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Manual de Usuario
Versión: 0100
Fecha: 10/12/2012
v1.9.1
Consejería de Economía,
eCO Innovación y Ciencia.
Manual de Usuario Servicio de Innovación y
Prospectiva
HOJA DE CONTROL
REGISTRO DE CAMBIOS
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
Nombre y Apellidos
María Luisa de la Vega Royo
Rosa María Torres de Paz
Francisco José Cantero Villar
José Antonio Camarero Román
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ÍNDICE
1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA............................................................................................ 6
1.1 Objeto....................................................................................................................... 6
1.2 Alcance..................................................................................................................... 6
1.3 Funcionalidad........................................................................................................... 6
3.1 Autenticación......................................................................................................... 10
3.1.1 Presentación................................................................................................... 11
3.1.2 Elección del puesto de trabajo........................................................................ 13
3.1.3 Resumen de datos del usuario autenticado.................................................... 14
3.1.4 Mensajes de error........................................................................................... 15
3.2 Pantalla Principal.................................................................................................... 16
3.2.1 Cabecera......................................................................................................... 16
3.2.2 Barra de menú................................................................................................ 17
3.2.3 Contenido de los subsistemas......................................................................... 20
3.2.4 Mensajes de Error........................................................................................... 20
3.3 Bandejas de comunicaciones................................................................................. 20
3.3.1 Bandeja de entrada y salida............................................................................ 21
3.3.1.1 Búsqueda de comunicaciones................................................................. 24
3.3.1.2 Categorización......................................................................................... 28
3.3.1.3 Cambio de visibilidad sobre las bandejas por organismo.........................29
3.3.2 Escritorio de tramitación................................................................................. 30
3.3.2.1 Transiciones posibles desde la fase actual............................................... 31
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5 FAQ............................................................................................................................... 86
6 GLOSARIO..................................................................................................................... 87
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1.1 Objeto
En el presente documento se tratará las funcionalidades básicas del sistema eCO,
así como los procesos a seguir para la realización de los tramites administrativos
más comunes a través de dicha herramienta.
1.2 Alcance
El presente Sistema de Información constituye el mecanismo construido para
realizar las comunicaciones interiores, que actualmente se realizan en papel,
mediante vía telemática, de una forma sencilla y segura, quedando registro de
cada uno de los pasos y sirviendo como registro documental para el futuro.
1.3 Funcionalidad
eCO permite realizar las comunicaciones interiores y oficios que actualmente se
realizan en papel vía telemática, de una forma sencilla y segura, quedando
registro de cada uno de los pasos y sirviendo como repositorio documental de la
información tratada. Se han desarrollado mecanismos para que se pueda
modelar todos los procedimientos administrativos de comunicaciones interiores,
permitiendo incluir en ellos: vistos buenos, firma, fases de envío y recepción. Esta
aplicación hace uso de otras de las que depende, se relacionan a continuación:
Trew@ (obligatorio), Formula2, Alfresco, WebOffice, @ries, eCOBus.
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2.1.1 Autenticación
El subsistema de autenticación es el encargado de confirmar la identidad del
usuario a través de @firma. El usuario sólo interactuará con estas pantallas al
entrar en la aplicación y autenticarse con su certificado digital.
El sistema recomendado es utilizar los servicios de @firma, si bien es posible
activar el acceso mediante usuario y contraseña. Este último método sólo se
recomienda para administradores y personal técnico.
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2.1.5 Administración
El módulo de administración sólo es visible para los usuarios que posean el perfil
de “Administrador”. En este conjunto de pantallas el usuario administrador podrá
realizar las tareas de administración más frecuentes de la aplicación, como
gestionar los datos del sistema, monitorizar dichos datos o configurar el
comportamiento de la aplicación.
Para más información acudir al “Manual de Administración eCO v1.9.1“.
2.1.6 Alfresco
Por último, eCO tiene la posibilidad de integrarse con el gestor documental
Alfresco, para que se realicen copias de respaldo de los documentos asociados a
las comunicaciones. Así pues, el sistema eCO integra además una tarea a través
de la cual permite anexar documentos a la comunicación que hayan sido
previamente incorporados a Alfresco.
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2.2 Navegación
En este apartado se va a describir, representado
mediante un diagrama, la navegación mas común en
eCO: el procedimiento de NRI a un jefe de servicio. Para
más detalles consultar el apartado 4 Ejemplo de NRI Entre
Jefaturas de Servicio.
En primer lugar debemos acceder a la aplicación y pulsar
sobre “Autenticación de usuario”. Seguidamente debemos
seleccionar nuestro certificado y, en caso de tener más
de un puesto de trabajo, seleccionar con el que deseamos
entrar a la aplicación.
Una vez dentro de la aplicación, debemos pulsar sobre el
botón “Alta” y entraremos en el alta de comunicaciones.
Aquí debemos seleccionar el procedimiento “NRI a Jefe de
Servicio” y pulsar sobre Siguiente. A continuación
debemos seleccionar el destino de la comunicación pulsar
“Finalizar”. Una vez creada, nos mostrará los datos de la
comunicación y la opción de “Tramitar”.
En el escritorio de tramitación debemos incorporar los
documentos correspondientes y tramitar a la siguiente
fase. En esta nueva fase debemos pulsar sobre la tarea
“Enviar a Portafirmas”, la cual nos abrirá una nueva
ventana.
En la pantalla de “Envío a Portafirmas”, es necesario
determinar que documentos se enviarán y que firmantes
lo deben firmar. Una vez seleccionado estos datos,
pulsaremos sobre “Enviar a Portafirmas” y esperaremos
la confirmación de Portafirmas. Una vez el firmante firme
el documento, se refrescará el escritorio de tramitación.
En el escritorio de tramitación podremos descargar el
documento con el informe de firma, para confirmar que la
firma ha sido correcta. A continuación debemos pulsar
sobre la tarea “Enviar a Registro @ries”, la cual nos abrirá
una nueva ventana.
En la pantalla de “Registro @ries”, tan sólo es necesario
seleccionar los documentos que deseamos registrar y
pulsar sobre el botón “Registrar”. Pasados unos
segundos, una pantalla resumen nos mostrará los datos
de registro @ries. Una vez pulsemos “Aceptar”, se
refrescará el escritorio de tramitación.
Si nuestro organismo es el destino de la comunicación y
nuestro usuario receptor de comunicaciones , podemos
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3.1 Autenticación
La autenticación es el subsistema encargado de certificar la identidad del
usuario, así como de elegir con que puesto de trabajo desea el usuario trabajar
en esa sesión (en caso de tener más de un puesto).
Este subsistema se compone de las pantallas:
• Presentación
• Elección del puesto de trabajo
• Resumen de datos del usuario autenticado
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3.1.1 Presentación
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Pasados unos segundos o bien pulsando sobre el enlace “Acceso al sistema eCO”
accederemos a la pantalla principal de la aplicación.
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En caso de que el usuario tenga una sesión abierta e intente abrir otra sesión, el
sistema mostrará el siguiente mensaje de error:
En caso de que el certificado del usuario esté caducado, el sistema mostrará una
ventana de advertencia informando del suceso:
Por último, en caso de que haya algún problema con los sistemas de
autenticación, el sistema ofrecerá la posibilidad de remitir un correo electrónico
al email del administrador comunicándole el origen de la incidencia.
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3.2.1 Cabecera
En la cabecera de la aplicación se pueden encontrar los siguientes datos/enlaces:
1. Información del usuario y versión
2. Aumentar y Disminuir
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4. Ayuda Online
5. Salir
1. Bandeja de Entrada
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2. Bandeja de Salida
3. Alta
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5. Perfil de Usuario
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Podemos cambiar de página para ir accediendo a todos los resultados, dado que
el sistema las devuelve dependiendo de la resolución de nuestra pantalla (de 10
en 10, de 15 en 15, etc...).
A su vez podemos ordenar los resultados por todas las columnas salvo por la
fecha de Alta, por que es coincidente si ordenamos por número.
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Por último, podemos navegar a través de las distintas pestañas que nos ofrecen
filtros diferentes para nuestras comunicaciones: “Pendientes”, “Mis
comunicaciones”, “Archivadas” y “Todas”. Tan sólo debemos pulsar sobre la
pestaña deseada para que el sistema nos muestre su contenido.
La pestaña marcada en la navegación se destacará porque se muestra
desplegada, y por tanto más grande con respecto a las demás, además de ganar
intensidad en sus colores.
En el caso de la bandeja sea entrada, se mostrarán las siguientes tres pestañas:
“Pendientes”, “Archivadas” y “Todas”.
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Una vez encontrada la comunicación, sólo tenemos que pulsar sobre la misma y
se nos abrirá el escritorio de tramitación para la comunicación escogida.
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6. Procedimiento.
7. Tipo de Acto.
8. Categorías.
Para usar cualquiera de estos filtros, tan sólo debemos escribir el texto en el
campo correspondiente y luego pulsar sobre el botón de “Buscar”.
Hay que tener en cuenta que las comunicaciones con varios destinos
(circulares y multiples expedientes) no serán filtradas en la búsqueda cuando
ésta se realice por el campo de “Organismo Destino”.
También podremos buscar por diferentes campos a la vez. Para ello debemos
destacar que justo debajo de “Tipo Acto” podremos elegir si deseamos que la
búsqueda sea exclusiva o no, es decir, que busque las comunicaciones que
cumplan todos los filtros (“Búsqueda Exclusiva”) o que cumplan cualquiera de los
filtros escogidos (“Búsqueda no Exclusiva”).
Por ejemplo: en este caso nos buscará todas las comunicaciones cuyo título
contenga la palabra “prueba” Y que esté en alguna fase que contenga el texto
“ENVIAD”.
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Tan sólo debemos escribir en los campos y nos irán apareciendo las coincidencias
que la aplicación vaya encontrando entre las diferentes posibilidades.
Esta funcionalidad sólo está disponible para los campos Organismo
Origen/Destino, Estado, Procedimiento y Tipo de Acto.
3.3.1.2 Categorización
Para la bandeja de entrada se ha preparado un sistema de categorización de
comunicaciones y su respectivo filtrado.
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Estas categorías son generales para todos los usuarios y son predefinidas por el
administrador de eCO.
Existe un botón en las bandejas a través del cual, si pulsamos sobre él,
tendremos acceso a la lista de unidades orgánicas disponibles.
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3. Tareas pendientes
4. Documentos permitidos
5. Documentos asociados a la Comunicación
6. Otras Informaciones
Para tramitar cualquier transición posible, es necesario pulsar doble clic sobre la
transición que deseamos ejecutar.
Si pulsamos sobre el literal “Tramitación en Lote”, se desplegará una nueva
ventana en la cual aparecerán todas las comunicaciones que coincidan en
procedimiento y fase con la actual comunicación.
Esta ventana nos ofrece la posibilidad de marcar las distintas comunicaciones
que aquí aparecen, de forma que si hay alguna marcada cuando ejecutamos una
transición posible, se tramitará la comunicación actual y las comunicaciones
marcadas a la fase que hayamos seleccionado.
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2. Evolución, nos permite consultar todas las situaciones por las que
ha pasado la comunicación, que usuario ha hecho los cambios y si
ha incluido algún tipo de observación a la misma.
Es importante destacar que si nosotros somos los emisores de la
comunicación, sólo tendremos visibilidad hasta la fase “Recibida”. En el
caso en el que seamos los receptores, sólo podremos consultar los
pasos dados desde que la comunicación fue enviada.
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3.3.2.5.2.1 WebOffice
Para determinados tipos de comunicaciones tendremos a
nuestra disposición la posibilidad de generar documentos,
que en realidad serán plantillas que podremos usar para
crear nuestros documentos según nuestra necesidad.
Dichas plantillas contendrán una serie de variables que
tomarán un valor en concreto dependiendo de la
información con la que estemos trabajando.
Para generar estos documentos tendremos que
seleccionar la opción correcta dentro de la pestaña de
documentos a incorporar. La opción es la siguiente:
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Editar Documento
Al seleccionar la opción Editar Documento se activará WebOffice:
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Conversor PDF
Haciendo clic sobre el botón “Convertir a PDF” se cargará WebOffice, pero en
modo vista. Esto quiere decir que no podremos editar el documento, aunque sí
que podremos exportarlo a PDF, imprimir, etc.
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Si pulsamos sobre el botón “Editar con Formula”, nos aparecerá el formulario que
hayamos definido en “Formula” para que lo completemos con nuestros datos.
Por último, una vez guardado el formulario con nuestros datos, debemos pulsar
sobre “Formula-PDF” para convertir nuestro formulario en un documento PDF.
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Esta pantalla nos permite tanto eliminar usuarios asignados, como asignar
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Para asignar algún usuario, pulsamos sobre “Añadir” y nos aparecerá la siguiente
pantalla en la cual podremos asignar tantos usuarios como deseemos, siempre y
cuando pertenezca a nuestra unidad / servicio:
3.3.2.6.2 Mensajes
Permite ver los avisos asociados al expediente en que nos encontramos y al
usuario que está actuando en este momento.
Si al acceder al expediente tenemos algún aviso pendiente de ser leído se nos
marcará de la siguiente manera:
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Si decidimos crear un aviso, dicho mensaje podrá ser visualizado por los usuarios
asignados a dicha comunicación. La pantalla de creación de avisos es la
siguiente:
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Vamos a ver cual sería el procedimiento a seguir en el caso del envío de una nota
de régimen interior entre Jefes de Servicio.
Desde la pantalla de selección del tipo de comunicación, escojo la opción, "NRI
entre JS".
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Una vez grabada la comunicación el sistema nos ofrece dos posibles opciones, o
bien acceder al escritorio de tramitación de la misma o bien dar de alta una
nueva.
3.4.2.1 Interesados
Opcionalmente, siempre que se tenga configurado el sistema, se podrá incluir
Interesados a la comunicación. Esta figura de interesados representa a las
entidades externas a la Junta de Andalucía que participan en la comunicación,
aunque no de forma directa. Estas entidades suelen usarse cuando algún destino
de la comunicación es externo, de forma que así quedan reflejadas en el sistema
y la comunicación sin ser usuarios de eCO.
En caso de que no se tuviera configurado los interesados, sólo se mostrará el
árbol de Organismos destino.
3.4.2.2 Multidestinos
En el caso en el que esté activado la posibilidad de mandar comunicaciones a
más de un destino, y si el usuario tiene la configuración necesaria, tendremos la
posibilidad de elegir más de un organismo destino. Aparecerá una nueva pestaña
en la pantalla llamada “Destinos Seleccionados” que nos mostrará de manera
rápida aquellos Organismos que hemos marcado en el árbol para enviar la
comunicación, teniendo la posibilidad de quitar los destinos desde esa ventana.
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3.5 Alfresco
El sistema eCO está preparado para la integración con Alfresco, gestor
documental que se encargará de respaldar la documentación asociada a la
comunicación. De esta forma, cuando un usuario incorpore un documento a una
comunicación, este subsistema hará una copia de seguridad en la carpeta
correspondiente alojada en el gestor documental. El sistema eCO seguirá
ofreciendo el documento que tiene en base de datos para su descarga,
visualización y manipulación, aunque también es posible consultar este mismo
documento desde el Gestor Documental. Para el usuario todo este proceso se
realiza de forma automática.
Por otro lado, el sistema ofrece la posibilidad de anexar a una comunicación un
documento que haya sido subido a Alfresco anteriormente, gracias a la tarea
llamada “ASOCIAR DOCUMENTOS ALFRESCO”.
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Una vez pulsemos sobre dicho icono, se abrirá una nueva ventana en la cual
podremos gestionar las conexiones a los distintos servidores:
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Una abierto el gestor de sitios, vamos a crear un nuevo sitio para poder
conectarnos a Alfresco. Esta operación sólo se debe realizar una vez, ya que una
vez configurado la conexión se quedará guardada.
Debemos pulsar en primer lugar sobre el botón “Nuevo Sitio”, ponerle un nombre
con el que identifiquemos la conexión (por ejemplo “Alfresco”) y le asignarle los
siguientes datos:
• Servidor: URL o dirección IP donde se encuentra alojado Alfresco
• Server Type: FTP – File Transfer Protocol
• Logon Type: Normal
• Usuario: El usuario personal de acceso a Alfresco
• Contraseña: la contraseña de acceso a Alfresco
Una vez completados todos los datos, debemos pulsar sobre el botón aceptar
para guardar los cambios.
Una vez finalizado este proceso, si volvemos a abrir el “Gestor de sitios”, nos
aparecerá la conexión con todos los datos guardados, de forma que tan sólo
tenemos que seleccionar la conexión y pulsar sobre el botón “Conectar”.
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Debemos marcar el documento que deseemos anexar (en este caso sólo existe
uno en el directorio) y pulsar sobre el botón “Incorporar”.
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Una vez que hemos incorporado la NRI a la comunicación, el sistema no nos deja
incorporar ninguna más, salvo documentos anexos a la misma.
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Una vez realizado el trámite cumpliendo las condiciones que tenga asociadas nos
podrá aparecer esta otra ventana:
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Cuando hayamos definido todos los datos de la petición, hacemos clic sobre el
botón “Enviar a Portafirmas”. Nos mostrará un diálogo de confirmación y la
comunicación cambiará de fase.
Una vez enviada a la firma, se queda en una fase en “Espera de firma” pendiente
que nos lo firme el responsable del servicio que hayamos escogido
anteriormente.
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En la tarea “Envío a Portafirmas Sin Normalizar” nos aparece una opción para
añadirnos a nosotros mismos como firmantes.
Para ello tan sólo debemos pulsar sobre el botón “Añadirme como firma”.
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teniendo en cuenta que el envío en esta ocasión nos va a distinguir por tipo de
documento enviado.
Como se puede observar en la siguiente pantalla, tenemos tres tipos de
documentos a enviar en el ejemplo y cada uno de ellos tiene unas características
diferentes; con firma normalizada, sin normalizar, sin firma...
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4.2.4.2 Compulsa
Junto con la posibilidad de recibir avisos, el sistema permite también escoger que
la petición enviada a Portafirmas sea compulsada previamente, de forma que el
documento quedaría firmado y sería copia del original.
Para activar dicha opción debemos en primer lugar pulsar sobre el check
“Compulsa del documento” y a continuación escoger en que posición queremos
colocar el sello de Compulsa.
Tendremos para ello una tarea habilitada en la pestaña de Tareas del Escritorio de
Tramitación a tal efecto.
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Y sería el siguiente:
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Una vez marcamos el/los documento/s a registrar nos debe aparecer el mensaje
de confirmación correspondiente.
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Una vez seleccionado los destinos de los documentos, debemos pulsar sobre el
botón registrar y en pantalla aparecerá el siguiente mensaje:
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Para suprimirlos basta con seleccionar los interesados que vayamos a eliminar y
pulsar el botón que esta en el centro que representa una flecha apuntando hacia
la derecha (véase imagen). Se puede seleccionar más de un interesado al mismo
tiempo pulsando la tecla CTRL y haciendo clic en los nombres.
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Prospectiva
Para asociarlos basta con seleccionar los interesados que vayamos a asociar y
pulsar el botón que esta en el centro que representa una flecha apuntando hacia
la izquierda (véase imagen). Se puede seleccionar más de un interesado al
mismo tiempo pulsando la tecla CTRL y haciendo clic en los nombres.
Finalmente, para dejar guardados los cambios realizados hay que pulsar el botón
“Guardar” que podemos ver en la parte inferior de la pantalla. En caso contrario,
si no queremos guardar los cambios y dejar la comunicación con los interesados
originales, basta con pulsar el botón “Cancelar”.
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Consejería de Economía,
eCO Innovación y Ciencia.
Manual de Usuario Servicio de Innovación y
Prospectiva
5 FAQ
Debido a que la FAQ es un elemento cambiante y crece conforme a la experiencia
del usuario, se ha creado una FAQ online gracias a la cual se podrán resolver las
dudas más frecuentes que vayan surgiendo en las distintas versiones de eCO.
La dirección de esta FAQ es:
http://catalogo.i-administracion.junta-andalucia.es/catalogo/wiki/Wiki.jsp?
page=ECOfaq&ap=667
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6 GLOSARIO
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