¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general
porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus
actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este
conocimiento.

Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y
preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son
garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica,
apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas,
además dan agilidad en la localización de la información…

La importancia de los archivos en la sociedad

 Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite
de generación en generación.
 Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su
significado.
 Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.
 Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución
y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve
la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

La necesidad de reconocimiento de los archivos

 El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas,
culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades.
 El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente,
para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para
comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.
 La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la humanidad.
 La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel,
audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.
 El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada, sirven a
la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección y su
conservación para facilitar su uso.
  La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o
custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la
información – en la gestión de los archivos.

Origen del archivo

Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de los archivos.
El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque serán
la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y en definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en unas civilizaciones
que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de contabilizar las cosechas, de garantizar la
propiedad de las parcelas, de saber cuándo le correspondía regar a cada uno sus parcelas, etc.; la
necesidad de regular la vida social requería la aparición de un instrumento tan importante como es la
escritura. Y la escritura requería también un soporte, que al principio era la arcilla. Eran una especie de
tablillas de arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura cuneiforme
que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos escritos donde aparecen
relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada. En estas
civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia identidad.
El archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron instituciones establecidas por la legislación
de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición de
los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble
utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del
mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de
relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues por el
influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento escrito.

En caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos siempre estaban
expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. Concretamente en el Reino
Visigodosi sabemos que existe la figura del tesaurus que era el lugar donde se conservaba la
documentación real, los códigos y los tratados reales.

El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido utilitario, por
cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o derechos. Así van a ir apareciendo
las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios y los archivos eclesiásticos, en una época en la que
el poder estaba atomizado. También en la Edad Media comienzan a aparecer los
primeros archivos municipales. En las repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y
franquicias en las Cartas Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros
concejos y los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen varios
hechos importantes:
Aparición en Occidente del papel.
Resurgir de las ciudades.
Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la base fundamental para
una organización archivística mínima. Se recupera el valor del documento como prueba jurídica.
En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón, creado
por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que emanaban
del rey.

Evolución

Durante el proceso de la evolución archivística se determinaron varias etapas que dieron importantes avances
en la implementación de la administración de documentos, iniciando en el año de 1965, con la puesta en
marcha de lo que puede ser considerado como el primer programa integral de reforma administrativa, hasta
las modificaciones de fecha 20 de julio del 2007, hechas al artículo sexto párrafo segundo, inciso V de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en donde se establece que las instituciones públicas
deben contar con archivos administrativos actualizados, cumpliendo así con la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental y estableciendo el Sistema Institucional de Archivos como guía
para mejorar la infraestructura archivística de los organismos públicos.
En dicho sistema se definen tres procesos esenciales en el ciclo de vida de los archivos: el archivo en trámite, el
archivo de concentración y el archivo histórico. El archivo en trámite constituye la unidad responsable de la
administración de documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y
funciones de cualquier unidad administrativa, donde el documento cumple con una función primaria,
concluyendo esta función, y apegado a los lineamientos establecidos en cada institución donde se determinan
los tiempos de los mismos en un catálogo de disposición documental, se traspasan al archivo de concentración.
El archivo de concentración es la unidad responsable de la administración de documentos cuya frecuencia de
consulta haya disminuido, los documentos permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación, en
razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal, siendo así el principal depurante de
documentos que no poseen trascendencia de los que sí. Finalmente, el archivo histórico es la unidad
responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental
institucional.
En conclusión la evolución de los sistemas de archivos ha tenido grandes avances desde sus inicios, lo cual
permite tener un amplio marco conceptual en el proceso archivístico, pero esto no deja de ser un sistema con
posibilidades de mejoras en el proceso de implementación y ejercicio del mismo, siendo necesario
homogeneizar los conceptos entre las instituciones públicas y generar una nueva cultura archivística en el
sector público eficientando la selección, depuración y conservación de los documentos relevantes para el
acervo histórico del Estado, y evitar y eliminar vicios que impiden un archivo histórico representativo.

Cualidades

Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa, así como cotizaciones e informes de
asuntos económicos de ésta.

• Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

• Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
• Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clasificación

Según su uso

 Archivo Activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información que
contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su
creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes.

 Archivo Semiactivo
Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no
resultan de observancia cotidiana.

 Archivo Inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus
disposiciones legales, comerciales o históricas.

Según su organización

 Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento
que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador
con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de
los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya
que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia
cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos.

 Descentralizado

Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo
los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los
mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más seguro que
el otro, podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la instrucción
que tenga el recurso humano respecto al manejo de documentos y su organización, como también
utilización.

Aplicación en el medio laboral

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los
procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo. Todos
estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde
el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la
práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten el mantenimiento de la unidad del
fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por
personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus
funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que
se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir
de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos