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ENSAYO:

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo nace de muchas culturas como lo son: los egipcios, ya que éstos
reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto
también ocurría en China e India. También las civilizaciones de Roma y Grecia
dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y
mármol.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se


apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico. Es de suma importancia saber que día a día se han cualificado
los archivos, tenemos los archivos Económicos que son los que Ahorran costos
derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
Tenemos los Simples que Identifica el contenido de la información de manera
sencilla. Están los Funcionales que Permiten la operación de archivar y consultar
los documentos de manera eficiente. También se encuentran los archivos Exactos
en donde La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones. Y los Técnicos que registran las situaciones en la toma de decisión
del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

También estos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las


etapas, es decir, archivo de gestión, central o histórico.
Clases de archivos:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a


la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

• Archivo general del departamento.

• Archivo general del municipio.

• Archivo general del distrito.

Territorialidad:

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde


el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.

• Archivos de entidades del orden distrital.

• Archivos de entidades del orden metropolitano.

• Archivos de entidades del orden municipal.

• Archivos de entidades del orden local.

• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.

• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado:

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde


el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.

• Archivos de la rama judicial.

• Archivos de los organismos de orden de control.

• Archivos de los organismos autónomos.


Archivos de Gestión:

Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden
estar en un lapso de 1 a 5 años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

 Producción

 Recepción

 Distribución

 Trámite

 Organización

 Consulta

 Conservación

 Disposición final

Archivo Central:

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión


de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización

 Consulta

 Conservación

 Disposición final

La clasificación:
La clasificación archivística ha sido tradicionalmente considerada como una de las
operaciones archivísticas más importantes, desde el momento en que, al posibilitar
el orden, crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una
de las funciones del archivo. Confundida lingüísticamente unas veces con la
ordenación y otras con la organización.
CONCEPTO:
La operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y
grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

La operación consistente en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo


mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia, según el cual los fondos de archivos de
una misma procedencia no deben mezclarse con los de otra, y orden original o de
respeto a la estructura archivística, según el cual un fondo de archivo debe
conservar o recibir una clasificación que corresponda a las estructuras
administrativas internas del organismo que lo ha creado.

Los archivos como tal son de suma importancia para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo le da la importancia que se merecen los
archivos para conseguir este conocimiento.

Mi opinión es que las importancias de los archivos nacen de una buena


administración, conservación y disposición de los archivos, ya que permite la toma
de decisiones fuente de historia.

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