ACTIVIDAD 4.

TALLER - IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE HALLAZGOS

AUDITORÍA INTEGRAL

Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero, Juan
de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.
Marzo 2019

Universidad ECCI
Especialización en Gerencia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Gerencia de Proyectos
 ANEXO 1

En el siguiente caso, el estudiante debe identificar 2 hallazgos de no conformidad del Decreto 1072 de
2015, 2 hallazgos de no conformidad de ISO 45001:2018, 2 hallazgos de ISO 9001:2015 y 1 hallazgo
de ISO 14001:2015, clasificar los hallazgos de acuerdo a la cláusula de la norma que corresponda, y
realizar la redacción de los hallazgos independientes por norma en el formato suministrado.
Importante tener en cuenta que como hallazgo de auditoría se tienen: Conformidad, No Conformidad y
observación (oportunidad de mejora).

Recuerde REGLA DE ORO

No Asuma, No Suponga y No Imagine absolutamente NADA.
La evidencia objetiva son los HECHOS y solamente los HECHOS.

A continuación encontrará la narración de situaciones presentados en un proceso de auditoría interna

combinada que se realizó en la compañía Botanas Caseras SAS. Actividad llevada a cabo el 20 de
enero de 2019.

El equipo auditor inició el proceso de auditoría con la reunión de apertura en la sala de juntas del área
administrativa, sin contratiempo alguno se da inicio al recorrido de acuerdo con el plan de auditoría en
el cual el primer área a auditar correspondía al proceso de recursos humanos, se procedió a solicitar la
carpeta laboral de la última persona contratada para el área operativa que correspondía a un Operario
Básico 2, quien en su hoja de vida presentaba que contaba con 1 año de experiencia en manejo de
montacargas y auxiliar de bodega en su anterior empleo, el trabajador inició labores el 30 de octubre de
2018 de acuerdo con su contrato laboral, sus exámenes médicos ocupacionales tienen fecha de
noviembre 2 de 2018 identificando un concepto de aptitud favorable para el cargo documento que está
grapado con los resultados de sus exámenes paraclínicos, cuando se solicita al auditado Coordinador de
Recursos Humanos los soportes de inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de
protección personal nos indica que aún no se ha realizado porque la próxima fecha de capacitación en
ese tema corresponde al mes de mayo según el plan de capacitación anual, continuando con la auditoría
se solicitó entrevistar con el personal médico de la compañía para conocer las actividades de prevención
y la estructura del profesiograma al cual la trabajadora social perfil que correspondía a la auditada
indicó que no se contaba con servicio médico o personal de la salud en la compañía y que esa
información solo la manejaba el coordinador HSEQ.
Luego de 1 hora se dirigieron al área de planta donde se desarrolla el proceso de corte de materia prima
acción que se realiza con maquinaria, el auditor líder solicitó revisar los manuales de operación las
máquinas cortadoras, en las áreas de uso; a lo cual el jefe de producción explicó que debido, a que
muchos de los trabajadores en esta sección habían estado allí por dos o más años, no usaban
instrucciones de trabajo porque ya sabían realizar su trabajo.

Se observó que todo el personal utiliza los EPP´s. En el recorrido se pudo observar clasificación
adecuada de residuos sólidos; sin embargo, los contenedores utilizados para el almacenamiento
temporal generados en el área de mantenimiento no se encontraron identificados y al preguntar qué tipo
de documento tenían definido o relacionado con la disposición de dichos residuos, el encargado del
proceso respondió que no conocía de dicho documento. Así mismo mediante entrevista el personal
administrativo que apoya al área operativa demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación
a seguir ante incidentes.
El auditor líder pregunta si podría revisar cual es el proceso que la organización utiliza para el manejo
de la información documentada correspondiente al sistema de gestión de calidad. El responsable de la
documentación del sistema abrió un procedimiento de gestión documental y le invitó al auditor a que
lo leyera, este le respondió que previamente ya lo conocía pero que deseaba verificar los registros
documentales de inspección de producto terminado. El responsable caminó a través de su oficina, y con
la ayuda de una escalera abrió un mueble archivador de donde extrajo unas carpetas identificadas por
años, manifestando que todos los registros de calidad por los últimos diez años se habían guardado allí.
El auditor líder miró dentro de uno de los archivos y notó que había diferentes tipos de información
documentada (incluyendo quejas del cliente, auditorías internas, hojas de inspección, etc.) archivados
sin ningún orden.

El auditor preguntó cómo alguien podía encontrar el registro que necesitaban. El auditado respondió
que, hasta la fecha, nadie los había solicitado nunca. El auditor líder se dio cuenta que un dispensador
de agua estaba situado cerca de otro archivo que contenía registros de calidad. Percatandose que este
estaba goteando alrededor de la base y al abrir un cajón vio que el agua había goteado dentro del archivo,
dañando los contenidos. El auditor tomó unas notas en su lista de verificación y se retiró.

ANEXO 2
Tengan en cuenta que una redacción de hallazgo de No Conformidad consta de 5 elementos
(información subrayada) ejemplo:

Descripción de situación encontrada:

En el proceso Contable, se solicita los resultados de la medición y desempeño del proceso, la
responsable del proceso presenta el Informe de Gestión bimensual de los dos periodos anteriores, el
auditor observa que el espacio denominado “Análisis del Desempeño” no está diligenciado en el último
periodo, la auditada menciona que no está diligenciado porque el proceso logró la meta de 80%.
- Negación: se evidencio que la organización no garantiza el análisis y evaluación de los datos y la
información que surge por el seguimiento y medición
- Cuál es la falla: debido al no diligenciamiento del espacio denominado “Análisis del Desempeño”
del Informe de Gestión Trimestral correspondiente al último periodo
- Dónde se falla: En el proceso Contable
- Evidencia: corresponde los documentos, registro, observación, declaración de hecho (una declaración
de hecho es cuando el auditado confirma no tener algo, no hacer algo al interior de la organización)
mencionando la auditada que no está diligenciado porque el proceso logró la meta del 80%
- Incumplimiento y criterio afectado: incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la norma ISO 9001:2015
que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la información que surge por el
seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

La no conformidad queda redactada de la siguiente forma:

 AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Contable

Estándar y Número de Elemento: Numeral 9.1.3 Análisis y evaluación norma ISO 9001:2015,
literal c.

Hallazgo:
En el proceso Contable se evidenció que la organización no garantiza el análisis y evaluación de los
datos y la información que surge por el seguimiento y medición, esto debido al no diligenciamiento
del espacio denominado “Análisis del Desempeño” del Informe de Gestión Bimensual
correspondiente al último periodo, mencionando la auditada que no está diligenciado porque el
proceso logró la meta del 80%, lo anterior incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la norma ISO
9001:2015 que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la información que
surge por el seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Auditor: Diana Celis Vargas

ANEXO 3

1. Hallazgos de no conformidades, del decreto 1072 del 2015.

AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Recursos Humanos

Estándar y Número de Elemento: Artículo 2.2.4.6.8 Obligaciones de los Empleadores. Decreto
1072:2015, Numeral 2 y 4

Hallazgo: Se observa que en el proceso de Recursos Humanos la empresa no cuenta con el personal
apto para llevar a cabo las actividades de prevención y la estructura del Profesiograma, esto debido a
que los puestos de trabajo y las funciones de cada uno no están creados lo que incumple con el Artículo
2.2.4.6.8 numerales 2 y 4 del Decreto 1072 de 2015 en donde especifica en el numeral 2 que, se deben
asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo
a todos los niveles de la organización, incluida la alta gerencia. y en el numeral 4 especifica que debe
definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño,
implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión
eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la
seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.
 AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Área Operativa

Estándar y Número de Elemento: Artículo 2.2.4.1.7. Reporte de accidentes y enfermedades a las
Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales

Hallazgo: En el proceso de Auditoría al área operativa, al hacer entrevista al personal administrativo

que apoya al personal operario, demostró no conocer el plan de emergencias y la actuación a seguir
ante incidentes y en caso de accidente no cuentan con el conocimiento correspondiente a seguir
incumpliendo el Artículo 2.2.4.1.7. Donde se establece que los empleadores reportarán los accidentes
graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales, directamente a la
Dirección Territorial u Oficinas Especiales correspondientes, dentro de los dos (2) días hábiles
siguientes al evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad, independientemente del reporte que
deben realizar a las Administradoras de Riesgos Laborales y Empresas Promotoras de Salud y lo
establecido en el artículo 2.2.4.1.6. Del presente Decreto.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.

2. Hallazgos de no conformidad de ISO 45001:2018

AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Área de Recursos Humano.

Estándar y Número de Elemento: Numeral 6.1.2.1 Identificación de peligros, aparte d y Numeral
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias, Norma ISO 45001 de 2018

Hallazgo: Cuando se realiza la revisión en el área de Recursos Humanos se visualiza que no genera
una capacitación al personal sobre el plan de emergencia, esto debido a que no se tiene evidencia de
estas capacitaciones. lo cual incumple el numeral 6.1.2.1 Literal d y el numeral 8.2 de la Norma ISO
45001 de 2018 que establece que la empresa debe establecer, implementar y mantener procesos
necesarios para prepararse y poder responder ante situaciones de emergencia.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.
 AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Área de Recursos Humanos

Estándar y Número de Elemento: Numeral 10.2 Incidentes, no conformidades y acciones
correctivas, de la Norma ISO 45001 de 2018

Hallazgo: En el Área de Recursos Humanos se evidencia que la empresa no cuenta con capacitaciones
sobre cómo actuar en caso de un incidente, esto debido a que no se tiene existencia de evidencia sobre
estas capacitaciones, con esta información se incumple con el numeral 10.2 de la Norma ISO 45001
de 2018 en la cual se establece que la organización debe establecer, implementar y mantener procesos
en donde se incluya la forma de informar, investigar y tomar acciones para determinar y gestionar los
incidentes y las no conformidades.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.

3. hallazgos ISO 9001: 2018

AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Área de Recursos Humanos

Estándar y Número de Elemento: Incumpliendo Numeral 7.5.3. Control de Información de
documentada. de la ISO 9001: 2018. Literal 7.5.3.2, Inciso b y d.
Literal 7.5.3.1 Inciso b

Hallazgo: En el proceso de manejo y control de la documentación para verificar el proceso de calidad

seguida por la empresa para verificar los registros documentales de inspección de productos
terminados, se evidenció que la organización no cuenta con un orden en el momento de archivarlos
los documentos de años anteriores debido a que no están clasificados ni archivados correctamente ni
en lugares apropiados y esta debe ser archivada y almacenada en donde mantenga su legibilidad y esté
protegida (por perdida). Incumpliendo Numeral 7.5.3. Control de Información de documentada. de la
ISO 9001: 2018. Literal 7.5.3.2 Inciso b y d donde se estable que: Para el control de información
documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades: b. almacenamiento y
preservación, incluida la legibilidad. d. conservación y disposición. y el Literal 7.5.3.1 Inciso b, La
documentación debe estar protegida adecuadamente (pérdida, uso inadecuado)

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.

AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Recursos Humanos
Estándar y Número de Elemento: Numeral 7. Literal 7.1. Inciso 7.1.2 Personas de la ISO
9001:2015

Hallazgo: En el proceso de Recursos Humano, se evidencia que la organización no garantiza el

bienestar (salud), de los trabajadores de forma adecuada, debido a que al solicitar una entrevista con
el personal médico de la compañía y conocer las actividades de prevención y la estructura del
profesiograma a la cual la auditada indicó que no se contaba con servicio médico o personal de la
salud en la compañía que esa información solo la manejaba el coordinador HSEQ, donde se evidencia
el incumplimiento en el Numeral 7. Literal 7.1. Inciso 7.1.2 Personas de la ISO 9001:2015 donde
se especifica que la organización debe determinar y proporcionar la personas necesarias para la
implementación eficaz de su SGC y para la operación y control de sus procesos.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.

4. Hallazgos ISO 14001:2015

AUDITORÍAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Mantenimiento

Estándar y Número de Elemento: Numeral 6.1.3, ISO 14001 de 2015

Hallazgo: Se observó que la empresa no garantiza la identificación de los contenedores de

almacenamiento temporal, los cuales son generados por el área de mantenimiento, ya que, durante el
recorrido realizado se hace la solicitud al encargado del proceso, saber qué tipo de documento tienen
definido para la disposición de estos residuos a lo que el encargado responde que no tiene
conocimientos sobre ningún documento. Lo que genera el incumplimiento al numeral 6.1.3 de la ISO
14001 de 2015 la cual especifica que la empresa debe determinar y tener acceso a las obligaciones de
cumplimiento relacionado con los aspectos ambientales. Debe determinar las obligaciones de
cumplimiento que se aplican a la organización. Tener en cuenta las obligaciones de cumplimiento al
establecer, implementar, mantener y continuamente la mejora del Sistema de Gestión Ambiental y la
empresa debe mantener la información documentada de sus obligaciones.

Auditor: Anyeli Stefannia Rojas Hincapie, Cinthya Castañeda, Gladys Constanza Romero
Salinas, Juan de Jesús Sanabria Velásquez & Mateo Escobar.