INSTRODUCCIÒN

El propósito de realizar este trabajo de investigación es demostrar que la Auditoria Operativa se constituye en
un instrumento muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de una entidad, como así
también la legalidad de sus operaciones, sea la entidad pública o privada.

La importancia que ha adquirido en los últimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de
evaluación y control en empresas públicas y privadas motivo a estas entidades a que se interesen
mayormente porque se practiquen estas Auditorias ya que las mismas permiten conocer las causas que
originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestión.

Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda entidad o a una determinada área en particular
dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluación, en el presente trabajo se efectúa para
demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el Diagnostico,
se realizara una evaluación operativa en la unidad de observaciones; es decir, al departamento de
mantenimiento del Servicio Departamental de caminos (S.D.C.), como complemento del trabajo de
investigación.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observación me permito plantear las siguientes
interrogantes:
 ¿La entidad cumple con la planificación efectuada para cada gestión?
 ¿Es adecuada la planificación y es óptimo el nivel de organización, dirección y control?
 ¿Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economía?

Las interrogantes planteadas nos permitieron encontrar de forma previa lo siguiente: Por la información
recibida de los usuarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual
de los caminos presenta serias deficiencias.

Toda la información recibida informalmente nos hace suponer que existen problemas en la planificación,
organización, dirección y control de las operaciones de la entidad.

 En síntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento no se cumplen con
efectividad, eficiencia y economía

HIPOTESIS

¿La falta de una buena planificación, una adecuada organización, dirección y un eficiente control
hacen que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado?

OBJETIVO GENERAL

Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad.

Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medición o evaluación del grado de eficiencia de la

entidad en la realización de sus operaciones destacando áreas críticas para su posterior mejoramiento.

OBJETIVO ESPECIFICO

- Analizar los elementos básicos de la administración para realizar una evaluación del cumplimiento de
los mismos
- Evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad
- Estudiar y evaluar los sistemas de comunicación internos entre los ejecutivos y el personal
- Determinar si existen elementos, informales que impiden una buena administración

ALCANCE Y LIMITACIONES
El estudio se efectuara a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extenderán si es necesario a
operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nuestro caso particular,
analizaremos las actividades en el departamento de mantenimiento y algunas de los departamentos
directamente relacionados como el Departamento de maquinaria y Equipo.

METODOLOGIA

En la realización del presente trabajo de investigación se aplicaran los siguientes métodos.

El Método Deductivo, puesto que se utilizaran los principios y normas de Auditoria Operativa que nos
permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del Departamento de mantenimiento, partiendo de lo
general a lo particular.

El Método Inductivo, nos permite la observación directa de los hechos y relaciones en la actividad
administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales.

Por otra parte, a través del Método Analítico estudiaremos al Departamento de Mantenimiento, en cada una
de las secciones y con ayuda del Método Sintético lograremos una síntesis de la información captada, la cual
permitirá obtener una conclusión del trabajo realizado.

CAPITULO 1
ADMINISTRACIÒN

1.1.- ADMNISTRACIÒN ES UN PROCESO

1.1.1.- NECESIDADES DE LA ADMNISTRACIÒN

1.2.- DEFINICIONES DE ADMNISTRACIÒN

1.3.- ELEMENTOS BASICOS DE LA ADMNISTRACIÒN:

1.3.1.-Planeación
Definición
1.3.1.1.- Componentes de la Planeación
1.3.1.1.a. Objetivo
1.3.1.1.b. Políticas
1.3.1.1.c. Procedimientos
1.3.1.1.d. Programas
1.3.2.- Organización
Definición
1.3.3.2.1. Su Importancia

1.3.2.2. Principios de la Organización:

Son los siguientes
- Unidad de mando
- Tramo de Control
- Delegación de Autoridad
- División de Trabajo
Describa cada uno de ellos

1.3.2.3. Errores de la Organización

Entre otros citaremos los siguientes
 Teoría y principios
 Imitar Organización
 Organización Rígida
  Resistencia al cambio
1.3.2.4. Revisión de Funciones
Una empresa debe realizar aquellas funciones que sean necesarias en la entidad para el logro o cumplimiento de sus
objetivos. Las funciones pueden subdividirse de la siguiente manera
a) Funciones Básicas
b) Subsunciones
c) Actividades
Describa cada una de ellas
a) Funciones Básicas
- Primarias
- Segundarias
b) Subfunciones
c) Actividades

1.3.3. Dirección
1.3.3.1. Relaciones Humanas
1.3.3.2. Motivación
1.3.3.3. Comunicación
Proceso de Coordinación
1.3.3.4. Evaluación de Dirección

1.3.4. Control
Definición
1.3.4.1. Faces de Control
1.3.4.1.a Fijación de la Norma
1.3.4.1.b Medición de lo Realizado
1.3.4.1. c. Evaluación de Resultados
1.3.4.1.d. Corrección de desviaciones
1.3.4.2. Principios de Control
1.3.4.3. Beneficios del Control

CAPITULO II
EFICIENCIA EMPRESARIAL

CONCEPTO DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA

II.1.1 Economía
II.1.2 Eficacia
II.1.3 Eficiencia
II.2. Importancia de evaluar la Eficiencia

CAPITULO III
CONTROL INTERNO

III.1 Definición
III.2. El control Interno en el Marco de la Empresa
III.3. Control Interno Administrativo y Control Interno Contable
III.4. Por qué el control interno
III.5. Limitaciones inherentes al Control Interno
 CAPITULO IV
AUDITORIA OPERATIVA
IV.1 Significado de auditoria
IV.2. Definición de auditoria operativa
IV.3. Objetivo de la auditoría operativa
IV.4. Utilidad e importancia de la auditoria operativa
IV.5. Alcance
IV.6. Comparación con la auditoría financiera
IV.7. Diferencia entre auditoria operativa y auditoria administrativa
IV.8. Fases de la auditoria operativa
IV.8.1 Estudio preliminar
IV.8.2 Revisión y evaluación del sistema de planeamiento y control
IV.8.3 Examen profundo de áreas criticas
IV.8.4 Comunicación de resultados
IV.8.5 Seguimiento
IV.8.6 La auditoría operativa en las empresas publicas
IV.8.7 La auditoría operativa en el sector privado
IV.8.8 Normatividad
Normas de auditoria generalmente aceptadas (N.A.G.A)
Normas personales
Normas relativas al trabajo
SEGUNDA PARTE. DIAGNOSTICO

Hoja x
INTRODUCCIÒN

Para realizar el presente trabajo de investigación se suscribe un documento contractual (Carta Convenio), en el que se
estipula las condiciones acerca del trabajo a realizar, la validez, el alcance, el tipo de auditoria, los requerimientos de
documentación, fecha de inicio y de conclusión, honorarios, etc.

El diagnostico se refiere concretamente a la planificación y ejecución de la Auditoria Operativa, necesario señalar que se
realizara una recopilación general de información de toda la empresa con el fin de conocer como está funcionando el
Sistema de Control Interno, luego se profundizara el análisis de las operaciones y documentación en el departamento de
mantenimiento objeto de nuestro estudio

La Auditoria Operativa podrá llevarse a cabo con eficiencia, si previamente se planifica con mucho cuidado. Diseñando
métodos sistemáticos de procedimientos, para recopilar e interpretar los hechos pertinentes y de importancia.

Necesariamente se tendrá que realizar una serie de entrevistas a la empresa a su conjunto, como así también recabar
toda la documentación necesaria y fidedigna que permita al auditor realizar un trabajo serio y confiable

Se prepara la simbología a utilizar para un mejor ordenamiento de los papeles de trabajo, se elaborara el plan general de
trabajo con el objeto de realizar la recopilación, selección, análisis, clasificación y registro de los datos

Finalmente, se redactara el informe que contenga las conclusiones y recomendaciones con lo cual se culminara el
presente trabajo de la Auditoria Operativa.

El trabajo de la auditoria operativa debe comprender la obtención, a través del desarrollo de la tarea de los elementos de
juicio válido y suficiente que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe

Normas Relativas al Informe

El informe deberá reunir como mínimo, las características de oportunidad, materialidad, prudencia, previsión, veracidad,
claridad, integridad y conciso

El informe deberá contener como mínimo, precisar el objeto de la auditoria, fijando sus limitaciones, alcance y el motivo
de su realización
El informe deberá contener como mínimo, la describir sistemáticamente los procedimientos utilizados para la obtención
de los elementos de juicio válidos y suficientes

El informe deberá contener como mínimo, describir todo elemento que , a juicio del auditor mejore su comprensión

El informe deberá contener como mínimo, indicar en orden de importancia las recomendaciones

Hoja x
MEMORANDUN DE PLANIFICACIÓN

1. Responsabilidad del Auditor

El auditor operativo al realizar el trabajo actuara con cuidado y diligencia de un profesional, responsable consigo mismo y con la
sociedad. Asumirá siempre una responsabilidad personal indelegable por los trabajos ejecutados por su persona

II. Normas a aplicar

El desarrollo del trabajo se realizara de acuerdo a las Normas de Auditoria Operativa (que no tiene el carácter de ser generalmente
aceptado) actualmente vigente en nuestro país

Normas Personales
1. Poseer titulo profesional y experiencia adecuada
2. Mantener una posición independiente
3. Realizar todo su trabajo con cuidado y diligencia de un profesional

Normas relativas a la realización del trabajo

4. Debe comprender planeación y supervisión por parte de los colaboradores
5. El estudio y evaluación del sistema de control interno vigente en la entidad
6. Obtención de los elementos de juicio validos y suficientes que sirven de respaldo

Normas relativas al informe

7. El informe deberá reunir como mínimo las características de oportunidad, materialidad, prudencia, precisión, veracidad, claridad,
integridad y concisión.
8. El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoria, fijada sus limitaciones y alcances y el ,motivo de su realización
9. El informe deberá indicar como mínimo los hechos y circunstancias analizados que originan fallas de gestión
10. Deberá como mínimo describir sistemáticamente los procedimientos utilizados para obtención de los elementos de juicio validos y
suficientes
11. Deberá como mínimo describir todo elemento que a juicio del auditor mejore su comprensión
12. Deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas

III Programas del estudio preliminar

Es necesario elaborar un programa que indique las acciones a ejecutar a fin de no omitir aspectos importantes. Dicho programa
constara de un propósito, los diferentes procedimientos y los métodos para la recolección de la información

VI Historia, antecedentes y propósitos

Entre los preceptos que rigen el funcionamiento de la entidad debe estudiarse:
 Su historia, los antecedentes de su creación, haciendo hincapié en sus propósitos y objetivos iniciales
 Sus actividades y operaciones de importancia
 Las regulaciones de carácter legal

V Control Interno
La evaluación del control interno nos permite determinar la áreas, operaciones, etc. En las que el examen es prioritario y de mayor
utilidad para la entidad, lo que permite posteriormente efectuar un examen más detallado

La evaluación del control interno se hará en base a cuestionarios sobre los aspectos que serán el motivo de nuestro examen

VI Programa de estudio, revisión y evaluación de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administración del
personal
Se diseñara un programa con el propósito de examinar y evaluar los elementos del proceso administrativo y los sistemas de
administración de los recursos humanos para obtener información practica de la forma como se esta empleando los recursos en la
entidad actualmente

VII programa del examen de áreas críticas

Esta fase es de mucha importancia en la auditoria Operativa, cuyo propósito es evaluar los hallazgos determinando si la situación
detectada es de tal importancia que merece una acción correctiva. De igual manera, se diseñara un programa par mejorar
ordenamiento en la realización del trabajo.

Hoja x
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Programa de estudio preliminar
N° PROGRAMA FECHA REF.

I Propósito del Programa

El propósito del programa es obtener información general y documentada sobre las
actividades realizadas por al empresa, como paso inicial para continuar con el proceso de
evaluación

II Procedimientos de Auditoria

1 Información a Obtener:

Obtenga información sobre el origen legal de la entidad

a) Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo las 1-IV-99
cuales las actividades son conducidas
I.1.a
2 Historia, antecedentes y Objetivos:

a) Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las

1-IV-99
actividades del departamento de mantenimiento

3 Organización:

a) Obtener copia del Organigrama, Manual de Funciones, Reglamentos Internos, 5-IV-99

otros I.3.
b) Identifique en estas copias o prepare desde el comienzo exposiciones breves que a
muestren:
- División de deberes y responsabilidades
- Principales delegaciones de autoridad
c) Establecer si dichos instrumentos de organización están debidamente aprobados y
actualizados

4 Recursos Involucrados en las actividades

8-LV-99
a) Haga un resumen breve de la naturaleza, inversión y ubicación de los recursos
I.4.
a
empleados en las actividades

5 Política General
12-IV-99
a) Obtenga copias o prepare resúmenes de la política general aplicable en la I-
comunicación de la información y en la realización de las actividades. 5.a

Evaluación del Control Interno

6
a) Realice la evaluación del Control Interno en las áreas que se estudiarán en 16-IV-99
profundidad I.6.a

7 Determine cuáles son los registros existentes en contabilidad

19-IV-99
I.7.
III Método de la Recolección de Información a
1 Reúnase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de información

2 Vaya a las fuentes señaladas y a otras que pueda ser útiles para la obtención de la
información

3 Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo examen
4 Examine
a) Estatutos de la Empresa
b) Archivos de legislación de la empresa
 c) Informes Internos o Externos elaborados por o para la Empresa
d) Planes de reorganización
e) Manual de procedimientos
f) Evalué el Sistema de Control Interno a través de cuestionario

5 Evalué el sistema de Control Interno a través de Cuestionario

II HISTORTIA Y ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

El Servicio Nacional de caminos (S.N.C.) fue creado en 1939 con la denominación de DIRECCIÒN GENERAL DE OBRAS PUBLICAS
con sede central en la ciudad de la paz.

En 1941 cambia la denominación a DIRECCIÒN NACIONAL DE VIALIDAD, posteriormente en 1955 trabaja con el nombre de
SERVICIO COOPERATIVO BOLIVIANO – AMERICANO DE CAMINOS

SEIS AÑOS MÀS TARDE DURANTE LA PRESIDENCIA DEL Dr. Víctor Paz Estensoro cambia la denominación a SERVICIO
NACIONAL DE CAMINOS, según resolución suprema Nº 10676 DEL 24 DE FEBRERO DE 1961. Surge como entidad de derecho
público, tiene como base legal y régimen jurídico el convenio de transferencia de 7 de enero de 1961. Funciona como un organismo
descentralizado del ministerio de transporte, comunicaciones y aeronáutica civil, con personalidad jurídica, capital y patrimonio propio,
con autonomía de gestión técnico – administrativo y plena facultad de ejercer todos los actos jurídicos necesarios para su
funcionamiento

Desde entonces hasta la fecha estuvo enmarcada por tal resolución suprema posteriormente en fecha 28 de julio de 1995 con la Ley
1654 de descentralización administrativa pasa a depender de la prefectura de departamento. Esta resolución suprema en su Art. 5
inciso f) nos indica las atribuciones relacionadas de S.D.C cuyo objetivo primordial es el de la Construcción y Mantenimiento de
carreteras, caminos secundarios y aquellos concurrentes con los gobiernos municipales.

El 12 de enero de 1996 se promulga el decreto supremo 24215 que tiene por objeto reglamentar la Ley 1654

III LEYES QUE NORMAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD

La entidad está reglamentada por:

La Ley 1654 de descentralización administrativa y su decreto supremo Nº 24215

Un Reglamento Interno que data desde los años 80 el que delimita el accionar de todas y cada uno de los empleados

OBJETIVO DE LA INSTITUCIÓN
Desde el inicio de sus actividades como una empresa publica, es decir, que desde que funciona como S.D.C la entidad tiene como
única y fundamental objetivo “La Planeación, programación, estudio diseño, construcción, mantenimiento, supervisión y administración
de todos el sistema de carreteras del departamento, dentro del marco de la política del sector de transporte, fijada por el gobierno

IV ASPECTO ORGANIZATIVO

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La entidad cuenta con elementos de organización tales como:

Un organigrama que ilustra la actual estructura organizativa, los niveles de autoridad y las líneas de comunicación. Este organigrama
se encuentra actualizado de acuerdo con la situación actual de la entidad (S.D.C.) y a sido aprobado por todas las instancias que
correspondientes, refleja las líneas de autoridad y responsabilidad de la entidad. Pero dicho organigrama sólo se encuentra en la
oficina central de la entidad, concretamente en la oficina de administración de la empresa.

Manual de funciones en el que se detalla todas las funciones de cada cargo, sus responsabilidades, y su dependencia tanto superior
como inferior. También establece los requisitos para optar al cargo, la experiencia necesaria y la ubicación del cargo. Este manual NO
HA SIDO ACTUALIZADO, sigue contemplando la estructura de cargos del Servicio Nacional de caminos, y su origen se remonta a
1980.

También se pudo observar la existencia de un Reglamento Interno, el que ha sido revisado y aprobado, dando cumplimiento a lo
dispuesto por el Art, 67 de la Ley General de Trabajo. Este reglamento consta de 22 capítulos y 97 artículos en los cuales se
encuentra reflejado todo lo referente a los derechos y obligaciones de los trabajadores. El reglamento interno ha sido aprobado y
puesto en vigencia en 1980
.
El modelo de organización permite que los niveles de mando tengan posibilidades de supervisar a los funcionarios de su dependencia.
ESTRUCTURA DEL LIDERATO
Está conformada de la siguiente manera:

Director Departamental de caminos Ingeniero Oscar Sánchez

Accesoria legal Dra. Mirian Vedia de Martínez
Auditoria Interna Lic. Cleofè Ríos de Mendoza
Subdirector departamental Ingeniero Eusebio Ortega
Jefe de división Administrativa y financiera Lic. Roxana Ichazu
Jefe de división de mantenimiento Ingeniero Jorge García
Jefe de División de equipos Ingeniero Omar Ávila

Al mismo nivel se encuentra el departamento de planificación y de fiscalización y

ESTRUCTURA ADMNISTRATIVA
Se cuenta con las siguientes secciones:
Sección Contable
Sección Almacenes
Sección adquisiciones

V FUENTES DE FINANCIAMIENTOS
Su principal fuente de financiamiento se constituye la Prefectura del Departamento con un porcentaje elevado necesario para el
cumplimiento de las actividades. En menor porcentaje se obtiene recursos por el cobro de peajes, cuenta con ayuda del JICA que
colabora con maquinaria

INGRESOS y EGRESOS DE LA ENTIDAD

Según la ejecución presupuestaria podemos presentar un resumen de los ingresos y egresos de la entidad efectuados en la gestión
1998

TOTAL INGRESOS xxxxx

Otros Ingresos No tributarios 3.160.000
Transferencias de capital (Prefectura) 6.849.820
Incrementos de otros Pasivos (Provisiones) 588.492

TOTAL EGRESOS xxxxx

Servicios Personales 6.682.712
Servicios No Personales 668.611
Materiales y Suministros 2.658.497
Otros Gastos 588.492

Como puede observarse en caso de los ingresos el 64% es otorgado por la prefectura del departamento, los ingresos propios llegaron
al 30%, aproximadamente

El 63 % de los ingresos percibidos van a cubrir los egresos por concepto de servicios personales, es decir los salarios tanto de la
parte técnica como de la parte administrativa

FACTORES QUE AFECTAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD

El recorte presupuestario efectuado por la prefectura del Departamento.-

Es el factor más importante, ya que al ser la prefectura quien otorga a la entidad la mayor parte de su presupuesto, al recortar el
mismo limita el accionar de la institución, sobre todo si tenemos en cuenta que el recorte efectuado es un porcentaje considerable

DESCRIPCIÓN GESTIÓN 2004 GESTION 2005 DEFERENCIA %

Presupuesto desembolsado 10.864.364,56 6.849.820 4.014.542,56 36,95

Reducción de los ingresos por concepto de peajes.-

Constituye otro factor importante ya que el ingreso ha disminuido considerablemente como se puede observar

DESCRIPCIÓN GESTIÓN 2004 GESTION 2005 %

Ingresos propios 4.520.555 3.160.000 30,10

Falta de control de los recursos de la entidad.-

Es importante destacar que no hay un control estricto de los recursos con los que cuenta la entidad. Esta afirmación se realiza basada
en la situación encontrada en la visita efectuada a la residencia de Villanontes como también en la situación de la central de la entidad
ubicada en la ciudad de Tarija.

RECURSOS CON QUE CUENTA LA ENTIDAD

La entidad cuenta con recursos humanos, materiales y financieros
Recursos Humanos

Personal con contrato permanente o indefinido en la gestión 1998

Cantidad Parcial Total
Detalle Personas Pers.
Personal que trabaja en oficina central Tarija
Funcionamiento de departamento administrativo 58
Funcionamiento Maestranza 57
Personal declarado en comisión 04
Func. Pl.Adic. OF.DTTO y Maestranza 03 122

Personal que trabaja en provincias

Residencia Iscayache 24
Residencia Bermejo 19
Residencia Villamontes 33
Residencia Entre Ríos 22 98 220

Los empleados eventuales suman 168 pero se hace necesario aclarar que dichos empleados solo son contratados temporalmente
para efectuar actividades destinadas a proyectos de corta duración y los mismos son contratados por órdenes de la Prefectura del
Departamento, al terminar el proyecto termina también el contrato de trabajo

Recursos materiales
En cuanto a los recursos materiales, la entidad cuenta con inmuebles tanto en la central como en las residencias que ayudan en el
cumplimiento de las operaciones, y otros también generan ingresos por el alquiler de los mismos, como por ejemplo en la residencia
de Villamontes se encuentra un inmueble que presta el servicio de alojamiento a los empleados que están de paso por ese lugar o
que van temporalmente a realizar trabajos de tipo administrativo

La entidad cuenta con un número considerable de maquinaria que en su conjunto tiene una gran importancia dentro del balance de la
institución.

Para una mejor comprensión de lo enunciado adjuntamos el siguiente detalle:

Composición del Activo Fijo – Gestión 1998

Montos Netos

Detalle de Activos Fijos Parcial Total

Edificios Urbanos 2.354.886,80
Edificios en Residencias 637.683,55
Edificios en campamentos 437.877,35
Equipos de Caminos 12.598.794,13
Equipo de Transporte 1.330.691,29
Equipo de Maestranza 1.312.413,38
Equipo de ingenieros y laboratorio 494.425,08
Equipo Estacionario 1.334.224,14
Equipo de radio 39.578,32
Equipo de Oficina, muebles y Enseres 483.559,25
Equipo de Computación 89.446,86
Equipos Varios 201.118,38
Herramientas de mano 167.767,20
Herramientas Varios 1.731,18
Terreno 1.462.157,37

22.946.354,28

Recursos Financieros
La entidad recibe recursos de la Prefectura del Departamento, también percibe recursos por el cobro de peajes, por alquiler de
edificios y por alquiler de maquinaria y equipo. Lo dicho se puede ver en el siguiente detalle

Detalle de los Recursos que Percibe la entidad

Extracto del presupuesto aprobado – Gestión 1998

TOTAL INGRESOS
Otros Ingresos no tributarios propios 3.160.000
Transferencia de capital (prefectura) 6.848.820
Incremento de otros pasivos 588.492 10.598.312

SITUACIÓN PATRIMONIAL EN LA GESTIÓN 2005

Balance general
Al 31 de diciembre de 1998
Detalle Activo Pasivo y Pat.
Disponible 542.078,38
Exigible 1.994.889,81
Realizable 10.593.576,64
Diferido a Corto Plazo 58.008,89
Inversiones 68.365,00
Fijo 22.946.354,28
Bienes de Dominio Público 41.762.900,78

Cuentas por Pagar a Corto Plazo 2.718.756,67

Documentos a Pagar a Largo Plazo 245.321,47
Pasivos diferidos a Corto Plazo 1.334.687,78
Otros Pasivos corrientes 457.261,37
Previsiones a Largo Plazo 55.389.938,61
Patrimonio 67.820.217,88

Total 77.966.183,78 77.966.183,78

Composición Del Patrimonio

Detalle del Patrimonio Parcial Total

Valor neto 57.059.013,47
Resultados Acumulados gestión 2003 (1.040.030,16)
Resultados Acumulados gestión 2004 (7.637.070,19)
Resultado del Ejercicio (7.130.799,63)
Ajuste global al patrimonio 6.964.441,67
Transf. Del Tesoro 1.261.571,57
Transf. de la Prefectura 18343.091,15
Total Patrimonio 67.820.217,88

La razón para mostrar este rubro es la de hacer notar la situación de déficit de la entidad que se viene arrastrando de gestiones
anteriores, sin haber logrado mejoría en la ultima gestión

VI AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.-

Información Gerencial.-
La entidad está bajo la responsabilidad y dirección del ingeniero Oscar Sánchez, como no existe un directorio se constituye en el
máximo ejecutivo o la máxima autoridad de la entidad.

El director recibe de cada uno de los jefes de división un informe detallado de la actividad realizada, generalmente estos informes se
realizan en forma mensual para posteriormente consolidarlos en un informe anual, estos informes son analizados, discutidos y
aprobados por el director. Una vez analizado el director dará las recomendaciones pertinentes o el visto bueno, según sea el caso.

Por su parte el director realiza un informe anual de su gestión ejecutivaº, el que se presenta ante el prefecto del Departamento, ya
que la misma fiscaliza el accionar de la entidad y otorga el presupuesto para el cumplimiento de sus operaciones. En la última gestión
también fue necesario presentar el informe la S.N.C por solicitud del Gobierno Central

Información administrativa.-

Programa Anual de Operaciones

El 1997 la entidad elabora por primera ves un Plan anual operativo, el que fue presentado a la prefectura y a la contraloría, dando
cumplimiento a los requerimientos de estas instituciones. Para el 1998 la Entidad elabora un P.O.A en el que plasma todos los
objetivos a alcanzar en la gestión

Para cumplir con los objetivos planteados se consideran los siguientes tipos de trabajo con los siguientes montos:

ITEM DESCRIPCIÓN MONTO EN Bs.

A Mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria 15.0286.420,39

B Mejoramiento de caminos vecinales 5.308.710,27

C Asfaltado de caminos de interés departamental 9.318.252,77
D Construcción de puentes 9.476.161,53
Total 39.389.544,96

Presupuesto
Ante la carencia de una entidad específica de presupuesto se ha designado en contabilidad a un funcionario responsable del control y
el registro presupuestario cuya designación recae en la persona del señor Guillermo Pantaleón
El presupuesto es elaborado y presentado en formularios uniformes de acuerdo con los requerimientos de la secretaria de
presupuesto público. Se preparan estados de ejecución presupuestaria en forma mensual y posteriormente se elabora un estado
anual.

Se elabora una ejecución presupuestaria mensual para cada proyecto para luego consolidarla al final de la gestión en una sola
ejecución que resume los gastos y los ingresos de cada proyecto.

La información sobre los resultados de la ejecución presupuestaria es presentada a la Prefectura del departamento y a la Contraloría
General de la republica.

Informes Contables,-
El S.D.C tiene como norma presentar los siguientes estados con sus respectivos informes
Balance General
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
Estados de Resultados

La entidad cuenta con un Plan de Cuentas y con el respectivo manual de cuentas, toda la información contable se presenta como
está establecido por Ley del 31 de marzo del año siguiente. Primeramente se presentara a la prefectura para su consolidación y
posteriormente es presentado en al Contraloría General de la Republica.

El sistema de Contabilidad se desarrolla de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y se utiliza los
siguientes registros:

Libro Banco

Libro Mayor
Kardex (Solo en la Central)

Se ha implementado sistema Computarizado de Contabilidad MAT-CONT y presupuesto SIEF ambos documentados con medidas de
seguridad. Es decir, que dichos sistemas poseen mecanismos de acceso y manejo restringido de la información sólo al personal
autorizado

Auditoria
La entidad cuenta con un departamento de auditoria interna bajo la dirección de la Lic. Cleofè Ríos. Este departamento está abocado
a realizar Auditoria internas, los resultados de estos trabajos de auditoria son puestos en consideración del ejecutivo máximo de la
entidad como también de las jefaturas de los departamentos afectados con la finalidad de subsanar las debilidades o desviaciones
encontradas.

La Contraloría General de la Republica por su parte realiza anualmente revisiones del aspecto financiero de la entidad y efectúa
también auditorias SAYCOS de todos los sistemas, de todos estas revisiones elabora informes que ponen a consideración de la
entidad para su análisis y para que se efectué las correcciones necesarias.

Archivos.-
La entidad archiva y protege la documentación por más de cinco años que es el tiempo estipulado por Ley. La entidad cuenta con un
sistema de archivo de fácil acceso y utilización que data del 1979

Información de la división de equipos.-

Este departamento tiene por finalidad el mantenimiento de todos y cada una de las maquinarias que se utiliza en el mantenimiento de
las carreteras. Está bajo la dirección del Ingeniero Omar Ávila

El departamento de equipos realiza informes escritos anuales que detallan lo siguiente:

- Clasificación de la maquinaria y equipo
- Sus años de servicio y su directo responsable
- Su ubicación geográfica y el estado actual de la misma
- Sus necesidades y requerimientos

Clasificación de la maquinaria y equipo

Clasificación del equipo de acuerdo a sus características

Equipo pesado.- Dentro de esta clasificación se puede mencionar las siguientes unidades: Tractor, moto niveladora, cargador frontal,
compactador, retroexcavadora y volquetas

Equipo liviano.- En este grupo encontramos: Jeep. Vagoneta, camioneta, camión a estacas, trailer, ómnibus, cisternas, camión
aguatero, y regador de asfalto

Equipos varios.- Bajo este nombre se agrupa: Compresora de campo, clasificadora, chancadora, compactadora manual, generador
de luz, montacargas, motosierra, soldador eléctrico, bomba de agua y otras herramientas de variado uso
Clasificación por su ubicación o utilización
Equipo correspondiente a la red fundamental

Este equipo está destinada a cubrir las operaciones que se realizan en el red fundamental es decir los caminos de la red troncal, los
que vinculan con los capitales, políticas de los departamentos, además permiten la vinculación de carácter internacional conectándose
con las carreteras principales existentes en los países limítrofes. Este equipo está conformado por unidades que tienen desde 6 a 34
años de servicio. Su procedencia es del anterior S.N.C. las pocas unidades que tienen alrededor de dos años de servicio, han
adquirido por el S.D,C. Pero se trata de maquinaria pequeña clasificada dentro del grupo de equipos varios.

Equipo Correspondiente a la red Vial Vecinal

Llamada también de donación Japonesa JICA precisamente por su procedencia tiene un tiempo de uso 6 años, pues su adquisición
data de 1992. Este equipo cumple funciones en las carreteras municipales es decir en los caminos alimentadores de la red
fundamental, caminos que vinculan las poblaciones rurales, comunidades, o centros de producción

Años de servicio y su directo responsable

En el informa anual analizando encontramos los años de servicio de cada una de las unidades y su directo responsable, es decir,
quien tienen a su cargo la unidad

Ubicación geográfica y estado actual del equipo

En el informe anual realizado por la maestranza se demuestra a través de una planilla la ubicación exacta de cada unidad y el estado
en que se encuentra. De este informe pudimos obtener el siguiente resumen

Estado del Equipo

Equipo destinado para la red fundamental

CANT EN BUEN EN REGULAR EN MAL

CALSE DE EQUIPO TOTAL ESTADO % ESTADO % ESTADO %
Equipo Pesado 58 9 16 35 60 14 24
Equipo Liviano 42 1 2 34 81 7 17
Equipo Varios 41 16 19 20 49 5 12
TOTAL 141 26 18 89 63 26 18

De las 141 unidades para el mantenimiento de la red fundamental

26 se encuentran en buen estado siendo el 18% del total del equipo
89 se encuentran en regular estado siendo el 63% del total del equipo
26 se encuentra en mal estado siendo el 18% del total del equipo

Equipo destinado a la red Vial Vecinal

Equipo Pesado 48 unidades en buen estado
Equipo Liviano 16 unidades en buen estado
Equipo Varios 09 unidades en buen estado

Podemos observar que la totalidad del equipo correspondiente a la red vial vecinal se encuentra en buen estado. Debido a que se
trata de equipo con muy pocos años de servicio en la entidad

Necesidades o Requerimientos del equipo.-

El equipo del S.D.C tiene una serie de necesidades que es imposible de cumplir por parte de sus responsables debido a la falta de
presupuesto.
Para la gestión 2005, se ha solicitado un monto que vaya a cubrir las necesidades del equipo, pero dicha petición no genero ninguna
respuesta por parte de los ejecutivos de la entidad.
Monto Solicitado para repuestos 1.415.850
Monto solicitado para Combustibles y Lubricantes 2.136.192

También en el informe se solicita la creación de nuevos ítem en atención a las crecientes necesidades de la maquinaria basándose en
el siguiente cuadro.

Cuadro Comparativo de la Cantidad de maquinaria y el Personal Encargado de su mantenimiento

Descripción Cantidad 2004 Cantidad 2005 Diferencia

Equipo y Maquinaria
Equipo en unidades 83 212 129
Personales
Ingeniero Mecánico 1 1 0
Jefe de Maestranza 1 1 0
Mecánico A 14 8 (6)
Mecánico B 2 2 0
Ayudante Mecánico 8 6 (2)
Encargado de Bomba Inyectora 1 0 (1)
Encargado de prensa a Oruga 1 0 (1)

El cuadro anterior muestra claramente que la cantidad de unidades ha aumentado pero en contraposición la cantidad de mano de
obra para mantenerla en buenas condiciones de funcionamiento ha disminuido

Información de la División de Mantenimiento.-

Este departamento esta a cargo del Ingeniero Jorge García función tiene como función primordial de mantener las carreteras en
buen estado. Su responsabilidad se extiende a los caminos de la red fundamental y a los caminos de la red vial vecinal. En la Red
Central el departamento cuenta con 8 empleados administrativos que coordinan y elaboran la información que proviene de las
residencias.

La información que emite el departamento, nace en los partes diarios que efectúan los trabajadores al finalizar su jornada de trabajo.
Es decir, que todos los obreros, una vez que han terminado sus actividades, elaboran un informe escrito de las operaciones
realizadas , este informe se conoce con el nombre de parte diaria; En el mismo el obrero especifica las actividades realizadas, el
tiempo empleado, y las herramientas utilizadas, como también se refiere al tramo donde han realizado las operaciones.

Una vez que el seccional ha terminado su jornada también realiza un parte diario, en el cual se menciona las actividades realizadas, la
mano de obra utilizada, la maquinaria que tomo parte en el desarrollo de las operaciones y todo cuanto pudiera servir para luego
elaborar los informes semanales.

En los informa es semanales se hace un resumen de las actividades según sus características y según quienes las ejecutan, logrando
así un informe consolidado de toda el personal que tomo parte activa en la realización de las operaciones.

Cada informe semanal es revisado y aprobado por el ingeniero residente el cual supervisa personalmente las actividades ejecutadas.
Una vez aprobado el informe es mandado a la central para la elaboración de un informe mensual de todas las residencias en su
conjunto, de esta manera se obtiene un informe mensual del distrito.

Luego esta información será completada de manera que se obtenga un informe anual de todas las operaciones realizadas

Estados que se obtiene en el departamento de mantenimiento.-

En el departamento de mantenimiento se elabora el P.A.O. los cronogramas de actividades para toda la gestión y los estados
comparativos de ejecución, tanto de los cronogramas como de los estados de costo.

Los cronogramas de actividades como los complementó presupuestarios se elaboran en forma general, es decir para todo el año. A
ese monto total se lo distribuye equitativamente entre los doce meses del año

VII ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Características del departamento de mantenimiento.-

Como ya mencionamos antes, el departamento de mantenimiento es el que se encarga del mantenimiento de las carreteras en
nuestro departamento.

En la central ubicada en la ciudad de Tarija cuenta con seis empleados que tienen como función coordinar la información que proviene
de las residencias y de los campamentos. Los empleados que trabajan en las residencias o en los campamentos generalmente son
chóferes, operadores o conductores de maquinaria pesada, ayudantes de operador, y otros empleados o trabajadores que realizan
funciones en el mantenimiento de los caminos.

Los campamentos se crean en base a la necesidad del proyecto a ejecutarse, con la finalidad de ahorrar tiempo y recursos en los
traslados, tanto de los empleados como de la maquinaria a utilizar, ya que los proyectos muchas veces están a muchos kilómetros de
distancia de cada residencia. Una vez finalizado el proyecto se levanta el campamento.

Las residencias en cambio son fijas, con personal a contrato indefinido. Para la ciudad de Tarija se crearon cuatro residencias en los
siguientes lugares:
Bermejo con 19 empleados
Iscayachi Con 24 empleados
Villamontes con 33 empleados
Entre Ríos con 22 empleados

Objetos básicos del departamento de mantenimiento.-

El S.D.C nace con el objeto de planificar, dirigir, coordinar y controlar los trabajos en el campo vial. el objetivo departamental ha sido el
dar a la áreas de producción agrícola facilidades viales eficientes, además que todo usuario tenga la seguridad y comodidad
necesaria, minimizando costos de transporte y por ende elevando el nivel de vida de los pobladores.
En este sentido, los objetivos trazados por el departamento de mantenimiento son lo de prestar servicios de mantenimiento a la
mayor cantidad de rutas de acuerdo al presupuesto asignado, realizar los trabajos de emergencia que se presenten y realizar el
mejoramiento general de las rutas existentes.

Políticas de mantenimiento
Consiste en determinar los trabajos y las actividades además de los niveles de mantenimiento con los cuales deben ser aplicados al
ejecutarse en las diferentes rutas para alcanzar los objetivos de mantenimiento.

Niveles de mantenimiento.-
Para cada actividad de mantenimiento se establece niveles que reflejen las políticas más óptimas para la ruta. Los niveles de
mantenimiento reflejan las políticas más óptimas para la ruta. Los niveles de mantenimiento reflejan la frecuencia con que las
operaciones de mantenimiento son realizadas.

Los niveles de mantenimiento pueden variar de una clase de carretera a otra en función del tráfico, de las condiciones de la carretera,
el presupuesto asignado, el tiempo disponible y la maquinaria necesaria para su ejecución.

Actividades importantes de mantenimiento.-

Las actividades según el tipo de mantenimiento pueden clasificarse:

Mantenimiento Rutinario.-
Es el que se efectúa una o más veces por año. Estas son actividades que probablemente serán requeridas cualquiera que sea las
características técnicas de la carretera o la densidad de su tráfico, ejemplo el bacheo asfaltico, la nivelación de calzadas, otros

Mantenimiento Periódico.-
Es el que se realiza en forma periódica cada dos o más años. Ejemplo la reposición de ripio, sello a maquina

Mantenimiento de Emergencia.-
Es el mantenimiento de carácter eventual que por su naturaleza debe ser ejecutado en forma inmediata para restituir el tráfico o
garantizar la seguridad de los usurarios del camino.

Mejoramiento.-
Son trabajos especiales que se ejecutan para mejorar las caracteristicazo funcionalidad de las carreteras, su programación y
ejecución está de acuerdo ala disponibilidad de recursos presupuestarios. Citamos como ejemplo la colocación de carpeta de grava,
colocación de tubos o de concreto, mejoramiento del alineamiento geométrico en zonas localizadas.

Las actividades restantes tienen carácter complementario y pueden ser clasificados en: producción de materiales, transporte,
supervisión administrativa y actividades especiales.

El establecimiento de actividades de mantenimiento es responsabilidad del departamento de mantenimiento, a través de la oficina del
S.A.M.

Inventarios de Características Viales.-

El inventario de características viales es un procedimiento para identificar, cuantificar evaluar la condición de todos aquellos elementos
de la carretera que requieren mantenimiento. Por ejemplo metros lineales de cunetas, kilómetros de camino pavimentado, kilómetros
de berma, etc.

Actividades que se Realiza en los Proyectos de Mejoramiento de Caminos Vecinales

Según Programa del JICA – Iten B

Estas actividades se programan de acuerdo a las necesidades de cada proyecto por lo que no colocaremos las cantidades
programadas para la gestión

Código Nombre de la Actividad Unidad

Medida
2050 Supervisión y apoyo H.H
7401 Nivelación maquinaria incluyendo nivelación de cunetas MK
7102 Acopio de material M3
80.01 Transporte de personal de mantenimiento H.H
80.02 Transporte de Equipo de mantenimiento H.H
9001 Excavación en roca para caminos MA
9002 Excavación caminos con explosivos M3
9003 Excavación en roca para cominos M3
9005 Colocación de tubos de concreto o metálicas ML
9050 Transporte HH
9055 Terraplén M3
9056 Ripiado M3
9057 Excavación de estructuras M3
9059 Construcción de badenes M2
9060 Hormigón Ciclope M3

Actividades que realiza el departamento de mantenimiento – mantenimiento rutinario de la red

fundamental y complementario – Iten A

Código Nombre de la Actividad Unidad Cant. Programada

Medida Para todo el año
2010 Administración de campamento H.H 47.406,20
2020 Inspección, supervisión de trabajo H.H 19.047,11
2030 Brigada de estudio H.H 9.930,53
2040 Apoyo a la maestranza y mantenimiento equipo H.H 13.457,39
3001 Bacheo asfáltico a mano M2 7.613,19
3002 Bacheo asfáltico con equipo M2 1.604,96
3004 Sello a mano rutinario M2 8.486,29
3005 Sello con agregado a maquina M2 50.000,00
3007 Sello de grietas a mano M2 12.678,29
3009 Bacheo profundo M2 70,00
3102 Nivelación de bermas a maquina KB 42,96
3201 Nivelación de caminos de grava MK 194,97
3202 Reposición de ripio (Mantenimiento Periódico) M3 52.105,53
3301 Nivelación a maquina incluyendo limpieza MK 22.387,31
3302 Nivelación sólo de calzada MK 19.185,31
3303 Recubrimiento localizado con ripio a maquina M3 63.574,12
3404 Sello de juntas o grieta. Pavimento rígido ML 112.000,00
3501 Limpieza de cunetas en rutas pavimentadas ML 60.897,00
3502 Limpieza de alcantarillas M3 876,58
3503 Limpieza de cunetas a mano ML 45.057,00
3504 Reparación de alcantarillas HH 6163,00
3601 Reconformación de canales (Mantenimiento rutinario) M3 3.000,00
4001 Recortar pasto y maleza a mano M2 219.015,00
4002 Recortar pasto y maleza a maquina M2 1.062.072,05
4003 Desbrote y otro, control de vegetación a mano M2 379.834,08
5001 Mantenimiento de puentes H.H 1.368,00
5201 Mantenimiento de muros de contención H.H 592,40
7001 Trabajos preliminares p/la prep. De yacimientos H.H 1.679,00

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS – DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Memorándum de Inspección Julio 1998

El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente año se llevo a cabo la visita a las oficinas del Servicio Departamental de caminos en la ciudad
de Tarija, ubicada en la Calle Méndez N° 025 del Barrio el Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se
desarrollan las actividades del personal administrativo y del personal técnico, éstos últimos son los que se ocupan del mantenimiento
de la maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente trabaja fuera de la
ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias.

También se llevo a cabo la visita a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 1 de julio de 1998, habiendo prolongado
dicha visita hasta el 8 de julio del mismo año, Con la finalidad de observar como se desarrollan las actividades en la misma. El
encargado del campamento Sr. José Luis Reynoso tuvo la gentileza de acompañar las inspección y dar explicaciones sobre algunos
puntos analizados. De las observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente información:

La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 6 módulos construidos y completamente amoblados
a las necesidades y a las funciones que cumple cada modulo, por ejemplo dos módulos, los más antiguos sirven como dormitorios a
los trabajadores que permanecen en las residencias la mayor parte del año, otro modulo esta destinado a la cocina, comedor y
almacén para los trabajadores, otro esta dispuesto para las oficinas de administración del campamento; otro modulo realizan las
veces de alojamiento a los empleados administrativos o técnicos que están de paso por el campamento.

Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetos que se encuentran en ellas, están bajo la responsabilidad del
Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno.
 ENTREVISTA N° 1
Asunto: Historia, antecedentes y propósito
Entrevistado: Dra. Mirian Vedia de Martínez
I1a
Cargo: Asesora Legal

1.- ¿Cuando se fundo la entidad?

R: La entidad fue creada en 1939 pero a partir de 1961 surge como una entidad de derecho público con personalidad jurídica, capital
y patrimonio propio

2.- ¿Con que objeto o propósito se fundó la entidad?

R: La entidad tiene como objetivos la planeación, programación, estudio, diseño, construcción, mantenimiento, supervisión y
administración de las carreteras y caminos segundario del departamento de Tarija. Así mismo el cumplimiento de los Reglamento
Internos y el Plan Operativo Anual.

3.- ¿Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado?

R: La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que está en vigencia desde el año 1980. No ha sido actualizado

4.- ¿Por qué razón no se ha actualizado el Reglamento Interno juntamente con los cambios que se han producido en la entidad.
R: No se hizo la actualización debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo que deberá ser asignado a
los profesionales competentes en la materia

5.- ¿Bajo qué normas legales la entidad desarrolla sus funciones?

R: La entidad desarrolla sus actividades fundamentalmente basándose en la Ley 1178

ENTREVISTA N° 2
Asunto: Aspectos Generales de organización
Entrevistado: Lic. Roxana Alemán de Ichazu I.3.a
Cargo: Administrador de la entidad

1.- ¿Cuenta la entidad con un organigrama o gráfico de la organización?

R: Si, tenemos un organigrama que refleja la situación actual de la institución

2.- ¿Define el organigrama con claridad las líneas de : Autoridad, responsabilidad y dependencia? ¿Lo puede ver?
R: Como usted lo puede observar define claramente las líneas de autoridad y responsabilidad

3.- ¿Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situación actual de la entidad, es decir
este manual está actualizado?
R: Si existe un manual de funciones pero no esta actualizado, refleja la situación de la entidad como Servicio Departamental de
caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se desarrollan las mismas actividades de mantenimiento

4.- ¿Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar?
R: Si, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito

Nota,- Revisando el organigrama se pudo ver que sí expresa con claridad las líneas de autoridad, responsabilidad y dependencia.
También define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos de cada cargo. Pero no esta
actualizado.

ENTREVISTA N° 3
Asunto: Recursos con que cuenta la entidad I.4.3
Entrevistado: Lic. Roxana de Ichazu
Cargo: Administrador

1.- ¿Con que recursos cuenta la entidad?

R: La entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (Recursos propios y recursos ajenos)

2.- ¿De que fuentes provienen los recursos financieros?

R: Los recursos financieros provienen de la Prefectura en su mayor porcentaje, percibimos también ingresos por peaje, y por el
alquiler de maquinaria y equipo

3.- Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte están formados por maquinaria y equipo, ¿toda la maquinaria
esta en buen estado?
R: Del total de la maquinaria de la entidad un 60% más o menos se encuentra en perfecto estado de funcionamiento. El resto está en
una situación regular o en mal estado

4.- ¿Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas?
R: No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria en estado regular y generalmente en reparación, resulta insuficiente para
hacer frente a nuestras necesidades

5.- ¿Quién es el directo responsable de la maquinaria y el equipo?

R: El encargado de supervisar el manejo y el mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el Ing. Omar Ávila, pero el responsable
de cada una de las unidades es su conductor

ENTREVISTA N° 4
Asunto: Sistema de programación de operaciones
Entrevistado: Ingeniero Jorge García I.5.a
Cargo: Jefe del departamento de mantenimiento

1.- ¿Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad?

R: Sí por su puesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan

2.- ¿Quiénes toman parte en la programación de las operaciones?

R: Toman parte los Ing. Residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de mantenimiento, y el
Director de la entidad

3.- ¿La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecución de la misma?
R: Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las órdenes en forma oral

4.- ¿Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas?

R: Sí se hace un seguimiento y un control a través de los partes diarios de los trabajadores

5.- ¿Se realiza una evaluación del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo?
R: No se realiza una evaluación individual de cada empleado, pero se tiene un paramento del trabajo que debe desarrollar al
día, y en base a los partes diarios se realiza el control

ENTREVISTA N° 5
Asunto: Sistema contables y administración del personal I.7.a
Entrevistado: Lic. Jhonny Balanza
Cargo: Contador de la entidad
1.- ¿La entidad cuenta con un plan de cuentas?
R: Sí, se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada

2.- ¿Existen procedimientos contables expresados por escrito?

R: No, tenemos procedimientos contables expresados por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo siempre desde que
era el Servicio nacional de caminos (S.N.C)

3.- ¿Qué estados contables presentan y cuando lo hacen?

R: Presentamos el balance general, estado de resultados, estado de origen y aplicación de fondos y en este último año
también hicimos las notas a l os estados financieros. Presentamos nuestros estados financieros el 31 de marzo del año
siguiente

4.- ¿Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo?
R: Sí los empleados están asegurados contra esos riesgos

5.- ¿Se realizan evaluaciones al merito y desempeño del personal?

R: No se realizan evaluaciones al personal por su desempeño, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes no, ya que los
empleados tienen muchos años en la institución
 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA DMNISTRACIÓN

PREGUNTAS SI NO

PLANEACIÓN
1 ¿Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificaos y sustentados con los respectivos X
justificantes?

2 ¿Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos específicos determinados de antemano X

3 ¿Son los objetivos claros y precisos?

X
4 ¿Son los objetivos revisados periódicamente?
X
5 ¿Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo?
X
6 ¿Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y metas?
X
7 ¿Tiene la entidad políticas escritas que estén en armonía con los objetivos?
X
8 ¿Son aprobados y apoyadas las políticas por el director?
X
9 ¿Se revisan periódicamente las políticas para reflejar condiciones que cambiaron?
X
10 ¿Son aprobados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el director?
X
11 ¿Están escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad
X
12 ¿Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las necesidades de la entidad
X
13 ¿Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la entidad?
X
14 ¿Los cronogramas de actividades son aprobados y apoyados por el director?
X
15 ¿Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y adecuado?
X
16 ¿Corresponde a todos los jefes de la entidad la función de planeación?
X
17 ¿Todos los funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeación?
X
18 ¿En la planeación se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios de la entidad?
X
19 ¿Al realizar la planeación se integra o coordina información entre todos los departamentos directamente
relacionadas con el departamento de mantenimiento? X

20 ¿Al realizar la planeación se toma en cuenta el estado del equipo que tomara parte en la ejecución de las
actividades? X

21 ¿Cuándo se efectúa un recorte presupuestario por parte de la prefectura la entidad realiza la reformulación de su
presupuesto? X

22 ¿Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza técnicas para reducir las actividades a desarrollar?
X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 12/22 x 100 = 54,54

A-
R
 PREGUNTAS SI NO

ORGANIZACIÓN
1 ¿Contribuye la organización a conseguir los objetivos de la entidad? X

2 ¿Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado? X

3 ¿Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama? X

4 ¿Cuenta la entidad con un manual de funciones? X

5 ¿El manual de funciones está actualizado y debidamente aprobado? X

6 ¿El manual refleja claramente la situación del organigrama? X

7 ¿Especifica claramente el manual las funciones básicas? X

8 ¿Especifica el manual en forma clara y lógica las líneas de autoridad, responsabilidad, así como los canales de X
comunicación?

9 ¿Esta el manual al alcance de cualquier funcionario? X

10 ¿Existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? X

11 ¿Se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conozcan sus funciones? X

12 ¿Se da curso de capacitación permanente a todo el personal? X

13 ¿Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? X

14 ¿Está debidamente calculado el número de empleados en cada sección o departamento? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 8/14 x 100 = 57,14

A-
R

PREGUNTAS SI NO

DIRECCIÓN

1. ¿Los ejecutivos implantan medios de motivación para el personal? X

2. ¿Es la dirección el centro de comunicaciones de la entidad? X

3. ¿ Asumió el director sus funciones luego de un concurso de meritos o una evaluación X

especial?

4. ¿Los ejecutivos en su mayoría están en sus cargos como consecuencia de un concurso de X

méritos?

5. ¿Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados? X

6. ¿Responden los subordinados a un solo jefe? X

7. ¿Se delega autoridad de acuerdo a las políticas y reglas? X

8. ¿Saben guiar los dirigentes a sus subordinados X

9. ¿Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes? X

10. ¿Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad? X

11. ¿Atienden los jefes las peticiones de sus subordinados? X

12. ¿Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados? X

13. ¿Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito? X

14. ¿Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente? X

15. ¿Existe mucha comunicación entre los subordinados y los dirigentes? X

16. ¿Existe buena comunicación entre el personal y sus directivos? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 8/16 x 100 = 50,00

A-
R

PREGUNTAS SI NO

COORDINACIÓN

1. ¿El departamento de Mantenimiento recibe instrucciones por escrito del directorio de la X

entidad?

2. ¿ El departamento de Mantenimiento solicita a los demás departamentos un informes sobre X

sus actividades para planificar las suyas?

3. ¿ El departamento de Mantenimiento solicita informes mensuales de sus requerimientos para X

la obtención de los mismos oportunamente?

4. ¿Se realiza la planificación y la ejecución de las actividades tomando en cuenta las opiniones X
de todos los departamentos involucrados?

5. ¿Se revisa periódicamente las políticas de la entidad a fin de enfrentar cambios de cualquier X
índole?

6. ¿Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente? X

7. ¿ Los materiales y suministros necesarios para la ejecución de las operaciones están a X

disposición y en forma oportuna?

8. ¿La maquina está en óptimas condiciones de funcionamiento? X

9. ¿Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llegan a su debido X

tiempo?

10. ¿Se solicitan repuestos y otros materiales sólo cuando es necesario? X

11. ¿Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 6/11 x 100 = 54,54 A-R

PREGUNTAS SI NO

CONTROL

1. ¿Cuenta la entidad con un sistema de información eficiente para ejercer el control? X

2. ¿Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello? X

3. ¿Se compara los resultados con los planes establecidos? X

4. ¿Ante las operaciones realizadas se establece medidas para superar las diferencias? X

5. ¿Actúa eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las desviaciones? X

6. ¿Es el control el reflejo de los planes? X

7. ¿Tienen los objetivos la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos aún cuando faltan X
los planes?

8. ¿Satisface el control establecido las necesidades del dirigente? X

9. ¿Satisface el control establecido las necesidades de la entidad? X

10. ¿Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones? X

11. ¿se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones? X

12. ¿Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad? X

13. ¿Se controla estrictamente la salida e ingreso de los repuesto, combustibles y lubricantes, X
como de otros materiales?

Índice de Eficiencia del Control Interno = 7/13 x 100 = 53,85

A-
R
 PREGUNTAS SI NO

SISTEMA DE ADMNISTRACIÓN DE LOS RECURSOSO HUMANOS

1. ¿La entidad cuenta con una adecuada planificación sobre el reclutamiento y la selección del personal? X
2. ¿Todos o la mayoría de los empleados ingresaron a la empresa como consecuencia de un concurso de X
meritos?
3. ¿Se planifica los movimientos de rotación del personal? X
4. ¿ La rotación se lo realiza en base a informes técnicos?
X
5. ¿ Existe un sistema de información de recursos humanos? X

6. ¿Este sistema de información incluye informes sobre el comportamiento de los empleados dentro la X
entidad
7. ¿Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como de las operaciones que X
realiza?
8. ¿ Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo? X
9. ¿Se da cursos de capacitación permanente a los empleados para disminuir el margen de accidentes en
la entidad? X
10. ¿Se cuenta con una adecuada administración de salarios X

11. ¿Se realiza una planificación efectiva sobre las vacaciones de los empleados? X

12. ¿Se otorga todas las vacaciones solicitadas? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 4/12 x 100 = 33,33 A-R

PREGUNTAS SI NO

MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS

1. ¿Existe procedimientos establecidos para la adquisición de bienes y servicios? X

2. ¿Existe una constancia escrita respecto de la satisfacción de los bienes adquiridos en cuanto a la X
calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente?

3. ¿Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar sus movimientos
por unidad de iguales características?
X

4. ¿ Se ha asignado un espacio físico adecuado según el tipo de inventarios, para su almacenamiento y

Control adecuado? X

5. ¿ Se ha tomados medidas para la conservación, seguridad y manejo, apropiación de los bienes o X

elementos almacenados?

6. ¿Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo, custodia y registro de X
dichos bienes?
7. ¿Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como de las operaciones que X
realiza?
X
8. ¿ La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra distintos riesgos
que
se puedan presentar? X

9. ¿Se ha fortalecido a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes que se le ha X
asignado? X
10. ¿La entidad mantiene un sistema de codificación que permite un control adecuado de los activos?
X
11. ¿Los vehículos están utilizados exclusivamente en actividades propias de la entidad?

12. ¿Los vehículos llevan necesariamente placa oficial y en la puestas laterales la leyenda “Uso Oficial”
junto con el nombre de la entidad?
X

13. ¿ La circulación de los vehículos oficiales en días y horas laborables son autorizadas por el máximo X
ejecutivo de la entidad?
X
14. ¿El uso del teléfono está destinado sólo para efectuar llamadas de oficina y concernientes al trabajo?
X
15. ¿Se efectúa un control de las llamadas a larga distancia?
X
16. ¿Las normas sobre el uso de bienes están dadas en forma escrita?

17. ¿Se revisa periódicamente las normas sobre el uso delos bienes de la entidad para determinar
situaciones que pudieran haber cambiado? X

18. ¿Existen métodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a:

- Oficinas (Ejemplo un guardia o Recepcionista)
- Terminales de Computadoras
- Instalaciones de Computadoras
- Otros activos valiosos y movibles

Índice de Eficiencia del Control Interno = 10/18 x 100 = 55,55 A-R

PREGUNTAS SI NO

REFERENCIA AL SISTEMA CONTABLE

1. ¿El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la Contraloría General del X
Estado?

X
2. ¿Se ha establecido un registro de carácter presupuestario, donde se revelan los compromisos
adquiridos de erogación de fondos o de ejecución de gasto?
X
3. ¿Se elaboran conciliaciones de saldos sobre: Saldos bancarios, valores a cobrar, obligaciones?
X
4. ¿ Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad independiente de la
función de registro y custodia?
X
5. ¿ Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor Interno hasta el 31
de marzo del año siguiente?
X
6. ¿Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuición, a la Contraloría General del
Estado y la Contraloría Departamental, a la que corresponde. A la que corresponde?

7. ¿En caso de accidente, se tiene protección física adecuada para: Registró manuales, datos X
almacenados en medios magnéticos, equipos de computadora?
X
8 ¿Contador a dados instructivos especiales a las residencias por escritos sobre el registro de los
materiales (combustibles y lubricantes)?
X
9. ¿Se realiza la verificación periódica de los inventarios físicos de la entidad en las residencias?
X
10. ¿Existe una política definida para proteger la información confidencial
X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 6/10 x 100 = 60,00 A-R

PREGUNTAS SI NO

SISTEMA DE ADMNISTRACIÓN DE PERSONAL

1. ¿Los requerimientos de personal guardan concordancia con la programación de operaciones? X

2. ¿Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la selección del personal? X
3. ¿Se ha establecido programas de capacitación para los funcionarios en los diferentes campos en los
cuales tienen responsabilidad?
X

4. ¿ Se ha divulgado claramente a los empleados la prohibición de buscar o recibir otros benéficos

personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la remuneración pactada? X

5. ¿ Se ha divulgado claramente al personal que ningún funcionario podrá desempeñar dos o más
cargos, o percibir dos o más remuneraciones de la Nación o en el presupuesto consolidado del X
sector público, con excepción de los casos previstos por la Ley

X
6. ¿Se ha establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados a sus fuentes de
Trabajo?
X
7. ¿De la misma manera se ha establecido procedimientos para el control de la asistencia de los
empleados en sus fuentes de trabajo?
X
8. ¿Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato superior de los empleados?
X
9. ¿En concordancia con los jefes de cada unidad administrativas y la unidades de personal, se ha
elaborado un programa de vacaciones y que tengan la aceptación de los empleados? X
10. ¿Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo más apronto posible?

11. ¿Cuenta el departamento de personal con un archivo de los antecedentes e información actualizada X
mínima necesaria de cada funcionario (Ej: su dirección, teléfono, antecedentes laborales y
académicos? X

12. ¿Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y abandono de labores en horas de
oficina, así como de horas extras y sobre tiempos trabajados? X
13. ¿ Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas? X
14. ¿Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales donde se especifica de
manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los empleados?
X
15. ¿El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos documentos de identificación y/o
poderes notariales?

Índice de Eficiencia del Control Interno = 8/15 x 100 = 53,00 A-

R
 PREGUNTAS SI NO

SISTEMA DE PRESUPUESTO

1. ¿El proceso presupuestario contempla la separación de las fases de elaboración, X

presentación y ejecución?

2. ¿Se prepara el presupuesto en concordancia con la programación de operaciones y sus X

actividades especificas?

3. ¿El presupuesto se proyecta sobre bases objetivas de cálculo? X

4. ¿Se utiliza formularios uniformes para la presentación de los anteproyectos? X

5. ¿Se presento el anteproyecto de presupuesto de acuerdo con los plazo que estableció la X
subsecretaria del Presupuesto Público

6. ¿Lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la ejecución X

presupuestaria?

7. ¿Los informes sobre ejecución presupuestaria se prepara: semanalmente, mensualmente, X

anualmente?

8. ¿Se informa los resultados de la ejecución presupuestaria a la Subsecretaria del X

Presupuesto Público como a la Contraloría General de la republica?

9. ¿Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de cada año? X

10. ¿El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 6/10 x 100 = 60,00

A-
R

PREGUNTAS SI NO

PROGRAMACIÒN DE OPERACIONES

1 ¿La entidad programa sus operaciones para cada año próximo a más tardar en el mes de X
agosto del año actual?

2. ¿Dicha programación es la única base para la formulación del proyecto de presupuesto X

anual?

3. ¿La programación consta de un documento elaborado por escrito? X

4. ¿El documento de programación emitido especifica concretamente las matas cualitativas y X
cuantitativas a corto y mediano plazo?

5. ¿Se señala en la programación de operaciones los responsables de cada una de las metas
o resultados que se desea alcanzar? X

6. ¿El programa contempla: X

- Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas definidas?

- Los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarias?

7. ¿La programación de operaciones se encuentra debidamente autorizada por autoridad X

competente?

8. ¿En la programación de operaciones toman parte todos los sectores involucrados en su X

ejecución??

9. ¿Se hace conocer dicha programación a todos los responsables de su cumplimento? X

Índice de Eficiencia del Control Interno = 4/9 x 100 = 44%

PREGUNTAS SI NO

SISTEMA DE TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO

1. ¿Se ha constituido una unidad financiera con nivel jerárquico y autoridad suficiente para el X
manejo de los ingresos y egresos?

2. ¿Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de caja chica a X

servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen
funciones contables o financieras?

3. Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores de la entidad independientes de X

quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro?

4. ¿Están todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la entidad? X

5. Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques únicamente cuando están firmados X
mancomunadamente por funcionarios acreditados legalmente ante ellos?

6. Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o traslados? X

7. Se ha diseñado e implantado procedimientos de custodia y registro que protejan las X

inversiones de perdidas eventuales?

Índice de Eficiencia del Control Interno = 5/7 x 100 = 71% A-

R
 PREGUNTAS SI NO

SISTEMA ORGANIZACIÓN ADMNISTRATIVA

1. ¿Cuenta la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de autoridad y las líneas de X
comunicación?

2. ¿El organigrama es de conocimiento de todos los empleados? X

3. ¿El personal de la entidad conoce claramente:

X
Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa?

Las condiciones que debe reunir para el desempeño de su cargo?

La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior?

4. ¿Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones? X

5. ¿El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la autoridad inmediata X
superior?

6. ¿El sistema prevee la delegación de autoridad a los niveles inferiores? X

7. ¿Esta delegación permite que cada nivel tome decisiones en los procesos de operación y X
cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas?

8. ¿Prevee el sistema que toda operación realizada deba contar con la documentación
necesaria que la respalde y demuestre? X

9. ¿Dicha documentación permite identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada X

operación?

10. ¿Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de respaldo en orden X
lógico y/o de fácil acceso y utilización?

Índice de Eficiencia del Control Interno = 6/10 x 100 = 60,00

 Resumen de Cuestionarios
I.6.a
Evaluación del Sistema de Control Interno

Índice de
N° Concepto Eficiencia

Índice de eficiencia del control interno tomando en cuenta los elementos de la

administración

1 Planeación 54,54

2 Organización 57,14

3 Dirección 50,00

4 Coordinación 54,54

5 Control 53,85

6 Administración de Recursos Humanos 33,33

Promedio del Índice de Eficiencia 50,57

Índice de Eficiencia del Control interno tomando en cuenta todos las sistemas
contemplados por la Ley 1178

1 Sistemas de Bienes y Servicios 55,55

2 Sistema Contable 60,00

3 Sistema de presupuesto 60,00

4 Sistema de Administración del Personal 60,00

5 Sistema de programación de Operaciones 44,44

6 Sistema de Tesorería y Crédito Público 71,43

7 Sistema de la Organización Administrativa 60,00

Promedio del Índice de Eficiencia 58,77

Promedio total del índice de Eficiencia 54,67

Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente fórmula:

Preguntas Positivas
Índice de Eficiencia = ----------------------------------------------- x 100
 Preg. Positivas + Preg. Negativas

PROGRAMA PARA LA FASE Nº 2

N° Programa Fecha Ref.

I Propósito del Programa

El propósito del programa es evaluar los elementos del proceso administrativo, los
sistemas de contabilidad y el sistema de administración de los recursos humanos

Procedimientos de Auditoria
II
Evaluación del aspecto normativo de la entidad
1
- Establecer qué normas rigen el funcionamiento de la entidad. Y si la entidad II.1
se ciñe estrictamente a dichas normas 26-IV-99 a

- Verificar si la entidad cuenta con un reglamento interno actualizado y si el

mismo es de conocimiento todos los funcionarios de la entidad 28.IV-99 II.1
b
Evaluación del sistema de planificación
2
- Verificar la existencia de un plan operativo, que el mismo se haya efectuado
31-IV-99
II.2.
en un tiempo predeterminado y oportuno y tomando en cuenta las normas a
básicas sobre la programación de operaciones

- Verificar que el P.A.O se haya efectuado en base a datos y estudios técnicos, II.2.
que todas las actividades y proyectos estén contemplados en él y verificar el 3-V-99 b
cumplimiento de los objetivos planteados en él.

- Verificar la existencia de un cronograma de actividades, que el mismo esté II.2.

reflejado en el P.A.O y que se haya efectuado en base a datos técnicos y 5-V-99 c
estudios realizados para el efecto.

- Determinar el grado de cumplimiento del cronograma de actividades y el II.2.

grado de eficiencia de dicho cumplimiento. 10-V-99 d

- Verificar la existencia de un complemento presupuestario en el P.A.O. y que

dicho presupuesto cubra todas las actividades del cronograma de actividades 17-V-99 II.2.
y todos los proyectos del P.A.O. e

- Verificar si el P.A.O., el cronograma de actividades, y el presupuesto cuentan

con los respaldos necesarios, basados en estudios y datos técnicos. Y si la 19-V-99
II.2.
programación es de conocimiento de los empleados responsables de su f
cumplimiento

- Verificar si la entidad elabora cronograma de actividades y presupuestos de II.2.

gasto para cada íten. 20-V-99 g

Evaluación del sistema de organización

3
- Verificar la existencia de un organigrama funcional, que el mismo se II.3.
24-V-99
encuentre actualizado y en lugar visible a fin de que sea de conocimiento de a
todos los empleados de la entidad.

- Verificar la existencia de un manual de funciones, que el mismo se encuentre II.3.

b
II.4.
a
 actualizado, y esté en lugar visible y sea de conocimiento de todos los 25-V-99
funcionarios de la entidad.

Evaluación del sistema de Dirección y Coordinación

4
- Verificar que los directivos realicen la respectiva capacitación y motivación a 28-V-99
todo el personal de la entidad para una mejor ejecución de las actividades

- Verificar que exista una perfecta coordinación en la realización de las 2-VI-99

actividades por parte de los diferentes departamentos, como también en la II.4.
información que ellos emiten y reciben b

5 Evaluación del sistema de control

10-VI-99 II.5.
- Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a las actividades y a
los recursos que antevienen en la realización de las actividades, Y si se
efectúa un control de los funcionarios en sus puestos de trabajo
14-VI-99
- Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a los recursos
materiales (Combustibles y lubricantes, repuestos y otros) que se emplean
sobre todo en las residencias y en los campamentos

6 Evaluación del sistema contable

II.6.
Verificar si la entidad cuenta con un plan de cuentas, como está conformado y que 17-VI-99
a
sistema de contabilidad emplea. Además los estados que elabora y si los mismos
se presentan oportunamente.

7 Evaluación del sistema de administración de los recursos humanos II.7.

a
24-VI-99
- Determinar si existe reglamentos o políticas establecidas para el manejo del
personal y si están en conformidad con las disposiciones legales

- Analizar y evaluar el criterio, las necesidades y obligaciones de los empleados 28-VI-99

de la entidad

III Métodos para la recolección de la información II.7.

b
- Revisar la aplicación real de prácticas y procedimientos en las operaciones y 28-VI-99
actividades realizadas.
II.5.
- Realizar la comparación de los rendimientos con los objetivos planeados. b

- Evaluar los elementos del proceso administrativo a través de entrevistas a las

personas responsables de su cumplimiento.

C
 II.1a
NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCIÓN

Las instituciones públicas basan su accionar en el marco jurídico y legal de la Ley 1178, Decreto
Supremo N° 23318-A y las Normas Básicas de los Sistemas de Administración, cuya implantación
obligatoria bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva de toda entidad publica.

En el examen solo se pudo evidenciar las siguientes normas:

Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.- El sistema de

administración de Bienes y Servicios es un conjunto ordenado de los subsistemas de Contratación,
manejo y disposición de Bienes y Servicios que funciona en forma integrada e Inter. – relacionado
con los otros sistemas de administración establecidos por la ley 1178, para el uso eficaz y eficiente
de los recursos de las entidades públicas.

Estas normas constan de cuatro (4) títulos en los que encontramos capítulos y artículos que en su
totalidad estos últimos suman 219. Que fueron aprobados el 3 de agosto de 1995 y su publicación
se efectuó el 21 de agosto de 1995, como la Resolución Suprema N° 216145

Normas básicas del Sistema de Administración de Personal.- El sistema de administración de

personal, es un conjunto de normas, principios, procesos, procedimientos, métodos y técnicas que
regulan la función publica; uniformando las políticas y la gestión de los recursos humanos,
procurando la eficiencia de los servidores públicos y contribuyendo al logro de los objetivos de las
entidades del estado.

Estas normas constan de 7 capítulos y 98 artículos. Su aprobación fue el 23 de mayo de 1997, como
la Resolución Suprema N° 217064
 II.1b
REGLAMENTO INTERNO
Confirmación por escrito

Se ha procedido a la evaluación ocular de l control interno que posee la institución y que fue
aprobado por la Resolución Ministerial N° 497/80 de la siguiente manera:

Vistos y Considerandos:

Que el proyecto del Reglamento Interno del personal del S.N.C. se halla de acuerdo con las
disposiciones legales que rigen la materia por lo tanto se resuelve:

Apruébase el Reglamento interno de personal del S.N.C. en sus XXII capítulos y 97 artículos de que
costa.

Este reglamento desde se aprobación hasta ahora no ha sido actualizado ni ha sido modificado de
acuerdo con los cambios ocurridos
 PLAN OPERATIVO ANUAL II.2.
a
Se ha procedido a solicitar en las oficinas del Servicio Departamental de Caminos un ejemplar o copia del Plan Operativo
Anual (P.A.O) el que ha sido efectuado y presentado en NOVIEMBRE DE AÑO 1997

Al hacer la revisión del P.A.O, y determinar su apego a las Normas Básicas sobre la programación de operaciones,
encontramos que el mismo contiene:
 La misión de la entidad
 Objetivos Institucionales
 Objetivos de gestión
 Metas que se pretende alcanzar en la gestión

Para cumplir con todos estos aspectos en el P.A.O se agrupa las actividades en cuatro tipos de trabajo para los cuales
se ha elaborado un cronograma de actividades y un complemento presupuestario por separado de la siguiente manera:

Plan Operativo Anual para la Gestión 98

Resumen del Presupuesto de Gasto

Iten Actividades Monto en

Bs.
A Mantenimiento rutinarios de la red fundamental y complementaría 15.286.420,93
B Mejoramiento de los caminos vecinales según el programa del JICA 5.308.710,27
C Asfaltado de caminos de interés departamental 9.318.252,77
D Construcción de puentes en el departamento 9.476.161,53
Totales 39.389.544,96
 PLAN ANUAL OPERATIVO II.2.
b
Análisis de su elaboración

El análisis de la información encontrada en el plan anual operativo sobre la actividad de mantenimiento rutinario objeto
principal de nuestro estudio nos muestra que la planificación efectuada no se realiza en base a estudios y datos técnicos
actuales sino que se toman datos anteriores realizados por el Servicio Departamental de Caminos.

Basándose en el Art. 22 de las normas básicas sobre la programación de operaciones, podemos afirmar que el plan
anual operativo de la entidad carece de:
 Estimación de los tiempos que demandan la ejecución de operaciones
 Determinación de los recursos humanos para desarrollar las operaciones
 Establecimiento de los recursos materiales
 Identificación de servicios de consultaría, Auditoria, transporte, energía, etc.

Según el Art 24 de las mencionadas normas básicas el P.A.O. carece también de:
 Indicadores de eficacia y eficiencia

Tomando en cuenta el Art. 24 de las normas básicas diremos que el P.A.O.

 No se compatibiliza los programas de operaciones de las áreas funcionales entre si.
 Ni los requerimientos de recursos humanos entre los diferentes programas
 Ni la asignación de los recursos financieros entre los diferentes programas de operaciones
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES II.2.
c

Habiéndose hecho presente en las oficinas de la central del Servicio Departamental de Caminos – Tarija con la finalidad
de verificar la existencia del cronograma de actividades para el Iten A, el resultado fue el siguiente:

Existen cronograma de actividades para cada proyecto en forma individual los que se encuentran sólo en las oficinas del
departamento de mantenimiento ubicadas en el edificio central de la entidad. Estos cronogramas sólo los conocen los
ejecutivos y sobre todo los relacionados con el departamento de mantenimiento es decir los Ingenieros residentes y el
personal que trabaja en la oficina del departamento de mantenimiento.

Estos son realizados por el Ingeniero jefe del departamento de mantenimiento conjuntamente con los Ingenieros
Residentes. Esta labor se realiza en el mes de septiembre.

También se pudo analizar el complemento presupuestario el que muestra los materiales a utilizar, la mano de obra
requerida y la maquinaria a emplear. Estos requerimientos son efectuados para toda la gestión y distribución en forma
equitativa para todos los meses.

Para el Iten A no fue posible analizar las bases o técnicas de cálculo que se utilizan para la elaboración de los
cronogramas de actividades, ni de los presupuestos ya que las mismas no son desconocimiento en ese departamento.
Ante la pregunta de como se realizaban los cálculos de dichas cantidades se hizo conocer que se tomaba como base las
planificaciones de años anteriores a las cuales se realiza pequeñas modificaciones de acuerdo a las necesidades de la
entidad.

II.2.C.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES – MANTENIMIENTO RUTINARIO EN LA RED FUNDAMENTAL 1

Cod Descripción de la Unidad Plani Plani Ejecutado Aumento Disminuc Sin

De Ficación Ficación Avance Avance Cantidad Cantidad Variación
De la actividad
Medida Inicial Reform a Planificada Planificada
b
a b
2010 Administración de HH 47.406 47.406 37.736 79,60 79,60 ---
Campamento
2020 Inspección Superv. de HH 19.047 19.047 11.368 59,68 59,68 ---
Trabajo de mant
3404 Sello de juntas ML 0,00 111.999 1.400 --- 1,25 100%
pavimento (1)
4003 Desbrote y otro M2 0,00 379.034 49.243 --- 12,99 100%
control de vegetación
3202 Reposición de Ripio M3 52.104 52.104,50 29.593 56,80 56,80 ---
2030 Brigada de estudio HH 9.930 1.874 1.459 14,59 78,98 81,40
3001 Bacheo asfáltico a mano M2 7.613 228 38 0,49 16,64 96,99
3004 Sello rutinario a mano M2 8.486 771 149 1,75 19,31 90,91
3007 Sello de grietas a mano M2 12.678 3.482 76 0,60 2,18 72,53 (2)
8102 Trans. Personal de HH 4.216 25.581 7.311 173,39 28,58 506,73
mantenimiento
8104 Trans. De materiales de HH 4.213 5.329 712 16,90 13,36 26,48 (3)

9024 Conformación de M3 1.722 59.264 45.786 2.658 77,26 3.340,86

plataforma
(1) – (2) – (3) Aumento y disminución demasiados elevados para actividad rutinaria

CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA PLANIFICACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE SU EJECUCIÓN II.2.d

COD PRODUCCIÓN MANO DE OBRA MATERIALES EQUIPO TOAL RECURSOS

Planif Ejecut Planif Ejecut. Planif Ejecut Planif Ejecut Planif Ejecut
A B C D
2012 47.000 37.736 94.242 59.177 ----o---- ----o--- 26.336 4.845 120.578 71.882
2020 19.032 11.368 39.478 23.428 ---- ---- 66.780 21.282 106.258 49.114
2030 1.848 1.459 3.033 2.480 2.000 500 1.836 227 4.869 2.706
2040 11.411 3.093 24.480 6.012 ---- ---- 10.013 5.581 34.492 12.648
3001 229 38 396 204 150 ---- 415 286 961 490
3004 771 149 168 642 758 ---- 282 55 1.208 793
3005 14.000 4.773 2.474 1.692 --- 49 5.160 1.065 7.634 2.807

Tota 965.447 478.294 1.798.869,02 945.103,85

EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

TOTAL RECURSOS
COD ACTIVIDAD UNIDAD PRODUCCIÓN INDICE EXPRESADO EN BS. INDICE
DE EFICIENCIA REND. %
MEDIDA Planificado Ejecutado % Planificado Ejecutado
2012 Adm. de Campamento HH 47.000 37.000 78,72 167.000 102.000 61,07
2020 Inspección y Sup. de C. HH 20.000 12.000 60,00 127.000 56.000 44,09
2030 Brigadas de estudio H.H 7.000 3.000 42,86 18.000 6.500 36,11
2040 Reposición de Ripio M3 12.000 4.000 33,33 45.000 15.000 33,33

T 965.446,96 478.294,50 49,54 1.798.869,02 945.103,81 52,54

 Resultados Obtenidos 478.294
Índice de Eficacia = -------------------------------- = ------------------- = 0,4954
Resultados Planeados 965.446

Resultados Obtenidos 478.294

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = ----------------- = 0,5060
Recursos Empleados 945.103

Se observa que el porcentaje de ejecución es bajo solo llega al 49,54%, por lo que se afirma que no se están cumpliendo
con los objetivos trazados para la gestión 98 no hay eficacia en el mantenimiento rutinario de la red fundamental
 II.2.e

DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO RUTINARIO

00000 Total Gastos 10.598.312

10000 Servicios Personales 6.682.712
20000 Servicios no Personales 668.611
21000 Servicios Básicos 323.000
22000 Servicios de Transporte 136.000
23000 Alquileres 1.613
24000 Mantenimiento 110.000
25000 Servicios Profesionales 71.000
26000 Otros Servicios 9.000
27000 Impuestos Indirectos 17.998
30000 Materiales y Suministros
31000 Alimentos y productos 493.000 2.658.497
32000 Minerales 300
33000 Textiles y Vestuarios 20.079
34000 Productos de Papel 42.877
35000 Productos de Cuero 119.585
36000 Productos Químicos 1.499.472
37000 Productos de madera 1.657
38000 Productos metálicos 11.717
39000 Productos varios 469.810
90.000 Otros gastos 588.492

1. Servicios Personales 62 %
2. Materiales y Suministros 7%
3. Servicios No Personales 25%
4. Otros Gastos 6%

El 63% de los recursazo se destinan a los servicios personales, monto

demasiado elevado porque el 48% del personal se desempeña en funciones
administrativas

El presupuesto anterior sólo está destinado a cubrir la actividad de mantenimiento rutinario de la red fundamental y
complementario –Item – A. Para los otros items se realiza presupuesto por separado con financiamiento sujetos a
convenios especiales con los municipios y organismos internacionales

II.2.
f
PRSUPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO RUTINARIO
Análisis de la Documentación de Respaldo

Par la actividad de mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementario Iten A, el proceso presupuestario
contempla la separación de las fase de elaboración, presentación y ejecución del presupuesto.
El presupuesto es elaborado y presentado en formulario uniforme, de acuerdo con los requerimientos de la Secretaria
del Presupuesto publico

Se prepara estados de ejecución presupuestaria en forma mensual y posteriormente en forma anual.

Pero aun se han identificado los siguientes aspectos:

 El presupuesto no esta sustentado en documentos que describan las técnicas y bases de cálculo utilizados para
su estimación. Se preparan sobre la base de la tendencia de los últimos tres años y con incrementos adicionales.

 Falta de certificación presupuestaria, es decir que en forma previa a la ejecución de los gastos, no se obtiene la
certificación escrita sobre la disponibilidad de fondos en la partida correspondiente del presupuesto. En otras
palabras se gasta a lo que se necesita no en base a los requerimientos presupuestados, luego se informa del
gasto para su registro.

 No Hay un control presupuestario eficiente porque se incurre en gastos de acuerdo a las necesidades del
momento

X CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO DE GASTOS ITEN B

ACTIVIDAD: Mejoramiento de Caminos II.2.G
Proyecto: Narváez – El Huayco – San Josecito
CONCEPTO UNI PRODUCCIÓN COSTOS
D Planificado Ejecutado % Planificado Ejecutado %
Supervisión de apoyo H.H 26.000 11.000 42,31 22.000 37.000
Acopio de material M3 72.000 18.000 25,00 47.000 18.000
 Desmonte y destronque M3 25 20 80,00 5.000 180
Excavación común M3 118.000 69.000 58,00 98.000 54.000
Excavación en Roca M3 18.000 10.000 56,00 76.000 16.000
Colocación de tubos ML 500 500 100 53.000 84.000
Trasporte H.M 220.000 53.000 24,00 53.000 68.000
Terraplén M3 80.000 10.000 12,5 83.000 8.000
Ripiado M3 31.000 19.000 61,29 58.000 17.000
Excavación de Estructuras M3 1.500 140 9,33 6.000 500
Construcción de Badenes M2 500 0 0 30.000 0
Hormigón M2 600 20 3,33 63.000 600
TOTALES 568.398 188.474 33,44 592.526 300.640 50,74
(1) (2)

Resultados Obtenidos 188.474

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,3322
Resultados Planeados 567.398

Resultados Obtenidos 188.474

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,62.69
Resultados Planeados 300.640

1) Según la planificación este proyecto debía concluir en el mes de septiembre de 1998 y como puede observar solo se llego a un
33,34% de avance de lo planificado para la gestión, con un 50,74% de ejecución de su presupuesto planificado.

Por tal motivo se considera que en esta obra no hay eficacia ni eficiencia

Gestión 1998
Proyecto: Santa Ana - Yesera II.2.g.1

CONCEPTO UNID PRODUCCIÓN COSTOS

Planificado Ejecutado % Planificado Ejecutado %
Supervisión de apoyo H.H 26.000 17.846 68,64 14.812 46.763 315,71 grafica
Acopio de materiales M3 75.892 29.593 38,99 49.345 19.067 38,64
Desmontes y Destronque a Maq HA 21 0,0 0,.00 4.773 0,0 0,00
Excavación común s/Exp. M3 124.362 61.253 49,24 85.352 37.481 43,91 Resultados
Colocación de tubos de M3 18.648 433 2,32 93.705 2.669 2,85 Obtenidos
concreto 202.304
Transporte ML 507 439 86,53 59.669 110.223 184,72 Índice de Eficiencia
Terraplén M3 231.990 50.443 21,74 13.325 90.717 680,81 =
Ripiado M3 85.100 20.407 23,98 78.127 25.893 33,14
Excavación de estructuras M3 33.300 20.584 61,81 60.232 31.682 52,60
Construcción de badenes M3 1.609 1.324 82,31 6.332 5.869 92,69
Hormigón Ciclópeo M3 450 0,0 0,0 30.146 0,0 0,0
Transporte M3 547 0,0 0,0 66.192 0,0 0,00
598.427 202.304 33,80 562.010 370.365 65,90
------------------------------- = --------------- = 0,3380
Resultados Planeados 598.427

Resultados Obtenidos 202.304

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,5462
Resultados Planeados 370.365
Según lo planificado este proyecto debe concluir en el mes de septiembre de 1998 y como puede observarse solo se
llego a un 33,80% de avance con un 65,90% de ejecución del presupuesto. Por tal motivo se considera que en esta obra
no hay eficacia ni eficiencia, por que se tienen un sobregiro considerable

Proyecto: San Simon . Timboy – Rio Pilcomayo II.2.g.2

CONCEPTO UNI PRODUCCIÓN COSTOS
D Planificado Ejecutado % Planificado Ejecutado %
GRAFICA

Resultados Obtenidos 294.675,40

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,3638
Resultados Planeados 809.901,66

Resultados Obtenidos 294.675,40

Índice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,8884
Resultados Planeados 331.703,58

Este proyecto de acuerdo con su planteamiento debía concluir el 31 de diciembre del 1998, pero como se puede
observar solo se llego a ejecutar un 36,38% de lo planificado con un 32,95% de ejecución del presupuesto. Por esta
razón afirmamos que en este proyecto no hay eficacia, ni eficiencia al concluir el proyecto

II.3.a
ANÁLISIS DEL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD

Director Departamental

Secretaria

Asesor Jurídico Auditoria Interna

Sub - Director

Dpto Dpto. de Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Adm.

Planificació Fiscalización C.C.V.V Mantenimiento Equipos
Sección Sección Sección S. A. M. S.A.E. Sección Sección
Laboratorio Carretera Puentes Contable Personal

Sección Residencias Jefe Sección Sección

Topografía Maestranz Almacene Act. Fijo
a s

Sección Sección
Adquisición Archivo

El presente organigrama ha sido aprobado para ponerse en vigencia a partir del año 1998
No esta en un lugar visible en la entidad y en consecuencia no es de conocimiento de todos los funcionarios

II.3.b
MANUAL DE FUNCIONES
Confirmación por escrito

Al solicitar el manual de funciones en el entidad se pudo constatar que si existe , pero solo se pudo verificar su existencia
en la oficina central de la entidad (Tarija) y no así en las residencias visitadas.

La entidad cuenta con un manual de funciones que data de enero de 1989. El que fue elaborado para el Servicio
Nacional de caminos. El mismo no está actualizado en función de la estructura organizacional actual. Tampoco es de
conocimiento de todos los empleados de la entidad

No existe circulares o memorándums donde se pueda evidenciar que el personal de la entidad conoce: Funciones y
atribuciones del puesto que ocupa, condiciones que debe reunir para el desempeño de su cargo y responsabilidad ante
la autoridad inmediata superior.

El manual de funciones tampoco incluye los objetivos de cada división.

Para la comprensión de lo expuesto presentamos una muestra del manual de funciones; ver anexo.

II.4.a
 DIRECCIÓN
Análisis de la función de Dirección

Al hacer el análisis de la ejecución presupuestaria encontramos en la partida 25700, referente a la capacitación del
personal, el monto de Bs. 15.000. Este monto nos da la pauta de que sí se realiza la capacitación al personal.

No obstante ello al solicitar la documentación de respaldo sobre la capacitación efectuada al personal no fue posible
obtener la misma.

Con el objeto de obtener pruebas de la capacitación efectuada se realizo una encuesta a todo el personal de las
Residencias y a algunos funcionarios de la central. Como respuesta se obtuvo que hace años no se realiza ningún tipo
de capacitación o al menos no se tienen conocimiento de que se haya realizado curso alguno.

A fin de evitar dudas al respecto se volvió a la entidad en busca de respuestas acerca de la capacitación efectuada al
personal y se pudo conocer que el monto de la ejecución presupuestaria corresponde a los cursos y seminarios a los
que asistieron los jefes de cada división a la ciudad de Santa Cruz.

En cuanto a la motivación que se ejerce en el personal se puede decir que la misma es casi nula ya que no se encontró
ninguna prueba o evidencia de la motivación efectuada.

Respecto a la comunicación existente en la entidad se observo que la misma tiene deficiencias en razón de que los
informes efectuados en forma ascendente no ha tenido una respuesta descendente en forma adecuada y oportuna.

II.4.b
ANÁLISIS DE COORDINACIÓN

Luego de efectuar un análisis a diferentes aspectos de la entidad se observo que no hay una buena coordinación entre
los diferentes departamentos.

El departamento de mantenimiento realiza la programación de sus operaciones sin solicitar al departamento de equipo el
estado de la maquinaria. No se encontró la solicitud y la planificación, el trabajo se lo realiza en base a años anteriores,
cundo el estado de la maquinaria es distinto de un año a otro.

Equipo y maquinaria para la red fundamental

Equipo pesado - 58 unidades Equipo liviano - 42 unidades

En buen estado 9 = 16% En buen estado 1 = 2%
En regular estado 35 = 60% En regular estado 34 = 81%
En mal estado 14 = 34 En mal estado 7 = 17 %

Equipo varios - 41 unidades Total Equipo - 141 unidades

En buen estado 16 = 39% En buen estado 26 = 39%
En regular estado 20 = 49% En regular estado 89 = 49%
En mal estado 5 = 12 % En mal estado 26 = 12 %

GRAFICA
De la misma manera se ha analizado los informes de las ultimas gestiones donde se encontro que las siguientes
unidades se encuentran en la misma situación, desde la gestión anterior, sin haber realizado acción para modificar tal
situación
EXTRACTO DE LOS INFORMES

UNIDADES UBICACIÓN OBSERVACIONES

Tractor Buldoser o grugas D7 -63 Maestranza Reparación
Moto niveladora M-192 Maestranza Sugerida para remarte
Camión volqueta VD -OIT Maestranza Reparación
Camión Volqueta 6x4 8M3 VD -560 Palomar Sugerida para remarte
Camión Volqueta 6x4 8M3 VD -561 Palomar Sugerida para remarte
Camión Volqueta 6x4 8M3 VD -752 Palomar Espera de repuestos
Camión Estaca o Plataforma CP -159 Maestranza Espera de repuestos
Camión Estaca o Plataforma CP -177 Maestranza Reparación
Camión tanque aguatero CTA – 191 Maestranza Para desarmado
Compactador vibrador CV -185 Maestranza Reparación
Compactador rodillo liso CRL -32 Palomar Sugerida para remarte
Compactador rodillo liso CRL -40 Palomar Sugerida para remarte
Compactador rodillo neumático CRN -39 Palomar Sugerida para remarte
Compactador rodillo vibratorio CRV - 18 Bermejo Sugerida para remarte
Compactador rodillo vibratorio CRV - 18 Maestranza Sugerida para remarte
Chancadora primaria CH -48 Iscayachi Parada – Desarmada

También se ha observado que se hace un requerimiento presupuestario para repuestos, combustibles y lubricantes, el
mismo no tenido respuesta positiva y según la ejecución presupuestaria se ve que no se asigno el monto necesario

Requerimiento Monto Req. Combustible Monto

Repuestos Ejecutado % y Lubricantes Ejecutado %
2.511.785 583.701 23,24 3.456.644 1.493.333 43,20

Requerimiento de personal para mantenimiento de equipo (gestión 97 – 98)

5 Mecánicos “B”
4 Ayudantes mecánicos
1 Técnico en bombas inyectoras
1 Técnico en prensa de oruga
1 Tornero
1 Técnico en rectificadores
1 Soldador
Todos estos ítems aún no han sido asignados

ANÁLISIS DE CONTROL II.5.a

Para las actividades, se ha implantado un sistema de control que se mantiene medianamente controladas por los
ejecutivos de cada sección

En la central se controla la asistencia del personal a través de las tarjetas de control. En las residencias se controla el
desarrollo de actividades a través de los partes diarios que son efectuados por los mismos obreros, este control sólo se
refiere a la cantidad de actividades realizadas no así a la calidad de las mismas; no hay documentos ni pruebas de que
se haya hecho alguna evaluación técnica a las actividades realizadas.
Referente a los recursos materiales, cada vez que se recibe combustible en las residencias y en los campamentos, el
encargado de la recepción que puede ser indistintamente el encargado de campamento o el sereno, firman la recepción
a través de una nota de remisión donde se especifica el tipo de combustible y la cantidad enviada. No se realiza la
verificación física de la cantidad enviada, porque en las residencia no tienen, ni conocen las tablas especiales para la
medición exacta del combustible decepcionado. Tampoco se tiene una balanza especial para medir el combustible a
través de su peso.

Al momento de entregar el combustible el sereno emite un vale por la cantidad entregada a cada conductor y el
combustible es medido en un balde de veinte litros.

Referente a los repuestos, en base al inventario físico realizado en el almacén de la residencia de Villamontes, se pudo
establecer que no se lleva control alguno de los mismos para lo cual mostramos el siguiente inventario físico

II.5.b
INVENTARIO FISICO DE REPUESTOS Y MATERIALES
Al –04 – 07 –98
Hora 8:30
CAN UNID D E T A L L E OBSEVACIONES
1 Pza Filtro de aceite para motor Nro 336 -180 CTA – 82 Recepcionado del
1 Pza Filtro de diesel Nro 00922 Sr. Mecánico Manuel
-705
1 Pza Taco de goma p/diapac. Nro 334742 Serrano
1 Pza Filtro Hidráulico Nro 79091691 P/L2/9
1 Pza Filtro diesel FF 5052 P/Volvo
14 Pza Filtro de aceite p/ motor Ph – 49 A P/Volvo
1 Pza Filtro de aceite p/ motor 11 -1346 P/CP 183 T
2 Pza Filtro de diesel P 810/3 P/CP 183 T
6 Pza Filtro de diesel IP – 2299 P/Eq. Caterpilar
5 Pza Filtro de Combustible ES – 1280 P/Primario dreser (1) No hay un
2 Pza Filtro de Combustible P 4102 P/Segundario dreser Informe escrito de
2 Pza Bujes para tensores de corona P/Volvo Cuando y como
1 Pza Filtro de agua WF 2056 P/Dreser M 371 Salieron estos
1 Pza Filtro para caja de velocidad 12662368 – 2 P/GL 336- Volvo Repuestos del
3 Pza Filtro de aceite 1R 0658 P/Caterpilar Almacen general
12 Pza Filtro de combustible ES – 5052 P/dreser
1 Pza Filtro de aceite p/ motor Nº 3313281 P/dreser
1 Pza Taco p/caja de velocidad
1 Pza Reten p/ muñón de corona Nª 1522895 P/Volvo
4 Pza Bujes de teflón (barra P/Volvo
estabilizada)
5 Pza Filtros de aceite LF 3000 P/l 219
35 Pza Filtros de aceite p/motor ER 0658 P/Volvo
1 Pza Filtros de aceite p/motor PH 8 A P/Toyota

Finalizado 10:00

En presencia de: jefe departamento de equipo: Ing . Omar. Ávila

Encargado de C: José Luis Reynoso Mecánico : Manuel Serrano

II.6.a
ANÁLISIS DEL SITEMA CONTABLE

La entidad lleva la contabilidad Integrada, y cuenta con el Plan de Cuentas para la contabilidad integrada. El catálogo de
cuentas está estructurado con los siguientes niveles de desagregación:

- Titulo Catalogo de cuentas

- Capitulo 1. Activo
- Rubro 1.1 Activo Corriente (a Corto Plazo9
- Cuentas principales 1.1.1. Activo Disponible
- Cuentas Auxiliares 1.1.1.1. Caja Bancos
- Sub cuentas 1.1.1.1.1 Caja
- Sub cuentas Auxiliares 1.1.1.1.1.2 Bancos
1.1.1.2 Inversiones temporales
1.1.2 Activo exigible
1121 Cuentas a cobrar comerciales a C. P
1122 Otras cuentas a cobrar a C. P
1123 Doc. Y efectos a cobrar a C. P
 11231 Doc. y efectos a cobrar Comerciales a C. P
La entidad elabora:
- Balance General
- Estado de Resultados
- Estado de Ejecución presupuestaria

Todos los estados se elaboran al 31 de diciembre, pero su presentación se efectúa al 31 de marzo de la siguiente
gestión como está establecido por Ley.

ANALISISI DE RECURSOSO HUMANOS II.7.a

Se pudo evidenciar que la entidad cuenta con un reglamento interno cuyas disposiciones son obligatorias para todo el personal de la
entidad y el mismo se cumple a cabalidad, aunque no haya sido actualizado conforme se dieron los cambios en la entidad.

Personal contratado permanentemente o indefinido en la gestión 98

Detalle Cantidad Parcial Total

Personas Personas

Personal que trabaja en oficina central Tarija

Funcionamiento Of. DTTO 58
Funcionamiento Maestranza 57
Personal declarado en comisión 04
Of. DTTO y Maestranza 03 122

Personal que trabaja en las residencias

Residencia Iscayachi 24
Residencia Bermejo 19
Residencia Entre Rios 22
Residencia Villamontes 33 98 220

Análisis del total de personal en la gestión xx

Concepto Cantidad Personal Chóferes Personal

Total Técnico Obreros y Otros Administrativo
Funcionamiento Of. DTTO. 58 ---- --- 58
Funcionamiento de maestranza 57 29 --- 28
Personal declarado en comisión 04 --- --- 04
Of. DTTO y Maestranza 03 --- --- 03
Funcionamiento de residencias 98 86 12

TOTAL 220 29 86 105

100% 13% 39% 48%

El 48% del total de los empleados se desempeñan en funciones administrativas, siendo este porcentaje muy elevado si tomamos en
cuenta que lo adecuado sería que no sobre pase al 30%

Análisis del personal que trabaja en las residencias II.7.a.1

Lugar del campamento Per. Campamento Per. Administrativo Dif.
Residencia Iscayachi 24 03 21
Residencia Bermejo 19 03 16
Residencia Villamontes 22 03 19
Residencia Yacuiba 33 03 30
TOTAL 98
86

Los tres funcionarios que desempeñan funciones administrativas son: un Ingeniero Residente, que realiza las funciones de supervisor,
un encargado de campamento que lleva el registro de las operaciones y colabora con el ingeniero Residente; y por último un sereno
que cumple las funciones directas de cuidar los recursos materiales de la entidad. De los empleados que trabajan en las residencias
sólo 86 se dedican al mantenimiento de los caminos

Personal Técnico encargado del mantenimiento de los equipos

Según informe del departamento de equipos
N° Ocupación Cantidad Total Per, Administrativo Per. Técnico
1. Jefe de división de equipos 1 1
2. Jefe de maestranza 1 1
3. Encargado de seguridad ocupacional 1 1
4. Transcriptor del S.A.F. 1 1
5. Mecánico A 8 8
6. Mecánico B 2 2
7. Ayudante Mecánico 6 6
8. Tornero 2 2
9. Soldador A 3 3
10. Electricista 3 3
11. Chapista pintor 1 1
12. Herrero 1 1
13. Encargado de radiadores 1 1
14. Encargado – enllantador 1 1
15. Asistente de maestranza 1 1
16. Encargado DE Bodega 1 1
17. Sereno 2 2
Total empleados 36 7 29

De los 36 empleados del departamento de maquinaria y equipo sólo 29 trabajan realmente en la reparación de la maquinaria,
resultando este personal insuficiente frente a las necesidades de este departamento.

II.7.b
Evaluación realizada al personal de la residencia de Villamontes

Para realizar la evaluación del personal del departamento de mantenimiento se ha tomado como muestra representativa al 100% del
personal de la residencia de Villamontes, los cuales son 33 empleados con relación con el personal del departamento de
mantenimiento significa un 30%

Esta evaluación nos permitirá determinar las necesidades y los problemas que existirán en el departamento de mantenimiento y por
ende en la entidad.

N° Preguntas Respuestas Respuestas

En número En %
1. ¿Cómo se encuentra en su puesto?
- No me satisface todo 9 28
- Me parece bien 16 48
- Me agrada mucho 8 24
Total 33 100%

2. ¿Considera que su trato de su jefe inmediato superior es adecuado?

- Sí 18 54
- No 15 46
Total 33 100%

3. ¿Cree usted que se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado?

- Sí 16 48
- No 17 52
Total 33 100%

4. ¿Recibe cursos de capacitación permanente?

- Sí 16 48
- No 17 52
Total 33 100%

5. ¿Considera que la entidad se interesa por el bienestar de sus empleados?

- Sí 0 0
- No 33 100
Total 33 100%

6. ¿Cree que hay favoritismo para alguien del personal?

- Sí 25 76
- No 8 24
Total 33 100%

7. ¿Cómo considera las relaciones entre los dirigentes y el personal?

- Muy buena 5 15
- Buena, pero podrían ser mejores 28 85
Total 33 100%
 II.7.b.1
8. ¿Le ha llamado la atención su superior delante de otros empleados?
- Sí 7 21
- No 26 89
Total 33 100%

9. ¿Sus quejas o propuestas han sido tomadas en cuenta?

- Sí 4 12
- No 29 88
Total 33 100%

10. ¿Tiene usted contrato de trabajo?

- Permanente 18 54
- Eventual 15 46
Total 33 100%

11. ¿Cuenta usted con un seguro por parte de la empresa contra cualquier riesgo en el trabajo?
- Sí 30 91
- No 3 9
Total 33 100%

12. ¿Toma usted parte en la planeación o programación de las operaciones?

- Sí 2 6
- No 31 94
Total 33 100%

13. ¿Conoce usted por escrito todas las operaciones que se deben realizar o le pasan las ordenes en
forma oral?
- Escrita 5 15
- Oral 28 85
Total 33 100%

14. ¿Realiza usted un informe escrito de las operaciones que ha ejecutado, de la maquinaria
y del tiempo empleado?
- Se hace informe escrito de todo 33 100
- Se hace informe solo de la maquinaria 0 0
- No se realiza informe escrito 0 0
Total 33 100%

15. ¿Esta usted conforme con la manera en que supervisan su trabajo?

- Sí 16 48
- No 17 52
Total 33 100%

16. ¿Cree usted que la cantidad de empleados es la que necesita el departamento para
realizar las funciones en forma óptima?
- Sí 26 79
- No 7 21
Total 33 100%

17. ¿Considera que la maquinaria que tienen a disposición es suficiente para cumplir con
las operaciones?
- Sí 5 15
- No 28 85
Total 33 100%

18. ¿Cree usted que puede hacer algún problema en la entidad?

- Sí 27 82
- No 6 18
Total 33 100%

En base a todas las preguntas efectuadas y a las respuestas conseguidas se pudo establecer: A

II.7.b.1-
2 -3
- Es muy pequeño el porcentaje de empleados que se encuentran realmente satisfaces en sus puestos de trabajo

- La mitad del personal, representada por el 54% de los que trabajan en la residencia de Villamontes se encuentran satisfechos con su jefe y con
el trato que les da
- El 54% de los empleados cree que se procura poner a los hombres en los puestos que les corresponde, el 46% restante opina lo contrario

- El 100% de los empleados niegan recibir cursos de capacitación permanente y considera que los mismos son necesarios.

- El 70% de los empleados de la residencia considera que la entidad no se preocupa por su bienestar, auque el otro 30% opina lo contrario

- El 70% de los empleados de la residencia opina que si hay favoritismo en la entidad hacia algunos empleados

- En cuanto a las relaciones del personal con sus dirigentes el 85% opina que podrían ser mejores

- Casi un 90% de los entrevistados afirma que sus opiniones no son tomadas en cuenta

- El 94% del personal entrevistado afirma no tomar parte alguna en la programación de operaciones

- El 85% del total del personal entrevistado afirma que las órdenes para la ejecución de las actividades se dan en forma oral. El 15% restante
afirma recibirlas por escrito

- La supervisión del trabajo ejecutado es de conformidad del 52% de los empleados, quedando casi la mitad del personal inconforme

- El 85% del personal entrevistado considera que la maquinaria utilizada es insuficiente para el desarrollo de sus actividades

- Un 79% de los entrevistados considera que los empleados contratados son en número adecuado para la realización de las operaciones. El 21%
restante opina que los empleados son demasiados para las operaciones a desarrollar

- En la residencia el 90% del personal cuenta con un contrato de trabajo de carácter permanente, lo cual les hace sentirse en sus fuentes de
trabajo.

- El 100% de los empleados afirma con un seguro por parte de la entidad en caso de sufrir algún tipo de accidente.

- El 82% del personal entrevistado afirma que si existe problemas internos en la entidad

Por las respuestas conseguidas en el cuestionario realizado y en muchos casos en base a las entrevistas realizadas se puede concluir:

Los empleados de la residencia trabajan en la entidad por comodidad, por que tienen la seguridad de un empleo y de un salario. El porcentaje de
descontento existente entre los empleados ocasiona que las relaciones entre los empleados y sus dirigentes no sean de las mejores.

La falta de concientización de los ejecutivos hacia los trabajadores sobre los ejecutivos de la entidad como fin primordial hace que los empleados
trabajen cada uno velando sus propios intereses, y no así por el bienestar de la entidad

La falta de cursos de capacitación en la entidad hace que los empleados cometan errores que podrían ocasionar gastos y pérdidas cuantiosas a la
entidad. Por otra parte la calidad de las operaciones ejecutadas es cada ves menor.

Por estas razones creemos que se debe mejorar las normas sobre la selección, contratación y evaluación del personal al tiempo que debería
implantarse cursos de capacitación permanente, en todas las áreas de la entidad.

PROGRAMA PARA EL EXAMEN DETALLADO DE ÁRES CTITICAS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

N° Programa Fecha Ref.

I Propósito del Programa

III.1
El propósito del siguiente programa es describir los hallazgos encontrados durante 10-VII-99
la evaluación, seleccionarlos para que sean comunicados en el informe como
asunto que merezca una acción correctiva.

A través de esta fase se lograra ciertos objetivos específicos que incluirán asuntos
como:

a) Adhesión a las normas establecidas

b) Logro de los propósitos establecidos

III.8
III.1
 c) Eficiencia y economía en la utilización de los recursos y servicios

d) Control de recursos

e) Propiedad y utilidad del informe contable, al producir datos confiables y 23-VII-99

precios que apoyen la toma de decisiones dentro de las áreas examinadas

II Procedimientos de Auditoria
10-VII-99
1 Determinar la condición actual de los hechos

2 Determina el criterio de comprobación y evaluación

3 Determina el efecto negativo

4 Determina la causa a las causas que motivaron cada desviación o problema 23-VII-99
identificado

PROGRAMA AL SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES III.1

Condición
El PAO de la institución contiene las cuatro actividades que realiza el departamento de mantenimiento, con sus
respectivos cronogramas de actividades y los presupuestos de gastos para cada actividad en forma individual

Para el Itén A, referente al mantenimiento rutinario de la red fundamental se muestra las cantidades programadas
(Cronogramas de actividades) y los montos planificados (Presupuesto de gastos) en forma global para toda la gestión.
No presenta ningún respaldo de los estudios y análisis efectuados en la estimación de dicha programación

Criterio
Infringe La Ley 1178 (Sist. de Adm. Y de control) Cap. II Art. 6° establece que las entidades públicas deberán traducirán
sus objetivos y planes a través de un sistema de programación de operaciones, el que debe contemplar necesariamente:
resultados concretos a corto y mediano plazo, tareas especificas a ejecutar, procedimientos a emplear y los medios a
utilizar (determinación de tiempo para la ejecución, mano de obra y materiales necesarios)

Causa
La falta de capacitación y de comunicación de todas las Normas sobre la programación de operaciones hace que los
jefes de cada departamento, no efectúen los planes necesarios de la forma más adecuada para el cumplimiento de los
mismos.
Efecto
La falta de una planificación adecuada y la divulgación de la misma hacia los responsables de su realización, hace que
se produzca inefectividad en el trabajo realizado, como también va a influir en la posible posterior reformulación de dicha
planificación.

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo instruya al responsable del sistema de programación de operaciones la preparación
de los sustentos técnicos (Estudios, Análisis) en toda obra programada. A

III.
MANTENIMIENTO RUTINARIO PARA LA RED FUNDAMENTAL Y RUTINARIO Y COMPLEMENTARIO
2
Condición:
El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos para el Ítem A, no cuentan con la documentación de respaldo
que muestre su elaboración en base a datos y estudios técnicos efectuados para realizar la plantificación. La elaboración
de estos elementos de organización se realiza en base a la tendencia de los últimos años, información extraída del
S.A.M. elaborado por el anterior S.N.C

Criterio:
La Ley 1178 establece que el sistema de programación de operaciones debe contemplar los resultados concretos a corto
y mediano plazo, las tareas a ejecutar y los medios a utilizar. Toda programación efectuada debe estar basada en
cálculos o datos técnicos actuales para lograr una eficiente ejecución. Todos estos datos deben estar en el documento
de planificación a fin de servir de respaldo de la misma

Causa:
El desconocimiento por parte de los jefes de departamento de las normas que rigen la programación de operaciones y la
elaboración de los presupuestos establecidos en la Ley 1178.

Efecto:
La falta de una planificación adecuada, sin los sustentos necesarios afectara indiscutiblemente a su posterior ejecución o
reformulación, lo que se traducirá en uso antieconómico o ineficiente de los recursos de la entidad

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo instruya al director, jefe de departamento de mantenimiento la elaboración de
cronogramas de actividades y respalden con estudios técnicos el presupuesto, donde se especifique el lugar, ítem,
tiempo y recursos a emplearse como establece la Ley. A

DE LA EJECUCIÓN O CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICASIÓN III.3

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO ELABORADO
Condición:
Se pudo evidenciar en ambos Ítem analizados que la entidad no cumple con la programación efectuada tanto en la
realización de sus actividades ni en la ejecución de sus gastos. Efectuado un porcentaje muy pequeño de las actividades
programadas y por otro lado ejecuta gastos en demasía, aún sobrepasando lo estimado para la gestión. En síntesis, no
existe una buena ejecución de obras.

Criterio:
La experiencia administrativa ha demostrado que la ejecución de obras dentro de una entidad debe ir directamente
relacionada con la planificación, la que debe servir de base a la ejecución de dichas obras. De la misma manera, la
elaboración de un presupuesto de gastos debe estar bien fundamentada para que el mismo se cumpla a cabalidad, por
ejemplo: se debe especificar los pasos a seguir, los cálculos de tiempo dinero y personal que se requiere

Causa:
El desconocimiento por parte de los jefes d y los empleados de cada departamento, de las técnicas de planeación y
ejecución de obras, como de las técnicas de elaboración, ejecución y registro presupuestario

Efecto:
El hecho de planificar y no cumplir con el mismo da como resultado una mala ejecución y un excesivo gasto de recursos,
encareciendo las obras programadas

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo la formulación de objetivos a corto y mediano plazo para desarrollar una adecuada
planificación y instruya a los jefes de cada departamento la implemente de un sistema adecuado de ejecución, control y
supervisión de obras A

ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES III.
Condición: 4
En la entidad existe un organigrama actualizado y aprobado que no es de conocimiento de todos los empleados.
Además no guarda relación con el manual de funciones porque este último aún no ser encuentra actualizado, ni es de
conocimiento de todos los empleados. Tampoco existe circulares o memorándums donde se evidencia que el personal
de la actividad conozca funciones y atribuciones del puesto que ocupa.

Criterio:
Infringe la Ley 1178 Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.. Para que se cumplan los principios de
organización debe existir a la vista un organigrama actualizado que muestre toda la estructura organizacional, de manera
que cada empleado al verlo conozca a sus superiores y a quienes se encuentran bajo su dirección o responsabilidad. De
la misma manera el manual de funciones debe reflejar en forma teórica toda la estructura del organigrama, al mismo
tiempo que debe contemplar toda la estructura del organigrama, al mismo tiempo que debe contemplar todas las
funciones de cada cargo y debe ser de conocimiento de los empleados

Causa:
El desconocimiento de los principios de administración por parte de los directivos hace que no se le asigne la
importancia que se merece la actualización del manual de funciones junto con el organigrama y la divulgación de los
mismos

Efecto:
Lo mencionado puede originar la ejecución ineficiente de operaciones, dilución de responsabilidades e incumplimiento de
los deberes formales del servidor, dificultando el logro de los objetivos de la entidad

Recomendación:
Se recomienda la máximo ejecutivo instruya al jefe del departamento administrativo la actualización del manual de
funciones y la difusión del organigrama, manual de funciones y otros materiales diseñados para tal fin y el seguimiento
para realizar los ajustes necesarios.
A

DE LA DIRECCIÓN III.5
Condición:
No existen pruebas de que se hayan otorgado cursos de capacitación permanente a todos los empleados, ni que la
comunicación entre los empleados con sus respectivos jefes sea de las mejoras, tampoco se ha encontrado pruebas de
la motivación que ejercen los ejecutivos en sus empleados.

Criterio:
La experiencia administrativa. Muchos autores como: Taylor, Fayol y los seguidores de ambos, han demostrado que para
poder tener una buena dirección, lo que deben tener en cuenta los ejecutivos, es que una entidad debe existir un buen
ambiente, buenas relaciones entre los empleados y entre estos y sus directivos; debe existir una comunicación buena y
fluida, y por ultimo debe existir una motivación por parte de los ejecutivos hacia los empleados. Todos estos aspectos
harán en su conjunto que los empleados trabajen a gusto y logren que la entidad obtenga todos sus objetivos y con ello
los empleados alcancen los suyos.

Causa:
La falta de conocimiento por parte de los jefes de cada departamento, de los principios de la administración hace que no
se le dé a los recursos humanos la importancia que se merecen dentro de la entidad

Efecto:
Esto ocasiona que los empleados no se sientan comprometidos con su institución y que realicen sus operaciones en
forma monótona. Ello irá traduciéndose en una constante baja en la cantidad y calidad de las operaciones realizadas.

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo instruya al los jefe de departamento que en el POA deberán incluir cursos de
capacitación, así mismo deberán hacer llegar a la gerencia sugerencias de motivación para su implementación. Esto
lograra subordinar el interés individual al general
A

DE LA COORDINACIÓN
III.
Condición: 6
Entre los departamentos más directamente relacionados no existen una buena coordinación, ya que hemos encontrado
informes y requerimientos sin respuesta, sugerencias no tomadas en cuenta, y programas sin ejecución. Tal el caso del
departamento de equipos que a través de un informe anual hace a los ejecutivos su situación y sus necesidades, pero no
recibe respuesta alguna.

Criterio:
La situación encontrada contradice al principio administrativo “Espíritu de Equipo” el que nos enseña que la Unión
hace la fuerza la palabra unión debe entenderse como integración entre los departamentos y entre los funcionarios.
Para que una entidad pueda realizar sus operaciones en forma óptima debe haber una atención reciproca entre los
diferentes departamentos sobre sus informes y sus requerimientos, dándose respuesta oportuna y adecuada a los
mismos.

Causa:
La falta de comunicación entre los jefes y el personal es la causa principal de que no haya coordinado entre los
departamentos involucrados en el mantenimiento de caminos, por ello cada sección y en muchos casos cada empleado,
trata de cumplir sus propios objetivos y no los objetivos de la institución.

Efecto:
Esta situación ocasiona desmoralización del personal, lo que acarrea a su vez inefectividad en el trabajo que realiza
cada sección en general y cada empleado en particular, llevando a la entidad a realizar cada vez menor número de
actividades y de menor calidad

Recomendación:
Se recomienda a la máxima autoridad instruya a los jefes de cada departamento la coordinación y comunicación de cada
actividad que deben realizar con el departamento que corresponda, para alcanzar los objetivos institucionales
A

III.
CONTROL
DEL CONTROL DE LOS RECURSOS MATERIALES DE LA ENTIDAD
7
Condición:
La entidad no efectúa un control eficiente sobre los materiales con los que cuenta, sobre todo los que se destinan a las
residencias y campamentos. De los repuestos existentes en la residencia no se ha encontrado ningún sistema de
registro y control después de su recepción. Tampoco se ha encontrado medios de verificación física del combustible
decepcionado.

Criterio:
La ley 1178 en su Art. 14 establece la aplicación de procedimientos de control en entidades publicas por personas que
trabajan dentro de la entidad, sea esta grande o pequeña. Con el objetivo de salvaguardar los recursos humanos,
materiales y financieros, asegurando su integridad, custodio y evitando que se haga uso indebido de los mismos.

Causa:
La falta de supervisión adecuada y oportuna por parte de los jefes de cada departamento y del departamento
administrativo en su conjunto hace que no se exija la existencia de un buen sistema de control de los recursos materiales
de la entidad, sobre toda en las residencias y campamentos.

Efecto:
Esta situación ocasiona un uso antieconómico e ineficiente de los recursos materiales de la entidad. El hecho de no
llevar un control eficiente de los recursos materiales de la entidad, hace que la misma pueda sufrir pérdidas que en su
conjunto resulten significativas para la institución.

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo instruya a los jefes de cada departamento, en coordinación con el departamento
administrativo el diseño de sistemas de control Interno basado en la Ley 1178 para cada unidad, para su
implementación.
A

RECURSOS HUMANOS
DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL III.
Condición:
8
El 48% del personal se desempeña en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en comparación al
personal que realiza el mantenimiento de carreteras y a los que realizan en mantenimiento de la maquinaria.
Por este motivo se destina un gran porcentaje de recursos al pago de salarios en cargos muchas veces innecesarios
reduciendo la inversión para obras a ejecutar.

Criterio:
Esta situación contradice el Art. 17 de las Norma básicas sobre administración de personal establecido en la Ley 1178.
donde se especifica que la programación del personal tiene como base la programación de operaciones. Para utilizar los
recursos con eficiencia y economía, toda entidad debe considerar la distribución de su personal; pudiendo crear,
mantener y desarrollar un contingente de recursos humanos con habilidad y motivación para realizar los
objetivos de la empresa.

Causa:
El desconocimiento de la Ley 1178 por parte de los jefes de cada departamento hace que se mantenga muchos puestos
innecesarios en el área administrativo, absorbiendo de esta manera, una elevada cantidad del puesto asignado para
ejecución de actividades.

Efecto:
Esta situación ocasiona que la entidad cada año ejecute un numero menor de actividades con un mismo presupuesto, ya
que la mayoría del mismo va a cubrir gastos de funcionamiento

Recomendación:
Se recomienda al máximo ejecutivo instruya al jefe de personal la elaboración de programas para la contratación y
asignación de personal de acuerdo a las necesidades reales de la institución y en función al plan operativo y a los planes
estratégicos.
A
IFORME
CARTA PRESENTACIÒN DEL INFORME

Tarija, 1 de octubre de 1999

Lic. Eduardo Cortez

DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FIANCIERAS

Señor Decano:

En cumplimiento a recomendaciones emanadas del tribunal examinador se ha

procedido a contemplar el trabajo de investigación, a fin de darle una aplicación practica que
consiste en una Auditoria Operativa al departamento de mantenimiento del S.D.C. gestión 98
 Cuyo informe tengo el grado de hacerle llegar. El trabajo fue practicado en base a
normas de Auditoria, por consiguiente se aplicaron procedimientos considerados de acuerdo a las
circunstancias

Por tanto las conclusiones y recomendaciones incluidos en el informe fueron

debidamente analizadas.

Sin otro particular me despido de UD. con el respeto de siempre

Atentamente

-----------------------------
Egr. …..

INFORME
AUDITORIA OPERATIVA

1.- INTRODUCCIÓN

Desde 1940 y, luego de haber pasado por una serie de cambios a través de los años el Servicio Nacional de caminos
pasa a ser Servicio Departamental de Caminos (S.D.C.) que depende de la Prefectura del Departamento, la cual le
proporciona la mayor la mayor parte de sus ingresos.

1.1.- PROPÓSITO

El propósito u objetivo principal del Servicio Departamental de caminos es el de mantener en buen estado las carreteras
de la red fundamental y la construcción de carreteras dentro de la red vial vecinal

1.2.- ASPECTO ORGANIZATIVO

1.2.1.- Estructura Organizativa

La entidad cuenta con un organigrama actualizado que refleja la actual situación del S.D.C.

1.2.2 Estructura de Liderato

Conformado de la siguiente manera

- Director departamental.- Es la máxima autoridad a nivel departamental responsable de todas las actividades de la
entidad.

- Accesoria Legal.- Su función es el que le delimita el accionar a la entidad a través del empleo de las normas o
leyes

- Auditoria Interna.- Su función principal es la de encaminar a la entidad a una ejecución eficiente de sus actividades

- Sub director departamental.- Secunda al director y lo suplanta ante su ausencia a una ejecución eficiente de sus
actividades

- Jefe División de Administración y Finanzas.- Responsable de elaborar y ejecutar sistemas de administración

para toda la entidad.

- Jefe División de Mantenimiento.- Responsable de la elaboración de planes sobre el mantenimiento de las

carreteras y su posterior ejecución

- Jefe División de equipos.- Responsable por el estado de la maquinaria y el equipo de la entidad

1.23.- Estructura Administrativa.-

La entidad de acuerdo a su estructura administrativa cuenta con 93 personas trabajando en la central y 12 personas
distribuidas en las cuatro residencias.

II.- ALCANCE DEL TRABAJO

La Investigación efectuada abarca las operaciones realizadas por el departamento de mantenimiento por la gestión
1998, tomando en cuenta que solo se llegara con la información hasta el mes de octubre del mismo año en la actividad
de mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria, Ítem A y que se tomara el 50% de la actividad
realizada por toda la gestión en la actividad mejoramiento de caminos vecinales, según programa del JICA, Ítem B, más
concretamente en sus proyectos.

- Santa Ana – Yesera

- Narváez – El Huayco – San Josecito
- San Simon – Timboy – Rio Pilcomayo

La investigación fue realizada a los elementos del proceso administrativo tomando fundamentalmente al departamento
de mantenimiento en las actividades ya mencionadas y a los departamentos directamente relacionados como ser el
caso de administración y equipos.

El estudio, revisión y evaluación de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administración de recursos
humanos se lo realizo a través de la obtención de información mediante cuestionarios, entrevistas, revisión de
documentación e inspección ocular.

Además de la inspección de las instalaciones de la entidad, se observo el desarrollo de actividades en la residencia de

Villamontes, también se reviso el aspecto legal, organigrama, manual de funciones, reglamento interno, boletines
normativos, manual de cuentas, plan de cuentas, estados financieros y los documentos existentes relativos a la
planificación de actividades.

III.- DETERMINACIÓN DE AREAS CRITICAS

III. 1.- Elementos del proceso administrativo.-

- Planeación.- La planeación que efectúa la entidad es deficiente ya que el P.A.O. analizando en el cual se
encuentran los objetivos generales y específicos que la entidad pretende alcanzar, no cuenta con los justificantes de
la planeación financiera es decir del presupuesto ni de la planeación operativa, en otras palabras del cronograma de
actividades.

- Organización.- La entidad cuenta con un organigrama actualizado que define la autoridad desde la dirección hasta
el último de los empleados; sin embargo, las relaciones entre los departamentos no son de las mejores, ya que no
existe una buena coordinación entre los departamentos y cada uno actúa de manera particular. La entidad cuenta
también, con un manual. De funciones donde se especifica con claridad las líneas de autoridad, responsabilidad, así
como los canales de comunicación. Es necesario aclarar que le manual de funciones no ha sido actualizado, por lo
que no guarda relación con el organigrama actual.

- Dirección.- La entidad tiene una dirección estable y poco ambiciosa que no propone técnicas y procedimientos para
alcanzar metas más elevadas, y resultados económicos más positivos

- Control.- La entidad cuenta con políticas de control, pero no esta siendo aplicadas en forma adecuada,
especialmente en la parte administrativa, donde los controles no actúan eficientemente descubriendo con eficacia
las desviaciones importante. Los controles se abocan a vigilar las operaciones financieras, dejando de lado la parte
operativa.

III. 2.- Recursos Humanos.-

Los recursos humanos a la fecha de la evaluación no están del todo satisfecho ya que consideran que debería tomarse
en cuenta muchas de sus necesidades y de sus opiniones como ser:
- Necesidades de participar efectivamente en la programación de las operaciones que ellos mismos ejecutan
- Necesidad de que sus opiniones sean escuchadas
- Necesidades de que sus reclamos sean atendidos
- Necesidad de que se les motive para realizar mejor su trabajo.

La mayoría de los empleados tiene estas inquietudes, pero la dirección no le da la importancia que se merece. Por lo
que pudimos observar que los empleados no se sienten identificados con su entidad y trabajan para cumplir sus
objetivos individuales o personales y no así los objetivos de la entidad.

III.3.- Del Control Interno

Al haber realizado la evaluación del control Interno de la entidad a través de cuestionarios, tomando aspectos generales
y particulares para cada una de las etapas de la administración, se determino que el Índice de Eficiencia del Control
Interno nos da como resultado un 54,67%

III. 5.- Falta de tarjetas de control de kárdex

De la revisión efectuada a los almacenes de la residencia de Villamontes se pudo obtener que la persona encargada de
llevar un control de inventarios a nivel de la entidad esté mostrando inefectividad en el control de los mismos.

IV.- CONCLUSION GENERALES

Como conclusión general del trabajo de revisión que se a efectuado al departamento de mantenimiento del S.D.C.
tomando en cuenta a los elementos del proceso administrativo y a la administración de los recursos humanos de manera
general, conjuntamente con los datos obtenidos a través de los papeles de trabajo correspondiente podemos afirmar que
el sistema administrativo del S.D.C. no es muy aceptable

El estudio que se hizo en términos de eficacia, eficiencia y economía revelo que la entidad al planificar y ejecutar las
actividades del mantenimiento rutinario de la red fundamental (Ítem A) y las actividades del mejoramiento de caminos
vecinales (Ítem B) no cumple con las tres E.

Para el mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria (Ítem A) las actividades ejecutadas según el
cronograma no presentan eficacia ya que no se han cumplido las metas trazadas, el porcentaje de avance de obra llega
al 49,54% con un uso de recursos que llega al 52,54% de lo preprogramado de la gestión, lo que nos muestra que no
hay economía debido al sobregiro existente en el tiempo de ejecución aunque la obra no avance igual siguen pagando
sueldos, combustibles, lubricantes, repuestos y otros. Se ha obtenido un índice de eficiencia del 50,60%
Para efectos de mejoramiento de caminos vecinales (Ítem B) se observo similar situación, el porcentaje de ejecución de
obras en promedio de los tres proyectos analizados llega al 34, 47%, lo que prueba que no hay eficacia. El promedio de
los tres proyectos en cuanto a la ejecución de gastos llega al 52,34% sobrepasando al porcentaje de avance de obra en
un promedio del 20%. Esta situación es desfavorable para la entidad ya que toda ejecución de obra debe ir directamente
relacionada con la ejecución de gastos. No se puede seguir desembolsando dinero para obras que no avanzan.

Para ambas actividades se ha presentado esta situación por las siguientes causas:

 No existe una adecuada planificación, porque no se realizan inventarios viales para la elaboración del P.A.O. de
cada gestión o planes quinquenales.

 Como consecuencia de la inadecuada programación los cronogramas de actividades no se ejecutan de acuerdo

a lo programado

 Ante el recorte presupuestario efectuado por la Prefectura y la disminución de los ingresos propios no se realizan
priorización de obras a ejecutar, ni redistribución de gastos de acuerdo al presupuesto disponible, sino que se
ejecutan las obras programadas con menor cantidad de recursos, lo que lleva a una ejecución en poca cantidad y
calidad que lo programado.

 Otra causa es la falta de control, seguimiento y supervisión por parte de los ejecutivos, aunque existen normas
las mismas no se cumplen.

 Uno de los aspectos más importantes es la ingerencia política existente en la entidad, lo que provoca que desde
lo más altos ejecutivos hasta el último de los empleados desempeñan funciones en la entidad sin compromiso,
dejando de lado los objetivos de la institución

 Por ultimo es necesario mencionar la falta de conocimiento o aplicación de la Ley 1178 por parte de los
ejecutivos de la entidad, ya que esta ley establece en sus sistemas la manera de programar y ejecutar las
actividades en la empresas públicas para lograr eficacia y economía.

V. COCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. A la fecha del examen la entidad presenta el PAO, el mismo que carece de información técnica y documentación de
respaldo de la planificación efectuada para el Ítem A correspondiente al mantenimiento rutinario de la red
fundamental el que carece de determinación de tiempo. Recursos y materiales que tomarán parte en la ejecución de
operaciones.

R. La ley 1178 establece que las entidades públicas deben traducir sus objetivos y planes a través de un
sistema de programación de operaciones en el que se debe contemplar las tareas a ejecutar y los medios a
utilizar, es decir, el tiempo, los recursos humanos y los recursos materiales

El desconocimiento e incumplimiento de las normas y leyes por parte de los ejecutivos que la misma tenga una
inadecuada planificación y por ende una mala ejecución

Por lo que se recomienda al máximo ejecutivo que en el futuro de cumplimiento con lo que establece la Ley.

2. El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos elaborado para el mantenimiento de la red fundamental

(Ítem A) no se efectúa en base a datos o estudios técnicos actuales como ser inventario viales, si no que estos
elementos de programación se realizan en base a datos anteriores extraídos del S.A.M. Elaborado por el antiguo
S.N.C. donde no se especifica precios unitarios, tramos a los cuales se hará el mantenimiento, ni el tiempo que
durara el mismo. Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura la entidad no realiza la priorización de las
obras a ejecutar, tampoco realiza la redistribución de gastos de acuerdo a la nueva situación de presupuesto y
disponibilidad de fondos con que se cuenta.

R. Las normas básicas sobre la programación de operaciones de la Ley 1178 establecen los lineamientos de cómo
debe efectuarse la planificación en base a datos actuales y reales.

El desconocimiento de esta norma por parte de los ejecutivos de la entidad de la afecta la planificación, como
también la reformulación de la misma. Si nos referimos a los cronogramas. En el caso de los presupuestos de gastos
puede presentarse una subestimación y/o una sobre estimación provocando un uso ineficiente de los recursos.
 Se recomienda al máximo ejecutivo la elaboración de los cronogramas de actividades y los presupuestos esta
basada en estudio y normas técnicas donde se especifica el lugar, Ítem, tiempo y recursos a emplear como establece
la Ley. Por otra parte priorizan la ejecución de obras y realizar una redistribución de los recursos financieros de
acuerdo a las necesidades de la entidad para la ejecución de obras de calidad.

3. La entidad y concretamente el departamento de mantenimiento no esta cumpliendo satisfactoriamente los objetivos y

las metas fijadas para la gestión., el porcentaje de avance de obra para el mantenimiento rutinario de la red
fundamental (Ítem A) solo alcanza al 49,54% con un porcentaje de ejecución de gastos del 52,54%, es decir que el
avance de obra es bajo y los grados de eficiencia e eficacia alcanzados no son los adecuados, ya que a la fecha la
obra debería estar concluida

Similar situación se presenta en el mejoramiento de caminos vecinales (Ítem B) donde el promedio del porcentaje de
avance de obra llega al 34,47% con un promedio de ejecución de gastos del 52,34% lo que prueba una vez más que
los índices o grados de eficacia no son los óptimos

R. La experiencia administrativa a demostrado que la ejecución de obras debe ir directamente relacionada con su
planificación, sirviendo esta ultima de base para la primera. Uno de los requisitos técnicos más importantes para la
ejecución de una obra es contar con un proyecto a diseño final o mínimamente un perfil de proyecto que contemple;

- Precio unitario
- Costo de obra por Ítem y totales
- Planos
- Para el caso de licitación, o invitación directa si es necesario contar con proyectos a diseño final

Con toda esta información recién puede llevarse a cabo la ejecución de las obras pudiendo alcanzar un grado óptimo de
eficacia y eficiencia

El desconocimiento, falta de seguimiento y supervisión de obras por parte de los responsables de cada departamento
da como resultado que la misma sea ineficiente y se provoque un sobre giro en el gastos de recursos al efectuar la
misma.

Se recomienda al máximo ejecutivo implantar un sistema adecuado de ejecución, control y supervisión de obras

4. En la entidad existe un organigrama actualizado que no es de conocimiento de todos los empleados. El manual de
funciones encontrado y analizado data de enero de 1989 y fue elaborado para el antiguo S.N.C., el mismo no esta
actualizado en función de la estructura actual y tampoco es de conocimiento de todos los empleados. Aunque existen
normas y elementos de organización que no se dan cumplimiento a ellos.

R. Para cumplir con los principios de organización, cada empleado debe conocer la estructura organizacional, quienes
son superiores y quienes dependen de él y las funciones que debe desempeñar

El desconocimiento de los principios de organización y administración por parte de los ejecutivos hace que no asignen la
importancia que se merece la actualización y divulgación de todos los elementos de organización. Lo que puede originar
una inadecuada ejecución de las operaciones, dilución de responsabilidad e incumplimiento de los deberes formales del
servidor público.

Se sugiere al máximo ejecutivo instruya la actualización, divulgación y cumplimiento de todos los elementos de
organización para un mejor desenvolvimiento de los empleados.

5. En la entidad no se han encontrado pruebas suficientes sobre la capacitación permanente efectuada a todos los
empleados, la motivación existente y las comunicaciones adecuadas y oportunas. Lo que si se ha observado es que
existe una ingerencia política importante en la entidad, lo que dificulta la toma de decisiones.

R. La experiencia administrativa y muchos autores han demostrado que para ejecutar una buena dirección se debe dar
mayor importancia al capital humano, capacitándolo continuamente, motivándolo ha ejecutar sus operaciones de la
mejor manera posible y escuchando sus reclamos y sugerencias. También a que dado demostrado que la
institucionalización de cargos es una muy buena e importante medida para el progreso de las instituciones públicas.

El desconocimiento de los principios de administración hace que no se otorgue a recursos humanos la importancia que
tienen dentro de la entidad, ocasionando que los mismos no se sientan comprometidos e identificados con su institución,
lo que ira reflejándose en una constante baja en la productividad, cantidad y calidad de las operaciones realizadas
Se sugiere al máximo ejecutivo conciliar el interés general con el individual para de esta manera subordinar el interés
individual al general para lograr alcanzar los objetivos de la institución.

6. Se han encontrado informes y requerimientos sin respuestas, sugerencias no tomadas en cuenta y programas sin
ejecución, lo que nos da pruebas de que no hay una buena coordinación entre los departamentos de la entidad.
R. La situación encontrada contradice el principio administrativo “Espíritu de Equipo”, el que nos enseña que la unión
hace la fuerza, entendiendo como unión a la Integración

La falta de comunicación entre los ejecutivos y el personal es la causa principal que no haya coordinación entre los
departamentos involucrados en el mantenimiento de los caminos. Lo que ocasiona conformismo y a su vez acarrea baja
productividad en el trabajo que se realiza.

Se sugiere al máximo ejecutivo se tome las medidas necesarias para que todos los departamentos trabajen en forma
integrada, buscando conseguir los mismos objetivos, institucionales y no realicen su trabajo como si fueran islas
independientes.

7. La entidad no efectúa un control eficiente sobre los recursos materiales con los que cuenta, ya que en las
residencias no se cuenta con almacenes por lo que no se lleva ningún control sobre los repuestos, tampoco se tiene
tablas especiales de medición, balanzas u otros mecanismos para la verificación física y control de los combustibles.

R. La Ley 1178 en sus normas básicas del subsistema de manejo de bienes y servicios establece que la
responsabilidad por el manejo de bienes recae en la persona del jefe de la unidad administrativa. Estas normas se
refiere además a la organización de almacenes, ingreso, salida de los bienes del almacén y al registro de todos los
movimientos de bienes en dichos almacenes.

El desconocimiento de estas normas y la falta de supervisión adecuada por parte de los ejecutivos hace que se
descuide el manejo de bienes en la entidad ocasionando un uso antieconómico de los recursos.

Se sugiere al máximo ejecutivo se implante un adecuado sistema de control interno basado en la Ley 1178, que
salvaguarda realmente los recursos de la entidad para de esta manera evitar las posibles pérdidas que podría sufrir
la entidad. Este sistema de control debe constar por ejemplo: De Inventarios actualizados, pedidos, kardex
valorados, vales de salidas del material y control del uso del mismo.

8. El 48% del personal se desempeña en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en relación al
personal que se dedica exclusivamente al mantenimiento de los caminos

R. Esta situación contradice el Art. 17 de las normas básicas sobre administración de personal establecido en la Ley
1178, donde se especifican que la programación del personal deberá coincidir o tener como base la programación de
operaciones (P.A.O)

El desconocimiento de esta Ley hace que se mantengan puestos innecesarios en el área administrativa lo que
ocasiona que la entidad eleve su gasto administrativo y disminuya la asignación de recursos para la ejecución de
obra.

Se sugiere al máximo ejecutivo instruir al departamento de personal elaborar programas para la contratación y
asignación de personal de acuerdo a las necesidades reales de la entidad y en función al plan anual operativo y a
planes estratégicos

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CONCLUSIONES FIANLES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Una ves que se ha concluido con el trabajo de investigación, es necesario redactar las conclusiones finales para
determinar si se han logrado las metas propuestas.
  A través de la realidad de la auditoria Operativa hemos podido identificar la importancia de brindar un servicio a
la administración de la institución, a través de un diagnostico sobre los problemas que dificultan la consecución
de las metas fijadas.

 Se pudo determinar en la práctica que el alcance de la auditoria operativa es muy amplio ya que no existe
ninguna actividad o función fuera de la posibilidad del examen y evaluación por parte de este tipo de auditoria.
Por este motivo, es necesario puntualizar que no seria practico examinar profundamente todos los aspectos,
actividades y funciones de un ente porque el examen resultaría antieconómico para la empresa y los resultados
serían con frecuencia inoportunos, por lo que se debe enfocar el trabajo hacia aspectos y actividades que
requieran de mejoras constructivas, evitando desviaciones

 Basándonos en el alcance de la auditoria operativa, diremos que es muy recomendable para cualquier empresa,
sea grande o pequeña, pública o privada, ya que al analizar un área, departamento, actividad o función se puede
elaborar un informe constructivo oportuno, confiable y económico para la entidad

 Durante el desarrollo del trabajo de investigación se ha estudiado con mayor profundidad los elementos del
proceso administrativo como también los sistemas de administración de los recursos humanos, a través de una
evaluación de las políticas, procedimientos, programas, los medios de control y los sistemas de comunicación de
la entidad.

 También diremos que hemos cumplido con el objetivo principal de nuestro trabajo de investigación, al determinar
la importancia de la auditoria operativa en la evaluación de la eficacia y la eficiencia con que la entidad realiza
sus operaciones.

Se demostró que a través de la auditoria operativa no sólo determinamos el grado de eficiencia y eficacia de la
entidad, si no que también se puede mejorar el mismo a través de las recomendaciones efectuadas para cada
hallazgo de auditoria operativa, dado que este es uno de los objetivos de este tipo de auditoria

 Por lo que concluyo que se ha cumplido con la hipótesis planteada, ya que se pudo probar que la falta de una
buena planificación, una adecuada organización, dirección y un eficiente control hacen que la entidad no haya
logrado sus objetivos de acuerdo a lo programado

BIBLIOGRAFIA

1. FERNÁNDEZ, JOSÉ ANTONIO La Auditoria Administrativa

Editorial Diana México

2. FERNANDEZ, DIAZ AURELIO Estudio y Evaluación de un Sistema de Control Interno

Auditores y Consultores. Guatemala 1985

ANEXOS (OTRA HOJA)

CARTA CONVENIO
 RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo desarrollado comenzó con un diagnostico previo al departamento de mantenimiento del S.D.C., lo que ha
permitido identificar la necesidad de desarrollar auditoria de tipo operacional en la entidad, con la finalidad de conocer las
causas de los resultados obtenidos y si los mismos pueden mejorarse.

Con este propósito se ha analizado el alcance, utilidad e importancia de la Auditoria operativa dentro de una empresa,
como un medio para evaluar su eficiencia, eficacia y economía.

La investigación ha sido diseñado en primer término para la elaboración de un esquema donde se puntualiza el trabajo
de investigación, se especifica el problema planteado, objetivos, metodología, técnicas y alcance del mismo.

Luego de haber revisado la bibliografía necesaria se ha procedido a recopilar la información necesaria y fidedigna, que
permita realizar un trabajo serio y confiable basado en normas de auditoria, aún no generalmente aceptadas.

Se analizaron las operaciones y actividades que realizo el departamento de mantenimiento del Servicio departamental
de Caminos, durante la gestión 2004, en el ítem A de mantenimiento rutinario de la Red Fundamental y el ítem B de
mejoramiento de caminos vecinales en un 50%

Como resultado de la auditoria realizada se formularon las correspondientes recomendaciones tendientes al

mejoramiento de las actividades.

Finalmente a la conclusión del trabajo de investigación propuesto en seminario de grado, creo que se ha cumplido con la
hipótesis planteada, ya que el proceso de elaboración del trabajo, se pudo satisfacer todas las expectativas con respecto
al tema analizado

1.
INTRODUCCIÓN

El propósito de realizar este trabajo de investigación es demostrar que la auditoria operativa se constituya muy importante para
evaluar la eficiencia, eficacia y economía de una entidad, como así también la legalidad de sus operaciones, sea la entidad publica o
privada

La importancia que ha adquirido en los últimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de evaluación y control en empresas
públicas y privadas motivo a estas entidades a que se interesen mayormente porque se practiquen estas auditorias ya que las mismas
permiten conocer que originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestión.-

Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada área en particular dependiendo de las
necesidades del ente sujeto de evaluación; en el presente trabajo para demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del
temario tentativo, vale decir en el Diagnostico, se realizara una evaluación operativa en la unidad de observación; es decir, al
departamento de mantenimiento del Servicio Departamental de Caminos (S:D.C.), como complemento del trabajo de investigación

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes:

 ¿La entidad cumple con la planificación efectuada para cada gestión?

 ¿Es adecuada la planificación y es óptimo el nivel de organización, dirección y control?
 ¿Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economía?

Las interrogantes nos permitirán encontrar de forma previa lo siguiente: Por la información recibida de los usurarios directos de los
caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta series deficiencias.
Toda la información recibida informalmente nos hace suponer que existen problemas en la planificación, organización, dirección y
control de las operaciones de la entidad

 En síntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento no se cumplen con efectividad, eficiencia y
economía

HIPÓTESIS

La falta de una buena planificación, una adecuada organización, dirección y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus
objetivos de acuerdo a lo programado.

OBJETIVOS

General

Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad

Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medición o evaluación del grado de eficiencia de la entidad en la realización
de sus operaciones destacando áreas para su posterior mejoramiento

Especifico

 Analizar los elementos básicos de la administración para realizar una evaluación del cumplimiento de los mismos
 Evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad
 Estudiar y evaluar los sistemas de comunicación internos entre los ejecutivos y el personal
 Determinar si existen elementos informales que impiden una administración eficiencia

ALCANCE Y LIMITACIONES

El estudio se efectuara a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extenderá si es necesario a operaciones pasadas para
hacer comparaciones si el caso aconseja. En nue4stro caso particular las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos
de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y Equipo.

METODOLOGÍA

En la realización del presente trabajo de investigación se aplicaran los siguientes métodos.

El método Deductivo, puesto que se utilizaran los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los
sistemas administrativos del Departamento de Mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular.

El método Inductivo, nos permitirá la observación directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un
hecho aislado para llegar a conclusiones generales.

Por otra parte, a través del método Analítico estudiaremos al Departamento, en cada una de sus secciones y con ayuda del método
Sintético lograremos una síntesis de la información captada, la cual permitirá obtener una conclusión del trabajo realizado

CAPITULO I
INTRODUCCIÓN

CAPITULO I

ADMINISTRACIÓN

1.1 Administración es un proceso.-

Administrar es un proceso de 4 funciones básicas, estas funciones fundamentales de la administración son: Planeación,
Organización, Dirección y Control; las cuales constituyen el proceso administrativo y son elementos a través de los
cuales administra el gerente de la entidad

La administración es el proceso de diseñar y mantener en el cual las personas trabajando en grupos alcanzan las metas
fijadas, y quienes lo efectúan se llaman directores, gerentes, miembros de la administración, o funcionarios ejecutivos.

1.1.1Necesidades de la administración
La administración se aplica a organizaciones pequeñas y grandes, a empresas cuyo fin es la utilidad y a las no
lucrativas; es decir, que la administración es una necesidad fundamental para cualquier organización como también en
todos los niveles de la organización de una empresa. Es una actividad propia no sólo del gerente de la entidad, sino
también del capataz que tienen a su cargo un cierto número de subordinados. Una administración efectiva e inteligente
debe exigir que todos aquellos de quienes otros dependen, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se
consideren a si mismos como administrativos.

1.2 Cómo se define la administración

George Terry la define así: “Administración es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno”

Harol Koontz; “La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando
untas en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas”

1.3 Elementos básicos de la administración

Entre otros George Terry y Fabián Martines V. Dividen a los elementos de la administración en cuatro, los cuales son:
Planeación, Organización, Dirección y Control

1.3.1 Planeación
Significado.-
Planear es decidir de antemano que hacerlo, cuando y quien deberá llevarlo a cabo. La planeación se asemeja a un
puente entre el punto donde nos encontramos y aquel donde queremos ir, salvo brecha existente entre donde se está y a
donde se quiere llegar

La planeación comprende seleccionar objetivos y a las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones; es decir,
seleccionar entre cursos de acción futuros alternativos

1.3.1.1 Componentes de la Planeación

Para realizar un examen completo de la planeación se debe estudiar los diferentes componentes de la misma, que son
los siguientes: objetivos, políticas, procedimientos y programas

1.3.1.1.a. Objetivos
Constituyen la razón como resultado de toda el mecanismo administrativo, deben ser sujetos a una completa y
meticulosa revisión por parte de la auditoria administrativa, más aún cuando los propios objetivos darán la pauta para
evaluar las funciones y actividades que se desarrollan dentro de la empresa y aún a los propios directivos.
1.3.1.1.b. Políticas
Estas son guías de carácter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones, asegurando su
uniformidad, sin que ello signifique la eliminación de la iniciativa de quienes deciden: es decir, los administradores.

Para realizar la revisión de las políticas debemos basarnos en los siguientes principios:
 Las políticas deben fijarse en forma sencilla y clara, de modo que su interpretación sea lo más uniforme posible
 Siempre que sea posible, las políticas deben redactarse por escrito y formar parte del manual de organización
 Las políticas generales deben fragmentarse en cada nivel, de manera que las políticas departamentales y las
seccionales estén subordinadas a las políticas generales
 La formulación de las políticas, así como la fijación de objetivos debe ser producto de la participación del
personal involucrado en su propia cumplimiento.

1.3.1.1.c. Procedimientos
Los procedimientos son planes mas concretos que norman el criterio y la acción que debe seguirse apoyado en los
objetivos y políticas. Los procedimientos indican claramente cómo y cuando se han de realizar o ejecutar las actividades.

Los procedimientos tienen una directa relación con las políticas por ejemplo una política de la entidad puede se la de
conceder vacaciones a sus empleados, los procedimientos establecido para poner en practica estas políticas se
encargaran de programar las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo.

1.3.1.1.d. Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas a seguir, recursoso0
a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción. En consecuencia los
programas permiten:
1. Determinar la cantidad de recursos, materiales, humanos y técnicos que habrán de conjugarse de acuerdo al fin
propuesto.
2. Señalar cómo, cuando y dónde se utilizaran esos recursos en forma especifica

1.3.2 Organización
Definición.-
Se puede definir como la agrupación de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignado la autoridad y
responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades

La organización es la parte de la administración que establece una estructura intencional de roles que deben cumplir las
personas en la organización. Es intencional en el sentido de asegurarse de que se asignen todas las tareas necesarias
para alcanzar las metas y que, se confía en que sean asignadas a las personas más idóneas.

1.3.2.1 Su importancia
La organización ayuda a suministrar los medios para que los gerentes desempeñen sus puestos. Las actividades que se
planean, ejecutan y controlan necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo. Sin
organización, los gerentes sencillamente no podrán ejercer su función.

Un funcionario ejecutivo no podrá ser enteramente eficaz a menos que conozca específicamente las actividades que
debe dirigir, quien le ayudara, de quien dependerá y quienes dependerán de {el. Los que mas, deberá conocer la forma
en que está constituido su grupo de trabajo, su propio lugar en él, la relación que guarda con otros funcionarios
ejecutivos y los canales oficiales de comunicación.

1.3.2.2 Principios de Organización (describa cada uno de ellos)

Son los siguientes:
 Unidad de mando * Unidad de mando
 Tramo de control * Tramo de control

* Unidad de mando.-
Por medio de este principio entendemos que la unificación de esfuerzos, la consistencia de dirección y la efectividad
de coordinación sólo se logra cuando un grupo tienen un solo jefe
* Tramo de control.-
Este principio señala que un jefe debe tener el número de subordinados que pueda controlar eficientemente. El
principio en cuestión sostiene que mientras mayor número de subordinados respondan ante un jefe, mayor dificultad
encontrara éste en dirigirlos

* Delegación de autoridad.-
Cosiste en conferir a un subalterno la facultad ara decidir, lo cual significa que se le está dando el derecho de
planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de otros

* División del trabajo.-

Este principio parte de que el trabajo y las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeñadas por
varias personas y así aprovechar las ventajas de la especialización.

1.3.2.3 Errores de la organización

Entre los errores citamos los siguientes:

* Teoría de principios
Uno de los grandes errores que se cometen en el proceso de organización es querer considerar los principios de
organización como algo rígido e inviolable y que debe observarse inflexiblemente

* Imitar organizaciones.-
Otro error es la tendencias de hacer replicas exactas de estructuras que han tenido existo en otras empresas, pero que
no siempre lo tendrán en otras organizaciones por muy similares que parezcan

* Organizaciones rígidas.-
Es necesario pensar que toda organización es dinámica, sujeta a cambios, ya sea mediatos o inmediatos, que siempre
se presentaran. Esto exige que no caiga en el error de diseñar una estructura como algo que ha llegado a su fin último,
sino algo que está más bien en proceso de cambio continuo

* Resistencia al cambio.-
Un error que llegó a ser de bastante peso para que una reorganización tenga existo es el que se presenta como
resultado de todo cambio: la resistencia natural que ofrecen las partes afectadas a dicho cambio

1.3.2.4 Revisión de funciones

Una empresa debe realizar aquellas funciones que sean necesarias en la entidad para que el logro o cumplimiento de
sus objetivos puedan subdividirse de la siguiente manera
 a) Funciones
b) Subfusiones
c) Actividades

a) Funciones Básicas.-
Son aquellas necesarias para que una empresa alcance sus objetivos, pueden ser primarias y segundarias

Primarias.- Son aquellas que existen en todo tipo de empresas, independientemente de las características particulares
que cada tipo de negocio pueda tener, ej: mercadotecnia, producción, financiamiento

Secundaria.- Son aquellas que complementan a las funciones primarias paras la consecución eficaz de los propósitos de
una empresa. Estas funciones dependen a su vez del tipo de cada empresa en particular. Ej. Personal, contabilidad,
investigación y desarrollo.

b) Subfusiones.-
Son un conjunto de actividades que integran un grupo, subfusión con características y fisonomía propias, suficientes
para integrar una entidad orgánica cuyos objetivos están subordinados a los objetivos de la función básica a la cual
pertenecen.

c) Actividades.-
Es un conjunto de labores o tareas especificas genitalmente llevadas a cabo por una persona o un gripo pequeño, con el
propósito de cumplir con los objetivos de la subfusión en que están comprendidas (Fabián martines V)

La revisión de funciones y actividades debe hacerse estudiando primero por separado cada una de ellas, para hacerlo
luego en conjunto, logrando así una mejor comprensión del análisis realizado.

1.3.3 Dirección
Bajo este elemento un jefe debe tratar de que sus subordinados actúen no por imposición de él, SIMO mediante la
colaboración espontánea de ellos para contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos de la empresa. La
dirección implica guiar y conducir a los empleados o subordinados. El administrador superior inculca en sus
subordinados una apreciación aguda de las tradiciones, historia, objetivos y políticas de la empresa.

1.3.3.1 Relaciones humanas

Gran parte de la función administrativa de dirección está basada en las relaciones humanas que se practican. Estos es explicable en
virtud a que la colaboración de los subordinados depende de la armonía que exista entre estos y su jefe

Los gerentes y las personas que ellos dirigen son miembros de familia, iglesia, escuela, asociaciones, etc. Donde actúan en diferentes
roles, cada uno formando una parte de todo. Pero es muy importante destacar que cada persona es diferente en si misma,, tienen
diferentes necesidades, diferentes ambiciones, diferentes actitudes, diferente niveles económicos y habilidades, como también
diferentes posibilidades, es por eso que el dirigente debe conocer estas diferencias y semejanzas de su personal para llevar a cabo
una buena dirección sin considerar más o menos a las personas

1.3.3.2 Motivación
Un gerente no puede hacer su trabajo sin conocer lo que motiva a la gente que trabaja en la empresa.

Los motivos que hacen actuar a las personas se basan en necesidades, bien sean consistentes o inconsistentes.
Algunas son necesidades primarias como fisiológicas de agua, aire, alimento y albergue. Otras necesidades se pueden
considerar como secundarias como autoestima, estatus, afecto, etc. La motivación es un termino general que se aplica a
toda clase de impulsos, anhelos, necesidades, deseos y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus empleados; es
decir, hacen aquellas cosas que confían satisfarán esos impulsos y deseos, e inducirán a los subordinados a que actúen
en una forma deseada.

Muchos estudios realizados han demostrado que los principales motivos que mueven a la gente a trabajar con esmero
son:
 Ingresos Suficientes
 Reconocimiento a la dignidad humana
 Reconocimiento a su trabajo
 Posibilidad de superación
 Seguridad en su empleo
1.3.3.3. Comunicación
Henos dicho anteriormente que las característica principal de esta área en revisión, la Dirección, es que el jefe está en
contacto directo con sus subordinados para obtener de ellos los resultados esperados. Aunque la comunicación se aplica
a todas las fases de la administración, es particularmente en la función de dirección. El jefe para dirigir, necesita
comunicar y ser comunicado, por lo que la Auditoria Administrativa no debe ignorar las comunicaciones existentes en la
empresa

La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas, porque integra las funciones de la
empresa. Especialmente se necesita de las comunicaciones para:

 Establecer y difundir las metas de una empresa

 Desarrollar planes para su logro
 Organizar los recursos humanos y de otro tipo en las formas más efectiva y eficiente
 Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de la organización
 Dirigir, orientar, motivar y crear un clima en el cual las personas quieren contribuir y controlar el desempeño

La revisión y evaluación de las comunicaciones existentes en la empresa deben efectuarse basándose en los principios
siguientes

1. Las comunicaciones deben fluir amplia y claramente en todas direcciones, de manera que el personal esté bien
informado de todo cuanto pueda afectarle.
2. Las comunicaciones son más importantes cuando mayor participación tiene un jefe en la toma de decisiones
3. Los medios de comunicación deben ser los más adecuados en vista de las circunstancias en que se utilicen y de
acuerdo a lo que se desea comunicar
4. Las comunicaciones deben emplear un vocabulario común entre las partes comunicadas a fin de evitar
interpretaciones

Proceso de Comunicación:
La comunicación sigue el siguiente curso:

La comunicación se inicia con el emisor, que tiene un pensamiento o una idea que después se cifra en una forma que
puede ser comprendida tanto por el emisor como por el receptor

La información se trasmite a través de un canal que vincula al emisor con el receptor

El mensaje puede ser verbal o escrito y se puede trasmitir mediante memorando, computadora, teléfono. Telegrama,
televisión, etc. En ocasiones se usan dos o más canales, la elección apropiada del canal es de vital importancia para la
comunicación efectiva

El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, de modo que éste se pueda descifrar convirtiéndolo el
pensamiento. Obviamente, para transmitir un mensaje se debe usar un idioma o lenguaje adecuado para llegar al
receptor

1.3.3.4. Evaluación de dirigentes

En lo que se refiere a evaluar sus cualidades personales, surge inmediatamente un problema en virtud de que a pesar
de los muchos y muy variados estudios que se han hecho, todavía no se ha logrado determinar que cualidades deben
reunir los buenos dirigentes en el sentido de afirmar que quien reúna determinadas cualidades tendrá definitivamente un
existo como líder, o que la falta de alguna signifique el fracaso para que una persona desempeñe labores directivas. Se
han señalado cualidades tales como sentido de autoridad, iniciativa, inteligencia, criterio, imaginación, etc. Que
indudablemente son necesarias para los directivos, porque no dejan de ser rasgos generales que, por otra parte, son
difíciles de evaluar por su carácter subjetivo.

Desde el punto de vista de la auditoria administrativa, la evaluación de los objetivos debe hacerse en base a los
resultados que ellos alcancen; es decir, los propios planes nos darán la pauta para medir su actuación, ya que en la
medida que logren los objetivos que se les ha fijado, así será su desempeño directivo.
Existen índices cuantitativas lo suficientemente significativos como para tener una base en que fundamentar un juicio,
entre otros citamos

 Quejas de los clientes

 Costo de ventas
 Costo de distribución
 Niveles de inventarios
 Niveles de inversión
 Porcentaje de espacio ocupado y su costo por metro cuadrado
 Rotación de empleados
 Número de accidentes
 Rotación de empleados
 Número de acciones

El auditor operativo puede elaborar con los dirigentes , para que los mismos mejoren sus capacidades personales y ello
a su vez contribuya a mejorar los resultados obviamente, ser debe realizar de una forma sutil, a través de charlas, mesas
redondas conferencias y otros a fin de no lastimar ego del dirigente

1.3.4 Control

1.3.4.1. Fases del control son las siguientes

1.3.4.1.a. Fijación de Normas
1.3.4.1.b. Medición de lo realizado
1.3.4.1.c. Evaluación de resultados
1.3.4.1.d. Corrección de las desviaciones

1.3.4.2. Principios del Control

1.3.4.3. Beneficios del Control

xxxxxxxx

CAPITULO II

II.1.1 Economía

II.1.2 Eficacia

II.1.3 Eficiencia

II.2 Importancia de evaluar la eficacia

CAPITULO III

CONTROL INTERNO

III.1. Definición

III.2. El control Interno en el marco de la empresa

III.3. Control Interno Administrativo y Control Interno Contable

III.4. Por que evaluar el control interno

III.5. Limitaciones Inherentes al Control interno.

CAPITULO IV
AUDITORIA OPERATIVA

IV.1 Significado de la auditoria

IV.2. Definición de auditoria operativa

IV.3 Objetivo de la auditoria operativa

IV.4. Utilidad e importancia de la auditoria operativa

IV.5. Alcance

IV.6. Comparación con auditoria financiera

IV.7. Diferencia entre auditoria operativa y Auditoria financiera

IV.8. Fases de la auditoria operativa

IV.8.1 Estudio preliminar

IV.8.2. Revisión y evaluación del sistema de planeamiento y control

IV.8.3.Examen profundo de áreas criticas

IV.8.4. Comunicación de resultados

IV.8.5. Seguimiento

IV.9. La auditoria operativa en las empresas publicas

IV.10. La auditoria operativa en el sector privado

INDICE

Dedicatoria
Agradecimiento
Resumen Ejecutivo

PRIMERA PARTE

Introducción

CAPITULO I
ADMNISTRACIÒN
I.1 Administrar es un proceso
1.1.1 Necesidad de la administración
I.2. Cómo se define la administración
I.3. Elementos Básicos de la Administración
i.3.1 Planeaciòn - Significado
i.3.1.1 Componentes de la Planeaciòn
i.3.1.1. a. Objetivos
i.3.1.1. b. Políticas
i.3.1.1. c. Procedimientos
I.3.1.1. d. Programas
I.3.2. Organización – Definición
I.3.2.1. Su importancia
I.3.2. 2. Principios de Organización
I.3.2. 3. Errores de Organización
I.3.2. 4. Revisión de Funciones
I.3.3. Dirección
I.3.3.1. Relaciones Humanas
I.3.3.2. Motivación
I.3.3.3. Comunicación
I.3.3.4. Evacuación de dirigentes
I.3.4. Control
I.3.4.1. Fases del control
I.3.4.1.a. Fijación de la Norma
I.3.4.1.b. Medición de lo realizado
I.3.4.1.c. Evaluación de resultados
I.3.4.1.d. Corrección de las desviaciones
I.3.4.2. Principios de control
I.3.4.3. Beneficios del control

CAPITULO II
EFICIENCIA EMPRESARIAL
II.I.I. Economía
II.I.2. Eficiencia
II.I.3. Eficiencia
II.2. Importancia de evaluar la eficiencia

CAPITULO III
CONTROL INTERNO
III.I. Definición
III.2. El control interno en el marco de la empresa
III.3. Control interno administrativo y control interno contable
III.4. Por que evaluar el control interno
III.5. Limitaciones inherentes al control interno

CAPITULO IV
AUDITORIA OPERATIVA
IV.I. Significado de Auditoria
IV.2. Definición de Auditoria
IV.3. Objetivos de la Auditoria
IV.4. Utilidad e importancia de la Auditoria Operativa
IV.5. Alcance
IV.6. Comparación con la Auditoria Financiera
IV.7. Diferencia entre Auditoria Operativa y Auditoria Administrativa
IV.8. Fases de la Auditora Operativa
IV.8.1. Estudio preliminar
IV.8.2. Revisión y evaluación del Sistema de Planeamiento y Control
IV.8.3. Examen profundo de áreas criticas
IV.8.4. Comunicación de resultados
IV.8.5. Seguimiento
IV.10. La Auditora Operativa en las empresas publicas
IV.11. Auditora Operativa en el sector privado

SEGUNDA PARTE

DIAGNOSTICO

INTRODUCCIÓN

La auditoría operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas por los diferentes
niveles de dirección respecto de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales
de comunicación, sistemas de información, procedimientos y controles efectuados

La auditoría operativa también puede efectuarse en determinada áreas dependiendo de las

necesidades de los que están en función de dirección

A través de la auditoría operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de
los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente en que
medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en todas las
unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e
independiente de la situación de la empresa.

La auditoría operativa necesita determinar la eficacia (grado de cumplimiento de la meta) en el logro

de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de los recursos.

La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.

Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un padrón de comparación. El
auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de los recursos humanos y financieros
para saber si están o no bien, además debe tener criterio y experiencia para poder comparar la
teoría con la realidad.

La auditoría operativa es un proceso sistemático de evaluación y por esto deben ocupar estrategias, tácticas y
métodos, recursos, etc. para efectuar una labor profesional. No se puede prescindir, entonces, de una
metodología.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes:

 ¿La entidad cumple con la planificación efectuada para cada gestión?

 ¿Es adecuada la planificación y es óptimo el nivel de organización, dirección y control?
 ¿Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economía?

Las interrogantes nos permitirán encontrar de forma previa lo siguiente: Por la información recibida de los usurarios directos de los
caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta series deficiencias.

Toda la información recibida informalmente nos hace suponer que existen problemas en la planificación, organización, dirección y
control de las operaciones de la entidad

 En síntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento no se cumplen con efectividad, eficiencia y
economía

HIPÓTESIS

La falta de una buena planificación, una adecuada organización, dirección y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus
objetivos de acuerdo a lo programado.

OBJETIVOS

General

Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad

Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medición o evaluación del grado de eficiencia de la entidad en la realización
de sus operaciones destacando áreas para su posterior mejoramiento

Especifico

 Analizar los elementos básicos de la administración para realizar una evaluación del cumplimiento de los mismos
 Evaluar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad
 Estudiar y evaluar los sistemas de comunicación internos entre los ejecutivos y el personal
 Determinar si existen elementos informales que impiden una administración eficiencia

ALCANCE Y LIMITACIONES

El estudio se efectuara a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extenderá si es necesario a operaciones pasadas para
hacer comparaciones si el caso aconseja. En nue4stro caso particular las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos
de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y Equipo.
METODOLOGÍA

En la realización del presente trabajo de investigación se aplicaran los siguientes métodos.

El método Deductivo, puesto que se utilizaran los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los
sistemas administrativos del Departamento de Mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular.

El método Inductivo, nos permitirá la observación directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un
hecho aislado para llegar a conclusiones generales.

Por otra parte, a través del método Analítico estudiaremos al Departamento, en cada una de sus secciones y con ayuda del método
Sintético lograremos una síntesis de la información captada, la cual permitirá obtener una conclusión del trabajo realizado

SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS

AUDITORIA OPERATIVA
PERIODO 1º XXXX AL 31 DE XXXXX DE XXX

MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Antecedentes

En cumplimiento del convenio de contrato de trabajo suscrito entre La Facultad Integrada del Gran
Chaco y la Facultad Integrada del Gran Chaco, se efectuara la auditoría operativa del Servicio
Departamental de Caminos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de xx.
1.2 Objeto

Las operaciones realizadas por el Servicio Departamental de Caminos dependiente de la Prefectura

Departamental de Tarija en el mantenimiento de caminos en la red fundamental y caminos vecinales del
departamento en la gestión 1998, así como toda la documentación que respalda los mismos

1.3 Objetivo

El objetivo de la auditoría examen será el diagnosticar y formular recomendaciones para mejorar la

eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoria, así
como su adecuado respaldo legal y documentario

1.4 Alcance

La auditoría se efectuara de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental y comprenderá la

evaluación de las operaciones administrativas y de recursos humanos ocurridas entre el 1° de enero y
el 31 de diciembre de 2008, a través de la obtención de evidencia documental de la propia entidad en
lo referente a documentación sustentatoria, así como de fuentes externas a través de confirmaciones de
terceros.

1.5 Metodología

Para el logro de los objetivos de auditoría, las técnicas y procedimientos a utilizarse para la obtención
de evidencia consistirán en recopilación de información de fuente interna y externa a la Entidad, a
través de indagación, análisis, confirmaciones y verificaciones físicas.

Para este cometido ejecutaremos los siguientes procedimientos:

 Obtención de antecedentes y documentos relativos a la entidad, con el fin de establecer los ingresos
percibidos por la empresa TRANSNACIONAL S.A.

 Verificación de la exactitud de los cobros y la oportunidad e integridad de los depósitos bancarios,

mediante la revisión de la documentación de soporte y la confirmación con el Banco.

 Verificación de la aplicación de estos recursos a los fines previstos en disposiciones legales y la

existencia de la documentación de respaldo suficiente para demostrar su legalidad, propiedad y
ocurrencia.

Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Nuestro trabajo se realizará conforme a las Normas de Auditoría Gubernamental (NAG) actuales; asimismo, se

considerarán las siguientes disposiciones legales:

 Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamental.

 Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República,

expedido mediante Decreto Supremo N° 23215 del 22 de julio de 1992.
  Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, emitido a través de Decreto
Supremo 23318-A del 3 de noviembre de 1992.

 Ley de Sistema de Control Fiscal (Artículo 77).

 Normas Básicas del Sistema de Programación de operaciones (Resolución Suprema N° 216784

del 16/08/96)

 Normas Básicas del Sistema de Organización administrativa (Resolución Suprema N° 217055 del
20/05/97)

 Normas Básicas del Sistema de Presupuesto (Resolución Suprema N° 217095 del 04/07/97)

 Normas Básicas del Sistema de Administración de personal (Decreto Supremo N° 26115 del
16/03/01)

 Normas Básicas del Sistema de Administración de bienes y servicios subsistema de contratación

(Decreto Supremo N° 27328 del 31/01/04) subsistemas de manejo y disposición (Decreto
Supremo N° 25964 del 06/07/00)

Cálculos
Promedio de comprobantes por mes
ni = Cantidad de los meses
MÉTODO ESTADÍSTICO 470
Los datos necesarios para utilizar esté método son:X = -------------- = --------- = 39,1667
La cantidad de comprobantes, documentos, legajos, carpetas del periodo 12 a evaluar
Error esperado CALCULO DE LA DESVIACIÓN TÍPICA
En esta parte interviene el criterio del auditor, los valores
Meses pueden estar entre 1% y 5%, se recomienda2 utilizar el
Comprobantes
5%, este dato no es definitivo, el auditor debe tomar en cuenta la magnitud
Por mes X Xde - Xla cantidad
(X –deX)documentos
existentes en la entidad Enero 28 - 11,17 124,77
Para este método se utilizara la siguiente formula:Febrero 25 - 14,17 200,79
Marzo 34 - 5,17 26,73
Denominaciones: Abril 45 5,83 33,99
Dónde: V
Mayo 56 16,83 283,25
M.S. = Muestra Simple M.S. = ---------- 35
Junio - 4,17 17,39
V = Varianza Julio d 34 - 5,17 26,73
D = Error estimado Agosto ---------- 78 38,83 1.507,77
Septiembre t 34 - 5,17 26,73
t = Distribución de Student Octubre 29 - 10,17 103,43
Ejemplo: Noviembre 34 - 5,17 26,73
Datos: Diciembre 38 - 1,17 1,37
470 2.379,86
Número de comprobantes = 470
Error no superior a 5%
CANTIDAD DE COMPROBANTES POR MES
MESES Nº DE COMPROBANTES POR
MES
Enero 28
28 - 39,1667 = - 11,17
Febrero 25
25 - 39,1667 = - 14,17
Marzo 34 (- 11,17)2 = 124,77
34 - 39,1667 = - 5,17
Abril 45 45 - 39,1667 = 5,83
=
(- 14,17)2 200,79
Mayo 56 56 - 39,1667 = 16,83 (- 5,17) 2 = 26,73
Junio 35 35 - 39,1667 = - 4,17 (5,83) 2 = 33,99
Julio 34 34 - 39,1667 = - 5,17 (16,83) 2 = 283,25
Agosto 78 78 - 39,1667 = - 38,83
Septiembre 34
Octubre 29
Noviembre 34
Diciembre 38
TOTAL 470

MÉTODO ESTADÍSTICO
Los datos necesarios para utilizar esté método son:
La cantidad de comprobantes, documentos, legajos, carpetas del periodo a evaluar
Error esperado
En esta parte interviene el criterio del auditor, los valores pueden estar entre 1% y 5%, se recomienda utilizar el
5%, este dato no es definitivo, el auditor debe tomar en cuenta la magnitud de la cantidad de documentos
existentes en la entidad
Para este método se utilizara la siguiente formula:
Denominaciones:
Dónde: V
M.S. = Muestra Simple M.S. = ----------
V = Varianza d
D = Error estimado ----------
t = Distribución de Student t
Ejemplo:
Datos:
Cálculos Cálculos
Número de comprobantes = 470 Promedio de comprobantes
Promedio de
porcomprobantes
mes por mes
Error no superior a 5% ni = Cantidad de los
ni =meses
Cantidad de los meses
470 n 2.527
CANTIDAD DE COMPROBANTES POR MES X = -------------- X= ---------
= --------------
= 39,1667
= --------- = 210,58
MESES Nº DE COMPROBANTES POR 12 N 12
MES CALCULOCALCULO
DE LA DESVIACIÓN
DE LA DESVIACIÓN
TÍPICA TÍPICA
Enero 28 Meses
- 11,17 Comprobantes
Meses Comprobantes
28 - 39,1667 = X-X X – X)2
X -(X (X – X)2
Febrero 25 Por mes X Por mes X
25 - 39,1667 = - 14,17
Marzo 34 Enero Enero (-2811,17)2 = 124,77294- 11,17 - 61.911,49
124,77 3833032594,0201
34 -Febrero
39,1667 = - 5,17
Febrero 25 150- 14,17 -- 31.587,50
200,79 200,79
Abril 45 45 -Marzo
39,1667 = 5,83
=
(- 14,17)2 200,79
Mayo 56 Marzo 34 189- 5,17 - 39.800,25
26,73 26,73
56 -Abril
39,1667 = 16,83
Abril
2
(-455,17) = 26,73191 5,83 - 40.221,42
33,99 33,99
Junio 35 35 -Mayo
39,1667 = - 4,17 2 =
Mayo (5,83)
56 33,99 17516,83 - 36.852,08
283,25 283,25
Julio 34 34 -Junio
39,1667 = - 5,17 2=
Junio (16,83)
35 283,25158- 4,17 - 33.272,17
17,39 17,39
Agosto 78 78 -Julio
39,1667 = - 38,83
Julio 34 364- 5,17 - 76.652,33
26,73 26,73
Septiembre 34
Agosto Agosto 78 22138,83 - 46.538,91
1.507,77 1.507,77
Octubre 29 CANTIDAD
Septiembre DESeptiembre
COMPROBANTES
34 POR MES
174- 5,17 - 36.641,50
26,73 26,73
Noviembre 34 Octubre Octubre 29 230- 10,17 - 48.434,16
103,43 103,43
Diciembre 38 Noviembre Noviembre 34 179- 5,17 - 58.752,75
26,73 26,73
TOTAL 470 Diciembre Diciembre 38 202- 1,17 42.537,83
1,37 1,37
470 2.527 2.379,86 2.379,86
 MESES Nº DE COMPROBANTES POR
MES
Enero 294
Febrero 150 Z2 P * Q N
Marzo 189 N = ------------------------------
Abril 191 (N – 1) E2 + Z2 * P * Q
Mayo 175 Dónde:
Junio 158 Z = Unidades estandarizadas bajo la curva normal, o nivel de confianza
Julio 364 P = Probabilidad de existo o de ocurrencia
Q = Probabilidad de fracaso
Agosto 221 E = Error estimado
Septiembre 174 N = Tamaño de la muestra
Octubre 230
Noviembre 179 Z = 1,96
Diciembre 202 P = 50% = 0,50%
Q = 50% = 0,50%
TOTAL 2.527
E = 10% = 0,10
N= 2.527
n=¿

(1,96) * 0,50 * 0,50 * 2.527 2.426,9308

N = ------------------------------------------------ = --------------- = 101,12
(2.527 – 1) (0,1)2 + (1,96)2 * 0,50*0,50 24

n 101,12
FN = -------- = ----------- = 0,0400158
N 2.527

n 2.527
FN = -------- = ----------- = 24,99
N 101,12

Meses Comprobantes Coeficiente de Muestra por mes

Por mes X Estratificación ni = X i * Fn
n
Fn =---------
N
Enero 294 0,0400158 12
Febrero 150 0,0400158 6
Marzo 189 0,0400158 8
Abril 191 0,0400158 8
Mayo 175 0,0400158 7
Junio 158 0,0400158 6
Julio 364 0,0400158 15
Agosto 221 0,0400158 9
Septiembre 174 0,0400158 7
Octubre 230 0,0400158 9
Noviembre 179 0,0400158 7
Diciembre 202 0,0400158 8
2.527 102

Para una correcta aplicación de la Auditoría Operacional debe tenerse en cuenta algunos aspectos
importantes, entre ellos:
Evaluación de la planeación de la empresa: Permite precisar las deficiencias administrativas y operativas
en la planificación dentro de la empresa a todos los niveles. Incluye el análisis de la visión, misión, objetivos o
metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
Evaluación de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia
pueda cumplir sus metas y objetivos. Por lo que es necesario evaluar los registros contables, balances
financieros periódicos, declaración de ingresos, etc.
Evaluación de la función de mercadotecnia: Mediante cuestionarios, se pueden evaluar la visión general
de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física.
Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería: Estas áreas son analizadas también debido a su
importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una
fuente de nuevos productos. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones
adecuadas para la fabricación y las pruebas.
Evaluación de la función de producción: Este debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para
producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Comprende la
visión general de producción, inventarios y compras.
Evaluación de la función de personal: La dificultad de valorar el factor humano, hace difícil esta evaluación.
Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las
relaciones industriales.
Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los cambios constantes en el ambiente de
trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura
de trabajo respecto al momento actual.
Evaluación del sistema de información: Debe determinarse el grado de control gerencial sobre el sistema
de información. Se evalúan los controles al departamento de computación, las entradas, programas y
controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.
Ante estos la Auditoría Operativa implica el período objeto de examen, verificando la información
relativa al desempeño institucional y revisando y elaboración informes sobre la administración de
recursos. Este análisis implica también el verificar las actividades y procesos clave, evaluar los sistemas de
información y control, verificar la utilización de recursos públicos o privados de conformidad a principios de
eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y excelencia; así como verificar el cumplimiento de metas
y objetivos y en suma evaluar la gestión.
Por su parte los objetivos que persigue la de la Auditoría Operacional, son bien claros, el más
importante es brindar a todo tipo de organización la información necesaria para utilizar esta poderosa
herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su
comportamiento y derivar las medidas requeridas para mejorar su desempeño. Existen otros objetivos bien
determinados relacionados con establecer el grado en que la empresa y sus trabajadores han cumplido
adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados, determinar el grado en que el
organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los
bienes adquiridos; verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales
y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia,
efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular
recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.
Es importante también fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización;
promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las
organizaciones, estimulando la adhesión del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la
entidad. Esto último tendrá como resultado mejorar los niveles de productividad, competitividad y de
calidad de la entidad, consolidando y reforzando las políticas de control de calidad y productividad con una
visión a largo plazo
La importancia de la auditoria operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los
problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es
importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer
soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe
hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa.
En suma la Auditoria Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los
niveles. Es una manera de determinar los puntos clave donde hay un peligro potencial y por otro lado, ubicar
las oportunidades de mejora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de eliminar desperdicios y pérdidas
de tiempo innecesarias, con la consiguiente mejora de procesos; así como también evalúar la eficacia de los
controles internos.
 PROGRAMA DE TRABAJO

OBJETIVOS:
 LC-
III
1. Evaluar la eficacia y efectividad de las operaciones en la utilización de los recursos provenientes del I.D.H. de la gestión 2015 en
los proyectos, programas y transferencias ejecutadas, con relación al cumplimiento del Programa de Operaciones Anual del
Gobierno Autónomo Regional del Chaco Tarijeño-Yacuiba.

2. Determinar que los gastos ejecutados en los proyectos, programas, y transferencias, estén en el marco de las competencias
establecidas en la Ley de Hidrocarburos Nº 3058, el Decreto Supremo N° 28421 y demás disposiciones legales relacionadas.

3. Verificar si los gastos realizados por la institución en proyectos y/o programas se encuentran debidamente sustentados, con
documentación competente y suficiente cumpliendo con las disposiciones legales en vigencia.

4. Efectuar inspecciones a las obras con el objeto de establecer el estado de conservación de las mismas y el avance de las obras
en proceso de ejecución, así también si cumplen con el objetivo para el cual fueron diseñadas.

ALCANCE DEL ANÁLISIS:

La revisión de los recursos percibidos y ejecutados por concepto del IDH en los proyectos y/o programas del Gobierno Autónomo
Regional del Chaco Tarijeño-Yacuiba, por el periodo comprendido entre el 01 de enero 2015 al 31 de diciembre de 2015.

MUESTRA:

La muestra analizada será a criterio del auditor.

RELACION REF. HECHO

PROCEDIMIENTOS OBJETIVO P/T POR

E) UNIDAD SECCIONAL YACUIBA

PROGRAMA: SEGURIDAD CIUDADANA
Partida 26620 Servicios Privados
E.4) De acuerdo a la muestra seleccionada, para la
cancelación a los Supervisores verifique lo
siguiente:
a) Solicitud para la cancelación de sueldos de los
Supervisores por parte del Director de Seguridad
Ciudadana.
b) Certificación Presupuestaria
c) Contrato.
d) Coteje el Detalle de los Supervisores, según:
días trabajados, importe ganado (que debe
coincidir con el contrato), descuento de Ley y
Líquido Pagable de cada Supervisor; la misma
que debe estar firmada por el Técnico
Encargado del Programa “Brigadas Barriales” y
el Visto Bueno del Director de Seguridad
Ciudadana.
e) Verificar si la contratación se ha realizado de
acuerdo a lo que establece las cuantías del
Decreto Supremo 0181, según corresponda
E.5) De acuerdo a la muestra seleccionada, para la
cancelación a los Brigadistas verifique lo siguiente:
a) Solicitud para la cancelación de sueldos de los
Brigadistas por parte del Director de Seguridad
Ciudadana.
b) Certificación Presupuestaria
c) Autorización del Pago
d) Coteje el detalle de los Brigadistas, teniendo en
cuenta los días trabajados, importe ganado (que
debe coincidir con los Contratos de Trabajo),
descuento de Ley y Líquido Pagable de cada
Brigadista; además debe estar firmada por el
Supervisor, el Técnico Encargado del Programa
“Brigadas Barriales” y el Visto Bueno del Director
Departamental de Seguridad Ciudadana.

e) Verificar si la contratación se ha realizado de

acuerdo a lo que establece las cuantías del
Decreto Supremo 0181
f) Contrato
g) Solicitar a algunos presidentes de barrio
 RELACION REF. HECHO
PROCEDIMIENTOS OBJETIVO P/T POR

información respecto a si los brigadistas

realizaron el trabajo en forma diaria durante la
gestión 2015.

TRANSFERENCIAS CORRIENTES A LOS

PROGRAMAS:
E.25) Verificar que las transferencias corrientes
efectuadas al Fondo Rotatorio (Ley 3861),
cuenta con la siguiente documentación:

a) Certificación Presupuestaria
b) Verificar el registro de ejecución de
recursos para registrar transferencia del
IDH, debidamente aprobado por los
responsables de su elaboración.
c) Cotejar su correcta clasificación
presupuestaria según registros de
ejecución y se encuentre debidamente
aprobado por las autoridades pertinentes.
PROYECTOS DE INVERSIÓN
Construcciones y Mejoras de Dominio Público:
 Construcción Pavimento Ruta 9 El Bagual-
Crevaux-Dorbigny.
 Mejoramiento Camino Ruta 9 la Grampa-
Yuquirenda-Cruce el Bagual
E.26) De acuerdo a la muestra seleccionada verifique lo
siguiente:
a) Planillas de avance de obra debidamente
firmadas por la empresa, supervisor y fiscal de
obra.
b) Factura
c) Verificar que las Garantías de Cumplimiento de
Contrato y Correcta Inversión de Anticipo se
encuentren vigentes hasta la Fecha de
Revisión y/o Recepción Definitiva de la Obra.
d) Certificación Presupuestaria
e) Contrato
EVALUACION TÉCNICA
E.27) Solicite a un profesional Ingeniero Civil realice un
informe de evaluación técnica, donde exprese
opinión sobre los siguientes puntos:
- Si el proyecto ha sido ejecutado en el
porcentaje planificado, tanto físico como
financiero.
- Determinar el cumplimiento de los objetivos y
metas de la obra.
- Con la información obtenida en el punto
anterior evalué la eficacia para el proyecto.
- El informe debe estar acompañado por el
relevamiento fotográfico correspondiente.
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA
E.28) Verifique si los gastos de los programas y
proyectos de inversión ejecutados y financiados
con recursos del IDH durante la gestión bajo
examen, son “Elegibles” o “No Elegibles”, de
acuerdo a lo que establece el Decreto Supremo
Nº28421 del 21 de octubre de 2005.
E.29) Establecer una comparación del cumplimiento de
metas y objetivos de la presente gestión con
relación a la gestión anterior, con la finalidad de
establecer un banco de datos.
E.30) Obtenga el Programa Anual Operativo “POA”, en
base a esta información verifique si los objetivos
 RELACION REF. HECHO
PROCEDIMIENTOS OBJETIVO P/T POR

de gestión cuentan con indicadores de eficacia

para los Proyectos y Programas financiados con
recursos del IDH, asimismo verifique la
actualización del Banco de Datos.
E.31) Obtenga el Informe de Cierre de Gestión; prepare
una Cedula de auditoria y realice el siguiente
trabajo:

a) Verifique si se lograron los objetivos

establecidos en el Programa Anual de
Operaciones “POA” de cada proyecto y/o
programa de la gestión bajo examen
(eficacia).

E.32) En base a la información obtenida en el punto

anterior efectuar la demostración gráfica de la
evaluación de la eficacia de los proyectos y/o
programas seleccionados en la muestra.

CONCLUSIÓN

E.33) Emita una conclusión sobre la eficacia en la

utilización de los recursos provenientes del
Impuesto Directo a los Hidrocarburos en
cumplimiento a los objetivos planteados.

Preparado por: …………………………………............ Fecha:…………………...

Revisado y Aprobado por: …………………………... Fecha: .......................