Definición.

El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación

de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General
de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.

Archivo histórico. Instituciones de carácter público que tienen como finalidad

rescatar, clasificar, atesorar, conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a
disposición para la consulta pública, la documentación de carácter archivística,
patrimonio documental. Se pueden almacenar documentos históricos recibidos por
donación, depósito, transferencia y adquisición.

Concepto: Constituyen la garantía de la evolución

jurídica y administrativa de la sociedad,
son la memoria colectiva de una nación,
región o localidad; testimonios que
evidencian la experiencia humana.

Existen varias definiciones para un archivo historico. Uno de los conceptos más
completos lo ofrece Antonia Herediaen su Libro Archivística General Teoría y Práctica,
quien los define como:

“Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos,

sintetiza los criterios al respecto a través de tres acepciones:

 Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades,
ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor
archivístico.

 Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y

servicio de los documentos.
 Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
 Espacio donde se realiza la recepción, conservación y organización de
documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por
 personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad, con fines
administrativos, jurídicos e históricos, ordenados según principios de procedencia.

Existen varias definiciones para un archivo historico. Uno de los conceptos más
completos lo ofrece Antonia Herediaen su Libro Archivística General Teoría y Práctica,
quien los define como:

“Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos,

sintetiza los criterios al respecto a través de tres acepciones:

 Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte

material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo
servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades,
ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor
archivístico.

 Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y

servicio de los documentos.
 Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
 Espacio donde se realiza la recepción, conservación y organización de
documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por
personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad, con fines
administrativos, jurídicos e históricos, ordenados según principios de procedencia.

 Clasificación histórica
 •Archivos de gestión: están formados por los documentos de uso frecuente o
en fase de tramitación. Se utilizan por las propias unidades administrativas que
los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La
documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
 • Archivos centrales: se conforman con la documentación que deja de ser
utilizada de forma frecuente. Esta fase es de 10 años pero los archiveros
pueden establecer menores plazos en función de muchos factores siempre
teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
 • Archivos intermedios: a estos archivos se transfieren, desde los archivos
centrales, la documentación que ha perdido prácticamente en su totalidad el
valor de gestión administrativa. Los documentos permanecen en este archivo
15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a
su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
 •Archivos históricos: son los que conservan la documentación de forma
permanente por su valor informativo, histórico y cultural.
Funciones
Sociales
Los archivos históricos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad;
testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar,
salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones de la nueva
sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los archivos para poner a
disposición de los investigadores este valioso acervo documental.

Los archivos históricos son centros de información que conjuntamente con las
transformaciones y requerimientos de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus
funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la población,
proyectándose a la comunidad en general y poniendo a disposición de todo el valioso
acervo documental que atesora.

Los archivos históricos les brindan a los usuarios una cultura que le incentiva el
interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores.
Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una
de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la perspectiva de la
misión de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia
del acervo cultural de la humanidad de una generación a otra, de ahí que el vínculo de
los estudiantes universitarios con los archivos históricos sea una necesidad actual, por
toda la fuente de conocimiento y cultura que les aporta.

Definidas
La diversidad de actividades definen las funciones de los archivos históricos, en la
literatura se reflejan por diferentes autores, una de la más completa es la que
define Eduardo Nuñez Fernández:

1. Recepción y organización de las transferencias de fondos procedentes de los

archivos intermedios mediante la creación y mantenimiento del correspondiente
registro general de entrada de fondos y la elaboración de los oportunos instrumentos
descriptivos dentro de lo que se ha dado en llamar “la función de control de los
fondos” y que incluye: la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades
relacionadas con los registros de entrada y salida de documentos, la identificación de
la estructura de los fondos y su valoración y la tramitación de certificaciones y
consultas.

2. Planificación descriptiva y elaboración de los instrumentos descriptivos de sus

fondos bajo los parámetros de la normalización descriptiva y la prioridad y oportunidad
de los instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo con las características de los
fondos conservados y de la demanda externa del archivo.

3. Recepción, organización, conservación y servicio históricos no institucionales, es

decir, de fuera del sistema archivístico institucional al que pertenece el archivo
histórico, ingresados bajo diferentes fórmulas: cesión en depósito, donación,
adquisición, exposición, etc.. con la elaboración del correspondiente registro general.

4. Gestión de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su control

mediante el correspondiente registro general de salida y el oportuno expediente.

5. Desarrollar iniciativas encaminadas al fomento de la protección y la conservación

del patrimonio documental en el ámbito territorial de sus competencias.

6. Planificar, organizar y gestionar los servicios de información, consulta y referencia,

tanto internos- al personal y órganos de su propio sistema archivístico- como
externos: ciudadanos en general, investigadores, alumnos de los diferentes niveles
del ciclo educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc.

7. Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con el fomento de la

acción cultural del archivo y las relaciones con la divulgación y difusión de sus fondos:
medios de comunicación, publicaciones, difusión, exposiciones, programas
educativos, proyectos culturales, convenios con otras instituciones culturales,
programas de apoyo y fomento a la investigación histórica, etc.

8. Elaborar y proponer el marco normativo archivístico desde el ámbito de sus

competencias al organismo o instituciones correspondiente, specialmente en materia
de patrimonio documental y fondos históricos.

9. Establecer líneas de cooperación con el resto de los archivos que constituyen el

sistema archivístico en el que se halle integrado y, especialmente, con los archivos
intermedios de los que recibe fondos.

Esta cooperación debe hacerse extensiva al organismo u organismos administrativos

creados para gestionar y aprobar medidas de valoración y selección de documentos
en el ámbito institucional del archivo histórico.

10. Establecer todas las medidas necesarias para la correcta conservación de sus
fondos, en especial las relacionadas con las condiciones ambientales y físicas de
dicha conservación, las relacionadas con la utilización de soportes alternativos que
permitan la preservación de los originales conservados y las relacionadas con los
riesgos de acceso y uso y entrada y salida de documentos de los depósitos, así como
adoptar todas las medidas que considere necesarias para asegurar dicha
conservación.

11. Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de sus fondos y de

sus depósitos con el fin de prever e informar con antelación suficiente de las
necesidades espaciales y de crecimiento del archivo.

12. Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la organización y gestión de

sus fondos mediante la implantación y

aplicación de nuevas tecnologías en los procesos de organización y servicio de sus

fondos, manteniendo una permanente mejora de los procesos de trabajo.
13. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluación de la gestión de
los recursos asignados y servicios prestados mediante la aplicación de las técnicas
estadísticas, la fijación de objetivos y la elaboración de informes y memorias de
gestión generales y por programas y/o proyectos.

14. Mantener un elevado nivel de relación institucional con el resto de organismos e

instituciones de carácter cultural, científico y social que actúan en su ámbito de
competencia con el fin de definir y fomentar el espacio institucional que como archivo
histórico le corresponde en el ámbito social, cultural y científico de su comunidad.

15. Proponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboración de sistemas o

programas de información de fuentes documentales para la investigación histórica o
programas de información histórica que se le propongan en el ámbito de sus
competencias a nivel local, regional, nacional o internacional.

16. Organizar y gestionar la administración del archivo en las diversas facetas de

ejecución presupuestaria, gestión de recursos humanos, formación y adiestramiento
del personal, contabilidad, correspondencia, mantenimiento de instalaciones, etc.

17. Planificar y desarrollar sistemas de calidad, información y propiedad intelectual

que permitan mejorar todos los procesos y operaciones del archivo de forma integral y
evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la calidad de los servicios

Centros de información
Los archivos históricos son centros de información que tienen características comunes
a otras instituciones como bibliotecas, centros de documentación, museos, entre
otros, pero realizan funciones específicas que los diferencian del resto. Los centros de
información tienen como función social guardar la memoria de los hechos y
actividades humanas, sus finalidades son fundamentalmente culturales y científicas,
en el caso de los Archivos Históricos son, además, jurídicas e históricas. En las
diferentes instituciones de información, los documentos que se atesoran instruyen a
los usuarios, en los Archivos Históricos.

Preservar los archivos

La profesión del archivero es un arte de pasión pues potencia en los usuarios el
interés por la historia, la cultura y la sociedad de una manera sencilla, placentera,
amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores fundamentalmente en los
niños y jóvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la Nación.

Los archivos históricos son la evidencia que contienen la organización y

funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo siendo estos documentos
únicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ahí que sus fondos y
colecciones le permita a los usuarios ampliar su cultura económica, política, jurídica y
social para el manejo y tratamiento de la información en función del desarrollo de su
cultura y conocimientos científicos.
Función de un archivo histórico
La función de un archivo histórico como institución es la de ordenar, preservar y servir.
Ordenar los documentos de acuerdo a las disposiciones y cuidados pertinentes.
Proteger y cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las recomendaciones y
normas acordes. Dicen que el mayor enemigo de un documento histórico es el
hombre mismo. Y servir, es decir, exponer los archivos para los consultantes y público
en general.

Tomar conciencia de la documentación antigua, histórica, es parte de las funciones,

pues la misma nos puede brindar huellas de un pasado que aún no ha sido
interpretado. Los documentos son la herramienta básica de un historiador y las
pruebas de un pasado que que aún puede reinterpretarse a través de nuevas pruebas
y documentos que no han sido bien revisados. También es importante estar atento a
los procedimientos que se realizan con los papeles, documentación actual,
expedientes y notas, etc., que muchos gobiernos se encargan de hacer desaparecer
para que no queden huellas y pruebas de determinadas acciones ilegales.