Análisis de un proceso de compra

Publicado por PA U LWE LL el 6 A GO S TO , 2011

Los mercadólogos tienen que identificar quién toma la decisión de compra, el
tipo de decisión de que se trata y las etapas o pasos en el proceso de decisión de
compra. Y cuando nos referimos a mercadólogos quizás a usted también le pase,
que se imagina una gran empresa donde existe un departamento específico que se
dedica a las acciones de marketing.
Sin embargo, de ahora en más cuando nos referimos a mercadólogos, y teniendo
en cuenta que este magazine se dirige especialmente a pequeñas y medianas
empresas deberemos asociar esa figura con quien desempeña ese papel en nuestro
negocio. Incluso en una empresa chica hay una persona que se dedica de la parte
comercial, muchas de las veces incluso el dueño. Otro aspecto a tener en cuenta
es que generalmente cuando se habla de una compra/venta se asocia esta acción
con la comercialización de un producto, y creemos que si vendemos un servicio
este análisis no puede ser hecho. Quizás la respuesta más simple a esto es que
existe una filosofía cada vez más aceptada de que no se venden productos sino
servicios, día a día se vuelve más fácil que una empresa consiga copiar
exactamente el producto de su competencia, por lo tanto la diferencia más
significativa se puede conseguir con el servicio. Por lo tanto, si usted presta un
servicio, este artículo también es para usted.

FUNCIONES DE COMPRA
Es posible distinguir cinco funciones que podría desempeñar la gente en una
decisión de compra:
. Iniciador. Una persona que sugiere la idea de adquirir el producto o servicio
específico.
. Influyente. Una persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso
en la decisión final.
. El que decide. Una persona que determina alguna parte de la decisión de
compra.
. Comprador. La persona que hace la compra.
. Usuario. Una persona que consume o usa el producto.
Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en
el diseño del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se
asigna al presupuesto de promoción.

TIPOS DE CONDUCTA DE COMPRA

El proceso de toma de decisiones del consumidor varía según el tipo de decisión
de compra. Entre más complejas y costosas son las decisiones, tienden a requerir
más deliberación del consumidor y más participantes en la compra.

Alto compromiso Bajo compromiso

Diferencias
Conducta compleja de Conducta de compra
significativas entre
compras que busca la variación
marcas

Conducta de compra
Pocas diferencias Conducta de compra
que reduce la
entre marcas habitual
disonancia
1. Conducta de compra compleja: los consumidores pasan por una conducta de
compra compleja cuando están muy involucrados en la adquisición y tienen
conciencia de que existen diferencias de importancia entre las marcas, y se ven
muy involucrados en la compra cuando ésta es costosa, arriesgada y muy
autoexpresiva. En general, el consumidor no tiene una gran conocimiento de la
categoría del producto y debe aprender mucho al respecto. Este comprador pasará
por un proceso de aprendizaje cognoscitivo que se caracteriza, en primer lugar,
por el desarrollo de creencias sobre el producto, después por actitudes y, por
último, por hacer una elección cuidadosa de compra. El mercadólogo necesita
desarrollar estrategias que ayuden al consumidor en el aprendizaje acerca de los
atributos y clase de producto, la importancia relativa de estos atributos y la
permanencia de su marca en los atributos de más importancia. El mercadólogo
debe diferenciar las características de su marca.

2. Conducta de compra que reduce la disconformidad: a veces el consumidor

participa mucho en una compra, pero no observa diferencias entre marcas. La
participación intensa se basa en el hecho de que la compra le resulta costosa,
poco frecuente y riesgosa. En este caso, el comprador realizará compras en
distintos lugares para enterarse de qué está disponible, no obstante, comprará con
rapidez porque las diferencias entre marcas no son notorias. Sobre todo, el
comprador responderá ante un precio favorable o comprará por conveniencia.
Después de la compra, es posible que el consumidor perciba cierta
disconformidad, la cual se genera como consecuencia de observar ciertas
características poco favorables, o bien de escuchar opiniones favorables en
relación a otras marcas. En este caso, la comunicación de mercadotecnia tiene
que orientarse a proporcionar creencias y evaluaciones que ayuden al consumidor
a sentirse bien cerca de su elección de marca.
3. Conducta de compra habitual: muchos productos son adquiridos en
condiciones de poca participación del consumidor y ausencia de diferencias de
marca importantes. Existe considerable evidencia de que los consumidores están
poco involucrados en la compra de la mayor parte de los productos de bajo costo
y que se adquieren con frecuencia. En estos casos, la conducta del consumidor no
pasa por la secuencia normal creencia – actitud – conducta. Los consumidores no
buscan exhaustivamente información sobre las marcas, ni evalúan sus
características o toma una decisión de peso sobre cuál adquirir. Son, por lo
contrario, receptores pasivos de información cuando ven anuncios por televisión
o impresos. La repetición de los anuncios da lugar a la familiaridad con la marca,
más que convicción por la marca. Los consumidores no forman una actitud hacia
una marca, sino que la relacionan porque les resulta familiar. Después de la
compra, es posible que ni siquiera la evalúen, debido a que no están involucrados
con el producto. Entonces, el proceso de compra es: creencias de marca formadas
por aprendizaje pasivo, seguidas por conducta de compra a la que puede seguir o
no una evaluación. Los mercadólogos de productos de baja participación con
pocas diferencias de marca encuentran que es efectivo utilizar promociones de
precio y ventas como incentivo para la prueba del producto, ya que los
compradores no están muy comprometidos con ninguna marca. Deben observarse
varios aspectos: el texto del anuncio debe hacer énfasis en sólo algunos puntos
clave, son importantes los símbolos visuales e imágenes, la planeación de la
publicidad debe basarse en la teoría clásica del condicionamiento, en la cual el
comprador aprenda a identificar un producto determinado mediante un símbolo
que lo acompaña en forma repetitiva. Los mercadólogos pueden tratar de
convertir el producto de baja participación en uno de más alta participación. Esto
puede lograrse vinculando el producto a algún concepto de involucramiento.

4. Conducta de compra de búsqueda de variedad: algunas situaciones de compra

se caracterizan porque hay poco involucramiento del consumidor, pero
diferencias importantes de marca. Con frecuencia se observa que los
consumidores hacen muchos cambios de marca. La estrategia de mercadotecnia
para el líder del mercado en esta categoría de productos es diferente a la de las
marcas menores. El líder en el mercado tratará de estimular la conducta de
compra habitual mediante el dominio de espacio en los anaqueles, evitando que
se agoten las existencias y auspiciando una publicidad que se recuerde con
frecuencia.

INVESTIGACIÓN DEL PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA

Los consumidores pueden segmentarse en términos de estilos de compra y
pueden dirigirse diferentes estrategias de mercadotecnia a cada segmento.
Para conocer las etapas comunes del proceso de compra, los mercadólogos
pueden hacer una introspección sobre el probable comportamiento propio
(método introspectivo), aunque esto tiene una utilidad limitada. Pueden
entrevistar a un pequeño número de compradores recientes, pidiéndoles que
recuerden los hechos que los condujeron a la adquisición del producto (método
retrospectivo). Pueden buscar algunos consumidores que planean comprar el
producto y pedirles que señalen en voz alta su proceso de compra (método
prospectivo). O bien, pueden solicitar a los consumidores que describan la forma
ideal de comprar el producto (método prescriptivo).

ETAPAS DEL PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA

El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí y tiene
consecuencias mucho después que se ha realizado la compra.
Reconocimiento de la necesidad: el proceso de compra comienza cuando el
comprador reconoce un problema o necesidad. La necesidad puede ser accionada
por estímulos internos o externos.
Si recaba información de varios consumidores, el mercadólogo puede identificar
los estímulos más frecuentes que generan interés por determinada clase de
producto.
Búsqueda de información: un consumidor complacido manifestará propensión a
buscar más información. El estado de búsqueda moderada se denomina atención
acrecentada. Una búsqueda de información activa consiste en buscar material y
emprender otras actividades de investigación para conocer más. El entusiasmo
con que se emprenda la búsqueda depende de la intensidad del impulso, de la
información inicial con que se cuenta, de la facilidad para obtener información
adicional, del valor que se le conceda y de la satisfacción que se obtenga de ella.
Por lo regular, la búsqueda por parte del consumidor se incrementa según vaya el
consumidor de las situaciones de solución limitada del problema a solución
extensiva del problema.
Para el mercadólogo resultan de interés las principales fuentes de información a
las que recurrirá el consumidor y la influencia que cada una tendrá en la
subsecuente decisión de compra. Las fuentes de información del consumidor
comprenden cuatro grupos:
. Fuentes personales: familia, amistades, vecinos, conocidos.
. Fuentes comerciales: publicidad, vendedores, distribuidores, empaques,
exhibidores.
. Fuentes públicas: medios masivos, organizaciones de clasificación de
consumidores.
. Fuentes experimentales: manejo, análisis, empleo del producto.
La cantidad e influencia relativa de estas fuentes de información, varía según la
categoría de producto y las características del consumidor. Cada fuente de
información desempeña una función algo diferente para influir en la decisión de
compra. La información comercial, por lo general, cumple una función
informativa, y las fuentes personales, una función de legitimación y/o evaluación.
A través de recabar información, el consumidor conoce las marcas que existen en
el mercado y sus características. El conjunto total de marcas disponibles es
llamado grupo de conocimiento. Algunas de estas marcas satisfarán los criterios
iniciales de compra e integrarán el grupo de consideración. Conforme se reúne
más información, sólo algunas marcas permanecerán como alternativas
importantes y formarán el grupo de alternativas.
Por tanto, una empresa debe “estrategizar” para que su marca forme parte del
grupo de prospectos conocidos, del de consideración y del de alternativas.
En lo que se refiere a fuentes de información del consumidor, el mercadólogo
debe identificarlas con cuidado y evaluar su importancia relativa.
Evaluación de alternativas: no existe un proceso único de evaluación que utilicen
todos los consumidores, o ni siquiera un consumidor en todas las situaciones de
compra. Existen varios procesos de evaluación de la decisión. Los modelos que
más se utilizan en el proceso de evaluación por parte del consumidor, están
orientados en forma cognoscitiva, o sea que ven al consumidor formándose
juicios de producto, primordialmente sobre bases conscientes y racionales.
Los atributos que resultan interesantes para los consumidores varían dependiendo
del producto.
Los consumidores difieren en cuanto a los atributos de un producto que
consideran relevantes o sobresalientes. Pondrán más atención en aquellos que les
darán los beneficios que buscan. Con frecuencia, el mercado para un producto
puede segmentarse de acuerdo con los atributos sobresalientes para diversos
grupos de consumidores.
A los mercadólogos debe preocuparles más la importancia de los atributos que el
que sobresalgan. Deben medir los pesos de importancia que los consumidores
adjudican a los diferentes atributos.
Las creencias relativas a la marca constituyen la imagen de marca. Las creencias
del consumidor en relación a la marca pueden variar en función de sus
experiencias y el efecto de la percepción selectiva, la distorsión selectiva y la
retención selectiva.
Se presume que el consumidor tiene una función utilitaria para cada atributo.
Esta función describe la forma en que el consumidor espera que la satisfacción
proporcionada por el producto varíe con los diferentes niveles de cada atributo.
El consumidor llega a las actitudes (como juicio o preferencias) hacia las marcas
alternativas, a través de algún procedimiento de evaluación.
El modelo de valores de expectativas es uno de los diversos modelos posibles
para describir la forma en que los consumidores evalúan las alternativas.
Un fabricante puede hacer varias cosas para influir en las decisiones del
consumidor:
· Modificar el producto.
· Alterar las creencias sobre la marca.
· Alterar las creencias acerca de las marcas de la competencia.
· Alterar los puntos de importancia.
· Llamar la atención sobre características inadvertidas.
· Cambiar los ideales del consumidor.
Decisión de compra: pueden intervenir dos factores entre la intención de compra
y la decisión de compra:
1. La actitud de otros: la medida en que la actitud de otra persona reduce la
alternativa preferida de alguien, depende de dos cosas: la intensidad de la actitud
negativa de la otra persona hacia la alternativa que prefiere el consumidor y la
motivación del consumidor para dar gusto a los deseos de la otra persona.
2. Factores situacionales no previstos: el consumidor forma una intención de
compra basándose en factores como el ingreso familiar esperado, el precio
esperado y los beneficios que espera obtener del producto. Cuando el consumidor
está a punto de actuar, pueden brotar factores situacionales no previstos que
modifiquen la intención de compra.
La decisión del consumidor de modificar, posponer o evitar una decisión de
compra está muy influenciada por el riesgo percibido. La magnitud del riesgo
percibido varía según la cantidad de dinero en juego, el grado de incertidumbre
respecto a las características y el nivel de confianza en sí mismo del consumidor.
El mercadólogo debe entender los factores que generan sensación de riesgo en
los consumidores, y proporcionales la información y el apoyo que reduzcan el
riesgo percibido.

Introducción
Trataremos de que este material sea lo más objetivo y directo posible y llegue desde los primeros momentos a los interesados en el
tema que nos ocupa, Las Compras.
Las compras, son en general, una actividad que se realiza en todas las esferas de la vida de los hombres y las mujeres, e
independiente donde se desarrollen, se comportan con rasgos de motivación y ejecución muy similares.
Imaginen que para vivir hay que comer, vestirse, beber, pasear, fiestar, trabajar, producir, además es necesario adquirir todos
los servicios que acompañan la vida moderna, pero todas van a satisfacer un deseo y cubrir una necesidad determinada por lo que
se hace necesario comprar bienes y servicios que garanticen nuestras vidas y nuestras instituciones productivas y/o de servicios,
estatales y particulares.
Las formas de comprar son disímiles y se ha ido desarrollando aparejado al desarrollo de la sociedad y el desarrollo científico
técnico y ha transitado desde el trueque hasta la compra por Internet de forma electrónica, pero todas ellas
tienen objetivos comunes y formas de ejecución comunes, las cuales trataremos de explicar y hacer énfasis en las compras
empresariales y las formas de evaluar su efectividad y los elementos para hacer más eficaz su ejecución y su análisis.
En el momento actual la palabra Logística ha cambiado su esencia y ha evolucionado teniendo gran impacto en las compras, pues
el análisis integral de los procesos de producción o servicio y la adquisición, en el momento oportuno y al precio oportuno, de
los materiales necesarios para satisfacer una demanda existente que generará valores para continuar, de forma cíclica, el proceso.
La necesidad de compra es generada, como habíamos dicho, para satisfacer una necesidad que generara en el futuro o una
satisfacción personal, un producto nuevo, un servicio nuevo o simplemente el orgullo de haber comprado algo.
Previo a la compra se hacen distintas evaluaciones como: que comprar, a quien comprar, a que precio comprar y para cuando lo
necesito.
 Pongamos un ejemplo hogareño. Usted va a invitar a una persona a almorzar, lo primero que debe hacer es evaluar a la persona y
conocer sus gustos y preferencias, con tiempo suficiente debe salir de compras con tiempo suficiente para poder aliñar las carnes,
preparar los frijoles, los dulces, enfriar la cerveza preparar la comida y preparar la mesa, vestirse adecuadamente para cuando el
invitado llegue todo este como usted mismo previó y dar una buena imagen y satisfacer al invitado.
En este artículo trataremos de traspolar este ejemplo cotidiano de cualquier ciudadano, independientemente del país de origen, a la
vida empresarial en aras de crear los mecanismos necesarios (propuestos) para hacer de esta actividad una actividad amena,
creativa y eficiente en el ámbito de los negocios ya que, estarán de acuerdo con migo, que todo en la vida es un negocio.
Capitulo 1.

¿Por qué y cuándo se genera una necesidad de compra?

Cualquiera diría que es una pregunta absurda, pues crean que no.
La respuesta puede ser: cuando se necesite comprar algo o cuando no queda mas remedio que comprar algo para hacer algo que
se debió haber previsto mucho antes y es ahí donde está el gran problema. ¿Cuando se sale a compra?.
Pues bien, a partir de esta respuesta, la gestión de compra será más o menos eficiente en aras de satisfacer la necesidad creada.
Las necesidades de compra hay que, ante todo, saber generarlas en tiempo y forma. Ellas dependen de muchos factores. Para ello
se deben conocer los planes de producción o de comercialización con el objetivo de determinar los periodos de compra que no es
mas que el tiempo necesario para efectuar la compra.
Primeramente se debe trazar la política de compra de la entidad, en la cual se plasman las principales directivas y estrategias para
efectuar las compras acorde a las necesidades de la empresa. A partir de estas definiciones estratégicas en cada licitación o
búsqueda de productos, se deben definir muy bien las características técnicas de cada uno de ellos y los principales objetivos a
lograr en cada negociación y para ello, lo más conveniente es crear las bases oficiales para una de las licitaciones a efectuar.
Las bases de cada licitación deben incluir las condiciones comerciales y financieras a obtener de parte de los suministradores y que
responderán a las necesidades reales de la empresa.
Una vez definida las cuestiones anteriormente planteadas, los compradores buscan en el mercado local o exterior los
suministradores de los productos a contratar mediante consultas con empresas de comercio exterior conocidas y por medio de
Internet.
Es en este momento cuando comienzan los problemas y dificultades ya que con ubicar el producto y el suministrador no es
suficiente.
Estudiar a los suministradores, su solvencia economica, el respaldo de fábricas, los aseguramientos para posibles roturas y
reparaciones, la transferencia de know how o de cursos de adiestramiento en caso necesario y las garantías entre otras, son
factores que garantizarán la eficiencia en las compras. Por estas razones cada suministrador debe ser estudiado con anterioridad a
la compra y para ello, a cada suministrador se le solicita, a través de la ficha del suministrador toda la información necesaria que nos
brinden la posibilidad de poder realizar una radiografía de la empresa suministradora.
Esta ficha recogerá el listado de sus principales directivos con sus firmas, cargos y facultades, es necesario solicitar además, avales
bancarios, volúmenes de operaciones en los últimos tres años, capital de la empresa, principales clientes, documentos legales
certificados de la empresa en cuestión y de sus ejecutivos debidamente acreditados y certificados jurídicamente.
A partir de esta ficha podemos formarnos un criterio de la empresa con la cual estamos pensando establecer relaciones
comerciales.
Ya conocemos a los posibles suministradores, las características del producto, la política de compra de la empresa, las condiciones
comerciales a alcanzar. Es el momento de salir a licitar lo que necesitamos.
Por otro lado tenemos identificado el producto a comprar y sus especificaciones técnicas.
Otra cuestión de suma importancia es definir ¿cuándo comprar?. Aquí la cuestión es bien difícil cuando no se tienen estadísticas,
por lo que comenzamos a adentrarnos en la vida interna de las empresas y sus procesos.

El Proceso de compra
El proceso de compra se extiende desde que surge la necesidad de comprar hasta que ese algo es comprado, puesto en manos de
quien lo necesita y se paga por la compra realizada. O sea, se debe garantizar la adquisición de la materia prima necesaria para
producir el producto comprometido en el tiempo necesario y así lograr cumplir con los plazos de entrega y con la calidad necesaria.
Por esta razón hay que estudiar los periodos de reaprovisionamiento necesarios que garanticen la producción en el tiempo.
Para ello definamos algunos parámetros temporales de vital importancia en el estudio de los periodos de reaprovisionamiento y la
eficiencia y eficacia de las compras.
 Tiempo de reaprovisionamiento: Es el tiempo necesario para efectuar la compra de materia prima que garantiza una
producción ininterrumpida cubriendo, así los compromisos de entrega de producción terminada.
Esta magnitud está compuesta por varios tiempos, los cuales trataremos de definir:
 1. Tiempo de producción del producto por el suministrador de la materia prima.
 2. Tiempo de licitación, negociación y contratación.
 3. Tiempo de trámites los pagos que cubren el contrato.
 4. Tiempo de fabricación(si son productos a fabricar)
 5. Tiempo de embarque y travesía ( en caso de ser importado)
 6. Tiempo de importación y nacionalización,
 7. Tiempo de transportación hasta los almacenes del cliente final.
 8. Tiempo de fabricación
 9. Tiempo de venta.
Tc= Ti. i=2 具 (1)
 Conociendo el tiempo que demora la gestión de compra debemos determinar de igual forma el volumen de compra Vc, ya que esta
cifra está directamente relacionada con el tiempo de gestión para materializar una compra y con los índices de consumo diarios y la
capacidad máxima de producción.
También hay que tener en cuenta el cálculo de un stock mínimo a mantener en los almacenes para cubrir cualquier eventualidad o
retraso en el proceso de compra u otra causa vinculada con la producción, por lo que, el volumen de compra se calcula de la
siguiente forma:

El cálculo del Stock mínimo varia en dependencia del índice de consumo diario y los días a cubrir para garantizar la producción ante
cualquier inconveniente en el proceso de compra y no se detenga la producción y por ende la entrega de los productos a los clientes
finales. Debemos también tener en cuenta la capacidad de almacenaje, los costos de almacenaje y el periodo de vida útil de cada
producto a comprar.
Las causas que pueden provocar una demora en el proceso de compra son muy disímiles y dependen en gran medida del país en
que se genere la compra y la ubicación geográfica de los suministradores, de cuestiones financieras y climatológicas entre otras, por
lo que no trataremos de enumerarlas en este articulo.
Para determinar el volumen de compra utilizaremos el siguiente método utilizado para una empresa productiva con resultados
positivos.
En este mundo productivo las necesidades de compra surgen de conjunto con la necesidad de producir solo que las primeras hay
que efectuarlas antes de la producción por lo que el proceso de compra es necesario planificarlo con tiempo suficiente para que al
comienzo de la producción se cuenten con las materias primas e insumos necesarios para ello.
Otro factor importante es calcular el lote a comprar ya que aquí intervienen muchas variables, destacadas anteriormente y que al
final, repercuten en el costo del producto.
Un elemento importante para garantizar lo anterior es saber cuándo hay que salir a comprar y cuanto comprar para garantizar un
periodo de productivo determinado. Aquí juega un papel importante la interrelación entre los distintos departamentos y/o
la dirección de logística para determinar las normas de consumo de cada producto a producir así como las capacidades productivas
de la industria en cuestión.
Explicaremos como debe estar organizado el proceso de compra para que sea eficiente, siempre partiendo de que se cuenta con el
dinero suficiente para adquirir lo que se necesita.
 Producción del Producto
En la producción de X se utilizan tres materias primas principales (A, B, C) para que el producto esté listo para la venta.
 Se determinan las normas de consumo de X, que no es más que las cantidades de A, B y C que integran el producto X.
Tabla 1.
Norma de consumo por unidad
Materia Prima Unidad de medida
de producto final
A Kg 0.20
B L 5.00
C U 1.20
 La capacidad productiva diaria es de 1000 unidades. Es importante hacer los cálculos para la capacidad máxima de
producción de la fabrica con el objetivo prever contar con la materia prima necesaria para la máxima producción del día.
Esto significa que para producir 180 días a la capacidad máxima de la fábrica es necesario adquirir las materias primas calculadas
de la siguiente forma;
K = Norma de consumo * capacidad productiva diaria * cantidad de días a producir. (3)
KA = 0.20*1000*180 = 36,000 Kg.
Calculando apara el caso que nos ocupa tenemos;
Tabla 2.
Norma de consumo por unidad Consumo para
Producto Unidad de medida
de producto final 180 días
A Kg 0.20 36,000.00
B l 5.00 900,000.00
C u 1.20 216,000.00
Como se observa ya definimos lo que se necesita comprar para garantizar la producción.
Ahora tenemos que definir el número de días que se necesita para poner las materias primas en el almacén listas para ser utilizadas
en la producción. Este valor TC se define en la formula (1). Este valor se irá
optimizando con el transcurso del tiempo y el aumento del conocimiento del mercado y de los suministradores. Por esta razón
definamos que la mercancía viene en contenedores y el tiempo desde que surge la necesidad de compra hasta que se entrega en el
almacén es de 30 días.
TC = 30 días.
La primera compra se efectúa automáticamente en el proceso de inversión y generalmente se adquiere un stock de puesta en
marcha que garantiza la producción de los primeros 180 días. Por esta razón partamos con el supuesto que contamos con la
materia prima necesaria para la producción de 180 días, por lo que se hace necesarios conocer cuando es necesario salir a comprar
el próximo lote, para que la producción no se interrumpa por déficit de materia prima.
A partir de lo planteado es necesario fijar el punto que se necesita generar la necesidad de compra para que en sea suficiente para
realizar la compra en tiempo. Definimos que se necesitan 30 días apara comprar, este periodo de tiempo lo denominamos como
Fecha para generar pedido de Compra KC.. Esto significa que es necesario reservar un stock en almacén para producir durante los
30 días que se necesitan para efectuar la compra. Este tiempo puede estar afectado por determinados inconveniente ajenos a
nuestra voluntad por lo que se necesita adicionar a este periodo de compra un número de días de seguridad, que aseguren la
producción en caso necesario. En realidad lo que definimos con estos días es un stock de seguridad calculado por la formula (1).
Definimos este periodo como periodo de seguridad de compras y la cantidad de materia prima para garantizar la producción de
estos días se define como Stock de seguridad (KS). Definamos que el tiempo de seguridad es será de 15 días.
Por lo antes expuesto y utilizando la ecuación (3) decimos que:
KA = KC + KS (4)
Para el Producto A tenemos: KA= (30+15)*(0.20 *1000)= 9,000 Kg.
Esto significa que los especialistas en Logística, de Compra y de Producción cuando el stock en almacén alcance la cifra de 9,000
Kg es necesario generar la necesidad de compras y comenzar el proceso de compra del producto A.(Grafica 1).

Grafica 1
Este análisis ha sido automatizado en una tabla Excel donde con la actualización del stock en almacén nos dice cuando generar la
necesidad de compra, cuanto comprar y el costo estimado de la compra.
Expliquemos las posibilidades reales de la siguiente propuesta:
La tabla está compuesta de diferentes columnas las cuales describiremos para que se comprenda la interrelación y los parámetros
que se han tenido en cuenta para los cálculos que se presentaran a modo de ejemplificar la propuesta. Siempre partiremos de los
ya definidos anteriormente. Ver tablas 3, 4 y 5
Código: Todo producto debe tener un código que lo defina tanto para el fabricante, el suministrador, el o los compradores. Este
código apara los productores debe ser único.
Producto: Nombre del producto.
Norma de consumo. Es la cantidad mínima necesaria de esta materia prima o insumo utilizado en la fabricación de una unidad del
nuevo producto.
Capacidad de producción diaria: Es la cantidad de productos que la fabrica puede producir en un día.
Máximo consumo diario: Es el resultado de la multiplicación de la norma de consumo por la capacidad de producción diaria.
Define la máxima cantidad de materia prima a utilizar en un dia.
Unidad de medida. Unidad de medida de cada materia prima.
Existencia en Almacén. Es la cantidad de materia prima en almacén.
Respaldo en días. Es el resultado de la división del Stock en almacén entre el máximo consumo diario. No es más que la cantidad
de días en que la fabrica puede producir con la materia prima que se encuentra en los almacenes.
Tiempo de reaprovisionamiento. Es, como ya habíamos definido, el tiempo necesario para efectuar una compra. El tiempo que
transcurre en que surge la necesidad de compra hasta que la materia prima llega al almacén y se encuentra lista para ser empleada
en la producción.
Stock mínimo. Es la cantidad de productos mínimo a tener en el almacén [para garantizar la producción durante el tiempo de
reaprovisionamiento y se calcula multiplicando el número de días de reaprovisionamiento por Máximo consumo diario.
Definir compra. Es una ecuación lógica que define si a partir de las cantidades en el almacén y del stock mínimo de cada producto,
es necesario salir a comprar o si por el momento es suficiente la existencia en almacén.
"SI (Existencia en almacén<=Stock mínimo; entonces hay que comprar; en caso contrario hay existencia en almacén)"
 Tiempo de respaldo. Es el tiempo que se debe garantizar la producción con los productos a comprar teniendo en cuenta las
existencias en almacén.
Cantidad a comprar. Cantidad necesaria a comprar que garanticen la producción durante el tiempo a respaldar. Si la columna de
definición de compra se define que hay existencia en el stock, entonces la cantidad a comprar es "0".
Precio Unitario. Precio promedio o de referencia de la materia prima a comprar.
Valor de compra. Es el valor a comprar de cada materia prima.
La tabla calcula la suma total a comprar en cada momento ya que suma todos los valores y de esta forma se define el monto
necesario a comprar para garantizar la producción en el tiempo definido.
Para que se pueda apreciar el trabajo de la tabla propuesta presentaremos la misma en tres momentos diferentes.

Preparación de una compra

Analizada la necesidad de compra y sus volúmenes pasamos a preparar el proceso de compra.
Los productos a comprar tienen que estar bien definidos en cuanto a nombre, códigos(si el fabricante es conocido), cantidades,
características técnicas, precios de mercado, unidades de medidas, forma de embase y embalaje. De igual forma se prepara un
listado con los posibles suministradores a los que previamente se les solicita la ficha de suministrador antes mencionada.
Con todos estos datos se confeccionan las bases de la licitación (esto es para compras grandes y donde participan varios
suministradores). En estas bases tienen que estar bien claro lo siguiente:
 1. ¿Qué comprar? Incluye las características técnicas bien claras y detalladas.
 2. ¿Cuánto Comprar?
 3. Plazos de entrega.
 4. Formas de pago deseadas.
 5. Formas de embalaje.
 6. Garantías necesarias. En caso que lo requiera, respaldo técnico y suministro de know how y documentación técnica
necesaria para la utilización.
 7. Fechas de vencimientos requeridos (en caso de productos perecederos).
 8. Fecha de cierre de la licitación.
 9. Características de la licitación.
Las solicitudes de cotización o licitaciones realizadas se deben enviar a cada posible suministrador de forma directa y
personalizada. Existen Licitaciones, principalmente, las gubernamentales y las efectuadas por instituciones internacionales que se
anuncian públicamente y las bases de licitación son vendidas a cada interesado y de esta forma quedan registrados los
participantes o interesados en participar. Por esta razón es necesario que cada solicitud tenga lo siguiente
 10. Nombre de cada Empresa suministradora y del representante legal de la misma.
 11. Nombre de la empresa del comprador con dirección, teléfono, mail y nombre del representante de compra quien será
la persona de contacto.
Para cada compra se debe abrir un expediente comercial, enumerado con el número de solicitud de necesidad de compra. En este
expediente se archivarán todas las evidencias de la compra cronológicamente. Toda la información recogida en el expediente nos
facilitará el análisis y la toma de decisiones para esta y para las próximas compras. Se analizaran de igual forma la efectividad y
deficiencias de la compra, el comportamiento de los distintos suministradores y los costos de cada compra.
En aras de garantizar y facilitar el análisis de cada suministrador se debe confeccionar un Expediente por proveedor donde
aparezcan toda la información de la empresa suministradora. Se debe reflejar una síntesis conclusiva de cada proceso de compra y
de esta forma se realiza una caracterización del suministrador y se determinan sus debilidades y fortalezas y su posicionamiento en
el mercado.

Análisis de una compra para la toma de decisión

Los criterios de análisis de una compra están directamente relacionados con los precios, los plazos de entrega, los valores de flete y
las condiciones de pago, esto, claro esta, deduciendo que las características técnicas de lo que se compra, esta garantizada.
Para estos análisis generalmente, se confecciona el pliego de concurrencia donde se ubican a todos los suministradores
participantes en la licitación y se comparan todos las características de la oferta.
Los criterios son disímiles pues, en cada momento histórico, toma peso una u otra magnitud en dependencia de la premura en la
ejecución de la compra. Por ejemplo si los plazos de entrega de un suministrador es inmediato y es ese el criterio de decisión pues
no importa si este suministrador no ofrece el mejor precio, (si es el mejor precio, que bueno), de igual forma sucede con las formas
de pago y los créditos comerciales otorgados, los cuales al añadirle los intereses del crédito pueden poner en desventaja los precios
finales del producto, pero si la política financiera de la empresa es comprar y pagar diferido, pues no es importante que el precio
suba algo.
Por lo que, el criterio de análisis de un pliego de concurrencia está directamente vinculado con la política de compra de la empresa y
por consiguiente con la realidad de la empresa para una toma de decisión acertada en beneficio de la propia entidad.
La decisión de compra siempre debe ir bien argumentada y debe recoger explícitamente los criterios de análisis que se tuvieron en
cuanta para una propuesta de compra ya que con el tiempo se pudiera tergiversar la decisión de comprar y pensar que se ha
favorecido a algún proveedor a pesar de no tener los mejores precios u otras condiciones comerciales ofertadas.
Por esta y otras razones ya mencionadas los expedientes comerciales son el reflejo de la operación comercial de compra y debe
contener cada uno de los incidentes que se originan en el transcurso del proceso de compra.

Conclusiones
La compra es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, ya que cada una de ellas depende, en menor o
mayor grado, de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.
La dirección de la empresa debe determinar las responsabilidades que le competen al área de compras, asi como la forma de llevar
a cabo las compras en lo que se refiere a la fabricación durante un periodo, el cumplimiento de un determinado programa de
adquisición de materiales, una orden de compra especifica, la adquisición de determinado material que debe de tenerse en
existencia.
Las compras como cualquier otra actividad en la esfera comercial y de producción deben estar debidamente preparadas y
organizadas ya que una mala planificación o previsión en las compras y se pudiera interrumpir el proceso productivo.
Otro aspecto importante es la selección de los suministradores y para ello es necesario contar con políticas claras y sobre todo
objetivas. Por tratar de favorecer a un suministrador o haciendo una mala selección podemos estar poniendo en riesgo la
continuidad de las operaciones de la empresa.
Finalmente, el área de compras de cualquier empresa juega un rol importante e influye de manera relevante en los costos y en los
precios, lo cual repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa creada para ofrecer
productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la
oportunidad y el costo de los bienes y servicios que produce.
Hoy en día, aunque contamos con instrumentos sofisticados de cálculo, las computadoras, sigue siendo el hombre quien alimenta
estas con los datos necesarios para que puedan ser efectivos todos estos medios.
El control diario, el profesionalismo, la motivación y el sentido de pertenencia de estos hombres y mujeres, es lo que hace que la
actividad de compras y el proceso de compra sea cada día más eficiente.