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MISE EN PLACE D’UN OUTIL DE MANAGEMENT DE PROJET

FACILITANT LA GESTION CONTRACTUELLE QUOTIDIENNE DU


MAITRE D’OEUVRE D’EXECUTION

Société d’accueil : Elan, Management de Projet


PFE présenté par : Anaël GAUDIN
Tuteur industriel : Yohan DEFROCOURT, Chef de Service Adjoint Multisite Bâtiment
Enseignant superviseur : Cyrille CHAZALLON, Maître de Conférence

RESUME

La société ELAN, filiale de Bouygues Bâtiment Ile de France est spécialisée dans le management de
projet. Elle intervient sur trois domaines principaux : le bâtiment, l’immobilier et les télécoms et
réseaux.
Le pôle Multisite Bâtiment d’ile de France travaille maintenant depuis plus de 18 mois en tant que
Maitre d’œuvre sur divers projets aux Galeries Lafayette de Paris. Ces projets possèdent à la fois des
caractéristiques d’opération Multisite (unicité de l’interlocuteur client, du contexte travaux, …) et
d’opération de conduite de projet bâtiment (singularité architecturale de chaque projet, montants de
travaux importants, …).
Afin de développer cette activité, Elan souhaite mettre en place un outil de management de projet, au
service de ses collaborateurs, adapté à ce type de projets et à la récurrence de certaines tâches
associées. La réalisation de cet outil nommé Elan MS Gestion Grands Projets est le sujet principal de
ce Projet de Fin d’Etudes.
Après une analyse des outils existant au sein du pôle Multisite bâtiment et une période de pratique du
métier, l’outil a été développé suivant les besoins des collaborateurs Elan travaillant sur les projets
des Galeries Lafayette, tout en l’imaginant intuitif et réutilisable pour d’autres projets. L’outil MS
Gestion Grands Projets, qui prend en compte les exigences du Système de Management de
l’Entreprise a subi une phase de test et d’application sur les chantiers des Galeries Lafayette, en
particulier le projet « Luxe Femme ».

ABSTRACT

The company ELAN, a subsidiary of Bouygues Bâtiment Ile de France is specialised in project
management. Its fields of intervention are : building, real estate, telecoms and network.
The Multisite Project Management pole of Paris area has been working for 18 months as Project
Manager on various projects in Galeries Lafayette. These projects own caracteristics of both Multisite
(unicity of client, and environment of the projects) and construction project management (singularity of
the architectural project, large financial contracts, …).
In order to expand its activity, Elan aims to develop a management tool designed for its employees. It
has to be suited to this type of projects and the recurrence of numerous associated tasks. The design
and programming of this tool, named “Elan MS Gestion Grand Projet”, is the main subject of this
project graduation.
After the analysis of existing processes and a period of work-training, this tool has been programmed
according to Elan employees’ needs while managing Galeries Lafayette projects. It also has to be
usable with other clients. « MS Gestion Grands Projets », which considers the Management System
of the Company, has been tested and applied on the project « Luxe Femme » in Les Galeries
Lafayette in Paris.

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1. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ET DU PROJET

1.1 – PRESENTATION DE L’ENTREPRISE D’ACCUEIL


Créée en 1968 sous l’impulsion de Francis Bouygues, Elan est une société à l’implantation nationale
spécialisée dans le management de projet, et dépend de Bouygues Bâtiment Ile de France. Ses trois
secteurs d’intervention sont le bâtiment, l’immobilier et les télécoms. Elle propose ses compétences
sur toutes les phases d’un projet, depuis l’expression des besoins jusqu’à la mise en service, et ce,
dans six types de métiers :
• Conduite de projet Bâtiment
• Conduite de projet Télécom et Réseaux
• Multisite Bâtiment
• Sécurité et protection de la santé
• Construction durable et environnement
• Audit et Conseil
Les premiers projets dits « Multisite » ont été réalisés par Elan en 1997. Aujourd’hui, Elan est à même
de réaliser des missions d’Assistance à Maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’œuvre, ou encore de
coordination sécurité et protection de la santé. Elan déploie donc à l’échelle d’un réseau ou d’un
patrimoine une même identité visuelle et fonctionnelle.
De plus, de part son implantation nationale, Elan peut gérer des travaux sur une multitude de sites et
gère à la fois un pilotage global et une présence locale, et, en particulier, le déploiement du concept,
son adaptation au site ou encore la réalisation d’audit.

1.2 PROBLEMATIQUE ET ENJEUX

Figure 1 – Intégration de l’outil de gestion de projet au sein du pôle Multisite d’Elan

Dans le cadre du développement de son activité auprès des Galeries Lafayette, le pôle Multisite
d’Elan cherche à créer un outil adapté à la gestion des grosses opérations qui s’y déroulent. En effet,
contrairement à une agence bancaire par exemple, les travaux sont d’une durée importante, avec de
nombreux intervenants et des montants importants. De plus, les collaborateurs Elan ne suivent qu’un
ou deux de ces projets contre de multiples projets de moindre importance usuellement (dans le cas
d’agences postales par exemple).

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Un outil adapté à la gestion quotidienne du maître d’œuvre serait un plus pour les
collaborateurs. En effet, cette gestion comporte bon nombre de tâches répétitives (facturation, suivi
de validation de plans, …) et est chronophage. Un outil automatisant la réalisation de ces tâches
permettrait d’améliorer la prestation offerte par Elan auprès des Galeries Lafayette sur le suivi de
chantier, le contrôle de la qualité, des coûts et des délais. Cet outil entre donc pleinement dans la
politique de développement de l’activité d’Elan sur de grands projets Multisite, auprès des
Galeries Lafayette et de prospects.

L’élaboration d’un tel outil sera donc l’objet de ce Projet de Fin d’Etude. Cet outil, nommé Elan MS
(Multisite) Gestion Grand Projet, a été élaboré pour les projets des Galeries Lafayette, tout en gardant
l’objectif de lui donner le pouvoir d’être adaptable à tout client, et d’être facile d’utilisation pour tout les
collaborateurs.

2. DEMARCHE DE CONCEPTION DE L’OUTIL

2.1 – LE PROJET – CADRE ET APPLICATION A LA MAITRISE D’ŒUVRE D EXECUTION


Un projet est défini par l’ensemble des actions à entreprendre afin de répondre à un besoin défini par
le triptyque d’objectifs Qualité/Coût/Délai. Ces trois objectifs sont interdépendants.
L’outil à développer est un outil de gestion de projet. Gérer un projet, consiste à coordonner les
différentes actions, à le maîtriser en matière de moyens et de stratégies, d’optimiser la répartition des
ressources pour arriver au meilleur résultat en matière de coût et délai. Et cela tout en prenant les
décisions nécessaires en vue de respecter les engagements pris auprès du client.

Pour le Maître d’œuvre d’exécution, une opération est composée de « n » marchés (ou lots). La
gestion de ce projet est divisible en quatre volets :

• Volet Financier
• Volet Gestion
• Volet Sécurité
• Volet Gestion des Plans, Contrôle Technique

Ce sont ces quatre volets qu’il s’agira d’implémenter dans l’outil de Gestion de Projet.

2.2 – SYSTEME QUALITE – AMELIORATION CONTINUE


Le management de la qualité est défini dans la norme ISO 9001. Pour le développement de l’outil, j’ai
appliqué le principe d’amélioration continue contenu par cette norme. Le développement de l’outil
s’est donc réalisé selon le cycle Plan (phase de recherche et de définition), Do (phase de réalisation),
Check (phase de test), Act (phase d’amélioration).

2.3 – INSERTION DE L’OUTIL AU SEIN D’ELAN


Elan possède un Système de Management d’Entreprise, déterminant les processus de
management, opérationnels et les supports associés. Ce SME est constamment en évolution. L’outil
Elan MS Gestion Grand Projets programmé s’y conforme.
En sus, cet outil doit permettre l’uniformisation du classement, et des documents types (facturation,
tableaux de suivi, …) chez tous les collaborateurs.

2.4 – FORME ET STRUCTURE DE L’OUTIL


L’outil Elan MS Gestion Grands Projets a été développé informatiquement, pour permettre une
utilisation simplifiée, une modification aisée et une plus grande adaptabilité en fonction des projets.

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L’outil a été développé en VBA avec une base de données Excel. Il est composé d’un ensemble de
boîtes de dialogue qui permettent d’effectuer toutes les actions nécessaires. Cependant, il est
possible de s’affranchir des boites de dialogue pour accéder à la base de données.
Une uniformisation des noms de fichiers, ainsi que des répertoires de classement est
également réalisée. En effet, l’enregistrement des noms de fichier est automatique, que ce soit en
termes d’emplacement ou de nom. Seule exception, la première initialisation, où l’utilisateur choisi le
nom du fichier et l’emplacement du package.

3. L’OUTIL ELAN MS GESTION GRAND PROJET

L’outil programmé permet les actions principales listées ci-dessous. L’automatisation d’un grand
nombre de celles-ci (génération automatique de documents, enregistrements automatiques, …)
permet de diminuer le temps passé par le collaborateur sur ces tâches et de le libérer pour
d’autres actions.

Les fonctions de l’outil sont :


• Initialisation de l’outil : initialisation de la base de données pour chaque opération, création
du package de dossiers, copie des fichiers base …

• Entrée des données projets


o enregistrement des contacts des chefs de projets client
o enregistrement des contacts des intervenants hors entreprises travaux : architectes,
bureaux d’étude technique…

• Entrée des données entreprise :


o enregistrement des marchés de l’opération avec leur code d’imputation client,
o enregistrement des données entreprises et des contacts entreprise, avec attribution
des marchés à l’entreprise
o consultation des données entreprises

• Gestion Financière
o Devis :
Ecriture : les données principales des devis sont entrées dans la base de
données
Visualisation de l’ensemble des devis et tri possible
Suppression des devis non commandés
o Ordres de Service :
Ecriture : génération automatique de l’OS à partir du choix du devis,
enregistrement automatique dans le package
Visualisation de l’ensemble des devis et tri possible
Suppression des OS non facturés
o Facturation :
Création du masque de facturation à partir de l’OS choisi et enregistrement
automatique dans le package
Entrée des situations travaux et mise à jour automatique du masque de
facturation pour transmission au service financier client

• Gestion des documents liés à la sécurité


o Ecriture, modification, des coordonnées du CSPS
o Ecriture automatique du nom des entreprises dans le tableau récapitulatif
o Enregistrement des entreprises sous traitantes
o Accès au tableau de synthèse pour confirmer la transmission au CSPS du PPSPS, la
réalisation des Inspections communes et la réalisation des déclarations de sous-
traitance

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• Gestion des versions de plans et validations architecturales et techniques

• Génération de documents de synthèse :


o Gestion financière :
Sortie Excel de la synthèse des achats clients (Ordres de Service)
Sortie Excel de la synthèse des dépenses clients (Facturation)
Sortie graphique de l’historique des achats et des ventes (sous forme de
courbes)
o Gestion quotidienne du chantier
Sortie Excel de l’annuaire Chantier
Sortie format texte de la mailing chantier
o Gestion de la sécurité et du contrôle technique
Impression du tableau récapitulatif « Sécurité »
Impression du tableau récapitulatif « Validation des plans »

Le programme Elan MS Gestion Grand Projet a été testé sur les chantiers des Galeries
Lafayette, permettant de corriger des bugs, d’ajouter des fonctions et de développer des perspectives
d’amélioration pour le futur.
Les retours des collaborateurs Elan ayant testé l’outil sur leurs différentes opérations ont été positifs,
que ce soit en termes de facilité d’utilisation, de gain de temps grâce à la génération automatique
des documents financiers (OS, Masques de Facturation, …), des situations mensuelles ou encore des
tableaux récapitulatifs de gestion de validation des versions de plans ou de sécurité.
Le fichier permettant l’initialisation du programme, en lecture seule, est présent sur le réseau Elan,
dans le dossier du pôle Multisite, et peut être lancé pour n’importe quelle opération.
De plus, un manuel d’aide à l’utilisation a été réalisé, bien que le programme ait été développé pour
être accessible facilement et intuitif. Il est également disponible sur le réseau Elan

CONCLUSION

Dans le cadre de son développement sur le marché des travaux importants présentant une
récurrence, le pôle Multisite d’Elan nécessitait un outil d’aide à la gestion contractuelle quotidienne du
maître d’œuvre.
Celui-ci a été développé sous informatique, en accord avec le Système de Management d’Entreprise
d’Elan, et en visant une maîtrise accrue du triptyque d’objectif coût qualité délai.
L’outil Elan MS Gestion Grands Projets, créé pour application sur les chantiers des Galeries Lafayette
à Paris, en particulier le premier étage « Luxe Femme », a été conçu pour être simple d’utilisation et
adaptable à tout projet, et à tout client. Il permet de gérer les volets financiers, de sécurité, de gestion
et de contrôle technique de toute opération. En outre, les documents de synthèse qu’il permet de
générer sont un plus, à la fois pour le collaborateur Elan (annuaire chantier et mailing chantier), mais
aussi pour le client avec les synthèses financières ou les sorties de tableau de synthèse Sécurité.
La mise en application de l’outil, ou phase de test, a été concluante, l’accueil de cet outil par les
maîtres d’œuvre Elan aux Galeries Lafayette ayant été positif. Ils ont noté des améliorations
significatives sur leurs modes de travail, qui leurs permettent de traiter les documents administratif
plus efficacement, et d’augmenter la qualité de leur prestation auprès du client. Elan MS Gestion
Grands Projets pourra faire l’objet d’une adaptation future aux futurs clients du pôle pour répondre au
mieux à leurs besoins.

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