Código: P-GT-2

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EQUIPOS Versión: 1

Fecha: 24-Junio-2014
PROCESO GESTIÓN TECNOLOGICA
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1. OBJETIVO

Definir las acciones para la administración de equipos informáticos y de

telecomunicaciones de la Fundación FES.

2. ALCANCE

Inicia desde la compra de los equipos de informática y telecomunicaciones hasta la

generación del concepto para dar de baja al equipo.

3. DEFINICIONES

 Equipo propio del usuario: Corresponde a los computadores de propiedad de

contratistas que ejecutan funciones o actividades propias de un proyecto y cuya
permanencia en las instalaciones de la Fundación FES será más de una semana
y debe interactuar con nuestra plataforma tecnológica.

 Telecomunicaciones: Todas las formas de comunicación a distancia. La

palabra incluye el prefijo griego tele, que significa “distancia” o “lejos”. Por lo
tanto, la telecomunicación es una técnica que consiste en la transmisión de un
mensaje desde un punto hacia otro, usualmente con la característica adicional
de ser bidireccional. La telefonía, la radio, la televisión y la transmisión de datos
a través de computadoras son parte del sector de las telecomunicaciones.

 Sistemas informáticos: Un sistema informático es un sistema que permite

almacenar y procesar información; como todo sistema, es el conjunto de partes
interrelacionadas: en este caso, hardware, software y recursos humanos. El
hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico
inteligente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de
almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema operativo y
aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de gestión de bases
de datos. Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y
mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los
usuarios que lo utilizan.

 Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informático;

sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.
Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento
físico involucrado.

 Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, que

comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible
la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos
que son llamados hardware.
Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones
informáticas o programas; tales como el procesador de texto, que permite al
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usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado

software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al
resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la
interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y
proporcionando una interfaz con el usuario.

 Traslado: Para la Fundación FES, el traslado corresponde a mover el equipo en

las siguientes circunstancias:

o Traslados entre sedes de la Fundación FES.

o Entre áreas de trabajo
o Entre usuarios

4. RESPONSABLE

Coordinador de Sistemas

5. CONDICIONES

 Cumplir con las políticas de sistemas de la Fundación FES.

 Se definen los tiempos de recepción y atención de solicitudes al área de

informática y telecomunicaciones- TIC.

Solicitud Tiempo recepción de la Tiempo de atención

Creación de usuario para
cuentas electrónicas, sitio
web, manejo de alarma.
Asignación o traslado de
equipos informáticos y de
telecomunicaciones
(Ingreso de colaboradores o
contratistas o traslado de
equipos)
Solicitud de mantenimiento
correctivo o soporte
técnico.
solicitud
En el tiempo que se
Dos días hábiles. requiera el servicio, pero
está sujeto a la entrega
oportuna de la solicitud.
Cinco días hábiles.
Un día hábil o durante el Según la complejidad de
día. la solicitud se programa
la atención.

 Cuando se cambie o actualice un equipo al colaborador o contratista, se debe

actualizar el formato de Control de Entrega y Devolución de Equipos
informáticos y telecomunicaciones F-GT-7.
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 Cuando se requiere un proveedor de servicio técnico, se le debe exigir la

entrega del informe detallado de la labor realizada para el registro de la hoja de
vida de cada equipo.

6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

6.1 Crear hoja de vida de equipos

Se crea la hoja de vida de los equipos en el formato Hoja de vida del Equipo F-GT-3,
que ingresan a la Fundación FES en razón a:

 Adquisición, con acta de recibo

 Alquiler, con las condiciones de arrendamiento
 Préstamo, con las condiciones del préstamo
 Donación, con acta de recibo
 Consignación, con las condiciones del servicio de consignación
 Equipo propio del usuario

Se actualiza el formato de Inventario de Equipos Informáticos y Telecomunicaciones F-

GT-2.

6.2 Informar las novedades de los equipos para su aseguramiento.

El Coordinador de Sistemas informa al responsable de Administración de bienes, las

novedades respecto a los equipos informáticos y de telecomunicaciones.

6.3 Recibir solicitud de asignación y/o traslado de equipos informáticos y de

telecomunicaciones.

El Coordinador de Sistemas recibe la solicitud por parte del Coordinador de Gestión

Humana o del Director de Área, la asignación y/o traslado de equipos informáticos y
de telecomunicaciones en el formato F-GT-5 Solicitud de Asignación y/o Traslado de
Equipos Informáticos y Telecomunicaciones y Cuentas de Usuarios. La solicitud de
asignación o traslado se realiza por correo electrónico.

Si la solicitud corresponde a un traslado de equipos entre usuarios o por

desvinculación de un usuario, ir a actividad 6.4, en caso contrario ir a actividad 6.5

6.4 Realizar asignación y traslados de equipos.

Una vez se tiene conocimiento sobre de la asignación o el traslado del equipo, el

Coordinador de Sistemas realiza las siguientes actividades a fin de preservar la
información almacenada en el computador y garantizar las políticas de seguridad de la
información.
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 Realizar la suspensión de las cuentas de usuario de acceso a las diferentes

herramientas informáticas y al correo institucional.

 Realizar copia de seguridad de la información almacenada en el equipo.

 Revisión y/o recepción del equipo, accesorios y elementos de comunicaciones,

determinando el estado de los mismos.

La revisión y/o recepción del equipo se compara con lo registrado en el formato

Control Entrega y Devolución de Equipos Informáticos y de Telecomunicaciones F-GT-
7 y lo registrado en la Hoja de vida del equipo F-GT-3.

Se realiza actualización en la hoja de vida del equipo, para identificar la disponibilidad

de este en una próxima asignación y se actualiza el formato F-GT-6 de Cuentas de
Usuarios.

6.5 Realizar la configuración de los equipos informáticos y de

telecomunicaciones

Se realiza la configuración de los equipos informáticos y de telecomunicaciones

teniendo en cuenta la información recibida en el formato F-GT-5 Solicitud de
asignación y/o traslado de equipos y cuentas de usuarios, así como considerando:

 El uso que se va a realizar de los mismos.

 Las funciones propias del usuario responsable del mismo.
 Las políticas de sistemas.
 Las políticas de seguridad de la información.
 La disponibilidad de licencias de software.
 La ubicación del equipo.

La configuración de los equipos informáticos y de telecomunicaciones consiste en:

 Instalar o verificar el funcionamiento y legalidad del Sistema Operativo.

 Instalar o verificar el funcionamiento y legalidad del antivirus.
 Instalar o verificar el funcionamiento y legalidad del software de ofimática.
 Instalar los sistemas de información a los cuales tendrá acceso, con la
correspondiente configuración de acceso a sus módulos.
 Configurar las conexiones de red y comunicaciones.
 Crear las cuentas de usuarios correspondientes.

La configuración de los equipos informáticos y de telecomunicaciones se realiza en

cumplimiento de las políticas de sistemas y de seguridad de la información.
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Se actualizan los siguientes formatos:

Hoja de Vida del Equipos F-GT-3.

Control de Cuentas de Usuarios F-GT-6.
Inventario de Equipos Informáticos y Telecomunicaciones F-GT-2.

6.5 Asignar el área de trabajo y equipos informáticos y de telecomunicaciones

El Coordinador de Sistemas recibe la solicitud de asignación o traslado de equipos por

parte del Coordinador de Gestión Humana o el Director de área en el formato F-GT-5,
con la información completa sobre las condiciones físicas del área de trabajo,
descripción de los equipos requeridos y las condiciones de creación de cuentas.

De esta manera el Coordinador de Sistemas realiza la revisión de las condiciones del

área de trabajo para la instalación de equipo a asignar, con el fin de contar con el
espacio y condiciones técnicas adecuadas para instalar el equipo, sus accesorios y los
elementos de comunicaciones.

Se registran los equipos a entregar en el formato Control de Entrega y Devolución de

Equipos Informáticos y Telecomunicaciones F-GT-7 y se le hace entrega al usuario.

Si los equipos se envían a otras sedes de la Fundación se informa al responsable del

área administrativa para la actualización de las pólizas respectivas.

6.6 Reportar equipos obsoletos o dañados para su correspondiente baja.

En el control de inventario o en las actividades de mantenimiento preventivo y

correctivo, se identifican los equipos dañados u obsoletos, los cuales se someten a un
diagnóstico técnico a fin de considerar su condición para solicitar su correspondiente
baja.

El diagnóstico y el correspondiente concepto incluye el análisis de aspectos como:

 Costo de reparación o mantenimiento más alto que la reposición del mismo.

 Imposibilidad de conseguir repuesto.
 Obsolescencia tecnológica.
 Renovación tecnológica o políticas estratégicas de uso de tecnología.
 Altos costos de los consumibles.

Se envía a la Dirección Administrativa y Financiera el diagnóstico y concepto técnico

de los equipos a dar de baja para su correspondiente trámite.
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6.7 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejoras y Lecciones

Aprendidas

Con base en el análisis realizado y en la identificación de brechas durante la

administración de los equipos, el Coordinador de Sistemas formula lecciones
aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento y/o acciones
correctivas, preventivas y de mejora según el procedimiento P-GMC-6.

FIN.

ANEXOS
No Aplica

CONTROL DE CAMBIOS
Descripción Motivo del Fecha del Aprobado
Versión del del Cambio cambio cambio por
Documento
1 Creación ___________ 24-Junio-2014 Director
Administrativo
y Financiero.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Ubeimar Nombre: Olga Mildred Nombre: Máximo Adrián Luna

Orrego. Charry Valencia.
Cargo: Coordinador de Cargo: Coordinador de Cargo: Director Administrativo
Sistemas. Planeación y Calidad y Financiero.
Firma: Firma: Firma: