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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PROFESOR:
Lic. Luis Campos Conteras
INTEGRANTES:
MEDINA BOCANEGRA DARWIN
TERAN MECHAN OMAR
VILELA PORTERO JIM
CARRERA:
ADMINISTRACIÓN
ÍNDICE
Desde el año de su apertura Academia Preuniversitaria Galois SAC fue teniendo buena acogida,
llegando a tener hasta 200 alumnos en total y comenzando a lograr ingresantes a la Universidad
Nacional Pedro Ruiz Gallo con puntajes sobresalientes. Estos resultados se lograron con la plana
docente que se contó desde el inicio y con quienes cuenta hasta este momento.
En el año 2011 el entonces director de la Academia Preuniversitaria Galois SAC. Melvin Crisanto
Murga decide trasladarse a un nuevo local, en el que actualmente viene realizando sus actividades
Torres Paz 199 3er Piso.
1.4.1 MISIÓN
Somos una academia en formación pre universitaria, que brinda una enseñanza de calidad, con
estilo propio y estrategias metodológicas innovadoras, dirigidas a descubrir y desarrollar los
conocimientos, habilidades, destrezas y valores de nuestros estudiantes, consolidando sus
aprendizajes y preparándolos para la vida universitaria y ciudadana.
1.4.2 VISIÓN
Consolidarnos como la academia pre universitario líder a nivel regional, reconocido por la calidad
de su enseñanza e innovación constante, logrando el éxito de nuestros estudiantes en los concursos
de admisión a las diferentes universidades de la región y del país, así como también a Institutos
Superiores y Fuerzas Armadas.
1.5 VALORES
1.8 CLIENTES
Los clientes de la Academia Preuniversitaria Galois son habitantes de la ciudad de Chiclayo,
jóvenes que cursan 5to grado de secundaria y egresados de instituciones educativas públicas y
privadas, que oscilan entre las edades de 17 y 22 años.
En los últimos años la cantidad de los alumnos que se han preparado en la Academia
Preuniversitaria Galois SAC ha venido bajando considerablemente debido a la aparición de
nuevas academias preuniversitarias.
Las estrategias de marketing de muchas de las academias (por no decir todas) poseen un mismo
formato, el cual es enfocarse en sus "triunfos", quien muestre que uno de sus alumnos tiene el
primer puesto en el examen de admisión, entonces esa academia marcará la diferencia. Y esto lo
publicitan a través de anuncios, volantes, gigantografías, prensa escrita, televisión y radio.
Por otro lado, también son demandadas porque están respaldadas por su colegio preuniversitario
como es el caso del Círculo de Estudios Vlep SAC y el Grupo de Apoyo a la Juventud Estudiantil
Lambayeque EIRL, que tienen colegios del mismo nombre que les permiten ser conocidas en
doble forma, obteniendo la confianza de un sector de la población que recomienda sus academias
porque de una forma u otra estuvo vinculado con los colegios ya sea porque sus hijos estudiaron
ahí o porque escucharon de la eficiencia de estos colegios y por ende también de las academias.
Ambas se convierten en competencias fuertes por razones de tener una mejor infraestructura y
poseer su colegio preuniversitario.
Pero hay academias que también hacen uso de ciertas tácticas engañosas con la finalidad de
persuadir al alumno, maquillando u omitiendo las cifras reales, es decir al estudiante le dicen un
promedio de 45 alumnos por salón cuando la realidad es distinta, ya que un sólo salón puede
abarcar un promedio de 70 a 80 estudiantes, lo que dificulta la realización de la enseñanza
personalizada que tanto desean los que estudian en los centros de preparación académica.
En conclusión la rivalidad entre competidores es muy alta, además que se percibe cada vez más
la presencia de nuevas academias preuniversitarias.
Por el contrario, lo que sí que sería contemplado como un aspecto negativo es la experiencia de
las academias ya pertenecientes al sector, puesto que se han ido creando un prestigio y ya gozan
de cierto posicionamiento con respecto a los clientes, como sería el caso de Círculo de Estudios
Vlep SAC, Grupo de Apoyo a la Juventud Estudiantil Lambayeque EIRL, Círculo de Estudios
Élite SRL, Academia Preuniversitaria Cima SAC y Consorcio Educativo Impulso SAC.
Una barrera, también bastante grande, es la conocida como la respuesta esperada, significa que
una empresa que está interesada en formar parte de ese nuevo sector, se prepara de antemano
sobre cómo será su acogida por las academias de la competencia, y en ocasiones, es más lo que
cree que pasará que la reacción real que podrían tener los competidores, lo cual hace que se echen
para atrás y se creen ellas mismas ese miedo o rechazo a entrar a un determinado mercado.
Otra de las dificultades a las que tiene que hacer frente la academia sería al conjunto de requisitos,
normativas y/o leyes que tiene q cumplir para su apertura y funcionamiento. Por ejemplo, deberá
contar con las licencias municipales y aprobación de Defensa Civil.
Entonces se puede concluir que para ingresar a este mercado no se presentan muchas barreras; y
las pocas que hay son manejables, pues solo se podrán enfrentar si se cuenta con un amplio
conocimiento del sector.
Llamamos sustitutos a aquellos productos o servicios que si bien son diferentes entre ellos, pueden
satisfacer la misma necesidad del consumidor. De acuerdo a esta definición, no se debe confundir
sustitutos con competencia.
El sector de las academias preuniversitarias se caracteriza por que existen multitud de empresas
que se dedican a ello, de ahí que la diferenciación sea vital para poder obtener cierta ventaja con
respecto a los competidores.
El precio será un factor importante a la hora de la elección por parte del público, y más ahora
cuando la situación económica de las familias no está pasando por los mejores momentos, y quizá
no puedan permitirse el lujo de pagar ciertas cantidades. Pero será la relación entre el precio y el
rendimiento lo que realmente va a suponer una amenaza, es decir, van a existir academias cuyos
precios no sean del todo accesibles pero que queden justificados por los buenos resultados
obtenidos entre sus alumnos. Este hecho hace que la simple diferenciación por precio quede
obsoleta si observamos que existen otros factores a tener en cuenta y que además le aportan un
valor añadido.
En los últimos años las universidades han formado sus propios centros preuniversitarios, y estos
han sido los grandes enemigos de las academias preuniversitarias. El motivo por el cual los
estudiantes prefieren estudiar en un centro preuniversitario es obvio, hay más posibilidades de
que entren a la universidad de su elección, dado al porcentaje de vacantes para sus estudiantes.
Pero no todo es perfecto, de otro modo todos los que deseen ingresar a la universidad estuvieran
estudiando en algún centro preuniversitario. La ventaja que tienen las academias sobre los centros
preuniversitarios es su precio, puesto que los últimos tienen un costo abismal que es superior al
de una academia.
En conclusión la Academia Preuniversitaria Galois SAC no tiene productos sustitutos, y más bien
tiene muchos competidores.
Los proveedores pueden ejercer una notable influencia en un sector presionando en una subida
del precio, en el tiempo de entrega o en la calidad de los productos, y de esta manera exprimir la
rentabilidad de un sector. Por ello, es de vital importancia averiguar qué papel juegan dentro del
sector.
Los proveedores, en general, no tienen mayor poder de negociación frente a las academias
preuniversitarias, ya que los insumos que abastecen a dichas empresas los encontramos en
imprentas, fotocopiadoras, proveedores mayoristas de aparatos electrónicos, suministradores de
artículos de oficina, mobiliario, los cuales encontramos una gran oferta en el mercado. Esto podría
traducirse en que no existe una fuerte dependencia hacia los proveedores, de manera que el poder
que ejercen los mismos es bajo.
En conclusión, las academias preuniversitarias no son empresas que estén fuertemente ligadas
con sus proveedores. Dichos materiales no serán muy complejos de conseguir, con lo que podrían
ser suministrados por un proveedor u otro, indiferentemente, y fácilmente reemplazable (incluso
en cuanto a la principal mano de obra, el personal docente).
Los clientes amenazan a un sector forzando a la baja los precios, negociando por mayores niveles
de calidad y más servicios, fomentando de este modo la rivalidad entre los competidores.
En este caso, las academias preuniversitarias tiene diversos tipos de clientes: egresados de
secundaria, profesionales que deseen seguir una segunda carrera, padres de familia y sociedad en
general, ya sea que formen parte de la academia como también los que potencialmente podrían
incorporarse. Los clientes de este servicio utilizan su criterio de razonamiento de elección, en el
cual el segmento interesado en entrar al mercado analiza cual institución elegir para recibir sus
servicios, midiendo costos y beneficios, es decir, hacen una comparación entre las distintas
opciones y opta por la que le brinda más opciones y proyecciones a futuro dependiendo de su
interés y proyección de resultados.
Al ser una academia preuniversitaria que ofrece enseñanzas tanto para seguir estudios superiores
en universidades o institutos, el mercado objetivo son los clientes finales que opten por recibir
servicios por parte de la empresa.
Distribución del impacto:¿A quien afecta más? Dependencia e Independencia de las Fortalezas y Debilidades
Total 20% Factores I
Fortaleza: 9 2 0.43 INDEPENDIENTE
Debilidad: 3 1 0.62 INDEPENDIENTE
37% 32%
Producto Análisis de Resultados:
Precio
Plaza
Promoción
27%
4%
Distribución del impacto:¿A quien afecta más? Dependencia e Independencia de las Oportunidades y Amenazas:
Total 20% Factores I
0%
Oportunidades: 3 1 0.63 INDEPENDIENTE
Amenazas: 4 1 0.32 INDEPENDIENTE
29% Producto
Analisis de Resultados:
Precio
Plaza
6%
Promoción
65%
1.14 OBJETIVOS
ENERO DE 2017
ACTIVIDADES RESPONSABLES
2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 16 17 18 19 20 21 23 24 25 26 27 28 30
EJECUCIÓN
Preparación de los
instrumentos
Visita y entrevista
con el administrador
Recolección de
datos
Análisis de Datos
Realización de la
hoja de hallazgos
que han dado lugar a
las
deficiencias
Elaboración del
Informe
COMUNICACIÓN
Presentación del
Informe
1. PRESUPUESTO
Bienes
Materiales de escritorio S/ 4.00
Servicios
Carta de presentación S/ 4.00
Transporte ( S/3.00 c/u x 3
visitas) S/. 40.00
Impresiones S/. 5.00
Anillado S/. 2.00
Fotocopias S/. 1.50
INTRODUCCIÓN
ALCANCE
TÉCNICAS EMPLEADAS
Observación:
Inspección:
COMISIÓN ENCARGADA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
II. OBSERVACIONES
OBSERVACIÓN N°01:
Se observó que en lo que respecta a las normas Peruanas NTP 399.010-1 (Señales
de seguridad) y NTP 350.043 (Extintores Portátiles), están correctamente las
señales de advertencia/seguridad y de acuerdo a la normatividad y las medidas
establecidas correspondientes
CONCLUSIÓN:
Después de aplicar los procedimientos de auditoría en la academia
RECOMENDACIÓN
Se recomienda al administrador:
- Con respecto a las señales de seguridad y extintores hacer un
mantenimiento y revisar la fecha de vencimiento de los equipos para
recargarlos inmediatamente y estar operativos al 100% y esto se debe
realizar cada 2 meses.
- Implementar un plan de capacitación sobre seguridad, salud y medio
ambiente a colaboradores y alumnos para prevenir sismos, incendios, etc.
OBJETIVO N°02: Verificar el cumplimiento de requisitos reglamentarios como:
Inscripción en SUNAT, Certificado de salubridad, Certificado de Defensa Civil,
Licencia de funcionamiento.
OBSERVACIÓN N°02:
- Inscripción en SUNAT
- Certificado de salubridad
- Certificado de Defensa Civil
- Licencia de funcionamiento.
CONCLUSIÓN:
La academia cuenta con todos los requisitos reglamentarios para su
funcionamiento en el ámbito académico
RECOMENDACIÓN:
Se recomienda al administrador
OBSERVACIÓN N°03:
CONCLUSIÓN:
RECOMENDACIONES:
PLANEACION
1. ¿Existen planes de mantenimiento preventivo para Realizan mantenimiento continuo, pero
X
la conservación de los equipos e instalaciones? no tienen fechas determinadas.
2. ¿La academia cuenta con un programa de La verificación de las normas lo realiza
verificación de la NTP 399.010-1 (Señales de periódicamente una persona designada
X
seguridad) y NTP 350.043 (Extintores Portátiles) por el edificio donde funciona la
solicitados por Defensa Civil? academia.
3. ¿Su estructura física en un buen estado de Presenta una estructura en buen estado
conservación e higiene, le permite brindar un buen X y la limpieza se realiza diariamente
servicio a los postulantes? durante las noches
Cuenta con un espacio correctamente
4. ¿La Iluminación natural en el día o la artificial
iluminado naturalmente por las
en la noche es suficiente para realizar las X
mañanas y por las noches usa
actividades académicas en la academia?
iluminación artificial
5. Cuenta la academia con los requisitos necesarios para la realización normal de sus actividades
A través de la plataforma virtual,
verificamos que está inscrita en
a) RUC X
SUNAT y su estado empresarial es
activo.
Sí, y lo observamos durante nuestra
b) Certificado de salubridad X
auditoría
En las instalaciones de la oficina de
c) Certificado de Defensa Civil X administración se aprecia el certificado
de defensa civil vigente.
Cuenta con licencia de funcionamiento
d) Licencia de funcionamiento X el cual es visible en la oficina de
administración.
Cuenta con certificado de inspección
6. Actualmente, ¿la empresa cumple con técnica de seguridad en edificaciones
X
certificaciones aplicables al sector? básica ex ante establecimiento
comercial.
7. La programación del temario según el prospecto de admisión se da a través de:
Es de conocimiento de los docentes y
del equipo de trabajo quienes explican
a) Forma oral X
de forma verbal a los jóvenes
postulantes.
A través de las guías de prácticas y
b) Forma escrita X
simulacros de exámenes.
ORGANIZACIÓN
8. ¿Se realiza una programación de clases impartidas Se sigue un determinado que se dictará
en la academia? X durante 12 semanas
Cuenta con todas las señalizaciones y
9. ¿La academia cuenta con señalética y medidas de
medidas de seguridad reglamentarias
seguridad de acuerdo a las normas de altura
X y se encuentran dentro de la altura
promedio 1.20-1.80 desde el piso establecidas por
correspondiente establecida por las
Indeci e Indecopi?
normas.
10. ¿Se ha implementado el reglamento y
capacitación sobre Seguridad, Salud y medio En seguridad se realiza simulacros
ambiente, según DS-009/2005 del Ministerio de X apoyados por instituciones
Trabajo? correspondientes (INDECI).
DIRECCIÓN
Es de conocimiento de los profesores, y
11. ¿Se da a conocer los temas del prospecto a los
X el administrador informa a los
trabajadores de la academia?
trabajadores a través de reuniones.
CONTROL
12. ¿Se encuentran visibles carteles de señalización de Sí, eso lo pudimos corroborar al ver los
X carteles.
seguridad?
13. ¿Existe un registro de control de los temas
A través del material que imparten a los
programados en la academia? X
postulantes.
Los profesores firman una ficha de
14. ¿Se cuenta con un sistema de control de asistencia
X control de asistencia que sirve como
de los profesores?
herramienta para llevar el control.
15. ¿Se investigan todos los accidentes o casi
X Solo los que implican
accidentes registrados?
Al postulante se le genera un código y
se le otorga una la tarjeta de asistencia,
16. ¿Cuenta con algún mecanismo para el control de
X lo que permite el seguimiento y la toma
la asistencia de los jóvenes postulantes?
de medidas con respecto a las
inasistencias.
Sí, una de esas medidas es informar a
17. ¿Toman las medidas necesarias en caso de que el X los padres a través del contacto
postulante no asista a las clases?
telefónico.
PAPELES DE TRABAJO
DJJ
AUDITORES CERTIFICADOS
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
LISTADO DE PERSONAL
Periodo: 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
N° NOMBRE Y APELLIDOS CARGO PERFIL FUNCION ESPECIFICAS
1 Victor Edinson Ancajima Chapoñan Administrador Lic. Administración Coordinar las actividades diarias de la academia.
Realizar el pago a profesores.
Planifica las actividades de publicidad.
Coordinas las clases académicas.
2 Christopher Alva Albujar Consultor / Tutor Lic. Administración Coordinar aspectos administrativos.
Verificar que los alumnos cumplan con requisitos
que pide la academia.
Seguimiento y control del alumno.
3 Helen Sánchez Secretaria Estudiante Abrir la academia.
Realizar el mantenimiento de oficina
Sellar y controlar las tarjetas de asistencias.
Pago de servicios del local (Agua, luz, teléfono,
internet).
Compra de material académico.
Control de asistencia de profesores.
Consolidar la información a Excel.
OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos con los que cuenta la academia
COMENTARIOS:
Al momento de solicitar al Administrador Victor Edinson Ancajima Chapoñan los
manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que no existen, la academia
se está manejando de acuerdo al criterio del administrador.
FECHA: 07 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
ÁREA ADMINISTRATIVA
CÉDULA NARRATIVA
Periodo: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
COMENTARIOS:
Al momento de solicitar al Administrador Victor Edinson Ancajima Chapoñan
información acerca de los certificados y licencias con los que cuenta la academia para
poder realizar sus actividades, cuenta con:
Resolución Jefatural del Centro de Defensa Civil y Gestión de Riesgos.
Certificado de Operatividad de Equipos contra Incendios, expedido por
FUMIGUEX.
Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones Básicas,
expedido por CENPRED.
Licencia de funcionamiento.
RUC
FECHA: 08 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
ÁREA ADMINISTRATIVA
CÉDULA NARRATIVA
Periodo: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
COMENTARIOS:
Al momento de solicitar al Administrador Victor Edinson Ancajima Chapoñan
documentación acerca del control académico este se realiza por medio de fichas.
En el caso de los alumnos para el control de asistencias se realiza a través de una
tarjeta el cual es sellado al momento de ingreso de los alumnos.
Para el caso de los docentes firman una ficha, el cual es llenada por el docente antes
de ingresar a clses, la ficha contiene los datos del profesor, las horas que se van a
dictar y firma.
FECHA: 09 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
ÁREA ADMINISTRATIVA
CÉDULA NARRATIVA
Periodo: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
COMENTARIOS:
Al momento de solicitar información al Administrador Victor Edinson Ancajima
Chapoñan sobre el mantenimiento de señales de seguridad, se detectó que si se
cumple con las señales de seguridad y cumplen con los requisitos de la norma
(Altura, visibilidad,), pero estas no llevan un mantenimiento y muchas de estas se
encuentran en mal estado y requieren que se cambien.
En lo que corresponde a Extintores Portátiles se realiza un mantenimiento periódico
el cual está a cargo de un personal especializado el cual se encarga de revisar y
verificar que estos equipos estén en perfectas condiciones, cabe mencionar que este
personal no mantiene un vínculo directo con la academia. El dueño del edificio es el
que contrata a este personal.
FECHA: 09 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
ÁREA ADMINISTRATIVA
CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS
Periodo: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
Detalle de procesos que se realiza dentro del local:
Administrador
- Contacta a los profesores.
- Realiza el pago de profesores y personal.
- Planifica las actividades de publicidad.
- Encargado de documentación legal.
- Realizar reuniones con el personal periódicamente.
- Rinde cuentas a los socios de la academia.
Secretaria
Tutor / Consultor
- Realiza actividades de aspecto administrativo.
- Realiza el seguimiento de los alumnos, control de asistencia y proceso
académico.
- Se comunica con los padres de los alumnos e informa sobre sus actividades
académicas.
- Entrega de materiales académicos a los alumnos (Guías, Prácticas, Exámenes)
PLANIFICACIÓN:
Dentro de la etapa de planificación tenemos que la visión, misión, objetivos están
planteados de forma oral y no se encuentran plasmados en ningún documento.
No se tiene estrategias definidas para el cumplimiento de las metas de la academia.
Las políticas internas del local son pocas y se necesita ampliarlas además difundirlas
con el personal que labora en la academia.
Los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de
las actividades a desarrollarse diariamente.
ORGANIZACIÓN:
La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos
demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes a
los demás.
DIRECCIÓN:
Con lo que respecta a esta etapa existe una buena comunicación en las decisiones que
se toman por parte de los socios de la academia hacia los colaboradores.
La motivación es académica para los colaboradores de la academia.
El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere a los
alumnos matriculados.
CONTROL:
Falta de control dentro de la academia en lo que respecta al cronograma académico,
horas laboradas de profesores.
Existe fichas de control de asistencia para los alumnos, para el caso de profesores no
existe una ficha de control, tanto para horas académicas dictadas, asistencia y de
temas dictados.
Con respecto con el medio de información y sistemas de control con los que cuenta la
academia, estas son básicas pero funcionan bien para las actividades que realiza. La
comunicación que se da dentro de la organización es de forma oral esto hace que
pueda haber deficiencia en las actividades.
FECHA: 09 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL
Periodo: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
En la verificación de los mismos pudimos constatar que cuenta con los permisos
requeridos y estos se encuentran vigentes.
FECHA: 09 – 01 – 17
ACADEMIA PREUNIVERSITARIA GALOIS
HOJA DE HALLAZGOS N°1
Período: Del 15 de noviembre de 2016 al 30 de Enero de 2017
MAL ESTADO DE LAS SEÑALES DE SEGURIDAD
CONDICIÓN:
En la revisión de las señales de seguridad de la academia se encontró que si cuenta
con este requisito, pero estas se encuentran deterioradas. Además le hace falta la señal
de zonas seguras.
CRITERIO:
El adecuado estado de estas señales de seguridad permitirá brindar una mejor
información ante algún hecho y así evitara alguna sanción por parte de la entidad
supervisora.
CAUSA:
El descuido por parte del administrador lo que con el tiempo estas señales se van
deteriorando.
EFECTO:
Los trabajadores y persona que se encuentran dentro de las instalaciones pueden tener
algún accidente, lo que perjudicaría considerablemente a la academia.
CONCLUSIÓN:
La academia no presta mucha atención al cumplimiento y mantenimiento de las
señales de seguridad es por ello que estas se encuentran en mal estado. Lo cual puede
ser causa de observación o sanción por parte de la entidad de defensa civil.
RECOMENDACIÓN:
Lo que se recomiendo al administrador de la academia es que junto con el
mantenimiento de los ambiente como es el pintado se realice el cambio de las señales
de seguridad.