo expide
documento externo Expedición
Por medio del cual se fija el

incremento del salario mínimo
Decreto N°… De acuerdo a la legal, para los empleados
Gobierno Nacional
Vigencia públicos de las entidades
Territoriales.
Por medio del cual se determinan

las escalas de remuneración
Acuerdo Municipal Honorable Concejo correspondientes a los distintos
Julio 2012
Municipal
niveles de los empleos del nivel
Central del Municipio.
Por la cual se crea el sistema de

Ley 100 Diciembre – 23 Congreso de la República de
seguridad social integral y se
– 1993 Colombia Dictan otras
disposiciones.
Régimen
Departamento Administrativo salarial y prestacional
Cartilla Laboral Septiembre
2007 de la Función Pública - de los empleados del sector

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.23 PROCEDIMIENTO: VACACIONES
- OBJETIVO:
Realizar la liquidación de las vacaciones para su posterior ejecución conforme a la ley.
- ALCANCE:
Empieza desde el momento que son autorizadas hasta que se efectué el pago, conforme a lo
establecido en la ley.
- RESPONSABLE:
El responsable de este procedimiento es la Secretaria D.I.B.S y el Técnico administrativo.
VACACIONES: Es el descanso disfrutado que se le concede al funcionario por haber cumplido

un año en la prestación del servicio
Autorización de las vacaciones por parte del jefe inmediato y Alcalde.

Comprobar el tiempo de las vacaciones revisando la historia laboral.
Tener a disposición personal que va a realizar las labores del funcionario que va estar en
vacaciones.
Liquidación de las vacaciones conforme a la ley: 15 días hábiles. Prima vacacional y
bonificación.
DESCRIPCIÒN:
Autorización Las vacaciones pueden ser Secretario de D.I.B.S Oficio

solicitadas por el funcionario o la Técnico Administrativo.
Secretaria D.I.B.S, pueden empezar
hacer la gestión administrativa para
conceder las vacaciones, en ambos
casos deben estar autorizados por el
Alcalde
Verificación. Se toma la historia laboral del Secretario de D.I.B.S

funcionario para verificar el periodo Técnico Administrativo.
que se va a liquidar
Se realiza el cálculo para determinar Secretario de D.I.B.S. Base de

Liquidación el valor de las vacaciones con sus Técnico Administrativo. datos
respectivos factores prestacionales
.
Acto Se elabora, se imprime, se revisa y Secretario de D.I.B.S. Resolución

Administrativo se aprueba el acto administrativo por Técnico Administrativo.
la cual se concede un turno de
vacaciones.
Sistematización Se ingresa en el sistema SINAP, la Secretario de D.I.B.S. Base de

información pertinente sobre las Técnico Administrativo datos
vacaciones del funcionario

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Notificación Se realiza personalmente la Secretario de D.I.B.S. Acta

notificación del acto administrativo Técnico Administrativo
.Secretario de Hacienda
Remisión Se envía copia del acto Secretario de D.I.B.S. Resolución.

administrativo ya firmado por el Técnico Administrativo
Alcalde a la Secretaria de Hacienda .
para que realicen el pago.
Archivo Se archiva o se guarda la Secretario de D.I.B.S.

información en las carpetas Técnico Administrativo
correspondientes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

documento externo Expedición lo expide
Gobierno Regula las prestaciones sociales de los servidores
Decreto N°1919 2002
Nacional Públicos del orden territorial.
Por el cual se prevé la integración de la seguridad

Gobierno social entre el sector público y el privado y se
Nacional regula el régimen prestacional de los empleados
Públicos y trabajadores oficiales.
Gobierno Por el cual se reglamenta el Decreto N° 3135 de

Nacional 1968.
Por el cual se fijan las reglas generales para la

aplicación de las normas sobre prestaciones
Decreto N°1045 Gobierno
1978 sociales de los empleados públicos y trabajadores
Nacional
Oficiales del sector nacional.
por medio de la cual se reconoce la

compensación
en dinero de las vacaciones a los trabajadores del
Ley 995 Gobierno
2005 sector privado y a los empleados y trabajadores de
Nacional
la administración pública en sus diferentes órdenes
y niveles.
Nacional Prestacional.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.24 PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE CESANTIAS
- OBJETIVO:
Realizar la liquidación de las cesantías bajo los parámetros de la norma.
- ALCANCE:
Empieza desde el momento que se realiza el cálculo para hacer aportadas al fondo,
hasta el momento que se autoriza su retiro.
- RESPONSABLE:
El responsable de este procedimiento es la Secretaria D.I.B.S, el Técnico
administrativo y Secretario de Hacienda Tesorería Municipal
CESANTÌAS: Consiste en un auxilio monetario equivalente a un mes del sueldo, mas

factores salariales de ley por cada año de servicios continuos y proporcionalmente por
fracciones de año.
Comprobar el tiempo laborado revisando la historia laboral.

Liquidación de las cesantías conforme a la ley: doceava prima vacacional, doceava
prima de navidad y días laborados al igual que la prima de servicios,
bonificación, auxilio de transporte, alimentación,
Depositar al fondo que se encuentra afiliado el funcionario.
Autorización de retiro de las cesantías por parte del Alcalde, Secretario de D.I.B.S
DESCRIPCIÒN:
Verificación. Se toma la historia laboral del Secretario de D.I.B.S

funcionario para verificar el Técnico Administrativo.
periodo que se va a liquidar.
Se realiza el cálculo para Secretario de D.I.B.S Base de

Liquidación determinar el valor de las Técnico Administrativo. datos.
cesantías para cada empleado
con sus respectivos factores
prestacionales.
Se envía mediante oficio a la Secretario de D.I.B.S Documento

Remisión Secretaria de Hacienda el Técnico Administrativo.
consolidado de la liquidación de Secretario de Hacienda.
las cesantías para que realicen el
pago o transferencia al fondo
Documento
Informe Después de que se realiza el Secretario de D.I.B.S.
pago, se envía un informe al Técnico Administrativo.
fondo anexando el comprobante
de pago o de la transferencia.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Autorización El funcionario envía una carta Funcionario. Oficio

solicitando la prestación Alcalde
respectiva justificando si va hacer
utilizada para vivienda o estudios.
Acto Se elabora, se imprime, se revisa Secretario de D.I.B.S. Resolución

Administrativo. y se aprueba el acto Técnico Administrativo
administrativo por la cual se .
conceden las cesantías
Notificación Se realiza personalmente la Secretario de D.I.B.S. Acta

notificación del acto Técnico Administrativo
administrativo .
Archivo Se archiva o se guarda la Secretario de D.I.B.S.

información en las carpetas Técnico Administrativo
correspondientes.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nombre del documento Fecha de Entidad que lo Descripción

externo Expedición expide
Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre
convenciones de trabajo, asociaciones
Ley 6 Congreso de la
1945 profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción
República
Especial del trabajo (Artículo 17).
Ley 65 Congreso de la Por la cual se modifican las disposiciones sobre

1946 Cesantía y jubilación y se dictan otras. (Art. 1 y 2)
República
Decreto N°1160 marzo 29 de Sobre auxilio de cesantía
1947
Por el cual se fijan las reglas generales para la
aplicación de las normas sobre prestaciones
Decreto N°1045
1978 sociales de los empleados públicos y trabajadores
Oficiales del sector nacional. (Art. 40, 42, 45)
Ley 50 1990 Congreso de la (Art. 99, 102, 104 y demás normas concordantes)
República
Por medio de la cual se fijan términos para el
pago oportuno de cesantías para los servidores
1995 públicos, se establecen sanciones y se dictan
República
Otras disposiciones. (Adicionada y modificada por
la Ley 1071 de 2006.)
Por el cual se dictan normas tendientes a la
1996 racionalización del gasto público, se conceden
República unas facultades extraordinarias y se expiden otras
Disposiciones. (Art. 13 y 14)
Por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de

Ley 432 Congreso de la Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se
1998
Republica Dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamentan parcialmente los art 13

de la Ley 344 de 1996 y 5° de la Ley 432 de
Decreto N°1582 1998, en relación con los servidores públicos del
1998
nivel territorial y se adoptan otras disposiciones
en esta materia.
Por el cual se reglamenta la Ley 432 de 1998,

que reorganizó el Fondo Nacional de Ahorro, se
Decreto N°1453
1998 transformó su naturaleza jurídica y se dictan otras
Disposiciones.
Decreto N°1252 Por el cual se dictan disposiciones sobre

2000 Cesantías de los funcionarios públicos.
Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley

244 de 1995, se regula el pago de las cesantías
Ley 1071 Congreso de la definitivas o parciales a los servidores públicos,
2006
Republica se establecen sanciones y se fijan términos para
su cancelación.
Por la cual se dictan normas para el apoyo y

fortalecimiento de la educación para el trabajo y el
Ley 1064 2006 Congreso de la desarrollo humano establecida como educación
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Republica no formal en la Ley General de Educación. (Art.

4).
Departamento
Cartilla Laboral Septiembre Administrativo de Régimen salarial y prestacional de los empleados
2007 la Función Pública del sector público.
- DAFP

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
10.3.25 PROCEDIMIENTO: PRESTAMO AUDITORIO
OBJETIVO: Elaborar una guía para indicar el procedimiento de préstamo de la

sala del auditorio, con fines académicos, investigativos o interés particular.
ALCANCE Este procedimiento aplica para el servicio de préstamo y/o reserva

de sala del auditorio, con su correspondiente registro.
RESPONSABLE: Secretaria de Desarrollo Institucional y Bienestar Social
Auditorio: espacio que ofrece servicios audiovisuales orientados

Prioritariamente al apoyo de la función académica de los usuarios.
Registro del Préstamo: formatos (planilla de reserva y solicitud de reserva) en

los que se lleva el control del préstamo del auditorio.
Usuarios: designa a los miembros de la comunidad universitaria y al público en

general que utiliza los recursos de la biblioteca.
POLÌTICAS DE OPERACIÒN: El préstamo del auditorio se realizara con solicitud

previa.
DESCRIPCION

Solicitud. Secretario de Formato F-63
Verificar si en el formato F- 63 el Desarrollo de
auditorio se encuentra disponible Institucional y programación
informar al usuario. Bienestar Social de reserva de
y Funcionario auditorio
encargado
a- Si esta prestado: Sugerir al
usuario otra hora o fecha.
b- Si no está prestado: Registrar
en la planilla y diligenciar con
los datos requeridos.
Préstamo Recordar al usuario la fecha y hora de Secretario de

la devolución y la necesidad de cuidar Desarrollo
el sitio respetando las ayudas Institucional y
entregadas y las condiciones de aseo Bienestar Social
requeridas y Funcionario
encargado

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Recibir el Recibir de parte del usuario el auditorio Secretario de

auditorio y las ayudas entregadas, verificando Desarrollo
que se encuentre en buenas Institucional y
condiciones. Si no está en buenas Bienestar Social
condiciones, solicitarle información y y Funcionario
reportarlo lo sucedido. encargado

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
11. PROCESO: GESTIÓN EN JURÍDICA

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
OBJETIVO: Asesorar y brindar apoyo en las actuaciones administrativas que incidan directamente o indirectamente en las actividades legale, juridicas y administrativas del municipio.
Desde la soliictud de la asesoría y apoyo jurídico a los procesos y finaliza con el Apoyo en la gestión
ALCANCE: RESPONSABLE(S) Oficina Asesora Jurídica
administrativa, contractual y legal.
Plantear socializaciones en materia jurídica Despacho de alcaldía/

Gobierno Nacional Normatividad vigente P Socializaciones/ Boletín jurídico
actualizacion normativa Responsable de procesos
*- Planificacion de criterios de ley a establecer en

Necesidades „presupuestales, banco los estudios previos que justifiquen las necesidades.
de proyectos, presupuesto, *- Verificar la existencia de contratos de
Todos los procesos P Estudios previos Todos los procesos
especificaciones tecnicas y caracteristicas similiares o la posibilidad de realizar
comerciales un proceso de contratacion unificado para varios
procesos de la entidad.
Recepcionar derechos de petición, tutelas,

demandas entre otras dirigidas al Alcalde y apoyar
Despacho de alcaldía/
Despacho de alcaldía Información legal H los conceptos juridicos para las respuesas de todas Conceptos jurídicos
Responsable de procesos
las dependencias en temas de tutelas y derechos
de peticiòn

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Despacho de
alcaldía, todos los Solicitudes, asesorias y conceptos Recepcionar solicitudes, elaboración de actos Actos administrativos, Despacho de alcaldía, todos los
H
procesos y juridicos administrativos, resoluciones, decretos etc. resoluciones, decretos procesos y Comunidad
Comunidad
Asesoría para la interposición de

Comunidad Requerimientos de información H Asesorar jurídicamente los procesos Comunidad
procesos judiciales
Necesidades del servicio/ compra o
Resoluciones
convenios
Responsables de los
H Analizar mediante conceptos jurídicos Responsables de los procesos
procesos Normatividad vigente para la
Convenios
contratación
Acuerdos
Proveedores Análisis de conveniencia H Elaborar y dar respuesta a las solicitudes Contrataciones formalizadas en Proveedores
todas sus modalidades
Notificaciones judiciales y Atencion a reclamaciones y Autoridades judiciales y
Entes externos H Gestionar y controlar los procesos judiciales
extrajudiciales , tutelas y demandas representacion legal judicial administrativas
Efectuar seguimiento a los procesos judiciales y Seguimiento a los rocesos Entes externos, comunidad y
Entes externos Procesos Judiciales y administrativos V
administrativos judiciales y administrativos todos los procesos de la entidad

INTERRRELACIONA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Humano, financiero, Legislación y normatividad vigente

Todos los procesos tecnológico, insumos de Boletín jurídico, Actos administrativos
oficina, información legal Contratación, Tiempo de entrega de informes

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESO: GESTIÓN EN JURIDICA
Contratos publicados/
Contratos legalizados
contratos presentados Anual Jefe Oficina Asesora Juridica
oportunamente
para legalización
numero de demandas
Demandas contra el Municipio de
ganadas / numero total Anual Jefe Oficina Asesora Juridica
Sevilla
de demandas
Numero de tutelas
Efectividad de tutelas que
ganadas / numero total Anual Jefe Oficina Asesora Juridica
vinculen al Alcalde
de tutelas
Actuaciones
administrativas revisados
Revision actuaciones
/ actuaciones Anual Jefe Oficina Asesora Juridica
administrativas
administrativas radicadas
para revisión
Conciliaciones
prejudiciales aprobadas/
Conciliaciones prejudiciales Anual Jefe Oficina Asesora Juridica
Conciliacion prejudiciales
celebradas

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
11.3 PROCEDIMIENTOS
11.3.1 PROCEDIMIENTO: DERECHOS DE PETICIÓN – PQRSD
- OBJETIVO: Estandarizar las actividades necesarias para recepcionar, radicar, direccionar y

hacer seguimiento hasta resolver y contestar los derechos de petición formulados ante el municipio
de Sevilla Valle, garantizando el efectivo ejercicio del derecho de petición que establece la Ley.
- OBJETO Y MODALIDAD DEL DERECHO DE PETICIÓN: Toda actuación administrativa inicia

con una petición o solicitud que haga una persona sin que tenga que invocarse en dicho escrito el
artículo 23 de la Constitución Nacional.
En las solicitudes o peticiones de las personas se puede rogar de la administración el

reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una
situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar información, examinar,
requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer
recursos.
- EJERCICIO DEL DERECHO DE PETICIÓN: Se puede ejercer en causa propia, a través de

abogado, en el caso de menores en relación a las entidades dedicadas a su formación o protección
específicamente en el caso concreto para la comisaría de Familia y la Secretaría de Salud lo puede
ejercer una persona mayor de edad.
- ALCANCE: El presente procedimiento inicia con la recepción del derecho de petición formulado
por el ciudadano y termina con la contestación oportuna y de fondo de los mismos.
- DESCRIPCIÓN:
EVIDENCIAS/
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
REGISTRO
Recepcionar los derechos de petición de
lunes a viernes de 8:00 AM-11 AM y de
2:00 PM-5:00 PM, los días sábados se
recibirán de 8:00 AM-12 M.
Las peticiones se clasifican de acuerdo a

los siguientes tipos de presentación:
 Escrita presencial
 Verbal presencial
 Virtual (Correo electrónico)
Radicado de
Recibir y Diariamente el responsable de ventanilla los derechos
radicar los Responsable única deberá revisar el correo institucional de petición en
derechos de asignado de la asignado a las peticiones, para verificar la base de
petición Ventanilla Única dichos requerimientos que se interponen datos
ante la administración y tramitarles respectiva.
oportunamente.
Si se reciben derechos de petición en los

correos institucionales de cada
dependencia, estos inmediatamente
deberán ser enviados al correo
alcaldia@sevilla-valle.gov.co para su
asignación de radicado y tramite
oportuno.
Nota 1. Tanto para las peticiones escritas

como verbales, se le dará constancia a la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
persona del recibo, registrando la fecha y

hora de su presentación, además en las
peticiones verbales se dará constancia
que incorpore de forma sucinta la
redacción de los hechos y la pretensión.
Nota 2: Si los formularios no contemplan

algunos aspectos que tengan que ver con
la argumentación, pruebas o documentos
adicionales el peticionario podrá
adicionarlos y la autoridad deberá
resolverlos en todo su contexto, así se
hayan presentado más allá del contenido
de dicho formulario.
Nota 3: Cuando una persona radica la

petición escrita con documentos adjuntos
originales y presenta copia de de la
misma con los soportes para el recibido,
el funcionario de la Ventanilla única debe
verificar que tanto el derecho de petición
con sus anexos originales como la copia
presentada se trate de los mismos
documentos.
Nota 4: Una vez ha realizado esta

verificación, debe registrar tanto en el
documento original como en la copia la
fecha y hora de su presentación, el
número de documentos anexos y la clase
de documentos anexos y con la nota
siguiente nota marginal “Tendrá el mismo
valor legal que la original y se le devuelve
la copia al interesado. Tal autenticación
no tiene costo.
Nota 5: En el evento en que la petición se

acompañe de copias simples no se hará
uso de la nota marginal.
Si la petición se realiza de manera verbal,

esta inmediatamente deberá ser
diligenciada en la Ventanilla Única del
municipio en el formato F-005
“Radicación de peticiones verbales y
buzones PQRSD” y radicada para su
trámite.
Radicado de
Cuando el peticionario presenta una
los derechos
Responsable petición Verbal directamente en la
Peticiones de petición en
asignado de la dependencia, el funcionario debe
verbales la base de
Ventanilla Única recepcionarla en los formularios
datos
estandarizados para ello y este último
respectiva.
debe radicarlo en la ventanilla única.
En el caso de que el funcionario no es el

competente, de manera inmediata le
informará al peticionario y lo remitirá al
funcionario o a la entidad que tiene la
competencia.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Revisar semanalmente el buzón de

sugerencias se encuentre a disposición
los formatos F-005 para el
diligenciamiento por los usuarios externo
e internos.
Abrir semanalmente los buzones

ubicados en cada Oficina y diligenciar el
Radicado de
Responsable acta de apertura del buzón (Ver formato
las PQR´S en
Buzones de designado de la F-008) donde se especifica fecha, oficina
la base de
PQRS Oficina Asesora de ubicación del buzón, número de
datos
de Planeación. formatos en el buzón.
respectiva.
Posteriormente, se debe sacar una copia
a cada formato encontrado en el Buzón;
La copia reposará en la Carpeta de
PQR´S y la Original se entregará en
Ventanilla Única para su radicación y
posterior distribución de conformidad con
el procedimiento.
Toda petición deberá contener, por lo
menos:
1. La designación de la autoridad a la que

se dirige.
2. Los nombres y apellidos completos del

solicitante y de su repre-sentante y o
apoderado, si es el caso, con indicación
de su documento de identidad y de la
dirección donde recibirá correspondencia.
El peti-cionario podrá agregar el número
de fax o la dirección electrónica. Si el
peticionario es una persona privada que
deba estar inscrita en el registro
mercantil, estará obligada a indicar su
dirección electrónica.
Secretarios de 3. El objeto de la petición.

Despacho
Conten ido de Jefes de oficina 4. Las razones en las que fundamenta su
las peticiones Responsable petición.
asignado de la
Ventanilla Única 5. La relación de los documentos que
desee presentar para iniciar el trámite.
6. La firma del peticionario cuando fuere

el caso.
Nota 1°. La autoridad tiene la obligación

de examinar integralmente la petición, y
en ningún caso la estimará incompleta
por falta de requisitos o documentos que
no se encuentren dentro del marco
jurídico vigente, que no sean necesarios
para resolverla o que se encuentren
dentro de sus archivos.
Nota 2°. En ningún caso podrá ser

rechazada la petición por motivos de
fundamentación inadecuada o
incompleta.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
En virtud del principio de eficacia, cuando

la autoridad constate que una petición ya
radicada está incompleta o que el
peticionario deba realizar una gestión de
trámite a su cargo, necesaria para
adoptar una decisión de fondo, y que la
actuación pueda continuar sin oponerse a
la ley, requerirá al peticionario dentro de
los diez (10) días siguientes a la fecha de
radicación para que la complete en el
término máximo de un (1) mes.
A partir del día siguiente en que el

interesado aporte los documentos o
informes requeridos, se reactivará el
término para resolver la petición.
Peticiones Secretarios de
incompletas y Despacho
Se entenderá que el peticionario ha
desistimiento Jefes de oficina
desistido de su solicitud o de la actuación
tácito
cuando no satisfaga el requerimiento,
salvo que antes de vencer el plazo
concedido solicite prórroga hasta por un
término igual.
Vencidos los términos establecidos en

este artículo, sin que el peticionario haya
cumplido el requerimiento, la autoridad
decretará el desistimiento y el archivo del
expediente, mediante acto administrativo
motivado, que se notificará
personalmente, contra el cual únicamente
procede recurso de reposición, sin
perjuicio de que la respectiva solicitud
pueda ser nuevamente presentada con el
lleno de los requisitos legales.
Los interesados podrán desistir en
cualquier tiempo de sus peticiones, sin
Secretarios de perjuicio de que la respectiva solicitud
Despacho pueda ser nuevamente presentada con el
Desistimiento
Jefes de oficina lleno de los requisitos legales, pero las
expreso del
Responsable autoridades podrán continuar de oficio la
peticionario.
asignado de la actuación si la consideran necesaria por
Ventanilla Única razones de interés público; en tal caso
expedirán resolución motivada.
Toda petición debe ser respetuosa so

pena de rechazo. Solo cuando no se
comprenda la finalidad u objeto de la
petición esta se devolverá al interesado
para que la corrija o aclare dentro de los
Peticiones Secretarios de diez (10) días siguientes.
irrespetuosas, Despacho
oscuras o Jefes de oficina En caso de no corregirse o aclararse, se
reiterativas archivará la petición. En ningún caso se
devolverán peticiones que se consideren
inadecuadas o incompletas.
Respecto de peticiones reiterativas ya

resueltas, la autoridad podrá remitirse a

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
las respuestas anteriores, salvo que se

trate de derechos imprescriptibles, o de
peticiones que se hubieren negado por no
acreditar requisitos, siempre que en la
nueva petición se subsane.
Las autoridades darán atención prioritaria
a las peticiones de reconocimiento de un
derecho fundamental cuando deban ser
resueltas para evitar un perjuicio
irremediable al peticionario, quien deberá
probar sumariamente la titularidad de
derecho y el riesgo del perjuicio invocado.
Cuando por razones de salud o de

Secretarios de
Atención seguridad personal esté en peligro
Despacho
prioritaria de inminente la vida o la integridad del
Jefes de oficina
peticiones. destinatario de la medida solicitada, la
autoridad adoptará de inmediato las
medidas de urgencia necesarias para
conjurar dicho peligro, sin perjuicio del
trámite que deba darse a la petición.
Si la petición la realiza un periodista, para

el ejercicio de su actividad, se tramitará
preferencialmente.
Cuando más de diez (10) personas

formulen peticiones análogas, de
Secretarios de información, de interés general o de
Peticiones Despacho consulta, la Administración podrá dar una
análogas Jefes de oficina única respuesta que publicará en un
diario de amplia circulación, la pondrá en
su página web y entregará copias de la
misma a quienes las soliciten.
Cuando una autoridad formule una
petición de información o de documentos
a otra, esta deberá resolverla en un
Secretarios de
Peticiones término no mayor de diez (10) días. En
Despacho
entre los demás casos, resolverá las solicitudes
Jefes de oficina
autoridades dentro de los plazos previstos en el
artículo 14 de la Ley 1755 del 30 de junio
de 2015.
Diariamente de 5:00 PM - 6:00 PM, se

entregarán a las dependencias
responsables los derechos de petición
recibidos en la ventanilla única tanto
escritos, verbal y digitales que se
radicaron para su trámite. Además se le
deberá suministrara una copia (digital) a
Distribuir los la Oficina de Control Interno con la
Remisión por
derechos de Responsable relación diaria de los derechos de petición
parte de
petición asignado de la radicados en la Alcaldía Municipal, esto
ventanilla
Ventanilla Única con el fin de registrar dichos datos en el
formato de seguimiento derechos de
petición (Formato F-006).
Nota 1: Distribuir copia del derecho de

petición solo a la(s) secretaría(s) u
oficina(s) competente(s).

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nota 2: si el derecho de petición no es

asunto de la secretaría u oficina que lo
recibe, este deberá remitir a la oficina de
su competencia dentro de los cinco días
siguientes a la recepción del escrito.
Dentro de este mismo término deberá
informar al peticionario que su solicitud
fue remitida y se le debe allegar
interesado copia del oficio remisorio.
Nota 3: En caso de no existir un

funcionario competente así se le debe
comunicar.
Nota 4: Es de aclarar que los términos

para decidir se cuentan a partir del día
siguiente a la recepción de la petición por
la autoridad competente, situación que
también se le dar a conocer al interesado.
Nota 5: cuando un derecho de petición

involucre varias dependencias u oficinas,
la respuesta del mismo la coordinara la
dependencia u oficina asesora que mayor
número de preguntas tenga bajo su
competencia y las demás dependencias
deberán entregar cinco (5) días antes del
vencimiento del término las respuestas a
esta dependencia para que proyecte la
respuesta final oportunamente.
Solo tendrán carácter reservado las
informaciones y documentos
expresamente sometidos a reserva por la
Constitución Política o la ley, y en
especial:
1. Los relacionados con la defensa o

seguridad nacionales.
2. Las instrucciones en materia

diplomática o sobre negociaciones
reservadas.
3. Los que involucren derechos a la

Secretarios de privacidad e intimidad de las personas,
Informaciones
Despacho incluidas en las hojas de vida, la historia
y documentos
Jefes de oficina laboral y los expedientes pensionales y
reservados.
demás registros de personal que obren
en los archivos de las instituciones
públicas o privadas, así como la historia
clínica.
4. Los relativos a las condiciones

financieras de las operaciones de crédito
público y tesorería que realice la nación,
así como a los estudios técnicos de
valoración de los activos de la nación.
Estos documentos e informaciones
estarán sometidos a reserva por un
término de seis (6) meses contados a
partir de la realización de la respectiva
operación.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
5. Los datos referentes a la información

financiera y comercial, en los términos de
la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
6. Los protegidos por el secreto comercial

o industrial, así como los planes
estratégicos de las empresas públicas de
servicios públicos.
7. Los amparados por el secreto

profesional.
8. Los datos genéticos humanos.
Parágrafo. Para efecto de la solicitud de

información de carácter reservado,
enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7
solo podrá ser solicitada por el titular de la
información, por sus apoderados o por
personas autorizadas con facultad
expresa para acceder a esa información.
Toda decisión que rechace la petición de

informaciones o documentos será
motivada, indicará en forma precisa las
disposiciones legales que impiden la
entrega de información o documentos
pertinentes y deberá notificarse al
Rechazo de
Secretarios de peticionario. Contra la decisión que
las peticiones
Despacho rechace la petición de informaciones o
de información
Jefes de oficina documentos por motivos de reserva legal,
por motivo de
no procede recurso alguno, salvo que se
reserva
haga del recurso de insistencia.
La restricción por reserva legal no se

extenderá a otras piezas del respectivo
expediente o actuación que no estén
cubiertas por ella.
Si la persona interesada insistiere en su
petición de información o de documentos
ante la autoridad que invoca la reserva,
corresponderá al Juez Administrativo de
Cartago por ser este quien tiene la
jurisdicción, quien decidirá en única
instancia si se niega o se acepta, total o
parcialmente la petición formulada.
Insistencia del Secretarios de Para ello, el funcionario respectivo

solicitante en Despacho enviará la documentación
caso de Jefes de oficina correspondiente al Juez administrativo, el
reserva. cual decidirá dentro de los diez (10) días
siguientes. Este término se interrumpirá
en los siguientes casos:
1. Cuando el tribunal o el juez

administrativo solicite copia o fotocopia de
los documentos sobre cuya divulgación
deba decidir, o cualquier otra información
que requieran, y hasta la fecha en la cual
las reciba oficialmente.
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
2. Cuando la autoridad solicite, a la

sección del Consejo de Estado que el
reglamento disponga, asumir
conocimiento del asunto en atención a su
importancia jurídica o con el objeto de
unificar criterios sobre el tema. Si al cabo
de cinco (5) días la sección guarda
silencio, o decide no avocar
conocimiento, la actuación continuará
ante el respectivo tribunal o juzgado
administrativo.
Parágrafo. El recurso de insistencia

deberá interponerse por escrito y
sustentado en la diligencia de notificación,
o dentro de los diez (10) días siguientes a
ella.
Identificar inmediatamente el tiempo

máximo de respuesta de la solicitud
teniendo los siguientes criterios:
 Peticiones interés particular o general

deberán resolverse dentro de los (15)
días hábiles siguientes a su recepción.
Nota 1: los días sábados se cuentan

como medio día hábil.
 Las peticiones de documentos

deberán resolverse dentro de los diez
(10) días hábiles siguientes a su
recepción. Si en ese lapso no se ha dado
respuesta al peticionario, se entenderá,
para todos los efectos legales, que la
respectiva solicitud ha sido aceptada y,
por consiguiente, la administración ya no
Estructurar la Secretaría u podrá negar la entrega de dichos
respuesta del Oficina documentos al peticionario, y como Resolución de
derecho de competente consecuencia las copias se entregarán respuesta
petición dentro de los tres (3) días siguientes.
 Las peticiones mediante las cuales se

eleva una consulta a las autoridades en
relación con las materias a su cargo
deberán resolverse dentro de los treinta
(30) días hábiles siguientes a su
recepción.
Cabe anotar que al final del contenido de

la resolución o respuesta del derecho de
petición deberá anunciarse el recurso que
le procede y la autoridad ante quien debe
interponer.
Además se deberá dar una respuesta de

fondo a las peticiones y a los recursos.
Si la dependencia requiere un argumento

jurídico o fundamentar una sentencia

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
esta consulta se deberá realizar mínimo

por cinco (5) días antes de su
vencimiento, ante la oficina Jurídica y dos
(2) días antes del vencimiento esta oficina
deberá devolver el concepto jurídico.
Cuando el derecho de petición deba ser

firmado por el Señor Alcalde, este tendrá
que ser enviado a la Oficina Asesora
Jurídica para el visto bueno mínimo cinco
(5) días antes de su vencimiento, a su vez
dos días antes del vencimiento del
derecho de petición la oficina Jurídica
deberá regresar el documento a la oficina
competente para su entrega
correspondiente.
Nota 2: Cuando excepcionalmente no

fuere posible resolver la petición en los
plazos aquí señalados, la autoridad
deberá informar de inmediato, y en todo
caso antes del vencimiento del término
señalado en la ley, esta circunstancia al
interesado expresando los motivos de la
demora y señalando a la vez el plazo
razonable en que se resolverá o dará
respuesta, el cual no podrá exceder del
doble del inicialmente previsto.
Nota 3: en toda petición que se solicite

información que sea considerada como
reserva legal tales como: hojas de vida,
historias clínicas, bases de datos entre
otra será negada amparados por la
constitución y la ley.
Nota 4: Cuando la petición involucre

copias de documentos públicos, se le
deberá informar al peticionario que
deberá consignar el costo de las copias
en la cuenta bancaria Nº 588005074
fondos comunes de la Alcaldía Municipal
y evidenciar su pago para su entrega
final. El costo de las copias no debe
exceder del valor de la reproducción que
no podrá ser superior al valor comercial
de referencia en el mercado.
Nota 5: Alcance de los conceptos. Salvo

disposición legal en contrario, los
conceptos emitidos por las autoridades
como respuestas a peticiones realizadas
en ejercicio del derecho a formular
consultas no serán de obligatorio
cumplimiento o ejecución.
Nota 6: Cuando a una secretaría de

Despacho u oficina Asesora diferente a la
oficina Asesora Jurídica se le eleve una
solicitud esta no podrá solicitar un
concepto jurídico a la Oficina Asesora
Jurídica para que se convierta en la
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
respuesta del peticionario pues el

concepto Jurídico es una base entregada
a un funcionario competente para que
resuelva un determinado asunto cuando
este tenga un vacío de índole legal.
Notificar la resolución o respuesta del
derecho de petición con anotación de la
fecha y la hora teniendo en cuenta los
siguientes criterios:
El acto Administrativo (Decreto,

resolución u Oficio) que sirve de
respuesta al Derecho de petición debe
contener una respuesta de fondo sin
evasivas, clara, precisa y resuelta en los
términos legales, además debe de
informar que recurso le procede la
autoridad ante quien se debe presentar y
que cuenta con un término de 10 días
para la interposición del mismo. En el
caso de que no le proceda recurso así se
debe de expresar. Es de advertir que
cuando no se informa los recursos que
proceden abre al peticionario la puerta
para ir al control jurisdiccional.
El recurso de reposición procede ante la

autoridad que expidió la decisión a fin de
que la aclare, modifique, adicione o
revoque.
Notificar la El procedimiento de apelación se

Secretarios de
entrega de los interpone ante quien expidió la primer
Despacho
derechos de decisión, este lo debe de conceder si
Jefes de oficina
petición llena los requisitos de Ley, lo remite al
Jerárquico Superior que en este caso es
el Alcalde a fin que el superior lo aclare,
lo modifique, adicione o revoque.
Si la primera decisión proviene

directamente del Alcalde no procederá el
recurso de apelación solo el de
reposición.
No hará recurso contra los actos de

carácter general, de trámite,
preparatorios, o de ejecución salvo que la
norma diga lo contrario.
 Citación para notificación personal: si

no hay otro medio eficaz de informar al
interesado, se le enviara una citación a la
dirección por correo certificado, al
número de fax o al correo electrónico que
figuren en el expediente en el formato
establecido para ello; (Ver ejemplo de
citación a notificación), para que
comparezca a la notificación personal.
 El envío de la citación se hará dentro

de los cinco (5) días siguientes a la
expedición del acto, y de dicha diligencia
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
se dejará constancia en el expediente.
Si la persona se presenta a la notificación

personal se le hará entrega de la copia
gratuita, autentica e integral del acto
administrativo, una vez haya firmado el
formato de notificación personal (Ver
formato F-007 Notificación personal).
Cuando se desconozca la información

sobre el destinatario señalada en el inciso
anterior, la citación se publicará en la
página electrónica o en un lugar de
acceso al público de la respectiva entidad
por el término de cinco (5) días.
 Notificación personal:
 Por medio electrónico. Procederá

siempre y cuando el interesado acepte
ser notificado por este medio. Imprimir el
pantallazo de la notificación enviada por
el correo electrónico y adjuntar a la
resolución o respuesta del derecho de
petición.
 Notificación por aviso: Si no pudiere

hacerse la notificación personal al cabo
de los cinco (5) días del envío de la
citación, se envía un oficio de notificación
por aviso (Ver ejemplo de notificación
por aviso), que se remitirá a la dirección,
al número de fax o al correo electrónico
que figuren en el expediente,
acompañado de copia íntegra del acto
administrativo. El aviso deberá indicar la
fecha del acto que se notifica, la autoridad
que lo expidió, los recursos que
legalmente proceden, las autoridades
ante quienes deben interponerse, los
plazos respectivos y la advertencia de
que la notificación se considerará surtida
al finalizar el día siguiente al de la entrega
del aviso en el lugar de destino.
 Cuando se desconozca la información

sobre el destinatario, el aviso, con copia
íntegra del acto administrativo, se
publicará en la página electrónica y en
todo caso en un lugar de acceso al
público de la respectiva entidad por el
término de cinco (5) días, con la
advertencia de que la notificación se
considerará surtida al finalizar el día
siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejará constancia de

la remisión o publicación del aviso y de la
fecha en que por este medio quedará
surtida la notificación personal.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Se toma como conducta temeraria y poco

proba que a la respuesta de la petición
se le coloque como fecha de elaboración
del documento una fecha dentro del
término legal cuando su respuesta haya
sido proferida y notificada después de los
términos que otorga la Ley.
Es de resaltar que las decisiones tienen

sus efectos a partir de la notificación y no
de la elaboración del documento.
Cada dependencia debe presentar un

informe mensual durante los primeros
cinco días de cada mes en físico y digital
a la Oficina de Control Interno, en donde
se relaciona el estado de respuesta en
que se encuentran los Derechos de
Petición (Ver formato F-006
seguimiento Derechos de Petición).
Esto con la finalidad de confrontar esta
información suministrada por ventanilla
única.
Jefe Oficina
En caso de incumplimiento de las
control y Asesora de
respuestas oportunas de los derechos de
seguimiento Control Interno o
petición por parte de las secretarías u
designado /
oficinas asesoras, la Oficina de Control
Interno procederá a remitir al funcionario
competente en adelantar la acción
disciplinaria que para el caso específico
corresponde al Secretario de Gobierno.
(Ver ejemplo de oficio remisorio a la
Secretaría de Gobierno).
La cuantificación de los derechos de

petición radicados y tramitados será
suministro de información para elaborar
por parte de la Oficina Asesora de Control
Interno el informe semestral de derechos
de petición, quejas y reclamos que se
debe rendir semestralmente en la página
web del municipio en la sección de control
interno.
Cada dependencia a quien se le elevó la

solicitud o que por competencia se le
haya remitido deberá verificar la
aplicación del presente procedimiento en
la Alcaldía Municipal de Sevilla.
Las PQRSD deben registrarse en el

formato F-006 y cada dependencia debe
almacenar por mes la información de las
Secretarios de PQRSD allegadas a la dependencia de tal
Base de datos Base de datos
Despacho y Jefes modo que tenga una base de datos que le
PQRSD PQRSD.
de Oficina permita identificar las solicitudes más
frecuentes realizadas por la comunidad y
que sirva de insumo para la toma de
decisiones al interior de la dependencia.
Responsable Los registros, evidencias y/o soportes que
Gestión asignado de la se generan en el desarrollo del
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
documental Secretaría u procedimiento serán archivados y

Oficina custodiados conforme a lo dispuesto en el
Competente Procedimiento de Archivo de Gestión.
FORMATO F-005
FORMATO RADICACIÓN DE PETICIONES VERBALES Y BUZONES DE PQRSD

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-006
FORMATO: SEGUIMIENTO DERECHOS DE PETICION

CÓDIGO: F-006
PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA VERSIÓN: 01
PAG:1 DE 1
FORMATO: SEGUIMIENTO DERECHOS DE PETICION - PQRSD
ALCALDIA DE SEVILLA
RESPONSABLE DE DILIGENCIAR:
No. DE FECHA LIMITE FECHA DE ENTREGA
FECHA DE DEPENDENCIA OFICIO Y FECHA
No RADICAD DE ASUNTO DE RESPUESTA AL OBSERVACIÓN
RADICADO RESPONSABLE DE RESPUESTA
O RESPUESTA SOLICITANTE
FORMATO F-007
FORMATO DE NOTIFICACIÓN PERSONAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO F-008
FORMATO ACTA APERTURA DE BUZÓN DE PQRSD

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – OFICIO CITACIÓN PARA NOTIFICACIÓN

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – OFICIO NOTIFICACIÓN POR AVISO
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 DE NOVIEMBRE

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
11.3.2 PROCEDIMIENTO: ACCIONES DE TUTELA
- OBJETIVO: Ejercer la actividad contenciosa ante acciones de tutela formuladas contra el

Municipio de Sevilla por la presunta vulneración de los derechos fundamentales de los ciudadanos
generada por la acción u omisión de la entidad en el desarrollo de sus funciones legales y
constitucionales.
- DEFINICIONES:
 ACCIÓN DE TUTELA: es un mecanismo de protección a los derechos constitucionales

fundamentales de los habitantes del territorio colombiano, la constitución nacional en su
artículo 86 dispuso que toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces,
en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por si misma o
por quien actúe en su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales
fundamentales, cuando quiera que estos resulten vulnerados o amenazados por la acción
o la omisión de cualquier autoridad pública o de autoridades en los casos previstos por la
ley.
 TÉRMINOS: plazo perentorio e improrrogable y/o de oportunidad dentro del cual debe
realizarse una actividad judicial.
 INCIDENTE DE DESACATO: es un trámite que procede cuando no se ha dado

cumplimiento a lo dispuesto en el fallo de la acción de tutela, y en el cual el juez ordena a
la entidad dar cumplimiento a ello so pena de sanción.
 IMPUGNACIÓN: Son aquellos actos procesales de las partes dirigidos a obtener un nuevo
examen total o limitado y un nuevo proveimiento acerca de una resolución judicial.
- ALCANCE: Inicia el procedimiento desde el momento de recibir y radicar la acción de tutela y

va hasta el momento de archivar el fallo o de su cumplimiento.
EVIDENCIAS/
REGISTRO
Las acciones de tutela se radican en
1. Recibir y Responsable ventanilla única del municipio de lunes a Radicado de la
radicar la asignado de la viernes de 8:00 a.m. a 12 m y de 2:00 tutela y cuerpo de
acción de Ventanilla Única p.m. a 5:00 p.m. la tutela
tutela
Sábados de 8:00 a.m. a 12 m.
Domingos y lunes Festivos: no se

reciben Acciones de Tutela.
Inmediatamente se recibe la acción de Remisión por
2. Distribuir Responsable tutela esta debe ser enviada a la parte de
la tutela a la asignado de la dependencia competente para ser ventanilla
dependencia Ventanilla Única tramitada dentro de los términos
competente establecidos para su respuesta,
seguidamente la dependencia que la
recibe deberá informar verbalmente a la
Oficina Asesora Jurídica la recepción de
la misma.
Punto de Control: Como medida de

control se entregara una copia de la
acción de tutela a la oficina asesora
jurídica para fines de conocimientos.
3. Solicitar Secretario de Se debe proporcionar información
información Despacho técnica adecuada por parte de los
técnica para la Competente o responsables competentes y esta debe
respuesta de su designado ser suministrada dentro de los términos
la acción de para atender los requerimientos que se
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
tutela hacen para dar respuesta veraz y

oportuna a las acciones judiciales de
tutela.
Si la información no es suministrada
dentro de los términos, se afecta la
capacidad de responder oportunamente
a los requerimientos de la acción de
tutela, ocasionando desacatos,
sanciones y procesos disciplinarios para
la autoridad a quien se dirige la tutela.
Cuando las acciones de tutela son

dirigidas al Señor Alcalde o lo vinculan
se deberá tener en cuenta los siguientes
tiempos:
 Si la acción de tutela se debe

responder en 3 días hábiles; la
Secretaría u Oficina Asesora contará
con un día para estructurar la
información técnica, la Oficina Jurídica
contará con el segundo día para
estructurar y revisar los conceptos
jurídicos. El Despacho de la Alcaldía
empleará un día (1) para gestionar la
firma del Señor Alcalde.

responder en 2 días hábiles; la
Secretaría u Oficina Asesora contará
con medio día para estructurar la
información técnica, la Oficina Jurídica
contará con una (1) día para estructurar
y revisar los conceptos jurídicos y el
Despacho de la Alcaldía dispondrá con
medio día para gestionar la firma del
Señor Alcalde.

responder en un 1 día hábil; la
Secretaría u Oficina Asesora dispondrá
para estructurar la información técnica
de 8:00 AM - 10:00 AM, la Oficina
Jurídica contará de 10:00 AM – 12:00
PM y de 2:00 PM – 3:00 PM para
estructurar y revisar los conceptos
jurídicos y el Despacho de la Alcaldía
tendrá de 3:00 PM - 4:30 PM para
gestionar la firma del Señor Alcalde.
Si la acción de tutela solo vincula al

Secretario o Jefe de la Oficina Asesora
se deberá tener en cuenta los siguientes
tiempos:
 Un (1) día antes del vencimiento de

la acción de tutela, la Secretaria u
Oficina Asesora, deberá enviar a la
Oficina Jurídica la respuesta para que
esta área estructure los conceptos

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
jurídicos. Dicha oficina devolverá en

todo caso hasta las 2:00 pm del último
día del vencimiento del término judicial,
la respuesta de la acción de tutela
revisada a la oficina competente para su
entrega final al juzgado solicitante.
Asignar un funcionario que proyectará la

respuesta, esta deberá contener
información específica y técnica
meramente relacionada en la acción de
tutela.
Cabe anotar que la información técnica

será suministrada por la dependencia u
oficina competente y la información
jurídica será revisada y proyectada por
la Oficina Asesora Jurídica en el punto 5
del presente procedimiento.
Los tiempos para proyectar las tutelas

son los estipulados por el juez contando
días hábiles.
4. Remisión Secretario de Mediante Oficio remisorio se deberá

de la Despacho enviar digitalmente la respuesta técnica
respuesta Competente o y los pronunciamientos sobre los Oficio remisorio
técnica de la su designado hechos de la acción de tutela en el
acción de formato establecido para ello (Ver
tutela a la ejemplo de respuesta acciones de
oficina jurídica tutela) a la Oficina Jurídica para la
revisión de los conceptos jurídicos.
Nota 1: cuando las acciones de tutela

provienen de los juzgados de control de
garantías, se deberá contar los
sábados, domingos y lunes festivos
como días hábiles para responder los
requerimientos de la acción de tutela.
Nota 2: cuando las acciones de tutela

son dirigidas a los secretarios de
despacho serán firmadas por ellos
mismos. Cuando las acciones de tutela
son dirigidas al Señor Alcalde serán
firmadas solo por él. Únicamente
firmara el Secretario y el Señor Alcalde
en conjunto la respuesta, cuando el juez
vincule a los dos en la acción de tutela.
5. revisar el Jefe Oficina Recibir mediante oficio remisorio y en

contenido de Asesora digital la respuesta técnica y los
los conceptos Jurídica pronunciamientos sobre los hechos de
jurídicos de la la acción de tutela de la oficina
acción de competente para la revisión.
tutela
Adicionar los conceptos jurídicos para
complementar la estructura de la
respuesta de la acción de tutela.
La Oficina Jurídica deberá contar

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
permanentemente con el funcionario

delegado a fin de aclarar o ampliar la
información de la respuesta de la acción
de tutela.
La Oficina Asesora Jurídica mediante

oficio remisorio deberá entregar de
manera oportuna y en todo caso hasta
las 2:00 pm del último día del
vencimiento del término judicial, la
respuesta de la acción de tutela
revisada a la oficina competente para su
entrega final al juzgado solicitante,
dentro de los horarios establecidos de
estos entes, sopena de incurrir en
investigaciones disciplinarias.
Nota: Si la acción de tutela es

direccionada al Señor Alcalde la
respuesta no se regresara a la
secretaria que suministro la información
técnica, continuándose directamente
con el punto 6 del presente
procedimiento.
6. tramitar la Funcionarios Cuando las acciones de tutela son

firma del señor Despacho dirigidas al Señor Alcalde o vincula al
alcalde para Alcaldía Alcalde y a un Secretario de Despacho,
las respuestas la Oficina Jurídica coordinara la entrega
de las de la respuesta al despacho de la
acciones de Alcaldía (de acuerdo a los tiempos
tutela establecidos en la actividad número tres
(3) del presente procedimiento) para
que los funcionarios de esta área,
gestionen oportunamente la firma del
Señor Alcalde, para continuar con la
actividad número siete (7).
7. enviar la Secretario de Se envía la respuesta de la acción de
respuesta de Despacho tutela, brindándole la respectiva
la acción de Competente / prioridad en su comunicación. Si la
tutela Jefe Oficina respuesta no es enviada dentro de los
oportunament Asesora términos establecidos por el juez, se
e Jurídica estará incurriendo en una contumacia
generando un posible detrimento y
acreedor de sanción que se imponga
para el municipio.
Cuando se trate del envió de acciones

de tutela a otras ciudades diferentes a
Sevilla se envía teniendo en cuenta lo
siguiente:
 El despacho competente será

responsable de presentar a la oficina de
apoyo judicial o a la notaria municipal de
Sevilla Valle, la presentación personal
de la respuesta de la Acción de Tutela;
donde se certifica la presentación
oportuna de la misma.
 Inmediatamente realizada la

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
actividad anterior, deberá ser enviada la

respuesta a la acción de tutela al
juzgado o tribunal de conocimiento
solicitante por los siguientes medios:
 Personal ( si se requiere)
 Por correo certificado (excepto
cuando se hace la entrega personal
)
 Por fax. (opcional)
 Por correo electrónico
(escanear) (excepto cuando se hace
la entrega personal).
Nota: se debe conservar evidencias de

envió de cada medio de comunicación.
8. Acatar fallo Secretario de Una vez contestada la Acción de Tutela,

de tutela si es Despacho el Juez tiene diez (10) días hábiles para
favorable o competente / proferir el fallo el cual remite a la
desfavorable Representante Alcaldía Municipal, sin embargo si este
Legal no llega, el Secretario responsable
deberá solicitarlo en el Juzgado y
deberá hacerlo allegar a la Oficina
Jurídica.
Si el fallo de tutela es desfavorable

realizar lo siguiente:
 Acatar el fallo de estricto

cumplimiento personal, además se
deberá soportar dentro de los tres (3)
días siguientes los documentos que
acrediten el cumplimiento en los
términos señalados por el juez, así
mismo si concertadamente el equipo de
trabajo de la oficina competente cree
poder sustentar que el fallo no es
objetivo se debe elaborar un informe
técnico sobre los puntos claves para
que la Oficina Jurídica estructure la
impugnación y el Secretario de
Despacho entregue el escrito de la
impugnación al juzgado solicitante, si la
acción de tutela está dirigida al señor
Alcalde la impugnación la llevara al
juzgado la Oficina Asesora Jurídica, con
la documentación que debe soportar la
Oficina competente.
 Si el fallo de segunda instancia

ratifica el fallo desfavorable se debe
seguir cumpliendo de lo contrario ver
nota siguiente.
Nota: Si el fallo de tutela es favorable

para el municipio proceder con el punto
9 del presente procedimiento.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Responsable Si el fallo de tutela es a favor del

9. Gestión asignado de la municipio archivar está en el archivo de
documental Secretaria u gestión del área competente sea el
Oficina caso:
Competente
 Si la acción de tutela fue dirigida al
Secretario, el fallo deberá ser archivado
en su despacho.
 Si la acción de tutela fue dirigida

únicamente al Señor Alcalde o vincula al
Alcalde y a un Secretario de Despacho,
los fallos serán archivados en la Oficina
Jurídica.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 DE NOVIEMBRE 2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJEMPLO – OFICIO RESPUESTA ACCIONES DE TUTELA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
12. PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
PROCESO EVALUACIÓN,
CONTROL Y
SEGUIMIENTO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3

CARACTERIZACION PROCESO EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Evaluar que la gestión de las diferentes dependencias del Municipio de Sevilla Valle del Cauca, estén conformes con las disposiciones legales vigentes, con
OBJETIVO la planeación estratégica, procesos y procedimientos establecidos, asì como los componentes del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” y la norma
técnica de calidad.
Oficina de Control
Interno
Inicia con la formulaciòn del Plan General de Auditorías de la vigencia y finaliza con el
ALCANCE RESPONSABLE(S) Alta Dirección
seguimiento a la implemenataciòn de las acciones correctivas y preventivas.
Todos los procesos
de la entidad.
Ley 87 de 1993.
Normativa legal aplicable.
Procedimientos.
Auditorias realizadas - Vigencia

Entes de Control y Elaborar el Plan General de
anterior. Plan General de Auditoría revisado y aprobado
Vigilancia. Auditorìas de la Vigencia y Todos los
P por el Comitè de Coordinación de Control
Todos los Procesos de la presentar al Comitè de procesos.
Planes de mejoramiento. Interno.
entidad. Coordinaciòn de Control Interno.
Evaluación del Sistema de Control
Interno del año inmediatamente
anterior.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Procesos
Plan General de Auditoría.
auditados.
Ejecución de las auditorías
Planes de mejoramiento.
programadas en el Plan general Todos los
de Auditorías. Informes de Auditoria. procesos.
Normativa aplicable.
Oficina de Control Interno H
Asesoría y acompañamiento a los Remisión de informes. Entes Externos de
Informe de auditorias.
diferentes procesos. Control y
Vigilancia.
Seguimiento a los Planes de
mejoramiento.
Alta Dirección.
Todos los
Seguimiento al cumplimiento de Informes de seguimiento: procesos.
las acciones establecidas por las
dependencias en los planes de Informe pormenorizado del estado del Sistema Entes Externos de
Planes de mejoramiento,
mejoramiento tanto internos como de Control Interno de la entidad, Seguimiento Control y
procedimientos, Indicadores,
Todos los Procesos V externos. Plan Anticorrupciòn y de Atención al Vigilancia.
mapas de riesgos y controles del
Ciudadano, Seguimiento Ley de
Proceso
Evaluación del Sistema de Transparencia, Seguimiento Administración Alta Dirección.
Control Interno de la Entidad. del riesgo, Informes de Austeridad del Gasto,
PQRSD. etc. Comunidad en
general.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Informes de seguimiento:
Informe pormenorizado del estado

del Sistema de Control Interno de la
entidad, Seguimiento Plan Implementar y ejecutar acciones Alta dirección y
Acciones correctivas y/o Preventivas
Todos los Procesos Anticorrupciòn y de Atención al preventivas y correctivas sobre ejecutores de los
verificadas y cerradas
Ciudadano, Seguimiento Ley de las evaluaciones del proceso procesos
Transparencia, Seguimiento
Administración del riesgo, Informes
de Austeridad del Gasto, PQRSD.
etc.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
PROCESOS CON
INDICADORES DE LOS QUE SE PARÁMETROS DE
RECURSOS
GESTIÓN INTERRRELACIO CONTROL
NA
Talento Humano.
Auditorias Físicos: Archivadores,
programadas/Auditor escritorios, sillas,
ias ejecutadas papeleria, tinta,
Cumplimiento del Programa
elementos de oficina.
de Auditoria.
Acciones formuladas Todos los Infraestructura:
Verificacion de de las
y/o Procesos Estaciones de trabajo
Acciones Correctivas y/o
PreventivasVerificad con adecuadas
Preventivas
as/AccionesCorrectiv condiciones de
as y/o Preventivas ventilación e iluminación
superadas para trabajo individual y
en equipo
PROCESO: EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Auditorias programadas/Auditorias
Ejecución ejecutadas Oficina de
Semestral
Auditorías Control Interno
Acciones formuladas y/o

Acciones Oficina de
PreventivasVerificadas/AccionesCorrec Semestral
implementadas Control Interno
tivas y/o Preventivas superadas

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
12.3.1 PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA
- OBJETIVO: Describir la metodología a seguir para la planificación y realización de auditorías

internas, con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Modelo estándar de Control
Interno de la Alcaldía Municipal de Sevilla Valle del Cauca.
- ALCANCE: Este procedimiento inicia con la programación de auditorías internas y finaliza con
su evaluación.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Jefe de

Control Interno.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de auditoría.
 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.
 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría.
 Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de

la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
 Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
 Auditado: Organización que es auditada.
 Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.
 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Conclusiones de la Auditoría: Resultados de la Auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos de la Auditoría.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría.
 Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.
 Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría.
 Listas de verificación: Derrotero con los elementos a ser auditados y que permite ir
registrando durante su ejecución, las diversas observaciones y hallazgos encontrados.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 Plan de la Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un periodo de

tiempo determinado o dirigidas hacia un propósito específico.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:

INICIO Programar las Auditorías Internas: Jefe Oficina Plan Anual
Realizar Plan Al iniciar cada vigencia se realiza la Asesora de Control de
Anual de programación de auditorías teniendo Interno. Auditorias.
Auditorias. en cuenta el estado e importancia de
los procesos.
Luego de determinar el área, proceso
o actividad que será auditada se
analiza la normatividad relativa al
tema, leyes, decretos, resoluciones
estatutos, reglamentos, etc. Se
estudian las operaciones, la dinámica,
actividades y la organización de estas,
revisando las medidas o controles
internos, la consistencia o debilidades
de ellas y evaluar su utilidad y
conveniencia.
Aprobación Plan Revisión del Plan de Auditoria: El Alcalde Plan de
Anual de Auditorias. Alcalde Municipal y el Comité de Municipal Auditoría
Control Interno revisan y aprueban el Comité de Interna
Plan de Auditoría Interna. Control Interno
Ejecución Auditoria: Revisar documentación: El Jefe de El Jefe de Plan de
Revisar Control Interno solicita al responsable Control Interno Auditoría
documentación. del proceso, información relacionada Interna
con el MECI y con el proceso a auditar
incluyendo la normatividad legal
aplicable, mapa de riesgos y
procedimientos, y de acuerdo con la
metodología seleccionada selecciona
los instrumentos (Cuestionarios, listas
de chequeo, entrevistas etc.) que
permita cumplir los objetivos y el
alcance definidos en el “Plan de
Auditoría Interna “
Ejecución de Reunión de Apertura: El Jefe de Líderes de los N/A
Auditoria: Reunión Control Interno coordina la reunión de procesos
de Apertura. apertura con los responsables de
procesos y funcionarios del proceso Funcionarios
auditado. En la reunión de apertura se
exponen los siguientes temas: El Jefe Oficina
• Presentación del Equipo Auditor. Asesora de Control
• Explicación de la metodología de Interno
trabajo para realizar la Auditoría.
• Objetivo de la Auditoría.
• Horarios para las entrevistas y
reuniones.
• Disponibilidad de recursos.
• Fecha y hora de reunión.
Ejecución Auditoria: De acuerdo con la metodología Equipo auditor Lista de
Realizar definida, procede con la aplicación de Verificación
entrevistas, los instrumentos para la ejecución de .
cuestionarios,revisi la auditoria.
on evidencias etc.
Ejecución Auditoria: El Equipo auditor de acuerdo con las Equipo auditor
exponer las evidencias objetivas encontradas
Observaciones. definen las observaciones. Y hace
Entrega informe entrega mediante oficio el informe
preliminar preliminar.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Contradiccion por De la fecha de entrga del informe Dependencia Documento

parte del auditado preliminar la dependencia auditada auditada de
cuenta con cinco (5) días siguientes contradicci
calendario para enviar al equipo on
auditor la contradicción a las
observaciones realizadas con las
respectivas evidencias. Si
transcurridos los cinco (5) días la
dependencia no hace uso del derecho
a la contradicción las observaciones
quedaran en firme. Por lo tanto la
observación se configura como un
hallazgo susceptible de ser incluido en
el plan de mejoramiento.
Realizar reunión de El equipo auditor analiza y evalua la Equipo auditor Informe
cierre y entrega de contradicción y las evidencias final , oficio
informe final de aportadas por la dependencia remisorio y
auditoria auditada y procede a emitir por medio acta de
de oficio el informe final de auditoria cierre
con las conclusiones del equipo
auditor para lo cual realiza la reunión
de cierre con cada líder de proceso.
Suscripción de Elaboración Plan de mejoramiento: El Líder del Proceso. Plan de
planes de líder de proceso auditado dentro de Mejoramien
Mejoramiento. los diez (10) días siguientes calendario to.
a la entrega del informe final deberá
elaborar y suscribir en la matriz
suscripción plan de mejoramiento (
formato F-030) las acciones
pertinentes para subsanar los
hallazgos detectados, el tiempo
máximo para dar por finalizada la
acción de mejora son seis (6) meses
siguientes al oficio de conformidad de
la suscripción del plan de
mejoramiento, el cual será remitido a
la Oficina de Control Interno por medio
de oficio y al correo
controlinterno@sevilla-valle.gov.co.
Conformidad plan de El equipo de auditoria revisara las Equipo auditor oficio
mejoramiento acciones correctivas propuestas por la
dependencia auditada y a traves de
oficio confirmara la aceptación de la
suscripción del plan de mejoramiento.
El Equipo auditor, Verifica si las Equipo auditor y Acta
Seguimiento a los acciones propuestas por las responsables de Reunión
planes de dependencia se han implementado al los procesos
mejoramiento interior de los procesos u operaciones Seguimient
de las diferentes áreas responsables o
de ejecutarlas en el (formato F-031) Plan de
donde se Evalúa las acciónes Mejoramien
correctivas y se determina si se ha to
cumplido al 100% .
Denuncia. Si al terminar la auditoria se advierten Jefe Oficina Denuncia.
irregularidades o presuntos actos de Asesora de Control
corrupción en cumplimiento de lo Interno.
dispuesto en la normatividad vigente
se colocara en conocimiento de el
organismo correspondiente.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Nombre del Fecha Entidad Descripción

documento de que
externo Expedición lo expide
Ley 87 de 1993 29 Gobierno La cual se establece normas para el ejercicio del
Noviembre. Nacional. control interno en las entidades y organismos del
estado.
Ley 1474 de 12 de julio Gobierno Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
2011 Nacional. los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO
FORMATO F-030 MATRIZ DE SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA
MATRIZ DE SUSCRIPCION Código: F-030
PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA Versión: 1
MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE Página: 1 de 1
PROCESO AUDITADO:
RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITADO
VIGENCIA AUDITADA
AUDITOR
FECHA DE SUSCRIPCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Descripcion de la Fecha de Fecha

No. Descripción hallazgo Causas Acción correctiva Meta Responsable Observaciones
actividad iniciacion finalizacion

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
FORMATO
FORMATO F-031 MATRIZ DE SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA
MATRIZ AVANCE Código: F-031
PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA INTERNA Versión: 1
MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE Página: 1 de 1
PROCESO AUDITADO:
RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITADO
AUDITOR
FECHA DE SUSCRIPCION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
% de avance
Descripcion de la Fecha de Fecha Fecha del de ejecucion
No. Descripción hallazgo Causas Acción correctiva Meta Responsable Observaciones
actividad iniciacion finalizacion seguim iento de la accion
correctiva
PORCENTAJE DE AVANCEPLAN DE MEJORAMIENTO

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
12.3.2 PROCEDIMIENTO: CONTRADICCION Y POSTERIOR SUSCRIPCION DE PLANES DE

MEJORAMIENTO ORGANISMOS DE CONTROL
- OBJETIVO: Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos básicos para la
elaboración de la contradiccion y posterior suscripción a los planes de mejoramiento de las
hallozgos detectados por los organismos de control y vigilancia.
- ALCANCE:. Inicia con la contradicción del pre- informe de auditoría y termina con la suscripción
del plan de mejoramiento.
- RESPONSABLE: Alcalde Municipal, Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina.
 Derecho de contradicción:El derecho a la Defensa que tienen las entidades con el fin de
controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a
través del derecho de contradicción.
 Plan de mejoramiento:Son las acciones que debe tomar la administración con base en
las recomendaciones dadas en auditorías anteriores para corregir situaciones observadas
por la Contraloría General de la República. Revela el nivel de acatamiento por parte de la
entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los
programas de auditoría.
 Hallazgo:Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su

descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y
juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares impactan
significativamente el desempeño de la organización.
 Hallazgo administrativo :Hecho que demuestra que la gestión fiscal de una entidad no se
está desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos.
 Hallazgo fiscal:Todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los servidores

públicos o los particulares han realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los
principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado.
Frente a este hallazgo, el auditor deberá dar traslado a la Contraloría Delegada para
Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva. Este tipo de hallazgo se puede concretar
en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público.
 Hallazgo penal: Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de

sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor público comete un hecho punible, de
aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y la función
pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia y a
la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva, para efectos
de constituirse en parte civil.
 Hallazgo disciplinario: Hallazgo administrativo en el que se configura que los servidores

públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones públicas, han incurrido
en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Este hallazgo deberá
ser trasladado a la Procuraduría General de la Nación que se encargará de determinar si
existe responsabilidad disciplinaria.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCIÓN:

Conocimiento Cuando la entidad reciba el informe Alcalde Municipal
del informe preliminar de auditoria, el Alcalde Secretarios de
preliminar de convocara a consejo de gobierno para despacho y Jefes de
auditorias conocer el informe preliminar, y tomar Oficina
las acciones necesarias para que cada
responsable de área de acuerdo a la
observacion realize la respectiva
contradicción y reuna las evidencias que
soportan la contradicción en los
terminos fijados por ente de control,
ademas designara un responsable de
consolidar el documento de la
contradicción y enviar la misma dentro
del plazo establecido.
Informe final de Una vez el Ente de Control remite el Alcalde Municipal Informe final
Auditoria. informe final a la entidad producto de la Secretarios de de auditoria
conclusion de la auditoría, el Alcalde despacho y Jefes de
convocara a consejo de gobierno para Oficina
dar a conocer el informe final y definir
las acciones necesarias para la
suscripción del plan de mejoramiento,
ademas designara un responsable de
consolidar el documento de la
suscripcion y enviar el misma dentro del
plazo establecido.
Identificación de Identificar claramente las observaciones Secretarios de Documento
debilidades. y/o las debilidades que se pretenden despacho y Jefes de Observacion
subsanar respecto del proceso Oficina es
específico, analizando las causas de su y debilidades
ocurrencia. del proceso
Descripción de Las acciones correctivas contempladas Alcalde Municipal Formatos
la acciones en la suscripción del plan de Secretarios de
correctivas mejoramiento, deben ser realizables despacho y Jefes de
para lo cual el responsbale del área Oficina
debe considerar los recursos
financieros, económicos asi como el
talento humano que dispone la entidad
al momento de plantear las acciones
correctivas que permitan superar el
hallazgo dentro de los seis meses
siguientes a la suscripcion del plan
de mejoramiento.
Suscripción del las acciones correctivas planteadas por Secretarios de Plan de
Plan de los responsables de las áreas en los despacho y Jefes de Mejoramiento
Mejoramiento. planes de mejoramiento suscritos antes Oficina suscrito
los entes de control, asi como la
gestión, implementación y seguimiento
de las acciones al interior de la
dependencia que lideran serán su
responsabilidad.
Los planes de mejoramiento ante los Alcalde municipal
entes de control deberá suscribirlo el
Alcalde municipal.
Seguimiento. Una vez presentado el plan de Jefe de control Formato
mejoramiento se realiza seguimiento al Interno, Secretarios seguimiento
cumplimiento de las acciones. de despacho y Jefes Planes de
Cada responsable enviara mediante de Oficina mejoramiento
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
oficio a la oficina de control interno las .

evidencias que acrediten los avances,
asi como su cumplimiento.
La Oficina de control interno deberá
presentar a los informe de avance de
las acciones correctivas a los
organismos de control y al Alcalde
Municipal.
 Ley 87 de 1993. La cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DEL 5 DE NOVIEMBRE DE 2015

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
12.3.3 PROCEDIMIENTO: ASESORIAS DE CONTROL INTERNO
- OBJETIVO: Es el procedimiento mediante el cual en forma conjunta el Jefe de la oficina de

Control Interno o quién haga sus veces y los de las dependencias involucradas en un proceso que
presenta deficiencias, buscan facilitar la identificación de necesidades, el planteamiento de
soluciones y mejorar la efectividad del mismo, acorde con las normas vigentes.
- ALCANCE: El procedimiento inicia cuando define el objeto de la asesoría o el acompañamiento

y finaliza con la implementación de acciones de mejoramiento recomendadas por parte de la
dependencia objeto.
 ASESORÍA: Pronunciamiento escrito y/o verbal emitido por la Oficina de Control Interna en
torno a la normatividad, la reglamentación vigente en la Entidad de una actuación
presentada en una dependencia o unidad administrativa de laAdministración Municipal.
- RESPONSABLE: El responsable de la aplicación de este procedimiento es el Jefe de Oficina

de Control Interno o quien haga sus veces, con apoyo del Profesional Universitario del área.
- POLITICAS DE OPERACIÓN: El concepto de asesoría cuando se requiera será enviado

formalmente a través de oficio suscrito por el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces, o mediante el correo electrónico institucional.
- DESCRIPCIÓN:

1. solicitud de Recibe la solicitud del Jefe Oficina Asesora de
Asesoría. funcionario, servidor Control
publico la cual se analiza. Interno/Profesional
Universitario.
2. Brinda la asesoría. De acuerdo a al medio de Jefe Oficina Asesora de Oficio –
solicitud ( verbal – escrito Control verbalmente –
– email) se procederá a Interno/Profesional e-mail
brindar la sugerencia y/o Universitario.
recomendación.
3. Informe. Cuando se considere Jefe Oficina Asesora de Correo
necesario: Redactan Control electrónico/Conc
documentos sobre la Interno/Profesional epto.
situación y las Universitario.
recomendaciones
pertinentes.
4. Acciones. La dependencia objeto de Jefe de la
asesoría implementa las Dependencia/Líder de
acciones de mejoramiento Proceso.
recomendadas.
Nombre del Fecha Entidad Descripción

documento de que
externo Expedición lo expide
Ley 87 de 1993. 29 de Congreso La cual se establecen normas para el ejercicio del
noviembre Nacional. control interno en las entidades y organismos del
estado y se dictan otras disposiciones.
PROCEDIMIENTO ADOPTADO MEDIANTE RESOLUCIÒN 1071 DE 5 DE NOVIEMBRE DE

2015
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
12.3.4 PROCEDIMIENTO: AUTOCONTROL
- OBJETIVO: El Procedimiento fomento a la cultura del autocontrol se enmarca básicamente en

verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización,
estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con
la evolución de la entidad; También persigue en los servidores públicos impactar su cultura para
que se adquiera una actitud de mejoramiento en la realización de las labores, en el cumplimiento
de las metas y de los planes definidos en las estrategias de la entidad.
- ALCANCE: Inicia Con la planeación de las actividades de autocontrol acorde a las normas
establecidas en materia de control interno y con base en los planes, programas y proyectos que la
entidad este desarrollando y con los planes de capacitación de la entidad y Termina con los
Informes de supervisión y seguimiento a las actividades de autocontrol.
- DEFINICIONES:
 EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.
 EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
 EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
 CONTROL INTERNO: la ley 87 de 1993 señala que control interno es el sistema integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
organización, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones
así como la administración de la información y de los recursos se realicen de acuerdo con
las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
 AUTOCONTROL: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores
públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para
el adecuado cumplimento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función,
de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la
Constitución Política.
 CALIDAD: Es una filosofía adoptada por las organizaciones que son conscientes de la
necesidad del cambio estratégico orientado hacia sus clientes y usuarios.
 PUNTO DE CONTROL: Se refiere a la identificación específica de acciones destinadas a

garantizar el éxito de un proceso. Elementos de control establecidos en el flujo de valor
agregado del proceso.
 SEGUIMIENTO: Regulación sistemática de información sobre la ejecución de un plan, que

sirve para actualizar y mejorar la planeación futura.
 CONTROL DEL PROCEDIMIENTO: Definir las herramientas de medición básicas para el

control del procedimiento del autocontrol.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
- DESCRIPCION:
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Conocimiento El responsable de la Secretario de Acta de
secretaria u oficina asesora despacho y/o jefe socialización
debe tener claridad de las oficina asesora
funciones y
responsabilidades de su
dependencia y socializarlas
con su equipo de trabajo
Acciones de El secretario de despacho u Secretario de Acta de
coordinación jefe de Oficina como despacho y/o jefe socialización
responsables del control oficina asesora
interno en su dependencia
garantizaran que Todo su
equipo de trabajo cumpla con
los puntos del presente
procedimiento en el
desarrollo de sus
actividades.
Autoevaluación Son acciones adelantadas en Secretario de Actas de revisión,
forma directa por los despacho y/o jefe actas de reunión.
responsables de las oficina asesora y
Actividades o procedimientos personal bajo su
con el propósito de evaluar el supervisión.
cumplimiento de su trabajo.
Punto de control Son validaciones realizadas Secretario de
para verificar la confiabilidad despacho y/o jefe
y efectividad de la oficina asesora
información y las actividades,
de tal modo que corresponda
al requisito/requerimiento
establecido.
Autocontrol son actividades realizadas Líder del proceso
por cada servidor público o responsables de
que realiza de manera las actividades o
permanente sobre el avance procedimiento.
de sus actividades o
funciones, es realizar la
verificación de los controles y
el cumplimiento de los
requisitos legales.
Aprobación Es la aprobación por el Responsable de
responsable del proceso los procesos
mediante las cuales se
aprueba y convalida que
todas las actividades y/o
tareas que están bajo su
responsabilidad y
supervisión, se hayan
desarrollado con fundamento
en los parámetros
establecidos en la
Constitución y las
disposiciones legales
vigentes.
Que son correctas, que los
reportes responden a los
datos obtenidos en forma

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
correcta y entregados a
quien lo requiere dentro de
los términos establecidos
Seguimiento: Son todas aquellas acciones Líderes de los Se evidencian a

adelantadas por los líderes procesos través de actas de
de los procesos para hacer reunión, acciones y
seguimiento, verificar el planes de
cumplimiento de las acciones mejoramiento en los
correctivas o preventivas que se evidencia
requeridas sobre la gestión las decisiones y
de los planes y programas, actuaciones
los procedimientos y las realizadas.
metas.

Ley 734 de 2002
Ley 1474 de 2011

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
EJE TRANSVERSAL

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
13. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CARACTERIZACIÓN: EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Gestionar una comunicación organizacional interna y externa eficiente y efectiva mediante el correcto uso de los canales de comunicación del municipio
OBJETIVO
de Sevilla Valle.
Desde la planificación de los canales de comunicación de la Alcaldìa hasta la La ejecución, Despacho del Alcalde
ALCANCE RESPONSABLE(S)
el control y evaluación de las estrategias de comunicación. S.D.I.B.S.

Todos los procesos y
Todos los procesos/ Politicas operacionales Politicas, estrategias,
P Diseñar las politicas, estrategiasd la comunidad en
comunidad Institucionales lineamientos.
general.
Necesidades Todos los procesos y
Todos los procesos / Politicas, estrategias,
normativas y politicas P Definir lineamientos comunicativos. la comunidad en
Normatividad Aplicable lineamientos.
operacionales general.
Gestionar y difundir politicas, estrategias y
H
lineamientos de comunicación
Lineamientos Implementacion de
Todos los procesos Ejecutar las politicas de Comunicación Todos los procesos
Institucionales lineamientos de comunicación
H Institucional, Gestionar la informacion a difundir
(recoleccion de informaciòn interna)
Diseñar y publicar piezas de comunicación a
Informaciòn Todos los procesos y
nivel interno y externo para divulgar la gestion Boletines de prensa, boletinos
Todos los procesos suministrada por los H la comunidad en
de la Alcaldia Municipal de Sevilla Valle del internos
procesos general.
Cauca.

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Resultado monitoreo periodico

Lineamientos Verificar aplicación de politicas, estrategias y
Todos los procesos V estrategias y lineamientos de Todos los procesos
Institucionales lineamientos comunicativos
comunicación
Efectuar seguimiento a la implementacion de las Resultado monitoreo periodico
Lineamientos
Todos los procesos V Polìticas de Comunicación de la Alcaldia Manual de Comunicaciones de Todos los procesos
Institucionales
Municipal. la Alcaldia Municipal.
Implementar acciones correctivas, preventivas,
Desvios aplicación
de mejora, como resultado de la aplicacion de Acciones correctivas, Todos los procesos y
politicas
Todos los procesos A las politicas, estrategias y lineamientos de preventivas y de mejora la comunidad en
institucuionales de
comunicación. Medicion de la satisfaccion de los cerradas y eficaces general.
comunicación
usuarios.
PROCESOS CON LOS QUE

SE INTERRRELACIONA
Financiero, tecnológico,
Polìticas Institucionales de
insumos de oficina,
Todos los procesos de la Comunicación
información legal,
Entidad. Manual de Comunicación
profesional en comunicación
Institucional
social y areas afines.
14. EJE TRANSVERSAL: PARTICIPACIÓN CIUDADANA
CARACTERIZACIÓN: EJE TRANSVERSAL PARTICIPACIÓN CIUDADANA

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Garantizar una comunicación interna y externa eficaz; así como una adecuada medición de la satisfacción del cliente y atención de Peticiones, Quejas y Reclamos
OBJETIVO
(P.Q.R) en el marco de una cultura de buen gobierno.
Despacho del Alcalde
Desde la elaboración de las estrategias de comunicación hasta la toma
ALCANCE Responsable: S.D.I.B.S.
de acciones para.
Todos los procesos

Alcalde/ Responsables de los Plan de Desarrollo Municipal (PDM)/ Realiza diagnóstico interno y externo de las
Alcalde
procesos Políticas y objetivos de calidad comunicaciones Plan estratégico de
Directrices de la Entidad/ Necesidades Diseña y establece las políticas de comunicaciones con Comunidad/ organos
Comunidad/ organos de control sus respectivas
y expectivas comunicacionales P comunicación de control
políticas de
Diseña y establece plan estratégico de comunicaciones Responsables de los
Entidades gubernamentales del
Marco político y legal aplicable comunicación (incluye la comunicación públicas procesos/
orden Nacional y Departamental
institucional) Funcionarios
Alcalde Recepciona P.Q.R.S.D. Alcalde
Sugerencias
Analiza P.Q.R.S.D. Comunidad
Comunidad Recopila información para la solución de la P.Q.R.S.D. radicadas,
Solicitud de información
P.Q.R revisadas y Responsables de los
P Diligencia el formato de remisión interna de la solucionadas; procesos
P.Q.R.S.D radicadas entregadas en los
P.Q.R.S.D y lo remite
Responsables de los procesos términos
Información para la respuesta de las Prepara la respuesta al interesado, para
Funcionarios
P.Q.R someter al visto bueno
Funcionarios Presentación de P.Q.R.S.D Organos de control
Alcalde Formatos de buzon de sugerencias Recopila las sugerencias en el mes Sugerencias Alcalde
P recolectadas del
Comunidad Sugerencias Analiza las sugerencias presentadas buzón analizadas Comunidad

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Responsables de los
Responsables de los procesos/ Información para la atención de las
Realiza informe de las sugerencias procesos/
Funcionarios sugerencias
Funcionarios
Establece los parámetros para la medición del
Alcalde Plan de Desarrollo Municipal (PDM) Alcalde
cliente
Encuesta de medición
Analisis de mediciones de satisfacción P Realiza las encuestas para la medición del de la satisfacción del
Comunidad Comunidad
anteriores cliente cliente
Responsables de los
Responsables de los procesos/ P.Q.R.S.D/ Sugerencias/ Informes de Analiza los resultados de las encuestas
procesos/
Funcionarios auditorias internas de calidad aplicadas anteriormente
Funcionarios
Envia respuesta al interesado de su P.Q.R.S.D
Alcalde P.Q.R.S.D y Sugerencias atendidas diligenciando el formato para el traslado de la Alcalde
respuesta
P.Q.R.S.D y
Mediciones del desempeño de los Atiende las sugerencias establecidas y
Comunidad sugerencias Comunidad
procesos analizadas
H atendidas/
Responsables de los
Aplica encuesta para medir la satisfacción del Satisfacción del cliente
Responsables de los procesos procesos/
Encuesta de medición de la cliente medida
Funcionarios
satisfacción del cliente
Realiza el informe de la medición de la
Funcionarios Organos de control
satisfacción del cliente
Convocar a los diferentes actores del
Plan de Desarrollo Municipal/ Planes
Municipio para realizar la rendición de cuentas
Alcalde de acción/ Evaluaciones realizadas al Alcalde
(utilizando las estrategias establecidas en el
PDM
Manual estratégico de comunicaciones)
Informes de seguimiento y medición de Recolección de la información de las
Comunidad Rendición de cuentas Comunidad
los procesos H evaluaciones y seguimiento al PDM
ejecutada
Responsables de los
Responsables de los procesos Ejecución del plan de inversiones Realizar asableas en el Municipio procesos/
Funcionarios
Evaluación del cumplimiento de los
Funcionarios Emisión de boletines y periódicos informativos Organos de control
acuerdos y el impacto de la inversión
CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
Informes analizados y Responsables de los

Responsables de los procesos/
Realiza seguimiento y medición al proceso evaluados, verificando procesos/
Funcionarios Informe de resultados del proceso V
el cumplimiento del Funcionarios
Alcalde Establece, recopila y analiza los datos objetivo Alcalde
Ajustes o
Alcalde/
correcciones/
Alcalde/ Responsables de los Informes analizados y evaluados, Responsables de los
A Toma acciones para la mejora del proceso Acciones cpreventivas,
procesos verificando el cumplimiento del objetivo procesos/
correctivas o de
Funcionarios
mejora

INTERRRELACIONA
Atención y solución de las P.Q.R.S.D

Elaboración de los informes
Realización de la rención de cuentas
Financiero, tecnológico, insumos
Todos los procesos Realizar análisis de las P.Q.R .S.D. y
de oficina, información legal
sugerencias
Realizar la medición de la satisfacción del
cliente

CÓDIGO: M P Y P
VERSION 3
ANEXOS: FORMATOS
ANEXOS:
FORMATOS


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CÓDIGO: M P Y P

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 1 DE 461

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 2 DE 461

COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Asesor Control Interno

Secretaria de Desarrollo Institucional y Bienestar Social

Secretaria de Salud Municipal

Secretaria Hacienda Municipal

Secretario de Tránsito e Infraestructura

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 3 DE 461

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 4 DE 461

4.3.16 COORDINACIÓN ASISTENCIA HUMANITARIA BÁSICA INMEDIATA A

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 5 DE 461

5.3.17 PROCEDIMIENTO: EDUCACIÓN INFORMAL ---------------------------------------- 144

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 6 DE 461

9.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ------------------------------------------------------- 243

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 7 DE 461

10.3.14 PROCEDIMIENTO: MAPA DE RIESGOS POR PROCESO Y MAPA DE

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 8 DE 461

El diseño y la implementación de los sistemas de control interno de los entes territoriales

ii. POLÍTICAS PARA EL USO DEL MANUAL

iii. MARCO LEGAL

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 9 DE 461

iv. CONCEPTOS BÁSICOS

A continuación se presentan algunas definiciones básicas de los términos más utilizados en el

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 10 DE 461

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 11 DE 461

1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL

2. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten el desarrollo de la Misión de la Alcaldía

4. 4. Procesos de evaluación y control: Son los que garantizan el efectivo

A fin de facilitar la comprensión del sistema administrativo Municipal, se presenta el Mapa de

1.1 MAPA DE PROCESOS DEL MUNICIPIO DE SEVILLA VALLE DEL CAUCA

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 12 DE 461

2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE SEVILLA

19. Procedimiento: medidas

20. Procedimiento: adquisición de

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 13 DE 461

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 14 DE 461

5. Procedimiento: Control de ejecución

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 15 DE 461

Sevilla, Capital Cafetera de Colombia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 16 DE 461

A continuación se presentan los procedimientos realizados por cada área de la

 Nombre del Procedimiento: Se refiere a la denominación del conjunto de actividades.

 Alcance: Se refiere a la esfera de acción que cubre el procedimiento. Es el campo de

 Responsable: En este campo se indica que funcionario es responsable del procedimiento.

 Términos y Definiciones: En este punto se deben incluir la terminología utilizada al

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 17 DE 461

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAGINA: 18 DE 461