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eCO

Manual de Usuario

Versión: 0100
Fecha: 10/12/2012

v1.9.1
Consejería de Economía,
eCO Innovación y Ciencia.
Manual de Usuario Servicio de Innovación y
Prospectiva

HOJA DE CONTROL

Organismo Consejería de Economía, Innovación y Ciencia


Proyecto eCO
Entregable Manual de Usuario
Autor Guadaltel, S.A.
Versión/Edición 0100 Fecha Versión 10/12/2012
Aprobado por Fecha Aprobación DD/MM/AAAA
Nº Total de
89
Páginas

REGISTRO DE CAMBIOS

Versió Fecha del


Causa del Cambio Responsable del Cambio
n Cambio
0100 Versión inicial José Antonio Camarero Román 10/12/2012

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos
María Luisa de la Vega Royo
Rosa María Torres de Paz
Francisco José Cantero Villar
José Antonio Camarero Román

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ÍNDICE
1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA............................................................................................ 6

1.1 Objeto....................................................................................................................... 6
1.2 Alcance..................................................................................................................... 6
1.3 Funcionalidad........................................................................................................... 6

2 MAPA DEL SISTEMA......................................................................................................... 7

2.1 Modelo Lógico........................................................................................................... 7


2.1.1 Autenticación.................................................................................................... 7
2.1.2 Bandejas de comunicaciones............................................................................ 7
2.1.3 Escritorio de tramitación................................................................................... 8
2.1.4 Alta de comunicaciones.................................................................................... 8
2.1.5 Administración.................................................................................................. 8
2.1.6 Alfresco............................................................................................................. 8
2.2 Navegación.............................................................................................................. 9

3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.......................................................................................... 10

3.1 Autenticación......................................................................................................... 10
3.1.1 Presentación................................................................................................... 11
3.1.2 Elección del puesto de trabajo........................................................................ 13
3.1.3 Resumen de datos del usuario autenticado.................................................... 14
3.1.4 Mensajes de error........................................................................................... 15
3.2 Pantalla Principal.................................................................................................... 16
3.2.1 Cabecera......................................................................................................... 16
3.2.2 Barra de menú................................................................................................ 17
3.2.3 Contenido de los subsistemas......................................................................... 20
3.2.4 Mensajes de Error........................................................................................... 20
3.3 Bandejas de comunicaciones................................................................................. 20
3.3.1 Bandeja de entrada y salida............................................................................ 21
3.3.1.1 Búsqueda de comunicaciones................................................................. 24
3.3.1.2 Categorización......................................................................................... 28
3.3.1.3 Cambio de visibilidad sobre las bandejas por organismo.........................29
3.3.2 Escritorio de tramitación................................................................................. 30
3.3.2.1 Transiciones posibles desde la fase actual............................................... 31

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3.3.2.2 Datos de la comunicación........................................................................ 32


3.3.2.3 Tareas pendientes.................................................................................... 36
3.3.2.4 Documentos permitidos........................................................................... 36
3.3.2.5 Documentos asociados a la Comunicación.............................................. 38
3.3.2.5.1 Tabla visibilidad menú de documento..............................................40
3.3.2.5.2 Edición de Documentos....................................................................41
3.3.2.5.2.1 WebOffice.................................................................................41
Editar Documento .................................................................................42
Conversor PDF........................................................................................44
3.3.2.5.2.2 Edición con Formula..................................................................45
3.3.2.5.2.3 Versionado de documentos.......................................................46
3.3.2.6 Otras Informaciones................................................................................ 46
3.3.2.6.1 Usuarios Asignados..........................................................................46
3.3.2.6.2 Mensajes.......................................................................................... 47
3.3.3 Mensajes de error........................................................................................... 49
3.3.4 Ayudas contextuales....................................................................................... 49
3.4 Alta de comunicaciones.......................................................................................... 49
3.4.1 Selección del procedimiento........................................................................... 49
3.4.1.1 Comunicaciones Personales..................................................................... 51
3.4.1.1.1 Persona a organismo........................................................................53
3.4.1.1.2 Organismo a persona.......................................................................54
3.4.2 Selección de destino(s) de comunicación........................................................ 55
3.4.2.1 Interesados.............................................................................................. 58
3.4.2.2 Multidestinos........................................................................................... 58
3.4.3 Mensajes de error........................................................................................... 59
3.4.4 Ayudas contextuales....................................................................................... 60
3.5 Alfresco.................................................................................................................. 61
3.5.1 Subida previa de documentos a Alfresco........................................................ 61
3.5.1.1 Cliente FTP............................................................................................... 61
3.5.1.2 Anexando desde la tarea......................................................................... 65

4 Ejemplo de NRI Entre Jefaturas de Servicio................................................................... 67

4.1 Envío de la comunicación....................................................................................... 67


4.2 Envío a Portafirmas................................................................................................. 71
4.2.1 Envío a Portafirmas Normalizado..................................................................... 71
4.2.2 Envío a Portafirmas sin normalizar.................................................................. 72
4.2.3 Envío a Portafirmas general............................................................................ 73
4.2.4 Opciones avanzadas de envío a Portafirmas................................................... 74

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4.2.4.1 Avisos enviados por Portafirmas.............................................................. 74


4.2.4.2 Compulsa................................................................................................. 75
4.3 Registro @ries........................................................................................................ 75
4.3.1 Registro @ries Entrada/Salida......................................................................... 75
4.3.2 Registro @ries sello Sólo de Salida o sólo de Entrada..................................... 77
4.3.3 Registro @ries de Comunicaciones a Terceros................................................. 79
4.3.4 Registro @ries masivo..................................................................................... 80
4.4 Recepción de la comunicación................................................................................ 81
4.5 Tarea de administración de Interesados asociados a comunicación....................... 84

5 FAQ............................................................................................................................... 86

6 GLOSARIO..................................................................................................................... 87

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1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

1.1 Objeto
En el presente documento se tratará las funcionalidades básicas del sistema eCO,
así como los procesos a seguir para la realización de los tramites administrativos
más comunes a través de dicha herramienta.

1.2 Alcance
El presente Sistema de Información constituye el mecanismo construido para
realizar las comunicaciones interiores, que actualmente se realizan en papel,
mediante vía telemática, de una forma sencilla y segura, quedando registro de
cada uno de los pasos y sirviendo como registro documental para el futuro.

El presente Sistema de Información constituye el mecanismo construido para


realizar las comunicaciones interiores y oficios, que en la actualidad se realizan
en papel, utilizando vías telemáticas, de una forma sencilla y segura, quedando
registro de cada uno de los pasos y sirviendo como repositorio documental de la
información tratada.

1.3 Funcionalidad
eCO permite realizar las comunicaciones interiores y oficios que actualmente se
realizan en papel vía telemática, de una forma sencilla y segura, quedando
registro de cada uno de los pasos y sirviendo como repositorio documental de la
información tratada. Se han desarrollado mecanismos para que se pueda
modelar todos los procedimientos administrativos de comunicaciones interiores,
permitiendo incluir en ellos: vistos buenos, firma, fases de envío y recepción. Esta
aplicación hace uso de otras de las que depende, se relacionan a continuación:
Trew@ (obligatorio), Formula2, Alfresco, WebOffice, @ries, eCOBus.

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2 MAPA DEL SISTEMA

2.1 Modelo Lógico


El sistema eCO se compone principalmente por 6 subsistemas para facilitar su
funcionamiento: Autenticación, Bandejas de comunicaciones, Escritorio de
tramitación, Alta de comunicaciones, Alfresco y Administración.

2.1.1 Autenticación
El subsistema de autenticación es el encargado de confirmar la identidad del
usuario a través de @firma. El usuario sólo interactuará con estas pantallas al
entrar en la aplicación y autenticarse con su certificado digital.
El sistema recomendado es utilizar los servicios de @firma, si bien es posible
activar el acceso mediante usuario y contraseña. Este último método sólo se
recomienda para administradores y personal técnico.

2.1.2 Bandejas de comunicaciones


Las bandejas son las encargadas de mostrar el listado de comunicaciones que
tiene a su disposición el usuario. Para una mejor visualización de las
comunicaciones, se han distinguido entre aquellas cuyo destino es el organismo
del usuario (bandeja de entrada) y aquellas en el cual el usuario es el origen de
la comunicación (bandeja de salida).

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Desde las distintas bandejas, el usuario podrá acceder al escritorio de


tramitación de la comunicación pulsando un clic sobre la misma. En este
escritorio el usuario podrá operar sobre la comunicación gestionando los
documentos, realizando tareas o tramitando la comunicación

2.1.3 Escritorio de tramitación


El escritorio de tramitación es el encargado de ofrecer los distintos tramites que
se le pueden realizar a la comunicación en cuestión según su procedimiento y
fase en la que se encuentre. Permitirá incluir documentos, registrarlos, enviarlos
a firmar, tramitar la comunicación a otra fase, etc.

2.1.4 Alta de comunicaciones


En este módulo el usuario tendrá la posibilidad de crear comunicaciones
asociadas a los distintos trámites disponibles. Para ello, el usuario deberá
escoger el procedimiento administrativo a realizar, el/los destinatario/s de la
comunicación y el asunto de la misma.

2.1.5 Administración
El módulo de administración sólo es visible para los usuarios que posean el perfil
de “Administrador”. En este conjunto de pantallas el usuario administrador podrá
realizar las tareas de administración más frecuentes de la aplicación, como
gestionar los datos del sistema, monitorizar dichos datos o configurar el
comportamiento de la aplicación.
Para más información acudir al “Manual de Administración eCO v1.9.1“.

2.1.6 Alfresco
Por último, eCO tiene la posibilidad de integrarse con el gestor documental
Alfresco, para que se realicen copias de respaldo de los documentos asociados a
las comunicaciones. Así pues, el sistema eCO integra además una tarea a través
de la cual permite anexar documentos a la comunicación que hayan sido
previamente incorporados a Alfresco.

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2.2 Navegación
En este apartado se va a describir, representado
mediante un diagrama, la navegación mas común en
eCO: el procedimiento de NRI a un jefe de servicio. Para
más detalles consultar el apartado 4 Ejemplo de NRI Entre
Jefaturas de Servicio.
En primer lugar debemos acceder a la aplicación y pulsar
sobre “Autenticación de usuario”. Seguidamente debemos
seleccionar nuestro certificado y, en caso de tener más
de un puesto de trabajo, seleccionar con el que deseamos
entrar a la aplicación.
Una vez dentro de la aplicación, debemos pulsar sobre el
botón “Alta” y entraremos en el alta de comunicaciones.
Aquí debemos seleccionar el procedimiento “NRI a Jefe de
Servicio” y pulsar sobre Siguiente. A continuación
debemos seleccionar el destino de la comunicación pulsar
“Finalizar”. Una vez creada, nos mostrará los datos de la
comunicación y la opción de “Tramitar”.
En el escritorio de tramitación debemos incorporar los
documentos correspondientes y tramitar a la siguiente
fase. En esta nueva fase debemos pulsar sobre la tarea
“Enviar a Portafirmas”, la cual nos abrirá una nueva
ventana.
En la pantalla de “Envío a Portafirmas”, es necesario
determinar que documentos se enviarán y que firmantes
lo deben firmar. Una vez seleccionado estos datos,
pulsaremos sobre “Enviar a Portafirmas” y esperaremos
la confirmación de Portafirmas. Una vez el firmante firme
el documento, se refrescará el escritorio de tramitación.
En el escritorio de tramitación podremos descargar el
documento con el informe de firma, para confirmar que la
firma ha sido correcta. A continuación debemos pulsar
sobre la tarea “Enviar a Registro @ries”, la cual nos abrirá
una nueva ventana.
En la pantalla de “Registro @ries”, tan sólo es necesario
seleccionar los documentos que deseamos registrar y
pulsar sobre el botón “Registrar”. Pasados unos
segundos, una pantalla resumen nos mostrará los datos
de registro @ries. Una vez pulsemos “Aceptar”, se
refrescará el escritorio de tramitación.
Si nuestro organismo es el destino de la comunicación y
nuestro usuario receptor de comunicaciones , podemos

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confirmar la recepción de la comunicación, pulsando sobre el botón “Bandeja de


Entrada” en el menú y seleccionando la comunicación creada, abriendo así el
escritorio de tramitación.
Por último, podemos confirmar la comunicación descargando el “Documento
Sellado” en el menú de documentos y tramitando la comunicación a su fase
Recibida.

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3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA


En esta sección se describirá la interfaz gráfica con las principales características
de la aplicación. Dicha interfaz se compone de los siguientes subsistemas:
• Autenticación
• Pantalla Principal
• Bandejas de comunicaciones
• Alta de comunicaciones
• Alfresco
Cada subsistema se compone de distintas pantallas, las cuales serán descritas en
los siguientes puntos.

3.1 Autenticación
La autenticación es el subsistema encargado de certificar la identidad del
usuario, así como de elegir con que puesto de trabajo desea el usuario trabajar
en esa sesión (en caso de tener más de un puesto).
Este subsistema se compone de las pantallas:
• Presentación
• Elección del puesto de trabajo
• Resumen de datos del usuario autenticado

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3.1.1 Presentación

En esta pantalla el usuario tendrá a su disposición el listado de noticias que el


administrador quiere comunicar a los usuarios de eCO, la normativa sobre la que
se basa el sistema eCO, la ayuda del sistema on-line, versión y fecha de la
aplicación.
Para la entrada a la aplicación, el usuario deberá pulsar sobre el botón
“Autenticación de Usuario” y así iniciar el proceso de autenticación contra
@firma:

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Si la detección de componentes ha sido correcta, iniciará el proceso de


autenticación de usuario mediante certificado.
Si es la primera vez que entra, el sistema le avisará que su usuario se ha creado
con la configuración mínima de permisos. Deberá ponerse en contacto con el
Administrador Trew@ para poder indicarle la unidad a la que pertenece y la
función que desempeña en el mismo. Puede hacerlo a través de e-mail o la
herramienta de soporte establecida por el responsable pulsando sobre
“Administrador de Trew@”.

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3.1.2 Elección del puesto de trabajo


En el caso de que el usuario tenga asignado más de un puesto de trabajo, podrá
seleccionar el deseado en la siguiente pantalla:

Si el usuario sólo tiene un puesto de trabajo, esta pantalla no aparecerá y saltará


directamente a la próxima pantalla.

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3.1.3 Resumen de datos del usuario autenticado


Una vez autenticado el usuario en su puesto de trabajo, el sistema mostrará los
distintos datos del usuario en la siguiente pantalla:

Pasados unos segundos o bien pulsando sobre el enlace “Acceso al sistema eCO”
accederemos a la pantalla principal de la aplicación.

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3.1.4 Mensajes de error

En caso de que el usuario tenga una sesión abierta e intente abrir otra sesión, el
sistema mostrará el siguiente mensaje de error:
En caso de que el certificado del usuario esté caducado, el sistema mostrará una
ventana de advertencia informando del suceso:

Por último, en caso de que haya algún problema con los sistemas de
autenticación, el sistema ofrecerá la posibilidad de remitir un correo electrónico
al email del administrador comunicándole el origen de la incidencia.

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3.2 Pantalla Principal

La pantalla principal es aquella que, ademas de la información del usuario y


algunas herramientas, contiene los accesos a los distintos subsistemas y su
contenido.
Esta pantalla se compone de:
• Cabecera
• Barra de menú
• Contenido de los subsistemas

3.2.1 Cabecera
En la cabecera de la aplicación se pueden encontrar los siguientes datos/enlaces:
1. Información del usuario y versión

2. Aumentar y Disminuir

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3. Tiempo de sesión (y su pausa)

4. Ayuda Online

5. Salir

3.2.2 Barra de menú


En la barra de menú se encuentran los enlaces a los distintos subsistemas y
algunas utilidades para el usuario:

1. Bandeja de Entrada

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2. Bandeja de Salida

3. Alta

4. Portafirmas (La aparición de este botón depende de la configuración de cada


sistema. Es posible que no aparezca)

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5. Perfil de Usuario

6. Administrar (La aparición de este botón depende de la configuración de cada


usuario. Es posible que no aparezca)

7. Asistencia (La aparición de este botón depende de la configuración de cada


sistema. Es posible que no aparezca)

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3.2.3 Contenido de los subsistemas


Como se ha comentado antes, pulsando los distintos enlaces del menú se irán
cargando en pantalla los distintos subsistemas.
Destacar que, justo debajo del menú, se encuentra una barra de “Situación”, la
cual mostrará en todo momento el subsistema cargado (en la parte izquierda) y
un botón para refrescar la pantalla (a la derecha de la barra).

3.2.4 Mensajes de Error


En caso de que haya algún problema con la configuración del sistema o la
consistencia de los datos, el sistema ofrecerá la posibilidad de remitir un correo
electrónico al email del administrador comunicándole el origen de la incidencia.

3.3 Bandejas de comunicaciones


El subsistema de bandeja se compone de dos apartados principales:
• Bandeja de entrada y salida
• Escritorio de tramitación
Gracias a estas pantallas el usuario podrá navegar y gestionar las distintas
comunicaciones que tenga asignadas.

3.3.1 Bandeja de entrada y salida


eCO trabaja con los conceptos de Bandeja de Entrada (lo que me llega) y Bandeja
de Salida (Lo que yo remito), sin embargo y teniendo en cuenta el volumen de las
comunicaciones en ambas bandejas, existen mecanismos para buscar u ordenar
los resultados y así localizar rápidamente una comunicación.

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Al entrar en la aplicación accedemos directamente la Bandeja de Entrada, si no


existe ninguna comunicación así se nos indicará.

En el caso de encontrar comunicaciones el aspecto será el siguiente:

Disponemos de la posibilidad de clasificar nuestras comunicaciones mediante un


código de colores. Podemos asignar diferentes colores, cada uno con un
significado asociado. Esta clasificación es también conocida como
Categorización. También tenemos la posibilidad de filtrar nuestras búsquedas
avanzadas por colores, lo cual veremos mas adelante.

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Si nos vamos a la Bandeja de salida, aparecen todas las comunicaciones que


hemos emitido en orden descendente de antigüedad.

Podemos cambiar de página para ir accediendo a todos los resultados, dado que
el sistema las devuelve dependiendo de la resolución de nuestra pantalla (de 10
en 10, de 15 en 15, etc...).
A su vez podemos ordenar los resultados por todas las columnas salvo por la
fecha de Alta, por que es coincidente si ordenamos por número.

Hay que prestar especial atención a la barra de exportación que se encuentra en


la parte inferior de cada bandeja. Esta barra nos permitirá exportar la bandeja
que tengamos seleccionada, inclusive sus filtros, a cualquiera de los cuatro
formatos disponibles.

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Por último, podemos navegar a través de las distintas pestañas que nos ofrecen
filtros diferentes para nuestras comunicaciones: “Pendientes”, “Mis
comunicaciones”, “Archivadas” y “Todas”. Tan sólo debemos pulsar sobre la
pestaña deseada para que el sistema nos muestre su contenido.
La pestaña marcada en la navegación se destacará porque se muestra
desplegada, y por tanto más grande con respecto a las demás, además de ganar
intensidad en sus colores.
En el caso de la bandeja sea entrada, se mostrarán las siguientes tres pestañas:
“Pendientes”, “Archivadas” y “Todas”.

Sin embargo, si la bandeja seleccionada ha sido la bandeja de salida, aparecerán


estas otras tres pestañas:

Según entremos en la bandeja de entrada o de salida, nos aparecerán unas


pestañas u otras. Cada pestaña mostrará una serie de comunicaciones que
dependerá de la pestaña marcada, los perfiles del usuario y el estado en el que
se encuentren las comunicaciones.

Las distintas pestañas son:


Bandeja Pestaña Filtros
Pendientes Engloba todas las comunicaciones que hayan
entrado en nuestra bandeja de entrada y tengan
alguna transición o tarea aun pendiente por
hacer. Si la comunicación es archivada,
desaparecerá de esta bandeja.
Archivadas Esta pestaña mostrará todas las comunicaciones
que estén en la bandeja de entrada y hayan sido
Entrada
archivadas, ya sea por el usuario o de forma
automática.
Todas En esta pestaña se mostrarán todas las
comunicaciones pertenecientes a la bandeja de
entrada, es decir, que se encuentren en una
metafase de entrada, independientemente de si
ha sido archivada o no.
Salida Pendientes Engloba todas las comunicaciones que hayan sido
redactadas en nuestro organismo o que nuestro

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organismo tenga que participar en un momento


dado, y tengan alguna transición o tarea aun
pendiente por hacer.
Mis En esta pestaña aparecerán todas aquellas
Comunicaciones comunicaciones que hayan sido creadas por mi
usuario.
Todas Al pulsar esta pestaña mostrará todas aquellas
comunicaciones cuyo origen haya sido nuestra
unidad orgánica, independientemente de la fase
en la que se encuentre la comunicación o si ésta
ha sido recibida, archivada y/o categorizada.

Una vez encontrada la comunicación, sólo tenemos que pulsar sobre la misma y
se nos abrirá el escritorio de tramitación para la comunicación escogida.

En el caso de comunicaciones con múltiples destinos, es decir, que el destino de


la comunicación son varios, en la bandeja de salida aparecerá como una sola
comunicación pero en la columna de organismo destino aparecerá la palabra
Múltiples Destinos. Colocando el puntero del ratón sobre dicha palabra nos
aparecerá una ventana en la cuál aparezca cada uno de los destinos asignados y
el tipo de envío que es (circular o expediente múltiple).

3.3.1.1 Búsqueda de comunicaciones


Podemos, para reducir el conjunto de comunicaciones, hacer búsquedas de
manera sencilla, buscándose por cualquier coincidencia, de número, unidad o
asunto de las mismas. Por ejemplo buscar por el número.

Otro ejemplo, buscar por el nombre de la Unidad.

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Como sistema adicional de búsqueda, tanto para la bandeja de entrada como de


salida, si pulsamos sobre “Búsqueda Avanzada” nos mostrará una nueva ventana
que nos permitirá hacer filtros más avanzados.

Podremos filtrar por:


1. Número de Comunicación.
2. Título.
3. Organismo Origen/Destino (dependiendo de la bandeja que nos
encontremos).
4. Estado.
5. Fecha Desde/Hasta.

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6. Procedimiento.
7. Tipo de Acto.
8. Categorías.

Para usar cualquiera de estos filtros, tan sólo debemos escribir el texto en el
campo correspondiente y luego pulsar sobre el botón de “Buscar”.

Hay que tener en cuenta que las comunicaciones con varios destinos
(circulares y multiples expedientes) no serán filtradas en la búsqueda cuando
ésta se realice por el campo de “Organismo Destino”.

Otro factor importante en la búsqueda es que en las bandejas, el organismo


origen aparece precedido por el código de su organismo principal, para así saber
a que organismo pertenece el servicio. La búsqueda por organismo origen sólo
filtrará el nombre del organismo origen, en ningún caso filtrará por el organismo
padre.

También podremos buscar por diferentes campos a la vez. Para ello debemos
destacar que justo debajo de “Tipo Acto” podremos elegir si deseamos que la
búsqueda sea exclusiva o no, es decir, que busque las comunicaciones que
cumplan todos los filtros (“Búsqueda Exclusiva”) o que cumplan cualquiera de los
filtros escogidos (“Búsqueda no Exclusiva”).
Por ejemplo: en este caso nos buscará todas las comunicaciones cuyo título
contenga la palabra “prueba” Y que esté en alguna fase que contenga el texto
“ENVIAD”.

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Sin embargo, si marcamos “Búsqueda no Exclusiva”, nos buscará todas las


comunicaciones que contengan en el título “prueba” O que estén en una fase con
el texto “ENVIAD”.
Por último, también podemos filtrar por categorías (ver apartado 3.3.1.2
Categorización). Por defecto todas las categorías aparecen MARCADAS, de forma
que las búsquedas nos las hará filtrando por los campos rellenos y por las
categorías que estén marcadas en ese momento.
Por ejemplo: en este caso nos buscará todas las comunicaciones cuyo
organismo/servicio de origen contengan “Coordina”, cuyo tipo de acto contenga
“VºBº” Y que pertenezca a alguna de las dos categorías seleccionadas.

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En el caso en el que se seleccionen más de una categoría, el sistema mostrará


todas aquellas comunicaciones que cumplan todos los filtros establecidos y que
pertenezca a alguna de las categorías que se han marcado. Es por esta razón que
por defecto aparecen marcadas todas las categorías.
Para hacer más cómodas las búsquedas avanzadas el sistema mostrará, mientras
se escribe en los distintos campos, los posibles valores que se pueden utilizar de
los campos de búsqueda, tanto en la bandeja de entrada como en la de salida.

Tan sólo debemos escribir en los campos y nos irán apareciendo las coincidencias
que la aplicación vaya encontrando entre las diferentes posibilidades.
Esta funcionalidad sólo está disponible para los campos Organismo
Origen/Destino, Estado, Procedimiento y Tipo de Acto.

3.3.1.2 Categorización
Para la bandeja de entrada se ha preparado un sistema de categorización de
comunicaciones y su respectivo filtrado.

Este sistema de categorización nos permite clasificar cada una de las

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comunicaciones a través de un menú que surge al pulsar sobre el botón “Escoger


Categoría” que aparece a la derecha de cada una de las comunicaciones.
Al asignar una categoría a una comunicación, esta automáticamente toma el
color correspondiente a dicha categoría.
Si deseamos quitarle la categoría, tan sólo debemos pulsar sobre la opción “Sin
Categoría” que aparece en el menú de categorización.
Adicionalmente, en la bandeja de entrada se ha habilitado una columna en la
cual podremos marcar las comunicaciones que queramos archivar de forma
masiva. Para ello haremos uso de las “operaciones masivas” que disponemos en
la parte inferior de la bandeja de entrada.

Estas categorías son generales para todos los usuarios y son predefinidas por el
administrador de eCO.

3.3.1.3 Cambio de visibilidad sobre las bandejas por


organismo
En ambas bandejas, tanto en la de entrada como en la de salida, tendremos la
posibilidad de cambiar la visibilidad seleccionando una unidad orgánica diferente
a la nuestra, siempre y cuando nuestro usuario tenga asignado el perfil
“Supervisor”. Dichas unidades serán únicamente las que estén jerárquicamente
por debajo de la nuestra.

Existe un botón en las bandejas a través del cual, si pulsamos sobre él,
tendremos acceso a la lista de unidades orgánicas disponibles.

Una vez lo pulsemos elegimos la unidad deseada de la lista desplegable. Siempre


podremos repetir la operación para elegir nuestra unidad original de nuevo.

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3.3.2 Escritorio de tramitación


Tanto en la bandeja de entrada como de salida, el usuario podrá hacer clic sobre
cualquier comunicación y abrir dicha comunicación en el escritorio de
tramitación.

El escritorio de tramitación tiene el siguiente aspecto:

Veamos a continuación las distintas partes del Escritorio de tramitación:


1. Transiciones posibles desde la fase actual
2. Datos de la comunicación

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3. Tareas pendientes
4. Documentos permitidos
5. Documentos asociados a la Comunicación
6. Otras Informaciones

3.3.2.1 Transiciones posibles desde la fase actual


Se mostrarán todas las transiciones posibles para el usuario en esa fase.

Para tramitar cualquier transición posible, es necesario pulsar doble clic sobre la
transición que deseamos ejecutar.
Si pulsamos sobre el literal “Tramitación en Lote”, se desplegará una nueva
ventana en la cual aparecerán todas las comunicaciones que coincidan en
procedimiento y fase con la actual comunicación.
Esta ventana nos ofrece la posibilidad de marcar las distintas comunicaciones
que aquí aparecen, de forma que si hay alguna marcada cuando ejecutamos una
transición posible, se tramitará la comunicación actual y las comunicaciones
marcadas a la fase que hayamos seleccionado.

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3.3.2.2 Datos de la comunicación


Los datos de la comunicación engloban los datos básicos del expediente y la
situación o estado en el que se encuentra.
En función de la situación actual el sistema nos irá ofreciendo distintas opciones
en el bloque de datos de la comunicación:

Datos de una comunicación sin interesados

Datos de una comunicación con interesados

Datos de una comunicación con múltiples destinos de tipo Circular

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Datos de una comunicación con múltiples destinos de tipo Expediente Múltiple

El segundo bloque de datos se compone de 3 apartados: Estado de la


comunicación, Funciones adicionales y Navegación ente expedientes.
• Estado de la comunicación: Aquí podemos observar la fase actual de la
comunicación, la transición realizada y la fecha de ésta.

• Funciones adicionales: Consta de 3 botones: Model@, Evolución y


relaciones entre comunicaciones:
1.Model@, muestra un diagrama de las fases que componen el
tipo de comunicación seleccionado y la fase actual en la que nos
encontramos.

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2. Evolución, nos permite consultar todas las situaciones por las que
ha pasado la comunicación, que usuario ha hecho los cambios y si
ha incluido algún tipo de observación a la misma.
Es importante destacar que si nosotros somos los emisores de la
comunicación, sólo tendremos visibilidad hasta la fase “Recibida”. En el
caso en el que seamos los receptores, sólo podremos consultar los
pasos dados desde que la comunicación fue enviada.

3. Tendremos la posibilidad de exportar la evolución de la misma manera


que la bandeja de entrada o la de salida.

Es importante destacar que en el caso de que la transición haya sido


realizada de forma automática al firma un documento, este acto se
verá reflejado en la columna de observaciones, detallando así si fue
realizada por un solo firmante, por varios o por un sustituto.

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4. Relaciones entre comunicaciones, muestra la relación de respuestas


y reenvíos entre las comunicaciones o relación de expediente múltiple.
Además, se podrá navegar entre las comunicaciones pulsando sobre
ellas.

• Navegación entre expedientes

Desde el propio escritorio de tramitación podremos navegar entre expedientes.


Como se puede observar, el escritorio nos da la posibilidad de pasar al siguiente
o al anterior expediente (según su orden de número de expediente).
En el caso de que sea el primer o último expediente, se deshabilitará el botón
para evitar confusiones.

3.3.2.3 Tareas pendientes


Nos permite realizar tareas como enviar a Portafirmas o bien
hacer registro @ries sobre los documentos firmados.

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3.3.2.4 Documentos permitidos

Como se puede observar en la captura, en el caso en el que podamos incorporar


o generar cualquier documento, nos aparecerá un solo botón por cada una de las
formas para anexar documentos a la comunicación (uno para incorporar y/o otro
para generar).
Una vez pulsemos sobre la forma que anexaremos el documento, nos aparecerá
una nueva ventana flotante solicitando la información del documento.

Aquí podremos escoger el “Tipo de Documento” en la lista desplegable que nos


ofrece, examinar el documento a anexar y, por último, añadir una descripción
que haga referencia al documento.
Desde la versión 1.6.0 tenemos la posibilidad de incorporar varios documentos al
mismo tiempo. Para ello, debemos ir seleccionando los ficheros uno a uno como
se hacía en anteriores versiones, es decir, pulsando el botón “Examinar” que está
debajo de la lista de los tipos de documentos.
Los documentos que vamos seleccionando se irán encolando en el área en blanco
que está a continuación del botón “Examinar” como muestra la siguiente
imagen.

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Si por error seleccionamos un fichero no deseado, tenemos la opción de


suprimirlo de la lista pulsando sobre el icono que tiene delante del nombre.
Es importante saber que todos los documentos que vayamos a incorporar serán
del tipo seleccionado en la lista “Tipos de documentos” y compartirán la misma
descripción.
Una vez hecho ésto, debemos pulsar sobre el botón “Grabar” para anexar el/los
documento(s) a la comunicación.
Si por alguna razón o condición no se puede realizar la incorporación de el/los
documento(s) se mostrará un mensaje por pantalla (véase ejemplo en imagen)
indicándonos las posibles condiciones que no se han cumplido u otros errores que
hayan podido ocurrir, viéndose interrumpido el proceso de incorporación de todos
los documentos.

Por el contrario si el proceso de incorporación es correcto, se mostrará un


mensaje por pantalla indicándolo, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Si tenemos activada la opción de comprobar que los documentos sean PDF la


aplicación comprobará cada vez que se incorpore un documento si éste es un
documento pdf. Si no es así, se lanzará un mensaje de aviso advirtiendo que el
documento incorporado no es un pdf.

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3.3.2.5 Documentos asociados a la Comunicación

Los Botones asociados a cada uno de los documentos muestran diferentes


opciones a realizar dependiendo del documento. Al pulsar sobre el botón “Ver
acciones” tendremos acceso al menú contextual.

En él disponemos de las siguientes opciones:


1. Más Información.- Si queremos tener una información más completa sobre el
documento, tan sólo debemos pulsar sobre “Más Información” en las acciones
del documento:

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2. Información de Firma.- Accederemos a una pantalla en la que obtendremos


información sobre la firma del documento y podremos visualizar el informe
generado tras la firma.
3. Descargar Informe de Firma.- Se trata de un acceso rápido al informe de firma
antes mencionado.
4. Descargar Documento.- Podremos descargar a nuestro equipo una copia de
dicho documento.
5. Descargar Documento Sellado.- Esta opción solamente nos aparecerá en el
caso de que el documento haya sido firmado en Portafirmas y registrado en
@ries. Nos permite descargar el informe de firma con los sellos de entrada y
salida de @ries.
Si desea más información sobre las opciones que pueden aparecer en este menú
y en que condiciones aparecerán, acuda al siguiente apartado 3.3.2.5.1 Tabla
visibilidad menú de documento.

También cabe destacar la posibilidad de descargar documentos en bloque. Para


ello se ha habilitado un botón, en la esquina superior derecha de este bloque,
que nos permitirá descargar todos los documentos asociados a la comunicación
en un solo archivo ZIP.

En caso de que tengamos los documentos firmados y/o sellados, el sistema


descargará un solo archivo ZIP con los documentos originales y una copia con su
firma y/o sello.

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3.3.2.5.1 Tabla visibilidad menú de documento


A continuación vamos a mostrar la visibilidad de las distintas opciones que
pueden aparecer en el menú contextual de los documentos generados o
incorporados a una comunicación.
Opción Condición
Eliminar documento No ha sido tratado por Portafirmas o Notific@.
Se pueden incorporar más documentos del tipo que vamos
a borrar.
Más información Aparece siempre pero la información que muestra es
diferente, dependiendo del tratado del documento.
Información de firma Para documentos generados o incorporados.
Enviado a Portafirmas y no descartado.
Descargar documento Para documentos generados o incorporados.
Cuando el documento no tiene versiones de documentos.
Anular envío a Portafirmas Para documentos generados o incorporados.
Enviado a Portafirmas con estado descartado.
Descargar documento (Sin Para documentos incorporados o generados. En caso de
versionar) documento incorporado el formato debe ser PDF.
Cuando el documento tiene versiones pero el sistema da la
opción de realizar la descarga sin versiones.
Descargar documento Para documentos generados. Para más información acudir
(Versión n) al apartado 3.3.2.5.2.3 Versionado de documentos.
Cuando el documento tiene versiones se da la opción al
usuario de descargar el documento con la versión deseada.
Editar documento Cuando el documento ha sido generado con OpenOffice y el
formato del fichero no es PDF.
Convertir a PDF Cuando el documento ha sido generado con OpenOffice y el
formato del fichero no es PDF.
Editar con Formula Cuando el documento ha sido generado con Formula y el
formato del fichero no es PDF.
Formula PDF Cuando el documento ha sido generado con Formula y el
formato del fichero no es PDF.
Descargar Documento Aparecerá cuando a un documento generado por Formula
PDF/XML haya sido convertido a PDF.
Si se edita de nuevo el formulario, el PDF se borrará
automáticamente.
Descargar documento con Cuando el documento ha sido firmado.
informe de firma
Descargar documento Para documentos incorporados o generados que han sido
sellado sellados con @ries.
Descargar documento Comunicación simple.
sellado (Interesados) Configurada la propiedad ariesSello.

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La comunicación contiene interesados y ha sido tratada con


la tarea de sellado @ries para interesados.
Descargar documento Comunicación multidestino.
sellado (multidestinos) Debe ser origen de la comunicación multidestino.
Ha sido sellado con la tarea @ries.

3.3.2.5.2 Edición de Documentos

3.3.2.5.2.1 WebOffice
Para determinados tipos de comunicaciones tendremos a
nuestra disposición la posibilidad de generar documentos,
que en realidad serán plantillas que podremos usar para
crear nuestros documentos según nuestra necesidad.
Dichas plantillas contendrán una serie de variables que
tomarán un valor en concreto dependiendo de la
información con la que estemos trabajando.
Para generar estos documentos tendremos que
seleccionar la opción correcta dentro de la pestaña de
documentos a incorporar. La opción es la siguiente:

Una vez adjuntado el documento, podremos observar que aparecerá en nuestro


listado de documentos adjuntos.

Si observamos la botonera adjunta al documento generado tenemos tres


opciones:
1.Eliminar Documento.- Mediante este botón eliminamos el documento
asociado.
2.Editar Documento.- Esta será la opción a elegir para editar la plantilla
contenida
3.Convertir a PDF.- Mediante esta opción podemos convertir el
documento a formato PDF.

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Editar Documento
Al seleccionar la opción Editar Documento se activará WebOffice:

En el centro de la pantalla aparecerá un cuadro de dialogo que nos explica que


tenemos a nuestra disposición un botón que calculará el valor de las variables del
documento de tipo plantilla y sustituirá los valores.

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Una vez pulsemos aceptar ya podremos manejar el editor de texto a nuestro


antojo, pudiendo guardar la edición, imprimir o sustituir los valores de las
variables con el botón antes indicado.
Este es el aspecto del editor:

Mientras tanto nuestra aplicación permanecerá en un estado de espera.


Para reanudar la actividad de nuestra aplicación, sólo debemos pulsar dentro de
la ventana como se indica.

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Conversor PDF
Haciendo clic sobre el botón “Convertir a PDF” se cargará WebOffice, pero en
modo vista. Esto quiere decir que no podremos editar el documento, aunque sí
que podremos exportarlo a PDF, imprimir, etc.

Como se puede observar, la botonera de WebOffice no es la misma, ya que sólo


aparecen las operaciones disponibles para este modo.

Cabe destacar además que en este modo si existen variables en el documento


serán reemplazadas por su valor automáticamente. También comentar que con
sólo ejecutar el WebOffice en este modo, ya se produce la conversión a PDF del

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documento, no confundir convertir el documento a PDF, que es lo que ocurre


automáticamente, a exportar el documento PDF que es una opción de la que
disponemos desde WebOffice.
Una vez cerremos WebOffice, la lista de documentos adjuntos se actualizará y la
botonera será modificada por la que dispondría cualquier documento adjunto, ya
que en ese momento nuestro documento ya estaría en formato PDF.

3.3.2.5.2.2 Edición con Formula


eCO también nos ofrece la posibilidad de editar nuestros documentos a partir de
la herramienta Formula.

Si adjuntamos un documento de tipo Formula, nos aparecerá una serie de


opciones que nos permitirá el manejo de este documento.

Si pulsamos sobre el botón “Editar con Formula”, nos aparecerá el formulario que
hayamos definido en “Formula” para que lo completemos con nuestros datos.

Por último, una vez guardado el formulario con nuestros datos, debemos pulsar
sobre “Formula-PDF” para convertir nuestro formulario en un documento PDF.

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3.3.2.5.2.3 Versionado de documentos


Tanto para la edición de documentos con Formula como con Plantilla, al generar
el PDF, el sistema automáticamente generará una versión del formulario en PDF,
conservando así el XML original con los valores de Formula.
Gracias a este XML el sistema, a pesar de ya tener el PDF, ofrecerá la posibilidad
de seguir editando el formulario y volver a generar el PDF.

En caso de reeditar el formulario y guardarlo, el sistema borrará


automáticamente el documento PDF, para poder así generarlo de nuevo a orden
del usuario.

3.3.2.6 Otras Informaciones


Usuarios y Mensajes asignados a la Comunicación.

3.3.2.6.1 Usuarios Asignados


Permite ver cuales son los usuarios asignados a la comunicación y por tanto
susceptibles de poder verla.

Esta pantalla nos permite tanto eliminar usuarios asignados, como asignar

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nuevos al mismo. También tendremos acceso a información de los mismos, como


por ejemplo si el usuario es el propietario, si ha sido asignado a la comunicación
por otro usuario y la fecha de alta.

Para asignar algún usuario, pulsamos sobre “Añadir” y nos aparecerá la siguiente
pantalla en la cual podremos asignar tantos usuarios como deseemos, siempre y
cuando pertenezca a nuestra unidad / servicio:

3.3.2.6.2 Mensajes
Permite ver los avisos asociados al expediente en que nos encontramos y al
usuario que está actuando en este momento.
Si al acceder al expediente tenemos algún aviso pendiente de ser leído se nos
marcará de la siguiente manera:

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Aparecen contabilizados los mensajes no leídos, aunque podremos acceder


igualmente a todo el historial de avisos del expediente. Una vez accedamos a
visualizarlos veremos remarcados igualmente los no leídos.
Los avisos que se muestran pueden ser de dos tipos, generados
automáticamente por eCO en las distintas transiciones de nuestro expediente o
generados manualmente por los usuarios asignados.

Si decidimos crear un aviso, dicho mensaje podrá ser visualizado por los usuarios
asignados a dicha comunicación. La pantalla de creación de avisos es la
siguiente:

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Gracias a la lista desplegable que veremos en esta nueva versión podremos


incluir variables dentro de nuestro mensaje creado manualmente.
Por último también señalar que el sistema avisador también nos envía los
mensajes al correo electrónico si así lo configuramos.

3.3.3 Mensajes de error


En caso de que haya algún problema con la configuración del sistema o la
consistencia de los datos, el sistema ofrecerá la posibilidad de remitir un correo
electrónico al email del administrador comunicándole el origen de la incidencia.

3.3.4 Ayudas contextuales


Si se deja el ratón sobre cualquier elemento del escritorio de tramitación, ha de
aparecer una pequeña referencia sobre la funcionalidad de dicho elemento.

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3.4 Alta de comunicaciones


Otro punto importante de la aplicación es la creación de comunicaciones, ya que
permitirá al usuario iniciar los procedimientos administrativos correspondientes.
El alta se divide en dos etapas:
• Selección del procedimiento
• Selección de destino(s) de comunicación

3.4.1 Selección del procedimiento


Si pulsamos en "Alta" nos saldrá la siguiente pantalla:

En ella escogemos el tipo de solicitud que queremos dar de alta, explorando el


árbol de familia que engloba los procedimientos. Para explorar el árbol, tan sólo
debemos pulsar sobre el símbolo “+” que se encuentra a la izquierda de cada
una de las familias y/o subfamilias.
En el caso de que no existan familias, los procedimientos aparecerán todos
juntos.

Vamos a ver cual sería el procedimiento a seguir en el caso del envío de una nota
de régimen interior entre Jefes de Servicio.
Desde la pantalla de selección del tipo de comunicación, escojo la opción, "NRI
entre JS".

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Al hacer clic sobre el tipo de comunicación deseado aparecerá una breve


descripción de dicho tipo, acompañado de dos enlaces, uno para una descripción
más detallada y otro hacia la aplicación Model@, que nos mostrará un recorrido
por las fases de este tipo de comunicación:

Es posible que en ciertos procedimientos se nos presente la posibilidad de


realizar la comunicación de tipo personal.
Si el procedimiento acepta este tipo de comunicación, aparecerá en la parte de la
izquierda un cuadro similar al de la información de procedimiento, en el que
podemos seleccionar de que tipo será la comunicación. Vemos a continuación
una captura de dicho elemento:

En el próximo apartado Comunicaciones Personales se tratará con más detalle


este tipo de comunicación.

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3.4.1.1 Comunicaciones Personales


Podemos denominar las comunicaciones personales como las comunicaciones
cuyo emisor o receptor es una sola persona que pertenece a un organismo en
concreto. Este tipo de comunicación personal sólo estará disponible para ciertos
procedimientos.
Para una mejor comprensión del funcionamiento de las comunicaciones
personales, vamos a tomar como ejemplo la creación de una comunicación
personal con el procedimiento “TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN”.
Desde la pantalla de alta de comunicación, seleccionamos el procedimiento
“TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN”.
Como vemos en la imagen, en la parte izquierda de la pantalla aparece un
selector en el cual podemos indicar que tipo de comunicación vamos a crear.

Por defecto aparece seleccionado el tipo “Pública”, en este caso seleccionaremos


la opción “Personal” y pulsaremos en aceptar para continuar con la creación de la
comunicación.
La siguiente imagen muestra el contenido de la pantalla de creación de la
comunicación donde seleccionaremos el destino y escribiremos el título y asunto.

Las comunicaciones personales solo aceptarán un destino, es decir: un


organismo o una persona. Dependiendo del destino que seleccionaremos la
comunicación será de persona a organismo o viceversa.

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Veamos a continuación los posibles casos.

3.4.1.1.1 Persona a organismo


Si en la comunicación personal que vamos a crear seleccionamos como destino
un organismo, estaremos creando una comunicación personal de persona a
organismo.
El emisor de la comunicación será la persona que da de alta la comunicación y
solo esta persona tendrá visibilidad sobre la comunicación creada desde la
bandeja de salida del organismo correspondiente.
Para diferenciarla de otro tipo de comunicaciones, en la bandeja de salida
aparecerá el literal “PERSONAL” en el destino de comunicación. Si pasamos el
puntero del ratón por encima, mostrará una ventana emergente que indica de
que tipo de comunicación personal se trata y el destino de la misma (ver
imagen).

Como podemos ver en la siguiente imagen, al tramitar la comunicación a la


metafase de entrada, el organismo seleccionado como receptor podrá ver esta
comunicación en su bandeja de entrada y se identificará con el color que tenga
configurado en la herramienta de administración de Trew@ (en este caso verde).

Desde el escritorio de tramitación podremos ver quien es el creador de la


comunicación personal. En este caso, como es una comunicación personal de
persona a organismo, aparecerá el literal “PERSONAL” en el origen (datos de la
comunicación).
Si ponemos el puntero del ratón encima del literal “PERSONAL”, aparecerá un
menú emergente con el nombre de la persona que crea la comunicación personal
(ver imagen).

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3.4.1.1.2 Organismo a persona


Para crear una comunicación personal de organismo a persona, debemos
seleccionar un destino persona desde la pantalla de alta de comunicación, por lo
que debemos desplegar la pestaña “Destino Persona” y hacemos clic en “Añadir
Persona”.
Si todo ha ido bien, veremos la siguiente pantalla en la que se muestran las
personas que pueden ser destino personal para el organismo al que
pertenecemos. Dichas personas, pertenecen a puestos de trabajo de organismos
que dependen del padre principal del organismo origen. Sólo podremos
seleccionar una persona.

El emisor de la comunicación será el organismo que da de alta la comunicación y


su visibilidad en la bandeja de salida será similar a la de una comunicación
pública.
Como podemos apreciar en la siguiente imagen, la comunicación personal de
organismo a persona se diferencia de las demás en que en la columna destino

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aparece el literal “PERSONAL”. Si colocamos el puntero encima, veremos un menú


emergente que muestra el nombre de la persona a la que va destinada la
comunicación.

Al tramitar la comunicación hasta la metafase de entrada, solo será visible en la


bandeja de entrada por la persona a la que va destinada la comunicación y, al
igual que ocurre con la comunicación personal de persona a organismo, tomará
el color que tenga configurado desde la administración de Trew@.
Las comunicaciones personales de organismo a persona se identificarán desde el
escritorio de tramitación al ver el literal “PERSONAL” en el destino de
comunicación (datos de la comunicación).
Al poner el puntero del ratón encima del literal “PERSONAL”, aparecerá un menú
contextual en el que se muestra el nombre de la persona a la que va destinada la
comunicación (ver siguiente imagen).

3.4.2 Selección de destino(s) de comunicación


Tras pulsar "Aceptar" la pantalla que aparecerá tendrá una apariencia u otra
dependiendo de los perfiles que tengamos asignados. Si tenemos asignado algún
perfil para enviar comunicaciones a varios destinos, aparecerán las tres
pestañas. En caso contrario, aparecerán dos pestañas:

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Pantalla de alta con 2 pestañas (Árbol de Organismos y Árbol de Interesados)

Pantalla de alta con 3 pestañas (Árbol de Organismos, Árbol de Interesados y


Destinos seleccionados)

A su vez, cada una de estas pantallas pueden incluir un combo de selección


dependiendo de si tenemos asignado el perfil para enviar a Organismos Externos
o no:

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Los datos obligatorios a rellenar serían los siguientes:


1. Unidad de origen del usuario de la comunicación, este nos viene ya dado.
2. Unidades de destino de la misma.
3. Título que le queremos dar.
4. Asunto, una descripción breve de la misma.

En la parte izquierda de la pantalla nos aparecerá una pequeña leyenda de


iconos indicándonos la disponibilidad de los organismos destino.
Tenemos que prestar especial interés sobre los iconos de cada organismo, ya que
éstos nos indicarán si el receptor está disponible o no.
Dependiendo de la configuración del sistema, la aplicación permitirá dar de alta
comunicaciones existan o no receptores en el/los destino/s.
Inmediatamente a la derecha del árbol de Destinos se encuentra la Búsqueda
Rápida con la cual podremos ir directamente al organismo destino deseado.
Si hemos pulsado "Aceptar", pasados unos instantes pasamos a la siguiente
pantalla:

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Una vez grabada la comunicación el sistema nos ofrece dos posibles opciones, o
bien acceder al escritorio de tramitación de la misma o bien dar de alta una
nueva.

3.4.2.1 Interesados
Opcionalmente, siempre que se tenga configurado el sistema, se podrá incluir
Interesados a la comunicación. Esta figura de interesados representa a las
entidades externas a la Junta de Andalucía que participan en la comunicación,
aunque no de forma directa. Estas entidades suelen usarse cuando algún destino
de la comunicación es externo, de forma que así quedan reflejadas en el sistema
y la comunicación sin ser usuarios de eCO.
En caso de que no se tuviera configurado los interesados, sólo se mostrará el
árbol de Organismos destino.

3.4.2.2 Multidestinos
En el caso en el que esté activado la posibilidad de mandar comunicaciones a
más de un destino, y si el usuario tiene la configuración necesaria, tendremos la
posibilidad de elegir más de un organismo destino. Aparecerá una nueva pestaña
en la pantalla llamada “Destinos Seleccionados” que nos mostrará de manera
rápida aquellos Organismos que hemos marcado en el árbol para enviar la
comunicación, teniendo la posibilidad de quitar los destinos desde esa ventana.

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Pantalla de Destinos seleccionados.

Pantalla de selección de tipo de envío a múltiples destinos.


En este caso, estaremos dando de alta una comunicación con múltiples destinos,
que pueden ser Comunicaciones Circulares o Comunicaciones de tipo Expediente
Múltiple, con las peculiaridades que conlleva que ya veremos en apartados más
adelante.

3.4.3 Mensajes de error


Si dejamos de escribir el título de la comunicación, nos aparecerá el siguiente
mensaje:

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En caso de que no hayamos escrito el asunto de la comunicación, el sistema


mostrará el siguiente mensaje:

Si no seleccionamos un destino para la comunicación el sistema nos ofrecerá


escoger como destino nuestro propio organismo:

Si así está configurado en el sistema, en caso de que el organismo receptor


carezca de usuarios receptores, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

También es posible configurar el sistema para que no haga esta comprobación,


de forma que siempre se envíe la comunicación haya o no receptores en el
destino.

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3.4.4 Ayudas contextuales


En el árbol de organismos, si el usuario deja el cursor sobre algún organismo, en
el menú contextual aparecerá el nombre completo del organismo.

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3.5 Alfresco
El sistema eCO está preparado para la integración con Alfresco, gestor
documental que se encargará de respaldar la documentación asociada a la
comunicación. De esta forma, cuando un usuario incorpore un documento a una
comunicación, este subsistema hará una copia de seguridad en la carpeta
correspondiente alojada en el gestor documental. El sistema eCO seguirá
ofreciendo el documento que tiene en base de datos para su descarga,
visualización y manipulación, aunque también es posible consultar este mismo
documento desde el Gestor Documental. Para el usuario todo este proceso se
realiza de forma automática.
Por otro lado, el sistema ofrece la posibilidad de anexar a una comunicación un
documento que haya sido subido a Alfresco anteriormente, gracias a la tarea
llamada “ASOCIAR DOCUMENTOS ALFRESCO”.

3.5.1 Subida previa de documentos a Alfresco


Si bien el gestor documental Alfresco permite la subida de de documentos a
través de su interfaz web, cuando tratamos con documentos pesados no es la
opción más correcta ya que las interfaces web no suelen soportar mucho peso.
El sistema eCO tampoco soporta documentos muy grandes (el límite es de
200Mb) por lo que presentar un documento que supere este tamaño desde la
aplicación puede suponer un problema.
Sin embargo, el sistema Alfresco permite la subida de documentos a través de
otros protocolos, como por ejemplo SFTP, de forma que se pueden incorporar
documentos a través de este protocolo al “Directorio Personal” del usuario, y
posteriormente anexar dicho documento desde una tarea.

3.5.1.1 Cliente FTP


En este punto nos centraremos en usar un cliente FTP para subir los documentos
a Alfresco.
En primer lugar, será necesario escoger y descargar el cliente. En este ejemplo
usaremos el cliente gratuito “FileZilla”, aunque se puede usar cualquier otro
siempre y cuando se respeten las propiedades indicadas.
Para descargar este cliente, será necesario acudir a su página web http://filezilla-
project.org/ y pulsar sobre la opción “Download FileZilla Client”.
Una vez descargado e instalado, será necesario abrir el cliente y configurar
nuestro acceso al servidor Alfresco. Para ello, debemos de pulsar sobre el icono
que se encuentra en la parte superior a la izquierda llamado “Abrir el Gestor de
Sitios”, como se muestra en la siguiente imagen:

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Una vez pulsemos sobre dicho icono, se abrirá una nueva ventana en la cual
podremos gestionar las conexiones a los distintos servidores:

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Una abierto el gestor de sitios, vamos a crear un nuevo sitio para poder
conectarnos a Alfresco. Esta operación sólo se debe realizar una vez, ya que una
vez configurado la conexión se quedará guardada.
Debemos pulsar en primer lugar sobre el botón “Nuevo Sitio”, ponerle un nombre
con el que identifiquemos la conexión (por ejemplo “Alfresco”) y le asignarle los
siguientes datos:
• Servidor: URL o dirección IP donde se encuentra alojado Alfresco
• Server Type: FTP – File Transfer Protocol
• Logon Type: Normal
• Usuario: El usuario personal de acceso a Alfresco
• Contraseña: la contraseña de acceso a Alfresco

Una vez completados todos los datos, debemos pulsar sobre el botón aceptar
para guardar los cambios.
Una vez finalizado este proceso, si volvemos a abrir el “Gestor de sitios”, nos
aparecerá la conexión con todos los datos guardados, de forma que tan sólo
tenemos que seleccionar la conexión y pulsar sobre el botón “Conectar”.

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En esta ventana podemos observar distintos lugares:


• En la parte superior, se puede observar los procesos de conexión. Si hay
algún problema será aquí donde se muestre.
• La parte central de la ventana se divide en dos: las cajas de la izquierda
que representan a nuestro ordenador, mientras que las cajas de la derecha
representan las carpetas que se encuentran en Alfresco. Cada caja está
divida a su vez en dos, la parte superior que representa el árbol de
directorios donde se encuentra la carpeta que tenemos seleccionada, y la
parte inferior que muestra los archivos que se encuentren en la carpeta
seleccionada.
• Por último, en la parte inferior encontraremos el estado de las
transferencias que se están haciendo o que ya han sido realizadas
(correcta o incorrectamente).
Una vez la conexión se haya establecido con éxito, debemos localizar el fichero
que deseemos subir a Alfresco en la parte izquierda de la aplicación (en el árbol
de carpetas y entre los ficheros). Una vez tengamos localizado el archivo, tan
sólo es necesario arrastrarlo a la derecha, donde se encuentra nuestra carpeta

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destino en Alfresco, y esperar a que la transferencia finalice.

3.5.1.2 Anexando desde la tarea


Una vez el usuario haya subido los documentos, el usuario podrá escoger que
documentos desea anexar a cada comunicación. Para ello existe en eCO una
tarea llamada “Anexar documentos Alfresco” la cual se mostrará en ciertas fases
de los procedimientos (según el procedimiento).

Al abrir esta tarea el sistema solicitará el usuario y contraseña de acceso a


Alfresco. Una vez introduzcamos los credenciales de acceso, nos mostrará el
listado de los documentos que se encuentran en el directorio personal del
usuario.

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Debemos marcar el documento que deseemos anexar (en este caso sólo existe
uno en el directorio) y pulsar sobre el botón “Incorporar”.

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4 Ejemplo de NRI Entre Jefaturas de Servicio


En este apartado se expone con detalle como sería la tramitación de una
comunicación de tipo “NRI entre Jefes de Servicio”, contemplando cada una de
las partes, es decir, el envío y la recepción de la misma.

4.1 Envío de la comunicación


Como caso de ejemplo vamos a ver el siguiente procedimiento, definido de la
siguiente forma en Trew@:

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Accedemos por tanto, como hemos indicado, al escritorio de tramitación de la


comunicación en cuestión, siendo el primer paso obligatorio para continuar el
procedimiento el incorporar o generar una nota de régimen interior. Veamos el
caso en que incorporamos a la comunicación una nota de régimen interior.
Desde el panel de documentos, hacemos doble clic sobre “Adjuntar la NRI”.

Nos aparece un diálogo donde nos da la opción de incorporar el documento o


bien cancelar la operación. Si pulsamos incorporar y escogemos un documento
de nuestro equipo este se adjuntará a la comunicación.

Una vez que hemos incorporado la NRI a la comunicación, el sistema no nos deja
incorporar ninguna más, salvo documentos anexos a la misma.

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Una vez tenemos la documentación insertada en el expediente podremos pasar


de fase, enviando a Portafirmas. Podemos agregar límite temporal y otras
características a la comunicación pulsando sobre la flecha que se encuentra a la
derecha de cada transición.

Al ir a realizar un trámite con condiciones asociadas podrá aparecer una ventana


que nos impedirá avanzar si no cumplimos las condiciones necesarias
(condiciones obligatorias para realizar el trámite) o nos advertirá si queremos
continuar a pesar de no cumplir una condición (condiciones no obligatorias para
realizar el trámite).
Esta será la ventana que veremos si la condición que no hemos cumplido es
obligatoria:

Si la condición que no hemos cumplido es no obligatoria veremos esta otra


pantalla:

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Una vez realizado el trámite cumpliendo las condiciones que tenga asociadas nos
podrá aparecer esta otra ventana:

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Si proponemos la comunicación cambiando de fase, tendremos una sola tarea


posible a realizar, el “Envío a Portafirmas”.

4.2 Envío a Portafirmas


En este punto nos detendremos a explicar los distintos envíos a Portafirmas, ya
que dependiendo del procedimiento nos encontraremos unas u otras tareas de
envío a firma.

4.2.1 Envío a Portafirmas Normalizado


Desde la pantalla de envío a Portafirmas, podemos marcar cuales son los
documentos que queremos enviar a la firma o bien anexar a la petición como
documentación complementaria.

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Cuando hayamos definido todos los datos de la petición, hacemos clic sobre el
botón “Enviar a Portafirmas”. Nos mostrará un diálogo de confirmación y la
comunicación cambiará de fase.

Una vez enviada a la firma, se queda en una fase en “Espera de firma” pendiente
que nos lo firme el responsable del servicio que hayamos escogido
anteriormente.

4.2.2 Envío a Portafirmas sin normalizar


Tarea en la cual podemos añadir firmantes a un documento después de haberlo
transicionado para enviarlo a Portafirmas. Así, aunque un documento haya sido
ya firmado, se puede añadir un nuevo firmante para que realice una nueva firma
en el documento. Con esta nueva tarea tenemos la posibilidad de hacer un visto
bueno intermedio entre firma y firma.
Para ello, lanzamos la tarea “Añadir Nuevos Firmantes”, la cual nos mostrará los

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documentos y los firmantes ya establecidos en el anterior envío a Portafirmas.

A continuación añadimos los firmantes con el botón “Añadir Firmante” y lo


podremos enviar de nuevo a Portafirmas.

En la tarea “Envío a Portafirmas Sin Normalizar” nos aparece una opción para
añadirnos a nosotros mismos como firmantes.
Para ello tan sólo debemos pulsar sobre el botón “Añadirme como firma”.

4.2.3 Envío a Portafirmas general


Mediante esta tarea englobamos todos los tipos de envío a Portafirmas definidos,

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teniendo en cuenta que el envío en esta ocasión nos va a distinguir por tipo de
documento enviado.
Como se puede observar en la siguiente pantalla, tenemos tres tipos de
documentos a enviar en el ejemplo y cada uno de ellos tiene unas características
diferentes; con firma normalizada, sin normalizar, sin firma...

4.2.4 Opciones avanzadas de envío a Portafirmas


En todos los envíos a Portafirmas existe un botón en la parte inferior llamado
“Opciones avanzadas”, el cual si se pulsa mostrará distintas opciones para el
envío a Portafirmas.

4.2.4.1 Avisos enviados por Portafirmas


Una de las posibilidades que permite estas opciones avanzadas es la de activar
un aviso a través del correo electrónico activando la casilla “Deseo recibir un

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aviso cuando la petición sea firmada o devuelta”. De esta forma, cuando el


firmante firme o devuelva la petición, el sistema Portafirmas enviará un correo
avisando de que el estado de la petición ha cambiado.

4.2.4.2 Compulsa
Junto con la posibilidad de recibir avisos, el sistema permite también escoger que
la petición enviada a Portafirmas sea compulsada previamente, de forma que el
documento quedaría firmado y sería copia del original.
Para activar dicha opción debemos en primer lugar pulsar sobre el check
“Compulsa del documento” y a continuación escoger en que posición queremos
colocar el sello de Compulsa.

4.3 Registro @ries


Una vez que nos lo haya firmado podemos, o bien enviarla sin más, o realizar
opcionalmente el Registro en @ries de la misma. Si queremos realizar el Registro
en @ries dispondremos de varias opciones:
• Registro @ries Entrada/Salida
• Registro @ries sello Sólo de Salida o sólo de Entrada
• Registro @ries de Comunicaciones a Terceros
• Registro @ries masivo

Tendremos para ello una tarea habilitada en la pestaña de Tareas del Escritorio de
Tramitación a tal efecto.

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4.3.1 Registro @ries Entrada/Salida


Esta tarea nos permite realizar un registro (de tipo intranet) de salida de nuestro
organismo y un registro (también de tipo intranet) para la entrada del documento
en el destino.
Al elegir la primera opción, Registro @ries, la pantalla que se nos abre sería la
siguiente:

Marcamos cuales son los documentos que queremos registrar y pulsamos el


botón “Registrar”. Si todo va bien, nos muestra un dialogo de confirmación con
los datos del registro y se envía ya la comunicación.

Si se tratara de una comunicación circular tendremos la posibilidad de registrar


los diferentes documentos adjuntos independientemente de cada uno de los
destinos.

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El resultado podríamos visualizarlo yendo a “Descargar documento sellado”.

Y sería el siguiente:

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4.3.2 Registro @ries sello Sólo de Salida o sólo de Entrada


Estas dos tareas nos permite, independientemente una de la otra, realizar un
registro (de tipo telemático) de salida o de entrada (dependiendo la tarea
seleccionada).
Pondremos como ejemplo el registro de salida, aunque el registro de entrada
tiene el mismo comportamiento. Si elegimos esta opción en el panel de tareas, la
pantalla que se abre será la siguiente:

Una vez marcamos el/los documento/s a registrar nos debe aparecer el mensaje
de confirmación correspondiente.

El resultado visual sería:

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4.3.3 Registro @ries de Comunicaciones a Terceros


Para los organismos externos, existe una tarea
referente al registro de comunicaciones a través
de @ries: Registro @ries de comunicaciones a
terceros.

En esta tarea aparecerá un listado de todos los interesados a la comunicación y


los documentos asociados a la misma.
Una vez marcamos el/los documento/s a registrar nos debe aparecer el mensaje
de confirmación correspondiente.

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El resultado visual sería parecido al Registro @ries de sólo salida:

4.3.4 Registro @ries masivo


Este registro es un registro telemático de salida, al igual que el comentado
anteriormente en Registro @ries de Comunicaciones a Terceros, con la
particularidad de que cada documento puede ser registrado de forma
independiente para un destino distinto, de entre los asociados a la comunicación.
En la ventana de esta tarea aparecerá un listado de todos los documentos
asociados a la comunicación, y junto a cada uno un botón desplegable con todos
los posibles “asociados” a cada documento.

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Una vez seleccionado los destinos de los documentos, debemos pulsar sobre el
botón registrar y en pantalla aparecerá el siguiente mensaje:

4.4 Recepción de la comunicación


Una vez enviada la comunicación, aparecerá en la Bandeja de Entrada de la
Unidad receptora, para aquellos usuarios que tengan el perfil ECO_RECEPTOR.

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Si accedemos al escritorio de tramitación de la comunicación podemos ver los


documentos adjuntos a la misma, así como la información de firma en el caso de
haberlo registrado. Si seleccionamos el documento firmando y pulsamos sobre el
siguiente botón, podremos acceder al informe de firmas de Portafirmas, así como
el PKCS7 del mismo.

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Desde este punto el usuario receptor da aceptación a la comunicación y puede


por tanto asignársela a otros usuarios de su servicio para que puedan acceder a
la misma y dar respuesta o reenvío según en caso.

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4.5 Tarea de administración de Interesados


asociados a comunicación
Tarea desde la cual podemos agregar o suprimir interesados a terceros asociados
a una comunicación. Para ello, lanzamos la tarea y nos mostrará la siguiente
pantalla, la cual indica los interesados que ya tiene asociados y los interesados
disponibles.

Como podemos apreciar en la imagen, la pantalla dispone de dos listas de


interesados una a cada lado de la pantalla y una parte central en la que se
encuentran los botones que asocian o suprimen según nuestras necesidades.
La lista de la izquierda es la de los interesados que ya están asociados a la
comunicación. En la parte inferior de la lista se encuentra un campo de texto
vacío con el que podemos hacer un filtrado que será de gran ayuda para localizar
interesados rápidamente.

Para suprimirlos basta con seleccionar los interesados que vayamos a eliminar y
pulsar el botón que esta en el centro que representa una flecha apuntando hacia
la derecha (véase imagen). Se puede seleccionar más de un interesado al mismo
tiempo pulsando la tecla CTRL y haciendo clic en los nombres.

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La lista de la derecha es la de los interesados que están disponibles para


asociarlos a la comunicación. El mecanismo es similar al de los interesados
asociados. En la parte inferior de la lista se encuentra un campo de texto vacío
con el que podemos hacer un filtrado que será de gran ayuda para localizar
interesados rápidamente.

Para asociarlos basta con seleccionar los interesados que vayamos a asociar y
pulsar el botón que esta en el centro que representa una flecha apuntando hacia
la izquierda (véase imagen). Se puede seleccionar más de un interesado al
mismo tiempo pulsando la tecla CTRL y haciendo clic en los nombres.
Finalmente, para dejar guardados los cambios realizados hay que pulsar el botón
“Guardar” que podemos ver en la parte inferior de la pantalla. En caso contrario,
si no queremos guardar los cambios y dejar la comunicación con los interesados
originales, basta con pulsar el botón “Cancelar”.

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5 FAQ
Debido a que la FAQ es un elemento cambiante y crece conforme a la experiencia
del usuario, se ha creado una FAQ online gracias a la cual se podrán resolver las
dudas más frecuentes que vayan surgiendo en las distintas versiones de eCO.
La dirección de esta FAQ es:
http://catalogo.i-administracion.junta-andalucia.es/catalogo/wiki/Wiki.jsp?
page=ECOfaq&ap=667

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6 GLOSARIO

Término / Acrónimo Descripción


@firma @FIRMA es la plataforma corporativa de la Junta de Andalucía
para autenticación y firma electrónica.
@ries @RIES establece un Registro de Entrada y Salida unificado para
toda la Junta de Andalucía.
Alfresco Sistema de gestión de contenido empresarial de código abierto
que incluye la gestión de documentos y la gestión de contenidos
web.
Interesado Elemento de Trew@ que representa a quellos interesados a una
comunicación y que son externos a la Junta de Andalucía.
NRI Nota de Regimen Interior
Platina PLATaforma de INteroperabilidad de la Junta de Andalucía
encargada del envío de comunicaciones entre distintos eCO's.
Portafirmas Portafirmas es la herramienta destinada a facilitar a los órganos y
unidades administrativas el uso de la firma electrónica
reconocida de documentos procedentes de diferentes sistemas
de información independientes, el uso de este sistema conlleva
agilizar los procedimientos de la actividad administrativa.
Trew@ Trew@ es un motor de tramitación creado dentro del proyecto
w@ndA como herramienta para la gestión de workflow
administrativo.
Weboffice Módulo para la generación y edición de documentos de forma
online a través de OpenOffice.

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