fy UCUENCA:EP Blow ssarserenres “EMPRESA PUBLICA DE ADMINISTRACION Y GESTION DE: LOS SERVICIOS, LA CONSULTORIA ESPECIALIZADA Y LOS PRODUCTOS DE PROYECTOS DE INVESTIGACION DE LA UNIVERSIDAD DE CUENCA - UCUENCA EP” TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL ANALISIS, DISENO, DESARROLLO, CAPACITACION E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO DE GESTION DOCUMENTAL, OCTUBRE DEL 2017 CUENCA, ECUADORMe UCUENCA EP By ookanerease CONTENIDO ANTECEDENTES OBJETIVO GENERAL... OBJETIVOS ESPECIFICOS . ALCANCE. METODOLOGIA PERSONAL TECNICO REQUERIDO . PRESUPUESTO PLAZO..... CRONOGRAMA...... 140. PRODUCTOS ESPERADOS.... iError! Marcador no definido. 44. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO......... Seeders 12. ANEXO PRECIOS UNITARIOS..........00.0. Error! Marcador no definido. Oaaannns PEneaaens ‘rror! Marcador no definido.fe UCUENCAEP BB loouasssarene ANALISIS, DISENO, DESARROLLO, CAPACITACION E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO DE GESTION DOCUMENTAL. TERMINOS DE REFERENCIA 4. ANTECEDENTES La Universidad de Cuenca dentro de su campo de accién académico ha desarrollado @ lo fargo de sus 160 afos de vida institucional, organismos especializados y equipos profesionales de investigacion que se han destacado en lineas especificas de accién. Pare el aprovechamiento de las potencialidades de los actuales centros y organismos de investigacion, asi como, de los posibies a conformarse al interior de la Universidad, y cconsiderando que la Ley Organica de Educacién Superior en el Art. 39 establece que para el desarrollo de actividades econémicas, productivas o comerciales, las Universidades deben crear personas juridicas distintas de la institucién educaliva, el H. Consejo Universitario en sesién extraordinaria del 07 de noviembre de 2012, una vez conccido 6! estatuto de la Empresa Publica, aprobé la Constitucién, Organizacién y Funclonamiento de la Empresa Publica de Administracién y Gestién ‘de: los Servicios, la Consultoria Especializada y los Productos de Proyectos de Investigacion de le Universidad de Cuenca ~ UCUENCA EP. La Empresa Publica cuenta con cuerpo juridico normado bajo la LOEP (Ley Organica de Empresas Piblicas). En conformidad con el estatuto, es objeto de la Empresa ‘le administracion y la gestién logistica, operativa y comercial de los servicios, fa consultoria espetializada y los productos de proyectos de Investigacion, las adquisiciones, fa ejecucion de obras y la prestacién de servicios, la administracién de los bienes muebies e inmuebles y las diferentes operaciones comerciales y de negocios que supongan una relacién y vinculacién de base comercial con entes extenos a la Universidad y con la Universidad, que le sean encargados por disposiciin administrativa del Rector.” La Empresa Pablica de la Universidad tiene como finalidad, ser ia articuladora de ta relacion permanente de a Universidad de Cuenca con el entomno local y regional. Ademas, generar Un proceso de retroalimentacién con los procesos de docencia e investigacion, a través de una oferta permanente de servicios que aporten a Ja investigacién, desarrollo y Ia transferencia de tecnologia, todo esto bajo el marco de una relacién productiva reciproca, eficiente y eficaz. En los cuatro afios de gestion de UCUENCA EP, ha ido creciendo el volumen de proyectos y actividades que desarrolia, lo que hace necesario que cuente con un Sistema Informatico, que facilite el seguimiento y control de la documentacién que ingresa y genera la Empresa, a través del uso de herramientas informaticas para la automatizacién de los flujos documentales procesos de UCUENCA EP.UCUENCA:EP B jonaaewens: 2. OBJETIVO GENERAL Realizar el analisis, disetio, desarrollo, capacitacin e implementacién de un sistema informaético de automatizacién de los flujos documentales de los procesos aprobados por la UCUENCA, de acuerdo con sus necesidades y requerimientos, 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS + Realizat el andlisis, disefio, desarrollo e implementacion de los siguientes médulos: ‘= Médule de generacién de los flujos de los productos de los Manuales de Procesos para fa gestion documental (Workflow) {incluye formatos segin tipo de documento) ‘+ Médulo de generacién de reportes. ‘+ Médulo de administracién del sistema. + Capacitar y adiestrar al personal operativo y técnico de UCUENCA EP en el manejo de la herramienta; y, al personal que designe la Empresa para los médulos de administracién y mantenimiento del sistema. + Desarrollar los entregables: «ERS y Casos de Uso. + Modelo Entidad ~ Relacién y Diccionario de datos, + Producto (Cédigo fuente desarrollado en JAVA). = Manuates técnico y de usuario, 4, ALCANCE + Elaboracién del Plan del Proyecto que contenga la visién y aleance con el cronograma de las actividades desarrollar, tiempos y recursos a utilizar. Inctuiré el Plan tentativo de andlisis, seleccién, disefio, desarrollo, prueba e implementacién del sistema. Definird las capacidades requeridas y los roles del proyecto en términos de las entidades involucradas (personal y departamentos) + Andlisis del sistema que incluye: contexto de estudio, andlisis de requerimientos de flujos de procesos y de operaciones, flujos de datos. ‘+ Eldesarrollo del sistema debera considerar: Desarrollo de la solucion mediante aproximaciones sucesivas. ‘Adecuacién del desarrollo para contingencia Adecuacién del desarrollo para conseguir confiabilidad Adecuacién de la solucién para conseguir mejor rendimiento. ‘Adecuacién del desarrollo para interoperabilidad, Adecuacién de! desarrollo para muitiempresa. 9. Adecuacién de! desarrolio para multi-departamento. + Definicion de la arquitectura fisica con los diferentes esquemas de base de datos, los diferentes servidores y capa media, las reglas de conocimiento y de negocio asociadas, las interfaces de usuarios (web), los interfaces entre weeaogeUCUENCA-EP J oumeTVoon en th ENOL CEEAN RENO a UNIVERSIDAD DECENCS componentes. Los mismos estaran basados en la plataforma de gestion de base de datos POSTGRESQL, lenguaje compatible con la plataforma JAVA. Desarrolio de médulos: @. Médulo 1: Generacién de procesos (Workflow) para la gestién documental ° Gestor de parametrizacién de los flujos de procesos (motor — nticleo) para ei tratamiento, conservacién, publicacién y trabajo sobre documentos electrénicos (ya sean documientos escaneados o que se haya creado originalmente en digital), dependiendo el tipo de proceso 60 tramite y teniendo en cuenta las rutas, tiempo (opcional), formatos y los tipos de procesos (entradas y salidas). Generacién, de alarmas (correo electrénico) para avisar sobre la llegada de un documento para ser tramitado, asi como notificacién sobre el vencimiento del tramite, seguin los piazos establecidos en el disefio inicial. Gestor de rastreo de documentos, identificando su ubicacién actual y cada una de las secuencias que tuvo el mismo (hist6rico). Gestor de tipos de procesos, procedimientos y sus documentos Gestor de actores para la asignacién en cada flujo de procesos (permisos). Gestor de tiempos o plazos para la ejecucién de procesos. Gestor de tipos de prioridad para documentos especificos en los procedimientos y sus documentos. Gestor de motivos (observaciones) de retrasos de los trammites. Gestor de las bandejas de tramites (entrada, salida, archivados, anulados), dependiendo la parametrizacin del flujo de proceso, Gestor de carpetas personalizadas por actor. Gestor ubicaciones fisicas de los documentos. Gestor de piantillas para la generacién de documentos de los tipos de procesos o tramites. Gestor de datos adicionales por tipos de documentos (contratos, convenios, actas, etc.), que permita realizar un control por fechas de cumplimiento y valores. Gestor de documentos de acuerdo a fas plantillas con su respectiva codificacion y firma electronica en formato PDF. Gestor de documentos digitales escaneados 0 firmados electrénicamente (En varios formatos). Historial de fos tramites tipo auditoria. Gestor de consultas de los trémites por medio de filtros dinamicos (fecha de recibo, nimero interno de documento, cédigo de ubicaciéon archivo fisico, asunto, dependencias destino, dependencia origen, nombre de remitente, estado actual, estado leido o no leido, entre los, mas importantes). Gestor de Archivo de los documentos segtin cotificacién de cada proceso.@ UCUENCA-EP B lownamssmresn, b, Médulo 2: Generacién de Reportes eo o0000 oo ° Documentos pendientes de respuesta y con retrasos en devoluciones, Tramites por estado (tramitado, pendientes, anulados, finalizados), Tramites por actor. Tramites por tipo. Tiempos de duracién total del trémite y por cada instancia. Archives documentales digitales y fisicos (generacién de listados de documentos archivados por c6digo). Historial de descargas de documentos (auitoria. Nivel de acceso/permiso de caca usuario sobre los tipos de tramites, y los expedientes (auditoria). Plantiia de documentos. Generacién de visualizacién de los fujos de los manuaies de fos procesos 0 tipos de tramites. Control de documentos (contratos, convenios, actas, etc.) por tos diferentes campos adicionales que se generen por documento. Se desarrollaran ¢ implementarén hasta 5 reportes adicionales de acuerdo a las necesidades y requerimientos de UCUENCA EP. ©. Médulo 3: Administracién del Sistema Gestor de médulos del sistema Gestor de opciones de los médulos del sistema. Gestor de usuarios del sistema. Gestor de roles 0 perfiles de usuarios. Gestor de parémetros sistema. Gestor de dominios del sistema Gestor control auditoria del sistema. Pruebas individuales e integradas del sistema y puesta en Produccién. El profesional para las pruebas debera diagramar y dejar en funcionamiento 2 procedi ntos completes entregados por el Admi y Liquidacion de Contratos de Consultoria’ y, trador del Contrato: “Ejecucion Ejecucién y Liquidacién de los Contratos de Apoyo a la Consultoria" + Implementacién y estabilizacién del sistema de informacién y sus procedimientos, debe incluir: a. Capacitacion y documentacién: i. Documentacién téor ji, Manuales de usuarios. iii, Capacitaciones realizadas 2 usuarios funcionales y técnicos involucrados en el sistema desarrollado, del producto. b. Plan de despliegue de la solucién, con la instalacién del producto en ambiente de produccién y en ias estaciones de usuarios. Comprende la aUCUENCA-EP transferencia y carga de datos reales, la creacion de los usuarios de ‘acuerdo a sus roles. Cada uno de los médulos antes mencionados, deben aprovechar todas las ventajas que brinda el ambiente Web como son: uso de ventanas, hipertextos, facilidad de compartir recursos, flexibllidad en la ejecucién de tareas (ratén, teclas rapidas, barra de tareas), entre otras. Cada uno de los médulos deben contar con la informacién suficiente para el manejo de las diferentes tareas, Sin embargo, si en la marcha del desarrollo se identifica la necesidad de modificar-el contenido de los médulos o de los reportes, se solicitaran formaimente al contratista en las reuniones de coordinacién, donde se indicara el alcance-objetivo de dicho cambio, y se arializaré su procedencia, quedando registrado en el acta correspondiente. La Empresa UCUENCA EP no deberd adquirir ninguna licencia o pagar al consultor por este concepto. 3. METODOLOGIA El enfoque metodolégico para el desarrollo y puesta en operacién de! sistema informatico est basado en el modelo incremental, El modelo incremental es uno de os actuaimente més utiizados, por su eficacia, promueve la permanente comunieacién con el usuario final y permite entregar progresivamente los componentes 0 médulos de un sistema informatico a medida que se va construyendo el producto final La entrega progresiva se documentara mediante actas, a fin de contar con un tiempo prudencial de 15 dias para las pruebas respectivas por parte del usuario final, si no hubiese errores se dara por recibido esta entrega parcial. . PERSONAL TECNICO REQUERIDO El personal técnico responsable estara formado al menos por: PERSONAL TECNICO PLAZO REQUERIDO {meses) PARTICIPACION | CANTIDAD: Experto Gestion Documental ae aon Analista ~Programador | __10 100% 2We UCUENCAEP BS hnamsreax 7. PRESUPUESTO E! precio del andlisis, disefio, desarrollo, capacitacion e implementacién del sistema jinformatico de gestién documental para la UCUENCA EP sera de veinte y cinco mil délares americanos mas el !VA, desglosados de la siguiente manera: COSTOS DIRECTOS | Valor en Délares | (8) | Remuneraciones '$22,000,00 Equipos I $2.000,00 Suministros. '$ 1.000,00 TOTAL i $ 25.000,00 “En este precio se encuentra incluido el cédigo fuente, 8. PLAZO El andlisis, disefio, desarrollo, capacitacién ¢ implementacién del sistema informatico de gestién documental para UCUENCA EP seré en un plazo de 300 dias, a partir de la fecha de la firma del Contrato. 9, CRONOGRAMA No. Nombre de la Acti Personal Asignado | Duracion (dias calendario) 1 | Andlisis de requerimientos (ERS) en | Ing. Juan Pabloy 60 dias, base de los procesos automatizados | Erazo Garzén actuales de la Gestién Documental a UGUENCA EP, para determinar las | INQ Lorena Ruiz necesidades de informacién para ia | OAV!@ creacién de un modelo de sistemas coperacional de informacin, que incluya la funcionalidad definida por <2! usuario y los procesos, los actores ¢ involucrados que intervienen y la arquitectura funcional. i 2 | Disefio de fa base de datos (modelo | Ing. Juan Pablo 30 dias entidad — relacién, diccionario de | Erazo Garzén | datos) : Ing. Lorena. Ruiz Davila 3° | Disefio, desarroiio del sistema de|ing. Juan Pablo 210 dias gestion documental (cbdigo fuente). | Erazo GarzénUCUENCA:EP usevatsono Be Saket |'Se ira desarrollando, capacitando y| Ing. Lorena Ruiz entregando progresivamente los | Davila componentes de los médulos de acuerdo a un —_cronograma establecido, 4 | Manuales técnico y de usuario. ‘ing. Juan Pablo 300 dias | Erazo Garzén Ing. Lorena Ruiz | Davila | Las reuniones para la revisién del avance del sistema se sujetaran de acuerdo con la siguiente estructura: * Revision de ERs y casos de uso: Se lo realizara con el usuario experto que realizé el levantamiento de los procesos y se efectuaran dos revisiones a la semana por un tiempo de 8 horas. + Revisin de sistema (pantallas, reportes): Se lo realizard con el usuario experto que realiz6 el levantamiento de los procesos y se realizeré una vez a fa semana por un tiempo de 5 horas. * Con los usuarios que vayan a manejar el sistema y con el usuario experto se realizara una revision mensual por un tiempo de 5 horas. Al terminar cada reunién se suscribiré un acta en donde se haré constar la conformidad © cambios sugeridos para avanzar en el desarrollo del sistema 10. PRODUCTOS ESPERADOS © ERS y Casos de Uso. © Modelo Entidad — Relacién y Diccionario de datos. © Producto (Cédigo fuente desarrollado en JAVA). © Manuales técnico y de usuario. 11. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO La Contratante deberd realizar diez pagos mensualmente por el valor de dos mil Quinientos délares americanos mas el IVA en cada mes, contra entrega de factura y un informe de labores de avance que guardard concordancia con el cumplimiento de las tateas establecidas en el cronograma respective y que deberé contar con ia aprobacién del Administrador del Contrato. 12. GARANTIA DEL SISTEMA:We UCUENCA‘EP A looosisanrenas Garantia Técnica: la Garantia Técnica es de 12 meses calendario, a partir de la fecha de la entrega-recepcion de! sistema informatico a satistaccién de UCUENCA EP. La garantia técnica cubrira defectos acultos de desarrollo implantacién del sistema para garantizar y asegurar la calidad y buen funcionamiento de! mismo. Si durante el tiempo de la garantia técnica, el sistema llegase a presentar fallas 0 dafios de fabricacién, se realizaré el respectivo mantenimiento y reparacién de las mismas, en un plazo no mayor de 8 horas desde su reclamo formal, para lo cual UCUENCA EP deberd garantizar la continuidad del funcionamiento del sistema base de los servidores en los que se instalara el sistema informatico, en cuanto al sistema operative y sistema de gestion de base de datos. El soporte técnico no cubre la implementacién de nuevos requerimientos en el sisterna informatica.