PLAN OPERATIVO

INSTITUCIONAL
Juan MENA PARCO
 ANALISIS ESTRATEGICOS DE LOS SERVICIOS DE SALUD

El análisis estratégico de los EESS comprende:

1. El análisis de la Demanda y de la Oferta de Salud
2. El análisis FODA de salud
 POBLACION

SALUD
DEMANDA INDICADORES
SANEAMIENTO BASICO

ACCESIBILIDAD

ANALISIS DE
DEMANDA Y GESTION
OFERTA DE SALUD OBJETIVOS
GENERALES

PRODUCTIVA

RECURSOS HUMANOS OBJETIVOS

ANALISIS DE ESPECIFICOS
INDICADORES DE ESTRUCTURA, IDENTIFICACION Y
PRIORIZACION PROBLEMAS:
OFERTA PROCESOS Y RESULTADOS SELECCION DE
DE PROBLEMAS NUDOS
MATERIAL Y EQUIPO PROBLEMAS
CRITICOS

ANALISIS
ESTRATEGICO DE FINANZAS
LOS SERVICIOS DE
SALUD
INFRAESTRUCTURA

OPORTUNIDADES
ANALISIS EXTERNO
AMENAZAS
ANALISIS FODA DE
LA SITUACION DE
SALUD
FORTALEZAS
ANALISIS INTERNO

DEBILIDADES
 ANALISIS ESTRATEGICO DE LOS SERVICIOS DE SALUD

El análisis de la situación de salud requiere el uso de Fuentes de Información:

1. FUENTES PRIMARIAS
• La observación
• El cuestionario
• La entrevista a profundidad
• Los grupos focales

2. FUENTES SECUNDARIAS
a. Fuentes Estadísticas: aspectos sociodemográficos, sanitarios, económicos.
b. Fuentes Bibliográficas:
1) Publicaciones nacionales e internacionales
2) Sistemas de información en salud: LILACS, MEDLINE
3) Sistema Internet
 DEFINICION
1. El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestión de
corto plazo
2. Define las actividades que se llevarán a cabo en periodos de 1 año.
3. Busca el logro de los resultados previstos en el Plan Estratégico
Institucional
4. El POI operativiza el cambio por medio de la ejecución de
actividades y acciones concretas
 POI
• Es un esfuerzo organizacional, definido y disciplinado.
• Busca que las instituciones definan con la mayor claridad posible su
misión y la visión que tienen de ésta en el mediano y largo plazo.
• Constituyéndose en una herramienta poderosa que posibilita la
adaptación de la organización a medios exigentes, cambiantes y
dinámicos.
• Logrando el máximo de eficiencia, eficacia y calidad en la prestación
de sus servicios.
 Los planes y el presupuesto
SISTEMA DE PLANEAMIENTO SISTEMA DE
PRESUPUESTO

Programas
Estratégicos
Planes Prioritarios Plan
Estratégicos de Plan Operativo
Estratégico Presupuesto
Desarrollo Institucional
Institucional

SISTEMA DE INVERSION PUBLICA - SNIP

Proyectos de Inversión Prioritarios

 OBJETIVOS
• Solo se puede validar los resultados si los objetivos son formulados en
términos medibles.
• DEFINICION:
Los objetivos son los resultados deseados que expresan un cambio concreto y medible que
se alcanzará en un tiempo, espacio y población determinada.
• Los problemas priorizados permitirán el planteamiento de los
Objetivos Generales (Soluciones) y los nudos críticos identificados
permitirán que Ud. seleccione los Objetivos Específicos.
• Los objetivos son una respuesta a los problemas planteados
 FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS
1. Otorgan direccionalidad al plan.
2. Intervienen en la evaluación: de los objetivos se desprenden los
criterios para determinar el grado de éxito o fracaso del POI.
3. Incrementa las posibilidades de previsión del futuro.
4. Permiten diseñar la estructura del POI y determinar las actividades
necesarias para alcanzarlas.
5. Fomenta la participación, comunicación y el trabajo en equipo,
creando un clima favorable que favorece el diseño del Plan
Operativo Institucional.
 OBJETIVOS GENERALES
• Es el planteamiento general del resultado esperado al concluir el
plazo fijado para la ejecución del POI.
• Estos planteamientos generales deben ser verificables aunque no
siempre deben ser medibles.
• El Objetivo General es respuesta al problema priorizado
 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Es el resultado específico a alcanzar correspondiente a una actividad
determinada en términos que permitan medirlo.
• Permiten solucionar los nudos críticos
REQUISITOS PARA LA FORMULACION DE
OBJETIVOS
 PROGRAMACION
• Es la fase en que se traducen los objetivos planificados en acciones
concretas o actividades, a partir de la priorización de los problemas.
• Esta fase permite:
1. Definir las actividades y tareas que cada objetivo especifico requiera.
2. Determina qué recursos se requieren para ejecutarlos.
3. Asigna responsabilidades.
4. Prepara un presupuesto para las actividades
5. Establece el cronograma de ejecución de las mismas.
PROGRAMACION
COMO CONSTRUIR UNA MATRIZ DE
PROGRAMACION
 FASE I: Actividades y Tareas
• Las actividades son las acciones
que se ejecutan con la finalidad
de alcanzar los objetivos
específicos propuestos.
Conceptualmente se reconocen tres
tipos de actividades:
1. Sanitarias o de prestación de
salud: Actividades de atención
directa al usuario (atención a los
problemas de la demanda).
2. De gestión: Aquí se incluirán los
problemas de la oferta.
3. Inversión: Actividades orientadas al
equipamiento e infraestructura del
Establecimiento..
 ¿Cómo establecer las Actividades?

Para ello las preguntas a plantearse deben ser:

1. ¿Cómo hacer para alcanzar los objetivos específicos del programa?
2. ¿Qué recursos se necesitarán?
3. ¿Cuándo se llevarán a cabo?
4. ¿Quiénes realizarán las actividades?

Hay un instrumento que permite agrupar funcionalmente las

actividades con el fin de ordenar su formulación. Nos referimos a las
Líneas de Acción Estratégicas.
 TAREAS

1. Son los componentes mínimos de una actividad.

2. Las tareas no se consignan en la matriz de programación, sino en el
plan de trabajo del responsable de la actividad.
3. A la descripción de la actividad se le suele denominar TAREA, que
viene a constituirse en el componente mínimo de una actividad.
4. También se le denomina: COMPONENTE
 FASE II: Meta y Asignación de Recursos

META RECURSOS
• Expresa el número de veces que • Son los medios que permitirán que se
necesitamos ejecutar una actividad y cumplan las actividades.
cuántas personas o entidades van a • Tipos: Son:
participar en ellas, para alcanzar los
resultados esperados. 1. Humanos.
2. Materiales.
• Algunos autores le llaman a la meta 3. Financieros.
«Producto».
• Es fundamental tener en cuenta al
• Ejemplos: recurso crítico.
1. Realizar cuatro cursos de capacitación a
diciembre de 2014, duración de cada • Para cada uno se determina la cantidad o
curso: tres días; un curso cada dos meses. proporción de recursos necesarios y las
2. Dos supervisiones a ocho comunidades. características cualitativas del recurso:
tipo profesional, tipo de material o
especificación técnica, fuente financiera,
etc.
 Criterios para Asignación de Recursos

1. Costo: Es importante, pero no debe usarse como criterio único.

2. Eficiencia de la gestión: Un factor motivacional constituye el sistema de
recompensas para las actividades o programas que alcancen niveles de
desempeño superiores.
3. Importancia política: Se usa criterios de magnitud del daño,
vulnerabilidad y trascendencia del problema, impacto de la intervención
y costo. Destaca aquí el impacto en mejorar las condiciones de vida.
4. El impacto de resultados se miden en: Actividades ejecutadas o servicios
prestados.

Por lo tanto, cuando se trata de asignar recursos se tendrá en cuenta el

mejorar el estado de salud de la población a su cargo.
 FASE III: Costos

• Permite estimar la factibilidad y la viabilidad de su ejecución.

• Los responsables administrativos y financieros participarán
activamente, brindando la información oportuna.
• Usar como fuentes de información no sólo las del sector
salud; sino también otras (generación de recursos propios o la
propuesta y ejecución de proyectos que permitan generar
fondos de financiamiento de actividades).
• Asimismo se debe establecer una estructura de costos, que
incluya:
1. Actividades típicas de la institución (actividades asistenciales,
preventivo - promocionales) y
2. Actividades atípicas más frecuentes (docencia e investigación).
• Para el cálculo de costos, se parte de identificar los
requerimientos e insumos necesarios para cada actividad
programadas.
 FASE IV: Indicadores

Permiten una información rápida

y práctica del cumplimiento de
las actividades, basado en el
indicador de la actividad.
1. Actividad: encuestar a 300
personas sobre satisfacción
del usuario.
2. Indicador: número de
encuestas realizadas, o mejor
aún, % de la meta de personas
a encuestar.
 FASE V: Cronograma
1. Es el período de cumplimiento de las actividades, permite racionalizar los recursos y
establecer los períodos de supervisión y monitoreo del POI.
2. Son mensuales para facilitar el seguimiento.
3. Diagrama de Gant: ayuda a visualizar si tenemos tiempo para cada actividad programada, su
distribución en todos los trimestres del año de una manera homogénea y nos ayuda a
relacionar una actividad con otra.
4. Es conveniente considerar el plazo de un año.
 FASE VI: Responsables
1. En la formulación debe participar todo el equipo que lo ejecutará.
2. No designar más de tres responsables por actividad.
3. El área de trabajo del responsable debe facilitar el cumplimiento de la misma
4. El perfil técnico del designado debe ser consecuente con la naturaleza de la actividad.
5. Distribuir de manera razonable y equitativa las actividades.
6. Debe trabajarse en equipo, fortaleciendo un liderazgo y responsabilidad colectiva.
 Características del POI

Globalidad e integridad

Flexibilidad
Características
del POI
Coordinación

Racionalidad
 Etapas del POI

Formulación

Aplicación
Etapas del
POI
Evaluación

Actualización
 SUPERVISION
• Ayuda a obtener los resultados
previstos en el POI
• Descubre a tiempo los problemas en
la ejecución del POI, analizarlos y
elegir las soluciones adecuadas.
• La supervisión es una herramienta
muy útil en todas las fases.
especialmente en la fase de ejecución.
• Es importante en el mejoramiento
continuo de la calidad
¿PARA QUÉ ES ÚTIL LA SUPERVISIÓN?
• Capacitar permanentemente a los
trabajadores y mejorar su
desempeño.
• Motivar al trabajador para el
desarrollo de su trabajo.
• Mejorar la calidad técnica de la
atención y la satisfacción del usuario
de los SS
• Realimentar inmediatamente al
trabajador y todo el proceso de
ejecución de las actividades.
• Reorientar a tiempo la ejecución de
actividades si fuere necesario.
 MONITOREO
• Su fin es medir hasta qué punto
se están cumpliendo los
objetivos/resultados, para
buscar mejores soluciones
futuras.
• Se realiza sobre actividades de
suma importancia, de corto
plazo y de poca predictividad en
sus resultados.
• El monitoreo es
fundamentalmente para
garantizar el logro de los
objetivos específicos.
• Se debe basar en un sistema
permanente de realimentación: es
necesario contar con un sistema de
soporte de información que sea
suficiente, oportuno y veraz.
• El monitoreo se programa para realizarlo
con cierta frecuencia durante la
ejecución del plan operativo.
• Su frecuencia depende de:
1. Los problemas que se quieren
identificar.
2. La capacidad del personal que ejecuta
la tarea o actividad y de la especialidad
de los integrantes del equipo de
gestión del establecimiento.
3. La calidad de información disponible.
4. Los recursos disponibles.
 EVALUACION

• Constata los avances en

la consecución de los
objetivos, nos traza un
PLAN DE ACCIÓN para
solucionar los
problemas
• El establecimiento de
los objetivos debe
hacerse precisando los
indicadores necesarios
para la evaluación.
 EVALUACION

LOS ESTANDARES
LOS INDICADORES
• Un estándar es lo que debe ser. Es
Para establecer los el límite entre lo aceptable y lo
indicadores se requiere: inaceptable.
• El estándar puede tener un rango,
1. Precisar lo que se como límite superior y limite
quiere medir. inferior. Por ejemplo, se considera
normal el peso de un niño que esté
2. Describir el indicador. comprendido entre +-2 DS del
patrón internacional de referencia.
3. Finalmente se
• Siempre pensemos en superar los
establece el ESTÁNDAR estándares. No debemos
de cada indicador. contentarnos con cumplirlos
solamente.