ENSAYO

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Hoy en día, y a pesar de que, en buena parte de las administraciones públicas y privadas, el
registro y ordenamiento de la información, se hace en soportes tecnológicos e informatizados,
las funciones y las diferentes clases de archivos, son instrumentos y concepciones que no se
han modificado.Es por esto que la principal función de los archivos, tanto tradicionales para
papel, como informatizados, consiste en la conservación de gran cantidad de documentos. Uno
de los objetivos dentro de los muchos que existen de que se conserve determinadas clases de
documentos, es que la misma legislación de muchos estados lo exige, siempre con la finalidad
de ser presentados cuando se requiera. Pero aclaramos que este no es el caso de todos los
tipos de documentos.La finalidad última de cualquier archivo es lograr que los documentos que
serán de utilidad, se conserven debidamente, ordenados y clasificados. La eficacia de un
archivo se mide por la rapidez con que se encuentra lo que se busca.
A la hora de clasificar los diferentes tipos de archivos para que el desempeño de las funciones
sea mucho más ágil y eficiente.
A partir de esta clasificación, los archivos pueden ser Según el grado o frecuencia de utilización:
Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de
consulta frecuente. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por
haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos que,
habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o
documental.
Y se clasifican según el lugar de emplazamiento.
*Generales o centralizados: Son aquellos documentos que se conservan en un mismo lugar,
y a su vez, son consultados por distintos departamentos o secciones.
*Descentralizados o parciales: Se encuentran distribuidos en las distintas secciones o
dependencias de la organización o entidad. A su vez, los documentos descentralizados pueden
ser:
* Departamentales o por secciones: son generados por el propio departamento y según sus
necesidades operativas. Están sujetos a consultas y tramitaciones habituales de dicho
departamento.
* Personales: son archivos generados y administrados por un trabajador en su puesto de
trabajo y, por ende, de su exclusiva consulta.
Cabe destacar que, en la práctica, ambas clasificaciones no son excluyentes, sino que pueden
complementarse entre sí.
Otro factor importante es un archivista que el encargado de caracterizarse por su rol en la
organización de los archivos en la empresa, siempre teniendo en cuenta el orden, pues todo
archivista debe ser organizando en su ambiente de trabajo para así tener organizados los
documentos y herramientas, que utiliza para su buen desempeño; la responsabilidad es muy
importante, porque es el responsable de la buena organización de los archivos y su
conservación; prontitud también es muy importante en la organización de los documentos ya
que se debe dar respuesta oportuna a los requerimientos de os documentos de forma inmediata;
además de ser cordial en las labores que refleja el archivista, teniendo en cuenta que se debe
guardar el secreto profesional de los contenidos de los documentos, siempre asumiendo una

JUAN SEBASTIAN BARAHONA MENDOZA

CC. 1.049.654.392 DE TUNJA
APRENDIZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
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“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”
buena concentración en las labores que realiza, pues será lo principal para lograr la labor de
archivística; De igual forma como todos sabemos uno de los activos más importantes de una
empresa son los “Archivos”, éstos representan su memoria, guardan la historia y los hechos del
pasado que servirían para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la
organización. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma
ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de
que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más
rápida, cuando así se requiera. Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar,
conservar, custodiar y facilitar documentos, el material de archivo más común lo constituyen:
carpetas, Los archivadores tipo Z, guías, electrónicos, etc. la Ley obliga a conservar la
documentación en periodos establecidos, con plazos mínimos de conservación, durante los
cuales puede ser requerida su presentación, estos documentos se conservaran debidamente
ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los
nuevos documentos con los ya archivados, además sirve como medio de consulta cuando se
pretende indagar en las actuaciones del pasado, también sirve como elemento probatorio
cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de
hacerlo. actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales se
almacena de forma permanente la información en el disco duro, el proceso consiste en la
recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y
transporte de los archivos físicos.

La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy importante,

estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro en el entorno, el fuego,
el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo, tiene que
ser rentable y con poco costo energético, valorado para toda su vida planificada y
preferentemente con espacio para ampliaciones, que no dependa excesivamente de
equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los
equipos funcionen siempre correctamente; también es importante mencionar varios factores
que se deben tener en cuenta tales como el carácter único de los archivos como fieles
testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la
evolución de las sociedades; también el carácter esencial de los archivos para garantizar una
gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos,
asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el
presente para preparar el futuro. El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con
formación inicial y continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de
los documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso y la responsabilidad de
todos los ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o custodios de archivos
públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la información en la gestión
de los archivos.

JUAN SEBASTIAN BARAHONA MENDOZA

CC. 1.049.654.392 DE TUNJA
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