INSTRUCTIVO PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS

La formulación de un proyecto es el procedimiento en el que se identifica y describe una situación que

se desea transformar y en el que se plantean, analizan y diseñan las acciones necesarias para lograrlo.
El objeto principal de la formulación de proyectos es orientar la inversión y hacer eficiente la ejecución
de la misma, mediante el análisis de los elementos que componen el proyecto. La información
presentada como soporte a la formulación del proyecto debe ser la base para tomar la decisión
correspondiente a su ejecución y operación.

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD

Como el propósito de todo proyecto de inversión es resolver o superar un problema, la definición y

comprensión exacta del mismo y la justificación para resolverlo son insumos básicos para su solución.
Para ello es preciso determinar:

● LO QUE SE OBSERVA: Es necesario determinar las características más relevantes del problema
y las condiciones en que se está presentando la situación. Generalmente los problemas se hacen
evidentes por la forma como afectan a la comunidad, por una situación que denota insatisfacción o
un hecho negativo. Es recomendable disponer de indicadores para cuantificar la situación actual,
que se pueden construir a partir de registros estadísticos o encuestas.

● LO QUE LO ORIGINA: Se debe indagar y conocer la razón del problema, a qué se debe su
existencia, es decir, las causas que lo generan y los aspectos que lo rodean (aspectos sociales,
económicos, políticos, culturales, ambientales); éste conocimiento es la base para la búsqueda de
soluciones.

● LOS EFECTOS SI NO SE EMPRENDE ALGUNA ACCIÓN: Se deben identificar las

consecuencias que está generando el problema, sus incidencias y los riesgos de no emprender
alguna acción.

● A QUIENES AFECTA Y DONDE SE PRESENTA: Se debe identificar donde se está

presentando el problema y que población se afectada.

Para la identificación de un problema o necesidad se parte de la observación de situaciones que afectan

a la comunidad; por ejemplo una situación que denota carencia, baja cobertura o baja calidad de un
bien o servicio. En algunas situaciones ya existen indicadores que reflejan la situación observada, por
ejemplo las tasas de cobertura.
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En el planteamiento del problema es fundamental no confundir el problema con la posible solución. Por
ejemplo, plantear el problema como la falta de carros recolectores de basura, es equivocado, cuando el
verdadero problema es la presencia de basura en el espacio público. Esta situación conlleva a que
posiblemente no se ataquen las causas que originan el problema, dado que se está sesgando el proyecto
a una solución en particular.

Es fundamental diferenciar el problema de la posible solución. Por ejemplo, una población puede
presentar altos índices de morbilidad causados por la carencia de un sistema adecuado de drenaje de
aguas negras. En este caso el problema consiste en los altos índices de morbilidad, y una posible
solución es la construcción de un alcantarillado. No se debe considerar la carencia del sistema de
alcantarillado como el problema.

2. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

En la medida que el problema o necesidad estén bien caracterizados, será más fácil plantear las
alternativas de la solución. Así, es necesario garantizar la pertinencia y coherencia entre problema y
solución.

3. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Se deben señalar algunos antecedentes sobre cómo ha evolucionado el problema, y qué intentos de
solución se han realizado anteriormente, haciendo referencia a las diferentes acciones emprendidas o en
curso, para solucionar o enfrentar el problema.

Es necesario además, efectuar una breve reseña evaluativa de dichas acciones, como una forma de
abordar posteriormente eventuales reorientaciones al proyecto.

4. LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA

Es conveniente ubicar el sitio exacto o la localización geográfica del proyecto que para el caso de las
entidades distritales puede ser:

- Local: Inversión que se ubica físicamente en el territorio de las localidades del Distrito Capital de
Bogotá. En este nivel se puede especificar varios niveles como UPZ, Barrio o Vereda.

- Especial: Inversión que se ubica físicamente en dos o más localidades circunvecinas, por ejemplo la
ampliación de la planta de tratamiento “El Dorado” de la EAAB en las localidades de Usme y
Tunjuelito, entre otros.

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- Distrital: Inversión en proyectos de gran impacto para la ciudad que trascienden su ubicación física a
áreas de varias localidades del Distrito, por ejemplo el sistema transmilenio, troncales, ciclorrutas, entre
otros.

- Regional: Inversión que se realiza fuera de la jurisdicción del Distrito Capital; corresponde a aquellas
inversiones que benefician al Distrito y a municipios vecinos, por ejemplo el Embalse de San Rafael en
La Calera y casas del IDIPRON en la Aldea del Vichada y la Vega, entre otros.

- Entidad: Inversión que se realiza en proyectos para el beneficio institucional de las entidades
distritales; corresponde principalmente a aquellas inversiones para el fortalecimiento de la entidad y de
procesos de gestión internos, por ejemplo proyectos de construcción y remodelación de las sedes de las
entidades distritales, sistemas de información, entre otros.

- Otras entidades: Inversión que realiza una entidad en otra entidad o entidades; corresponde
primordialmente a aquellas inversiones que por la naturaleza y misión institucional de una entidad se
adelantan en las demás entidades, por ejemplo la inversión que realiza la Secretaría de Hacienda en la
remodelación del CAD y proyectos de capacitación del Departamento Administrativo del Servicio
Civil en todas las entidades distritales.

5. IDENTIFICACIÓN DEL GRUPO OBJETIVO Jorge sin tabla mipymes

Una vez identificado el problema, haber señalado los antecedentes sobre la forma como ha
evolucionado el problema y descrito la situación actual, es necesario determinar la población asociada a
dicha necesidad. Así mismo, se debe caracterizar la población objetivo a beneficiar con la ejecución
del proyecto.

Para esto es preciso:

● Estimar el número de habitantes afectados directamente por el problema o necesidad, cuando

dicha población sea posible de cuantificar.
● Establecer las principales características de la población afectada tales como: edad, género,
situación socioeconómica, características culturales y factores de riesgo.
● La población objetivo corresponde al conjunto de personas o población que se beneficiará con
la ejecución del proyecto, por ejemplo: discapacitados, habitantes de la calle, adultos mayores,
niños, jóvenes, mujeres cabeza de hogar, deportistas, estudiantes, funcionarios.

6. NORMAS QUE RESPALDAN LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO

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Consignar el tipo de norma, el número y año de las normas nacionales y/o distritales que respaldan la
formulación del proyecto.

7. ESTUDIOS QUE RESPALDAN LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO jorge

Consignar el nombre de los estudios que respaldan la formulación del proyecto, quién lo realizó y la
fecha en la cual se adelantó. Estos estudios pueden ser técnicos, de costos, de preinversión (diseños),
ambientales, entre otros.

8. OBJETIVOS DEL PROYECTO

La identificación del problema permite determinar el objetivo o situación que se pretende con la
realización del proyecto. Los objetivos deben definirse en forma clara y estratégica; y su descripción
permitirá plantear soluciones al problema. Los objetivos se definen en términos de los efectos y/o
impactos esperados; y su identificación debe considerar los beneficios y/o transformaciones que el
proyecto generaría en la comunidad. Se debe formular un objetivo general y varios específicos.

Los objetivos deben poseer los siguientes atributos:

● Ser consistentes: responder a la problemática o potencialidades identificadas en el

diagnóstico.
● Ser estratégicos: apuntar hacia temas estructurales de impacto para el desarrollo social,
económico, ambiental y cultural.
● Ser medibles: debe poderse monitorear a través de las metas.
● Incorporar beneficiarios o grupos objetivos

9. INDICADORES DE OBJETIVO jorge

A partir de o de los objetivos del proyecto se pueden construir indicadores, los cuales se definen como
variables o relaciones entre variables que ayudan a caracterizar la situación o a medir los cambios
presentados en ella después de un tiempo o periodo determinado. Se debe plantear por lo menos un
indicador por objetivo.

Dado que estos indicadores generalmente expresan la cantidad o cualidad actual de una situación que
será afectada por una acción o actividad, el efecto de dicha acción puede ser medido o comprobado por
el cambio que se registre en la cuantificación o valoración del indicador al finalizar el periodo de
ejecución del proyecto, o en el momento en el que se considere oportuno estimarlo.

En la construcción de los indicadores se debe tener cuenta lo siguiente:

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Nombre del indicador:

Es la expresión verbal, precisa y concreta del patrón de evaluación con el cual se “personifica” el
indicador respectivo. Ejemplo: porcentaje de cobertura en los servicios públicos (acueducto,
alcantarillado y energía), tasa de escolaridad, tasa de mortalidad infantil, tasa de natalidad por edades,
número de médicos por cada mil habitantes, porcentaje de población con necesidades básicas
insatisfechas (NBI), tasa de analfabetismo, calidad en la educación, déficit de vivienda, tasa de
desempleo, ingreso per-cápita, tasa de desnutrición, kilómetros carril de vías locales mantenidas, etc.

A partir de la denominación del indicador se puede identificar la unidad en la que está formulado.

Un indicador puede estar dado en cifras absolutas si se utilizan para dar cuenta de características
particulares en un momento dado, por ejemplo: Población por sexo según Unidad de Planeamiento
Zonal (UPZ); en porcentajes, cuando se usan para destacar aspectos de distribución, por ejemplo:
porcentaje de población urbana y rural por localidad o distrito, porcentaje de población con NBI; en
tasas cuando se utilizan para mostrar la evolución de un fenómeno en el tiempo, por ejemplo: tasa de
mortalidad infantil por localidad; y finalmente, en medidas estadísticas como promedios, mediana,
moda, etc. cuando se usan para mostrar comportamientos típicos, por ejemplo: promedio de escolaridad
en la localidad de Ciudad Bolívar.

Formula del indicador:

La Unidad operacional se refiere a la relación matemática que permite calcular en forma de porcentaje,
tasa o valores absolutos el cambio en la(s) variable(s) del indicador. Se entiende por variables las
características, cualidades, elementos o componentes de una unidad de análisis las cuales pueden
modificarse o variar en el tiempo.

Los indicadores pueden medirse mediante operaciones (índices, tasas, promedios, etc.) o investigarse
por medio de ítems o preguntas que se incluyen en los instrumentos para recopilar información
(cuestionarios, fichas de entrevista, guía de investigación).

Ejemplos: el porcentaje de población entre 0 y 10 años de la localidad sería la relación entre población
total en ese grupo de edad en la localidad y la población total de la localidad, por lo tanto su unidad
operacional o forma de cálculo será:
Población de 0 a 10 años / Población total. Para el indicador de porcentaje de desnutrición de los niños
de la localidad es: Número de niños desnutridos / Número total de niños. Para el porcentaje cobertura
de los servicios públicos es: Número de viviendas con servicios públicos / Número total de viviendas.

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Estado inicial:

Especificar el estado inicial o valor actual del indicador. Ejemplo: el porcentaje de desnutrición de los
niños de la localidad es 20%, es decir, el 20% del total de los niños están desnutridos.

Valor esperado:

Definir el valor esperado del indicador después de un tiempo o periodo determinado en el que se
considere oportuno estimarlo, entendido como la expresión cuantitativa o cualitativa de lo que se
pretende lograr o alcanzar.

Ejemplo: Porcentaje de desnutrición de los niños de la localidad; el valor esperado puede ser 10%, es
decir, se espera bajar del 20% (estado inicial o actual) al 10% la desnutrición de los niños de la
localidad. Para algunos indicadores que se expresan en cifras absolutas no es posible establecer su valor
esperado y periodo de cumplimiento, por cuanto se utilizan para dar cuenta de características
particulares en un momento dado. Ejemplo:
Población total por género según UPZ.

Periodo:

Corresponde al número de años dentro de los cuales se espera alcanzar el valor esperado del indicador.
Ejemplo: tres (3) años, es decir, en 3 años se bajará la desnutrición de los niños de la localidad de
Kennedy del 20% al 10%.

10. DESCRIPCIÓN Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN jorge

Se debe determinar inicialmente todas las posibles alternativas que en primera instancia sean viables
para solucionar el problema identificado, teniendo en cuenta, que cada una produzca beneficios
similares para que sean comparables y objeto de análisis que permita la selección.

Cuando existan varias alternativas se deben describir brevemente, así mismo, es necesario señalar la
alternativa seleccionada y explicar las razones técnicas, sociales, políticas, culturales, ambientales,
legales, institucionales o de otra índole, por las cuales se seleccionó. Si existe sólo una opción, se debe
describir brevemente e indicar las razones por las cuales se consideró que no hay alternativas

11. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO Y JUSTIFICACIÓN

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Una vez seleccionada la alternativa se detallan y describen sus principales características y se
profundiza en la información relacionada con todos los aspectos que intervienen en su aplicación, por
ejemplo:

• Especificaciones o características técnicas más importantes, que den información sobre el tamaño o
dimensión del proyecto y la tecnología propuesta.
• Localización donde se va a ejecutar físicamente el proyecto.
• Duración del proyecto, teniendo en cuenta las etapas que presenta en caso que se desarrolle por
etapas, y las que se vayan a ejecutar en el marco del Plan de Desarrollo Distrital, señalando si es
necesario que el proyecto continúe más allá de un Plan, con lo cual se determina la duración del
proyecto (horizonte real evaluativo).
• Precisar si el proyecto complementa o se relaciona con el desarrollo de otro proyecto de inversión
de la entidad, o de otras entidades e instancias.

12. DESCRIPCIÓN DE LAS LÍNEAS DE ACCIÓN

Las líneas de acción nos dan una visión general de los grandes temas de que trata el proyecto, forman
parte integral del mismo y permiten su programación y posterior ejecución y seguimiento.

A través de las líneas de acción de cada proyecto, se agruparán las inversiones y las metas necesarias
para ejecutar el proyecto. Las líneas deben dar certeza de que se está brindando la solución al
problema que el proyecto pretende enfrentar y deben ser permanentes para permitir la programación
plurianual de los recursos para cada año de ejecución del proyecto.

13. METAS PLAN DE DESARROLLO

Se deben relacionar las metas Plan de Desarrollo a las que dará cumplimiento con la ejecución del
proyecto formulado y programar su anualización durante los cinco años de la vigencia del Plan.

14. METAS DEL PROYECTO

Las metas del proyecto son los resultados concretos, medibles, realizables y verificables que se esperan
obtener con la ejecución del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos, representados en
productos (bienes y servicios) finales o intermedios. El cumplimiento de las metas propuestas a
alcanzar por el proyecto, tienen una estrecha relación con la estructura de costos, ya que ésta debe
corresponder a las necesidades reales de recursos del proyecto de conformidad con los componentes,
las actividades definidas y las metas del proyecto.

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Es importante resaltar en este punto, la importancia en la definición y construcción de las metas de los
proyectos, por cuanto es preciso que la construcción de las mismas se haga en términos de proceso,
magnitud, unidad de medida y descripción, como se describe a continuación:

• Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar; tal como: construir, adecuar,
capacitar, dotar, suministrar, atender, implantar, mantener, sistematizar.
• Magnitud: Cantidad o número de la acción identificada en el proceso.
• Unidad de Medida: Tales como m2, Km., Km/carril, camas/paciente, alumnos, hectáreas,
parques, porcentaje.
• Descripción: Permite complementar el propósito de la meta.
• Años: Corresponde al horizonte del proyecto. Para cada uno de los años de ejecución del
proyecto, se puede identificar la cantidad de la meta a lograr.

Ejemplo: Ejecutar 2 Obras Menores de espacio Público en la localidad de Sumapaz

Proceso: Aumentar
Magnitud: 40
Unidad de medida: Porciento
Descripción: El servicio ambiental ofertado por el arbolado urbano.

La adecuada definición de las metas del proyecto permite medir el logro de los objetivos y facilita el
seguimiento a dichas metas, a la vez que se constituye en la base para determinar las tareas a
desarrollar.

Las metas no deben ser una relación de un plan de compras y/o adquisiciones del proyecto, ni la
descripción de los rubros de gasto al interior del proyecto o de las actividades a realizar.

Cuando se definan metas en términos porcentuales se debe tener claridad sobre cuál es la fase que se
cumplirá cada año de ejecución del proyecto, para llegar al 100%. Por ejemplo, si planteamos como
meta para los 5 años de ejecución del proyecto “Implementar 100% un sistema de información xxxx” y
vamos a programar que el primer año llegaremos al 20%, el segundo año al 40%, el tercer año al 60%,
el cuarto año al 80% y el quinto año cumpliremos 100%, se define que la fase 1 que nos permitirá
llegar al 20% el primer año, es la fase de diagnóstico, el segundo año la fase de estudios, diseños y
levantamiento de información, el tercer año la fase de desarrollo y programación de software, el cuarto
año la fase de pruebas y puesta en producción y el quinto año la fase de implementación y
mantenimiento.

15. DESCRIPCIÓN DE LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DEL PROYECTO

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Bajo este aspecto se debe hacer una descripción de los principales beneficios del proyecto. Se debe
tener presente que estos beneficios son aquellos que ocurrirán si se desarrolla efectivamente el
proyecto, es decir, no se deben incluir los beneficios que ya se están generando, sólo se contabilizarán
los beneficios adicionales que se ocasionen por efecto del proyecto si se lleva a cabo

La descripción de los beneficios está asociada a la utilización de bienes y/o servicios producidos con el
proyecto y pueden expresarse de diferentes formas.

• De una parte, se deberá conocer la calidad y cantidad del producto que adicionalmente a la
situación actual proveerá el proyecto. Será necesario entonces identificar y cuantificar la población
que en cada año, o período de operación, se beneficiará directamente con el uso de los bienes y/o
servicios del proyecto; así como cuantificar las unidades de producto o el número de beneficiarios.
Ejemplo: número de atenciones de salud de primer nivel o número de menores de cinco años con
plan de vacunación completa.

• En algunos casos será necesario medir el efecto final que significará para la población beneficiaria
el aprovechamiento de los productos del proyecto; para lo cual se podrá efectuar una medición
monetaria de los beneficios. Esta forma de medición se sugiere para ciertos proyectos de
infraestructura.

Cuando se trata de proyectos que aumentan la calidad del bien o servicio o mejoran la eficiencia, estos
beneficios están relacionados con dicho aumento o mejoramiento de la producción. En estos casos los
beneficios se complementan con factores cualitativos como por ejemplo: mejorar la potabilidad del
agua por cambio en el sistema de tratamiento.

16. COSTOS DEL PROYECTO

Son costos todos los insumos, bienes o recursos en que es necesario incurrir para implantar y operar el
proyecto. Esta información se organiza y se puede presentar por año, relacionando el costo anual de
cada línea.

Es importante elaborar el plan de contratación anual indicando cantidades precios unitarios y costos
totales, de forma que soporten la información contenida en los costos anuales del proyecto.

Los costos anuales del proyecto deben corresponder a las necesidades reales de recursos del proyecto
de conformidad con las líneas y actividades previamente definidos para lograr los objetivos planteados;
obteniendo así el costo anual y total del proyecto, a partir de las necesidades de cada año y su duración.

En la determinación de los costos es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

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• Valorar en miles de pesos del año en la cual se prepara el proyecto (año en curso),
independientemente del año en el cual se realizarán las acciones de los componentes. Es necesario
tener en cuenta que al pasar de un año a otro se actualizan las cifras a precios del respectivo año,
con la inflación o índice de precios al consumidor (IPC).

• En la estimación de los costos de los proyectos se incluyen -como parte integral de los mismos- los
correspondientes a la etapa de operación, tales como: mantenimiento, reparaciones, operación,
pago de servicios públicos, seguros, vigilancia, aseo, mantenimiento de vehículos, entre otros. La
estimación de estos costos en el presupuesto corresponde a los que se causen durante la respectiva
vigencia.

• La agregación de los recursos deben corresponder a todos los insumos, mano de obra calificada y
no calificada, materiales y equipos, necesarios para la realización de cada línea de acción.

• Cuando sea necesario llevar a cabo diseños o estudios de preinversión, estos costos deben incluirse.

17 FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Este aspecto tiene como propósito describir y valorar globalmente las fuentes de financiación del
proyecto, una vez se obtenga el costos anual y total; de acuerdo con las necesidades de cada año y la
duración del proyecto para establecer los requerimientos de financiación en el tiempo.

Se debe relacionar la(s) instancia(s) que financiarán el proyecto, sin involucrar entidades con las que no
se haya concertado previamente su participación.

18. EFECTO AMBIENTAL DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA

Se deben considerar los efectos positivos o negativos que el proyecto puede producir sobre distintos
elementos del medio ambiente como el estilo de vida, la identidad cultural, los recursos naturales y los
ecosistemas (parques naturales, santuarios de fauna y flora, reservas forestales, bosques, manglares,
ciénagas y humedales, páramos, cuencas en ordenamiento, resguardos indígenas, zonas de interés
arqueológico, entre otros).

Según la naturaleza del proyecto y su efecto sobre el medio ambiente, se debe considerar la necesidad
de permiso y/o licencia ambiental, de acuerdo con la Ley 99/93 y el Decreto 1753/94. Dependiendo de
ello, se debe describir la siguiente información:

• Medidas y/o acciones de mitigación de impacto ambiental propias del proyecto.

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• Información referente a la declaratoria de efecto ambiental y/o estudio de impacto ambiental.

19. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO

La sostenibilidad hace referencia a los requerimientos y condiciones para el normal desarrollo del
proyecto, por lo tanto, se deben considerar todos los aspectos relacionados con los mecanismos
institucionales y/o operativos propuestos que garanticen su operación y mantenimiento; para lo cual se
describirá en forma concreta la manera como se garantizará que el proyecto puede sostenerse durante el
tiempo de su vida útil una vez inicie su ejecución

Se señalará el nivel de importancia e incidencia de estas condiciones sobre el logro de los objetivos y
productos del proyecto, así como las acciones, coordinaciones y recursos necesarios para garantizar su
operación, administración y mantenimiento.

Para ello se deben considerar los siguientes aspectos:

• Determinar si existen factores internos o externos que puedan retrasar la ejecución y/o operación
del proyecto. Por ejemplo, requerimientos de importación de bienes, procesos de licitación,
negociación de fuentes de financiación con otros organismos, instancias o entidades, cambios en
las políticas de los gobiernos, o lineamientos de gasto.

• Garantizar la obtención de las fuentes de financiación, tanto en la inversión como en la operación,

administración y mantenimiento, por cuanto se trata de concebir el proyecto en forma integral, de
forma que se obtengan finalmente los beneficios esperados.

• Describir en forma concreta la manera como se garantizará que el proyecto pueda sostenerse
durante el tiempo de su vida útil. Así mismo, relacionar el responsable de la sostenibilidad,
actividades y recursos requeridos para la administración y mantenimiento.

20. PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Es necesario redactar de manera sintética los diferentes aportes de la ciudadanía que se efectúan en los
espacios de participación organizados para tal fin; se deben describir las iniciativas que tienen
coherencia con el problema planteado; si las ideas planteadas por la comunidad no tienen relación o no
contribuyen a la solución de la necesidad también es necesario mencionarlo.

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21. INFORMACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTO

Al final de la Formulación del Proyecto, se debe anexar la información correspondiente al responsable

de la formulación y evaluación del proyecto, que pueda suministrar información complementaria en el
momento en el que Banco de Programas y Proyectos de la Administración Distrital Central y
Establecimientos públicos (BDPP-ACEP), las autoridades interesadas o la ciudadanía la soliciten.
Como mínimo se debe relacionar el nombre, cargo, entidad, teléfono y fecha de elaboración del
documento (día/mes/año).

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