DEC 2017

  
 
 
 
 
 
 
 

SMCS Codes
Dealer Guidebook

Global Dealer Service Operations – Service Standards Rev. 20171312

501 SW Jefferson Avenue, Peoria, IL 61630 U.S.A. servicedata.cat.com

 
 
 

SMCS HISTORY 
We have identified from the SMCS code library and dealer work order history that 
the SMCS job codes have not been maintained appropriately. We have identified 
the following: 

 There is a need for standardized work descriptions leading to a lack of 
discipline and consistency in SMCS Job code selection and usage. 
 Too many duplicate or similar meaning Job codes, reducing the 
effectiveness of the description of the work performed. 
 Lack of consistency and accuracy from Caterpillar has not enabled our 
dealers to create consistent and accurate repair options. 
 Caterpillar has not provided published definitions, adding to the difficulty of 
utilizing the SMCS Job code library. 
Due to the above issues, Caterpillar cannot analyze repair options to provide 
meaningful dealer efficiency measurements (job cost, labor, parts consumption, 
etc.) 
In an effort to help our dealers and enable Caterpillar to provide accurate 
analytics from dealer work orders, we have completed the following: 

 Identified low usage job codes 
 Created a SMCS Job Code Dealer Guidebook 
 Identified, combined or edited similar meaning job codes 
 Created job code definitions 
 Created a cross reference chart for codes identified as obsolete or 
redundant 
     

 
 
Page 1 of 20 12/13/2017
 

WHAT ARE SMCS CODES? 
The Service Management Control System (SMCS) is a managed coding structure to 
describe various service‐related activities; including both repair and management 
activities. 
The SMCS Codes provide Caterpillar and dealers uniformity in describing repair 
activities in internal documents such as: 

 checklists, work orders, time reporting 
 work in process (WIP) monitoring 
 external documents such as “customer facing” quotes and invoices 

SMCS Code descriptions can be translated in different languages 

Page 2 of 20 12/13/2017
 

WHERE ARE SMCS CODES USED? 
SMCS codes are used in many places within Caterpillar and a dealer’s business 
system to describe repair activities for communication and tracking purposes. 
Some examples: 

 Servicedata.cat.com 
 Service Dashboard/Work Order Analysis 
 Dealer Business System, such as dbsi 
 Warranty/SIMS Reporting 
 Equipment Repair Labor Guidelines (ERLG) / Time Requirement Guidelines 
(TRG)  
 Repair Options (customer facing) 
 Standard Jobs (dealer facing) 
 Quotes/Work Orders 
 Product Quality Analysis 
 Variance Tracking/Work Order Analysis 
 Parts Lists for Repair Activities 
 Repair Option Builder G3 and Calculator applications 
 PTOS / OLGA opportunity tracking applications 
 Service Options Collaborator (SOC) – future 
 
 
 
 
 
 
 

Page 3 of 20 12/13/2017
 

AVAILABLE SMCS CODE TYPES 
There are nine different code types which can combine to describe a repair 
activity. 

 
 Component   Job Condition 
   Job   Job Location 
   Modifier   Work Application 
 Quantity   Cab Type 
 
 Product Family 

SMCS CODES TYPES 
Component Code (ex. 5058‐ PISTON MOTOR) ‐ “Iron” that work is to be 
performed on 
Job Code (ex. 020‐ RECONDITION) ‐ Type of work performed on a component 
Modifier Code (ex. ZW‐ SWING) ‐ Further describes work performed, the 
component or component location, level of work, etc. 
Quantity Code (ex. E‐ EACH) ‐ Describes how many components are in the repair 
Job Condition Code (ex. WER‐ WITH ENGINE RUNNING) ‐ Used to describe 
“something out of the ordinary or different” from the Standard Job* (job condition 
code only available when using a standard job in dbs)   
Job Location Code (ex. FRT‐ FRONT, RER‐ REAR) ‐ Used to describe where the job is 
being performed or the component location where the job is being performed 
Work Application Code (ex. FRST‐ FORESTRY, 1OHL‐ FIRST OVERHAUL) ‐ Used to 
describe the product application or level of work 
Cab Type Code (ex. CO (Cab Over), CV (Conventional)) – Previously used for on‐
highway trucks and describes the type of cab the truck is equipped with, but now 
is also used as a differentiator for marine applications. 
Family (ex. 07‐EXCAVATORS) ‐ The family code groups sales models with common 
characteristics together for reporting and analysis purposes, such as Track‐Type 
Tractors, Excavators, etc. 
 

Page 4 of 20 12/13/2017
 

SMCS COMPONENT CODES 
Component codes consist of 4 digits ( 1000‐9999), making 9000 numbers available 
for component classification. Component codes are divided into 6 basic 
categories. 

 1000 ENGINE component codes (1000‐1999) represent the power source ‐ 
the engine and its related parts from the fan to the flywheel. 
 3000 TRANSMISSION & DRIVE LINE component codes (3000‐3999) 
represent power transmission units such as torque converters, dividers and 
transmissions. This group carries power from the engine to the differential 
and drive axle. 
 4000 DRIVE TRAIN component codes (4000‐4999) are for power 
consumption or propulsion units. They take power from the final drive to the 
wheels or tracks and include the braking and steering systems. 
 5000 IMPLEMENT CONTROLS component codes (5000‐5999) are for 
implement controls to operate dozers or rippers, etc. Hydraulic controls 
convey power from the engine through valves, pumps, lines, hoses and 
cylinders to operate implements. 
 6000 IMPLEMENTS component codes (6000‐6999) represent implements ‐ 
bulldozers, rippers, buckets, etc 
 7000 MACHINE component codes (7000‐7999) are for structural framework 
or body. This provides the base and enclosure for the other components. 
 

 Component Codes (2000‐2999)  and  (8000‐8999) are reserved for future 
expansion. 
 Component Codes (9000‐9999) can be used for non‐Caterpillar products at 
the discretion of the dealer. 
 
 
 

Page 5 of 20 12/13/2017
 
Component code categories (ex 1000 ENGINE)  are divided into sub‐groups (ex 
1250 FUEL SYSTEM). The SMCS basic categories and sub groups can be used to 
describe a repair as long as there is also a specific component code (ex 1290 UNIT 
INJECTOR) used for the part causing failure.  
Component categories and sub‐groups codes can be used to describe certain 
activities, but the recommedation is to be as specific as possible.  

Page 6 of 20 12/13/2017
 
COMPONENT CODES

BASIC STRUCTURE

0000 (BLANK)

1000 ENGINE
1050 AIR INDUCTION & EXHAUST SYSTEM
1100 CYLINDER HEAD ASSEMBLY
1150 FRONT & REAR COVERS
1200 SHORT BLOCK
1250 FUEL SYSTEM
1300 LUBRICATION SYSTEM
1350 ENGINE COOLING SYSTEM
1400 ELECTRIC SYSTEM
1450 STARTING SYSTEM
1500 GASOLINE STARTING/AUXILIARY ENGINE
1550 IGNITION SYSTEM
1600 ELECTRIC DRIVE & CONTROL
1700 FUEL SYSTEM (CONTINUATION OF CATEGORY 1250)
1800 OTHER ENGINE COMPONENTS
1900 ENGINE ELECTRONIC CONTROL SYSTEM

3000 TRANSMISSION & DRIVE LINE

3050 CLUTCH & TRANSMISSION
3100 TORQUE CONVERTER, TORQUE DIVIDER, RETARDER
3150 POWER SHIFT TRANSMISSION (SUBSTITUTE WITH CODE 3030)
3200 HYDROSTATIC TRANSMISSION (SUBSTITUTE WITH CODE 3030)
3250 DRIVE LINE/DRIVE AXLE
3300 MARINE GEAR
3400 COUNTERSHAFT TRANSMISSION (SUBSTITUTE WITH CODE 3030)

4000 DRIVE TRAIN

4050 FINAL DRIVE
4100 STEERING CLUTCH & BRAKE
4150 UNDERCARRIAGE
4200 WHEEL & TIRE
4250 BRAKING SYSTEM
4300 STEERING SYSTEM
4350 HYDROSTATIC DRIVE
4450 ELECTRIC POWER GENERATOR
4800 DRIVE TRAIN ELECTRONIC CONTROL

5000 IMPLEMENT CONTROLS

5050 HYDRAULIC SYSTEM
5100 LIFT, TILT, TIP & OTHER CONTROLS
5150 CABLE & WINCH CONTROLS
5200 MOTOR GRADER & OTHER IMPLEMENT CONTROLS
5300 SCRAPER & OTHER CONTROLS
5350 RIPPER, TOOL BAR & OTHER CONTROLS
5400 PIPELAYER, COUNTERWEIGHT & OTHER CONTROLS
5450 EXCAVATOR/BACKHOE/FRONT SHOVEL/SURFACE EXTRACTION & OTHER CONTROLS
5500 AIR CONTROL SYSTEM
5550 LOGGER & SKIDDER CONTROLS
5600 PAVING EQUIPMENT CONTROLS
5700 IMPLEMENT ELECTRONIC CONTROLS
5800 OTHER CONTROLS
5900 COMBINE CONTROLS

6000 IMPLEMENTS
6050 BULLDOZER
6100 LOADING IMPLEMENTS
6150 MOTOR GRADER IMPLEMENTS
6200 SCRAPER
6300 OTHER IMPLEMENTS
6400 MATERIAL HANDLING ATTACHMENTS
6500 EXCAVATOR/BACKHOE/FRONT SHOVEL/SURFACE EXTRACTION IMPLEMENTS
6600 PAVING IMPLEMENTS
6700 WORK TOOL
6800 GROUND ENGAGING TOOLS (GET)
6900 COMBINE

7000 MACHINE
7050 FRAME
7100 HITCH
7150 GUARD
7200 SUSPENSION
7250 BODY

Page 7 of 20 12/13/2017
 
7300 OPERATOR STATION
7400 PROTECTION DEVICES, ALARMS & INDICATORS
7450 GAUGES & INDICATORS
7500 MAINTENANCE
7550 COMMON SUBJECTS
7600 MACHINE ELECTRONIC CONTROLS & DATA MANAGEMENT SYSTEMS
7700 SERVICE CLAIM CATEGORIES
7850 GAUGES & INDICATORS (CONTINUATION OF CATEGORY 7450)
7900 SERVICE CLAIM CATEGORIES (CONTINUATION OF CATEGORY 7700)
7950 MISCELLANEOUS
79C0 MINING PRODUCT/DRAGLINE
79D0 MINING PRODUCT/DRILLS
79E0 MINING PRODUCT/ELECTRIC ROPE SHOVELS
79L0 MINING PRODUCT/LONGWALL
79S0 MINING PRODUCT/HIGH WALL MINER
79T0 MINING PRODUCT/ROOM & PILLAR

2000 - 2999 RESERVED FOR EXPANSION

8000 - 8999 RESERVED FOR EXPANSION
9000 - 9999 RESERVED FOR DEALER NON-CATERPILLAR USE

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Page 8 of 20 12/13/2017
 
Example: 1290‐513—S (Unit injector replace with Reman Set (All) is a 
recommended choice. 
1250‐023 (Fuel system repair) is not recommended. 
In the example above, component code 1290 UNIT INJECTOR is part of the sub‐
group 1250 Fuel System. 1250 Fuel System is part of the category 1000 ENGINE. 
1000 ENGINE
1050 AIR INDUCTION & EXHAUST SYSTEM
1100 CYLINDER HEAD ASSEMBLY
1150 FRONT & REAR COVERS
1200 SHORT BLOCK
1250 FUEL SYSTEM
1300 LUBRICATION SYSTEM
1350 ENGINE COOLING SYSTEM
1400 ELECTRIC SYSTEM
1450 STARTING SYSTEM
1500 GASOLINE STARTING/AUXILIARY ENGINE
1550 IGNITION SYSTEM
1600 ELECTRIC DRIVE & CONTROL
1700 FUEL SYSTEM (CONTINUATION OF CATEGORY 1250)
1800 OTHER ENGINE COMPONENTS
1900 ENGINE ELECTRONIC CONTROL SYSTEM

********************************************

1250 FUEL SYSTEM

1251 FUEL INJECTION PUMP
1252 FUEL INJECTION LINES
1253 FUEL INJECTION PUMP HOUSING
1254 FUEL INJECTION VALVE/NOZZLE
1255 FUEL TRANSFER PUMP HOUSING
1256 FUEL TRANSFER PUMP
1257 TORQUE CONTROL/FUEL RACK
1258 FUEL PRIMING PUMP
1259 FUEL SHUTOFF SOLENOID
125H HIGH PRESSURE FUEL PUMP
1260 PRIMARY FUEL FILTER
1261 FUEL FILTER
1262 FUEL FILTER HOUSING/BASE
1263 WATER SEPARATOR
1264 GOVERNOR
1265 GOVERNOR CONTROL LINKAGE
1266 CARBURETOR
1267 LPG CONVERSION
1268 SPEED/HORSEPOWER LIMITER
1269 THROTTLE
126D DUPLEX FUEL FILTER
1270 GAS PRESSURE REGULATOR
1271 LPG VAPORIZER
1272 TIMING ADVANCE
1273 FUEL TANK
1274 FUEL SUPPLY/RETURN LINES
1275 GOVERNOR AIR CONTROL VALVE
1276 DECELERATOR/ACCELERATOR
1277 LINE PRESSURE REGULATOR (B)
1278 FUEL RATIO CONTROL
1279 FUEL TANK VALVE
127A FUEL RAIL
1280 FUEL
1281 FUEL INJECTION PUMP LIFTER
1282 LPG FUELOCK VALVE
1283 LPG CONVERTER/REGULATOR
1284 LPG TANK
1285 LPG LINES/HOSES
1286 GOVERNOR & FUEL INJECTION PUMP
1287 GOVERNOR HOUSING
1288 FUEL PUMP/GOVERNOR DRIVE PUMP DRIVE
1289 HYDRAULIC/HYDRA-MECHANICAL GOVERNOR
1290 UNIT INJECTOR
1292 CAMSHAFT (FUEL SYSTEM)
1293 DUAL FUEL SYSTEM
1294 CHOKE CABLE
1295 AUXILIARY FUEL TRANSFER PUMP
1296 FUEL HEATER
1298 UNIT INJECTOR CONTROL LINKAGE
1299 HYDRAULIC TIMING ADVANCE(SUBSTITUTE WITH CODE 1272) 

Page 9 of 20 12/13/2017
 

HOW TO CHOOSE THE CORRECT SMCS CODE 
1. The work order should contain multiple segments for even a single repair. 
The lowest level part being repaired should be used to determine the 
correct SMCS component code for a simple repair. Work involving multiple 
repairs should be segmented correctly to capture the individual job 
operations. Each segment should have its own SMCS component code to 
the lowest level that makes sense. 
2. Use the SMCS code search feature at servicedata.cat.com to help you 
choose an accurate SMCS code of any type. 
 

 
 

Page 10 of 20 12/13/2017
 

EXAMPLE OF USING SMCS CODES 
 

 
 
 
The Component + Job codes are the minimum SMCS code types required to 
define a Service Repair Option or Job Operation 
 
Follow the format below for repair options and descriptions: 
Component + Job + Modifier + Quantity + Job Location + Work Application + Job 
Condition 

Page 11 of 20 12/13/2017
 

WHY ARE SMCS CODES IMPORTANT? 
 Consistency and Uniformity in Parts, Labor, Miscellaneous Quoting and 
Invoicing 
 Important in determining exact type of repairs for analysis for future 
opportunity with regards to service or in cases of quality issues, in resolving 
them rapidly. 
 Selection of Standard Job within a dealer’s business system. 
 Variance Analysis and Work Order Analysis 
 Supports the before failure repair strategy 
 Promotes Parts Sales Growth 
 Promotes Customer Support Agreement (CSA) development 
 Promotes Customer Satisfaction 
 

 
 
 
 

Page 12 of 20 12/13/2017
 

SMCS EXAMPLES AND RECOMMENDATIONS: 
The Job and Component codes are the minimum SMCS code types required to 
define a Repair Option or Job Operation 
 
High level component codes such as machine 7000 and engine 1000 should only 
be used with certain job codes. High level component codes should not be used 
with generic job operations such as 023 repair, 020 recondition, etc. Examples are 
provided below. 
 

Acceptable Category component code Examples 

 (7000‐070)  Machine Clean 
 (1000‐072)  Engine Paint 
 (7000‐055)  Machine Load/Unload 
 (5050‐016)  Hydraulic System Flush 
Unacceptable Category code examples: 

 (1000‐023) Engine repair 
 (7000‐023) Machine repair 
 (7950‐023) Miscellaneous Repair 
 (7000‐035) Machine Troubleshoot 
The example above is not specific, was the hydraulic system 
being troubleshot? 
(5050‐035) Hydraulic System Troubleshoot would be the more 
appropriate SMCS component and job combination for a 
troubleshooting activity. 
 (5050‐013) Hydraulic System Replace with Dealer Exchange 
The above example is not specific to the component. What 
component was replaced with exchange?  
(5084‐013) Implement Pump Replace with Dealer Exchange 
would be the more appropriate SMCS component and job 
combination 

 (1000‐527) Engine Tighten/Torque 

Page 13 of 20 12/13/2017
 
The above example does not describe the component that was 
needing the action. What specific component on the engine 
needed to be tightened? 
(1120‐527) Valve cover Base Tighten/Torque would be the 
more appropriate SMCS component and job combination. 
 

An engine has a complaint of excess smoke from the exhaust pipe. 
Troubleshooting determines that the turbocharger is leaking oil past the turbine 
shaft seals. You replace the turbocharger cartridge with a Cat Reman part. 
Unacceptable  
(1000‐023) Engine‐Repair 
(7000‐023) Machine‐Repair 
(7950‐023) Miscellaneous‐Repair 
(7000‐035) Machine‐Troubleshoot 
 
Acceptable  
(1000‐035) Engine‐Troubleshoot 
(1053‐513) Turbocharger Cartridge‐Replace With Cat Reman 
Acceptable Job code Examples 
(125H‐513) High Pressure Fuel Pump‐Replace with Reman 
(125H‐014) High Pressure Fuel Pump‐Replace Gasket / Seal 
(1100‐012) Cylinder Head Assembly‐Install 
 (1397‐042) Serpentine Belt‐Inspect & Maintain 
 
Unacceptable Job code examples: 
(125H‐023) High Pressure Fuel Pump‐Repair 
(125H‐‐‐‐‐‐) High Pressure Fuel Pump‐“null” 
(1100‐042) Cylinder Head Assembly‐Inspect & Maintain 
(1397‐020) Serpentine Belt‐Recondition 

Page 14 of 20 12/13/2017
 

MODIFIER CODES 
Modifier codes are available to offer additional detail about work performed, the 
component or component location, level of work, etc. If a machine has duplicate 
components, the modifier code can be used to describe the component location, 
such as front driveshaft, or left final drive.  
Further identifying repairs with a modifier code will increase service 
documentation effectiveness. Having the work order coded with a modifier 
describing the component location allows efficient work order review, without 
the need to look at the notes to determine the component location. Clear work 
order documentation can reduce customer and service personnel confusion. The 
use of a modifier is provided in the example below. 
(4050‐02B‐RR) Final Drive‐Recondition W/Lvl 2 Prts‐Right Rear 
 

Page 15 of 20 12/13/2017
 

REPAIR OPTION STRUCTURE: 
Caterpillar is working towards offering new standard repair options for each 
major component. Below are the standard repair options jobs each major 
component may have when working from the future Service Options Collaborator 
(SOC).  Updates for new Caterpillar standard repair options will be added as 
completed. 

 010  REMOVE & INSTALL 
 014   REPLACE GASKET / SEAL 
 020  RECONDITION 
 007  RECONDITION AFTER FAILURE (quoting only) 
 019  RECONDITN BEFORE FAILURE (quoting only) 
 013    REPLACE WITH DLR EXCHNGE 
 513   REPLACE WITH CAT REMAN 
 511  REPLACE WITH NEW 
 02A   RECONDITION W/ LVL 1 PRTS 
 02B   RECONDITION W/ LVL 2 PRTS 
 02C  RECONDITION W/ LVL 3 PRTS 
 02D  RECONDITN W/CAT CERT RBLD 
 

Page 16 of 20 12/13/2017
 

STANDARD REPAIR OPTIONS BUILD RULES 
 

(010 REMOVE AND INSTALL) 
It is suggested that 010 REMOVE AND INSTALL should not be used as a REPAIR 
OPTION when using a “REPLACE” job such as 013, 513, or 511. Caterpillar is 
working towards including remove and install job parts. 010 Remove and Install 
job operation build rule will be the following:  
 “REMOVE AND INSTALL” Job parts are defined as:  One time use parts that are 
disturbed while removing and installing a component and directly contact the 
component being removed; R&I job parts do not take into consideration the 
removal of other parts/components for access. 
The entire parts group for the R&I parts will be added to the job operation. Only 
the one time use parts will have a 100% replacement percentage. Example 
Turbocharger R&I will contain the oil lines group. Only the O‐rings, seals and 
gaskets will be at 100% replacement; the oil lines themselves will be at 0% 
replacement.” 
 

Page 17 of 20 12/13/2017
 

SMCS Warranty 
 

Use the appropriate specific SMCS job code.  
Example, use 511 REPLACE WITH NEW or 014 REPLACE GASKET / SEAL instead of 
010 REMOVE & INSTALL etc. 
 
Notes: 

 (001 REPAIR FOR WARRANTY) This was developed for Service Letter 
use only. 
 (501 TRG OVERTIME) should not be used, instead use a more specific 
SMCS job code and then explain in the claim story details about why 
the labor exceeded the labor guidelines. 
 (000 COMBINED REPAIR TIME WARRANTY) is only used with On‐Hwy 
Truck engine claims if listed in the TRG document. 
 
  

SMCS Reference 
 

Use only the short SMCS description. The short description has a maximum of 25 
characters. Any database tables that are used with dbs, dbsi (or other ERP 
systems) or Builder G3 may need updating. If the long version has been used in 
the past, it gets truncated and not properly abbreviated. Do not use the long 
description unless your ERP supports the longer field description ‐ up to a 
maximum of 69 characters. 
Follow the format below for repair options and descriptions: 
Component + Job + Modifier + Quantity + Job Location + Work Application + Job 
Condition 
 
 

Page 18 of 20 12/13/2017
 
SMCS CODE RANGES 

SMCS CODE  CATERPILLAR 
TYPE  RANGE  DEALER RANGE 
Component  0000‐8999  9000‐9999 
(4‐position)  A000‐Z999  AAAA‐ZZZZ 
   AAA0‐ZZZ9    
   AA00‐ZZ99    
   A00A‐Z99Z    
   A0AA‐Z9ZZ    
   000A‐999Z    
   00AA‐99ZZ    
   0AAA‐9ZZZ    
   0A00‐9Z99    
   0AA0‐9ZZ9    
   00A0‐99Z9    
 
Job  000‐089  090‐499 
(3‐position)  500‐899  900‐999 
   0AA‐9ZZ    
   AAA‐ZZZ    
   AA0‐ZZ9    
   A00‐Z99    
   0A0‐9Z9    
   00A‐99Z    
 
Modifier  AA‐ZZ  00‐99 
(3‐position)  A0‐Z9  0A‐9Z 
   AAA‐ZZZ  000‐999 
   A00‐Z99  00A‐99Z 
   AA0‐ZZ9    
   0AA‐9ZZ    
   0A0‐9Z9    
 
Quantity  A‐Z  0‐9 
(1‐position)       
 
Job Location  AAA‐ZZZ  000‐999 
(3‐position)  AA0‐ZZ9  00A‐99Z 
   0AA‐9ZZ  A00‐Z99 
   0A0‐9Z9    
 

Page 19 of 20 12/13/2017
 
Work 
Application  0000‐9999  000(space)‐999(space) 
(4‐position)  AAAA‐ZZZZ  AAA(space)‐ZZZ(space) 
   AAA0‐ZZZ9    
   AA00‐ZZ99    
   A000‐Z999    
   A00A‐Z99Z    
   A0AA‐Z9ZZ    
   000A‐999Z    
   00A0‐99Z9    
   0A00‐9Z99    
   00AA‐99ZZ    
   0AAA‐9ZZZ    
   0AA0‐9ZZ9    
        
Job Condition  AAA‐ZZZ  000‐999 
(3‐position)  A00‐Z99  00A‐99Z 
   AA0‐ZZ9    
   0AA‐9ZZ    
   0A0‐9Z9    
 
Cab Type  AA‐ZZ  00‐99 
(2‐position)  A0‐Z9  0A‐9Z 
 
Product Family  00‐49  50‐99 
(2‐position)  A0‐Z9  0A‐9Z 
   AA‐ZZ    
 

  For additional questions please contact abrams_david_b@cat.com , 
baptiste_john@cat.com 

Page 20 of 20 12/13/2017