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Fecha: 17 de junio
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1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para identificar los parámetros iniciales y para constituir las
bases de un nuevo proyecto o fase de un proyecto existente que garanticen el
cumplimiento del objetivo del mismo.

2. ALCANCE:

Este procedimiento incluye desde la asignación de un proyecto a la Fundación FES

hasta el inicio de la ejecución de un proyecto.

3. DEFINICIÓN:

 Documento del proyecto: son tipos especiales de documentos:

procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros; que se crean sólo
para un proyecto determinado y por lo tanto su control se realiza en el Plan de
Calidad del proyecto, no en el procedimiento P-GMC-1 Elaboración y Control de
Documentos.

 Hito: actividad que representa la consecución de un logro importante en el

proyecto. Son una forma de conocer el avance del proyecto.

 Stakeholders (interesados): son todas aquellas personas, entidades o

empresas que podrían ser impactadas positiva o negativamente con la ejecución
del proyecto.

4. RESPONSABLE:

Directores de áreas de procesos misionales – Gerente / Coordinador de Proyecto –

Coordinador PMO.

5. CONDICIONES:

El proceso de Gestión de Oportunidades envía el contrato, propuesta técnica, estudios

previos y demás documentos generados en dicho proceso.

El Plan de Gestión de Proyecto está conformado por diferentes componentes cuya

gestión se puede realizar de manera independiente pero garantizando el cumplimiento
de los objetivos del proyecto. Esta estructuración del Plan de Gestión de Proyecto
permite la entrega sólo de algunos componentes al cliente, cuando todo el contenido
del plan no es exigible por el mismo, como es el caso de algunos proyectos de
administración de recursos.
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Dependiendo de las exigencias del cliente, se puede llegar al acuerdo de usar los
formatos y procedimientos propios del sistema de gestión del mismo o de mantener
los propios de la Fundación FES.

Este procedimiento representa los componentes mínimos del proyecto pero pueden
incluirse componentes adicionales acordados con el cliente.

Los proyectos de administración de recursos son coordinados por la Coordinadora

PMO.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

6.1.Recibir el contrato firmado con el cliente

El Director de Área o el Coordinador PMO (según aplique) recibe y analiza el

contrato/convenio firmado con el cliente, así como la documentación relacionada
(propuesta, términos de referencia, estudios previos, acta de inicio, entre otros) a fin
de tener claridad sobre los objetivos y alcance del mismo para iniciar la planeación del
proyecto.

El Director de Área o el Coordinador PMO informa a la Dirección Administrativa y

Financiera, en cumplimiento de lo establecido en el proceso Gestión Contable y
Financiera, la información sobre la firma del convenio y/o contrato, solicitando la
creación del centro de costos del proyecto y en los casos que lo requiera se establezca
la cuenta de ahorros o corriente a través de la cual se gestionarán los recursos
financieros del proyecto.

Se recibe información de la creación de la referencia contable en la cual se registrarán

los costos y gastos del proyecto.

6.2.Solicitar el nombramiento del Gerente del Proyecto

Una vez el Director de Área o Coordinador PMO ha analizado el contrato y/o convenio
solicita a la Dirección Administrativa y Financiera la contratación y/o designación del
Gerente del Proyecto teniendo en cuenta los requerimientos del proyecto.

La solicitud se realiza a través del proceso Gestión Humana diligenciando el formato

F-GH-1 Solicitud de colaboradores.

Dependiendo de lo exigido en el proyecto, el rol de Gerente de Proyecto, puede tener

otras denominaciones; para este procedimiento se mantiene el nombre del rol como
Gerente del Proyecto.

Al Gerente del Proyecto nombrado, se le ofrece la inducción respectiva según el

procedimiento P-GH-2 Inducción, Reinducción y Capacitación de Colaboradores y
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adicionalmente el Director del Área o el Coordinador PMO le entrega y analiza

conjuntamente la documentación del proyecto a fin de iniciar la planeación del mismo.

6.3.Conformar el Plan de Gestión del Proyecto

El Gerente del proyecto realiza el Plan de Gestión del Proyecto validando

permanentemente la información con el Director de Área o Coordinador PMO. Se
puede realizar verificación conjunta con el cliente sólo si aplica por exigencias
contractuales. El Plan de Gestión del Proyecto se considera la línea base del mismo.

E Plan de Gestión del Proyecto incluye:

- Datos generales del proyecto

- Código del proyecto
- Sponsor y gerente por cada entidad involucrada. (Si aplica)
- Cliente e interesados en el proyecto citar numerales
- Nivel de autoridad del gerente del proyecto
- Alcance
- Alcance del producto / Entregables
- Metodología técnica del proyecto
- Equipo de proyecto
- Cronograma general e hitos en el mismo
- Recursos requeridos
- Presupuesto general aprobado
- Adquisiciones de bienes y servicios no profesionales
- Plan de comunicaciones
- Plan de calidad
- Gestión de Riesgos

6.3.1. Gestión de los interesados (Stakeholders)

- Identificar las personas, grupos y organizaciones que podrían impactar o ser

impactados por decisiones, actividades o resultados del proyecto. Se identifican
y analizan los intereses, interdependencias, tipos de influencias e impactos
potenciales de los stakeholders en el proyecto.

- Establecer los roles de cada uno de los stakeholders interesados, de acuerdo

con sus intereses y funciones dentro del proyecto.

- Elaborar estrategias que permitan involucrar a los stakeholders a través del

ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses e
impacto potencial en los resultados del proyecto, esto se debe registrar en el
formato F-GP-1 Matriz de gestión de los interesados.
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- Allí debe quedar claro el nivel actual y el nivel deseado de involucramiento de

cada uno de ellos, identificando su impacto según el ciclo del proyecto.

6.3.2.Alcance

El Gerente del Proyecto determina el alcance del proyecto asegurando que incluya
todo el trabajo requerido y el necesario para producir el bien o servicio para lo cual se
estableció el proyecto.

Para ello debe:

- Identificar y consolidar los requerimientos del cliente.

- Identificar los entregables, los criterios de aceptación. (Listado de Actividades
y/o tareas a desarrollar en el proyecto).
- Identificar las exclusiones del alcance.

Los requerimientos del cliente y los criterios de aceptación se consolidan en F-GP-4

Matriz de requerimientos.

Esta información se consolida en la Declaración del Alcance del Proyecto que se revisa
conjuntamente con el gerente del proyecto de cliente.

Para definir el alcance se tiene en cuenta el juicio técnico de los involucrados del
proyecto, lo especificado en el contrato o convenio y sus anexos.

6.3.3. Definir la metodología técnica del proyecto

Si en el contrato/convenio que soporta este proyecto no se ha definido la metodología

técnica a seguir en el mismo, el Gerente del Proyecto conjuntamente con el Director
de Área o el Coordinador PMO, según corresponda, proponen y justifican la
metodología técnica a seguir para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. La
metodología propuesta se aprueba con el Gerente del proyecto por parte del cliente.

6.3.4.Definir el cronograma y los hitos del mismo

El cronograma inicial se elabora considerando el desglose de las actividades y/o tareas

definidas en el alcance del proyecto. A cada una de estas actividades se les estima su
duración, momento de inicio y finalización, responsables, interdependencia de las
mismas.

El cronograma incluye los hitos del proyecto que facilitan su administración.

Se establecen los tiempos máximos y mínimos permitidos de retraso o incumplimiento

del cronograma establecido y sus puntos de control dentro del avance del proyecto.
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El cronograma inicial se establece con base en la información disponible al momento

de iniciar el ciclo de vida del proyecto, sin embargo se puede modificar según lo
establezca el Gerente del Proyecto en coordinación con el cliente, dejando evidencia
del control de cambio realizado.

El plazo del proyecto será el determinado en el contrato/convenio que soporta el

proyecto.

6.3.5. Costos y recursos

Los recursos necesarios para el proyecto y la estimación de sus costos se identifican

con base en el alcance del proyecto, el cronograma establecido, las exigencias del
cliente.

Teniendo en cuenta que en el Proceso Gestión de Oportunidades ya se habían

estimado de manera preliminar los recursos para soportar el valor de la propuesta, en
el proceso Gestión de Proyectos, se especifican en detalle.

Algunos de los recursos requeridos son: equipo de trabajo, infraestructura, gastos de

viaje (si aplica), logística, materiales y equipos y toda aquello que se requiera para
cumplir con el objetivo del proyecto en el tiempo establecido.

Se estiman los costos del proyecto: costos directos, indirectos, fijos y variables; a
partir de aquí se elabora la línea de base de costos del proyecto y/o presupuesto
inicial.

El presupuesto requerido para el proyecto debe ser discriminado por períodos que
faciliten posteriormente a la Dirección Administrativa y Financiera la planeación del
flujo de gastos y costos.

La solicitud de los recursos requeridos (excepto el equipo de trabajo) se realiza al

proceso Gestión Administrativa; se detalla el tipo de recursos, sus especificaciones en
detalle, período y lugar en el cual se requieren de acuerdo con el cronograma
(teniendo en cuenta que no necesariamente se requieren todos los recursos durante
todo el tiempo de vigencia del proyecto).

Para las adquisiciones se debe tener en cuenta el cronograma y presupuesto

establecido para el proyecto al momento de realizar la negociación con el proveedor o
contratista. En el caso de que los tiempos de entrega o costos del proveedor o
contratista estén por fuera de los criterios del proyecto, se debe informar al Director
de Área o al Gerente del Proyecto para su análisis, aprobación y/ búsqueda de nuevas
alternativas.

6.3.6. Recursos humanos

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Teniendo en cuenta los objetivos, alcance, cronograma, lugar de ejecución de las

actividades y los requisitos respecto al personal establecidos en el contrato y/o
convenio, se identifican los roles, perfiles, habilidades y responsabilidades requeridos
para conformar el equipo del proyecto, así como el nivel jerárquico y de autoridad
entre cada uno de los integrantes.

La relación de las personas requeridas en el proyecto se registra en F-GP-2 Matriz

Equipo de Trabajo requerido para el proyecto.

El Director de Área o el Coordinador PMO solicita el personal para el proyecto a la

Dirección Administrativa y Financiera diligenciando el formato F-GH-1 Solicitud de
colaboradores.

El Director Administrativo y Financiera conjuntamente con el Director de Área o el

Coordinador PMO analizan la solicitud, identificando la disponibilidad de las personas
que puedan ocupar estos roles dentro de la Fundación. En el caso de que no se cuente
dentro de la Fundación, personal con la disponibilidad para ocupar estos roles, se
gestionará la solicitud al proceso de Gestión Humana o al proceso Gestión
Administrativa dependiendo del tipo de vinculación a realizar: laboral o prestación de
servicios respectivamente.

La vinculación del personal considera el presupuesto del proyecto y el período en que

se requiere de acuerdo con el cronograma del proyecto.

El equipo general del proyecto estará conformado por integrantes de la Fundación FES
y del cliente. El cliente será responsable de asignar las personas para el proyecto que
cumplan con los perfiles y roles definidos.

6.3.7. Plan de Calidad

El plan de calidad incluye las actividades y controles que aseguran la implementación

de prácticas de mejora continua en el proyecto a fin de lograr sus objetivos
considerando el alcance del proyecto (requerimientos, criterios de aceptación,
entregables, exclusiones del alcance), cronograma, hitos, presupuesto del proyecto.

El Plan de calidad incluye:

- Objetivos de calidad articulados con los objetivos del proyecto.

- Controles e indicadores para realizar seguimiento y medición al cumplimiento de los

objetivos.

- Metodología para el control de entregables y de los documentos propios del

proyecto definiendo las instancias de elaboración, revisión y aprobación
respectivas.
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- Herramientas de calidad que se van a utilizar para hacer el seguimiento a la calidad

del proyecto. Pueden considerarse diagramas de flujo, pareto, histogramas,
diagramas de control, diagramas de dispersión u otros que se hayan implementado
en algún otro proyecto y hayan arrojado resultados positivos de acuerdo con el
cumplimiento de los requisitos establecidos por el cliente.

- Documentación propia del proyecto. Ver numeral 6.3.8.

- Documentación del control de versiones de los documentos y de los entregables del

proyecto.

- Auditorías requeridas para el proyecto. Los resultados de las auditorias y el manejo

de los hallazgos se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento P-GMC-3
Auditorías Internas del proceso Gestión de Mejoramiento Continuo de la Fundación
FES.

Dependiendo de las exigencias del cliente, se podrá llegar al acuerdo de usar los
formatos y procedimientos de calidad propios del sistema de gestión del cliente.

6.3.8. Documentación del proyecto

Dependiendo del tipo de proyecto, la Fundación FES puede proponer documentos que
aporten para la metodología del proyecto y para el control de calidad del mismo.

Se proponen procedimientos, instructivos, guías, protocolos, formatos, entre otros;

que no son aplicables permanentemente en el Sistema de Gestión Integral pero son
propios de un proyecto.

La forma como se codifican y controlan los documentos del proyecto se define en el

Plan d Calidad del proyecto.

6.3.9.Comunicaciones

El Plan de Gestión del Proyecto incluye también la forma como se gestionan las
comunicaciones dentro del equipo general del proyecto a fin de facilitar el
cumplimiento de los objetivos del mismo.

El plan de comunicaciones del proyecto se elabora considerando los interesados, el

equipo general del proyecto, las necesidades y requisitos de información de los
mismos, los canales de comunicación disponibles, las políticas en materia de
confidencialidad de la información, la ubicación geográfica del proyecto, la
disponibilidad de herramientas tecnológicas.

El plan de comunicaciones identifica y establece:

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- Generadores de la información
- Tipo de información que se genera
- Interesados en la información
- Tipo de información requerida por los interesados y equipo del proyecto para
cumplir su rol.
- Niveles de confidencialidad establecidos.
- Autorizaciones de acceso a la información
- Canales y formas de comunicación e información
- Periodicidad de la comunicación

Se genera la F-GP-3 Matriz de Comunicación.

De igual manera como parte de las estrategias para facilitar el acceso a la información
se puede conformar un repositorio de documentos en el cual se pueden publicar los
documentos propios del proyecto, los entregables, la información base entregada por
el cliente y toda aquella necesaria para el cumplimiento de los objetivos.

El acceso a este repositorio será controlado teniendo en cuenta los usuarios y los
niveles de acceso permitidos (creación, modificación, eliminación, lectura); de igual
manera en cumplimiento de las políticas de seguridad de la información se deben
establecer los procedimientos para realizar las copias de seguridad y la recuperación
de la información del sitio.

6.3.10.Gestión de Riesgos

Se identifican los riesgos del proyecto, se califican con base en la probabilidad e

impacto y se administran de acuerdo con el P-GMC-9 Procedimiento Administración de
riesgos.

Para determinar los riesgos se deben tener en cuenta todos los elementos
involucrados en la gestión del proyecto identificados anteriormente y se recomienda
realizar el ejercicio de identificación de riesgos con algunos miembros del equipo a fin
de que se logre la mayor cobertura posible.

Como parte de la administración de los riesgos se establecen controles y se formulan

acciones preventivas en cumplimiento de lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento
Formulación de acciones correctivas, preventivas y mejora.

Se genera el F-GMC-13 Mapa de riesgos del proyecto.

6.4.Aprobar el Plan de Gestión del Proyecto

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Una vez se ha elaborado el Plan de Gestión del Proyecto se somete a revisión interna,
para posteriormente lograr la aprobación de acuerdo con lo expresado en el Plan de
Calidad.

6.5.Socializar el Plan de Gestión de Proyecto

Se socializa el Plan de Gestión de Proyecto con los integrantes del equipo excepto
aquella información a la que se le haya establecido una restricción de confidencialidad
(ej. Costos) en cumplimiento de la Matriz de Comunicaciones.

6.6.Gestión de cambios del proyecto

Si durante la ejecución del proyecto se presenta algún cambio en los elementos que
hacen parte del Plan de Gestión del Proyecto, se somete a revisión en las instancias
establecidas en el Plan de Calidad, así como al control de versiones establecido en el
mismo.

6.7.Formular acciones preventivas, correctivas, de mejora y/o lecciones

aprendidas.

El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente del proyecto verifican que la
planeación del proyecto se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se
identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora
de acuerdo con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el
P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento.

7.ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del Motivo del Fecha del Aprobado
Versión del Cambio cambio cambio por
Documento
1 Creación ______ 17 de junio de Director
2014 Ejecutivo.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Nombre: Nombre: Alejandro Varela
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Villegas
Cargo: Directores de Cargo: Directores de Área Cargo: Director Ejecutivo.
Area – Coordinador
PMO- Equipo de trabajo
del proceso
Firma: Firma: Firma: