Definición de Aprovisionamiento

El concepto de aprovisionamiento consiste en la función logística a través de

la cual una compañía se provee de todo el material preciso para su adecuado
funcionamiento. La definición de aprovisionamiento también guarda
similitud con términos como suministro o provisión.

Función del aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento tiene lugar a partir de la necesidad de un
servicio u objeto que debe ser buscado fuera de la empresa.

o Facilitar un flujo constante de suministros, materiales y servicios necesarios

para garantizar el correcto funcionamiento de la entidad.
o Conservar unas normas de calidad adecuadas.
o Mantener las inversiones en existencias y disminuir las pérdidas de estos a
un nivel lo más bajo posible.
o Adquirir los bienes y servicios precisos al precio más bajo.
o Obtener los objetivos del aprovisionamiento intentando que
los costes administrativos resulten lo más bajos posibles.

Pasos del aprovisionamiento

El aprovisionamiento se compone de una serie de pasos, como son los
siguientes:
1. Cálculo de necesidades: aspecto propio del planteamiento logístico.
Las necesidades de abastecimiento implican todo aquello que se
necesita para el funcionamiento de la compañía, en cantidades
concretas para un periodo de tiempo determinado o para completar
un proyecto.
2. Compra: consiste en aclarar las adquisiciones de materiales en las
cantidades adecuadas y con el precio más oportuno. Para ello hay que
disponer de un presupuesto. Con esta actividad se persigue conservar
la continuidad del abastecimiento, pagar unos precios razonables,
buscar fuentes de suministros, etc.
 3. Obtención: este proceso comienza con el pedido y tiene el propósito
de ayudar a continuar con la actividad del negocio, evitando
paralizaciones y retrasos.
4. Almacenamiento: exige la ubicación y custodia en almacén de los
distintos artículos. Cumple con la función de guardar los artículos
desde que se reciben hasta que se entregan.
5. Distribución: se ocupa de atender las necesidades de los usuarios,
encargándose de la entrega de la mercancía solicitada.
6. Gestión de stocks: debe garantizarse una cantidad adecuada en
abastecimiento, teniendo en cuenta también el stock de seguridad,
pero sin rebasar la capacidad de la instalación.

El aprovisionamiento es el proceso que va entre la compra de las materias primas para la

elaboración de los productos —o la prestación de servicios— y la distribución de los mismos en los
diferentes puntos de venta.
Aunque parece una operación de canje bastante sencilla, en realidad es un proceso que se compone
de varias etapas que es necesario coordinar, planificar y alinear de forma adecuada. Esto es lo que se
denomina gestión del aprovisionamiento.

¿Por qué es importante el

aprovisionamiento?
El principal objetivo del aprovisionamiento es dotar al departamento de producción de una empresa
de todos los medios físicos, tecnológicos e incluso humanos para la puesta en marcha de su
actividad.
Sin embargo, dicho aprovisionamiento debe tener en cuenta un factor esencial: lograr un menor
coste posible para maximizar la inversión realizada.
La distribución, la disponibilidad de recursos, el transporte de mercancías y la logística son algunos
de los elementos esenciales que deberán coordinar los encargados de la gestión del
aprovisionamiento en cualquier empresa, más allá de las especificidades de los productos, su
naturaleza o el mercado al que pertenecen.
De ellas, quizá la más importante es la gestión de las existencias disponibles, un factor determinante
dado que se trata de atender las demandas de los clientes. En caso de no abordarse de forma
adecuada, podría provocar la pérdida de oportunidades de negocio y la cesión de nichos de mercado
a otras marcas.

Tres claves para un aprovisionamiento

eficaz
Las distintas etapas que componen el proceso de aprovisionamiento se dividen, a su vez, en tareas
concretas que deben ser atendidas. Sin embargo, es necesario hacerlo siguiendo tres ejes
fundamentales de coordinación y gestión:
a. Negociación inteligente:
Existen algunas claves que puedes aplicar a la hora de negociar con terceros agentes, tanto si se trata
de adquirir materias primas como de distribuirlas o ponerlas en circulación en un mercado. Los
compromisos que se adquieran se deben basar en aspectos como el beneficio mutuo, la proyección a
largo plazo, las relaciones interdependientes y el análisis de condiciones y entornos. La idea es
distanciarse del modelo de negociación por posiciones; en cambio, habría que adoptar otro que
priorice principios, intereses y méritos.
b. Almacenamiento e inventarios:
La gestión debe disponer de espacios específicos para el almacenamiento de las existencias mientras
éstas son solicitadas por los consumidores. Pero no sólo eso. Sus responsables deberán tener en
cuenta, además, las características del producto (materiales, caducidad, ciclos de uso) para que estos
no se alteren durante su estancia en dichos lugares y llevar un registro sistemático de la salida y
entrada de los mismos y de su disponibilidad.
c. Compra de materiales:
Además de ser inteligente, la adquisición de materias primas para la elaboración de los productos
debe tomar en cuenta que valores como el precio, la calidad y las condiciones en las que se realiza la
compra sean favorables para el estado financiero de la empresa y no ponga en riesgo su
sostenibilidad.

Más que una función concreta, el aprovisionamiento es un ciclo que abarca distintos momentos de
producción: desde la compra de materiales primarios hasta la puesta en venta de los artículos o
existencias. Optimizar sus fases supone ahorro de costes y una mayor productividad y calidad. ¿Qué
tan lejos está tu empresa de estas condiciones?

¿Que es un almacén?

Un almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar

la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el
acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios (tanto para el
mantenimiento como para la existencia técnica), etc., más profundamente diríamos que el
término almacén viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se
guardan géneros de cualquier clase.

¿QUE ES EL ALMACENAMIENTO?

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a
través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los
artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de
manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.