MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DEPARTAMENTO COMERCIAL
DISTRIBUCIONES LAP.

IVON TORO FLOREZ APRENDIZ

JORGE ALVARADO ROJAS INSTRUCTOR
 TABLA DE CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………………….…..3

1. POLÍTICAS, NORMAS, INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN……………………….…4

2. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS……5

2.1. DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES…………………………………………….5

2.2. DESCRIPCIÓN DE CARGOS…………………………………………………………5

3. BENEFICIOS DEL MFPC………………………………………………………………12

4. PARTICIPANTES………………………………………………….………...................13

5. PERIODICIDAD DEL MFPC………………………………………………….….……13

6. PROCESOS A DESARROLLAR EN MANUAL DE FUNCIONES POR

COMPETENCIAS…………………………………………………………….………..…14

7. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL…….……………………14

 JUSTIFICACIÓN

El manual de funciones es de gran importancia al ser una herramienta útil a la toma de decisiones y al ordenamiento de la empresa; por lo anterior y de
acuerdo al diagnóstico organizacional realizado a Distribuciones LAP y a los resultados del mismo, se evidenció que no hay estudios anteriores que den
cuenta de la elaboración de un manual de funciones por competencias para la empresa, el presente trabajo se centra en la documentación y desarrollo
funcional de los cargos existentes en el departamento comercial de la compañía anteriormente mencionada.

Se pretende que con la elaboración de manuales de funciones por competencias para dicha área, estos cumplan con su función de herramienta útil, ya que
permitirán definir funciones, tareas, actividades y perfil de cada cargo, de tal forma que los funcionarios puedan cumplir a cabalidad con las tareas
específicas y así contribuir al logro de la misión y objetivos de la empresa y a su vez ser un aliado de la gestión institucional pues permitirá una mejor
selección y desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional de Distribuciones LAP, además; se marcaría el inicio para implementar
otros sistemas organizacionales de actual efectividad como evaluaciones de desempeño, indicadores de gestión, escalas salariales, entre otros.
 1. POLÍTICAS , NORMAS

1.1 POLITICAS

Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas
acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos,
etc.) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que
definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la
implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a
los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc.
Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la
política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de
documentos de la compañía..

1.2 NORMAS
Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.
Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas
le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede
ser que hasta escritas.
Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.
De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo
que no se permite en el lugar de trabajo.
Pero también hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de las organizaciones como "normas formales".
 2. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS

2.1 MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo
informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las
labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

2.2 DESCRIPCION DE CARGOS

La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relación directa
con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas que permiten la eficiencia de la
administración de personal, en cuanto que son la base para la misma. Una descripción y análisis de cargos concienzudos y juiciosas dan como resultado la
simplificación en otras tareas propias de este sector de la organización.

Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripción de puesto y análisis de puestos. La descripción de cargos es una fuente
de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la
administración salarial.
La descripción es un resumen de las principales responsabilidades, funciones y/o actividades del puesto; es un proceso que consiste en enumerar las tareas
o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de las
atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las
atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo
y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunión de
todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".
Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se
espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden
a cada uno.
La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada
vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción al informarle a la
gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos.

MANUALES DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LAP
DEPARTAMENTO COMERCIAL

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO Director Comercial
NIVEL Administrador Con Gerencia en Mercados
DEPENDENCIA Área Comercial
No DE CARGOS 1
CARGO A QUIEN REPORTA Gerente General
CARGOS QUE LE REPORTAN Jefe de Centro de Distribución
OBJETIVO
Será encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza de ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento
de la empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los objetivos de ventas fidelizando a
los clientes brindando un servicio al cliente con excelencia.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

· Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que se conseguirán los objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para
prever qué será necesario para el desarrollo de la actividad de la empresa a medio y largo plazo.

· Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que desarrolla, para así conseguir una buena relación formal, y que además
permita atender a las necesidades de los empleados.

· Reclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de trabajo. Las actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la
consecución de objetivos de la empresa, y para ello los trabajadores deben estar motivados e identificados con la labor que desempeñan, por ello los sistemas de
recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.

· Es el líder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente al resto de directivos y clientes.

· Además se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso de que un cliente se retrase en los pagos, es el encargado de reclamar
las facturas.

· Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

· Realizar informes de las actividades realizadas.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

· Cumplir a tiempo con los proyectos para la aprobación del cliente

· Toda la información será manejada de manera confidencial.
· Coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales comunicando un mensaje específico.
· Resolver problemas a través de la construcción de proyectos con una visión prospectiva.
· Desarrollar un pensamiento e innovador, con capacidad para realizar proyectos.
· Trabajar acorde a las políticas de sustentabilidad, con una actitud responsable y respetuosa.
· Es el encargado de formar a su equipo de ventas.
ESCOLARIDAD

No Requiere Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría Doctorado

x x
¿En qué área?
Profesional graduado en Administración de Empresas, Negocios, Economía, Ingeniería Industrial.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

· Conocimientos de técnicas de ventas.

· Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de internet.
· Uso de software y herramientas
· Direccionamiento de equipos.
· Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto.

 EXPERIENCIA: Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de bienes inmuebles.
 Habilidades: Resolución de problemas complejos, pensamiento crítico, creatividad, manejo de personal, coordinación con los demás, inteligencia
emocional, juicio y toma de decisiones.
 Destrezas: Dar ejemplo, Saber delegar funciones, Proyección regional.
 Idioma: Español e inglés.
 Esfuerzo:
Fisco: Mínimo
Mental/visual: El grado de precisión visual es medio lo mismo que el mental.
 Condiciones de trabajo
Ambiente de trabajo: El cargo se ubica en un sitio abierto, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
Riesgos inherentes al desempeño del trabajo: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
II. IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL CARGO
DEPENDENCIA
No DE CARGOS
CARGO A QUIEN REPORTA
CARGOS QUE LE REPORTAN
Jefe de Centro de Distribución
Comercial
1
Director Comercial Ventas
cargos reportan Coordinador de Alimentos, Coordinador de Aseo, Coordinador de Logística

OBJETIVO
Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y control del Centro de Distribución, desde el momento de la recepción de la
mercancía hasta su entrega, controlando su almacenamiento y transporte de acuerdo con los lineamientos previamente constituidos dentro de la empresa para
el área comercial.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

· Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y Nacional.

· Coordinar los contratos marcos de la Dirección de Compras, desde su etapa precontractual hasta la formalización del contrato.

· Diseñar e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades comunes identificadas en las dependencias

· Establecer cadenas de distribución para productos, servicios y estrategias de mercadeo.

· Participar en la selección y entrenamiento del personal.

· Comunicar las diferentes decisiones e información que requieran los empleados.

· Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

· Buenas relaciones interpersonales.

· Conocimientos y experiencia en el área.
· Responsabilidad, liderazgo, autoridad, compromiso.
· Eficiente en los procesos de la empresa
· Motivar a sus empleados mediantes diferentes actividades.
· Crear y manejar relaciones comerciales.

ESCOLARIDAD: Profesional Ingeniero Industrial.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

· Administración gerencial
· Diseño, mercadeo y producción
· Sistema técnicas en información
· Manejo de personal
· Valores éticos

EXPERIENCIA: Subdirector de oficina con funciones de administrar y dirigir las diferentes funciones correspondientes a su área, de 25 a 36 Meses

COMPETENCIAS BÁSICAS

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

1. Toma de Es el proceso de elegir entre varias opciones Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar
decisiones aquellas que consideren más convenientes. Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que cuando detecta problemas o
dificultades para su realización.

2. Planeación Es planear lo que se quiere alcanzar en un tiempo Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas
 determinado, para lograr un fin o un objetivo. organizacionales
Distribuye el tiempo con eficiencia

3. Desarrollo de la Plantear abiertamente los conflictos, Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas.
organización manejándolos efectivamente para optimizar loa Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los
calidad de las decisiones y la efectividad de la estándares de productividad
organización

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

2. Respeto Es el trato adecuado hacia los demás y hacia lo Brindar un trato cortés, atento, comedido y amable
que lo rodea. Reconocer y aceptar las diferencias entre las personales, profesionales e institucionales etc.

1. Autoridad Consiste en el derecho de mandar y en el poder Garantiza que el grupo tenga la información necesaria.
de hacerse obedecer. Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir.
2. Liderazgo Se basa en saber dirigir ya sea la propia empresa Mantiene a sus colaboradores motivados.
o dentro de la propia empresa Fomenta la comunicación clara, directa y concreta.

REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO

ESFUERZO MENTAL
GRADO DE CONCENTRACIÓN TIEMPO DE APLICACIÓN
MUY ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NO APLICA CONSTANTE FRECUENTE OCACIONAL
ALTA (4) (3) (2) (1) (0)
(5)
X X
 3. BENEFICIOS DEL MFPC

Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en las empresas. Por lo tanto es fundamental su aplicación para organizar, coordinar y
controlar todos los procesos administrativos en todas las empresas como la selección de personal, inducción y re inducción a empleados, capacitaciones,
entrenamientos según las responsabilidades de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de desempeño.
En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos competitivos que la obligan a mejorar su servicio con calidad y tener el propósito diario de
mejorar en todos los procesos.
Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener la distribuidora LAP son los siguientes:

 El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal tanto el nuevo como el actual, reforzar capacitaciones según el funcionario que lo
requiera.
 Mejor conocimiento en el momento de recular, seleccionar, contratar y evaluar a los empleados.
 Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para así dar apertura a nuevos cargos para los empleados actuales.
 Este manual le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de primera mano de cuáles son sus funciones, sus responsabilidades dentro de
la empresa.
 El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es en definitiva un instrumento diseñado para lograr una adecuada Administración del
Talento Humano. En este Manual se establecen las funciones y competencias laborales de los cargos que conforman la planta de personal y los
requisitos exigidos para el desempeño de éstos.
 El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a los cargos aprobados
en la organización.
 En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse una descripción detallada de las funciones tanto transversales
como esenciales que se realizan en cada uno de los cargos específicos, los criterios de desempeño, conocimientos básicos o esenciales,
requerimientos de estudio y experiencia que se deben acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos.

Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros el logro de los siguientes propósitos:

 Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y Elección de Talento Humano, la Inducción de nuevos funcionarios, la
Formación, Capacitación y Entrenamiento en el puesto de trabajo y entre otros la Evaluación del Desempeño.
 Forjar en todos los Funcionarios de Plaza Mayor un mayor nivel de compromiso frente al desempeño eficiente de los empleos, entregándoles
información básica sobre estos.
  Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y
estudios de cargas de trabajo.
 Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y competitividad institucional.

4. PARTICIPANTES

Los participantes para el levantamiento de la información en la elaboración del manual de funciones son primordialmente el Área de Talento Humano.
Para este caso específico se trabajarán los siguientes cargos:
 Director Comercial
 Jefe de Centro de Distribución
 Coordinador de Alimentos
 Coordinador de Aseo
 Coordinador Logístico

 Asesores Comerciales Junior y Senior Auxiliares de Transporte y Bodega.

5. PERIODICIDAD DEL MFPC

Es necesario hacer una revisión periódica al manual como mínimo de cada (6) seis meses en la cual se debe verificar si ha sido funcional o si requiere algún
ajuste o en su defecto actualizaciones en cuanto a funciones dentro de las mismas áreas.
 6. PROCESOS A DESARROLLAR EN MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

Dentro del área de Gestión de Talento humano dentro del manual de funciones se deben instaurar criterios para que sean de obligatorio cumplimiento dentro
de los diferentes cargos de la Distribuidora LAP.
Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen funcionamiento de la empresa por medio de una excelente gestión del talento
humano de la misma con el fin de que sea aplicado a todos los empleados en especial del área comercial.

7. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de organizar una reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el
área comercial para dar a conocer este manual de manera clara y coherente según los cargos y responsabilidades de los empleados, la capacitación sobre
el manual debe quedar registrada en listas de asistencia.

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones
y responsabilidades para así llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.
Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden evaluar el desempeño de las personas que están a su cargo y ver el proceso
que se está llevando a cabo en su área para manejar un buen ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.
El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del manual de funciones de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada
área.

La descripción de perfiles de cargos le permite a todos los empleados conocer como está estructurada la compañía a nivel general y por áreas; las
actividades y responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su área de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los
empleados se garantice el cumplimiento en todo el personal de la Distribuidora LAP.