LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INFORME: LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Aprendiz: ERBIN LOZANO TERREROS

Tutor: ELIANA MAYID TAFUR SUAREZ

Fecha: San Francisco de Quibdó - Choco

10 de Mayo del año 2019

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CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE ARCHIVOS EN LAS
EMPRESAS

La Ley 594 de 2000, expresa que la importancia de los archivos radica en que “Los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas
en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional”.

La Ley 594 de 2000 de igual forma define archivo como el “Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También
se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura”. Dado lo anterior, podemos resumir el
concepto de archivo como el conjunto de documentos que produce una empresa en el
desarrollo de sus actividades, representan su memoria y es de vital importancia para su
buen funcionamiento y supervivencia.

La importancia del archivo radica en que es clave para la conservación de los

documentos de la empresa, estos documentos deben ser debidamente clasificados y
ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones acertadas.

CARACTERISTICAS DE UN ARCHIVO

o Simple o Accesible
o Guardado en forma técnica o Acorde a las necesidades
o comprensible

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 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del
manejo del archivo encuentre la información que busca en el menor tiempo posible, para
esto es necesario clasificar los documentos de manera lógica, teniendo en cuenta los
criterios o características existentes dentro de la empresa.

Hay que tener en cuenta que no todos los documentos son para conservar, por lo anterior
debe tenerse en cuenta los sistemas de organización y la logística de la empresa.

Para clasificas, se debe tener en cuenta:

Según la Frecuencia de Consulta

Archivo activo: Es aquel que se consulta frecuentemente

Archivo semi-activo: Estos se mantienen durante cierto periodo de tiempo y luego se

decide se traslada o no al archivo inactivo
.
Archivo inactivo: Ya no se consultan o se consultan esporádicamente. Después de este
archivo algunos documentos pueden pasar a destrucción definitiva.

Según lo que se Desea Almacenar

Archivo horizontal: Estos documentos se colocan uno sobre otro.

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Archivo vertical: Un ejemplo son las carpetas colgantes, que van detrás de la otra.

Archivo lateral: Estos se colocan de forma lateral, con el fin de ver su texto descriptivo
de aquello que contiene.

Según Su Ubicación

Archivo descentralizado – Toda documentación se guarda en distintas ubicaciones,

definiéndose distintos sistemas de clasificación por ubicación.

Archivo centralizado – La documentación se guarda en una misma ubicación, puede

ser la mima empresa o en otro lugar.

Según el Grado de Privacidad

Archivos Personales -

Archivos Departamentales –

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Archivos Generales -

ORDENACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Una vez clasificados los documentos es necesario ordenarlos según las características.
Para César Martín (2009) los ordena de la siguiente manera:

Ordenación Cronológica

Se basa en el elemento más estable de un documento, la fecha, y se concreta en la

secuencia año, mes y día. Por ejemplo: Expedientes de reuniones de Consejo de
Gobierno: año, mes y día

Ordenación Alfabética

Toma como elemento de ordenación una palabra que nos servirá para colocar los
expedientes en el lugar que les corresponda en un orden alfabético. Según el tipo de
palabra que ordenemos, tendremos estos tipos de ordenaciones alfabéticas

Onomástico

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas

por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo,
las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos.
Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y
facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer
apellido, segundo apellido y el nombre al final.

Toponímico (o alfabético-geográfico)

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Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de
ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el
barrio, etc.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de
conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta
el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.

Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.

Por ejemplo: Estadísticas, Informes, Informes a organismos de control, Informes de
gestión,
Informes estadísticos, Órdenes de Pago.

La Ordenación Numérica o Correlativa

Responde normalmente al mantenimiento de la numeración asignada a los documentos

y a los expedientes en el momento del inicio del trámite por parte de la oficina de registro
de documentos.

Ordenación Sistemática

Toma como elemento ordenador un código de un cuadro de clasificación preestablecido.

Este sistema suele combinarse con alguno de los otros sistemas o con varios de ellos.

PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS

Archivos Públicos
Según el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 7 de 1994, los archivos son “Parte
fundamental para la gestión gubernamental, son necesarios para el funcionamiento del
estado y son potencialmente parte del Patrimonio Documental de la Nación. Por lo

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anterior, los funcionarios públicos son responsables de su manejo disciplinaria,
administrativa, civil y penalmente, además de ser responsables de conservarlos,
organizarlos de acuerdo a las normas”. La Ley 594 de 2000 en su título IV “Administración
de Archivos” es clara al decir que cada administración pública es responsable de dotar a
los archivos con espacios e instalaciones acordes a los parámetros establecidos y así
garantizar la protección y conservación de la información.

Archivos Privados

El Acuerdo 7 de 1994 en su artículo 19 dice: “Cada entidad establecerá un Comité de

Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo
asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo
y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.
Este artículo aplica tanto para empresas públicas como privadas.

El Comité de Archivo es importante para las decisiones que en materia administrativa y

operativa de los documentos que recibe y genera una empresa. Debe establecer la
simplificación del papeleo inútil y la duplicidad y conservación de documentos
innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos
que favorecen a la empresa. La función principal de Comité es asesorar y recomendar
pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización
coordinada de los documentos que produce la empresa.

Gestión De Documentos Electrónicos De Archivo

La Ley 527 de 1999 en su artículo 2° define como documento electrónico: “La información
generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos
o similares”. El Acuerdo 60 de 2001del Archivo General de la Nación define documento
electrónico como: “Registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo

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vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos ”.
El Ministerio de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y en el
marco de la iniciativa Cero Papel y establece que el país cada entidad es responsable
de establecer y documentar las políticas de gestión documental en el Programa de
Gestión Documental–PGD.
En estas políticas se definirá el modelo de gestión, las características del sistema, las
funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las políticas y la
normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de gestión de
documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización y
correcta gestión y preservación de los documentos electrónicos de archivo durante los
plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD.
Otros requisitos, tales como almacenamiento migración, seguridad de la información,
interoperabilidad, arquitecturas de tecnologías de información, entre otros, deberán ser
asumidos por las personas a cargo de la tecnología en las entidades y articuladas con la
política y lineamientos que para el efecto expida el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones

Para finalizar con la información plasmada referente a la importancia de la conservación,

de los archivos a nivel general es muy importante ya que se hace necesario para avanzar
y evolucionar en nuestros negocios, al igual que tener el control de todo lo que esta
empresa pueda generar o no con el fin de mantener siempre presente los principios
enmarcados en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, donde se hace énfasis en los
más importante sé que debe tener en cuenta para poder ejercer en una empresa estos
principios y estar a la vanguardia y fortalecimiento constante para salir adelante,
cuidando nuestro medio ambiente y generando alternativas dentro de nuestra empresa
para tratar de manejar la información de manera digital, o plataformas de seguimiento
documental y evitar con ello la impresión y gasto de hojas de papel, sino se haría el
seguimiento y trazabilidad y archivo desde una plataforma.

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Bibliografías:

https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos_de_Colombia
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/2015/04/18/concepto-del-
consejo-de-estado-sobre-aplicacion-ley-594-del-2000/
https://sites.google.com/site/formacionescuelatic/modulo1/sesion2/caracteristicas
https://concepto.de/archivo-informatico/
https://www.clasificacionde.org/clasificacion-de-documentos/
https://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@archivo/documents/documento/resumenclasificacion.pd
f
https://www.contenidoweb.info/clasificacion-de-documentos
https://www.ecured.cu/Clasificación_de_documentos
https://prezi.com/jrnngzbbzxtn/clasificacion-de-documentos/