PROCESO DE COMPRAS

Dora Angelica Garcia Castro ID: 549166

Karinet Correa ID: 580893

Notas del Autor

Dora Angelica Garcia Castro, Karinet Correa Izquierdo,

Administración en Salud Ocupacional, Uniminuto Este trabajo ha sido financiado por los propios alumnos

La correspondencia relacionada con este trabajo debe ser dirigida a Claudia Charry Corporación

Universitaria Minuto de Dios, Cali Valle del Cauca Colombia

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1. APLICACIÓN

El presente procedimiento se aplica para realizar todas las actividades de compra de

productos o servicios que demande la compañía. Además, el soporte que requieran, del
Departamento de Compras, el resto de los procesos de la organización para cumplir con sus
actividades y los requisitos de los clientes internos y externos.

2. OBJETIVO

Establecer las directrices generales para realizar las compras de productos y servicios que
requiera la compañía para la correcta prestación de sus servicios, asegurando proveedores
convenientes, obteniendo eficiencia, calidad y puntualidad en las entregas, así como las
mejores condiciones de compra con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas del
cliente interno y externo, cumpliendo los requisitos legales, de Seguridad y Salud en el
Trabajo y de Ambiente y Calidad.

3. RESPONSABLES

Administra : Jefe de compras

Ejecuta: Auxiliar de compras
Verifica: Gerente administrativo y financiero
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Directiva presidencial No. 8

5. GLOSARIO

Para la aplicación del presente procedimiento se deben tener en cuenta las siguientes
definiciones:

5.1. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio a la compañía.

5.2. Proveedores/Contratistas Críticos: Son los proveedores y contratistas que tienen

vínculo con la compañía y que sus bienes o servicios impactan la calidad del servicio o
pueden generar potenciales desviaciones a la prestación óptima del servicio
contemplado en la promesa de valor al cliente.

5.3. Contratista: Se dice de una persona natural o jurídica que en virtud de un contrato
ejecuta una obra material o están encargadas de un servicio con responsabilidad de
ejecución.

5.4. Comité de Compras: Grupo de funcionarios que evalúan aspectos de una adquisición
de un bien o servicio, donde se analiza de manera transparente, objetiva, y con un
amplio sentido de responsabilidad los aspectos puntuales de la compra; como
necesidad del producto, precio y tiempos de entrega.
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5.5. Verificación del producto/servicio: Confirmación mediante aporte de evidencia que el

producto o servicio comprado ha cumplido con los requisitos especificados por
Casalimpia S.A.

5.6. Selección de proveedores/contratistas: Proceso mediante el cual se aplica una

metodología para definir el proveedor o contratista que mejor cumpla las expectativas y
requisitos del Sistema Integrado de Gestión de Casalimpia S.A.

5.7. WMS (SGA): Warehouse Management System. Sistema de Gestión de Almacenes

software especializado en la gestión operativa del almacén de la organización.

6. GENERALIDADES

6.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aplicar los lineamientos definidos para lograr una gestión de compras que garantice:

• La mejora continua en el proceso de aprovisionamiento buscando

proveedores creativos y competitivos.

• Excelentes relaciones con los proveedores para poder construir una base
sólida y aliada de forma estratégica, la cual facilite la adquisición de bienes y
servicios en las mejores condiciones posibles.

• Seguimiento del mercado con el objetivo de tener la mejor calidad disponible

al mejor precio.

• Vigilar durante el proceso de aprovisionamiento el cumplimiento de los

requisitos legales aplicables en materia social y medio ambiental.

• Alta efectividad en el proceso logístico dado por:

- Oportunidad en las entregas del producto comprado.
- Calidad en las entregas del producto comprado.
- Niveles controlados de inventario.
- Sostenibilidad en las compras.
• Ética en el proceso basada en el respeto a la legalidad, el compromiso con la
integridad, la concurrencia, la objetividad, la transparencia, la creación de
valor y la confidencialidad.

• Aprobación/Negación de la requisición de acuerdo a filtros especificados en los alcances del

proceso.
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6.2. CONDICIONES DE COMPRA

6.2.1. Selección de Proveedores para el suministro de producto

Serán aquellos que aseguren la continuidad, la disponibilidad, la oportunidad, los

precios esperados, el soporte y las garantías del producto.

Las relaciones de Hogares limpios S.A. con sus proveedores se regirán por los
principios de imparcialidad, objetividad, transparencia, no exclusividad e igualdad de
oportunidades.

Se deben aplicar los procedimientos internos establecidos para la selección, evaluación

y re-evaluación de proveedores en los cuales se requiere de “documentación básica”.

El proceso de Compras deberá aplicar la política y los criterios y procedimientos

necesarios actuando siempre en defensa de los intereses de la compañía. Dejando
constancia en el formato CP-FR-04

6.2.2. Condiciones de pago

La política de pago establecida por directriz de Presidencia es de 60 días después de la

recepción y radicación de la factura en Hogares limpios S.A.

6.2.3. Muestras de Producto

Solicitar el envío de muestras para productos nuevos y/o desconocidos antes de

generar la orden de compra.

6.2.4. Listas de Precios de Compra

Garantizar la actualización y divulgación de la información de Producto, Unidad de

Medida, Proveedor y Precio, en la Lista de precios oficial de la compañía.

6.2.5. Benchmarking

Se deben realizar visitas periódicas a los proveedores con el fin de conocer sus
procesos de compras y mejorar la gestión de compra.

Se establece por periodicidad una visita cada 180 días calendario a los proveedores
más relevantes de la compañía.
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6.2.6. Fichas técnicas – Catalogo

Tener actualizada la base de fichas técnicas de productos críticos en la operación.

6.2.7. Análisis de Oferta y Demanda

Realizar análisis constante de la información para aprovechar los mejores momentos de

compra, aportando a la eficiencia de los procesos.

6.2.8. Pólizas

Exigir el trámite de pólizas a los proveedores nuevos cuyas adquisiciones y/o

contrataciones superen los 15 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv),
según lo establecido en el procedimiento de la compañía. Dependiendo de la naturaleza
de la labor contratada, se podrá excluir de esta obligación a un proveedor.

6.2.9. Comité de Compras

El comité de compras se reunirá en los siguientes casos:

TEMAS
CASO PRINCIPAL PERIODICIDAD DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS
ES
Análisis de Gerencia Administrativa y Financiera
Productos Gerencia de Operaciones
Gerencia Comercial
Análisis de Dirección de Logística
Precios Jefe Compras
Licitaciones y
compras Tiempos de Según necesidad
mayores entrega
Jefe / Director de área que solicita la
Otros compra.
aspectos
relevantes

Funciones:

• Estudiar las ofertas y recomendar la compra de los bienes y servicios de

CASALIMPIA S.A.
• Analizar el cuadro (FORMATO CUADRO) de cotizaciones teniendo en
cuenta los productos a adquirir.
• Seleccionar, mediante acta (FORMATO ACTA), la cotización más favorable y demás temas de
mejora que surjan durante la reunión.
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6.6- Tabla de Cotizaciones

Se debe cumplir con los siguientes soportes de cotizaciones teniendo en cuenta el

monto de compra antes de IVA.

Montos No. de Cotizaciones

De $0 hasta 1 SMLV 1 cotización
Hasta 2.5 SMLV 2 cotizaciones
Mayor a 2.5 SMLV 3 cotizaciones

• Las Cotizaciones de Insumos de Aseo - Cafetería y Maquinaria las realizará el

Departamento Comercial y Licitaciones del Listado de Artículos Definido.
• Para Insumos por fuera del Listado Maestro, el tiempo de respuesta de
cotizaciones será de hasta 48 horas.
• Las cotizaciones muy específicas, extensas, o que requieran un conocimiento a
profundidad del producto será de 96 horas.
• Los cortes establecidos para el envío de requerimientos de Cotización son hasta las
10 am después de esta hora se tomará como enviado el siguiente día hábil.
• Una Vez aprobada la Cotización Compras Realizara la Evaluación de Proveedores
según el procedimiento CP-PD-02 selección de proveedores y contratistas, Evaluación y
re-evaluación.
• Si el proveedor cumple con los requisitos se procederá a su creación y posterior
compra con un tiempo de hasta 10 días hábiles.

6.7 DEVOLUCIONES DE COMPRA A PROVEEDORES

Para el caso de mercancía que llegue en mal estado o de mala calidad debe ser notificada por
el área de Recibo en un plazo no mayor a 1 día, una vez recibida la mercancía compras
procede a validar con el proveedor temas de garantía y devolución, y así mismo validar cambio
mano a mano o NC sobre factura.

-Para mercancía que no cumpla con su respectiva calidad (Es decir que, en medio de la
operación, o cuando esté cumpliendo su respectivo funcionamiento presente inconsistencias),
se validara con el proveedor para tramitar devolución y verificar calidad de los productos que
aun se encuentren en la bodega. Se realiza una carta notificando esta devolución, cantidades y
observaciones la cual estará firmada por el jefe de compras.

-Las devoluciones por baja rotación o sobre stock serán validadas por el departamento de
compras las cuales no pueden ser superiores a un año una vez recibida la mercancía, estas
serán validadas con cada proveedor y se negociara NC o cambio de producto según rotación.

Todas las salidas de mercancía por Garantía, devoluciones por baja rotación, cambio mano a mano, calidad se
deben realizar a través de un carta especificando cantidades y motivo de la devolución y debe ser firmada por el
jefe de compras con sus respectivos soportes.
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7. MÉTODO.

Para llevar a cabo las actividades de Compras se debe seguir el siguiente procedimiento:

Actividad No FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE

Cuando se identifique la necesidad de requerir un producto, servicio,
maquinaria o equipo para la prestación del servicio o actividades de
soporte de las actividades de la organización se debe realizar la
solicitud del mismo al proceso de Compras de la siguiente forma:

►Para el caso de insumos y suministros se deben

1 solicitar por medio del software SIC/WMS
Solicitar producto o Cada proceso
servicio ► Para el caso de maquinaria, equipo, dotación y otras compras
se debe realizar la solicitud por medio del software APOTEOSYS.
►Las solicitudes deberán llegar con la Autorizacion del Director del
Area y/o persona designada, al Departamento de compras, en el caso
de maquinaria debe llegar copia de la Novedad de Cobro
Validar en el listado de proveedores si existe el proveedor seleccionado

para cumplir con lo solicitado y con apoyo al área solicitante.

¿Existe proveedor?

2 Auxiliar de compras
Si: Pasar A la Actividad 4
No: Pasar a la Actividad 3

Se realiza el proceso de selección de proveedor Según el

Seleccionar proveedor Jefe Compras / Negociador
3 procedimiento CP-PD-02 selección de proveedores y contratistas,
Evaluación y re-evaluación

Generar orden de compra

4 Se genera la orden de compra a través del sistema Apoteosys. Auxiliar Compras

5 Autorizar orden de compra La orden de compra generada en el sistema debe ser

Jefe Compras / Negociador
aprobada directamente por el Jefe de Compras o Negociador.

¿Se autorizó orden de Verificar si se autoriza la orden de compra:

6 compra?
Auxiliar Compras
Si: Pasa a la Actividad 7
No: Pasa A la Actividad 4

Una vez Autorizadas se envian al Porveedor via

7 Enviar orden de compra
8 Enviar Cronograma de Recibo
Control de entrega/prestación de servicio
9 coincide con lo especificado en la Orden de Compra si es un
10 Evaluar proveedor/Contratita
Auxiliar Compras
Correo Electronico, verificando el recibo de la misma
Se envia al Area de Recibo la informacion de la generacion de
Auxiliar Compras
Orden de Compra Diaria con su fecha de llegada a la bodega
Se verifica si la entrega del producto (por parte del proveedor)
coincide con las fechas programadas y al tiempo se verifica si
Auxiliar de Recibo / Auxiliar
producto diferente a insumo lo revisa el área solicitante de
de Compras
acuerdo a su requerimiento de solicitud de pedido.
Para la evaluación y re-evaluación de proveedores y contratistas aplicar lo
Jefe Compras / Auxiliar De
establecido en el procedimiento CP-PD-02 selección de proveedores

y contratistas, Evaluación y re-evaluación. Compras

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7.1. PLAZOS DE ENTREGA (DESPUÉS DE LA GENERACIÓN DE LA ORDEN DE

COMPRA) DE PRODUCTOS, SERVICIOS, MAQUINARIA Y EQUIPO

No ELEMENTO PLAZO (Días)

1 Insumos 3
2 Repuestos de Maquinaria 3
3 Servicios y Mantenimiento 3
4 Maquinaria Especializada 90

8. HISTORICO DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN / COMENTARIOS
(DD/MM/AA)
A 06/04/2015 Emisión del procedimiento
Se actualiza codificación en línea con el nuevo esquema de control de
2 08/09/2016
documentos.
3 22/05/2018 Consolidación compras Casalimpia.

9. DOCUMENTOS DE SOPORTE

------ Requisición de Pedido

CP-FR-03Registro de Proveedor/Contratista
------- Orden de Compra
CP-PD-02Selección de Proveedores y Contratistas, evaluación, re-evaluación
-------- Listado Maestro de Proveedores y Contratistas
CP-FR-01Selección, evaluación y Re-evaluación a Proveedores/Contratistas
CP-FR-04Selección, de proveedores

10. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

DORA ANGELICA GARCIA KARINETH CORREA WILLIAM PORTILLA

Cargo: Jefe de Compras Cargo: Líder SGI Cargo: Director de Logística